C.A.S.

Suite
Contabilidad Asistida por Software

Asistente Informtico en la gestin inteligente de

comprobantes Fiscales Digitales (CFDI)

MANUAL DE USUARIO
VERSION 1.9.1
Contenido
INTRODUCCION ................................................................................................................................... 3
C.A.S. Suite Gestin Inteligente de CFDI ............................................................................................. 5
Elementos Principales ..................................................................................................................... 5
Pestaa Sistema .............................................................................................................................. 6
Pestaa CFDI.................................................................................................................................... 7
Acceso C.A.S. Suite Gestin Inteligente de CFDI ................................................................................. 8
Manejo del C.A.S. Suite Gestin Inteligente de CFDI ........................................................................ 11
Descripcin de los mdulos de C.A.S. Suite .................................................................................. 12
Mdulo de Descarga de CFDI .................................................................................................... 12
Mdulo de Consulta de CFDI..................................................................................................... 14

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 INTRODUCCION

C.A.S. Suite Gestin Inteligente de CFDI, es un software diseado para optimizar los procesos
administrativos de control y gestin de informacin de los comprobantes fiscales digitales
suministrados por internet (CFDI), que se realizan da a da para el cumplimiento de las obligaciones
fiscales que exige el Servicio de Administracin Tributaria (SAT).

Procesos en los cuales se invierten demasiadas horas hombres, en rutinas repetitivas y obligatorias
que significan un alto coste para los negocios, despachos o personas fsicas y/o morales que realizan
su comprobacin fiscal para el cumplimiento. Aunado a un consumo crudo de la informacin lo cual
agrega dificultad para revisar de forma manual grandes cantidades de CFDIs que significa en un
desfase de progreso de cumplimiento.

Los procesos que se buscan optimizar otorgando una herramienta informtica integral son los
siguientes:

Adquisicin de Comprobantes CFDI Emitidos y Recibidos de la plataforma del SAT:

Automatizacin completa del proceso de descarga de archivos CFDI en formato XML, solo
necesita ingresar su nombre de usuario y contrasea para obtener la informacin de su
licencia y con esto el listado de RFC disponibles para la gestin, con esto solo basta escribir
la contrasea de acceso a la plataforma del SAT y seleccionar el periodo de bsqueda y el
tipo de CFDI que desea obtener. Es un proceso transparente y 100% automtico para el
usuario no necesita tener abierto algn navegador o estar manipulando el sistema para
completar la descarga. Una vez terminado el proceso de descarga, los archivos se
almacenan en una base de datos para poder realizar la consulta de la informacin ms
relevante, protegiendo la integridad de la informacin y as la clasificacin y orden de los
CFDI.
Visualizacin de CDFI en formato XML: Actualmente la consulta de la informacin dentro
de los archivos XML del CFDI es una actividad difcil de realizar por el formato de etiquetas
y construccin del archivo, por lo cual se puede convertir en incomprensible o muy difcil de
interpretar. Proporcionamos un visor que muestra los campos ms relevantes de la
informacin del CFDI, los datos del Emisor, Receptor, Conceptos, Impuestos as como los
datos generales del comprobante, nombre, fecha, total, etc. Adicional a esto se realizan
clculos internos para mostrar informacin relevante pero que se deben calcular a mano.
Exportacin de CFDI a formato PDF: Se proporciona la funcionalidad de exportar el CFDI
visualizado a un formato PDF tipo factura impresa de manera representativa, agregando
informacin de respaldo como el sello fiscal, numero de comprobante, lo que permite tener
un archivo histrico o compartir informacin con clientes o proveedores de manera fcil y
sencilla.
Impresin de CFDI: El formato que se guarda en un archivo PDF se utiliza como plantilla
para la impresin de los CFDI, esto proporciona la capacidad de tener un archivo fsico para
la consulta y resguardo.

