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ORGANIZACIONAL
INTRODUCCIN
En la literatura de hoy, respecto a organizacin, existen pocos intentos por proporcionar
metodologas prcticas que sirvan para organizar una empresa. Es importante sealar que no
estamos a la bsqueda de la receta mgica, que sirve para todas las organizaciones. Sabemos
que es receta no existe, pues cada organizacin empresarial es un mundo diferente, un mundo
complejo, compuesto por un elemento principal que son las personas (todas las personas son
diferentes). Nuestro objetivo ha sido proporcionar un modelo de diseo organizacional
completo y practico, que contenga metodologas sencillas y eficaces que los ejecutivos de las
organizaciones puedan ponerlas en prctica sin problemas.
Este modelo comienza con las bases del diseo organizacional, que son los mecanismos de
coordinacin y divisin del trabajo. Luego estudiamos el contexto en el cual se encuentra una
organizacin para su diseo: el entorno, el ciclo de vida de la organizacin y su nivel de
tecnologa.
Dentro del diseo de los procesos, tenemos el diseo de los procesos de trabajo, el diseo de
los sistemas de comunicacin, el diseo de los procesos de toma de decisiones y el diseo de
los sistemas de control o indicadores.
Estructura: la estructura se define como la suma total de las formas como una organizacin
divide su trabajo en diversas tareas las coordina entre si posteriormente. La estructura
podemos dividirla en dos partes, segn el nivel de profundidad de su estudio:
Macroestructura: organigrama
Microestructura: puesto de trabajo
Procesos: el proceso es una secuencia lgica de los pasos a seguir para determinar el
contenido de un argumento especifico, ordenados de manera tal que se detecten las
condiciones para obtener el resultado. Es decir, los procesos organizacionales son las
actividades secuenciales que realiza el personal, apoyado en los recursos que dispone para el
logro de los objetivos. Entre los procesos organizacionales ms importantes tenemos:
Procesos de trabajo
Procesos de toma de decisiones
Sistemas de comunicacin
Procesos de control (indicadores)
El contexto es la situacin en el cual se encuentra la organizacin en el momento que
disearemos o redisearemos, visto desde factores importantes como el entorno, el ciclo de
vida y su tecnologa.
MECANISMOS DE COORDINACIN
Muchas de las grandes empresas o empresarios que hoy existen surgieron desde abajo, es
decir, comenzaron ellos solos o con un puado de trabajadores. Ah toma relevancia el tema
de organizacin, cuando juntamos personas y se genera un objetivo comn, que en el caso de
las empresas es crear productos y servicios con valor para generar riqueza a los accionistas.
Pero la pregunta es:
Cmo el lder de la organizacin puede interactuar con las dems personas para que
interiorice sus objetivos y puedan hacerlos realidad a travs de su trabajo?
Henry Mintzberg planteo en su obra maestra, la estructura de las organizaciones, que esto
puede hacerse realidad a travs de tres mecanismos de coordinacin:
Adaptacin mutua
Supervisin directa
Normalizacin (procesos de trabajo, resultados
Adaptacin mutua
Este tipo de coordinacin tambin se da en empresas grandes donde existen equipos de alto
rendimiento y sus actividades son complejas. Generalmente son equipos multidisciplinarios
donde la actividad que realizan es producto del trabajo de varias personas con diferente perfil.
Aqu la adaptacin mutua es el mejor mecanismo de coordinacin.
Supervisin directa
Normalizacin
Es el mecanismo de coordinacin que hace que el programa de trabajo por realizar este
definido previamente, de tal manera que no necesite una comunicacin fluida sobre ello.
ALINEACIN A LA ESTRATEGIA
La revista de negocios internacional Fortune estima que 70% de los fracasos de los directivos
no se debe a una visin estratgica, sino principalmente al a implementacin defectuosa. Con
ellos definiremos que mientras que en la visin estratgica nos responde la pregunta Qu
queremos?, en la organizacin debemos responder la pregunta: cmo llegamos a lo que
queremos?, es decir, a como implementamos nuestra estrategia.
Esta alineacin es la clave de xito para una implementacin de excelencia. Por ello, el modelo
organizativo que debemos disear debe estar en base a las actividades con las cuales llegamos
a cumplir nuestra visin estratgica. Este libro encontraremos una metodologa ideal para
formar el modelo organizativo de cualquier empresa.
