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XXXV ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO

Perspectivas Globais para a Engenharia de Produo


Fortaleza, CE, Brasil, 13 a 16 de outubro de 2015.

GESTO DE ESTOQUE: ESTUDO DE


CASO EM UMA DISTRIBUIDORA DE
LUBRIFICANTES EM MANAUS
PATRICIA AZEVEDO IZEL (UFAM )
patricia_izel@yahoo.com.br
Ananda Utta Ramos Galvao (UFAM )
ananda_galvao@hotmail.com
Sandro Breval Santiago (UFAM )
sbreval@gmail.com

As organizaes buscam encontrar melhorias e solues em seus


processos organizacionais no intuito de reduzir seus custos e obter
vantagem competitiva no mercado. Hoje, um dos pontos chaves dentro
da organizao a gesto de estoques - vissto que um dos elementos
que mais retm capital da empresa. Com base nisto, este artigo tem por
objetivo apresentar uma pesquisa realizada em uma distribuidora de
lubrificantes na cidade de Manaus, que atravs de informaes
fornecidas - por meio de entrevistas, anlises documentais e
observaes in loco - pode-se ter conhecimento sobre o funcionamento
de seu estoque, os custos que estes trazem para a organizao, e
tambm, pontuar alguns problemas encontrados; sendo que, para este
ltimo, algumas sugestes de melhorias foram dadas, baseadas em
referenciais tericos e conhecimentos da rea para administrar este
item to importante dentro de uma organizao

Palavras-chave: Logstica, gesto, estoque, custos.


XXXV ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO
Perspectivas Globais para a Engenharia de Produo
Fortaleza, CE, Brasil, 13 a 16 de outubro de 2015.

1. Introduo

Aps a Revoluo Industrial, principalmente com o desenvolvimento do capitalismo mundial,


o termo Logstica vem sendo bastante empregado devido alta competitividade dentre os
mercados econmicos, e a empresa que consegue obter eficincia na cadeia logstica possui
uma grande vantagem sobre as demais. (BOWERSOX; CLOSS; COOPER, 2002).

A logstica pode ser entendida como um termo normalmente associado a atividades como
integrao de informaes, distribuio, suprimento, administrao de materiais, estoque,
armazenamento, embalagem e transporte. O objetivo maior da logstica disponibilizar
produtos e servios no local, prazo e quantidade certa, de forma a maximizar o nvel do
servio e minimizar os custos. (COTRIM; MACHADO, 2011).

Segundo o Conselho de Gesto da Logstica (1991), a logstica o processo de planejamento,


execuo e controle do fluxo eficiente e eficaz, e armazenamento de mercadorias, servios e
informaes relacionadas do ponto de origem at o ponto de consumo em conformidade com
as necessidades do cliente.

Mas, para que tudo isto ocorra, ou seja, ter um controle eficiente e eficaz para atingir as
necessidades dos clientes preciso que haja bastante planejamento e conhecimento por parte
dos gestores sobre toda a cadeia de suprimentos, que inclui: fornecedor, rotas de circulao,
meios de transportes, depsitos de armazenagem de material e sua distribuio at o
consumidor final.

A chave para alcanar a liderana logstica dominar a arte de funcionamento, competncia e


compromisso com os requisitos e expectativas de clientes-chave de correspondncia. Este
compromisso com o cliente, em um quadro de custo exigente, a proposta de valor da
logstica. um compromisso exclusivo de uma empresa para um grupo selecionado ou
individual de clientes. (BOWERSOX; CLOSS; COOPER 2002, p. 37, grifo do autor,
traduo nossa).

Os custos de toda a cadeia logstica, assim como o seu funcionamento, tambm devem ser
levados em considerao pelo administrador, para que desta forma, estes sejam reduzidos, os
erros sejam eliminados ou pelo menos diminudos e a lucratividade da empresa seja
maximizada. Sem contar que custos altos acabam onerando o preo do produto acabado para
o consumidor final.

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Muitos autores como Ching (2001), Coelho (2009), Rebelo (2011), entre outros acreditam
que o ponto de partida para reduo de custos, a reduo de estoque, pois este item
responsvel por absorver at 40% dos custos totais de uma empresa.

