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ANEXO

QU DEBEMOS SABER EN CUANTO AL


CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DEL
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD (SGC).

1. La Coordinacin de Innovacin y Calidad realiza la actividad de administracin, registro y control de los


Documentos del Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) y cada rea incorporada dentro del alcance de la
certificacin de la norma ISO 9001:2008 es responsable de generar, resguardar y difundir los procedimientos,

A
manuales, instructivos y formatos inherentes a sus actividades, que dan cumplimiento a los objetivos del SGC,
as mismo de los archivos electrnicos utilizados para el SGC.

D
Por lo tanto, si necesitas:

LA
a. Informacin respecto a la documentacin del SGC;
b. Dar de Alta, Modificar o Cancelar algn Documento del SGC, Documento de Origen Externo o algn
Formato;
c. Copia de algn Manual, Procedimiento o Instructivo; o

O
d. Consulta respecto a un Documento que ya es Obsoleto.

R
Debes acudir a la Coordinacin de Innovacin y Calidad para que se te proporcione la informacin que requieras.

T
2. Cada rea es responsable de mantener actualizada la estructura documental y de archivos electrnicos del
SGC.
N
Por tanto, si requieres modificar algn documento del SGC, debes solicitar el archivo modificable al personal de
Mando de cada rea o a la Coordinacin de Innovacin y Calidad, quien te lo proporcionar junto con las
O
indicaciones que debers seguir para modificarlo. Es importante que slo utilices el archivo proporcionado por
sta coordinacin para hacer los cambios.
C

3. La Coordinacin de Innovacin y Calidad fungir como apoyo en la difusin de cambios.


Sin embargo, es labor y responsabilidad de quien realiza modificaciones al documento, enterar y evaluar
O

primero el cambio con los involucrados, validando que sean adecuados antes de que el documento sea vigente
y oficial.
N

4. Respecto al uso de documentos del Sistema de Gestin de la Calidad, es necesario que sepas lo siguiente:
IA

Son: Manuales, Procedimientos e Instructivos, que establecen las obligaciones para


cumplir con el Sistema de Gestin de la Calidad (SGC).
P

En cada rea se deber de disponer una carpeta con una copia de la versin vigente de
sus procedimientos o instructivos, segn corresponda, para consulta de sus usuarios.
O

A esta copia se la ha puesto un sello de "Copia Controlada", lo cual quiere decir que es
C

DOCUMENTOS la nica copia oficial del documento con que cuenta el rea, que ser actualizada cada
DEL SGC vez que se modifique el documento, y que adems existe un estricto control de las
versiones que son emitidas. Por tanto, cada rea es responsable de su resguardo y
conservacin en buenas condiciones.

Todos los procedimientos del Sistema de Gestin de la Calidad tendrn los controles
antes mencionados (cdigo y nmero de revisin).

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ANEXO
QU DEBEMOS SABER EN CUANTO AL
CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DEL
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD (SGC).

QUEDA PROHIBIDO:

A
I. Daar las copias controladas de los documentos del SGC (rayar las hojas,
destruirlas, quitarlas de su carpeta, desacomodarlas, abandonar la carpeta

D
en otra rea y cualquier otra accin que cause mal uso de la informacin del
SGC).

LA
II. Imprimir copias alternas del documento, reproducir y/o distribuir copias de
dichos documentos.
III. Hacer modificaciones del documento sin avisar a Innovacin y Calidad
(dado que no es oficial, puede perderse el control en la versin actualizada y

O
vigente del documento).
IV. Usar como oficiales, copias del documento diferentes a las de la carpeta oficial

R
del rea o de la copia controlada.
V. Mostrar en auditoras copias de manuales, procedimientos o instructivos

T
diferentes a las de la carpeta oficial del rea o de la copia controlada.
N
Conservar borradores, documentos obsoletos o copias no controladas, de documentos
del SGC (todos estos debern destruirse, una vez concluido su uso).
O

Te invitamos a que consultes tu carpeta de procedimientos e instructivos, y si tienes


C

alguna duda, por favor acude a la Coordinacin de Innovacin y Calidad.

Son copias de documentos del SGC (Manuales, procedimientos, instructivos, etc.),


O

que se entregan a peticin del usuario, para su consulta o referencia.


N

A diferencia de las copias controladas que tienes en tu carpeta, estos documentos


tienen un sello o distintivo que las distingue como COPIA NO CONTROLADA, estas
copias pueden no actualizarse, por lo cual es importante que respetes sus condiciones
IA

de uso, que se te indicarn al momento de entregarte la copia o al hacer uso de ellas.