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 Exportacin de CFDI a formato XML : Se puede realizar de dos maneras; obtener el CFDI
visualizado completo en formato .XML u obtener toda la coleccin de CFDI almacenada en
el sistema relacionada con el RFC que se est trabajando. Esto creara una carpeta con el
nombre del RFC seguido del tipo de CFDI (Emitida o Recibida), del ao, del mes y del da,
entregando una estructura organizada y clasificados todos los CFDI por fecha de expedicin.
Generar una representacin impresa del CFDI: El Sistema permite generar de forma
individual o masiva, una representacin impresa de un CFDI en formato de PDF, que cumple
con los requerimientos de la normativa del SAT para poder ser admitido como valido (datos
fiscales del emisor, receptor, sello, certificado, cadena de timbrado, cdigo QR)
Reporte de CFDI (Emitidos, Recibidos o General): El sistema proporciona una estructura
arbolaria de consulta de la informacin almacenada, clasifica los CFDI por Ao, Mes y Da de
expedicin. El apartado de reportes permite buscar entre los CFDI Emitidos o recibidos
segn un periodo de tiempo. A la vez de que permite mostrar ambas naturalezas de forma
general. Se puede agrupar el reporte en referencia a la fecha de expedicin o al RFC del
emisor.
Exportacin de los Informes de Resumen a Excel (formato .xls): Se proporciona la
funcionalidad de poder guardar el informe generado en un formato .xls en hojas de clculo
de Excel para su manejo en procesos alternos.

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C.A.S. Suite Gestin Inteligente de CFDI

Elementos Principales

La pantalla de bienvenida es como lo muestra la Figura 1, esto aparecer al iniciar el sistema y

cargara los componentes del sistema.

Figura 1

Una vez terminado el proceso de carga la interfaz principal del sistema se muestra en la Figura 2

Figura 2

Se muestran los elementos generales, campos de informacin de usuario, contrasea, listado de

RFC Disponibles. Los dems elementos estn bloqueados hasta que se realice el ingreso correcto
de informacin de usuario.

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Pestaa Sistema

La pestaa de administracin del sistema como se muestra en la figura 3 a continuacin:

Figura 3

Contiene los siguientes elementos:

Informacin de Usuario: Permitir ingresar el correo electrnico registrado en nuestros

servidores como usuario.
Contrasea de Usuario: Este campo permitir ingresar la contrasea de inicio para el acceso
al sistema. (Es la contrasea de acceso a C.A.S. Suite no confundir con la contrasea de
acceso a la plataforma del SAT).
Botn de Iniciar Sesin: Permitir al usuario enviar la informacin de acceso a nuestros
servidores para validar y obtener el listado de RFC asociados a su licencia.
RFC Disponible: Lista desplegable que mostrara la relacin de RFC adscritos a su licencia de
usuario, se habilitara automticamente cuando se realice el acceso correcto a la plataforma
C.A.S. Suite.

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Pestaa CFDI
La pestaa de gestin de CFDI se muestra en la figura 4 a continuacin:

Figura 4

Exportacin Masiva de CFDi del RFC:

Permite al usuario obtener una carpeta con toda la informacion de archivos

almacenados en formato XML o en PDF (Representacion impresa de CFDI) los CFDI
en el sistema, organizados en carpetas de RFC Emitida o Recibida Ao Mes
Dia, en una ubicacin que el usuario seleccione.

Exportar Comprobante Digital CFDI:

Permite al usuario obtener una copia completa del archivo XML del comprobante
CFDI visualizado. Se preguntara donde almacenar el archivo y se proceder a su
exportacin a la ubicacin seleccionada.

Imprimir Comprobante CFDI:

Permite al usuario realizar una impresin del CFDI visualizado en el sistema

utilizando una plantilla representativa de una Factura impresa genrica anexando
datos fiscales relevantes como son el sello fiscal, folio, comprobante para tener un
archivo fsico con elementos de respaldo.

Exportar Comprobante CFDI a Formato PDF:

Permite al usuario obtener una copia del CFDI visualizado en formato PDF usando
una plantilla representativa de una factura impresa genrica anexando datos
fiscales relevantes como son el sello fiscal, folio, comprobante para tener un archivo
fsico con elementos de respaldo.

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Pestaa Reportes
La pestaa de reportes se muestra en la fig. 5 a continuacin:

Figura 5

Reporte CFDI Recibidas

Permite consultar los archivos XML de CFDI Recibidos de un periodo determinado por
el usuario.

