2017

CONTROL INTERNO Y
ASPECTOS LEGALES DE
LAS CUENTAS POR
COBRAR

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y FINANZAS

| Material recopilado por: Gabriela Margarita Cardona
 CONTROL INTERNO Y ASPECTOS LEGALES DE LAS CUENTAS POR COBRAR

CONTENIDO

Introduccin de las cuentas por cobrar .......................................................................................... 2

Definicin y Clasificacin de las Cuentas por Cobrar .......................................................................3
Control Interno de las Cuentas por Cobrar ..................................................................................... 4
Contabilizacin...............................................................................................................................5
Ejemplo # 1 Cdula de Clientes ................................................................................................... 6
Actividad # 1 - Cedula de Clientes.............................................................................................. 8
Cuentas Incobrables ...................................................................................................................... 9
Aspectos Tributarios .................................................................................................................... 10
Ejemplo Cedula de antigedad de Saldos .................................................................................. 11
Actividad # 2 Estimacin de Cuentas Incobrables ................................................................... 12
Bibliografa ................................................................................................................................... 13

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INTRODUCCIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar de una empresa representan la extensin de un crdito a sus
clientes en cuenta abierta, con el fin de mantener a sus clientes habituales y atraer nuevos,
la mayora de las empresas consideran necesario ofrecer crdito.

Las empresas siempre han preferido vender al contado en lugar de vender al crdito,
pero las presiones de la competencia en el mercado obligan a la mayora de las empresas
a ofrecer crdito, es estas cuentas por cobrar tambin las denominaremos como Clientes.

El cliente pagar la cuenta y en dicho momento la empresa recibir efectivo y el saldo de

sus cuentas por cobrar disminuir.

El mantenimiento de las cuentas por cobrar tiene costos tanto directos como indirectos,
pero tambin tiene un beneficio importante, la concesin del crdito incrementar las
ventas y la buena administracin de las cuentas por cobrar en una empresa empieza con
la decisin de si se debe o no conceder un crdito.

Actualmente el otorgamiento del crdito dentro de las empresas est siguiendo dos
formas:

a) Dar el crdito por medio de terceros: Es cuando las

empresas abren la posibilidad de tener un POS (Point
of Sale o en espaol Punto de Venta) en su
establecimiento aceptado en pago por bienes o
servicios, por medio de una tarjeta de crdito o dbito.

Los beneficios de contar con una terminal POS es que

incrementa las ventas, pues hoy en da muchas personas por seguridad prefieren no
andar efectivo y hacer uso de sus tarjetas. El dinero de las ventas realizadas por medio
de POS, es abonado por el Banco con el que se contrate el servicio al siguiente da
hbil en una cuenta de ahorro o corriente, descontando comisin que puede ser del
5% al 10%, IVA, y un anticipo a cuenta de IVA del 2% .

b) Dar el crdito directamente al cliente: es donde las

empresas tienen una persona o una unidad encargada del
anlisis y otorgamiento del crdito a los clientes.

Este tipo de crdito conlleva un mayor riesgo, pues existe

la posibilidad que el Cliente no nos pague o que haya
necesidad de efectuar gestiones de cobro, lo que
incrementa el costo administrativo.

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DEFINICIN Y CLASIFICACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar pueden definirse distintas maneras dependiendo de la actividad
econmica que desarrolla la empresa, por lo que puede conceptualizarse como:
El derecho del vendedor sobre el monto de una transaccin.
Prestamos de dinero a otra parte.
Es el derecho a recibir efectivo en un futuro, a partir de una transaccin actual.
Son cantidades de dinero que deben recolectarse de los clientes como resultado
de las ventas hechas a crdito.
Representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados,
otorgamiento de prstamos o cualquier otro concepto anlogo

Los principales tipos de cuentas por cobrar son:

Cuentas por cobrar o clientes: Se registran las deudas que clientes (personas
naturales o jurdicas) tienen con la empresa por la venta al crdito de mercadera ,
prestacin de servicios u otros

Documentos por cobrar: Se registran las deudas que clientes (personas naturales
o jurdicas) tienen con la empresa por la venta al crdito de mercadera, prestacin
de servicios u otros, respaldados por un pagar o letra de cambio.

