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DEN ROER Slay Afilar el lapicero Guia de redaccién para profesionales ANAGRAMA Coleccién Compactos iPendiente de concluir un escrito comprometido? jAngustiado ante la redaccién del «articulo definitivon? ;Con responsabilidades en la revision de los textos? jInteresada en la calidad comunicativa?, jen la formacion de comunicadores? jEste es tu libro! Redactar es mucho mas que transmitir datos: escribiendo se «elabora) el conocimiento, se construye la identidad del autor, se elige al lector, se ejerce el poder, se organiza el mundo... Dominar la escritura es esencial en esta sociedad letrada en que vivimos. ;Qué contundente, delicado o resolutivo puede ser el discurso si se usa con perspicacia! Pero jqué za- fio, confuso e irritante llega a ser en manos de la torpeza! Hace afios, Cassany abrio La cocina de Ia escritura a las miradas curiosas para mostrar el abecé de esta herramienta. Ahora se dirige a los mas ini- ciados para ensefarles como pueden afilar todavia mas el lapicero. Au- tores, editores, supervisores y lectores encontraran aqui nuevos crite- rios para cumplir con sus tareas con mayor pertinencia. «Si La cocina de Ia escritura era un curso, Afilar el lapicero es el master: un paso adelante en el oficio de escribir, centrado en usos profesionales, titi- les para todo tipo de documentos, desde los técnicos y administrativos hasta los puramente cientificos» (Magi Camps, La Vanguardia). «Ofrece los recursos necesarios para construir un texto especializado de forma optima. Se trata de un curso de redaccion avanzado» (M. Rosa Baya, EI Periddico). «Util y ameno decalogo con consignas sencillas, en estilo llano y fluido, para profesionales o todo lector preocupado en tratar de dominar el arte de la redaccién» (Raquel Loiza, La Nacién, Argentina). Daniel Cassany es profesor de Anilisis del Discurso en la Universitat Pompeu Fabra de Barcelona. Su actividad investigadora y docente se ha centrado en la escritura, la comunicaci6n y la educacién lingiiistica, en mas de 25 paises de Europa, América y Asia y con mas de 100 articulos, capitulos y libros en varias lenguas y diversas reediciones. En Anagrama ha publicado también La cocina de la escritura, con més de 20 reediciones, que es ya una referencia indispensable en Espafia y América Latina, Tras las lineas y En_linea. wewwanagrama-ed.es | | | | a 6 www.facebook.com/AnagramaEditorial 788433°97723 Daniel Cassany Afilar el lapicero Gufa de redaccién para profesionales Traduccién de Oscar Morales y Daniel Cassany A EDITORIAL ANAGRAMA BARCELONA Titulo de la edicién original: Esmolar l'eina Empiiries Barcelona, 2007 Disesio de la coleccién: Julio Vivas y Estudio A. Jlustracién: © Archivo Iconogrifico, S. A. / CORBIS / COVER Primera edicién en «Argumentos»: septiembre 2007 Primera edicién en «Compactos»: mayo 2013 © De la traduccién, Oscar Morales y Daniel Cassany, 2007 © Daniel Cassany, 2007 © EDITORIAL ANAGRAMA, S. A., 2007 Pedré de la Creu, 58 08034 Barcelona ISBN: 978-84-339-7723-6 Depésito Legak B. 7783-2013 Printed in Spain Liberdtiplex, $. L. U., ctra. BV 2249, km 7,4 - Polfgono Torrentfondo 08791 Sant Lloreng d’Horvons INDICE PHOSENLACION Co cence ees Formacién. ;Cémo son los escritos de la profe- sién? Afilar el lapicero. Génesis. Agradecimientos. 1. SOBRE EL LECTOR . Presentacién. Investigacién. Criterios generales. Lectores especializados. Categorizar lectores. Ejem- plos. NNICAS DE ANALISIS DEL LECTOR ..... 0.0.00 Escribir a una audiencia. Segmentar. Escribir en una organizacién. Del autor hacia fuera. Escribir aun conocido. Ejemplo. 3. LAS VOCES DEL AUTOR . ne sees . Presentacién. ;¥o, nosotros 0 se ‘di ? Indicios de subjetividad, Atenuantes ¢ intensificadores. Ejem- plo. 4, LA ORGANIZACION DE LOS DATOS «0.4.0. .00. 006 Presentacién. Introduccién. Cuerpo. Cierre. Pird- mides. El informe técnico. El articulo de investiga- cién. Anexos. Notas. Parrafos. Ejemplo. Sintesis. 19 29 4l 51 6. 12. . TITULOS Y PORTADAS .. . TABLAS riterios de ela- Presentacién, Titulos. Puncion boracién. Ejemplos. Portada. INDICES . Presentacion. Funciones. Utilizacion. Criter: elaboracién. Ejemplo. + RESUMENES 1.0.0.0 cece cece cece eee eee e ee Presentacién. Funciones. Escolar y profesional. Informativos y descriptivos. Criterios de elabora- cién. ¢Cémo se hacen? Ejemplo. Presentacién. Extensién. Causas de la dificultad. Soluciones. Grupos nominales. Estilos nominal y verbal, Complementacién. Afirmaciones y nega- ciones. 1» MAS PROSA oo eee cece e ee eee eee e eee e ees Presentacién. Activas y pasivas. Gerundios. Ver- bos débiles. Orden y posicién. Incisos. Juntar pa- labr: » DISENOS 000. cece eee eee ee Presentacién. Usos y valores. Recursos visuales. 3Cémo se hacen? Diagrama. Consejos, Letra y di- bujo. Presentacién. Tipos. Lineas. Cri tablas. Ejemplo. INSTRUC Presentacién. Tipos. Criterios generales, En la piel del lector. Recomendaciones. Ejemplo. 67 79 87 113 127 137 147 13. CORRESPONDENCIA «2... se ce eee eee eee 159 Presentacién. Decir no con elegancia. Estrategia. Estilo. Eptlogo ooo cece cece cence teens 167 Bibliografla 0... 