Para entendermos um pouco de tudo isto, este artigo tem por objetivo explicitar sobre o que
envolve uma cadeia logstica (rotas, transportes, estoque, custos), mas principalmente, focar
nos custos logsticos que uma distribuidora de lubrificantes localizada em Manaus possui com
o elevado nvel de estoque, bem como funciona a rotatividade de sua armazenagem.

2. Referencial terico

2.1. Custo logstico e sua utilizao

Para Zeng e Rossetti (2003, apud SOUZA; LEMOS; ZORZO, 2014, p.84) os custos logsticos
so compostos por seis elementos. A descrio completa das categorias reportada a seguir:

Quadro 1 - Tipos de custos logsticos

CATEGORIA DEFINIO EXEMPLOS

Valor do frete Custo de entrega para diferentes modos

Consolidao Taxas de pequenos embarques em cargas maiores


Transporte
Taxa de transferncia Custo de diferentes modos de transferncias de mercadorias

Coleta e entrega Custo de transporte de armazm expedidor ao consolidor

Realizao de
Controlar custos durante transferncias
transferncias
Inventrio
Estoque de segurana Controlar custos de manuteno de estoque mnimo

Processo de pedidos Salrio do pessoal envolvido nas atividades logsticas

Administrao Comunicao Custos associados a telefone, fax e informaes de transferncias

Despesas gerais Despesas gerais pagas, como aluguel

Desembarao aduaneiro Taxas locais impostas para movimentao de mercadorias

Alfndega Taxa de corretagem Taxas cobradas por despachantes, se necessrio

Taxa de alocao Por nota

(Continua)

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CATEGORIA DEFINIO EXEMPLOS

Percentual do valor das mercadorias que podero ser perdidas,


Danos, perdas e atrasos
danificadas ou atrasadas
Riscos e Danos
Seguro Por valor segurado

Movimento do terminal Taxas de manuseio cobradas por empresas de transporte

Custo de mo de obra e equipamentos para movimentar mercadorias


Manuseio de materiais
Manuseio e dentro de armazns
acondicionamento
Embalagens Custo de preparao de mercadorias para embarque

Armazenamento Taxa de aluguel do espao do armazm

Fonte: Zeng e Rossetti (2003, apud SOUZA; LEMOS; ZORZO, 2014, p. 84, adaptado)

De acordo com Ballou (2010) e Faria e Costa (2005), todos estes custos so importantes,
porm no mais que os custos da prpria mercadoria. Por isso seu entendimento e controle
so cruciais para a sobrevivncia de uma organizao, pois o seu planejamento e/ou pr-
clculo permitem determinar os padres de custo de produo ou produto/mercadoria e ajuda
no processo da tomada de deciso. (CHIAVENATO, 1991).

Em outras palavras, a chave para um desempenho logstico eficiente desenvolver um


esforo equilibrado entre o nvel de servio e o custo total despendido (BOWERSOX et al.,
2002, p. 625). Para Ballou (2010) havendo diminuio nos custos logsticos, o preo de venda
do produto tambm diminuir, tornando este um diferencial de mercado para a organizao.

2.2. Logstica em transportes

A logstica de transporte desempenha um papel fundamental dentro da organizao, pois alm


de determinar qual modal mais eficiente e seguro a ser utilizado para o transporte de
mercadorias, ela precisa analisar o tipo de produto a ser transportado, calcular o melhor
volume, a quantidade de viagens a serem feitas e o custo de todo o processo. A logstica deve
garantir que a mercadoria chegue no tempo certo, na quantidade certa e nas condies
mnimas exigidas.

Desta forma, o transporte de produtos deve possuir um melhor controle e planejamento para
ter um elevado nvel de servio e atender as exigncias de qualidade, quantidade e prazo
estimado pelo cliente. Muitas organizaes partem em busca de um diferencial e apostam
neste ponto, maximizando sua eficincia e qualidade e minimizando seus custos, e,

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consequentemente, oferecem preos mais baixos e competitivos. Um dos meios que mais se
tem investimentos o de tecnologia de informao com o objetivo de aprimorar o
planejamento, tornar os processos mais fceis e geis, e possuir um melhor controle da
operao. Tudo isto, tem grande importncia para o alcance das metas da empresa.