Sntomas clsicos de la ausencia de alineacin:
Uso ineficiente de los recursos
Incapacidad para identificar oportunidades
Incapacidad por retener y gestionar los conocimientos inherentes al giro del
negocio y a su buena marcha.
Inexistencia de autocrtica interna, con el objetivo de detectar desviaciones de
los objetivos estratgicos.
Conflicto de intereses y lucha de poderes por diferentes reas.
CONTEXTO ORGANIZACIONAL
Todas las organizaciones son diferentes, incluso la misma organizacin es diferente en dos
distintos momentos. Esto se debe a su comportamiento, a sus agentes internos, etctera. Para
hacer un anlisis adecuado del modelo organizativo que debe tener una empresa, es necesario
saber e que contexto est en ese momento basado en la descripcin de los siguientes puntos:
entorno, ciclo de vida y nivel tecnolgico.
CICLO DE VIDA
Las organizaciones tienen un ciclo de vida, y este ciclo se divide por etapas. No es lo mismo
organizar una empresa naciente que hacerlo con otra que est en su madurez.
La evolucin natural de una organizacin nos conduce a responder a interrogantes como las
siguientes:
Etapa administrativa
Etapa global
NIVEL DE TECNOLOGA
La tecnologa son herramientas, tcnicas y acciones que se emplean para transformar los
insumos organizacionales en productos.
Pero no todas las organizaciones tendrn un mismo nivel de tecnologa en todos los aspectos.
Para evaluar el nivel de tecnologa, disgregaremos la definicin inicial de tecnologa, como se
muestra en el siguiente cuadro:
Con
esta
ESTRUCTURA: MACROESTRUCTURA
MACROESTRUCTURA
Modelo de
agrupamiento (3a)
Identificacion de
la estructura
actual (3c)
Etapas de la metodologa
Este es el primer paso de la metodologa y tal vez el ms importante, pues en este punto se
recibe el input de la estrategia, como resultado de planeamiento estratgico.
La pregunta es: Que parte del planeamiento estratgico se necesita para disear la
macroestructura? La respuesta son los objetivos y las actividades contenidos en la estrategia.
Identificacin de objetivos
Los objetivos que elegiremos del planeamiento estratgico debern cumplir las siguientes
caractersticas:
Tener un propsito, es decir, el conjunto de objetivos estarn orientados a
cumplir la misin a travs de la estrategia. A estos objetivos los llamaremos
objetivos estratgicos.
Ser especficos, es decir, formular claramente lo que se desea conseguir.
Ser estable, es decir, ser llevados a la prctica.
Ser independientes uno de los otros, aunque mutuamente se refuercen.
Red de objetivos empresariales
Las actividades que consideraremos son aquellas a realizar para lograr los objetivos
estratgicos. As como los objetivos, las actividades deben reunir las siguientes caractersticas:
Concretas
Especificas
Estables
Importantes
Otras actividades importantes que se deben incluir son las que por algn motivo la
organizacin no debe dejar de hacer, ya sea por conveniencia o por exigencia: actividades de
apoyo, como la contabilidad, los servicios generales (limpieza, seguridad, mantenimiento,
etctera), asesoras y tambin las de los agentes externos. As no tengan variacin alguna o no
estn consideradas directamente en algn objetivo estratgico o actividad no deben ser
dejadas de lado.
Anlisis de las actividades
Teniendo los objetivos y actividades, sern las actividades el elemento fundamental con el cual
trabajaremos para disear nuestra estructura. Pero antes necesitamos saber dos cosas de cada
actividad:
1. Su nivel de sensibilidad en los resultados, con los objetivos de identificar la jerarqua
de actividades, que luego sern los niveles jerrquicos de la estructura
organizacional.
2. Su relacin con las de las actividades, para buscar la especializacin del trabajo y
formar las unidades organizativas de la estructura.
Anlisis de sensibilidad
Consiste en definir para cada actividad la influencia que tiene con respecto al logro de los
resultados finales, es decir, si es importante y significativa en su consecucin. Se emplea una
tabla de valoracin que evala los niveles segn las variables de aporte y desempeo.
Cada actividad ser evaluada empleando la tabla; as cada actividad tendr dos valores segn
el nivel seleccionado en cada variable.