000 c cece eee cece cece 169 PRESENTACION Es imposible disociar el lenguaje de la cien- cia 0 la ciencia del lenguaje, porque todas las ciencias necesitan tres cosas: la secuencia de he- chos en que se basan, los conceptos abstractos para denominarlos y las palabras para expresar éstos. [...] Hechos, conceptos y palabras mues- tran y reflejan una misma realidad. ANTOINE LAVOISIER, 1789 Las reglas de elaboracién de los documentos especializados no se aprenden espontancamente del modo como se aprende guaje general. La confeccién de determinados ¢ interioriza el len- documentos supone un aprendizaje especifico de las reglas que rigen sobre todo la forma tex- tual, fraseolégica, sintactica y léxica. ‘TERESA CABRE, 1992: 151 FORMACION La educacién formal en lengua acaba en el instituto para la mayorfa. Sélo quien cursa algunos estudios universitarios de letras puede profundizar en Jas técnicas de elaboracién de los documentos de su Ambito. Es el caso de los maestros, los fildlogos, los periodistas, los traductores 0 los comunicadores audiovisuales. Para el resto, el castellano, el espafiol o la len- gua materna escolar cierran la educacién lingiifstica. (Dejo al margen los idiomas extranjeros, que se aprenden a lo largo 11 de la vida pero que suclen tratar poco los discursos profesio- nales.) También es una idea extendida que los empleados de la empresa y los profesionales liberales no necesitan mds forma- cién en lengua; que los médicos, los quimicos 0 los abogados -por citar sélo tres ejemplos— no tienen que escribir. Los empleos que desempefian no lo exigen. Una médica cura en- fermos, un quimico analiza productos y una abogada inter- preta leyes, Les basta lo que aprendieron en el instituto -su- puestamente. Es falso, En la practica, la mayorfa de profesiones califica- das requiere algiin tipo de transaccién oral o escrita, mds 0 me- nos especifica o sofisticada. Hay que verbalizar mucha activi- dad laboral para comunicarla, para valorarla o para archivarla: se escribe un informe del enfermo curado, se presenta por es- crito el resultado del andlisis quimico o se fundamenta en un dictamen la interpretacién de una ley. En efecto, los médicos redactan informes y protocolos médicos; los quimicos, memo- ias y proyectos; y los abogados, denuncias, recursos y argu- mentaciones. Y también tienen que escribir los gedgrafos, los bibliotecarios, los graduados sociales, los directivos, los comer- ciales o los contables..., por dar mds ejemplos. Adn mis: si estos profesionales pretenden estar al dfa en su campo, deberan participar en los foros de investigacién y deberan leer y escribir articulos, ponencias y comunicaciones para congresos y revistas. La formacién permanente también utiliza la escritura como herramienta de aprendi ¢COMO SON LOS ESCRITOS DE LA PROFESION? Son heterogéneos: tienen varios grados de especificidad, con terminologia y frascologia propias. Cumplen varias fun- ciones, segtin el contexto: dan fe de hechos, proponen medi- 12 das, descubren datos, argumentan a favor o en contra. Se es- tructuran con apartados y componentes particulares, en cada caso. También tienen distintos niveles de formalidad. Pero todos comparten un alto grado de sofisticacién. Son comple- jos y elaborados. Hay que dominar todas sus particularida- des para poder entenderlos y producirlos. Los profesionales se enfrentan a ellos con precipitacién, porque el mundo laboral no acepta dilaciones y porque tie- nen poca o nula formacién. Los rudimentos que da el insti- tuto no satisfacen cuestiones tan especfficas como las ante- tiores. Asi, no es extrafio que a menudo la calidad de estos escritos sea lamentable: ;quién entiende Ja letra pequefia del contrato de una hipoteca?, gy el de un seguro?, ;quién no se ha extraviado al leer las instrucciones de uso de un ordena- dor?, gquién comprende las leyes y las sentencias judiciales?, json sencillas las ordenanzas laborales que regulan nuestra profesién? Muchos de estos escritos son especializados y tienen es- tas caracter{sticas: * Son concisos y poco redundantes. Buscan la objetivi- dad y la precisién. Evitan las ambigiiedades. * Son despersonalizados: evitan las referencias al autor y al lector, esconden la emotividad. * Tienen un porcentaje elevado de léxico técnico, pro- cedente de varias disciplinas. Los grupos nominales es- tén mucho mis desarrollados que los verbales. Incluyen recursos visuales como tablas numéricas, fo- tografias o graficos. Por supuesto, cada disciplina tiene caracteristicas espe- ciales, La botdnica dispone de un repertorio de géneros dis- cursivos diferente de la ingenieria o de la justicia. Cada dis- ciplina ha desarrollado sus propios discursos a lo largo de la 13 historia y los ha adaptado a sus necesidades: los bidlogos uti- lizan protocolos de laboratorio, proyectos ¢ informes de in- vestigacién, articulos cientfficos, etc.; los contables trabajan con balances, auditorias y memorias. Cada género di cumple una funcidn especifica, tiene una estructura adaptada a las necesidades, con unos apartados y un contenido determina- dos. Usa un registro prefijado, con fraseologta y terminologia es- pecificas. Cada género es incluso diferente de los otros del mis- mo campo, aunque todos compartan algunos rasgos comunes. Algunas disciplinas disponen de formularios y manuales que do- cumentan