Os custos logsticos com transportes envolvem todas as despesas realizadas na movimentao


dos produtos, desde sua origem at o seu destino final. Nestes, devem ser priorizados a
minimizao de custos e tempo de transporte e maximizao do nmero de mercadorias, pois
em mdia, estima-se que cerca de 60% das despesas logsticas, so relacionadas ao transporte,
podendo em alguns casos significar duas ou trs vezes o lucro de uma empresa. (FLEURY,
WANKE, FIGUEIREDO, 2000, p.126).

2.3. Gesto de estoque

Estoque toda e qualquer matria-prima, suprimento, componente, material em processo ou


produto acabado que uma empresa utiliza para a fabricao de seu produto ou para suprir sua
necessidade.

O estoque sempre ser um local de grande importncia para qualquer organizao, visto que
onde est concentrada a maior parte do capital da empresa chegando a representar entre
20% a 60% do ativo total. Desta forma, administrar este local nem sempre uma tarefa fcil,
pois o administrador acaba lidando com inmeros problemas, como custos elevados com
armazenagem, perda ou dano, seguro do material, imobilizao financeira, etc.

Por isso, cabe ao gestor controlar seu produto fazendo com que no falte no mercado e nem
haja demasia deste, para evitar perdas financeiras. E, principalmente, observar o fluxo de
materiais e verificar quais oferecem oportunidades de melhoria.

Quadro 2 - Caminho do produto estocvel da compra utilizao, passando pelo estoque

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Fonte: LAMGO, 2014

Segundo Campos (2013, p.14) existem alguns parmetros para administrar estoques, que so:

a) Consumo Mdio a mdia aritmtica do consumo previsto ou realizado num


determinado perodo. Em outras palavras, o que se espera consumir o chamado
Consumo previsto; e o que se consumiu o consumo realizado;

b) Tempo de Reposio o prazo dado desde a emisso de ordens de compra at o


atendimento. Nele esto inseridos os prazos de pedido, de entrega, de recebimento, de
margem de segurana e de inspeo. Dependendo do tipo de produto (comprado ou
importado), este item dever ser analisado por parte do PCP (Planejamento e Controle
da Produo);

c) Lote de Encomenda a quantidade de material que se compra ou se fabrica de


cada vez. Deve-se procurar um tamanho de lote que minimize o custo total anual. Os
custos que somados tem-se o custo total so:

Custo de aquisio: abrange as despesas com procura, inspeo, registros,


transporte e manuseio;

Custo de material: valor de seu consumo;

Custo de estocagem: incluem-se os impostos, seguros, obsolescncia,


deteriorao, juros de capital empatado e manuteno.

d) Estoque de Segurana Este um item delicado e de difcil deciso, pois o


responsvel pela imobilizao de capital em estoque; ou seja, deve-se ter em mente
uma previso de variao no consumo mdio e, tambm, no tempo de reposio,
porque a complexidade que se tem em determinar uma reserva de estoque que
equilibre de um lado os custos de oportunidade das faltas de estoque e, de outro, os
custos de estocagem de maiores quantidades no almoxarifado;

e) Estoque Mximo - a quantidade mxima de material a ser mantida em estoque, ou


seja, soma do Lote de Encomenda com o Estoque de Segurana. importante
mencionar que quanto mais produtos em estoque mais imobilizao de capital se ter
dentro da empresa.

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Todos os parmetros, ditos anteriormente, devero ser muito bem descritos, definidos e
calculados por parte do gestor, pois sabe-se que quanto maior o estoque mdio, maior o seu
custo; ou quanto menor o estoque mdio, menor o seu custo.

3. A distribuidora

Em 2009 nasceu no Amazonas uma distribuidora, resultado da parceria firmada entre dois
amigos que atuavam no segmento de distribuio e lubrificao h muitos anos e possuam
vasta experincia e conhecimento deste segmento e da Regio Amaznica. Celso Alves atua
em Lubrificao Automotiva h mais de 20 anos e Robson Galvo atuou por 20 anos na
distribuio de petrleo na Regio Norte e parte do Nordeste do pas, passando por uma
multinacional, onde ficou por 11 anos, e posteriormente, trabalhou em uma Distribuidora
Regional, aonde participou do projeto desde o seu inicio.

