FACULTAD DE INGENIERA Y

CIENCIAS BSICAS

PROYECTO GRUPAL Institucin Universitaria Politcnico Grancolombiano

CASO ENCUADERNADORA S.A

INTEGRANTES

JUAN GUILLERMO AGUIRRE PIRAGUA

KAREN PAOLA GUDIO TORO
JORGE LUIS HERRERA OTALORA
PEDRO NAFER CASTILLO POVEDA
SANDRA XIMENA ORTEGA GIRALDO

TUTOR

OSCAR JAVIER PARRA ORTEGA

POLITECNICO GRANCOLOMBIANO
FACULTAD DE INGENIERIA Y CIENCIAS BASICAS
TECNOLOGIA EN LOGISTICA
COLOMBIA
2017
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PROYECTO GRUPAL Institucin Universitaria Politcnico Grancolombiano

Contenido
INTRODUCCIN .............................................................................................................................. 3
OBJETIVO PRINCIPAL ................................................................................................................... 4
JUSTIFICACIN............................................................................................................................... 5
METODOLOGA ............................................................................................................................... 5
DIAGNSTICO DE LA SITUACIN ............................................................................................. 6
ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Y CRITERIOS DE EVALUACIN ..................................... 7
ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS ........................................................................................................ 7
CRITERIOS DE EVALUACIN PARA SELECCIONAR LA MEJOR ALTERNATIVA........... 8
1. RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES ..................................................................... 11
RECOMENDACIN PARA LA EMPRESA ............................................................................ 11
ALTERNATIVA SELECIONADA......................................................................................................... 11
CONCLUSIONES ........................................................................................................................... 12
BIBLIOGRAFA ............................................................................................................................... 13
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INTRODUCCIN

Para las organizaciones, resulta de vital importancia la satisfaccin que obtengan

sus clientes mediante la utilizacin de sus productos y/o servicios. El usuario, una
vez haya obtenido su atencin en el tiempo y lugar que haya dispuesto, se marcha
de la empresa. Sin embargo, es importante resaltar que detrs de esta compra, se
desenvuelve un complejo proceso productivo y sistemtico que tienen por objetivo
dar respuesta al cliente.

Para realizar las actividades anteriormente mencionadas, resulta necesario realizar

con anterioridad un estudio de mercado que permita evidenciar el nivel de
produccin al que se quiere acceder y los lugares y dems caractersticas de los
productos que se van a ofertar.

La logstica coordina y planifica las distintas actividades que se realizan en una

organizacin con el objetivo final que el producto y/o servicio llegue a su usuario
final en la forma adecuada, con los tiempos esperados, con un bajo costo y mayor
efectividad posible.

Encuadernadora S.A es una entidad cuyas principales acciones es la produccin de

libros, revistas y material cultural, educativo y didctico, que opera desde su
creacin nica y exclusivamente con recursos propios; A mediados del 2008 se ven
afectados por el paro de proveedores de fibra de caa de azcar, ya que los
materiales que ellos necesitan de una manera inesperada ya no los van a poder
obtener mientras dure esta manifestacin,
Con todos estos inconvenientes expuestos anteriormente es preciso determinar,
estrategias que permitan mantener el control de los inventarios en cuanto materia
prima y as mismo cumplir con la demanda solicitada por todos sus clientes. Siendo
estos el principal motivo para la bsqueda de nuevas formas de abastecimiento y
mejoras en la produccin de los artculos ofrecidos por esta empresa.
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PROCESO PARA LA ELABORACION DE LIBROS

OBJETIVO PRINCIPAL

Aportar nuevas ideas, tendencias y estrategias que permitan mejorar la capacidad

de compra y abastecimiento de la empresa ENCUADERNADORA S.A, que
permita una gestin adecuada de las actividades propias de esta.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
Realizar un diagnstico detallado de las reas de compras y abastecimiento
de la empresa.
Desarrollar soluciones frente a la problemtica de ausencia de materias
primas y productos.
Interpretar y caracterizar elementos y procesos del entorno tanto interno
como externo que afecta a la empresa.
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JUSTIFICACIN

El drama de la escasez y el desabastecimiento de los productos esenciales para

la empresa ENCUADERNADORA S.A pueden afectarla significativamente en
todas sus reas debido al paro que presentan sus proveedores ms
representativos. La velocidad con que se mueve el mundo se ha convertido en
un reto para esta compaa dado que requiere de procesos giles que permitan
responder de manera adecuada y en tiempos eficaces a las necesidades de sus
clientes. Por lo tanto la empresa est llamada a gestionar procesos flexibles,
giles y que busquen alineamiento con las polticas de la compaa. Las nuevas
alternativas se debern de estudiar minuciosamente para encontrar un
proveedor que brinde excelente calidad y a la vez costos bajos manteniendo de
esta manera su buena reputacin en el mercado con el fin de no ver afectada su
produccin, distribucin y cumplimiento a los clientes.
La solucin a esta problemtica se dar gracias a las estrategias que se irn
desarrollando durante la investigacin, estudio e informacin obtenida por el
modulo en curso.