y ejemplifican el repertorio de géneros mas importan- tes. En definitiva, cada discurso tiene una identidad propia. cursivo es particular dentro de su campo: «AFILAR EL LAPICERO» Como dice el subtitulo, esto es una Guia de redaccién para los que se ganan la vida escribiendo. El discurso es una herramienta para comunicar conocimientos, para desarrollar la actividad laboral, para fortalecer nuestra identidad profe- sional, para cumplir nuestros debe Economistas, juristas, ingenieros, bidlogos, médicos, fisicos, investigadores, maestros, socidlogos, abogados..., jtodos tra- bajamos con el discurso! Incluso los estudiantes universita- tios y los bachilleres también escriben para «labrarse» un fu- turo. Para todos, el discurso es una herramienta profesional y esta gufa ensefia a afilarla. Afilar el lapicero se ditige a los que escriben: a los auto- res, pero también a los correctores, a los editores, a los super- visores, a los jefes que dan el visto bueno, a los lectores que quieran tener criterio. En cualquier caso conviene conocer zadas. ;Qué flexible, versatil, pode- roso y resolutivo es el discurso!, cuando se utiliza con perspi- y para ejercer el poder. bien las herramientas ut 14 | cacia. Pero jqué torpe y simple puede llegar a ser si se usa mal! ;Cémo confunde, atolondra ¢ irrita, en estos casos! Esta gufa trata de los discursos complejos, sofisticados y comprometidos que hacemos en el trabajo..., que son nuestra profesién. Estos escritos cuestan mucho dinero, si contamos el sueldo que cobran los autores —jpor modesto que sea! También ocupan muchas horas, si contamos el tiempo que le dedican los lectores. ‘Tienen mucha trascendencia: cierran y abren empresas, promueven empleados o los despiden, cu- ran personas, producen ganancias o pérdidas, dan o quitan prestigio, fijan nuestros derechos y deberes, etc. Afilar el lapicero quiere suplir la instruccién que nos negd la educacién superior -como decia mas arriba. Presenta los conocimientos especificos que menciona la cita que encabeza este capitulo. Haciendo un simil con otro libro mio, quiere ser una cocina de la escritura profesional (Cassany, 1993), una guia que explique con sencillez -con delantal—cémo se prepa- ran los discursos en el trabajo. Es imposible tratar todos los discursos. No acabariamos nunca. Ni hace falta: los discursos cambian como los tiempos. Hoy hacemos blogs, chateamos y prescindimos del fax —que se inventé hace bien poco. Afilar el lapicero se centra en los dis- cursos mds especializados, poniendo énfasis en las cuestiones transversales: el andlisis del lector, la estructuracién del conte- nido, la confeccién de titulos, indices y restimenes, el disefio de ilustraciones, etc. También estudia dos tipos de texto im- portantes para una organizacién: las instrucciones y las cartas. GENESIS Esva gufa tiene historia personal. Durante una época me gané la vida ensefiando a escribir a auditores, secretarias, economistas, cientificos, politicos, informaticos y otros pro- 15 fesionales. Colaboré con el Banco de Sabadell, cl BBVA, La Caixa, Fundacié La Caixa, REPSOL YPF, Cuatrecasas, la Fundacién German Sénchez Ruipérez o la Editorial Santilla- na; y con instituciones como el Ayuntamiento de Barcelona, la Generalitat de Cataluiia, la Escuela de Administracién Pu- blica de Cataluita, el Instituto Vasco para la Administracién Publica, las Cortes Valencianas, el Senado Chileno o la Se- cretarfa de la Funcién Piiblica de México, entre otros. Ense- fiaba a mejorar las auditorfas, las memorias, los informes, las demandas, los articulos o la correspondencia. ‘También escrib{ la tesis doctoral sobre esta actividad, aprovechando la gran cantidad acumulada de escritos, ejerci- cios, evaluaciones y experiencias (Cassany, 1995). En otro lugar he explicado la metodologia que segufa para ensefiar a los profesionales expertos que no estén para monsergas y buscan soluciones inmediatas (Cassany, 2006). Afilar el lapicero contiene las lecciones més efectivas de esta experiencia. Resume con estilo Ilano las ensefianzas principales de la literatura técnica! y las ejemplifica con es- critos auténticos, comentados ~y con los nombres conve- nientemente cambiados. Confio en que mi discurso esté bas- 1. Renuncio a decall capitulo las referencias bibliograficas consul tadas, porque seria reiterativo y prolijo. Sélo mencionaré las citas textuales. A con- tinnacién presento una lista de los autores que més me han inspitado, Para la des- ctipcién del discurso especializado: Sager, Dungworth y McDonald (1980), Kocoure’s (1991), Cabré (1992), Lérat (1995) y Barrueco, Herndndex y Sierra (1993-1996). Entre los manuales de tedaccién cientifico-técnica o empresarial, me han interesado: Barrass (1978); Gould (ed.) (1978); Harkins y Plung (eds.) (1982), que presentan una seleccién de los mejores articulos de diversas discipli- nas; Brusaw, Alred y Oliu (1987); Turk y Kirkman (1989) —uno de los mejores-s Kirkman (1992); Boiarsky (1993); Rubens (ed.) (1992) y Shelton (1994). Tam- bign son relevantes Sccunk y White (1917), Flower (1985) y E gleson, (1990). Para la oxtotipogtaffa y la edicién he tenido en cuenta Perfect (1994), Martinez de Sousa (1992), Pujol y Sola (1995) y el Diccionario de la edicién y de las arvesgrdficas (1990), Sobre restimenes, Hawes y Harkins (1968) y Sekey (1973) dan ideas prdc- ticas, Para el andlisis del lector, nos hemos inspirado en parte en Warren (1993). 