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MS PROJECT
MDULO BSICO + INTERMEDIRIO
GERENCIAMENTO DE PROJETOS
IMPORTANTE
QUEM SOMOS
NOSSA MISSO
TEMPORRIO
Todo projeto tem incio e fim definidos. Podemos apenas considerar um
projeto finalizado quando todos os objetivos forem atingidos, quando for ntido que
no ser mais possvel atingi-los ou quando os objetivos no forem mais
necessrios.
LEVADO A EFEITO
O projeto pode ser progressivamente elaborado a medida que ele avana. O
conhecimento maior sobre o projeto adquirido ao longo de sua execuo aumenta o
entendimento sobre ele levando a um melhor detalhamento do escopo do projeto
definido previamente.
PROJETOS OPERAES
Temporrios x Contnuas
FORMATAO DETERMINAO
ALOCAO DOS
INICIAL DO DO TIPO DE
RECURSOS
PROJECT ATIVIDADE
METODOLOGIA
Uma metodologia um processo a seguir que d maior controle sobre os
recursos que sero utilizados no projeto. Controlando melhor o processo a equipe
ser mais eficiente pois entregar o projeto com maior grau de acerto em termos de
prazos e custos.
COMUNICAO
Quando falta comunicao, os boatos e outras formas de rudos tomam seu
lugar. Na falta de verso oficial, ficam circulando informaes que podem minar a
moral da equipe e levantar suspeitas sem fundamento. O gerente de projeto deve
evitar esse tipo de prtica, dando informaes claras e confiveis sobre o projeto.
ESCOPO DETALHADO
O escopo do projeto o trabalho que deve ser realizado para se obter um
produto ou servio com determinadas caractersticas e recursos. Comece por definir
o que deve ser feito e o que no deve. Esse processo nos permite entender os
contornos do projeto e traar uma linha divisria entre o que deve ser feito e o que
no deve ser, pelo menos neste momento.
PARTES INTERESSADAS
Todos os envolvidos no projeto so os "stakeholders". Nesse grupo esto no
apenas os membros da equipe, mas tambm os clientes e fornecedores envolvidos.
importante que o gerente do projeto conhea os interesses de todos os
envolvidos. Imagine como arriscado contar com um membro da equipe que no
est disposto a colaborar.
CRONOGRAMA
Uma vez que temos as tarefas definidas a partir do escopo, temos de estimar
a durao de cada uma. Procure fazer esta estimativa de tempo de execuo com a
ajuda de quem est escalado para executar o trabalho, esta pessoa quem melhor
sabe quanto tempo precisar, ela estar se comprometendo com um prazo para a
sua execuo.
MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
Uma das mais importantes definies no gerenciamento de um projeto so as
atribuies de papis e responsabilidades. Para que a colaborao funcione perfeita
fundamental definir e formalizar todo envolvimento e responsabilidade, a fim de
evitar dvidas e conflitos entre os membros da equipe.
RISCOS
A monitorao dos riscos envolve acompanhar o status de cada risco e as
opes de aes definidas para enfrent-los, caso eles venham a se tornar
problemas reais. A monitorao tambm se preocupa em avaliar a probabilidade de
ocorrncia de um risco, qual o seu impacto no andamento do projeto e como
contorn-lo.
MARCOS
O incio do projeto um momento solene. O patrocinador deve formalizar a
todos os envolvidos que o projeto est iniciado e o cronmetro est correndo. Outro
momento importante o do encerramento do projeto. preciso formalizar o final
para que fique claro para todos os envolvidos, especialmente para o cliente, que o
projeto est concludo e que novas necessidades sero atendidas em um novo
projeto.
