TODO LO QUE DEBERAS SABER

A LA HORA DE ORGANIZAR
TU PEQUEA EMPRESA.
TODO LO QUE DEBERAS SABER
A LA HORA DE ORGANIZAR
TU PEQUEA EMPRESA.

INDICE

INTRODUCCIN
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Introduccin al mundo Online
ser porque estas delante de
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En que consiste el sistema online
reas de aplicacin de los sistemas online
Por qu un sistema online para una empresa?
4.1 Cmo podemos encarar el cambio
4.2 Un adis al papel?
5 La nube
5.1 Ventajas de la Nube
5.2 Ahora, la Nube

Conclucin
 INTRODUCCIN

Finalmente tu empresa est en marcha. Entusiasmado, comparas proveedores, visitas clientes, defines ca-
nales de venta y publicidad y, mal que te pese, apilas papeles. Y luego qu? Los metes en un sobre (o en
varios) pensando que son para el contador y que te distraen de nuestras tareas. Sin embargo, es posible
transformar esa maraa de papeles en informacin tan relevante e instantnea como necesites. Un sistema
contable online es la herramienta que permite ordenar el da a da y, con poco esfuerzo, evaluar dnde est
tu empresa, a fin de tomar las mejores decisiones.

Puedes aprovechar la tecnologa que te rodea para administrar tu emprendimiento. Porque un sistema
contable online simplifica los procesos, brinda actualizacin instantnea y permite que, desde cualquier
dispositivo, cuentes con informacin til, oportuna y precisa, para administrar tu negocio de la mejor manera.
Los emprendedores y sus contadores pueden acceder a la informacin de la empresa cada vez que lo
necesiten y desde dnde deseen. Se suman as las ventajas de la tcnica contable clsica y la disponibi-
lidad de internet, en el entorno de una plataforma amigable. Con esta fusin de tecnologas al servicio de
la gestin de tu negocio, la administracin queda a tu alcance simplemente con un click.

El objetivo de este ebook es ayudar a emprendedores, propietarios de pequeas empresas,

contadores o encargados administrativos de Pymes a que encuentren una herramienta til para
optimizar la administracin de su negocio.
En este ebook:

1- encontrars un panorama de la evolucin, expansin y potencialidades de internet.

2- tendrs una presentacin del mundo online y sus reas de aplicacin.

3- conocers las ventajas de utilizar un sistema online para tu administracin.

4- sabrs cules son los pasos para implementar un sistema online en tu empresa.

5- comprenders cmo funciona la nube y cules son sus ventajas.

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 1. Introduccin al mundo Online

Desde que surgi en 1969 con el lanzamiento de las primeras redes de conexin en
Estados Unidos, internet no ces de crecer.

Lejos de detenerse el crecimiento, sigue en ascenso da a da. Con la presencia de Internet se gener un
sistema de desarrollo y de trabajo que se denomin online y que coexiste con el sistema offline.
Con la difusin de internet se gener una actividad en todos los mbitos, que permiti desarrollar sistemas
de trabajo, denominados online, que conviven con los sistemas offline.

Evolucin de internet

1969 1971 1974 1975 1976 1977

Primera red se enva nace Internet en Bill Gates crea Steve Jobs Aparece Apple II
experimental el primer correo la Universidad de Microsoft funda Apple
ARPANET electrnico Stanford
(fuente http://
www.getconnec-
tedtoday.com/
es/history)

1980 1984 1993 1996 1998 1999

La Commodore Se acua el existan las webs nace el buscador aparece
difunde el uso trmino ciberes- 130 pginas ascendan a Google el primer
de la PC pacio. Aparece la webs 100.000 telfono mvil
Macintosh. con navegador
Wap

2002 2003 2004 2008 2016

primer telfono Andy Rubin Con la aparicin Google lanza el 46% de la
mvil con acceso crea Android de Facebook, se Chrome, Nacen poblacin
a internet da inicio a la web Instagram mundial utiliza
social o 2.0. Goo- y Pinterest. internet.
gle lanza Gmail.