APLICATIVO
El resultado de la evaluacin ser la suma de los valores seleccionados para la actividad. Con
ese resultado final obtendremos el nivel de sensibilidad de la actividad estudiada. El siguiente
cuadro nos muestra los rangos:
EXCEL
Anlisis de relaciones
Todas las actividades debern pasar por un anlisis de relacin con respecto a las dems
actividades definidas para todos los objetivos. La variable de relacin es efectividad.
Efectividad es la relacin por afinidad de trabajo entre las actividades y se basa en los
requisitos necesarios para el desarrollo efectivo de la tarea o actividad a efectuar,
especficamente los conocimientos y las habilidades comunes necesarias para la realizacin de
estas en forma efectiva.
En un segundo plano, tambin pueden tenerse en cuenta las relaciones por restricciones de la
propia empresa, es decir, la relacin por afinidad de trabajo de las actividades, como optimizar
el planeamiento, la coordinacin, la supervisin y/o el control, la calidad y la fluidez del
servicio, el flujo del trabajo continuo o el uso econmico de los recursos.
Hay que recordar que la metodologa conduce a una especializacin del trabajo y a la
generacin de una estructura acorde de la estrategia (basada en el planeamiento estratgico,
a travs de sus actividades). Al momento del diseo y ajustes se pueden ver afectadas estas
relaciones por factores propios de la empresa antes mencionada.
Sin embargo, si esta actividad 1 la comparamos con la actividad 13, conseguir financiamiento
para competencias deportivas internacionales (torneos)que tiene muy similares
conocimientos (en finanzas, banca, mercado financiero, etctera) y habilidades (negociacin,
excelente trato interpersonal, anlisis crtico, etctera), podremos decir que estas actividades
tiene relacin tipo a (alta relacin)
Esta evaluacin se tendr que realizar para todas las actividades que hemos identificado. Para
ello, nos ayudaremos de un cuadro de doble entrada. En nuestro ejemplo del Club Paraso (las
18 actividades), tenemos su evaluacin:
EXCEL
La herramienta para aplicar la metodologa explicada est elaborada de tal manera que luego
de ingresar en ella la informacin del formato objetivos estratgicos y actividades, y siguiendo
las etapas de anlisis de actividades y de relacin de actividades, es posible continuar con las
fases siguientes de la metodologa.
EXCEL
Este punto trata que las actividades de igual relevancia se ubiquen en la estructura de manera
tal que reciban semejante cuota de atencin directiva. Para nuestro ejemplo, vemos que las
actividades 1 y 13 tienen la sensibilidad I y un grado de relacin tipo A. Igual que en el caso de
las actividades 4,10 y 17, estos tienen sensibilidad I y su relacin es tipo A. Finalmente, en las
actividades 7 y 16, ambas tienen sensibilidad I y su relacin es tipo A. Si alguna actividad
sobrara, podra adherirse a otra que tenga relacin tipo B. El mismo procedimiento para
agrupar se aplica para las actividades con nivel II Y III.
EXCEL
Puede observarse en la grfica de asociacin como se relacionan las actividades siguiendo los
resultados de las tablas de la herramienta como sigue:
5. Relaciones de dependencia. Hasta ahora hemos agrupado las actividades por niveles
de sensibilidad y horizontalmente. Ahora corresponden las relaciones de dependencia
o la asociacin vertical.
Empleamos la tabla anlisis para asociar las actividades de sensibilidad II con las actividades de
sensibilidad I y liego las de sensibilidad III con las de II o I si es necesario. La relacin se
establece segn el grado de relacin que debe ser A (Vase el lado derecho de la tabla anlisis)
y siempre que contribuyan al desarrollo de las actividades en conjunto. Este anlisis y
agrupacin debe realizarse considerando la herramienta, los resultados de la tabla anlisis que
se complementan con el listado objetivos y actividades. Veamos, por ejemplo, que la actividad
se relaciona directamente con las actividades 18 y 11 del nivel II. Esto significa que pueden
agruparse objetivamente por la naturaleza de su contribucin a los objetivos. En el ejemplo:
Podemos ayudarnos con el aplicativo en la hoja relacin A, donde se mostrarn solo las
actividades de tipo A que tienen todas las actividades.
EXCEL
Lo que esta graficado significa que a las actividades 6 (promocionar y consolidar imagen del
club tanto en eventos nacionales como internacionales)se le relacionan por afinidad las
actividades 11 y 18 (Buscar y consolidar alianzas estratgicas con clubes del exterior y
captacin de socios de clase A, con alta imagen pblica nacional e internacional).
La cultura organizacional
La estrategia actual
Existen cuatro grandes alternativas para escoger los modelos de agrupacin de una
organizacin. El tema consiste en responder a cmo identificar y ubicar las actividades que
desarrollaremos para hacer el trabajo ordenada y coordinadamente, de tal manera que
lograremos lo que decidimos en la estrategia de la organizacin.
Las alternativas para dar forma a una estructurada organizacional bsica son:
1. La estructura funcional
2. La estructura por grupos o asociacin
3. La estructura matricial
4. La estructura hibrida.
A continuacin mostraremos las ventajas y desventajas de cada estructura, sus caractersticas
y usos. Usted tendr que seleccionar una de ellas para su organizacin.
1. La estructura funcional
Es la manera bsica y general para agrupar las actividades a realizar segn la especializacin de
las funciones. Esta forma representa las funciones tpicas y generales de cualquier organizacin
en una clara y objetiva divisin del trabajo. Las funciones generales en cualquier organizacin
son: compras, ventas, produccin o fabricacin, servicios generales, finanzas, contabilidad,
recursos humanos, marketing, informtica o sistemas, entre otras. La organizacin puede estar
en el sector industrial, el de comercio o servicio. Veamos un modelo.
Imagen
La estructura funcional es la primera forma de organizacin que aparece espontneamente.
Las funciones estn bsicamente diferenciadas cuando se inician las actividades en una
organizacin y de forma natural, crece por agregacin segn las necesidades operativas.
Recomendaciones prcticas:
1. Cuando los lderes de la organizacin sientan que estn pasando por una crisis, es
decir, problemas graves que le est trayendo el crecimiento de la organizacin.
2. Cuando tengo muchas personas debo prestar atencin en definir bien los lmites de las
reas o los departamentos para puntualizar en la responsabilidad de cada uno.
3. La definicin de las reas implica especificar las tareas que competen a cada uno y
detallar como se hace el trabajo para asegurar que todos laboren como corresponde a
su responsabilidad.
4. Si incorporo nuevas personas para que se han jefes de los departamentos, es
importante establecer quienes depende de su puesto, asignarles autoridad asegurarles
los recursos.
5. Si aumenta el nmero de productos, hay que tener cuidado en cmo se modificara el
rea de produccin o ventas, ya que en esta circunstancia puedo continuar con la
misma organizacin o tal vez dividir los grupos de trabajo por tipo de productos.
6. Si decido mecanizar algunas tareas o se implanta un sistema de informacin, tal vez
algunas tareas sean simplificadas por el sistema y haya que reasignar o prescindir de
algunas personas.
Se consideran varias situaciones al respecto para adoptar criterio u otro para la estructura
como:
1. Hacer ms eficientes y eficaces las funciones y, al mismo tiempo, estar cerca de los
clientes. Esto significa combinar la efectividad y resultados (varias combinaciones)
2. Otorgar autonoma operacional frente a las oportunidades de crecimiento. Esto
significa independizar y generar rentabilidad (divisiones o unidades de negocio)
Las necesidades de planeacin y control como integradoras de una gestin de output salidas
(clientes, regiones, productos, etctera) compleja se complementan con la interrogante
estratgica de la descentralizacin de decisiones.
Normalmente las estructuras combinadas aparecen cuando las organizaciones como
consecuencia de su estrategia desarrollan productos, mercados o diversifican o incursionan en
otras actividades relacionas o no con el negocio central u optan integrarse vertical u
horizontalmente lo que da lugar a estructuras complejas y relacionadas con un tamao mayor.
El crecimiento en una organizacin a partir de sus estrategias implica variaciones en su
estructura. Ante esta situacin, es posible considerar las alternativas de agrupacin siguientes:
Cuando se diversifican los productos: agrupacin por productos.
Cuando los clientes requieren servicios especficos o productos a medida:
agrupacin por clientes.