CICLO PDCA
PLANEJAR EXECUTAR
P D
A C
ATUAR VALIDAR
PROJETO CASA
VITRIA
CONTROLE
INCIO TRMINO
PISO DE
ALVENARIA SOF ILUMINAO
CONCRETO
PINTURA
1.2 - INTRODUO CULTURA DE PROJETOS
DEMANDA DO MERCADO
SOLICITAO DO CLIENTE
REQUISITOS LEGAIS
NECESSIDADE
AVANO TECNOLGICO
OPORTUNIDADE
PROJETIZADA
MATRICIAL FORTE
MATRICIAL BALANCEADA
MATRICIAL FRACA
FUNCIONAL
CAPM
PMP
COBIT/ PRINCE IPMA
ITIL 2 (DCBA)
PMI- PgMP
RMP
PMI TI IPMA
COMUNICAAO
Gerenciamento do Escopo: descreve os
RETRAIMENTO PESSOAL
No retraimento pessoal, a resistncia no to clara, pois o retraimento configura
uma forma de ao em que o participante diminui seu ritmo de trabalho. A baixa
produtividade, que visa atrasar e prejudicar o projeto, poder ser confundida com
inabilidade ou dificuldade de aprendizado.
RESISTNCIA PASSIVA
O indivduo que apresenta esse tipo de resistncia segue, em geral, as normas e os
procedimentos, mas o constante protesto dificulta a aprendizagem. No colabora
com o processo, apesar de no sabota-lo diretamente.
INDIFERENA
Similar resistncia passiva, na indiferena o indivduo tem reao aptica e perda
de interesse pelo trabalho. Faz somente o que lhe ordenado; e quando.
RESIGNAO PASSIVA
Caracteriza-se pela aceitao. um tipo de reao de colaborao mediante
presso. O indivduo ou grupo resignado somente produz sobre superviso e
controle. Isso denota que a mudana no foi implementada com sucesso e poder
haver retrocesso ou desuso.
VIDEO: RESISTNCIA AO GERENCIAMENTO DE PROJETOS
PERFIS
O que faz exatamente uma pessoa resistente a gerenciamento de projetos? Eles
vm em todos os formatos e medidas, mas possuem algumas similaridades que iro
evidenciar seu comportamento, como veremos a seguir:
AGRESSIVO-PASSIVO
Trabalha por trs dos panos, no fazendo nada. Eles ficaro acenando
positivamente com a cabea durante a reunio de planejamento, concordando com
todas as decises que forem tomadas. Eles no questionam e dizem que
entenderam o que para ser feito. Voc ir checar aps uma semana, s para
descobrir que eles na verdade no concordaram com o posicionamento adotado e
que acreditam ser uma perda de tempo fazer aquilo que lhes foi direcionado.
AGRESSIVO
Retire a passividade do Agressivo-Passivo, e voc ainda ter algum resistente a
gerenciamento de projetos. Esta pessoa franca e descaradamente agressiva. No
h dvida sobre o que esta pessoa pensa. Eles criam uma srie de objees
durante suas reunies, desafiam sua autoridade, de forma pblica e privada e
colocam obstculos em seu caminho sempre que podem.
SABOTADOR
Essa provavelmente a pessoa mais perigosa que voc pode ter em sua equipe.
Ela trabalha intensamente nos bastidores para destruir o que voc fez. Um
Agressivo-Passivo uma coisa, ao menos essa pessoa no ir tentar entrar em seu
caminho a fim de te prejudicar. Um Sabotador outra totalmente diferente. Essa
pessoa pode estar participando de reunies a portas fechadas com membros da
administrao, desafiando o mrito de suas decises; e pode estar trabalhando para
garantir que o projeto seja direcionado para um caminho totalmente diferente.
VIDEO: PERFIS RESISTENTES AO GERENCIAMENTO DE PROJETOS
DICA 02
COMO MUDAR UMA CULTURA DE GP?
Uma tcnica que traz excelente resultados utilizar o modelo de John Kotter, que
distribui em 8 passos as aes que devem ser implementadas para a mudana de
uma cultura de gerenciamento de projetos:
INICIANDO O MS
PROJECT 2010
INSTALAO
A instalao do MS Project 2010 muito simples e pode ser feita em poucos
minutos. Ao iniciar a instalao, no se esquea de ter em mos o nmero CHAVE
do produto. Sem ele, no possvel dar prosseguimento instalao.
INFORMAES GERAIS
7.1 SALVANDO UM PROJETO
Salvar Usado quando se acaba de abrir um projeto novo e no ainda no foi salvo.