Lejos de detenerse, el crecimiento de internet y la expansin de sus usos crece ao tras ao.
Estudios recientes estiman que, en febrero de 2016, ms del 46% de la poblacin mundial tiene acceso
a internet: 3419 millones de personas, un 10% ms que el ao anterior.
Fuente: http://wearesocial.com/sg/special-reports/digital-2016

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 Evolucin del uso de Internet y Telefona celular

78% 82%
73%
70%
61% 62%
55%

44% 61%
41% 56%
51% 54%
48% 49%
46%
42%

31%

Usan internet Usan celular

AOS

04 05 06 07 08 09 10 11 12

*Fuente: http://www.quirogamedios.com/ar/articulos/evolucion-del-uso-de-internet-y-del-celular-en-argentina.html

Mundo online y mundo offline no son dos realidades dife-

rentes sino complementarias. Son dos momentos, dos aspec-
ONLINE
tos de una misma realidad. La incidencia de internet en la vida
diaria es evidente y se observa tanto en el mbito privado, +
con las redes sociales, como en el mbito laboral, donde ha
OFFLINE
modificado de manera integral la forma de trabajar. Una revo-
lucin en la manera de hacer las cosas, de comunicarnos, de
acceder a la informacin y compartirla.
REALIDAD COTIDIANA
Internet facilit los procesos y el intercambio de informacin,
derrib toda frontera y simplific una gran cantidad de tareas
de la vida cotidiana, entre ellas, el trabajo administrativo.

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 2. En que consiste el sistema online

Un servicio online es aquel que se presta a partir de una red y, para acceder a ella,
solo necesitas una conexin de internet y un dispositivo. La informacin se almacena
en servidores que pueden estar ubicados en cualquier lugar del mundo.

Para comprender qu es el mundo online basta pensar en todas las actividades que se realizan mediante proce-
sos en los cuales conoces cundo se inician y ves sus resultados pero no tienes un registro tangible del proceso.

$$$$$$$$$$$$$$$$$$
SISTEMAS INSTALABLES (ANTES) SISTEMAS ONLINE (AHORA)
$

Nuevos clientes a los nunca

Operaciones bancarias Resultados podramos haber llegado
con Sistemas instalables

Piensa, por ejemplo, en una operacin bancaria. compras pasajes areos y boletos de tren y
Antes de que existiera el denominado online hasta eliges asientos
banking, ibas al banco. La entidad utilizaba sus contratas hoteles y, con solo decir tu nombre,
sistemas para registrar la transaccin. T indica- ingresas
bas que queras hacer una transferencia, llenan-
do un formulario con los datos. El cajero efec- compras entradas a espectculos, museos y
tuaba la operacin, el dinero se transfera y t te muestras
llevabas un comprobante sellado como constan- asistes a clases, cursas posgrados, con profe-
cia de la operacin. sores y compaeros virtuales y con aprendizajes
El desarrollo de los sistemas online simplific pa- y ttulos reales.
sos, ahorr tiempo y acort distancias. Hoy ac-
cedes al banco desde casa o desde cualquier
dispositivo mvil y realizas tus operaciones ban- Usos del sistema online
carias sin ir a la sucursal.
Para qu utilizan las personas internet?
Los sistemas online se han ido extendiendo a
una gran parte de tus actividades diarias:
61.90% Obtener informacin.
compartes juegos y aficiones con personas
60.80% Comunicarse.
de cualquier lugar del mundo 100%
31.60% Capacitarse.
realizas compras sin conocer dnde se en-
cuentra el vendedor 28.30% Entretenimiento.

2.4% Operaciones bancarias.

concretas ventas a clientes a los que, con los
canales tradicionales de comercializacin, nun- Fuente: http://www.inegi.org.mx/
ca podras haber llegado

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 3. reas de aplicacin de los sistemas online

Cada da nuevas reas adoptan sistemas online para sus procesos. Muchos se encuentran
en desarrollo. Por qu? Por la efectividad, la velocidad y la manera en que han simpli-
ficado las tareas, sumado a la seguridad y facilidad de acceso con la que se opera.