Una copia no controlada es para usarla slo como referencia, y ser vigente
mientras no se emita una nueva versin de este documento. Es por ello que se
P

COPIAS NO recomienda no conservarlas, ya que pueden convertirse en obsoletas con el tiempo.


CONTROLADAS
O

POR TANTO, QUEDA PROHIBIDO:


C

I. Usarla para otro fin que no sea el establecido en el motivo de entrega


II. Difundirla externamente
III. Mostrarla en auditoras
IV. Usarla como consulta habitual, ya que despus de esta fecha puede ser
OBSOLETA.

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ANEXO
QU DEBEMOS SABER EN CUANTO
AL CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DEL
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD (SGC).

En lo posible, te pedimos que de preferencia, destruyas la copia una vez concluido su


uso. Para posteriores consultas y/o para la realizacin de tu trabajo, debes basarte

A
EXCLUSIVAMENTE en la copia que tiene el sello de COPIA CONTROLADA que est en tu
lugar de trabajo, o acudir nuevamente a la Coordinacin de Innovacin y Calidad.

D
LA
Son documentos que vienen de una entidad u organismo externo o interno em IEPSA y
DOCUMENTOS que utilizas como referencia para cumplir con tus actividades del SGC.
DE ORIGEN
EXTERNO Por ejemplo: normas, leyes, reglamentos, manuales o listas del proveedor, referencias

O
para operar maquinaria, software, DOF, etc.

R
La norma nos pide que identifiquemos esos documentos y que controlemos su
DOCUMENTOS distribucin, debido a que si cambian, tus actividades del SGC se pueden ver afectadas si
DE ORIGEN
EXTERNO
T
sigues trabajando con versiones anteriores (por ejemplo: normas de Secretara del
Trabajo y Previsin Social, Secretara de Hacienda, Sistema de Administracin Tributario,
N
etc.).
Por tanto, cuando recibas un documento de origen externo, debes informarlo a la
O
Coordinacin de Innovacin y Calidad, para que lo tengamos identificado, o en su
caso, si hay documentos que ya no utilices, por favor avsanos para gestionar la
C

actualizacin en el Portal de Obligaciones de IEPSA.

Los formatos son documentos donde se registrarn los datos que demuestren el
O

cumplimiento del Sistema de Gestin de la Calidad.


N

Para identificarlos fcilmente, todos los formatos debern estar contenidos en un


procedimiento y tener un CDIGO y NMERO DE REVISIN.
IA

El cdigo se asignar de acuerdo al procedimiento en que estn contenidos. Cada


FORMATOS cdigo ser nico; aun cuando se elimine un formato, su cdigo no deber volver a
utilizarse para otro formato.
P

El nmero de revisin cambiar cada vez que se modifique el formato, por lo cual es
importante que cuando modifiques o des de alta un formato, lo informes a tu superior
O

inmediato y a la Coordinacin de Innovacin y Calidad, para que se incorpore al


procedimiento y se cambie su No. de revisin..
C

En lo posible, es conveniente que los nombres de los formatos sean iguales tanto en el
procedimiento como en el formato.

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ANEXO
QU DEBEMOS SABER EN CUANTO
AL CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DEL
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD (SGC).

Los registros son formatos que ya han sido llenados y que son evidencia de que una
actividad se realiz.

A
Una vez llenos, todos los registros deben permanecer:
Legibles (que no cueste trabajo leerlos)

D
CONTROL DE Fcilmente Identificables (que tengan nombre, cdigo y estn contenidos
REGISTROS en algn procedimiento) y

LA
Recuperables (que se archiven de forma organizada y se puedan recuperar
fcilmente),

Se debern mantener en cada rea solamente el tiempo que se haya declarado en el

O
Catlogo de Disposicin Documental del rea.

R
Son documentos del SGC que han dejado de ser vigentes, por lo cual NO DEBEN
PERMANECER CIRCULANDO, ya que podran ocasionar un uso no intencionado, como

T
confusin o realizacin de actividades de forma inadecuada.
N
DOCUMENTOS Si tienes en tu poder alguna copia de procedimientos, instructivos o manuales, que sea
OBSOLETOS diferente a la que est vigente, por favor destryela.
O

Esto tambin aplica a archivos electrnicos de documentos del SGC, que debers
C

eliminar de tu mquina para evitar utilizar documentos caducos.


O
N

Si tienes alguna duda, por favor consulta a Innovacin y Calidad.


IA

Peridicamente, se llevarn a cabo revisiones del control de documentos en las reas.


P

Por tanto, te agradecemos tu cooperacin al respetar las disposiciones establecidas en este documento.
O
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