8.2 CALENDRIO
Utilizar o calendrio certo fundamental no planejamento e controle de
projetos. Por isso, o Project permite o usurio criar seu prprio calendrio ou utilizar
algum dos trs modelos existentes no programa. Esses calendrios permitem
controlar os dias teis de trabalho e a existncia de feriados ou folgas, influenciando
diretamente em como os recursos devem ser atribudos e como as tarefas devem
ser agendadas. Os calendrios podem ser aplicados para todo o projeto, para uma
determinada tarefa, para um conjunto de tarefas ou para um recurso ou mais.
Para encontrarmos CALENDRIO, clicamos em PROJETO> ALTERAR
PERIODO DE TRABALHO. O calendrio muito importante no projeto, pois ele
especifica as horas de trabalho, os dias de trabalho, os dias de folga, frias. Um
projeto pode possuir mais de um CALENDRIO. No nosso caso, estamos utilizando
o CALENDRIO PADRO, que tem os dias de trabalho de segunda a sexta, as
horas de trabalho vo das 09:00 s 12:00 e das 13:00 s 18:00 horas.
8.2.2 EXCEES
Nesta aba podem colocar feriados e/ou dias com horrio de trabalho diferente
do normal. Exemplo: em 24 de dezembro, s se trabalha at o meio dia. Para
adicionarmos a exceo simples: selecionamos a data ao qual desejamos fazer a
exceo em seguida clicamos em alguma lacuna abaixo da coluna NOME e
escrevemos o nome da exceo. Exemplo: Natal. Aps isso basta confirmar
apertando a tecla ENTER.
Caso queiramos colocar que trabalhe apenas at o meio dia, fazemos a
exceo e logo aps, clicamos no boto DETALHES e aparecer a imagem abaixo,
nela podemos colocar a data escolhida como Folga ou trabalhar com horrio
diferente do normal tambm podemos colocar recorrncia dessa exceo entre
outras coisas.
8.2.3 SEMANAS DE TRABALHO
8.3 TAREFAS
Durao a durao que foi planejada para cada tarefa; e aqui, temos algumas
observaes a fazer:
Caso escrevamos uma tarefa e apertamos a tecla ENTER, o cursor vai para a
linha abaixo e a durao fica 1 dia?. Fica assim devido o usurio no digitar a
durao e o programa pergunta se 1dia.
Caso escrevamos uma tarefa e apertamos a tecla TAB, o cursor vai para a
prxima clula para digitar a durao da tarefa.
A durao da tarefa pode ser feita em minutos, horas, dias, semanas, etc.
Quando estiver na clula da coluna DURAO, caso a durao de uma tarefa dure
30 minutos, na coluna DURAO escrevemos 30m.
8.3.2 TAREFAS RECORRENTES
8.4 RELACIONAMENTOS
8.4.3 LATNCIA
8.5 ESTRUTURAO
A tarefa Acabamento uma Tarefa Resumo, pois as tarefas que esto dentro
delas so tarefas subordinadas tarefa resumo, ou seja, para concluir esta tarefa o
usurio tem que concluir as tarefas que esto dentro dela. A durao da Tarefa
Resumo a somatria das tarefas que esto dentro dela, como as tarefas Pintura e
Decorao ocorre ao mesmo tempo, a durao da Tarefa Resumo a mesma.
8.6 RECURSOS
OBS: Caso queira atribuir mais recursos a uma mesma tarefa, separe-as com
ponto - vrgula.
8.9 FILTROS
Um projeto pode conter vrias pginas com detalhes, dificultando por vezes a
localizao precisa de uma informao especfica. O MS PROJECT oferece um
sistema de filtros que serve para selecionar e exibir grupos de tarefas de acordo com
o critrio determinado pelo usurio.
APLICANDO FILTROS
1. Podemos reatribuir recursos a uma tarefa, aumentar o recurso tarefa. Mas caso
aumentemos um recurso atribudo a uma tarefa, o custo do projeto pode
aumentar.
3. Reagendar uma tarefa. Mas caso reagendarmos uma tarefa, o custo pode ser
alterado.
