Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
La Ley 594 de 2000 en su Artculo 22. Procesos Archivsticos. Establece que la gestin de
documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la
produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la
disposicin final de los documentos.
1. Produccin de documentos
2. Recepcin de documentos,
3. Distribucin de documentos,
4. Trmite de documentos,
5. Organizacin de documentos,
6. Consulta de documentos,
7. Conservacin de documentos
8. Disposicin final de documentos.
ACTIVIDADES
En el Anexo 1, Produccin Documental, se orientan los formatos que son de uso comn a
la administracin, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio
de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus
funciones especficas.
ACTIVIDADES
1. Radicacin de documentos
2. Registro de documentos
ACTIVIDADES
Identificacin de dependencias.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Registro de control de entrega de documentos internos.
ACTIVIDADES
2. Respuesta
ACTIVIDADES
Actividades:
Actividades:
Actividades:
Actividades:
ACTIVIDADES:
La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del rea, o al
funcionario responsable del Archivo de Gestin, Archivo Central o Histrico.
1. Formulacin de la consulta
2. Estrategia de bsqueda
Disponibilidad de expedientes.
Disponibilidad de fuentes de informacin.
Establecimiento de herramientas de consulta.
Ubicacin de los documentos.
3. Respuesta a consulta
ACTIVIDADES:
Diagnstico integral.
Sensibilizacin y toma de conciencia.
Prevencin y atencin de desastres.
Inspeccin y mantenimiento de instalaciones.
Monitoreo y control de condiciones ambientales.
Limpieza de reas y documentos.
Control de plagas.
Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia.
Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/ encuadernacin (Determinacin
de espacios y reas locativas, determinacin de mobiliario y equipo,
determinacin de Unidades de conservacin y almacenamiento).
Apoyo a la reproduccin.
Intervenciones de primeros auxilios para documentos.
Establecimiento de medidas preventivas.
Implantacin de Planes de contingencia.
Aseguramiento de la informacin en diferentes medios y soportes.
2.2.5.8 DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS
DEFINICIN: Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a
su conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las
Tablas de Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental. (GRGA)
ACTIVIDADES
Dentro del formato utilizado para la presentacin de las TRD para la Administracin
Pblica Colombiana el diligenciamiento de la columna Disposicin Final, implica que a
cada serie o subserie se le aplic previamente el proceso de valoracin para definir su
conservacin permanente, reproduccin a travs de tecnologas y soportes, en cuya
aplicacin se observen principios y procesos archivsticos, la eliminacin cuando agotados
sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigacin o la
seleccin de algunas muestras representativas.
ACTIVIDADES: