Tcnicas de control

Los administradores disponen de una serie de recursos para controlar

las operaciones de una empresa, entre las cuales tenemos:
Las tcnicas presupuestarias
En stas, los planes, programas y objetivos se encuentran plasmados en
trminos cuantitativos, medibles, lo que facilita en gran manera la
comparacin de lo realizado con relacin a lo planificado. Ejemplos de
este tipo de presupuestos son: los presupuestos de ingresos,
presupuestos de egresos, presupuestos de insumos y materiales,
presupuesto de mano de obra, etc.

Las tcnicas no presupuestarias

Son recursos adicionales de control que se emplean frecuentemente en
cualquier empresa. Entre estas tcnicas encontramos los datos
estadsticos, reportes o anlisis especiales, observacin directa,
programas de auditora, el punto de equilibrio, etc.

Tcnicas modernas de control

Entre estas tcnicas podemos encontrar la tcnica de revisin y
evaluacin de programas (PERT por sus siglas en ingls), grfico de
Gantt o cronograma de actividades, costeo directo y la investigacin de
operaciones, entre otras.

El punto de equilibrio
Se le conoce as a la situacin en la cual, las ventas totales de una
empresa igualan los costos totales de la misma, es decir, situacin en la
que la empresa no gana ni pierde. Este anlisis permite a los
administradores contar con datos precisos, relacionados al total de
costos fijos y variables ms convenientes para la organizacin, para
maximizar las utilidades a travs de las ventas planificadas.
El punto de equilibrio se establece a travs de un grfico que muestra la
relacin de los beneficios con los diferentes volmenes de ventas, en el
que los ingresos cubren exactamente los costos, y por tanto no hay ni
beneficios ni prdidas.

El Ciclo PDCA es la sistemtica ms usada para implantar un sistema de mejora continua. A

continuacin vamos a explicar qu es lo que representa, cmo funciona y su estrecha relacin con
algunas normas ISO, concretamente con la ISO 9001 Requisitos de los Sistemas de gestin de la
calidad, donde aparece mencionado como un principio fundamental para la mejora continua de la
calidad.

El nombre del Ciclo PDCA (o Ciclo PHVA) viene de las siglas Planificar, Hacer, Verificar y Actuar, en
ingls Plan, Do, Check, Act. Tambin es conocido como Ciclo de mejora continua o Crculo de
Deming, por ser Edwards Deming su autor. Esta metodologa describe los cuatro pasos esenciales
que se deben llevar a cabo de forma sistemtica para lograr la mejora continua, entendiendo como
tal al mejoramiento continuado de la calidad (disminucin de fallos, aumento de la eficacia y
eficiencia, solucin de problemas, previsin y eliminacin de riesgos potenciales). El crculo de
Deming lo componen 4 etapas cclicas, de forma que una vez acabada la etapa final se debe volver
a la primera y repetir el ciclo de nuevo, de forma que las actividades son reevaluadas
peridicamente para incorporar nuevas mejoras. La aplicacin de esta metodologa est enfocada
principalmente para para ser usada en empresas y organizaciones.
Las cuatro etapas que componen el ciclo son las siguientes:

1. Planificar (Plan): Se buscan las actividades susceptibles de mejora y se establecen los objetivos a
alcanzar. Para buscar posibles mejoras se pueden realizar grupos de trabajo, escuchar las opiniones
de los trabajadores, buscar nuevas tecnologas mejores a las que se estn usando ahora, etc.
(ver Herramientas de Planificacin).

2. Hacer (Do): Se realizan los cambios para implantar la mejora propuesta. Generalmente conviene
hacer una prueba piloto para probar el funcionamiento antes de realizar los cambios a gran escala.

3. Controlar o Verificar (Check): Una vez implantada la mejora, se deja un periodo de prueba para
verificar su correcto funcionamiento. Si la mejora no cumple las expectativas iniciales habr que
modificarla para ajustarla a los objetivos esperados. (ver Herramientas de Control).

4. Actuar (Act): Por ltimo, una vez finalizado el periodo de prueba se deben estudiar los
resultados y compararlos con el funcionamiento de las actividades antes de haber sido implantada
la mejora. Si los resultados son satisfactorios se implantar la mejora de forma definitiva, y si no lo
son habr que decidir si realizar cambios para ajustar los resultados o si desecharla. Una vez
terminado el paso 4, se debe volver al primer paso peridicamente para estudiar nuevas mejoras a
implantar.

Hay varias formas de aplicar los principios de Planificar, Hacer, Controlar y Actuar. Para saber ms
puedes leer este artculo sobre cmo implantar Programas de Acciones (Correctivas, Preventivas y
de Mejora), y tambin puedes consultar nuestro apartado de Herramientas de mejora.