Cuando la organizacin tiene presencia en mercados distintos al local y a los
esfuerzos de produccin y distribucin implican especialidad y adecuacin a la
realidad: agrupacin geogrfica o por regiones.
Cuando la organizacin se ha diversificado en negocios diversos relacionados o
no y que requieren un manejo autnomo y especializado enfocado a la
rentabilidad: agrupacin divisional o por unidades de negocio.
En la prctica, mantener la agrupacin funcional bsica conviene frente a algunas situaciones:
4. Estructura hibrida
Esta forma se origina a partir de combinaciones de criterios de agrupacin, segn
requerimientos de operacin y las necesidades y las necesidades de gestin corporativa.
Ante esta situacin se generan las formas hibridas, como se muestra en la figura siguiente.
IMAGEN
Para nuestro ejemplo del Club paraso Qu tipo de estructura seria el adecuado?
Esta estructura organizacional hibrida estar compuesta por departamentos funcionales,
departamentos agrupados por servicios y departamentos de mbito geogrfico.
Debido a que la empresa tiene una estrategia corporativa de crecimiento por sedes en diversas
actividades que estn agrupadas en dos lneas principales: servicios deportivos y sociales, que
otorgan la imagen y el prestigio a la organizacin.
Estructura actual
Para nuestro ejemplo del Club Paraso, se requiere tener mayor informacin, como:
El club cuenta hoy con dos sedes: central (en el distrito empresarial de la ciudad) y de
campo abierto (destinada para acoger a los socios en diversas pocas del ao). Existe,
adems, un proyecto en marcha que permitir contar con una sede de playa en un
balneario de reconocido renombre al sur de la ciudad. El club cuenta con 2500 asociados,
entre socios activos, juveniles, transentes, ausentes, vitalicios y de honor.
El club paraso obedece un estatuto que dispone a una asamblea general de asociados
como cabeza de la institucin. Tambin existe, por debajo de esta, una gerencia general
elegida por los socios y encargada, entre otras funciones, de nombrar a un responsable
para la administracin de los recursos de la institucin.
Asamblea general
de asociados
Junta calificadora y
de disciplina
Administracin y Actividades
Atencion a socios Operaciones Seguridad Servicios Anexos
finanzas recreacionales
Mantenimiento de
contabilidad Admisin de socios Restaurante
equipos
Servicios a
cobranzas Limpieza Enfermeria
asociados
Jardines y reas
Concesiones
verdes
1. La estructuracin
2. El modelo de agrupamiento o tipo de estructura
3. La estructura actual
Para elaborar la propuesta final de la estructura organizacional, se tendr que ajustar
los tres elementos mencionados, teniendo como columna vertebral de la propuesta la
estructuracin, para luego tomar decisiones especficas de diseo organizacional basadas
en razones especficas de la situacin actual o futura de la organizacin.
Por ejemplo, una de las decisiones ms comunes que se toman es identificar algunas
reas que ya no aparecen en nuestra nueva estructura. Esto motiva tomar una decisin:1)
se incorporara a nuestra propuesta esta rea (fundamento: es necesario, pues las
actividades que hacen son cumplir las normas del organismo regulador), 2) se efectuar
una tercerizacin (outsourcing) para esa rea (fundamento: no perder el foco en esas
actividades no relevantes) o 3) simplemente ya no tomarla en cuenta para la propuesta de
estructura final.
Gerente
Asesor
Gerente
Asistente
Tamao organizativo
Una vez definidas las unidades organizativas, la pregunta que siempre nos hacemos
es: cun grande debe ser nuestra organizacin? Esta es una pregunta que siempre se
hacen los empresarios y los ejecutivos de mundo. Antes de contestar, tenemos que definir
a que nos referimos con tamao de la organizacin. Es decir, hay que definir los
parmetros de medicin de una organizacin.
1. Activos de la organizacin.
2. Nmero de empleados.
En realidad, no hay una frmula mgica para determinar cuntas personas debe tener
un departamento o una organizacin, pero si podemos definir los factores que afectan o
influyen en el nmero, y estos son:
La tecnologa de la organizacin.
La complejidad del trabajo, la actividad o la tarea.
Las capacidades y los conocimientos del personal.
Rentabilidad.
El sector y mercado.
La estrategia de la organizacin.
Definiremos cada una de ellas:
Rentabilidad
Estrategia