Deudores diversos, Otras cuentas por cobrar, Cuentas por cobrar a

empleados : Son otros derechos pecuniarios que la empresa tiene con empleados
o terceros. Se registran segn la naturaleza de dicho derecho.

A) Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas en:

Provenientes de ventas de bienes o servicios: Formado por aquellas cuyo origen es la

venta a crdito de bienes o servicios y que, generalmente estn respaldadas por la
aceptacin de una "factura" por parte del cliente.

No provenientes de venta de bienes o servicios. Derechos por cobrar que la empresa

posee originados por transacciones diferentes a ventas de bienes y servicios a
crdito. Entre ellas, podramos citar las siguientes:
Cuentas por cobrar a trabajadores
Intereses por cobrar
Alquileres por cobrar
Reclamaciones por cobrar a compaas de seguros
Reclamaciones por cobrar a proveedores
Reclamaciones judiciales por cobrar
Depsitos en garanta de cumplimiento de contratos
Regalas por cobrar

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Cuentas por cobrar a los accionistas

Dividendos por cobrar sobre inversiones
Cuentas por cobrar a compaas subsidiarias

B) Atendiendo a garanta, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas en:

Cuentas comerciales sin garanta: Respaldada por la confianza en la persona adeudante.

Son cuentas que los clientes deben por compras al crdito, generalmente se espera que
estas sean cobradas dentro de un plazo de 30 a 60 das.

Cuentas comerciales con garanta : Respaldadas por pagar, letra de cambio o un

contrato. Son derechos por los cuales se expiden documentos al crdito formales como
prueba de la deuda, estos, normalmente abarcan un plazo de 60 a 90 das y en algunas
ocasiones requiere que el deudor pague intereses.

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Las compaas no quieren perder las ventas de buenos clientes, pero tambin buscan
evitar las cuentas por cobrar que nunca se recuperen. Por ello el control interno debe
enfocarse sobre a el perfil del cliente al que se le otorgar un crditos, el plazo a otorgar e
y la forma en que nos pagar.

Para ello algunas compaas crean su propia poltica de crdito en donde definen a
quienes se les otorgar, para ello tienen un encargado o un departamento de crditos y
cobros, que evalan las solicitudes de crdito de los clientes y llevan el respectivo
seguimiento.

La concesin de crdito requiere de un punto de equilibrio

Aspecto Accin
Otorgar crdito nicamente a los clientes que tengan Hacer una verificacin de crdito sobre los
las mayores probabilidades de pagar. clientes prospecto.

Separar las funciones de manejo de efectivo,
otorgamiento de crdito y contabilidad, para evitar el
robo potencial por parte de empleos que manejan el
efectivo cobrado a los clientes.
Promover la cobranza a los clientes para maximizar el
flujo de efectivo.
Disear el sistema de control interno, de tal
modo que se separen las responsabilidades.
Mantener una estrecha vigilancia sobre los
cobros de los clientes.

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CONTABILIZACIN

Las Cuentas por cobrar (o Clientes), as como todas las otras cuentas que representan
derechos para la empresa, pertenecen a los activos y de acuerdo a su criterio de liquidez
se ubican en los Activos Corrientes, inmediatamente despus de las inversiones
temporales.

La naturaleza de estas cuentas es deudora, por lo que para aumentarlas es necesario

realizar un cargo, y para disminuirlas hay que realizar un abono.

La cuenta de mayor general, Cuentas por cobrar o Clientes se conoce como Cuenta de
control y su saldo es el que aparece en el Estado de Situacin Financiera o Balance
General. No obstante, esta cuenta contiene el total o saldo de todas las cuentas
individuales de clientes.

Para llevar un control interno, es necesario que implementemos el uso de un Mayor

Auxiliar de Clientes, que no es ms que una cedula en la que se clasifican en orden
alfabtico los clientes con cada una de sus transacciones, as cuando un cliente se acerque
a cancelar fcilmente le podremos decir cunto nos debe y a que corresponde.

Una cdula de Clientes ms o menos es como la siguiente:

Cedula de Clientes
Nombre del Cliente: _________________________________________________________
Direccin:__________________________________________________________________
Telfono de Contacto: _______________________________________________________

Plazo del Fecha de

Fecha Concepto Debe Haber Saldo
Crdito Vencimiento

03/09/2016 Compra 30 das 03/10/2016 $200.00 $200.00

Pago $10.00 $190.00

05/09/2016
Efectivo

Pago $90.00 $100.00

15/09/2016
Efectivo

20/09/2016 Compra 30 das 20/10/2016 $150.00 $350.00

Para cada Cliente que posee la compaa, deber realizarse una cdula, por lo que si la
compaa posee 200 clientes, entonces tendr 200 cdulas.

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EJEMPLO # 1 CDULA DE CLIENTES

Determinemos el saldo de cada cliente de la empresa Musical del Norte, y determinemos

el saldo de la cuenta clientes al final del mes de Junio.

Musical Norte es una tienda que vende discos compactos de msica y que realiz las
siguientes transacciones en el mes de Junio:
1. El 04 de junio vendi mercancas a 30 das crdito a Discoteca Nacional, S.A., por
un valor de $60,250, IVA Incluido.
2. El 08 de junio se recibi un cheque por $12,000 como pago parcial de la
mercadera vendida el 04 de junio.
3. El 14 de junio Discoteca Nacional, S.A., nos devuelve parte de la mercanca
vendida el 04 de junio, pues algunos CDs presentaron fallas. El importe de la
devolucin fue de $7,700.
4. El 19 de junio se vende mercancas a Discos Latinos, a 60 das crdito por $10,150,
IVA Incluido.
5. El 24 de junio se vendi mercancas a Msica y Ms por $37,550 a 30 das crdito,
IVA Incluido.
6. El 26 de junio Msica y Ms, nos devuelve mercanca por $6,200, debido a que
parte del pedido estaba mal surtido.
7. El 28 de junio se vende mercanca a crdito a Discoteca Nacional por $31,200, IVA
Incluido.
8. El 29 de junio Discoteca Nacional nos paga en efectivo el saldo pendiente de la
factura generada por la venta del da 4 de junio.
9. El 30 de junio vende mercanca al contado a Discos Latinos, S.A., por un monto de
$25,200, IVA incluido.

Cedula de Clientes
Nombre del Cliente: DISCOTECA NACIONAL
Direccin: 8 VA AVENIDA SUR, SANTA ANA.
Telfono de Contacto: 2440-0530

Plazo del Fecha de

Fecha Concepto Debe Haber Saldo
Crdito Vencimiento

04/06 Venta 30 das 04/07 $60,250 $60,250

08/06 Pago $12,000 $48,250

14/06 Dev./ Venta $ 7,700 $40,550

28/06 Venta $31,200 $71,750

29/06 Pago $40,550 $31,200

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Cedula de Clientes
Nombre del Cliente: DISCOS LATINOS
Direccin: 5 TA AVENIDA NORTE, #1-8 SANTA TECLA, LA LIBERTAD.
Telfono de Contacto: 22228-3489

Plazo del Fecha de

Fecha Concepto Debe Haber Saldo
Crdito Vencimiento

19/06 Venta 60 das 19/08 $10,150 $10,150

Cedula de Clientes
Nombre del Cliente: MUSICA Y MAS
Direccin: CENTRO COMERCIAL MULTIPLAZA, LOCAL 2-1, ANTIGUO CUSCATLAN, LA
LIBERTAD.
Telfono de Contacto: 2243-0853