El crecimiento del volumen de informacin y del esperar para recibirlo. Haba que archivarlo y no
uso de herramientas informticas dejaron obsole- poda compartirse si no se fotocopiaba. Adems,
tas las fuentes de almacenamiento fsico. En su lu- si se traspapelaba, haba que solicitar uno nue-
gar, se han extendido sistemas de almacenamien- vo al banco. Cada consulta implicaba localizarlo
to online, cuya capacidad parece no tener lmites. y archivarlo nuevamente. Hoy todo ese proceso
se dej de lado: el banco pone a disposicin el
Cada vez es ms frecuente recibir facturas elec-
extracto, el cliente lo consulta y lo guarda en su
trnicas o pasajes o entradas. Todo lo que antes
ordenador y, a partir de ah, queda a disposicin
exista en papel tiene su correlato online, con la
de todos aquellos que necesitan acceder a l,
ventaja de su instantaneidad y de que est al alcan-
cada vez que lo requieran. Economa de papel,
ce cuando se lo necesita. Solo hay que adecuarse
de correo y, sobre todo, de tiempo y esfuerzo; lo
al modo de acceder a esta informacin online.
que se traduce en ahorro de dinero.
Limitar el uso del papel resulta atractivo: se tra-
En un principio esta modalidad se utiliz para pedi-
ta de un modo de almacenamiento sustentable,
dos y cotizaciones ms informales pero hoy ya se
que tambin facilita el archivo y cuyo acceso es
cuenta con la posibilidad (y, muchas veces, la obli-
sumamente sencillo. Tambin las pequeas em-
gacin legal) de emitir facturas electrnicas. El mun-
presas han ido tomando conciencia de la impor-
do online avanza para facilitarnos las transacciones.
tancia de colaborar con el cuidado del medio
ambiente. Y se dieron cuenta que, al gestionar
las operaciones de manera online, obtuvieron
Confianza en los medios online
importantes ahorros.
Un claro ejemplo de esta evolucin es el extrac- 45,67% 5 aos
to bancario: antes el banco lo imprima en papel
ltimos
y lo enviaba por correo. La empresa tena que 50, 92% aos

Fuente: http://marketing4ecommerce.net/
Emisin de facturas electrnicas

El proceso de facturacin electrnica permite

a las empresas: AHORRO
importantes ahorros de costos: papel,
impresin, sobres, tiempos de compaginacin 195.776
2016
y ensobrado, gastos de envo, tiempos de
2015 221.141
recepcin y del archivo del duplicado.
2014 62.034
organizar de modo eficiente y prctico 2013 6.370
la documentacin.
Emisin de facturas electrnicas
participar del cuidado del medio ambiente. Fuente: (Colppy)

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 4. Por qu un sistema online para una empresa?

Una empresa, sin importar su tamao, puede beneficiarse en gran manera

en la gestin de sus operaciones si utiliza un sistema online.

ANTES AHORA

80%

Activar
Con tan solo contar con un acceso a inter-
net y un dispositivo habilitado para la nave-
gacin se puede contar con una organizacin
superior, inmediata y de simple visualizacin.

La actividad de todo negocio puede ser administra-
da de manera profesional con un sistema de ges-
tin, que resulte eficaz y que posibilite expandirse,
cuando se necesite, sin modificar su estructura de
personal.
Por otra parte, los sistemas de administracin online
permiten estar actualizados de manera permanen-
te: ya no hay que cambiar el software, ni comprar
equipos ms potentes. Se puede acceder a la ver-
sin ms actualizada desde cualquier dispositivo, lo
que redunda en una reduccin de costos. La princi-
pal inversin es una buena conexin a internet.
Adems, un sistema online permite un almacena-
miento casi ilimitado de informacin y, a su vez, un
rpido acceso a los documentos y a nuestros datos,
desde cualquier lugar en que estemos.
El hecho de ser parte de un sistema facilita el traba-
jo en equipo: los documentos se comparten entre
varios usuarios y siempre est disponible la ltima
versin.
Finalmente, la informacin est resguardada en ser-
vidores externos por un proveedor responsable-
Esto permite protegerla de los peligros habituales:
virus informticos, backups desactualizados, rotura
de discos, robo de dispositivos, incendios o, simple-
mente, los devastadores efectos del vaso de agua
volcado sobre el teclado .

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 4.1. Cmo podemos encarar el cambio

Todos los cambios cuestan. Salir de la zona de confort no es fcil aunque sepas que tienes
la oportunidad de estar mejor. Hay temor de enfrentar la transicin de la nueva etapa.

Pero sabes que no puedes permitir que

PASO 1 PASO 2 los miedos te quiten la posibilidad de
Darse la posibilidad Animarse crecer. La clave es animarte a dar el paso
de crecer.
necesario para mejorar tu modo de trabajo.