Depois disso basta mover a coluna para onde o usurio desejar. No nosso
exemplo, atrasamos a tarefa PAREDES para que no ocorra superalocao de
recursos. Damos duplo clique sobre a tarefa TELHADO ou selecionamos a tarefa
TELHADO e clicamos o boto DIREITO do mouse e selecionamos INFORMAES
SOBRE A TAREFA como mostra no exemplo abaixo.
Aps fazermos isso, ir aparecer a seguinte imagem.
LINHA DE BASE
Lembrando que para ver a LINHA DE BASE, mudamos o MODO para GANTT
DE CONTROLE. Ao lado vemos duas setas uma que a LINHA DE BASE, ela a
cpia da linha abaixo. Pois com ela veremos se o projeto esta adiantado ou no. A
linha cinza mostra o a durao das tarefas, caso elas atrasem ou o projeto fique
parado ela ir se mover e a linha de base ficar intacta.
Outra maneira de ver a linha de base ir na opo ESTATSTICA DO
PROJETO, em Informaes sobre o Projeto. Nele o usurio ver se o projeto esta
adiantado ou no, se tem atraso e caso tenha atraso mostra quanto tempo o projeto
est atrasado alm do custo, conforme a imagem:
A imagem acima nos mostra duas opes a primeira limpar a linha de base
do projeto inteiro ou apenas limpar a linha de base de tarefas selecionadas. No
vista como boa prtica, limpar a linha de base geral do projeto.
Qualquer acrscimo no escopo, que gerar uma modificao no cronograma
deve ser salvo nas linhas de base personalizadas (1 10)
EXECUTANDO UM PROJETO
Aps salvar a linha de base, podemos iniciar o projeto. Tudo o que fazemos
at agora foi apenas criar o projeto. importante atualizar o projeto constantemente
para se ter uma noo de como esta o projeto se ele est atrasado ou se ele esta
em ordem entre outros fatores. Podemos atualizar o projeto de duas maneiras:
Caso o projeto esteja parado por algum motivo, podemos reagendar o projeto
para alguma data especifica.
No exemplo abaixo, atualizamos o projeto at a data escolhida (17/12/2010)
aps clicarmos OK o projeto inteiro ser atualizado.
A imagem acima nos mostra que o projeto foi atrasado. A linha cinza a linha
de base e a linha azul a linha azul a do projeto. Lembre-se que a Linha de base
a cpia da linha do projeto antes de comear a execut-lo.
GERANDO RELATRIOS
Viso Geral Este relatrio exibe informaes gerais sobre o projeto todo como
tarefas resumos, acontecimentos importantes e algumas informaes sobre o
planejamento.
Atividades Atuais Exibem informaes sobre as tarefas como tarefas que no
foram iniciadas, tarefas que esto em desenvolvimento, tarefas que foram
concludas, tarefas a serem executadas, tarefas atrasadas etc.
Custos Exibem todas as informaes sobre o curso incluindo tarefas que
ultrapassaram o oramento, capital de giro semanal etc.
Atribuies Exibe informaes sobre os recursos atribudos ao projeto.
Carga de Trabalho Exibe a utilizao das tarefas sobre o uso dos recursos.
Personalizadas Permite o usurio criar um relatrio personalizado.
Pronto o relatrio foi gerado. Usamos apenas um exemplo para mostrar como
o funcionamento do GERAR RELATRIO. Existe mais outras 5 opes para poder
test-la.