16 tante afilado para que los lectores lo puedan aprovechar para afilar los suyos. ;Que asi sea! AGRADECIMIENTOS Ningtin otro libro mfo ha madurado tanto en el disco duro. Los primeros documentos se remontan a finales de los ochenta. Todos los profesionales con quien he compartido aula han contribuido anénimamente a escribir estas paginas. Sus originales, su reaccién a mis correcciones, las reflexiones sobre las necesidades comunicativas de su empresa... Todo me ha inspirado. Sin la aportacién de estos redactores profe- sionales de carne y hueso no habria ejemplos reales. Si no hubiese podido penetrar en las interioridades de sus organi- zaciones, habria menos sentido comin y matizaciones en es- tas paginas. Otras personas me han ayudado més conscientemente a componer este libro. Han mejorado estas I{neas Cristina Aliagas, Victoria Alsina, Elisenda Bernal, Quico Ferran, Cris- tina Gelpi, Carmen Lépez Ferrero, Carme Ripoll y Joan Sala. Oscar Morales no es sélo el traductor de la versién espafiola de esta gufa, sino un buen colaborador en la investigacién so- bre la comunicacién cientifica. A todos y todas, gracias. 17 1. SOBRE EL LECTOR Escribir es como saltar un canal o un arro- yo. Antes de hacerlo conviene fijarse bien en la otra orilla: la arena, las piedras, la altura, la pen- diente... Si no calculas bien la distancia o el es- tado del terreno, fallas en el salto y acabas en el agua. PRESENTACION Todos los estudios sobre comunicacién profesional des- tacan la importancia de anatizar al lector, es decir, de tener cn cuenta el destinatario. Saber qu¢ intereses tiene, qué co- nocimientos previos, qué punto de vista o incluso qué ma- nfas lingiiisticas, ayuda a evitar malentendidos. Concretar qué hard con nuestro escrito, cudndo lo leerd, cémo o por qué, nos puede ayudar a decidir cémo tenemos que escribi lo. Vedmoslo: la La propuesta de formacién se basaba en algunas teo- tfas de Sigmund Freud, un psiquiatra austriaco de principios del siglo Xx que se considera el fundador del psicoanilisis. 1b La multinacional propone un estilo homogéneo y re- futa fas conocidas teorias de Canagarajah. Ambos fragmentos fracasan. El primero nos insulta, por- que presupone que ignoramos quién es Freud. En el mejor de los casos nos aburre, porque explica lo que ya sabemos. En cambio, el segundo no lo entendemos: presupone que 19 dominamos la teoria del lingitista Suresh Canagarajah sobre cémo se proyecta la identidad de la lengua y la cultura pro- pias cuando se escribe en un segundo idioma. Esta teoria su- gerente es reciente y tan poco conocida como su autor, origi- nario de Sri Lanka. En ambos casos, pues, el autor calcula erréneamente el conocimiento previo del lector y provoca efectos negativos. En este capitulo estudiaremos los principa- les tipos de lector. INVESTIGACION La relacién entre autor y lector es estrecha y sutil, Algu- nos sostienen que, al fin y al cabo, el estilo del documento est4 determinado por el destinatario. El autor toma decisio- nes retéricas sobre su escrito segtin el lector al que imagina dirigirse. Es el mismo documento el que busca al lector, el que lo selecciona o lo construye. La investigacién ha mostrado que los redactores expettos tienen. mas capacidad para representarse la situacién comu- nicativa. El experto se imagina mejor y con més facilidad a su lector. Calcula qué sabe y qué no, qué quiere encontrar en el escrito, cémo lo leer4. Luego utiliza esta informacién para decidir qué incluye 0 no en el escrito, cémo lo ordena y con qué estilo lo presenta. jPero no es tan facil! Muchos escritos tienen audiencias muiltiples, heverogéneas o desconocidas. A veces lectores dis- tintos buscan cosas diferentes en un mismo texto. A veces un documento pretende cumplir funciones variadas. A menudo es imposible establecer un perfil comun de los lectores. In- cluso cuando nos dirigimos a un lector individual, conocido y ptdximo, puede ser complicado discernir sus intereses, co- nocimientos y puntos de vista. Analizar al lector ¢s una tarca reflexiva, prospectiva, in- 20 tuitiva. Lo hacemos antes de escribir y mientras escribimos. Suele ser individual ¢ interior, pero también podemos con- versar con nuestros coautores, si no estamos trabajando so- los. De hecho, es mucho mejor ast. CRITERIOS GENERAL Fijémonos primero en lo que podemos analizar del lec- tor. Las preguntas de la izquierda permiten encontrar tes- puestas para seguir los criterios que se formulan a la derecha: El lector y el documento Caracteristicas del lector 1. Propésito de la comunicacién: zpor qué lee?, gqué datos busca, squé debe hacer?, ;cémo los usari?, aqué le interesa?, zqué leerd pri- mero? 2. Conocimientos: zqué informacién previa tiene?, qué teorias, con- ceptos y autores conoce?, gqué terminologia domina?, zqué enfo- que tiene del tema? 3. Habilidades de procesamiento: jie en otros idiomas?, jentiende for- mulaciones ldgicas, matematicas, quimicas?, lee mapas y gréficos?, dle esquemas, cuadros, tablas? 