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Capitulo 1 Introduccin
Este Capitulo es una introduccin y habla de las fallas que tuvieron los sistemas de
control de la empresas mas grandes de los estados unidos, Enron y WorldCom. En
relacin a esto habla que mas all de estas empresas, lo mas fuerte fue la cada de Arthur
Andersen, que es una firma de auditoria muy importante a nivel mundial, ya que ella era
la encargada de hacer el control interno de estas firmas tan importantes.
Cuenta tambin que en el 2002 a raz de esto, el presidente de este pas firmo una ley
Sarbanes Oxley en la que introduce importantes reformas que tienen impacto en el
sistema de gobierno corporativo.
En esta ley, la seccin 404 establece la responsabilidad del management de la empresa
de establecer y mantener adecuada estructura de control interno y adecuados
procedimientos para emitir informacin contable/financiera.
ES
- Preventivo
- Continuo
ESTA
NO ES
- Espordico
- Externo al sistema al que sirve, ni a la empresa u org. en que opera.
IMPLICA
Con el correr del tiempo las empresas tienen que ir cambiando su configuracin, tanto
en la naturaleza del negocio como en sus modalidades operativas, como resultado de
avances tecnolgicos o como cambios en modas y gustos. Por esto el SCI deber estar
construido sobre bas es muy dinmicas que permitan su ajuste peridico a las nuevas
realidades y necesidades.
Norma Generales
Normas Particulares
Diagrama en Bloque
Estos diagramas son grficos que apuntan a capturar globalmente un circuito o sistema,
bajo el paradigma de que la comunicacin se realiza a travs del flujo de documentos o
formularios entre los distintos sectores que intervienen.
Al adoptar un nivel global, lgicamente hay detalles del circuito que deliberadamente se
omiten.
Secuencia
Operacin
Formulario
EM - Emite
PR Pedido de
Reaprovisionamiento
SC Solicitud de Compras
VA Verifica Autorizacin
PC Pedid de Cotizacin
COT Cotizacion
COE Controla y Emite
PEC Planilla de Evaluacion de
Cot
ADE Adjudica y Emite
OC Orden de Compra
REM - Remito
FCT Factura
RME - Recibe mercadera y
emite
IR Informe de Recepcion
ACC Asienta resultado de ctrl.
Calidad
VCC Verifica Cumplimiento de
compra
AMR - Almacena Mercaderia y Registra
RM Recibe Mercaderia
CR Controla y registra
Caractersticas:
Conserva el nivel global en el Diagrama de Bloques
Destaca las actividades y tareas de cada sector
Permite relacionar cada una de estas actividades con la info necesaria.
Modulo 1 Modulo 2 Modulo 3
Formulario
Modulo 1
Todas las compras de bienes superiores a un monto, deben hacerse por escrito. Los
orgenes de las solicitudes son dos:
- Sector almacenes, reposicin de artculos, mantener stock. (Reaprovisionamiento)
- Otro sector de empresa para productos sin stock. (Solicitud de compra)
Artculos sin stock, para estos solo es necesario una Solicitud de Compra.
Modulo 2
Las compras por montos importantes se realizan por medio de concursos de precios.
Modulo 3
Modulo 4
Al recibir la factura del proveedor proceder a su control y registracion, para luego dejar
archivado todo el legajo en un archivo transitorio de cuantas a pagar.
Capitulo 4 Pagos
Modulo 1
Se recomienda establecer das fijos para la emisin y firma de cheques y para el pago a
proveedores, con el fin de lograr un mejor aprovechamiento del tiempo y eficiencia
administrativa.
Modulo 3
Las ventas son el conjunto de operaciones mediante las cuales una empresa transfiere a
otra (o a un consumidor final) un bien o presta un servicio, y recibe a cambio un precio
pactado, generalmente en dinero o a travs de una promesa de pago futuro.
Otros casos son aquellos en los cuales los montos de las listas de precios usadas por los
vendedores no coinciden con los precios vigentes al momento de la facturacin.
Esto puede por error, por lo cual se rechaza o sino tambin por ser operaciones
especiales aprobadas, en cuyo caso deben ser autorizadas en la Nota de Pedido por parte
de un funcionario responsable.
Control de crditos
Hay que recordar que aunque estemos en presencia de ventas al contado, el cliente
puede presentar atrasos en los pagos de compras anteriores y la empresa no desear
venderle a clientes morosos.