VINCULO COM O EXCEL
EXECUO
1. Informar ao Project a Data de status para a execuo da medio.
1.1. Em Projeto, Data de status informar data e hora; ou:
1.2. Em Projeto, Informaes do projeto, Data de status, informar data e hora.
CONTROLE
1. Verificar estatsticas do projeto:
1.1. Em Projeto, Informaes do projeto, Estatsticas.
2. Solucionar superalocaes:
2.1. Manualmente no modo de exibio Uso dos recursos.
2.1.1. Alterar as horas trabalhadas dos recursos.
3. Manualmente no modo de exibio Planejador de equipe.
3.1. Alterar os perodos de trabalho dos recursos.
3.1.1. Relatrios:
4. Em Projeto, Relatrios.
4.1. Relatrios de viso geral
4.1.1. Relatrios de atividades atuais.
4.1.2. Relatrios de custos
4.1.3. Relatrios de atribuies
4.1.4. Relatrios de cargas de trabalho
4.1.5. Relatrios personalizados
PASSO A PASSO PROJETOS COMPLEXOS
PLANEJAMENTO
1. Abrir o MS Project 2010.
2. Criar o arquivo do cronograma do projeto.
3. Configurar o arquivo.
3.1. Ir em Arquivo, Opes e configurar o cronograma.
3.1.1. Em Geral configurar o formato da data para dia, data e hora.
3.1.2. Em Cronograma configurar:
3.1.2.1. O horrio de incio da jornada de trabalho.
3.1.2.2. O horrio de trmino da jornada de trabalho.
3.1.2.3. As horas trabalhadas por dia.
3.1.2.4. As horas trabalhadas por semana.
3.1.2.5. Os dias trabalhados por ms.
3.1.2.6. Mostrar unidades de atribuio como Decimal.
3.1.2.7. Novas tarefas criadas como Agendadas Automaticamente.
3.1.2.8. Durao inserida em Dias.
3.1.2.9. Trabalho inserido em Horas.
3.1.2.10. Tipo de tarefa padro como Durao Fixa.
3.1.3. Em Salvar configurar:
3.1.3.1. O perodo necessrio para salvar automaticamente.
3.1.3.2. Desmarcar Confirmar antes de salvar.
3.1.4. Em Avanado:
3.1.4.1. Marcar Mostrar tarefa resumo do projeto.
4. Criar os calendrios do projeto.
4.1. Em Projeto, Alterar perodo de trabalho.
5. Definia a data de incio do projeto.
5.1. Em Projeto, Informaes do projeto, Data de incio.
6. Associar o calendrio base do projeto.
6.1. Em Projeto, Informaes do projeto, Calendrio.
7. Criar o cronograma.
7.1. Criar a EAP
7.2. Inserir as etapas do projeto.
7.2.1. Inserir as fases do projeto.
7.2.2. Inserir as entregas do projeto.
7.2.3. Inserir os pacotes de trabalho.
7.3. Inserir as colunas do projeto.
7.3.1. Inserir as colunas: Trabalho + Custo + %Concludo.
7.4. Organizar a EAP com Recuar Tarefa (para a Direita ou para a Esquerda).
7.5. Definir a durao das tarefas, na coluna Durao.
7.6. Inserir o marco de incio e fim do projeto.
7.7. Definir o tipo de tarefa e os vnculos entre as tarefas.
7.7.1. Em Tarefa, Informaes sobre a tarefa, Geral e Predecessoras.
7.8. Definir as latncias das tarefas.
7.8.1. Em Tarefa, Informaes sobre a tarefa, Predecessoras.
8. Cadastrar os recursos.
8.1. No modo de exibio Planilha de Recursos cadastrar:
8.1.1. Nome do recurso e tipo do recurso.
8.1.2. Unidade do recurso ou unidades mximas do recurso.
8.1.3. Definir os Custos (taxa padro, custo fixo, custo por uso) dos recursos.
8.2. Em retorno, no modo de exibio Grfico de Gantt associar:
8.2.1. Em tarefa, Informaes sobre a tarefa, Recursos, definir:
8.2.1.1. Unidades mximas do recurso tipo trabalho tarefa.
8.2.1.2. Quantidades mximas do recurso tipo material tarefa.
8.2.1.3. Valores do recurso tipo Custo tarefa.
9. Resolver superalocaes.
9.1. Resoluo manual:
9.1.1. Aumentar as unidades mximas dos recursos.