4. Condiciones de la leetura: gewknto tiempo tiene para leer?, gdénde leera?, jestard cémodo?, :qué edad tiene?, qué manias tiene? Criterios para el documento Incluye los datos que interesan, or- dénalos de més a menos relevantes y redéctalos de manera que puedan usarse provechosamente en el lugar y el momento adecuados. Explica todo lo que sea desconocido y evita la obviedad de lo ya sabido. Céntrate en el enfoque conocido © justifica los que sean diferentes. Prefiere los idiomas originales y las formulaciones especificas, si son co- nocidas, pero trachicelos si:no lo son. Comenta los gréficos, los mapas y las tablas dificiles. Modera la com- plejidad de los apoyos visuales. Blige el disefio més idéneo: letra, formato, presentacién, Ayuda al lec tor a leer, con sumarios, conectores, subindices, tablas, notas a pie de pa- gina o finales. No excedas la exten- sién apropiad 21 Asi, las instrucciones para utilizar un inhalador bucal de- berian valorar que se dirigen a un colectivo amplio y hetero- géneo de asmaticos, que sélo pretenden administrarse el me- dicamento. No quieren conocer la estructura del aparato inhalador o el proceso con que se elabora la sustancia inhala- da. Ignoran términos como budesonida, propelente o corticoi- de, no dominan las formulaciones quimicas y prefieren los dibujes figurativos a los esquematicos. Pueden ser ancianos con problemas de vista o temblores en las manos, de manera que conviene una letra grande y papel grueso. En cambio, la memoria de una prospeccién geogrifica para construir carreteras describe la orografia para modificar- la. Debe ser extremadamente precisa; se dirige a especialistas calificados que trabajan en equipo, que dominan la termino- logfa de la disciplina, que tienen destrezas refinadas para in- terpretar mapas de nivel y que analizaran meticulosamente el documento, con todo el tiempo que haga falta. Esta claro que tener en cuenta estas variables permite to- mar decisiones mds acertadas para confeccionat ambos escri- tos. Pero no siempre tenemos toda la informacién necesaria para responder esas preguntas. LECTORES ESPECIALIZADOS En el siglo XX se identificaron los principales prototipos de lector especializado, que representan todas las situaciones posibles. Racker (1959) distingue cinco niveles de lectores en la ingenieria, situados en una escala progresiva de menor a mayor calificacién: el operario no técnico, el técnico, el técnico avanzado, el ingeniero y el cientifico. Pero la clasifi- cacién més conocida cs la de Pearsall (1969), que establece cinco categorfas, combinando dos criterios bésicos: el cono- cimiento del tema y la profesién: 22 * Profano, Lee desde fuera del campo especializado, no conoce ni la terminologia 0 los conceptos ni los fun- damentos tedricos. Tampoco domina las habilidades especificas de procesamiento. Sdlo quiere hacerse una idea del escrito o entender algunos datos. Ejemplo: una estudiante de arte que lee un artfculo semidivul- gativo sobre los problemas bioéticos que suscita la in- seminacién artificial o la clonacién de embriones. ° Ejecutivo. Es semejante al profano, pero busca mds de- talles. Debe tomar decisiones y, por eso, le interesan las justificaciones y la visién prospectiva de los hechos. Busca argumentos a favor y en contra, valora las con- secuencias y los proyectos. ‘Tiene poco tiempo y nece- sita entender bien los datos. Ejemplo: el director de una empresa farmacéutica que debe decidir si fabrica y comercializa un producto a partir de los informes qui- micos, médicos, comerciales y juridicos. * Experto, Conoce bien cl campo porque es un cientifi- co, un ingeniero o un doctor universitario. Lee con es- timulo y espfritu critico, contrastando los datos del texto con los que ya sabe; se fija en todo. Exige el uso de la terminologia, las teorias y los recursos propios del campo (estadistica, formulas quimicas, diagramas). Ejemplo: una especialista en trasplantes de corazén que lee el tiltimo artfculo publicado por un reputado colega sobre una controyertida técnica nueva. * Técnico. 'Tiene un nivel variable de conocimientos pre- vios sobre la disciplina, con frecuencia superior al del eje- cutivo ¢ inferior al del experto. Tiene interés por la re- solucién practica y lo aturden las abstracciones. Debe aplicar, desarrollar, trasladar a la realidad la informacién del documento. Ejemplo: un analista informatico que lee el informe sobre las necesidades de los contables y audi- tores de una empresa para claborar un programa nuevo. 