Plazo del Fecha de

Fecha Concepto Debe Haber Saldo
Crdito Vencimiento

24/06 Venta 30 das 24/07 $ 37,550 $ 37,550

26/06 Dev. / Venta $ 6,200 $ 31,350

1. Cunto es el saldo de cada Cliente de la empresa Musical del Norte?

El saldo de cada cliente es:
Discoteca Nacional $31,200.00
Discos Latinos $10,150.00
Msica y Ms $31,350.00

Es de aclarar que la venta del da 30 de junio a Discos Latinos, S.A., no fue

considerada porque se realiz al contado, por lo que si no fue al crdito no nos
debe nada.

2. Cunto es el total de la Cuenta Clientes al 30 de junio?

La cuenta clientes es la suma de los saldos de los tres clientes por lo que el saldo
es: $72,700.00

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ACTIVIDAD # 1 - CEDULA DE CLIENTES

Se pide preparar la Cedula de Cliente para cada uno de los que se detallan a continuacin, todas
las transacciones son IVA incluido:

1. Enero 1. Se vendieron a la compaa El Ncleo, 3,000 camisas a crdito por $37,500.

2. Enero 5. Se vendi mercanca a la compaa El Globo, a crdito por $25,800.
3. Enero 13. Se recibi de El Globo una devolucin de mercanca por $10,000.
4. Enero 15. Se recibi un pago en efectivo por $9,780 como parte del adeudo por la venta
realizada a El Ncleo el da 1 de enero. El importe recibido se deposit en la cuenta
bancaria de la empresa.
5. Enero 18. Se vendieron 1,500 gorras a crdito a la compaa Danytex por $62,300
6. Enero 22. Se recibi un cheque por $12,100 de Danytex que fue depositado a la cuenta
bancaria.
7. Enero 24. Se recibi una devolucin de mercanca por parte de Danytex por $3,410.
8. Enero 27. Se recibi una transferencia bancaria de El Ncleo por $7,930, como abono a su
cuenta pendiente por la venta del da 1 de enero.
9. Enero 29. El Globo pag con cheque $15,000
10. Enero 30. Se vendi mercanca de contado a El Globo por $17,240.

a) Cunto es el saldo del Cliente Compaa el Ncleo al 30 de enero?

R. _________________________________

b) Cunto es el saldo del Cliente Compaa El Globo al 30 de enero?

R. _________________________________

c) Cunto es el saldo del Cliente Danytex al 30 de enero?

R. _________________________________

d) Indique el saldo de la Cuenta Clientes al 15 de enero?

R. _________________________________

e) Indique el saldo de la Cuenta Clientes al 30 de enero?

R. _________________________________

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CUENTAS INCOBRABLES

El beneficio de las cuentas por cobrar es un incremento en los ingresos y las utilidades
mediante la realizacin de venta a una gama de clientes ms amplia.
El costo es que algunos clientes no pagan, y por ello
crean un gasto por cuentas incobrables, gastos por
cuentas de cobro dudoso o gasto de cuentas malas. Los
tres nombres de estas cuentas significan lo mismo,
stas se registran en la seccin de gastos de operacin
o gastos de venta del Estado de Resultados.

Para evitar tener clientes que no pagan, las empresas deben hacer una mitigacin del
Riesgo, algunas veces es normal que no todos los clientes paguen, pero el porcentaje de
los clientes insolventes debe ser lo mnimo, y este resultado depende del proceso de
concesin de crditos.

Es necesario requerir a cada cliente informacin que nos d confianza que cumplir con
los pagos del crdito en el plazo estipulado. Ahora si un cliente no paga y ya ha pasado un
tiempo y no logramos recuperar dicha deuda y existe incertidumbre de que vaya a pagar,
por varias causas, por ejemplo: desaparicin de clientes por fallecimiento, cambio de
domicilio, quiebras, etc., no es correcto que el valor del saldo de cuentas por cobrar o de
la cuenta clientes aparezca como un activo corriente en el balance general o Estado de
Situacin Financiera, puesto que no todas las cuentas se lograrn recuperar.

