Archivo General CARACTERIZACIN DE PROCESO

de la Nacin

NOMBRE DEL PROCESO: Servicios Archivsticos RESPONSABLE: Coordinador Grupo de Gestin de Proyectos
OBJETIVO DEL PROCESO: Desarrollar la gestin de los proyectos y prestar los servicios que ofrece el archivo, con calidad para sus clientes.
ALCANCE: Toda la entidad OBJETIVO ESTRATGICO: Fortalecer institucionalmente al AGN

PROVEEDORES ENTRADAS CLIENTES

SALIDAS
ACTIVIDADES CICLO PHVA PHVA
Razn de ser del proceso

Entidades publicas y Solicitudes de servicio. Establecer el Plan de Accin de las reas misionales que participan en el proceso. Servicio prestado AGN
La planificacin se realiza en un documento para cada caso en Interventoras, Asesora Tcnica, Proyectos Seguimiento al Plan de Entidades pblicas o privadas
privadas. Politicas y lineamientos
Tcnicos, y en los dems servicios se describe en procedimientos, instrucciones de trabajo o registros . Esta Accin Ciudadana
Ciudadana Archivsticos P
Planificacin incluye segn sea necesario, cronogramas de trabajo, necesidades y asignacin de recursos humanos, Evaluacin a la Satisfaccin
Procesos de apoyo Normatividad de infraestructura, financieros, etc.
del cliente
del AGN Archivistica
Actividades Generales: Analisis de datos
ADAI Proyectos de Cooperacin
Recibir los requerimientos de servicios, ya sean escritos, por correo electrnico o verbalmente. Revisar la capacidad
del AGN para cumplir los requisitos, solucionar diferencias.
Revisadas y aceptadas las condiciones por las partes, formalizar el contrato.
Planificar la gestin del proyecto o la prestacin del servicio.
Cuando sea apropiado aplicar la encuesta de satisfaccin del Cliente.

Interventoras, Asistencia Tcnica, Proyectos Tcnicos y de cooperacin:

El diseo del producto comprende la planificacin de las actividades a ejecutar, la recopilacin de la informacin de
entrada, los resultados del diseo del proyecto, producto o servicio y las actividades de revisin, verificacin y
validacin.
Se ejecuta el proyecto segn la planificacin y se actualiza la planificacin en caso de cambios. Se revisan los
resultados, se entregan y hacen correcciones en caso de ser necesario.
Restauracin, Conservacin preventiva y otros Servicios de Laboratorio:
Desarrollar las actividades de toma de muestras, monitoreo y saneamiento ambiental, identificacin y preservacin
de muestras y contramuestras, alistamiento, ensayos o pruebas, control de resultados, elaboracin y envo de
reportes. Recuperar las caractersticas prdidas y restituir la integridad fsica y funcional de los documentos, como
medio para apoyar la conservacin de los documentos del AGN o de los usuarios que as lo requieran.

Microfilmacin, digitalizacin y otros Servicios de Reprografa:

Prestar el servicios de fotocopiado, fotografa, microfilm, impresin digital y heliografas, controlando la calidad de las
copias, con el fin de apoyar la salvaguardar de los documentos del AGN o de los usuarios que si lo requieran, como
medio de conservacin de los documentos fsicos.

Alquiler de salas y equipos, depsitos y Visitas guiadas:

Se recibe la solicitud, se revisa disponibilidad y se separa la sala. Se alista con anterioridad salas, mobiliario y
equipos, solicitando a servicios generales lo necesario. Se verifica la funcionalidad de los equipos antes de entregar
y en el momento de recibir.
Se recibe la solicitud de depsito, se alista y se hace entrega del mismo. Se hace seguimiento a la infraestructura y H
ambiente de trabajo, para garantizar la adecuacin de los depsitos. Con la solicitud, revisar disponibilidad de salas,
equipos, depsitos y recurso humano y tiempo para el recorrido de las visitas.

