ESTUDIO DE CASO AA4

Informe de Auditora Interna

No. de Auditora Fecha de auditora No. de pginas

01 de 2010 4 al 9 de febrero de 2010 4
Equipo Auditor: Auditor Lder: ABCDE
Equipo de auditores internos de calidad: Martha Mantilla, Mauricio Pilonieta, Hernando Gutirrez,
Carlos Prez, Rene Serrano, Mnica Camargo.

Observadores: Zulma Rodrguez, Edwin escobar

Objetivo:
Determinar el grado de conformidad del Sistema de Gestin de la Calidad con los criterios de Auditora (ISO
9001, documentos, requisitos contractuales, requisitos legales y reglamentarios, etc.).

Alcance:
El Sistema de Gestin de la Calidad de la ENEO.

Criterios de Auditora:
Norma ISO 9001:2008, Sistema de Gestin de la Calidad de la ENEO.

Proceso Descripcin del Hallazgo Clasificacin

Se cuenta con un mecanismo de control de documentos internos y
Procesos de externos Lista de Documentacin del SGC, actualmente no se
Direccin ha implementado la herramienta de control. m
Numeral 7.5 Informacin Documentada.
7.5.3.2 Para el control de la informacin documentada, la organizacin
debe abordar las siguientes actividades segn corresponda:

c. Control de cambio.

Se detecta que no en todos los casos se cuenta con la identificacin y

formatos estandarizados de los registros utilizados para el control de
la operacin de los procesos (ejemplo: inscripcin de los proyectos
de investigacin algunos registro no contaban con ttulos.
Numeral 8.1 Planificacin y control operacional
La organizacin debe planificar, implementar y controlar los procesos
necesarios para cumplir los requisitos para la provisin de productos y
servicos.

d. La implementacin del control de los procesos de acuerdo con los

criterios.
Procesos de direccin m

Contrario al procedimiento normativo Control de Documentos y

Procesos de Registros no se tiene definido los criterios para la retencin, conservacin y m
Direccin disposicin final de los registros (ejemplo: expedientes de personal)
 Se detecta falta de manejo de la documentacin del Sistema de
Gestin de la Calidad en el personal.
Ejemplos:
Ubicacin del Modelo de Identificacin de Procesos e
Indicadores Clave para la medicin de los procesos y objetivos
de calidad documentado en el manual de planeacin de la
calidad. M
Mecanismos para realizar cambios de documentos, registro de
servicios no conformes y aplicacin de acciones correctivas y
preventivas definidos en los Procedimientos Normativos.

Numeral 7.2 Competencia

Procesos de Determinar la competencia necesaria de las personas que realizan,
Direccin bajo su control, un trabajo que afecta al desempeo y eficacia del
SGC

Acciones a seguir:

En el proceso de admisin identificar en la hoja de vida de la

persona a vincular conocimientos bsicos en la norma

Establecer una actualizacin y capacitacin permanente del

personal.

Realizar ejercicio permanente de Auditoria Interna para reconocer la

norma.

CLASIFICACIN:
M = No Conformidad Mayor
m = No Conformidad Menor
O = Observacin o rea de Mejora
Informe de Auditora Interna
 Proceso Descripcin del Hallazgo Clasificacin
Se recomienda generar evidencia de los acuerdos definidos en las
juntas realizadas en los distintos procesos, as como el seguimiento a los
mismos
Numeral 4.4.2
a. Mantener la informacin documentada para apoyar la operacin de
sus procesos
b. Conservar la informacin documentada para tener la confianza de
Procesos de Direccin que los procesos se realizan segn lo planificado O

Se tiene documentado en la Matriz de Competencia el mecanismo

Proceso de Servicios para la medicin de la competencia de los funcionarios de la ENEO, sin
m
embargo no se muestra evidencia de su aplicacin.

Numeral 9.1.1 Seguimiento, medicin, anlisis y evaluacin.

d. Cuando se deben analizar y evaluar los resultados del
seguimiento y la medicin. La organizacin debe conservar la
informacin documentada apropiada como evidencia de los
Administrativos resultados

La coordinacin de investigacin cuenta con un registro de control y

Proceso de Registro, seguimiento de los proyectos de Investigacin Relacin de Proyectos de
Aprobacin y Investigacin Realizados por Profesores de la ENEO en el cual se
Seguimiento de identifican los nombres de los proyectos, integrantes, estatus, fechas de m
Proyectos de inicio y trmino, este mismo no est referenciado en el procedimiento
operativo siendo este un registro bsico de control.

Numeral 7.5.3.2 La informacin documentada que la organizacin

determina como necesaria para la planificacin y operacin del sistema de
Investigacin gestin de la calidad se debe identificar segn sea apropiado y controlado.

En el semestre que inici el 2 de febrero de 2010 se identific que a la

fecha no era impartida la asignatura de Proceso de Salud y Enfermedad
Proceso de Servicios en el Nio y el registro de Asignacin de horario de sta no estaba
m
Acadmicos firmado, cuando el procedimiento gestin y control de la operacin del
curso PSA 05 establece esta actividad como previa al inicio del curso.

Numeral 8.2.4 La organizacin debe asegurarse de que, cuando se

cambien los requisitos la informacin documentada pertinente sea
modificada y que las personas pertinentes sean conscientes de los
requisitos modificados.

En el desarrollo del plan de estudios de Administracin de los Servicios

de Enfermera no se obtuvo la evidencia que establece el procedimiento
PSA 01 Rev. 0. de acuerdo a lo siguiente:

Falta la identificacin de la necesidad del desarrollo de ste.

Existe la firma de recibido en 2009 por parte de la sede, sin haber
sido aprobada la liberacin de este plan de estudios.
Proceso de Servicios Falta las firmas o constancias de la revisin hecha por el grupo
m
Acadmicos curricular.
Falta las firmas o constancias de la verificacin hecha por la
Jefatura correspondiente.
Evidencia de entrega del plan de estudios de Administracin de los
Servicios de Enfermera al H. Consejo Tcnico de la ENEO para su
validacin y emisin del dictamen correspondiente.
 Falta de identificacin de los cambios realizados al Plan de estudios.

Numeral 8.3.6 Cambios del diseo y desarrollo. La organizacin debe

identificar, revisar y controlar los cambios hechos durante el desarrollo
de los productos y servicios o posteriormente en la medida necesaria
para asegurarse que no haya un impacto adverso en la conformidad con
los requisitos.

No se mostr la aplicacin de la Evaluacin de Proveedores de acuerdo

Proceso de Servicios
a lo establecido en el Manual de Gestin de la Calidad MGC 01.

Numeral 8.4.1 La organizacin debe determinar y aplicar criterios para la

evaluacin ,la seleccin, el seguimiento del desempeo y la reevaluacin de
los proveedores externos. m
Administrativos

El manual de Planeacin de la Calidad y el procedimiento de Gestin y

control de la operacin del curso PSA 05, mencionan al formato de Check
list de Supervisin del Cumplimiento del Plan Acadmico, como uno de
Proceso de Servicios los mecanismos para evidenciar el control del proceso de Servicios
m
Acadmicos Acadmicos y de la asistencia de los profesores, tanto en aula como en
los campos clnicos o sedes, sin embargo no se encontraron registros de
ste.

Numeral 4.4.1. La organizacin debe determinar los procesos necesarios

para el sistema de gestin de la calidad y su aplicacin a travs de la
organizacin y debe:
a. Mantener informacin documentada para apoyar la operacin de sus
procesos.

CLASIFICACIN:
M = No Conformidad Mayor
m = No Conformidad Menor
O = Observacin o rea de Mejora
Informe de Auditora Interna
 Proceso Descripcin del Hallazgo Clasificacin
Se cuenta con la identificacin de problemticas o situaciones de mejora
en los servicios proporcionados, sin embargo no se han generado las
correcciones o acciones correctivas o preventivas para su solucin.
Ejemplos:
En el rea de Servicios Escolares de Posgrado solo se cuenta
con una persona para la atencin, afectando as el servicio a los
alumnos en el turno de la tarde y en los casos de ausencia del
Procesos de Direccin personal. M
De acuerdo al reporte de indicadores del SGC de la Secretara
Administrativa de Julio a Diciembre de 2009 Medicin y Anlisis
de Indicadores del Proceso de Presupuestos se detecta una baja
en los trmites aceptados ante la Unidad de Procesos
Administrativos (UPA) en el mes de noviembre por un incremento
en las solicitudes incompletas.

Numeral 10.2.2 La organizacin debe conservar informacin

documentada como evidencia de:
a. La naturaleza de las no conformidades y cualquier accin
tomada posteriormente.
b. Los resultados de cualquier accin correctiva.

Acciones a tomar.

Reconocer la no conformidad y describir de manera clara la causa real,

establecer la correccin a corto plano y generar unas acciones con
fechas de cumplimiento, seguimiento y responsable inmediato. Al dar
cumplimiento se debe indicar la eficacia de las acciones.

CONCLUSIN DE LA AUDITORA:

Considerando el periodo de implantacin del SGC de la ENEO que se oficializ en el mes de enero de 2010, los
involucrados en este ejercicio mostraron gran apertura y participacin en la auditora, an cuando se presentaron
situaciones ajenas como la carencia de energa elctrica, que provoc la reprogramacin de los tiempos planeados
ocasionando que las reas Sistemas, Servicios Generales, Desarrollo de las Tecnologas Aplicadas a la Educacin,
Coordinacin de Metodologa, Materiales y Medios Educativos SUA quedaran pendientes por revisar, las cuales sern
auditadas en el siguiente ejercicio de Auditora Interna.

Continuando la tendencia y el involucramiento mostrado por el personal en la etapa de implantacin, se considera el

logro en la eficacia del mismo de acuerdo a los tiempos establecidos para su ejecucin.

Lder Auditor: ABCDE

(Nombre y firma)
 CLASIFICACIN:
M = No Conformidad Mayor
m = No Conformidad Menor
O = Observacin o rea de Mejora

F04 PDI02 Rev.0 NOTA: De ser necesario utilice anexos