ORGANIZACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

HECTOR GUTIERREZ VELEZ

Aprendiz

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ORGANIZACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL(1450481)
2017
 ORGANIZACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD 1

HECTOR GUTIERREZ VELEZ

Aprendiz

ANDREA VARGAS ALVAREZ

Tutora

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ORGANIZACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
2017
 INTRODUCCION
En los comienzos de la era de la informacin afines de los aos 1990, los documentos se recolectaban y se
almacenaban con el fin de conservarlos. Actualmente, el desarrollo exponencial de la informacin y las
nuevas herramientas tecnolgicas provoco un aumento desmesurado de los nuevos documentos digitales y
paralelamente tambin se expandi el crecimiento de los documentos en papel. A medida que pasa el
tiempo es cada vez mas imperioso la necesidad de organizarlos .Por lo tanto, se hace fundamental la
necesidad de contar con una gestin adecuada pues, a mayor crecimiento de informacin mayor es el caos
que genera.

En Colombia los procesos archivsticos se orientan bajo la Ley 594 de 2000, del Archivo General de la
Nacin, la cual insta a las entidades pblicas y privadas con funciones pblicas, a elaborar programas de
gestin documental dentro del concepto de archivo total en el cual se controla los documentos desde su
elaboracin hasta su disposicin final orientado principalmente por las Tablas de Retencin Documental .

Por consiguiente, la Organizacin Documental es el principal centro de eficiencia y mejora continua en los
procesos y funciones de las organizaciones que habitualmente realizan trmites con documentos, ya que
permite replantear acciones y estrategias en el uso de los sistemas de informacin, con el fin de obtener
resultados ptimos en los problemas organizacionales.
 ORGANIZACION DE LOS DOCUMENTO

Definicin: Conjunto de acciones orientadas a la

clasificacin, ordenacin y descripcin de los
documentos de una institucin, como parte
integral de los procesos archivsticos .
 CONCLUSIONES
El desafo de la gestin documental es buscar soluciones my adecuadas que funcionen y
nuevas tecnologas para con ello garantizar su originalidad e integridad.

Tambin debe tener en cuenta que un buen que un buen sistema de administracin de
documentos permite almacenar y recuperar informacin, esto es vital para la permanencia de
cualquier organizacin o institucin sin importar su tamao.

La gestin documental nos aporta grandes ventajas como: ahorro de tiempo, recepcin y
organizacin debidamente de los documentos ya que es una tarea clave que nos permite
ahorrar tiempo y dinero al buscar un documento o informacin, tambin nos permite conservar
los documentos teniendo como base la Ley General de Archivos.

Como recurso, la gestin documental provee informacin, y como activo, proveen

documentacin. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la informacin, stos nos
ayudan a localizar el documento en una forma ms rpida y desde cualquier lugar, sea en la
organizacin o fuera de sta.
GLOSARIO

Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la

informacin que conservan los archivos pblicos, en los trminos consagrados
por la Ley.

Almacenamiento de documentos: Accin de guardar sistemticamente

documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservacin
apropiadas.

Coleccin documental: Conjunto de documentos reunidos segn criterios

subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgnica ni responde a los
principios de respeto a la procedencia y al orden original.

Documento original: Fuente primaria de informacin con todos los rasgos y

caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Eliminacin documental: Actividad resultante de la disposicin final sealada en las
tablas de retencin o de valoracin documental para aquellos documentos que han perdido
sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en otros
soportes.

Foliar: Accin de numerar hojas.

Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la

planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y
conservacin.

Retencin documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de

gestin o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retencin documental.

Tabla de retencin documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos.
 BIBLIOGRAFIA
Acuerdo. 027-2006
MEJA Myriam, CAN Jeannette, BARRERA Amanda, MELO C. Alexander, PARADA A. Hernn O. y
TRIANA T. Jorge W. gua para la implementacin de un Programa de Gestin Documental. Bogot D.C.
Archivo General de la Nacin. 2005.

Enlace - El Acuerdo 042 de 2013 (Del art.1 al art. 6)

En el Acuerdo 042 de 2013 se establecen criterios para la organizacin de los archivos de gestin, segn
el Archivo General de la Nacin.

Enlace - http://www.slideshare.net/Camavi86/ntc-4095(Punto 1 al 3)
En este documento se encontrarn aspectos importantes sobre la Descripcin Archivstica que plantea el
Archivo General de la Nacin.

ISAD (G)2000
Norma Internacional General de Descripcin Archivstica .

https://docs.google.com/document/d/...oC4sG4bF1_k/edit