Proceso: Sistema Integrado de Gestin Fecha: 2010-05-25 Versin: 3 Cdigo: SI-220-FR-001 1 de 4

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de la Nacin
CONTROLES
Controles establecidos en el mapa de
riesgos de la entidad.
Auditora de interna de Calidad
Auditora de Control Interno
Auditora de Entes de Control
Proceso: Sistema Integrado de Gestin
CARACTERIZACIN DE PROCESO
H
Capacitaciones:
Se define el objetivo, tema, tiempo y dems caractersticas de la capacitacin. Se disea la capacitacin, se revisa y
verifica el contenido de la capacitacin, se valida la capacitacin antes de su ejecucin, asegurando el cumplimiento
de objetivos, tiempos, etc. Planificar fechas de ejecucin de capacitacin, logstica, soportes documentales a
entregar.
En caso de venta de servicios de capacitacin se planifica la publicidad, forma de recibir las solicitudes, costos de la
capacitacin, logstica necesaria. Si es necesario se contrata el capacitador segn procedimiento de contratacin.
Custodia:
Se hace inventario de los documentos recibidos registrando identificacin individual, estado de los documentos. Se
planifica sitio de custodia, condiciones ambientales y capacidad de infraestructura necesaria. Se presta el servicio,
revisando peridicamente el estado de los documentos y la infraestructura.
Conceptos tcnicos, Evaluacin y aprobacin de TRD y TVD:
Recibir las solicitudes, ya sean por correo electrnico o fsico, se delega al funcionario competente para proyectar
respuesta o para evaluar las tablas y enva respuesta por el mismo medio que fue solicitado. La aprobacin de las
tablas se hace en el comit evaluador, y una vez aprobadas, se hace seguimiento a su aplicacin.
Publicaciones (edicin y venta) y Exposiciones y Muestras documentales:
Definir el tema de publicacin y aprobar el proyecto. Planificar objetivos, tiempos, recursos. Desarrollar el texto,
revisar y aprobar el contenido. Diagramar, editar y publicar. Efectuar las contrataciones necesarias.
Se recibe la solicitud de compra de las publicaciones, se verifica la existencia de los documentos solicitados, se
efecta la venta y actualiza inventario.
Aplicar los puntos de control establecidos en la planificacin del proyecto o en la prestacin del servicio.
Actividades a desarrollar y controles a implementar, actividades de revisin, verificacin, validacin, seguimiento y
medicin, ensayos y/o pruebas.
V
Tomar las acciones correctivas y/o preventivas del caso. A
DOCUMENTOS APLICADOS Texto
REGISTROS REQUISITOS POR CUMPLIR RECURSOS
Texto
Texto Texto
Texto
Texto Texto
Manual de procesos y procedimientos de la Oficio, Informe, Actas, Memorando
entidad. Registro y Control de prestamos de salas y equipos
Manual de funciones y competencias de la audiovisuales LEGALES Talento Humano
Planilla control solicitud DPE
entidad.
Ficha Bsica de Cotizacin
Manual Integrado de Gestin Ley 3354 de 1954, Ley 80 de 1989, Ley 80 de 1993, Ley 318 de 1996, Ley 397 de
Registro y/o informes de diagnstico
Manual de Contratacin Mantenimiento y calibracin de equipos. 1997, Ley 594 de 2000, Ley 1150 de 2008;
Manual de Comunicaciones Registro de conceptos tcnicos Plan estratgico AGN, Poltica del sector.
Limpieza de depsitos y documentos Guin de la Exposicin , Decreto ley 2527 de 1950, Decreto 1777 de 1990 , Decreto 1382 de 1995,
Desacidificacin Material de Apoyo (Invitaciones, catlogos, CD) Decreto 998 de 1997, Decreto 4124 de 2004, Decreto 763 de 2008, Circular 01 de
Doblaje Ficha de viabilidad, Oferta, ECYO 2002
Fijado de tcnicas solubles Control solicitudes Acuerdo AGN 07 de 1994, Acuerdo AGN 011 de 1996, Acuerdo AGN 047 de 2000, Personal del AGN
Lavado de documentos Cronograma anual de capacitaciones Acuerdo AGN 048 de 2000, Acuerdo AGN 049 de 2000, Acuerdo AGN 050 de
Evaluaciones de los eventos 2000, Acuerdo AGN de 037 de 2002
Recuperacin de plano
Pre Inscripcin, NTC 3723, NTC 4080, NTC 5238, NTC 5397 / 2005, NTC 4436 / 2000, NTC 5397
/ 2005, NTC 4436 / 2000
Ficha de informacin y seguimiento del proyecto
Control de recaudo
Reintegracin cromtica Planilla de control de solicitudes Resolucin 142 de 2002, Resolucin 23 de 2007, Resolucin 111 de 2009,
Fecha: 2010-05-25 Versin: 3 Cdigo: SI-220-FR-001 2 de 4
Consolidacin Registro de asistencia para capacitaciones Resolucin 267 de 1993, Resolucin de Tarifas, Resolucin 089 de 2009,
Desempaste y desmontaje de libros Ficha de control de intervenciones mapoteca notarias Resolucin 08 de 2009,
Entrega de cajas de Documentacin para procesos Polticas del sector, Cdigo contencioso administrativo
Empaste y encuadernacin