METODOLOGA

En esta investigacin se utiliz un enfoque de anlisis y bsqueda de posibles

soluciones.

Identificar las reservas reales, determinando el tiempo de abastecimiento y

cumplimiento entrega a todos los clientes.
Mantener stock de producto, ya que al no ser perecedero se puede
almacenar; evitando desabastecimiento de artculos solicitados por sus
clientes principales.
Realizar una gestin comercial de investigacin con los clientes, para
programar entregas de mercanca, anulando posibles negociaciones entre
la competencia y los mismos.
Mantener dos proveedores locales y externos de materia prima que permita
sostenernos en el mercado durante el tiempo de crisis con precios
competitivos y asequibles a todos sus clientes.
Manejar canales de distribucin que permitan entregas a tiempo, generando
cumplimiento y satisfaccin a cada uno de nuestros clientes.
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Poner en marcha el sistema de mercadeo y ventas que nos ayuden a la

captacin de nuevos clientes.
Generar plan de negociacin y sistema financiero para retencin y
fidelizacin del cliente activos
Implementar un sistema legal de empleados con el fin de evitar paros y
sindicatos en la ENCUADERNADORA S.A que afecten la produccin a corto
y largo plazo.
Implementacin de equipos sistematizados que faciliten y aumenten la
produccin disminuyendo gastos de operacin.

DIAGNSTICO DE LA SITUACIN

La situacin de la empresa Encuadernadora S.A se enmarca en un escenario que

registra una situacin preocupante, debido a que en un futuro puede presentar
iliquidez y perdidas de venta registrada por el indicador de demanda insatisfecha,
causada por dos factores importantes fundamentales: el desabastecimiento de la
mercanca y la existencia de roturas de inventario en la cadena de suministros.
Este problema es generado por un paro establecido por los empresarios caeros,
representados en Asocaa, y las autoridades gubernamentales que obligaron a
declarar el paro, debido a la negativa de solucionar el pliego de peticiones
presentado el 14 de Julio de 2008. Lo anterior afecto directamente al principal
fabricante de papel en el pas, disminuyendo su produccin y llevndolo a incumplir
por fuerza mayor a muchos de sus clientes que dependen en gran medida de esta
importante materia prima para la fabricacin de otros producto.
Como consecuencia al no contar con diferentes proveedores, se ven en la difcil
situacin de escases de la materia prima para elaborar toda la lnea de artculos
escolares, no obstante la falta de planificacin logstica para el manejo de su
inventario hace que tengan poco control sobre esta situacin y no permite realizar
las entregas oportunas a sus clientes.
Todo esto conlleva a replantear decisiones tomadas anteriormente por la empresa
para el mejoramiento continuo de cada proceso desde la compra de materias, el
proceso de produccin y su logstica; hasta la entrega final al cliente. Para todo ello
es necesario identificar algunas alternativas que permitan lograr el objetivo de un
buen servicio al cliente con entregas oportunas y de calidad, desechando practicas
burocrticas que no le aporten valor al cliente, as mismo incorporar tecnologas que
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agilicen los procesos de fabricacin en la planta y por ultimo analizar los patrones
de demanda o ciclos predecibles.

ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Y CRITERIOS DE EVALUACIN

Siendo de vital Importancia identificar el problema de desabastecimiento por la

ENCUADERNADORA S.A.S es necesario crear medidas que nos permitan
controlar de forma eficaz el inventario, para as cumplir a todos los cliente; teniendo
como principal problema la perdida de ventas por falta de stock en productos
terminados, y de las debilidades que presenta en la gestin de materias primas, por
ello se utilizara las siguientes alternativas con sus correspondientes criterios de
evaluacin para mejorar todo el proceso desde fabricacin hasta la entrega de cada
uno de los artculos fabricados por la empresa

ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS

ALTERNATIVA 1
La encuadernadora S.A debe tener claro que se va a fabricar en el largo plazo y en
qu cantidades, ya que esto permite hacer una mejor planeacin de la produccin,
de las finanzas y de los mercados que se van atender; de esta manera al tener claro
cules son los productos que se van a tener disponibles con plena seguridad que el
desabastecimiento va a estar reducido debido a que ya existe una planeacin previa
que abre las puertas para contar con las materias primas necesarias en los
momentos previamente establecidos y en las condiciones en que se
requieren.
ALTERNATIVA 2
Es importante para la encuadernadora S.A mantener la trazabilidad de sus
productos a fin de que en futuros periodos en los que se requiera hacer
pronsticos de las diferentes familias de productos se pueda tener una base
slida de informacin histrica que permita manejar un tipo de pronostico que sea
ms preciso, arroje un menor error y sea lo suficientemente confiable para
proyectar los consumos de materias primas consolidando as una informacin
que conduzca al correcto abastecimiento de materiales y as mismo a la
satisfaccin real de la demanda.
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ALTERNATIVA 3
Es transcendental que la encuadernadora S.A piense en la diversidad de
proveedores como parte integral de la agenda empresarial, Los beneficios de estos
cambios son mltiples, usualmente los compradores que optan por una mezcla de
proveedores son los ms innovadores, con visin de futuro y ms resistentes a los
cambios. Adems el problema de desabastecimiento que presenta esta empresa ha
intensificado la competencia para reducir los costos de manufactura, tiempos de
fabricacin y de entrega, as como para aumentar la flexibilidad de su produccin;
por esta razn la encuadernadora debe identificar proveedores competentes a
quienes subcontratar la produccin de mltiples insumos, componentes y mdulos
de productos o bien a quienes asignar la realizacin de varias actividades del
negocios, entre ellas las de logstica.

CRITERIOS DE EVALUACIN PARA SELECCIONAR LA MEJOR

ALTERNATIVA

CRITERIO 1
Es importante siempre cumplir de manera oportuna a los clientes, por tal motivo debe
evaluarse desde el primer proceso de la cadena de abastecimiento que haya un adecuado
funcionamiento y cumplimiento de los tiempos pactados tanto en la fabricacin de los
productos como el abastecimiento a las instalaciones y posteriormente en l envo
correspondiste a cada tienda de venta, la mtrica establecida muestra la eficiencia de los
envos respecto a un nivel determinado de pedidos, es importante que estos sean iguales
a las solicitudes y para conocerlo lo evaluamos con la siguiente mtrica.

Envos por pedidos (%)

Objetivo: determinar el nmero de envos que se realizan de acuerdo a la

cantidad correspondiente de pedidos por clientes.
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Funcin: Medir las entregas efectivas de los envos y cuantos quedan pendientes
a realizar.

Ejemplo:

800 envos = 0.9 *100 = 90% de envos

830 pedidos
ESTRATEGIAS USADAS

Bajo volumen de inventarios para disminuir los costos de almacenamiento

CRITERIO 2
Conocer que cantidad promedio de productos son movidas de las instalaciones al
centro de venta, as determinaremos el nivel de eficiencia y eficacia del
abastecimiento de materia prima, saber si hay productividad por parte de los
empleados y los proveedores, conocer si han sido impertinentes en sus entregas
correspondientes, es necesario medirlo en un lapso de tiempo corto alrededor de (
24 h) por la cantidad de productos que se mueven diariamente, tambin se pude
establecer de manera peridica en lapsos de 5 a 15 das aproximadamente
puesto que el proceso es dispendioso

Productividad en volumen movido en (%)

*100

Objetivo: Determinar la cantidad de productos movidas en da laborado.(24h) %

Funcin: Conocer la cantidad de artculos fabricados por da de trabajo, para determinar

la eficiencia del proceso y a su vez qu cantidad de productos escolares se debe reponer
nuevamente en las instalaciones.

Ejemplo:

18 = 0.75 * 100 = 75 %Productividad 24h

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CRITERIO 3
A la hora de seleccionar los proveedores, que son los responsables de suministrar
la materia prima para llevar a cabo todo el proceso de produccin, es necesario
contar con indicadores de tiempo, cantidad y costos para abastecernos ya que son
las estrategias determinantes para el precio final de un producto, pues como
amenaza esta la competencia y para ello utilizaremos el siguiente indicador de
seleccin.
Objetivo: determinar el costo y la calidad de la materia prima a utilizar que
permitan alcanzar y sostener una determinada posicin en el entorno socio
econmico

Funcin: identificar los benficos ofrecidos por los proveedores para obtener la
materia prima de calidad y a mejor precio, que permita la participacin en el
mercado del producto.