23 * Operario. Combina cl nivel de conocimientos del pro- fano con la necesidad de aplicacién practica del técni- co, Sélo pretende entender lo que afecta a su trabajo. Ejemplo: un empleado de una fabrica de coches, que trabaja en una cadena de montaje y que lee las ins- trucciones para realizar una tarea. Esta clasificacién puede ayudarnos a imaginar el lector. Podremos determinar cémo debe ser el escrito, sobre todo cuando se trata de un lector colectivo, diverso 0 desconoci- do. Aunque estos prototipos no son excluyentes: muchos do- cumentos se dirigen igual a lectores diferentes y ubicados en posiciones intermedias entre las figuras anteriores. CATEGORIZAR LECTORES Desde otra perspectiva, hay lectores durante todo el pro- ceso de confeccién del documento y a lo largo de su ciclo comunicativo. Muchos documentos se escriben a cuatro ma- nos o més, llevan el visto bueno de un superior o fueron re- visados 0 corregidos por otros. A veces los primeros lectores son los coautores, los secretarios, los jefes o los correctores. Una vez terminado y enviado, un escrito inicia un reco- trido dilatado en que va encontrando varios lectores que lo leen con diferentes propésitos. Por ejemplo, una instancia para la Administracién la ve primero la persona encargada del registro, la hojea después quien distribuye el correo entre los departamentos, quiz la revisa a continuacién un secreta- tio de la persona a quien se dirige y, al final, la lee con aten- cién quien la debe responder —que quiz tampoco sea aquel a quien se dirige oficialmente. En definitiva, la recepcién de un escrito no es un proceso simple, unidireccional 0 acotado. Este esquema muestra los principales lectores a lo largo 24 del proceso comunicativo. Las circunferencias identifican cada figura, marcada con la Z~ inicial de lector: Lectores en el proceso comunicativo Recepcién En ef ambito de la emisién o de la produccién del dis- curso: * El dector coautor engloba las diversas formas de colabora- cidén que hay en la autorfa: corresponsabilidad completa del escrito, autora de un fragmento, asesorfa externa, etc. Pueden ser desde dos médicas que coescriben un manual de la disciplina hasta un articulo de investiga- cién que firman conjuntamente el autor de una tesis de doctorado y su director (que esconde formas asimétricas de colaboracién). En todos los casos, el autor puede pre- ferir un estilo o una estructura determinada para com- placer a los coautores, al margen del lector. * El lector supervisor tiene estatus superior a los coauto- res (més calificacién, cargo superior, funcién deciso- tia, mds poder o prestigio). Interviene en la fase final de la produccién, asume Ja responsabilidad y determi- na su idoncidad, Corresponde al jefe organizativo que 25 26 da el visto bueno, al editor que elige los originales que publicard, al revisor anénimo que valora la calidad de los articulos para un boletin, etc. Aunque no sea el destinatario auténtico del documento, es sin duda un lector decisive para muchos autores. En el ambito de la recepcidn: * El dector filtro corresponde al puesto de trabajo (regis- tro, secretaria, gabinete de prensa 0 comunicacién, bi- bliotecario) que da cuenta de la documentaci6n reci- bida, la selecciona y la distribuye o la bloquea. Desde la dptica del autor, es un tramite o un obstdéculo im- portante, porque regula el camino que conduce hacia el lector principal. ° El lector principal y el secundario corresponden a los destinatarios reales que busca el documento: los lecto- re dad, los accionistas de una empresa que revisan el es- tado de cuentas, etc. La distincién entre varios grupos (principal, secundaria) permite segmentar y priorizar audiencias heterogéneas. ° El Zector indirecto no tiene acceso personal al docu- mento, pero accede a la informacién a través de los lectores directos, que si acceden al texto. En las em- presas y las instituciones, es frecuente que un técnico prepare un escrito porque su jefe (L-principal) defien- de un proyecto o presenta unos datos en una reunién ante unos interlocutores (L-indirectos) que no leerdn s de una revista, los clientes potenciales de publici- nunca el informe, pero que si conoceran cl contenido. © El dector pe curiosidad, etc. No es ningiin destinatario oficial. Asi, rico accede al escrito por azar, rumor, a veces encontramos unos originales olvidados en la fotocopiadora, un amigo nos habla casualmente de un informe de su departamento, consultamos en el archi- vo de la empresa documentos antiguos, etc. Sélo a ve- ces se convierte en un lector relevante para cl autor. EJEMPLOS Veamos un par de ejemplos. El lector principal de una memoria de resultados es el accionista de la empresa, pero el técnico que la redacta sabe que quien debe aprobarla antes ~jy quien le puede subir el sueldo!— es el jefe de contabili- dad. Asf, es mds provechoso escribir para el jefe, un simple supervisor, que para el accionista, el destinatario real, Aun- que las manjas o las exigencias que el jefe imponga sobre la memoria sean perjudiciales para el accionista, el autor hard siempre caso al jefe. Asimismo, el autor de un articulo cientifico sabe que slo lo publicara en un boletin prestigioso si el consejo edi- torial aprucba el contenido y el estilo, aunque cso suponga hacer las correcciones que ellos establezcan —y que el autor puede considerar perjudiciales para su escrito. ;Qué es me- jor: publicar el arefculo mutilado en el lugar deseado o guar- darlo en un cajén 0 publicarlo completo en otro lugar? Pues no hay color: jlo primero! En definitiva, el lector no es Unico, homogéneo ni sim- ple. ‘Tampoco es estatico o prefijado. Varios lectores y muy diversos se acercan a un escrito para hacer lo que les conven- ga. La pregunta es: ;cudles nos interesan més?, :cudl es el principal?, ;tenemos filtros?, hay supervisores 0 periféricos? Cuanto més conscientes seamos de nuestros lectores, mejor podremos escribir. 