Reporte CFDI Emitidas

Permite consultar los archivos XML de CFDI Emitidos de un periodo determinado

por el usuario.

Reporte CFDI General

Permite consultar todos los archivos CFDI tanto emitidos como recibidos de un
periodo determinado por el usuario.

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Acceso C.A.S. Suite Gestin Inteligente de CFDI

Para el acceso al sistema; deber contar con el nombre de usuario y contrasea de acceso que se le
proporcionara va correo electrnico al momento de activar su cuenta en la plataforma web.

Para fines ilustrativos se usaran las siguientes credenciales de acceso:

Nombre de usuario: demo@clickenclick.com

Contrasea de acceso: demo

Una vez abierto la aplicacin C.A.S. Suite, en la pantalla principal tendr un cuadro de texto con la
leyenda Nombre de Usuario, como lo muestra la figura 5 a continuacin:

Figura 6

Una vez capturado el nombre de usuario, deber capturar su contrasea en el cuadro de texto con
la leyenda Contrasea de Usuario, como lo muestra la figura 6 a continuacin:

Figura 7

Con los datos ingresados correctamente deber dar clic en el botn Iniciar sesin que est
identificado con una llave negra, como lo muestra la figura 7 a continuacin:

Figura 8

Esta accin enviara los datos proporcionados a nuestros servidores donde se validaran las
credenciales de acceso y proporcionaran el listado de RFC disponibles para la gestin.

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Una vez validados el acceso al sistema, la aplicacin mostrara en el campo etiquetado como RFC
Disponibles un listado con la relacin de RFC registrados que estn asociados a su licencia, como
lo muestra la figura 8:

Figura 9

nicamente podr gestionar la informacin relacionada con el listado de RFC asociados a su cuenta de usuario.
(El paquete bsico permite usar nicamente 2 RFC para su gestin, si requiere un nmero mayor de RFC
disponibles puede adquirir un paquete de expansin, envenos un correo a soporte@consysware.com)

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Manejo del C.A.S. Suite Gestin Inteligente de CFDI

Cuando se realiza la correcta validacin de acceso, y selecciona un RFC de la lista el sistema mostrara
los paneles a la izquierda con los mdulos de funcionalidad, como lo muestra la figura 9 a
continuacin:

Figura 10

El sistema habilita un panel lateral donde podr realizar la descarga, consulta y visualizacin de los
CFDI almacenados en la base de datos de C.A.S. Suite.

Mdulo de Descarga de CFDI: Permitir al usuario ingresar el periodo de fechas que desea
descargar, as como elegir el tipo de CFDI que desea descargar.

Mdulo de consulta de CFDI: Permite consultar la base de datos interna que almacena la
informacin de los CFDI descargados con anterioridad. Solo mostrara la informacin relacionada al
RFC seleccionado. Para ver CFDI de otro RFC deber cambiarlo en el listado superior.

rbol de Seleccin de CFDI: Mostrara al usuario la relacin de CFDI disponibles del da que
seleccione en el mdulo de consulta. Al Seleccionar un CFDI se activaran las opciones de exportacin
a PDF, impresin y recuperacin de XML.

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Descripcin de los mdulos de C.A.S. Suite

A continuacin se describir de manera detalla la funcionalidad completa de los mdulos principales

de C.A.S. Suite Gestin Inteligente de CFDI

Mdulo de Descarga de CFDI

El mdulo de descarga se compone por elementos para fijar el

periodo de bsqueda, seleccin del tipo de CFDI (Recibidas o
Emitidas), el botn de iniciar bsqueda, como lo muestra la
figura 10

Figura 11

La figura 11, muestra el flujo de acciones para poder

realizar la descarga de CFDI exitosa, inicialmente
deber seleccionar el Inicio del Periodo, seguido de
esto deber elegir el final del periodo, (Existe la
validacin de que no permite buscar un periodo final
que sea menor al periodo inicial), despus se deber
seleccionar el tipo de CFDI y al final se da clic en el
Figura 12 botn de iniciar bsqueda.

