Solicitud de Compra

Solicitud de
Compras
Bizagi Suite
Copyright 2014 | Bizagi

Solicitud de Compras | 1
Tabla de Contenido
Solicitud de Compra ........................................................................................................................... 3
Modelo de Datos ............................................................................................................................. 4
Elementos del proceso ............................................................................................................. 5
Crear Solicitud de Compra ............................................................................................... 5
Autorizar Solicitud ................................................................................................................. 6
Solicitud Aprobada? ........................................................................................................... 7
Notificar Aprobacin ............................................................................................................ 8
Notificar Rechazo ................................................................................................................... 8
Notificar Requerimiento de Cambio .............................................................................. 9
Cotizaciones ............................................................................................................................. 9
Generar Orden de Compra ...............................................................................................10
Cotizaciones .......................................................................................................................................... 11
Modelo de Datos ............................................................................................................................13
Elementos del proceso ............................................................................................................13
Solicitar Cotizaciones...........................................................................................................13
Recibir Cotizaciones...............................................................................................................15
Seleccionar Proveedor ........................................................................................................16
Generar Orden de Compra .............................................................................................................18
Modelo de Datos ........................................................................................................................... 20
Elementos del proceso ........................................................................................................... 20
Copyright 2014 | Bizagi Confidential

Crear Orden de Compra ................................................................................................... 20
Requiere Aprobacin? ..................................................................................................... 22
Aprobar Orden...................................................................................................................... 22
Orden Aprobada?.............................................................................................................24
Enviar Orden de Compra a Proveedor ........................................................................24
Generar Orden y enviarla al ERP.................................................................................... 25
Actualizar ERP........................................................................................................................ 25
Participantes ......................................................................................................................................... 27

Solicitud de Compra
Versin: 1.0
Autor: Bizagi
Descripcin
El proceso de solicitud de compra es el procedimiento formal para la compra de

bienes y servicios.
El proceso empieza con la identificacin de los productos o servicios que requiere

un usuario. ste los selecciona de una lista de productos ya existente. Si el producto
no est en la lista se puede agregar como uno nuevo. Si la solicitud excede cierto
valor necesita de la aprobacin del jefe del solicitante o de otra persona con mayor
nivel de autoridad. Adems se puede indicar si se necesita la aprobacin de los
productos solicitados.
Una vez que la solicitud ha sido aprobada, se piden cotizaciones a un nmero

apropiado de posibles proveedores. Es necesario seleccionar un solo proveedor
para la compra de todos los productos o servicios solicitados.
El Departamento de Compras selecciona el proveedor de acuerdo a la fecha de

entrega, precio y calidad. Luego se genera la orden de compra, la cual es enviada

al proveedor que ha sido seleccionado y por ltimo se guarda una copia de la en

el ERP de la compaa.
Modelo de Datos

Elementos del proceso
Crear Solicitud de Compra

Descripcin
Los productos que se van a agregar a la solicitud de compra son seleccionados de

una lista de productos ya existentes, si no se encuentran en ella, se ingresan a la
solicitud como productos nuevos. La solicitud debe tener al menos un producto.
Adems el solicitante debe ingresar la informacin de la entrega, fecha, direccin,

ciudad, y especificaciones de o de los productos, incluyendo si es necesaria la
inspeccin de ellos.
Ejecutantes
Solicitante
Duracin
1 hora
A la entrada
Asignar la fecha del da y datos del usuario solicitante.
Al Salir
Validar la cantidad de productos en la solicitud (mnimo uno)
Asignar el nivel de autoridad necesario para aprobar la solicitud
Asignar el usuario creador del caso
Calcular el costo estimado de la compra.

Formas
Autorizar Solicitud
Descripcin
El jefe del solicitante realiza la aprobacin de la solicitud de compra.
Ejecutantes
Jefe
Duracin
3 horas
A la entrada
Adicionar un registro con los comentarios hechos durante la aprobacin.
Al Salir
Actualizar el o los registros de la aprobacin.