Por lo que las empresas ante esa posible incertidumbre de no pago por parte del cliente
hacen un estudio donde determina que grado de incertidumbre tiene de que los clientes
no paguen, con el objeto de presentar las Cuentas por cobrar a su valor neto de
realizacin.

Las cuentas incobrables se estiman, se tratan como un gasto, es decir se carga Gastos de
venta o Gasto de Administracin, subcuenta de cuentas incobrables y se abonan a la
cuenta estimacin para cuentas de cobro dudoso o deterioro de valor de las cuentas por
cobrar o activos financieros, mediante un asiento de ajuste al final de cada periodo.

Existen dos mtodos para realizar esa estimacin

1. Enfoque del estado de resultados o mtodo del porcentaje de ventas.

Este mtodo consiste en una estimacin por parte de la gerencia del porcentaje de ventas
al crdito que se considerara incobrable. Este porcentaje es determinado en base a la
experiencia pasada y las polticas de crdito que est vigente.

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Por ejemplo, la experiencia pasada de una compaa indica que alrededor del 2% de sus
ventas a crdito resultarn incobrables. Si las ventas al crdito para julio ascienden a
$150,000, el porcentaje estimado de cuentas incobrables para julio de 20X1 es de $3,000.
Bajo este enfoque, el monto del asiento de ajuste es igual al monto estimado ($3,000).

2. Enfoque del balance general, o mtodo de antigedad de cuentas por cobrar

En este mtodo se se prepara una cedula de antigedad de saldos, en la cual se clasifican

los saldos de los clientes por el tiempo que han permanecido pendientes de pago. Debido
a su nfasis en el tiempo que han permanecido pendientes de pago, es que se llama
antigedad de las cuentas por cobrar.

Algunos beneficios de llevar como Control Interno una Cdula de Antigedad de Saldos
son:
Ayuda a las empresas al control de las cuentas por cobrar
Presenta los plazos establecidos para los pagos de las ventas al crdito
Permite conocer a simple vista el incumplimiento de los clientes
Se conoce el monto total del crdito otorgado a los clientes
Facilita la cancelacin de los crditos

ASPECTOS TRIBUTARIOS

En El Salvador, de conformidad a lo establecido en el numeral 2, del artculo 31 de la Ley

del Impuesto sobre la Renta, son deducibles del impuesto sobre la renta el saldo de las
deudas incobrables siempre que llenen los requisitos siguientes:
a) Que la deuda provenga de operaciones propias del negocio productos de ingresos
computables;
b) Que en su oportunidad se haya computado como ingreso gravable;
c) Que se encuentre contabilizada o anotada en registros especiales segn sea el
caso; y
d) Que el contribuyente proporcione a la Direccin General la informacin que exige
el reglamento.

En el Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta, se refiere a lo establecido en los

artculos 37 y 38, los cuales establecen que:

A efecto de que sea deducible la deuda incobrable, deber contener los siguientes datos:

a) Nombre, profesin y domicilio del deudor y monto de la deuda;

b) Origen y forma de constitucin de la deuda, indicando la fecha de otorgamiento y
vencimiento;

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c) Forma y clase de la garanta, indicando el nombre, profesin y domicilio del fiador,

si lo hubiere;
d) Fecha desde la cual se hizo exigible la deuda;
e) Si se ha intentado el cobro por la va judicial y el resultado obtenido;
f) Si el contribuyente lleva contabilidad formal o registros especiales, con la debida
correccin; y
g) Cualquier otra informacin que requiera la Direccin General para fundamentar la
deduccin.