No primeiro ms a empresa possua apenas os dois scios como funcionrios. A partir do


segundo ms, houve a primeira contratao de um funcionrio. Em seis anos, a empresa j se
mantm bem posicionada no mercado e com lucratividade acima do esperado por seus scios.

4. Metodologia da pesquisa

4.1. Estudo de caso como mtodo

Para elaborao deste artigo, o mtodo escolhido foi o estudo de caso, pois segundo Yin
(2001), ele permite uma investigao para se preservar as caractersticas holsticas e
significativas dos eventos da vida real tais como (...) processos organizacionais e
administrativos, (...) e a maturao de alguns setores.

Segundo Ellram (1996), a abordagem Estudo de Caso frequentemente usada na rea


administrativa devido a necessidade de agregar dados reais pesquisa, e desta forma, ter
resultados mais efetivos, pois o seu propsito estabelecer uma estrutura de discusso e
debate entre os estudantes. (YIN, 2001).

Este tipo de abordagem acaba se tornando mais completo, pois aceita uma grande variedade
de evidncias, como documentos, artefatos, entrevistas e observaes, sem contar o estudo
histrico que tambm pode ser includo nele. Ou seja, o Estudo de Caso busca esclarecer
pontos fracos em uma organizao, por exemplo, a fim de que se esclaream as dvidas e que
a tomada de deciso seja feita de uma forma menos errnea.

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4.2. Estudo de caso Distribuidora de lubrificantes

Na distribuidora estudada, a coleta de dados deste artigo foi realizada da seguinte forma:

a) Entrevistas feitas ao Scio-Proprietrio da empresa, assistente financeira, e a auxiliar


administrativa;

b) Anlise documental, atravs das planilhas existentes no sistema integrado da empresa,


chamado SICOF, como: extrato de materiais, extrato de entrada de dados no
almoxarifado, contagem de estoque, contas a pagar, contas a receber, custos fixos,
custos variveis, entre outros; e,

c) Observaes in loco, onde foram feitas visitas e acompanhamento do seu centro de


armazenagem e distribuio de produtos.

Todos os trs casos ocorreram entre os meses de novembro/2014 a janeiro/2015.

Quadro 3 - Caracterizao dos entrevistados


TEMPO DE
NOME CARGO FORMAO ACADMICA
EMPRESA
MBA em Administrao de Empresas e
Robson Galvo Diretor comercial 6 anos
Negcios

Karen Rachel Assistente Financeiro 3 anos e 4 meses Mdio Completo

Marli Cruz Auxiliar Administrativo 11 meses Ps-Graduao em Administrao

Fonte: Dados fornecidos pela empresa

5. Processo de gesto de estoque da distribuidora

O processo logstico da empresa inicia a partir de uma anlise mensal feita pelo diretor no
SICOF. Nesta anlise verificado se h necessidade de reposio de estoque, durando em
mdia 1 dia. Havendo a necessidade, o diretor entra em contato com o fornecedor para
efetuar a cotao e a negociao de preos dos produtos que deseja. Essa etapa de negociao
dura entre 2 a 5 dias.

Assim que a negociao realizada, as informaes so passadas para o setor de compras, o


pedido emitido e em seguida enviado para o fornecedor, levando em mdia 2 dias.

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O fornecedor leva em mdia 10 a 15 dias para preparar e enviar o pedido para Manaus. Este
transporte feito pelo modal aquavirio que dispe de 10 a 12 dias para chegar at o porto,
onde ser enviado para o galpo do fornecedor.

Os contineres s so liberados para a distribuidora aps a vistoria de um fiscal do Estado,


cujo tempo estimado de 4 a 10 dias. Aps chegar empresa, as mercadorias so conferidas e
separadas para serem organizadas em estoque e distribudas para seus clientes; e, caso ocorra
vinda de produtos avariados, estes so devolvidos para o fornecedor e o reembolso feito
logo em seguida.

O processo finalizado aps a insero dos pedidos, das notas fiscais e da recontagem dos
produtos em estoque no sistema SICOF.

Todas as etapas acima podero ser visualizadas no fluxograma abaixo:

Fluxograma do processo de gesto do estoque da Distribuidora

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Fonte: Dados fornecidos pela Empresa

Podemos observar nos grficos dente de serra (grfico 1 e 2) a flutuao de estoques para dois
produtos distintos: o primeiro o de maior sada, e o segundo de menor sada. Podemos
identificar o tempo e nvel de reposio, estoque mnimo, definido tambm como de
emergncia, e definir qual o estoque mdio de cada item. Estes pontos, como foram ditos
anteriormente, so vitais para a manuteno correta do estoque, pois no oneram custos e
evitam a falta de produtos no mercado.

O produto do grfico 1 possui um estoque para aproximadamente 116 dias, considerando o


estoque de emergncia de 43, e giro de toque de 73 dias, aproximados. O nvel de reposio,
ou ponto de pedido, de 653 peas, com lote de compra de 528 unidades, o estoque de

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emergncia de 313 unidades, com lote mximo de 841 unidades. Com as informaes
extradas dos grficos, observamos que o estoque mdio de 421 unidades.

Grfico 1 - Produto de maior sada

Fonte: Dados fornecidos pela empresa

O produto do grfico 2 possui: tempo de estoque de 125 dias, estoque de emergncia de 41


dias, giro de estoque de 84 dias, ponto de pedido de 11 unidades, lote de compra de 10
unidades, estoque de emergncia de 05 unidades e estoque mximo de 15 unidades. O estoque
mdio deste produto de 08 unidades.

Das informaes contidas em ambos os grficos, as que mais se sobressaem so o tempo de


suprimento do estoque de emergncia e o estoque mdio. O estoque de emergncia de ambos
os produtos supre por aproximadamente 40 a 43 dias, o que equivale ao mesmo tempo do de
reposio e 50% do de estoque. Sendo este muito alto, pois ele utilizado apenas quando h
atrasos no processo de compra, e de acordo com os colaboradores da distribuidora, h casos
de atrasos de 02 semanas. Outra informao relevante o estoque mdio do produto do
grfico 1, valor que se associado ao tempo de estoque, se torna muito alto, com a
possibilidade de uma reviso e possvel reduo.

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Grfico 2 - Produto de menor sada

Fonte: Dados fornecidos pela empresa

Para melhor visualizao do funcionamento de estoque da distribuidora, pegamos como base,


apenas dois produtos, no entanto o estoque mdio da empresa, somados todos os seus
produtos, gira em torno de dois milhes de reais.

6. Problemas encontrados

Como vimos acima, a cadeia logstica abrange uma srie de etapas que se mal calculados e/ou
planejados podem elevar os custos de uma organizao tornando-a menos competitiva no
mercado.

A partir desse pressuposto, verificou-se que a distribuidora de lubrificantes possua alguns


problemas com administrao de estoque. O primeiro fator o tempo de negociao de
valores com o fornecedor; o segundo decorrente do tempo para emisso do pedido que leva
at 2 dias para ser feita; o terceiro o tempo de envio do pedido do fornecedor para Manaus,
que dura cerca de 10 a 15 dias; o quarto, porque no h outro modal com um custo mais baixo
do que o aquavirio para Manaus, e, dependendo do rio cheio ou seco o transporte pode
demorar mais que o normal, no entanto, este item no entrar em questo, pois quanto aos rios
nada poder ser feito; o quinto problema diz respeito ao tempo que um fiscal do estado leva

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para ir at o galpo do fornecedor em Manaus; e, por fim, a mdia alta do estoque de


segurana.

Em face de todos estes fatos, surgiu o interesse de fazer um estudo aprofundado nesta
distribuidora para que desta forma, melhorias possam ser implantadas no intuito de diminuir
os custos fixos com estoque, pois a vantagem destes produtos que no h obsolescncia
deles, ou seja, no h custos variveis.

7. Melhorias a serem implantadas

De acordo com os grficos dente de serra 1 e 2, o estoque de emergncia dos dois produtos
analisados de 41 a 43 dias. Este estoque serve para evitar a falta de produto para venda, num
eventual atraso na entrega do fornecedor, porm uma proteo de 40 dias do estoque um
tempo muito alto, pois quase o mesmo tempo que dura o processo de compra. A primeira
sugesto reduzir o estoque de emergncia em 50%, abaixando o tempo de proteo para 20 a
22 dias.