Formas
Solicitud Aprobada?
Descripcin
De acuerdo al monto total de la solicitud de compra se pueden necesitar la

aprobacin de personas con un mayor nivel de autoridad. Es decir, si el jefe que
aprob la solicitud por primera vez no tiene el nivel de autoridad necesaria para
aprobar el monto de sta, su jefe inmediato deber aprobar la solicitud, y as
sucesivamente.
Condiciones de la Compuerta
No: La solicitud de compra fue rechazada

Se requiere realizar Cambios: La solicitud de compra requiere cambios

Requiere Aprobacin Adicional: La solicitud fue aprobada Y el jefe no tiene
el nivel de autoridad necesario
Si: La solicitud fue aprobada Y el jefe tiene el nivel de autoridad necesario.
Notificar Aprobacin
Descripcin
Enviar un correo electrnico a la persona que realiz la solicitud de compra.
Ejecutantes
Automtico
Script
Estimado <PurchaseRequest.RequestedBy.fullName>
Su solicitud de compra con nmero <RadNumber> ha sido aprobada.
Usted solicito los siguientes productos:
(Tabla de productos solicitados)
Adems se incluye todos los comentarios realizados durante el proceso de

aprobacin de la solicitud.
(Tabla de Aprobaciones)
Este correo electrnico fue generado automticamente. Por favor no responder.
Notificar Rechazo
Descripcin
Ejecutantes
Automtico
Script

Su solicitud de compra con nmero <RadNumber> ha sido rechazada.
Usted solicit los siguientes productos:
(Tabla de productos solicitados)

(Tabla de aprobaciones)
Notificar Requerimiento de Cambio

Descripcin
Ejecutantes
Automtico
Script
Su solicitud de compra con nmero <RadNumber> necesita algunos cambios.
Usted solicit los siguientes productos: (Tabla de productos solicitados)

(Tabla de Aprobaciones)
Cotizaciones
Descripcin
Luego de que la solicitud de compra ha sido aprobada se debe seguir al proceso

de Cotizar.

En ste, el departamento de compras solicita todas las cotizaciones necesarias para

realizar la compra.
Ejecutantes
Departamento de Compras
Proceso
Cotizaciones
Generar Orden de Compra

Descripcin
El proceso de Generar Orden de Compra es creado luego de seleccionar al

proveedor. En ste proceso, el Departamento de Compras genera la Orden de
Compra.
Ejecutantes
Departamento de Compras
Diagrama
Proceso
Orden de Compra

Cotizaciones
Versin: 1.0
Autor: Bizagi Xpress
Descripcin
En el proceso de Cotizar el Departamento de Compras solicita y recibe cotizaciones

de diferentes proveedores.
Luego, se debe seleccionar uno solo. El proveedor elegido ser el encargado de

suministrar los productos o servicios de la solicitud de compra.

Formas

Modelo de Datos
Solicitar Cotizaciones
Descripcin
En sta tarea se solicita a diferentes proveedores cotizaciones de los productos o

servicios requeridos.
Los proveedores se escogen desde una lista. Si el proveedor no se encuentra en

ella, ste debe ser agregado por un Administrador en la sesin de Admn.
Ejecutantes
Solicitar Cotizaciones

Duracin
2 das
A la entrada
Asignar al atributo CostoTotal el valor estimado del costo total de la

cotizacin.
Al Salir
Poltica: Estimar el nmero de cotizaciones necesarias para el proceso de

compra.
Validar si el nmero de cotizaciones solicitadas coincide con el nmero de

cotizaciones necesarias para el proceso de compra.
Forma

Recibir Cotizaciones
Descripcin
Cada cotizacin recibida debe tener cierta informacin, por ejemplo el costo
unitario, las cantidades de cada producto, la fecha de entrega y si es posible la
aplicacin de descuentos.
El nmero mnimo de cotizaciones necesarias se calcula mediante una Regla de

Negocio que estima el nmero de cotizaciones requeridas a partir del costo total
de la compra. El usuario puede escoger ignorar la Regla y continuar recibiendo
ms cotizaciones de las necesarias.
Al Entrar
Adicionar en todas las cotizaciones todos los productos que se han

solicitado.
Al Salir
Evaluar si el nmero de cotizaciones recibidas es igual al nmero de

cotizaciones requeridas.
Forma

Seleccionar Proveedor
Descripcin
El usuario que realice la tarea debe seleccionar un proveedor. Para cada uno de
ellos se muestra la fecha de entrega y el costo de la cotizacin.
Adicionalmente, para facilitar la eleccin, se cuenta con la opcin de asignar a cada

proveedor una calificacin basada en la calidad de ste. La calificacin puede ser
excelente, buena o mala.
Ejecutantes
Seleccionar Proveedor
Duracin
4 horas
A la entrada
Fijar todos los proveedores como No seleccionado
Al Salir
Calcular el Costo Total de la compra.