27 2. TECNICAS DE ANALISIS DEL LECTOR No seamos tan simples de imaginarnos a un lector jovial, desinformado, aislado, entrega- do de corazén al autor y al escrito... ;Para nada! Es un tipo avispado, interesado, jcon ideas pro- pias! Pertenece a grupos sociales determinados y trabaja en organizaciones perfectamente planifi- cadas. Si dedica tiempo a leernos es porque quiere aprovecharse. Nos juzgard a fondo y sin piedad! En este capitulo presentaremos algunas técnicas para analizar al lector en situaciones especializadas: cuando escri- bimos a varios lectores, cuando escribimos dentro de una empresa oO cuando tratamos con un conocido, ESCRIBIR A UNA AUDIENCIA A menudo debemos escribir para un colectivo nume- roso, m4s o menos desconocido y probablemente heterogé- neo —que denominaremos audiencia. Por ejemplo, articulos para ser lefdos en boletines, revistas y libros; ponencias y comunicaciones para ser dichas y escuchadas en congresos; normativas e instrucciones de uso para ser consultadas; me- morias y circulares para socios y accionistas; webs informa- tivas, etc. Una técnica titil para estos casos es el andlisis sociodemo- grafico. Consiste en recoger datos sobre el perfil de los lecto- res, Los datos més relevantes son: 29 Personales: edad, sexo, nacionalidad, estado civil, lugar de nacimiento y residencia, lengua y cultura materna, experiencias interculturales, conocimientos de otros idiomas, intereses, etc. + Profesionales: empleo, cargo, afios de experiencia, fun- cién, empleos previos, horario laboral, condiciones de trabajo, actitudes respecto al trabajo, etc. * Académicas: titulacién académica, centro educativo donde estudié, afio en que se licencié, formacién pro- fesional continua (conocimientos, habilidades), habili- dades informaticas, etc. * Sociceconémicas: renta per cApita, patrimonio, estatus social y econémico, ideologfa politica, etc. Con estos datos podemos afinar el tipo de escrito que hay que hacer. Asi, una editorial que pretende lanzar una nueva coleccién de fasciculos, se asegura de que el producto sea acertado haciendo encuestas previas a los compradores potenciales, sobre los puntos anteriores y sobre la valoracién que hacen del nuevo producto. Est4 claro que un autor solo no puede emprender acciones de este tipo, pero si que puede recoger mds modestamente los datos que le aporta la expe- riencia previa. Por ejemplo, si conocemos a un lector real de la publica- cién donde escribiremos, lo podemos tomar como referente € imaginarnos que escribimos para él -y para muchos més como él. Podemos analizar los ntimeros anteriores 0 los titu- los previos de la revista 0 la editorial en la que vamos a pu- blicar y tomarlos como modelo. Si tenemos que escribir una ponencia para un encuentro, merece la pena recordar las edi- ciones previas del mismo acontecimiento para hacernos una idea de lo que conviene. En todo caso, es esencial saber recu- perar y aprovechar la experiencia previa en situaciones seme- jantes. 30 SEGMENTAR Si el lector es colectivo y heterogéneo, es dificil reducirlo a un perfil tinico. Entonces podemos utilizar técnicas de mercadotecnia, como la de segmentar el piiblico. Consiste en fragmentar la masa amorfa de lectores en grupos o sectores més reducidos y homogéneos —como si fueran tipos diferen- tes de «clientes» de un producto. Luego podemos elaborar mensajes particulares, mas precisos y eficaces, para cada gru- po. Vedmoslo: Segmentacién de lectores Lector individual —_colectivo é™ homogéneo heterogéneo 8.2" lector 2. lector 1.° Identificar un L-heterogéneo 2° Segmentar_9.° Establecer prioridades a > Esta técnica también permite valorar el interés que tiene cada grupo identificado. Permite elegir un segmento como lector principal (0 piblico diana), y otros como secundarios o menos relevantes. El autor puede distinguir grupos diver- sos de lectores (A-D) y valorar su prioridad (1.°: D; 2.9: B, y 3.°: A). Esta eleccién determina luego el contenido y el estilo del escrito. Por ejemplo, la revista interna de un gimnasio se dirige a centenares o miles de personas y tiene grupos variados de lectores: los vecinos del edificio del gimnasio, los jévenes que hacen cursos de artes marciales, los integrantes de los equi- 31 pos de deportes de competicién (baloncesto, fiitbol sala), los nifios y las nifias de la escuela que hacen la educacién fisica en las instalaciones del gimnasio 0 los ancianos que hacen mantenimiento. En este contexto, el redactor de un reporta- je sobre enfermedades de transmisién sexual puede decidir dirigirse en primer lugar a los adolescentes (lector primero o principal), después a los adultos solteros (lector segundo) y, en Ultimo término, a toda la comunidad (lector tercero). Asi, el autor puede poner énfasis en los hdbitos recomen- dados para la juventud (practicas seguras y de riesgo, medi- das preventivas) y en las controversias (pildora del dia des- pués, aborto), segiin el punto de vista de los adolescentes que acaban de incorporarse a la actividad sexual. En cambio, la clasificacién general de enfermedades o su incidencia entre la poblacién pueden tener menos interés para este colectivo. P' Sin duda, analizando el lector y razonando de esta manera, y el escrito puede tener més eficacia para el ptiblico elegido que si quisiera dirigirse a todo el mundo. ESCRIBIR EN UNA ORGANIZACION A menudo escribimos en una empresa o una institucién ~en una organizacién— y no importa tanto el tipo de lector como el lugar que ocupa en el organigrama. Al fin y al cabo, los autores y los lectores no somos individuos aislados: traba- jamos en departamentos, estructurados jerarquicamente, y ejecutamos funciones preestablecidas. Los escritos tampoco son sonetos improvisados o esculturas aisladas, sino piezas cién. Un proyecto, una memoria, unas normas © un ayiso son documentos que se producen en un punto de la organizacién, que se disemi- nan a través de unos canales preestablecidos y que llegan a del engranaje de un sistema de comunic. los destinatarios en otros lugares del organigrama. 