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Archivo General CARACTERIZACIN DE PROCESO

de la Nacin

NOMBRE DEL PROCESO: Servicios Archivsticos RESPONSABLE: Coordinador Grupo de Gestin de Proyectos
OBJETIVO DEL PROCESO: Desarrollar la gestin de los proyectos y prestar los servicios que ofrece el archivo, con calidad para sus clientes.
ALCANCE: Toda la entidad OBJETIVO ESTRATGICO: Fortalecer institucionalmente al AGN

PROVEEDORES ENTRADAS CLIENTES


SALIDAS
ACTIVIDADES CICLO PHVA PHVA
Razn de ser del proceso

Entidades publicas y Solicitudes de servicio. Establecer el Plan de Accin de las reas misionales que participan en el proceso. Servicio prestado AGN
La planificacin se realiza en un documento para cada caso en Interventoras, Asesora Tcnica, Proyectos Seguimiento al Plan de Entidades pblicas o privadas
privadas. Politicas y lineamientos
Tcnicos, y en los dems servicios se describe en procedimientos, instrucciones de trabajo o registros . Esta Accin Ciudadana
Ciudadana Archivsticos P
Planificacin incluye segn sea necesario, cronogramas de trabajo, necesidades y asignacin de recursos humanos, Evaluacin a la Satisfaccin
Procesos de apoyo Normatividad de infraestructura, financieros, etc.
del cliente
del AGN Archivistica
Actividades Generales: Analisis de datos
ADAI Proyectos de Cooperacin
Recibir los requerimientos de servicios, ya sean escritos, por correo electrnico o verbalmente. Revisar la capacidad
del AGN para cumplir los requisitos, solucionar diferencias.
Revisadas y aceptadas las condiciones por las partes, formalizar el contrato.
Planificar la gestin del proyecto o la prestacin del servicio.
Cuando sea apropiado aplicar la encuesta de satisfaccin del Cliente.

Interventoras, Asistencia Tcnica, Proyectos Tcnicos y de cooperacin:


El diseo del producto comprende la planificacin de las actividades a ejecutar, la recopilacin de la informacin de
entrada, los resultados del diseo del proyecto, producto o servicio y las actividades de revisin, verificacin y
validacin.
Se ejecuta el proyecto segn la planificacin y se actualiza la planificacin en caso de cambios. Se revisan los
resultados, se entregan y hacen correcciones en caso de ser necesario.
Restauracin, Conservacin preventiva y otros Servicios de Laboratorio:
Desarrollar las actividades de toma de muestras, monitoreo y saneamiento ambiental, identificacin y preservacin
de muestras y contramuestras, alistamiento, ensayos o pruebas, control de resultados, elaboracin y envo de
reportes. Recuperar las caractersticas prdidas y restituir la integridad fsica y funcional de los documentos, como
medio para apoyar la conservacin de los documentos del AGN o de los usuarios que as lo requieran.

Microfilmacin, digitalizacin y otros Servicios de Reprografa:


Prestar el servicios de fotocopiado, fotografa, microfilm, impresin digital y heliografas, controlando la calidad de las
copias, con el fin de apoyar la salvaguardar de los documentos del AGN o de los usuarios que si lo requieran, como
medio de conservacin de los documentos fsicos.

Alquiler de salas y equipos, depsitos y Visitas guiadas:


Se recibe la solicitud, se revisa disponibilidad y se separa la sala. Se alista con anterioridad salas, mobiliario y
equipos, solicitando a servicios generales lo necesario. Se verifica la funcionalidad de los equipos antes de entregar
y en el momento de recibir.
Se recibe la solicitud de depsito, se alista y se hace entrega del mismo. Se hace seguimiento a la infraestructura y H
ambiente de trabajo, para garantizar la adecuacin de los depsitos. Con la solicitud, revisar disponibilidad de salas,
equipos, depsitos y recurso humano y tiempo para el recorrido de las visitas.

Proceso: Sistema Integrado de Gestin Fecha: 2010-05-25 Versin: 3 Cdigo: SI-220-FR-001 1 de 4


Archivo General CARACTERIZACIN DE PROCESO
de la Nacin H

Capacitaciones:
Se define el objetivo, tema, tiempo y dems caractersticas de la capacitacin. Se disea la capacitacin, se revisa y
verifica el contenido de la capacitacin, se valida la capacitacin antes de su ejecucin, asegurando el cumplimiento
de objetivos, tiempos, etc. Planificar fechas de ejecucin de capacitacin, logstica, soportes documentales a
entregar.
En caso de venta de servicios de capacitacin se planifica la publicidad, forma de recibir las solicitudes, costos de la
capacitacin, logstica necesaria. Si es necesario se contrata el capacitador segn procedimiento de contratacin.

Custodia:
Se hace inventario de los documentos recibidos registrando identificacin individual, estado de los documentos. Se
planifica sitio de custodia, condiciones ambientales y capacidad de infraestructura necesaria. Se presta el servicio,
revisando peridicamente el estado de los documentos y la infraestructura.

Conceptos tcnicos, Evaluacin y aprobacin de TRD y TVD:


Recibir las solicitudes, ya sean por correo electrnico o fsico, se delega al funcionario competente para proyectar
respuesta o para evaluar las tablas y enva respuesta por el mismo medio que fue solicitado. La aprobacin de las
tablas se hace en el comit evaluador, y una vez aprobadas, se hace seguimiento a su aplicacin.

Publicaciones (edicin y venta) y Exposiciones y Muestras documentales:


Definir el tema de publicacin y aprobar el proyecto. Planificar objetivos, tiempos, recursos. Desarrollar el texto,
revisar y aprobar el contenido. Diagramar, editar y publicar. Efectuar las contrataciones necesarias.
Se recibe la solicitud de compra de las publicaciones, se verifica la existencia de los documentos solicitados, se
efecta la venta y actualiza inventario.
Aplicar los puntos de control establecidos en la planificacin del proyecto o en la prestacin del servicio.
Actividades a desarrollar y controles a implementar, actividades de revisin, verificacin, validacin, seguimiento y
medicin, ensayos y/o pruebas.
V

Tomar las acciones correctivas y/o preventivas del caso. A


CONTROLES DOCUMENTOS APLICADOS Texto
REGISTROS REQUISITOS POR CUMPLIR RECURSOS

Texto
Texto Texto

Texto
Texto Texto

Controles establecidos en el mapa de Manual de procesos y procedimientos de la Oficio, Informe, Actas, Memorando
riesgos de la entidad. entidad. Registro y Control de prestamos de salas y equipos
Auditora de interna de Calidad Manual de funciones y competencias de la audiovisuales LEGALES Talento Humano
Planilla control solicitud DPE
Auditora de Control Interno entidad.
Ficha Bsica de Cotizacin
Auditora de Entes de Control Manual Integrado de Gestin Ley 3354 de 1954, Ley 80 de 1989, Ley 80 de 1993, Ley 318 de 1996, Ley 397 de
Registro y/o informes de diagnstico
Manual de Contratacin Mantenimiento y calibracin de equipos. 1997, Ley 594 de 2000, Ley 1150 de 2008;
Manual de Comunicaciones Registro de conceptos tcnicos Plan estratgico AGN, Poltica del sector.
Limpieza de depsitos y documentos Guin de la Exposicin , Decreto ley 2527 de 1950, Decreto 1777 de 1990 , Decreto 1382 de 1995,
Desacidificacin Material de Apoyo (Invitaciones, catlogos, CD) Decreto 998 de 1997, Decreto 4124 de 2004, Decreto 763 de 2008, Circular 01 de
Doblaje Ficha de viabilidad, Oferta, ECYO 2002
Fijado de tcnicas solubles Control solicitudes Acuerdo AGN 07 de 1994, Acuerdo AGN 011 de 1996, Acuerdo AGN 047 de 2000, Personal del AGN
Lavado de documentos Cronograma anual de capacitaciones Acuerdo AGN 048 de 2000, Acuerdo AGN 049 de 2000, Acuerdo AGN 050 de
Evaluaciones de los eventos 2000, Acuerdo AGN de 037 de 2002
Recuperacin de plano
Pre Inscripcin, NTC 3723, NTC 4080, NTC 5238, NTC 5397 / 2005, NTC 4436 / 2000, NTC 5397
/ 2005, NTC 4436 / 2000

Ficha de informacin y seguimiento del proyecto


Control de recaudo
Reintegracin cromtica Planilla de control de solicitudes Resolucin 142 de 2002, Resolucin 23 de 2007, Resolucin 111 de 2009,
Proceso: Sistema Integrado de Gestin Fecha: 2010-05-25 Versin: 3 Cdigo: SI-220-FR-001 2 de 4
Consolidacin Registro de asistencia para capacitaciones Resolucin 267 de 1993, Resolucin de Tarifas, Resolucin 089 de 2009,
Desempaste y desmontaje de libros Ficha de control de intervenciones mapoteca notarias Resolucin 08 de 2009,
Entrega de cajas de Documentacin para procesos Polticas del sector, Cdigo contencioso administrativo
Empaste y encuadernacin
Manual de Contratacin Mantenimiento y calibracin de equipos. 1997, Ley 594 de 2000, Ley 1150 de 2008;
Manual de Comunicaciones Registro de conceptos tcnicos Plan estratgico AGN, Poltica del sector.
Limpieza de depsitos y documentos Guin de la Exposicin , Decreto ley 2527 de 1950, Decreto 1777 de 1990 , Decreto 1382 de 1995,
Desacidificacin Material de Apoyo (Invitaciones, catlogos, CD) Decreto 998 de 1997, Decreto 4124 de 2004, Decreto 763 de 2008, Circular 01 de

Archivo General
Doblaje
Fijado de tcnicas solubles
CARACTERIZACIN DE PROCESO
Ficha de viabilidad, Oferta, ECYO
Control solicitudes
2002
Acuerdo AGN 07 de 1994, Acuerdo AGN 011 de 1996, Acuerdo AGN 047 de 2000,
de la Nacin Lavado de documentos Cronograma anual de capacitaciones Acuerdo AGN 048 de 2000, Acuerdo AGN 049 de 2000, Acuerdo AGN 050 de
Evaluaciones de los eventos 2000, Acuerdo AGN de 037 de 2002
Recuperacin de plano
Pre Inscripcin, NTC 3723, NTC 4080, NTC 5238, NTC 5397 / 2005, NTC 4436 / 2000, NTC 5397
/ 2005, NTC 4436 / 2000

Ficha de informacin y seguimiento del proyecto


Control de recaudo
Reintegracin cromtica Planilla de control de solicitudes Resolucin 142 de 2002, Resolucin 23 de 2007, Resolucin 111 de 2009,
Consolidacin Registro de asistencia para capacitaciones Resolucin 267 de 1993, Resolucin de Tarifas, Resolucin 089 de 2009,
Ficha de control de intervenciones mapoteca notarias Resolucin 08 de 2009, Infraestructura
Desempaste y desmontaje de libros
Entrega de cajas de Documentacin para procesos Polticas del sector, Cdigo contencioso administrativo
Empaste y encuadernacin
Archivsticos Normas que las reglamenten, adicionen o modifiquen.
Injertos Convocatoria de Ayudas a Proyectos Archivsticos: Iberarchivos: Programa ADAI
Control de entrega de factura
Montajes de conservacin para obra plana Memorias en CD, diplomas y certificados Mini-Manual de Tablas de Retencin y Transferencias Documentales.
SEGUIMIENTO Y MEDICIN Refuerzos estructurales Consolidado de proyectos de Diseo y Desarrollo Manual de Fondos Acumulados. Elementos de oficina
Reintegracin mecnica Seguimiento a investigaciones Muebles y Enseres
Historia clnica para libros Condiciones de la Documentacin Oficinas
Estado de conservacin de libros Recepcin de rollos, Inventario General de microfilm
Historia clnica para obra plana Control de calidad de los microfilms
Historia clnica para legajos Acta Inicial, Acta Final, Acta Inicial de tira Apndice
Desinfeccin de documentos en soporte papel Acta Final de tira Apndice
Instructivo Formulacin de proyectos de diseo y Satisfaccin del Cliente
Registro de Asistencia,
desarrollo
Registro y radicacin
Convocatoria de Ayudas a Proyectos Ficha de viabilidad, Factura de venta
Seguimiento por auditora interna, Archivsticos: Iberarchivos: Programa ADAI Inventario de Publicacin en la Librera
autoevaluacin y evaluacin Desinfeccin en masa Registros de diagnstico
independiente. Primeros auxilios para material de archivo Solicitud de anlisis de laboratorio NTC GP 1000:2009 MECI 1000:2005 Tecnolgico
Medicin por indicadores de gestin Diagnstico para material documental o Solicitud de servicios reprogrficos
(ver matriz de indicadores) fotogrfico de fondos o secciones Solicitud de fotocopias y de planos - seccin notarias
Disposiciones para el saneamiento ambiental de Registro de solicitudes enviada a la divisin de reprografa y 7.1 Planificacin de la Componentes: Equipo de cmputo
automatizacin
instalaciones realizacin del producto o Ambiente de control Software
TRD, TVD
Monitoreo y evaluacin de T y humedad relativa prestacin del servicio Direccionamiento estratgico Internet
Resolucin
Limpieza y esterilizacin de material de vidrio Acta de Comit Evaluador de Documentos 7.2 Procesos relacionados con Actividades de Control Telfonos
contaminado y no contaminado Encuestas de verificacin los Clientes Informacin
Stadigraff Visitas guiadas 7.3 Diseo y desarrollo Auditoras
Monitoreo microbiolgico de ambientes y Acta de inicio y/o terminacin de contratos o convenios 7.5 Produccin y prestacin del Planes de mejoramiento
superficies de trabajo Registro de prstamo de Material de la Bveda de Seguridad
servicio
Monitoreo y evaluacin de contaminantes Historia clnica para libros estado de conservacin
Historia clnica para libros ficha de relacin de cuadernillos 8.3 Control de Producto y/o
atmosfricos servicio no conforme
Mantenimiento de filtros perimetrales Historia clnica para libros
Mantenimiento y calibracin de equipos
Almacenamiento
Seguimiento Investigaciones
Limpieza de documentos y depsitos Historia clnica para documentos
Desempaste y montaje de libros Ficha de diagnostico mapoteca
Empaste y encuadernacin Diagnostico del estado de conservacin para material
Montajes de conservacin para obra plana fotogrfico