Forma

Descripcin
El Departamento de Compras genera una Orden de Compra para el proveedor,

indicando el tipo, la cantidad y los precios acordados de los productos solicitados.
Si la Orden de Compra debe ser aprobada por el Jefe Administrativo, el caso se

enva a l.
Despus de que la orden es aprobada, se genera un archivo PDF y se actualiza el

ERP de la compaa, adems el archivo debe ser enviado a travs de correo
electrnico al proveedor.

Forma

Modelo de Datos
Crear Orden de Compra

Descripcin
Ingresar la informacin necesaria para crear la Orden de Compra, Nmero de

Orden, Fecha de la Orden, Opcin de pago, otra informacin como los datos del
Proveedor y los Productos que se van a comprar se carga automticamente.
Ejecutantes
Orden de Compra
Duracin
1 da

A la entrada
Asignar a la orden de compra los datos de la cotizacin y del proveedor

seleccionado.
Al Salir
Determinar si la orden requiere aprobacin.
Marcar la orden como no facturada.
Formas

Requiere Aprobacin?
Descripcin
Una regla de negocios evala si la Orden de Compra necesita aprobacin debido

al costo total.
Si: La orden de Compra requiere Aprobacin.

No: Por defecto.
Aprobar Orden
Descripcin
El jefe de compras aprueba o solicita cambios en la Orden de Compra.
Ejecutantes
Jefe Administrativo
Duracin
4 horas
A la entrada
Crear un registro con los comentarios de aprobacin.
Al Salir
Actualizar los registros de aprobacin.
Fijar el usuario que realiza la aprobacin.

Formas

Orden Aprobada?
Descripcin
Se debe evaluar si la Orden fue aprobada por el Jefe o si sta necesita cambios. Si
se debe realizar alguna modificacin, el caso debe retornar a la persona encargada
de la actividad Crear Orden de Compra.
Modificar Orden: La Orden de Compra necesita cambios.

Si: Por defecto.
Enviar Orden de Compra a Proveedor

Descripcin
Enviar un correo electrnico al proveedor con copia al Jefe de Compras con el

archivo PDF de la Orden de Compra.
Ejecutantes
Automtico
Script
Estimado <Quotations.Supplier.Supplier>
Hemos recibido su cotizacin debido a que estamos satisfechos con las

condiciones, sta ha sido seleccionada.
Como archivo adjunto se encuentra la Orden de Compra.
Si tiene alguna inquietud o pregunta, por favor contactarnos.
Los mejores deseos
Departamento de Compras Bizagi

Generar Orden y enviarla al ERP

Descripcin
Una interfaz conectada con el ERP de la compaa genera la Orden de Compra en

el sistema.
Para ms informacin acerca de interfaces visitar:
http://wiki.Bizagi.com/es/index.php?title=Interface_SOA
Ejecutantes
Automtico
Al Salir
La tarea ejecuta una interfaz que actualiza el ERP de la compaa con la informacin
de la Orden de Compra.
El nmero del archivo es regresado por el sistema y es guardado en el atributo

ERPNumeroOrdenCompra.
Implementacin
Servicio Web
Actualizar ERP
Descripcin
Cuando la interfaz no logra actualizar correctamente el ERP de la compaa se debe

realizar sta tarea.
El usuario debe actualizar el ERP manualmente.
Ejecutantes
Asistente de Compras
Duracin
4 horas

Formas

Participantes
Solicitante (Entidad)
Jefe (Entidad)
Automtico (Rol)
Departamento de Compras (Entidad)
Solicitar Cotizaciones (Rol)
Recibir Cotizaciones (Rol)
Seleccionar Proveedor (Rol)
Orden de Compra (Rol)
Jefe Administrativo (Entidad)
Asistente de Compras (Rol)

Solicitud de Compra

Загружено:

Сведения о документе

Авторское право

Доступные форматы

Поделиться этим документом

Поделиться или встроить документ

Параметры публикации

Этот документ был вам полезен?