El sector de Crditos debe fijar un lmite de crdito mximo a otorgar a cada cliente.
Este control tiene como objetivo otorgar crditos a clientes que tengan solvencia para
pagarlos.
Para efectuar el control de Crditos deben adoptarse algunas formulas que permiten
verificar:
que no hayan atrasos anteriores que signifiquen el rechazo del pedido
que no haya sido superado el limite de crditos (esto incluye saldos impagos a la
fecha de evaluacin, pedidos aprobados y no entregados, pedidos entregados
pendientes de facturacin, cobranzas recibidas pendientes de contabilizar)
Control de existencias
Permite efectuar la reserva de mercaderas en los registros de stock para que impida que
stos denoten una situacin de disponibilidad distinta de la real.
Una vez chequeado esto, se enva la Nota de Pedido a las reas encargadas de
confeccionar el remito y despachar la mercadera. Solo con el remito se realiza la baja
fsica del stock, sin olvidarse de dar de baja tambin la reserva previamente efectuada.
Un pedido puede ser rechazado por causas insalvables que generan el rechazo
definitivo.
Sin embargo, hay motivos que pueden ser revertidos, como por ejemplo la falta
transitoria de stock o el atraso en la cobranza de facturas pendientes.
En estos casos los pedidos deben ser tratados como en suspenso hasta que se pueda
levantar el rechazo
Los remitos deben estar prenumerados de imprenta para llevar un control sobre las
salidas y la existencia de mercaderas. En caso de utilizarse medios computadorizados,
el control de secuencia deber merecer un especial cuidado.
Generalmente contienen:
apellido y nombre del repartidor
datos identificatorios del vehiculo utilizado
kilometraje del vehiculo antes de iniciarse el recorrido
distancia estimada a recorrer para realizar el reparto y tiempo y aproximado que
demandar la tarea
sntesis de los remitos que componen el recorrido
lugar para indicar los datos de la entrega y, en caso de corresponder, el por qu no
se realiz la misma
Transporte de mercadera/Riesgos/Seguros
Se deben contratar seguros para cubrir riesgos como robo, hurto y algn otro riesgo que
implique potenciales daos propios de la operacin.
Si no se contrata seguro alguno, es conveniente fijar que la mercadera viaja por cuenta
y riesgo del comprador. Si se decide por esta opcin, dicha leyenda debe estar tanto en
los Remitos como en las Notas de pedido.
Expedicin
Para que Administracin de Ventas pueda controlar las entregas de los pedidos, una de
las copias del Remito (en donde debe decir Mercadera entregada o similar) le debe
ser enviada por el sector Expedicin.
Facturacin
Es comn que las empresas tengan diferentes listas de precios segn el cliente.
Sin embargo esto a veces ocasiona problemas administrativos.
Por lo tanto se recomienda que haya una sola lista de precios y que luego se manejes
con bonificaciones y descuentos especiales.
Prenumeracin de formularios
Control de facturacin
Es conveniente controlar las facturas antes de enviarlas a los clientes, para detectar
errores como falla en la impresin, importes excesivamente grandes o pequeos,
clientes o artculos no conocidos, etc.
Cuando Administracin de Ventas procesa las distintas Notas de Pedido recibidas de los
vendedores, se archiva transitoriamente una copia de los que hayan pasado el Control
Formal en el archivo de Pedidos pendientes de Cumplimiento.
Estos pedidos se van a ir dando de baja a medida que la empresa vaya cumpliendo con
la entrega.
Capitulo 6
Cobranzas
Funcin de Cobranzas:
Apertura de correspondencia
Manejo de fondos
Control y registracin de la cobranza
Planilla de Cobranzas
Contiene:
Cdigo y denominacin del clientes
Facturas adeudadas
a) Nmero
b) Fecha de emisin
c) Importe
d) Fecha de vencimiento
Recibos Anulados
Todas las copias deberan inutilizarse y archivarse, con el objeto de asegurar que no se
ha realizado uso indebido de ninguna de ellas.
Debera comunicarse tal situacin a todos los sectores receptores del citado formulario.
Descripcin global
Apertura de la correspondencia
Debera ser abierta por funcionarios de alto nivel o por sus secretarias.