Financiero

Historia clnica para legajos. Ficha No. 1 Identificacin


Registro de Salida de Equipos pertenecientes a GCR
Instructivo para diligenciar TRD Control de condiciones de depsitos AGN
Parmetros de calidad de microfilmes de Historia clnica para libros. Ficha de tratamiento realizado
Proceso: Sistema Integrado de Gestin acuerdo a las Normas tcnicas Cronograma, ubicacin y control de equipos
Fecha: 2010-05-25 de monitoreo
Versin: 3 de Cdigo: SI-220-FR-001 3 de 4
Glosario de Trminos de Microfilmacin. condiciones ambientales
Parametros de calidad de microfilmes de Almacenamiento de Material Fotogrfico
Historia clnica para obra plana
Encuestas de verificacin los Clientes Informacin
Stadigraff Visitas guiadas 7.3 Diseo y desarrollo Auditoras
Monitoreo microbiolgico de ambientes y Acta de inicio y/o terminacin de contratos o convenios 7.5 Produccin y prestacin del Planes de mejoramiento
superficies de trabajo Registro de prstamo de Material de la Bveda de Seguridad
servicio
Monitoreo y evaluacin de contaminantes Historia clnica para libros estado de conservacin
Archivo General atmosfricos CARACTERIZACIN DE PROCESO
Historia clnica para libros ficha de relacin de cuadernillos
Historia clnica para libros
8.3 Control de Producto y/o
servicio no conforme
de la Nacin Mantenimiento de filtros perimetrales
Mantenimiento y calibracin de equipos
Almacenamiento
Seguimiento Investigaciones
Limpieza de documentos y depsitos Historia clnica para documentos
Desempaste y montaje de libros Ficha de diagnostico mapoteca
Empaste y encuadernacin Diagnostico del estado de conservacin para material
Montajes de conservacin para obra plana fotogrfico

Historia clnica para legajos. Ficha No. 1 Identificacin


Registro de Salida de Equipos pertenecientes a GCR
Instructivo para diligenciar TRD Control de condiciones de depsitos AGN
Parmetros de calidad de microfilmes de Historia clnica para libros. Ficha de tratamiento realizado
acuerdo a las Normas tcnicas Cronograma, ubicacin y control de equipos de monitoreo de
Glosario de Trminos de Microfilmacin. condiciones ambientales
Parametros de calidad de microfilmes de Almacenamiento de Material Fotogrfico
acuerdo a las Normas tecnicas Historia clnica para obra plana
Almacenamiento y re almacenamiento de Obra Plana
Ficha solicitud de anlisis de laboratorio
PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS
Registro de Procesos libros
Capacitaciones archivsticas Limpieza de unidades de Conservacin
Microfilmacin Intervencin de Planos
Digitalizacin
Interventoras
Asistencia Tcnica
Conservacin preventiva Recursos asignados por
Conceptos Tcnicos presupuesto para gasto y
Investigaciones funcionamiento
Proyectos de cooperacin
Gestin de Proyectos
Publicaciones
Restauracin
Servicios de Laboratorio
Evaluacin y Aprobacin de TRD y TVD
Custodia
Alquiler de depsitos
Visitas Guiadas
Alquiler de salas y equipos
Exposiciones y muestras documentales
Uso de imgenes

Proceso: Sistema Integrado de Gestin Fecha: 2010-05-25 Versin: 3 Cdigo: SI-220-FR-001 4 de 4