O tempo de negociao de preo pode durar de 2 a 5 dias, o que equivale a at 10% do


processo de compra. Uma sugesto melhorar a troca de informaes e divulgao prvia de
ajustes de preo, de forma que no momento da tomada de valores para emisso de pedido de
compra, o tempo seja reduzido para 1 a 2 dias, no excedendo este prazo. Um acordo de
valores semestral ou anual tambm pode tornar o processo mais rpido e eficiente.

O tempo de preparao da mercadoria e envio para Manaus de 10 a 12 dias, que equivale a


20% do processo de compra. Este tempo muito alto, porm no temos como saber os
motivos que contribuem para ele. A distribuidora deveria fazer uma parceria com o
fornecedor e buscar reduzir este tempo de envio. Algumas aes como definir o dia da
semana mais adequado para enviar o pedido de compra, os lotes de compra mais adequados
para otimizar o envio, podem tornar o processo mais eficiente.

A anlise de estoque e o processo de compra ocorrem mensalmente. A anlise e definio da


quantidade a ser comprada so baseadas em um estoque para 120 dias. A sugesto uma nova
avaliao, baseada no histrico de compras e vendas da distribuidora, e rever a periodicidade
do processo de compra e o tempo de estoque analisado. Acreditamos que comprar a cada 20
dias ou quinzenalmente com anlise para 90 a 100 dias pode reduzir o estoque mdio e,
consequentemente, os custos de estoque.

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Efetuar uma anlise do histrico de compra, venda e estoque da empresa anualmente para
ajustes da periodicidade de compra, lote de reposio, estoque de emergncia, entre outros
pontos que interferem no custo de estoque, tambm podem ajudar a otimizar e melhorar os
ndices da empresa.

Com essas melhorias, o custo de estoque da empresa ir reduzir, e, consequentemente, ira


diminuir o custo final do produto.

8. Consideraes Finais

Ao longo deste artigo, fora relatado que a administrao de estoques tem o dever e a
obrigao de saber como, quando, quanto, onde, de quem, porqu, e para qu adquirir os
produtos para sua organizao. Porm, sabe-se que nem sempre as empresas podem satisfazer
todos os quesitos e requisitos para que o estoque seja administrado com eficincia e eficcia,
haja vista que existem problemas internos e externos, e, principalmente, a sazonalidade do
mercado.

Na empresa estudada verificou-se alguns problemas com a gesto de estoque, sendo que
alguns dele, dependem exclusivamente da melhoria do prprio fornecedor. Da a necessidade
de aprimorar os conhecimentos logsticos, para que desta forma os problemas sejam
identificados e tratados da melhor forma possvel, com o intuito de maximizar a eficincia e a
produtividade das operaes e minimizar os custos.

Dentro de uma empresa os estoques representam parcela substancial dos ativos e dos custos,
devendo ser encarados como um fator potencial de reduo destes. Assim, cabe ao
administrador verificar se o estoque est abastecendo a produo e/ou a distribuio
adequadamente, sem faltas e sem estoque parado ou depreciado, o que pode aumentar os
custos da empresa. Uma organizao que gerencia sua cadeia logstica de forma eficiente e
produtiva, mantendo nvel de qualidade de servio, tende a se sobressair perante suas
concorrentes potenciais, alm de reduzir seus custos e alavancar seus lucros.

A cadeia logstica est diretamente relacionada aos custos da empresa, principalmente os


fatores: estoque e transporte de mercadorias. Estoques altos significam dinheiro parado, no
investido, causando perdas de lucratividade, e aumento dos custos de estocagem, como
aumento da mo de obra necessria para movimentao, da rea disponvel para estoque,
entre outros. Estoques baixos podem gerar a falta de produto no mercado, perda de clientes e

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de participao mercadolgica, podendo prejudicar a sobrevivncia da empresa. Da mesma


forma, nmero excessivo de transportes, mau aproveitamento da capacidade do carregamento,
escolha do modal errado, entre outros problemas resultantes da m administrao da cadeia de
transporte, podem causar ineficincia da operao, aumentando os custos e, pode causar at a
falta de suprimento e distribuio.

REFERNCIAS

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