Los cheques de clientes recibidos por correspondencia deberan ser listados por los
responsables de su apertura. Es necesario para conocimiento y control cruzado de los
sectores de Cobranzas y Tesorera.
Es importante que en la empresa quede copia de los valores depositados para realizar
eficientes controles y revisiones posteriores de las operaciones de caja.
Parte de ingresos
Los Recibos Oficiales pasan por cuentas Corrientes, quien efecta las registraciones en
las Fichas de Cuentas Corrientes de los clientes.
Aqu viene el control final del circuito, que ejercer Contadura en funcin de la
documentacin que recibe de los diferentes sectores:
de Contadura:
- parte de Ingresos (original
de Tesorera
- Boletas de Deposito selladas por el Banco
de Cobranzas
- Recibo Oficial (triplicado)
- Listado de Cobranzas (triplicado), uno por cada Cobrador
- Valores Recibidos por correspondencia (original)
Una vez satisfechos todos estos controles, Contadura proceder a efectuar las
registraciones del caso en el Subdiario de Caja y Bancos.
por Mostrador
a travs de bancos
Captulo 7
Control interno en el rea de Tesorera
Medidas de prevencin:
Separacin de funciones/Funciones incompatibles: la realizacin de tareas
vinculadas al manejo de fondos es incompatible con cualquier otra. La
incompatibilidad apunta a dos direcciones:
- las registraciones contables
- aquellas operaciones (fundamentalmente las compras y las ventas) que en algn
momento tendrn reflejo a travs del fluir de fondos (pagos y cobranzas)
Prohibicin del acceso del personal de Tesorera a los registros contables: el
acceso del personal de Tesorera a las registraciones contables puede darles la
oportunidad de conocer:
- cmo y cundo se registran las operaciones
- las fortalezas y debilidades de los controles que ejerce el rea contable
Ello les da una ventaja nada despreciable ante la eventualidad de esconder
operaciones que contienen errores
Acceso fsico a la oficina de Tesorera/Recinto cerrado: se considera
fundamental su localizacin en recintos cerrados que impidan el acceso de
personal no autorizado
Apertura de correspondencia: en algunas empresas la correspondencia es
abierta por Tesorera, debido a que la mayora de las cartas recibidas tienen
origen en bancos, entidades financieras, clientes y proveedores, todos ellos
relacionados con el flujo de fondos de la empresa. Sin embargo es preferible que
sean abiertas por personal superior o por sus secretarias.
Depsito diario e ntegro de la cobranza
Detalle en la boleta de depsitos de los cheques incluidos
Control de talonarios de Recibos y Cheques que no estn en uso: la custodia
de estos talonarios no debe recaer en Tesorera. Deben estar bajo la custodia de
un funcionario responsable ajeno al manejo de fondos.
Recuentos diarios de Caja por parte del personal afectado a las tareas de
movimientos de fondos: el personal del sector afectado al manejo de fondos
debera realizar diariamente un arqueo de los valores que obran en su poder,
dejando debida constancia escrita de la tarea realizada.
Firmantes dados de baja: el sector de Tesorera debera actualizar los registros
de firmas en las instituciones bancarias con que opera la empresa.
Canje de cheques: en caso de que funcionarios o empleados de la empresa
acudan al rea de Tesorera con el objeto de canjear cheques personales por
dinero en efectivo, la operacin debera realizarse slo bajo autorizacin escrita
de un funcionario responsable.
Correspondencia de los bancos/Extractos bancarios y Avisos de Cheques
Devueltos: estos deberan ser derivados directamente a Contadura. Una vez que
los hayan recibido y contabilizados, stos sern derivados a Tesorera.
Proyeccin de Cobranzas y Pagos para anlisis financiero: si bien es vlido
suponer que Cobranzas debe realizar una proyeccin de las recaudaciones de
acuerdo con la fecha de vencimiento de las facturas y Cuentas a Pagar debe
realizar una proyeccin de los pagos en funcin de la fecha de vencimiento de
los compromisos asumidos, con ello la tarea no queda terminada. Aun falta la
integracin de los flujos de fondos positivos y negativos.
Posicin financiera semanal: Tesorera en forma semanal debera emitir un
Estado de Posicin Financiera conteniendo:
- disponibilidades al inicio de la semana
- ms ingresos
- menos egresos
- disponibilidad al cierre de la semana