Это неприемлемый материал?

Авторское право:

Доступные форматы

Solicitud de Compra

Загружено:

Авторское право:

Доступные форматы

Solicitud de

Copyright 2014 | Bizagi

Modelo de Datos ............................................................................................................................. 4

Elementos del proceso ............................................................................................................. 5

Crear Solicitud de Compra ............................................................................................... 5

Autorizar Solicitud ................................................................................................................. 6

Solicitud Aprobada? ........................................................................................................... 7

Notificar Aprobacin ............................................................................................................ 8

Notificar Rechazo ................................................................................................................... 8

Notificar Requerimiento de Cambio .............................................................................. 9

Generar Orden de Compra ...............................................................................................10

Modelo de Datos ............................................................................................................................13

Elementos del proceso ............................................................................................................13

Seleccionar Proveedor ........................................................................................................16

Generar Orden de Compra .............................................................................................................18

Modelo de Datos ........................................................................................................................... 20

Elementos del proceso ........................................................................................................... 20

Copyright 2014 | Bizagi Confidential

Crear Orden de Compra ................................................................................................... 20

Requiere Aprobacin? ..................................................................................................... 22

Enviar Orden de Compra a Proveedor ........................................................................24

Generar Orden y enviarla al ERP.................................................................................... 25

Copyright 2014 | Bizagi Confidential

El proceso de solicitud de compra es el procedimiento formal para la compra de

El proceso empieza con la identificacin de los productos o servicios que requiere

Una vez que la solicitud ha sido aprobada, se piden cotizaciones a un nmero

El Departamento de Compras selecciona el proveedor de acuerdo a la fecha de

Copyright 2014 | Bizagi Confidential

al proveedor que ha sido seleccionado y por ltimo se guarda una copia de la en

Copyright 2014 | Bizagi Confidential

Elementos del proceso

Crear Solicitud de Compra

Los productos que se van a agregar a la solicitud de compra son seleccionados de

Adems el solicitante debe ingresar la informacin de la entrega, fecha, direccin,

Asignar la fecha del da y datos del usuario solicitante.

Validar la cantidad de productos en la solicitud (mnimo uno)

Asignar el nivel de autoridad necesario para aprobar la solicitud

Asignar el usuario creador del caso

Calcular el costo estimado de la compra.

Copyright 2014 | Bizagi Confidential

El jefe del solicitante realiza la aprobacin de la solicitud de compra.

Adicionar un registro con los comentarios hechos durante la aprobacin.

Actualizar el o los registros de la aprobacin.

Copyright 2014 | Bizagi Confidential

De acuerdo al monto total de la solicitud de compra se pueden necesitar la

No: La solicitud de compra fue rechazada

Copyright 2014 | Bizagi Confidential

Se requiere realizar Cambios: La solicitud de compra requiere cambios

Enviar un correo electrnico a la persona que realiz la solicitud de compra.

Su solicitud de compra con nmero <RadNumber> ha sido aprobada.

Usted solicito los siguientes productos:

(Tabla de productos solicitados)

Adems se incluye todos los comentarios realizados durante el proceso de

Este correo electrnico fue generado automticamente. Por favor no responder.

Enviar un correo electrnico a la persona que realiz la solicitud de compra.

Copyright 2014 | Bizagi Confidential

Su solicitud de compra con nmero <RadNumber> ha sido rechazada.

Usted solicit los siguientes productos:

(Tabla de productos solicitados)

Adems se incluye todos los comentarios realizados durante el proceso de

Este correo electrnico fue generado automticamente. Por favor no responder.

Notificar Requerimiento de Cambio

Enviar un correo electrnico a la persona que realiz la solicitud de compra.

Su solicitud de compra con nmero <RadNumber> necesita algunos cambios.