El primer paso es dejar atrs lo conocido: el sistema de administracin que utilizas, armado de a partes,
el modo en que compartes informacin y consultas tus datos y buscas que no se pierda nada de las
transacciones que se generan.
Puedes comenzar a pensar el cambio en la gestin de tu empresa considerando los siguientes puntos:

Releva la informacin actual de tu negocio: pien-
sa qu necesitars migrar y con qu podras empe-
zar de cero. Anotar detalladamente toda la informa-
cin resulta esencial para poder adecuar el sistema
de administracin online a tu necesidad.
Si no cuentas con un Contador para llevar la
contabilidad de tu empresa, seguramente tendrs
personal que se encargue y ellos sern lo que re-
ciban la capacitacin necesaria para empezar a
administrar la empresa con una plataforma online.
Una buena empresa de sistemas de gestin online
te pondr en contacto con profesionales prepara-
dos que saben cmo implementar el sistema en
cada tipo de empresa y cmo configurarlo en cada
caso, quienes te acompaarn en el proceso.
Si operas con un Contador, consltale acerca de
sus conocimientos en la operacin de sistemas on-
line. Aunque l no tenga experiencia en la gestin
online, s conoce la informacin vital para tu nego-
cio y puede participar con su valioso aporte tcni-
co en una cuidada planificacin. Podrn contar con
asesoramiento al momento de aprovechar las po-
tencialidades de una plataforma de administracin
online y el acompaamiento necesario para llevar a
cabo todos los pasos.disponibilidad que tiene todo
el grupo de trabajo para dar un paso en este ade-
lanto tecnolgico.
Indaga qu posibilidades existen en el mercado
para acceder a un sistema de gestin online. Y qu
apoyo brindan en la implementacin.

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 Revisa la disponibilidad que tiene tu grupo de
trabajo para avanzar con este adelanto tecnolgi-
co. Recuerda que la gente que se desempea en
los distintos sectores administrativos -contabilidad,
finanzas, facturacin, proveedores- tambin tendr
resistencia al cambio y habr que hacerlos sentir
parte de esta transformacin y ayudarlos a vislum-
brar sus ventajas.
Investiga sobre la seguridad de los datos de tu
empresa para que tengas absoluta tranquilidad
al operar con sistemas de gestin y administra-
cin alojados en la Nube.
Aprovecha el servicio de soporte tcnico: ellos
te orientarn en la definicin e implementacin y te
ayudarn con las dudas que vayan surgiendo y la
capacitacin a los usuarios.
Ten en cuenta que podrs gestionar el acceso
de los diferentes colaboradores de modo tal que
cada uno solo pueda ingresar a los datos que utili-
za en su gestin. El cuidado del control interno evi-
tar errores y fraudes.
Piensa cmo mejorar el negocio cuando el sis-
tema est en funcionamiento.

4.2. Un adis al papel?

Muchas veces provoca temor no contar con un soporte de papel, otras veces hay que
acostumbrarse a trabajar de otra manera. Comenzar a utilizar un sistema de administra-
cin online no significa que ya no habr papeles.Por el contrario, tendrs a disposicin la
posibilidad de operar con los papeles necesarios, despejando escritorios y estantes

250.000
HOJAS AHORRADAS

17 RBOLES NO TALADOS

250.000
LITROS DE AGUA AHORRADOS
7.800 KW/H
ENERGA RACIONALIZADOS.

Fuente: http://emprendedoresnews.com/varios/mexico/los-beneficios-de-la-facturacion-electronica.html

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 5. La nube

Almacenar en la nube es utilizar un espacio en los equipos informticos del proveedor

del servicio al que es posible acceder desde cualquier lugar, con solo contar con un
proveedor de internet.

La Nube o cloud computing se ha difundido en

los ltimos aos, a la par del crecimiento del vo-
lumen de datos y de la expansin de los disposi- LA NUBE
tivos mviles.
Seguramente ya la utilizas aunque no te hayas
detenido a pensar en ello: si usas Whatsapp,
Gmail, Google Drive, Apple ICloud, Dropbox o
Spotify, ya ests aprovechando los beneficios de
la nube. Y cuando realizas compras en Amazon,
Ebay, Mercado Libre, o cuando usas Mercado
Pago o vendes online a travs de Facebook, por
ejemplo, o cuando entras al home banking o a
Booking, tambin ests entrando en la nube.