9.1.2. Modificar os recursos engajados nos pacotes de trabalho.
9.1.3. Reorganizar a execuo das tarefas:
9.1.3.1. Modificar os vnculos entre as tarefas.
9.1.3.2. Modificar perodos de latncia das tarefas.
9.1.4. Modificar a durao das tarefas com superalocao:
9.1.4.1. Modificar as horas trabalhadas das tarefas.
9.1.4.2. Modificar as horas trabalhadas dos recursos.
9.2. Resoluo automtica:
9.2.1. Em Informaes sobre a tarefa modificar analisar a Prioridade, ou:
9.2.2. No modo Grfico de Gantt, inserir a coluna Prioridade e:
9.2.2.1. Modificar a prioridade entre as tarefas com superalocaes
9.2.2.2. Na aba Recursos, selecionar Redistribuir recursos ou;
9.2.2.3. Na aba Recursos, selecionar Redistribuir tudo.
10. Anlise de custos do projeto.
10.1. No modo Grfico de Gantt, abrir a tabela Custos.
10.2. Verificar custo do projeto x custo do oramento.
11. Verificao do cronograma.
11.1. Verificao dos prazos.
11.1.1. Confirmar a data de incio do projeto e sua durao.
11.1.2. Confirma a data de incio das tarefas e sua durao.
11.1.3. Confirmar vnculos e latncias entre as tarefas.
11.1.4. Conformar calendrios associados aos recursos.
11.1.5. Conformar calendrios associados s tarefas.
11.1.6. Conformar calendrios associados ao projeto.
11.2. Verificao dos custos.
11.2.1. Confirmar custos lanados nos recursos.
11.2.2. Confirmar recursos lanados no cronograma.
11.2.3. Confirmar horas trabalhadas nas tarefas.
12. Salvar a linha de base.
EXECUO
1. Configurar arquivo para execuo de medio, em Opes:
1.1. Em Cronograma, em Opes de agendamento deste projeto, selecionar:
1.1.1. Em Tipo de tarefa padro, selecionar Unidades Fixas.
1.1.2. Marcar Dividir as tarefas em andamento, se estiver desmarcado.
Em Cronograma, em Opes de clculo deste projeto, desmarcar:
1.1.3. Demarcar: Custos reais sempre sero calculados pelo Project.
1.1.4. Marcar: opes no custo real total se estendero data de status.
1.1.5. Remarcar: Custos reais sempre sero calculados pelo Project.
1.2. Em Avanado, em Opes de clculo deste projeto, desmarcar:
1.2.1. Marcar todas as caixas de seleo.
1.2.2. Informar a margem de atraso de criticidade do projeto.
1.3. No modo de visualizao Grfico de Gantt, modificar:
1.3.1. Tipo da tarefa de todas as tarefas como Unidades Fixas.
2. Informar ao Project a Data de status para a execuo da medio.
2.1. Em Projeto, Data de status informar data e hora; ou:
2.2. Em Projeto, Informaes do projeto, Data de status, informar data e hora.
ANDAMENTO
DA TAREFA
INCIO ADIANTADO TRMINO ADIANTADO
COMO PLANEJADO ACELERADO COMO PLANEJADO
INCIO ATRASADO COMO PLANEJADO TRMINO ATRASADO
LENTO
INCIO TRMINO
DA TAREFA DA TAREFA
ANDAMENTO
DA TAREFA
INCIO ADIANTADO PROVVEL ADIANTO
COMO PLANEJADO ACELERADO COMO PLANEJADO
INCIO ATRASADO COMO PLANEJADO PROVVEL ATRASO
LENTO TRMINO
INCIO
DA TAREFA DA TAREFA
Unidades
fixas
Durao
fixa
Trabalho
fixo
COMPRESSO DE ATIVIDADES
UNIDADES DE DURAO
RECURSOS RECURSOS
5. Compresso de atividades:
5.1. Selecionar a tarefa que ser comprimida.
5.2. Em informaes sobre a tarefa:
5.2.1. Em Avanado, selecionar o tipo de tarefa para Unidades Fixas.
5.2.2. Em Avanado, marcar opo Controlada pelo empenho.
5.2.3. Em Recursos, inserir novos recursos.
6. Relatrios:
6.1. Em Projeto, Relatrios.
6.1.1. Relatrios de viso geral
6.1.2. Relatrios de atividades atuais.
6.1.3. Relatrios de custos
6.1.4. Relatrios de atribuies
6.1.5. Relatrios de cargas de trabalho
6.1.6. Relatrios personalizados