Cuando se trate de obligaciones que produzcan intereses, no podr admitirse como

deduccin por concepto de deuda incobrable, un porcentaje mayor del inters
pactado.

EJEMPLO CEDULA DE ANTIGEDAD DE SALDOS

Para estimar el monto de las Cuentas Incobrables, se necesita contar con dos aspectos:

1. Cdula en la que se muestren el monto de los crditos otorgados y el tiempo que

tiene de estar pendiente de pago; y
2. Poltica de la empresa para estimar la incobrabilidad.

A continuacin se presentan para la empresa Pleytez, S.A de C.V., la siguiente

informacin:

Cdula de Crditos Otorgados:

Pleytez, S.A. de C.V

Cedula de Cuentas por Cobrar al 3 de Diciembre
Cliente 1 30 das 30 60 das 60 120 das 120 240 das Ms de 350 das
Lindo Len 340.00 457.90
Pedro Peric 245.60 234.50
Zoila Camila 729.00
Rosa Espinoza 235.89
Armando 129.00 237.00
Paredes
Aurora Flores 230.00
Total 340.00 703.50 363.50 472.89 959.00

Poltica de Estimacin de Cuentas Incobrables

1. Crditos con antigedad de 1 a 30 das, estimacin del 5%

2. Crditos con antigedad de 30 a 60 das, estimacin del 20%
3. Crditos con antigedad de 60 a 120 das, estimacin del 40%
4. Crditos con antigedad de 120 a 240 das, estimacin del 60%
5. Crditos con antigedad mayor a 350 das, estimacin del 100%
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La Poltica de Estimacin de Cuentas Incobrables, es definida por cada empresa de

acuerdo a la experiencia adquirida en el negocio.

Con la informacin anterior, determinemos: Cunto es el monto por incobrabilidad de

las Cuentas por Cobrar al 31 de diciembre?

Paso 1:
Haciendo uso de la Cdula y de la Poltica, multiplicaremos el total por columna por el
porcentaje de estimacin de incobrabilidad de la poltica. As:

Ms de 350
1 30 das 30 60 das 60 120 das 120 240 das
das
Total 340.00 703.50 363.50 472.89 959.00
Porcentaje
segn 5% 20% 40% 60% 100%
Poltica
Monto
(340*5%)= (703.50*20%)= (363.50*40%)= (472.89*60%)= (959*100%)=
Cuentas
17.00 140.70 145.4 283.73 959.00
Incobrables:

Paso 2:
Sumamos el total de cada columna hasta obtener el total de la estimacin:
(17.00 + 140.70 + 145.40 + 183.73 + 959.00) = $ 1,545.83

Por tanto, el monto a contabilizar como Estimacin de Cuentas Incobrables ser de

US$1,545.83.

ACTIVIDAD # 2 ESTIMACIN DE CUENTAS INCOBRABLES

Desarrolle el ejercicio que se le presenta a continuacin utilizando la misma poltica de

estimacin del ejercicio anterior:

Al 30 de diciembre los saldos de las Cuentas por cobrar eran los siguientes:

Cliente 1 30 das 30 60 das 60 120 das 120 240 das Ms de 350 das
Salvador Carranza 2,567.89 236.98
Omega S.A. de C.V. 2,789.00 236.87
Redes y tecnologa 239.23 1,689.27
S.A. de C.V.
Baltazar Uribe 78.00 120.34
I&A S.A. de C.V. 170.35
Total

Se pide: Estime, Cunto es el monto por incobrabilidad de las Cuentas por Cobrar al 31
de diciembre?

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BIBLIOGRAFA

Horngren, C., Harrison, W., & Oliver, M. (2010). Contabilidad, Mxico. Editorial
Prentice Hall.

IFRS Foundation Normas NIIF (2016 Libro Rojo) Espaol

IFRS Foundation Normas NIIF para las PYMES (2015) Espaol

SANTILLANA, Sistemas de Control interno, tercera edicin. Pearson 2015.

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