5.1 Ventajas de la nube

Estas son las principales ventajas de trabajar la nube:

Almacenamiento: La nube tiene mayor capaci-
dad que cualquier disco rgido que puedas ima-
ginar. Es posible guardar all toda la informacin
que queramos, sin agotarse.
Accesibilidad: la informacin est siempre dis-
ponible y puedes acceder a ella desde cualquier
dispositivo y desde cualquier lugar que te en-
cuentras. Con la computadora de escritorio, la
notebook, la tablet o el Smartphone y una cone-
xin a internet siempre puedes efectuar las con-
sultas que necesites.
Sincronizacin: los datos siempre estn dispo-
nibles en su ltima versin a disposicin de los
usuarios.
Actualizacin: la nube siempre tiene las versio-
nes actualizadas y no es necesario cambiar el
hardware para que adapte su capacidad al nuevo
software ni migrar datos para nuevas versiones,
lo que redunda en ahorros de dinero y tiempo.
Disponibilidad: al no necesitar migrar datos para
acceder a nuevas actualizaciones y al no depen-
der nicamente de tu resguardo, la informacin
siempre ser recuperable y disponible.
Adaptabilidad: usas lo que necesitas y tu espa-
cio crece en la medida en que tu negocio lo ne-
cesite.
Sistemas como Dropbox o Google Drive, que
seguramente te resultan familiares, confan en la
nube para almacenar los datos y los contenidos
que cargamos. Estos espacios son accesibles
desde todo dispositivo y permiten, si los desea-
mos, compartir fcilmente la informacin.

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 1970- 80 MAINFRAME 1990 CLIENTE/SERVI- 2000 INTERNET 2010 LA NUBE

Lo mismo sucede con las redes sociales, como Facebook o Twitter, o con las redes profesionales como
Linkedin, o con las distintas aplicaciones que usas a diario: Uber, ebay, Amazon, o Booking, por nombrar
unos pocos ejemplos.
Del mismo modo, las redes que usas habitualmente estn en la nube y estn disponibles para los usua-
rios, en cualquier lugar que se encuentren.

Redes sociales Comunicacin Servicios Compras

Facebook Whatsapp Netflix Ebay

Linkedin Skype Uber Amazon

Twitter Line Spotify Mercado libre

Google + Gmail Dropbox Ali Express

You tube Hangouts Paypal DealeXtreme

Gracias a la nube han ido apareciendo nuevas formas de trabajo: se reemplaz el envo de archivos,
planillas y documentos por un espacio de comunicacin virtual simple y colaborativo.

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 5.2 Ahora, la Nube

Por su carcter intangible y lejano, la idea de depositar datos en la nube puede pro-
vocar inseguridad. Los usos de la nube avanzan rpidamente pero, a cada paso, es
necesario que muestre su capacidad para conservar seguros los datos, a fin de que te
sientas tranquilo con lo que ha de suceder con ellos.

Aunque no te lo hayas planteado, seguramente var la informacin que subes a servidores. Los
ya formas parte de la nube. Si utilizas una red so- proveedores serios replican la informacin de
cial o si has enviado informacin a otra persona modo que el resguardo est asegurado. Su res-
para que la descargue en algn lugar del mundo puesta profesional disipar tus dudas.
o si has subido videos a la red o bajado ebooks o
comprado algn artculo por internet, has estado
interactuando en la nube.
Si no habas sentido temor entonces, tampoco
ahora debes preocuparte. Hay medidas de pri- Quieres que te ayudemos
vacidad en cada uno de los sitios que trabajan
con la nube. Como cualquier servicio debers
a subirte a la nube y llevar los
cambiar tus contraseas con frecuencia y elegir nmeros de tu empresa online?
una clave segura. Y sers t quien asigne los ni-
veles de accesibilidad a los terceros con los que
Regstrate sin cargo
decides compartir la informacin.
en www.colppy.com
Asimismo debers consultar con tu proveedor
cules son los recaudos que tienen para conser-

Conclusin

En este ebook recorriste el vertiginoso avance de internet y sus mltiples posibilidades de uso. Adems
de ser un medio para comunicarse, interactuar, comprar o hacer trmites y otras tantas aplicaciones,
tambin descubriste cmo puedes aprovechar sus ventajas para la gestin de tu negocio.
Conociste que puedes pasar de la dispersin de planillas a una gestin ordenada, fcilmente accesible
desde cualquier lugar y dispositivo y cules son los pasos para implementar un sistema online en tu em-
presa. Un cambio que te permitir ahorro de costos, reduciendo papeles y archivo.
Tambin conociste cmo funciona la nube, cules son sus ventajas y cmo, a travs de ella, puedes con-
tar siempre con informacin actualizada a disposicin, sin preocuparte de prdidas de datos al cambiar
de equipos ni de actualizar versiones.

La evolucin de tu empresa empieza con este gran paso.

Simplemente, los beneficios los tienes a un click.

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