Competitividad en costo unitario del producto (%)

COSTO DE MATERIA PRIMA PROVEEDOR ( X )

COSTO DE MATERIA PRIMA PROVEEDOR ( Y )

Ejemplo:

$1200 = 1.09* 100 = $ 100

$ 1100

$100 de diferencia en precio materia prima por

proveedor
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1. RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES

RECOMENDACIN PARA LA EMPRESA

Un aspecto fundamental es la seleccin de los proveedores, y para ello es

recomendable contar con polticas claras y sobre todo objetivas. Por tratar de
favorecer a alguien se puede estar poniendo en riesgo la continuidad de las
operaciones.
Es relevante que se genere una excelente gestin de la cadena de
suministros pues traera numerosos beneficios, garantizando la eficacia en
las negociaciones gracias a las posibilidades de las nuevas tecnologas en el
intercambio de informacin con los proveedores. Dichas tecnologas
permiten el acceso a un mayor nmero de proveedores potenciales y a un
mayor nmero de ofertas de manera rpida, sencilla y automatizada, de tal
manera es vital el aprovechamiento de estos recursos tecnolgicos para una
buena gestin.
El tener un trato cordial con los proveedores y una mejor poltica de pagos,
garantiza, el abastecimiento oportuno y sin contratiempos de las materias
primas para la produccin

ALTERNATIVA SELECIONADA

Consideramos que la alternativa que permitir continuar con las otras dos
mencionadas anteriormente es la dos (2) ya que esta es la que determinara el
movimiento del inventario y la demanda requerida por la misma, identificando el
histrico de produccin y lo necesario para cada mes. Partiendo de lo que realmente
el cliente va a necesitar en tiempos futuros, y as mismo poder identificar variedad
de proveedores que surtan a tiempo la materia prima.
Con todo esto podremos evaluar cada proceso al final del ao y verificar si se est
cumpliendo con cada proceso logstico a todos los consumidores ya que se debe
tener en cuenta que la ENCUADERNADORA S.A esta en un mercado bastante
competitivo y no da espera a mas errores por falta de planificacin.
Logrando suplir las necesidades del cliente y evalundose en la efectividad, eficacia
y la calidad de cada proceso, logrando una rentabilidad en el negocio; como lo
observaremos en la siguiente grfica.
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CONCLUSIONES

Dentro de las funciones principales de la empresa, est la produccin y para

lograr una gestin eficaz conviene que los responsables de dicha gestin
elaboren un plan de trabajo, ya que se trata de conseguir el mejor
aprovechamiento de los medios disponibles para las tareas relativas de
compra, almacenaje, stock de materias primas, el nivel de stock de seguridad
entre otros, dichos medios se valen de una preparacin administrativa y
tcnica de los trabajos.

est claro que el rea de abastecimiento de cualquier empresa juega un rol

importante, y que, sobre todo, influye de manera relevante en los costos de
la misma y por consiguiente en los precios tambin, lo cual, repercute en la
capacidad de mantenerse en el mercado y competir.

El xito de una empresa, creada para ofrecer productos en el mercado,

depende en gran medida de que pueda lograr una combinacin razonable de
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la cantidad, la calidad, la oportunidad y el costo de los bienes o servicios que

produce, ya que la cadena de suministro; requiere del mejoramiento y
rediseo de sus procesos de negocio para adaptarse a los cambios del
mercado, las demandas y preferencias de sus clientes, por ciclos ms cortos,
ms rpidos y a la vez ms precisos.

BIBLIOGRAFA

1. http://campusvirtual.poligran.edu.co/#/dash/aula

2. http://pensamientosistemicojueves.blogspot.com.co/2010/05/caso-la-
encuadernadora.html

3. http://www.itson.mx/publicaciones/pacioli/Documents/no70/42b-
las_propuestas_de_mejora_una_alternativa_de_solucion_para_las_pequenas_y_mediana
s_empresas_noviembre_201.pdf

4. http://www.monografias.com/trabajos55/indicadores-gestion/indicadores-gestion3.shtml

5. http://marlonmelara.com/como-mejorar-tiempo-entrega-de-servicio/

6. https://www.dspace.espol.edu.ec/bitstream/123456789/1871/1/3771.pdf

7. https://www.icesi.edu.co/revistas/index.php/estudios_gerenciales/article/view/139/html