Nota Importante: deber escribir la contrasea de acceso a la plataforma del SAT antes de poder
realizar una bsqueda, como lo muestra la figura 12.

Figura 13

Si no se especifica la contrasea antes de iniciar la bsqueda, el sistema le notificara que falta ese
dato.

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Una vez iniciada la bsqueda de CFDI, se mostrara el progreso de bsqueda, descarga y de
importacin a la base de datos, como lo muestra la figura 13

Figura 14

La figura 14, muestra el icono que representa el proceso de busqueda de CFDI en la plataforma del
SAT.

Figura 15

La figura 15, muestra el icono que representa el proceso de descarga de CFDI encontrados dentro
del periodo de bsqueda definido por el usuario.

Figura 16

La figura 16, muestra la barra de progreso del proceso de importacin a la base de datos de los
archivos CFDI descargados de la plataforma del SAT. Una vez finalizado esto, ya se podrn consultar
los CFDI desde el mdulo de consulta.

Figura 17

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Mdulo de Consulta de CFDI

El mdulo de consulta, revisara la informacin almacenada dentro de la base de datos que est
relacionada con el RFC activo para su gestin. Mostrar en una estructura de rbol, organizados en
aos, mes y da los CFDI almacenados, como lo muestra la figura 17 (1 ao con informacin de
mltiples meses) y la figura 18 (2 aos con informacin de un mes).

Figura 19 Figura 18

Los elementos del rbol, se construyen automticamente con la informacin almacenada en la fecha
de cada archivo CFDI guardado. Se filtran en CFDI Emitidas y CFDI Emitidas, cada vez que se
seleccione esta opcin de filtro, el rbol se reconstruir automticamente para mostrar la
informacin actualizada y pertinente a la consulta.

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Para poder consultar los CFDI se debe navegar dentro del rbol, seleccionando el ao, el mes y el
da. Seguido a esto se mostrara en un listado inferior todos los CFDI encontrados con esa fecha de
expedicin. Como lo muestra la figura 19 a continuacin:

Figura 20

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Una vez seleccionado un CFDI del listado el sistema mostrara la informacin en el visualizador y se
activara la pestaa CFDI para la gestin del CFDI, como lo muestra la figura 20

Figura 21

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Reportes de CFDI

El resumen de CFDI (Emitidos y/o Recibidas) se genera automticamente al seleccionar el botn de

bsqueda de consulta.

Al generarse el reporte, se activara un panel a la derecha de la pantalla donde mostrara la

informacin completa, como lo muestra la figura 21 a continuacin:

Figura 22

El reporte muestra agrupados en referencia al RFC (Receptor o Emisor) todos los CFDI existentes de
dicho mes, aunado a esto muestra el UUID, el subtotal, los impuestos y el total de la factura.

A su vez esta pantalla permite exportar esta informacin a una hoja de clculo de Microsoft Excel.

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Exportacin de resumen a Microsoft Excel

El proceso de exportacin de la informacin se efecta al dar clic en el botn con la leyenda

Exportar a Excel como lo muestra la figura 22:

Figura 23

Seguido de esto el asistente de exportacin solicitara que seleccione la carpeta destino del archivo
y le asigne un nombre, como lo muestra la figura 23

Figura 24

Una vez seleccionado la ubicacin y el nombre del archivo, se da clic al botn guardar y aparecer
una leyenda con un icono de proceso que indica que se est realizando la exportacin, como lo
muestra la figura 24. Al finalizar el proceso, se le notificara, como lo muestra la figura 25.

Figura 25

Figura 26

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Exportacin Masiva de Informacin

El mdulo de exportacin masiva de informacin permite al usuario obtener una copia de toda la
informacin almacenada en el sistema. Puede obtener el archivo XML o la representacin impresa
en formato PDF.

En la figura 27 se muestra el formulario para esto:

Figura 27

1. Se debe seleccionar el RFC a consultar.

2. Seleccionar los documentos a exportar
3. Configurar si se necesita renombrar los archivos.
4. Seleccionar periodo de bsqueda o exportar todo.
5. Generar.

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