Archivo General
de la Nacin
SEGUIMIENTO Y MEDICIN
Seguimiento por auditora interna,
autoevaluacin y evaluacin
independiente.
Medicin por indicadores de gestin
(ver matriz de indicadores)
Proceso: Sistema Integrado de Gestin
Manual de Contratacin
Manual de Comunicaciones
Limpieza de depsitos y documentos
Desacidificacin
Doblaje
Fijado de tcnicas solubles
Lavado de documentos
Recuperacin de plano
Reintegracin cromtica
Consolidacin
Desempaste y desmontaje de libros
Empaste y encuadernacin
Injertos
Montajes de conservacin para obra plana
Refuerzos estructurales
Reintegracin mecnica
Historia clnica para libros
Estado de conservacin de libros
Historia clnica para obra plana
Historia clnica para legajos
Desinfeccin de documentos en soporte papel
Instructivo Formulacin de proyectos de diseo y Satisfaccin del Cliente
desarrollo
Convocatoria de Ayudas a Proyectos
Archivsticos: Iberarchivos: Programa ADAI
Desinfeccin en masa
Primeros auxilios para material de archivo
Diagnstico para material documental o
fotogrfico de fondos o secciones
Disposiciones para el saneamiento ambiental de Registro de solicitudes enviada a la divisin de reprografa y
instalaciones
Monitoreo y evaluacin de T y humedad relativa
Limpieza y esterilizacin de material de vidrio Acta de Comit Evaluador de Documentos
contaminado y no contaminado
Stadigraff
Monitoreo microbiolgico de ambientes y
superficies de trabajo
Monitoreo y evaluacin de contaminantes
atmosfricos
Mantenimiento de filtros perimetrales
Almacenamiento
Limpieza de documentos y depsitos
Desempaste y montaje de libros
Empaste y encuadernacin
Montajes de conservacin para obra plana
Instructivo para diligenciar TRD
Parmetros de calidad de microfilmes de
acuerdo a las Normas tcnicas
Glosario de Trminos de Microfilmacin.
Parametros de calidad de microfilmes de
Mantenimiento y calibracin de equipos. 1997, Ley 594 de 2000, Ley 1150 de 2008;
Registro de conceptos tcnicos Plan estratgico AGN, Poltica del sector.
Guin de la Exposicin , Decreto ley 2527 de 1950, Decreto 1777 de 1990 , Decreto 1382 de 1995,
Material de Apoyo (Invitaciones, catlogos, CD) Decreto 998 de 1997, Decreto 4124 de 2004, Decreto 763 de 2008, Circular 01 de
CARACTERIZACIN DE PROCESO
Ficha de viabilidad, Oferta, ECYO
Control solicitudes
2002
Acuerdo AGN 07 de 1994, Acuerdo AGN 011 de 1996, Acuerdo AGN 047 de 2000,
Cronograma anual de capacitaciones Acuerdo AGN 048 de 2000, Acuerdo AGN 049 de 2000, Acuerdo AGN 050 de
Evaluaciones de los eventos 2000, Acuerdo AGN de 037 de 2002
Pre Inscripcin, NTC 3723, NTC 4080, NTC 5238, NTC 5397 / 2005, NTC 4436 / 2000, NTC 5397
/ 2005, NTC 4436 / 2000
Ficha de informacin y seguimiento del proyecto
Control de recaudo
Planilla de control de solicitudes Resolucin 142 de 2002, Resolucin 23 de 2007, Resolucin 111 de 2009,
Registro de asistencia para capacitaciones Resolucin 267 de 1993, Resolucin de Tarifas, Resolucin 089 de 2009,
Ficha de control de intervenciones mapoteca notarias Resolucin 08 de 2009, Infraestructura
Entrega de cajas de Documentacin para procesos Polticas del sector, Cdigo contencioso administrativo
Archivsticos Normas que las reglamenten, adicionen o modifiquen.
Convocatoria de Ayudas a Proyectos Archivsticos: Iberarchivos: Programa ADAI
Control de entrega de factura
Memorias en CD, diplomas y certificados Mini-Manual de Tablas de Retencin y Transferencias Documentales.
Consolidado de proyectos de Diseo y Desarrollo Manual de Fondos Acumulados. Elementos de oficina
Seguimiento a investigaciones Muebles y Enseres
Condiciones de la Documentacin Oficinas
Recepcin de rollos, Inventario General de microfilm
Control de calidad de los microfilms
Acta Inicial, Acta Final, Acta Inicial de tira Apndice
Acta Final de tira Apndice
Registro de Asistencia,
Registro y radicacin
Ficha de viabilidad, Factura de venta
Inventario de Publicacin en la Librera
Registros de diagnstico
Solicitud de anlisis de laboratorio NTC GP 1000:2009 MECI 1000:2005 Tecnolgico
Solicitud de servicios reprogrficos
Solicitud de fotocopias y de planos - seccin notarias
7.1 Planificacin de la Componentes: Equipo de cmputo
automatizacin
realizacin del producto o Ambiente de control Software
TRD, TVD
prestacin del servicio Direccionamiento estratgico Internet
Resolucin
7.2 Procesos relacionados con Actividades de Control Telfonos
Encuestas de verificacin los Clientes Informacin
Visitas guiadas 7.3 Diseo y desarrollo Auditoras
Acta de inicio y/o terminacin de contratos o convenios 7.5 Produccin y prestacin del Planes de mejoramiento
Registro de prstamo de Material de la Bveda de Seguridad
servicio
Historia clnica para libros estado de conservacin
Historia clnica para libros ficha de relacin de cuadernillos 8.3 Control de Producto y/o
servicio no conforme
Historia clnica para libros
Mantenimiento y calibracin de equipos
Seguimiento Investigaciones
Historia clnica para documentos
Ficha de diagnostico mapoteca
Diagnostico del estado de conservacin para material
fotogrfico
Financiero
Historia clnica para legajos. Ficha No. 1 Identificacin
Registro de Salida de Equipos pertenecientes a GCR
Control de condiciones de depsitos AGN
Historia clnica para libros. Ficha de tratamiento realizado
Cronograma, ubicacin y control de equipos
Fecha: 2010-05-25 de monitoreo
Versin: 3 de Cdigo: SI-220-FR-001 3 de 4
condiciones ambientales
Almacenamiento de Material Fotogrfico
Historia clnica para obra plana

Stadigraff
Monitoreo microbiolgico de ambientes y
superficies de trabajo
Monitoreo y evaluacin de contaminantes
Archivo General atmosfricos
de la Nacin Mantenimiento de filtros perimetrales
Almacenamiento
Limpieza de documentos y depsitos
Desempaste y montaje de libros
Empaste y encuadernacin
Montajes de conservacin para obra plana
Instructivo para diligenciar TRD
Parmetros de calidad de microfilmes de
acuerdo a las Normas tcnicas
Glosario de Trminos de Microfilmacin.
Parametros de calidad de microfilmes de
acuerdo a las Normas tecnicas
PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS
Capacitaciones archivsticas
Microfilmacin
Digitalizacin
Interventoras
Asistencia Tcnica
Conservacin preventiva
Conceptos Tcnicos
Investigaciones
Proyectos de cooperacin
Gestin de Proyectos
Publicaciones
Restauracin
Servicios de Laboratorio
Evaluacin y Aprobacin de TRD y TVD
Custodia
Alquiler de depsitos
Visitas Guiadas
Alquiler de salas y equipos
Exposiciones y muestras documentales
Uso de imgenes
Proceso: Sistema Integrado de Gestin
Encuestas de verificacin los Clientes Informacin
Visitas guiadas 7.3 Diseo y desarrollo Auditoras
Acta de inicio y/o terminacin de contratos o convenios 7.5 Produccin y prestacin del Planes de mejoramiento
Registro de prstamo de Material de la Bveda de Seguridad
servicio
Historia clnica para libros estado de conservacin
CARACTERIZACIN DE PROCESO
Historia clnica para libros ficha de relacin de cuadernillos
Historia clnica para libros
8.3 Control de Producto y/o
servicio no conforme
Mantenimiento y calibracin de equipos
Seguimiento Investigaciones
Historia clnica para documentos
Ficha de diagnostico mapoteca
Diagnostico del estado de conservacin para material
fotogrfico
Historia clnica para legajos. Ficha No. 1 Identificacin
Registro de Salida de Equipos pertenecientes a GCR
Control de condiciones de depsitos AGN
Historia clnica para libros. Ficha de tratamiento realizado
Cronograma, ubicacin y control de equipos de monitoreo de
condiciones ambientales
Almacenamiento de Material Fotogrfico
Historia clnica para obra plana
Almacenamiento y re almacenamiento de Obra Plana
Ficha solicitud de anlisis de laboratorio
Registro de Procesos libros
Limpieza de unidades de Conservacin
Intervencin de Planos
Recursos asignados por
presupuesto para gasto y
funcionamiento
Fecha: 2010-05-25 Versin: 3 Cdigo: SI-220-FR-001 4 de 4