32 Tener en cuenta el entorno organizativo que ocupa el autor y el lector (cargo, funcidén, jerarquia, departamento, etc.), asf como los canales por los que circula el documento permite elaborar un escrito més adecuado. Vedmoslo: Organigrama comunicativo En este esquema, cada cuadro representa un puesto de trabajo (una funcidn, un cargo): los cuadros superiores, gran- des y oscuros, simulan los directivos y los inferiores, peque- fios y claros, las diversas categorias de subalternos. Las lineas que conectan los cuadros muestran el espeso entramado de comunicaciones de una organizacién: las {neas rectas y con- tinuas, verticales u horizontales, representan los canales for- males (reuniones, comunicados internos, informes), que suc- len ser oficiales y periédicos. 33 Las lineas curvas, discontinuas y finas, representan las re- lactones informales que crecen entre los individuos por razén de sus afinidades personales, que no congenian necesariamen- te con la jerarqufa. Por ejemplo, a y b no se interrelacionan Por ningtin canal formal porque pertenecen a departamentos diferentes, pero pueden tener contactos informales por moti- vos extralaborales (son patientes, vecinos, amigos), que apro- vechan para hablar de trabajo, aunque sea oficiosamente. Por estos canales se suelen difundir los rumores, que tan impor- tantes pueden llegar a ser en una organizacién. Siguiendo a Warren (1993), el andlisis organizativo per- mite conocer el recorrido que har4 un documento en el or- ganigrama, identificar los lectores que tendré en cada plan jerarquico y, ademds, calcular las posibles fugas de informa- cién por vias informales. Por ejemplo, supongamos que x quiere hacer un proyecto que afecta a z y que requiere su aprobacién; como tienen posiciones alejadas en el organigra- ma, el mensaje de x deberia seguir el canal formal habitual a través de sus superiores d y e. Asi, x debe convencer a d (lec- tor primero) del proyecto, para que convenza a e (lector se- gundo), que al mismo tiempo debe convencer a z (destinata- tio final). Si tenemos en cuenta las relaciones informales, podemos prever que ¢ (compatiero de Area de x, que quedard afectado por el proyecto) tendrd conocimiento de esta pro- puesta, porque mantiene contactos informales con d. Por eso, quizas es relevante que x busque una manera de enviar la informacién a e, saltandose d, para que c no se entere... DEL AUTOR HACIA FUERA En efecto, Mathes y Stevenson (1991: 33) sugicren que muchos mensajes suclen saltarse los canales fijados en el in- terior de una organizacién y llegar directamente al destinata- 34 rio. Por eso, proponen analizar el lector de otra manera, con un diagrama egocéntrico, que site al autor en el centro y que relacione cada tipo de lectos: Diagrama egocéntrico para analizar lectores Hay cuatro categorfas de lectores, segtin el grado de pro- ximidad con el autor, marcados con los sucesivos circulos concéntricos. El grupo propio esth formado por los colegas del mismo departamento o drea, con los cuales el autor cola- bora de manera estrecha y continua, en conversaciones y do- cumentos escritos; estos lectores pueden actuar casi como coautores. Conforman los grupos préximos lectores de otros depar- tamentos con quienes el autor mantiene contactos periddi- cos por motivos laborales, de manera que son lectores afines. El tercer circulo (en la organizacién) lo forma el resto de lec- tores internos, que no tienen contactos con el autor y que, por lo tanto, tienen menos conocimientos compartidos. Fi- nalmente, el grupo ajeno a la organizacién incluye los lecto- 35 Tes que no comparten la cultura organizativa y que, por ello, tienen atin menos terreno compartido con el autor. En resumen, la mayor o menor proximidad entre lector y autor en el grafico indica un grado mds 0 menos elevado de conocimiento compartido entre los interlocutores y ofte- ce datos relevantes para elaborar el escrito. Cuanto més claro tengamos el lugar que ocupa el autor y cada lector en la en- roscada red comunicativa de una organizacién, més eficaces podremos ser. ESCRIBIR A UN CONOCIDO Cuando escribimos a un conocido, es mas util el andlisis psicolégico que las técnicas anteriores. Consiste en imaginar- nos cémo reaccionard el lector a nuestro escrito y en antici- pat y corregir los problemas que puedan surgir. Estas son las Preguntas que podemos hacernos: Guta para analizar a lectores conocidos 1. Conocimientos *

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