PROCEDIMIENTO VERSION: 02

MANTENIMIENTO PREVENTIVO FECHA: 23-07-2012

PROCESO GESTION DE LA
PAGINA: 1 de 5
EDUCACIN

1 OBJETIVO
Proporcionar y coordinar los servicios que en materia de mantenimiento preventivo
requieren los Establecimientos Educativos, prolongando la vida til de la infraestructura
tecnolgica informtica y garantizando el buen funcionamiento de la misma.

2 ALCANCE
El procedimiento inicia con la definicin de las condiciones iniciales del mantenimiento
preventivo estableciendo el alcance, los procedimientos y la forma en que se realizar el
mantenimiento de la plataforma tecnolgica informtica y finaliza con la actualizacin de
las hojas de vida de los equipos de cmputo. Este procedimiento cubre los EE.

3 DEFINICIONES

3.1 SED: Secretara de Educacin Departamental.

3.2 EE: Establecimiento Educativo.
3.3 HW: Hardware.
3.4 SW: Software.
3.5 ET: Externo de Tecnologa.
3.6 MEN: Ministerio de Educacin Nacional.

4. CONTENIDO
EXPLICACIN DETALLADA DEL PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO
PREVENTIVO.
1. Define condiciones iniciales (alcance, procedimientos a realizar y formatos): El
funcionario de servicios informticos de la SED, establece las condiciones iniciales que

Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

Cargo: Coordinador de Calidad
Cargo: Profesional Especializado Cargo: Secretaria de Educacin
Cargo: Tcnico Operativo Departamental
Firma:

Firma: Firma: Firma:

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regirn el mantenimiento preventivo, su alcance y los procedimientos o tareas que se

llevarn a cabo en los Establecimientos Educativos.
2. Define si el mantenimiento lo realiza un proveedor: El funcionario de servicios
informticos de la SED, definir si el mantenimiento preventivo lo realizar un proveedor
externo o si por el contrario ser desarrollado por el rea de servicios informticos. Si el
mantenimiento lo realizar un proveedor externo, continua en la actividad 3, de lo
contrario contina en la actividad 4.

3. Enva el requerimiento de contratacin a compras: El funcionario de servicios

informticos de la SED, realiza los trmites respectivos para cumplir con los
requerimientos establecidos en este procedimiento y contina con la actividad 4.

4. Formaliza el inventario de Hw y comunicaciones al cual se le har mantenimiento

preventivo: El funcionario de servicios informticos de la SED, determina cual es el
inventario de hardware y/o comunicaciones al cual se le realizar el mantenimiento
preventivo, generando y entregando un listado de equipos de hardware y comunicaciones,
utilizando el formato Reporte de mantenimiento consolidado, principalmente el campo de
listado de equipos, as como cdigo de mantenimiento, fecha de inicio, proveedor y tipo
de mantenimiento.

5. Programa el mantenimiento preventivo: El funcionario de servicios informticos de la

SED, define la programacin del mantenimiento preventivo estableciendo el cronograma
de mantenimiento, el cual deber ser cumplido por el proveedor de mantenimiento o por el
rea de servicios informticos en caso que sta ejecute el mantenimiento. Para esto se
diligencia el formato Cronograma de mantenimiento preventivo.

6. Realiza el mantenimiento preventivo en cada equipo de Hw o Comunicaciones

segn condiciones iniciales: El proveedor de mantenimiento preventivo o el funcionario
de servicios informticos de la SED, es el responsable de la realizacin del mantenimiento
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preventivo y ejecutar las actividades respectivas en cada uno de los equipos de

hardware o comunicaciones segn las condiciones establecidas en la actividad 1
(alcance, procedimientos, etc.).

7. Realiza el registro en campo de los procedimientos realizados: El proveedor de

mantenimiento preventivo o el funcionario de servicios informticos de la SED, realizar el
registro de los procedimientos ejecutados en cada uno de los elementos de hardware o
comunicaciones, actualizando el formato de Reporte de mantenimiento por componente.

8. Coloca sellos de seguridad que indiquen la fecha de mantenimiento: El proveedor

de mantenimiento preventivo o el funcionario de servicios informticos de la SED,
despus de realizar el mantenimiento preventivo en cada equipo, coloca el sello de
seguridad que indica la fecha del ltimo mantenimiento preventivo y el nombre de la
empresa o proveedor que realiz el mantenimiento. En caso de ser el rea de servicios
informticos quin lo realice coloca una etiqueta que indique el cdigo y fecha de
mantenimiento preventivo segn el formato de reporte de mantenimiento por componente
correspondiente al equipo.
9. Determina necesidades de soporte: El proveedor de mantenimiento preventivo o el
funcionario de servicios informticos de la SED, durante la ejecucin del mantenimiento
puede detectar necesidades de soporte o mantenimiento correctivo. En tal caso se
establece un requerimiento a travs del procedimiento de Soporte a usuarios y
mantenimiento correctivo en el cual se da tratamiento al requerimiento y finaliza. De lo
contrario se determina si existen ms equipos sobre los cuales ejecutar labores de
mantenimiento ya que si es el ltimo equipo, contina en la actividad 10, de lo contrario
vuelve a la actividad 6.
10. Realiza informe consolidado que resume el mantenimiento: El proveedor de
mantenimiento preventivo o el funcionario de servicios informticos de la SED,
complementa el formato Reporte de mantenimiento consolidado, en sus campos fecha
final y problemas u observaciones, firma del proveedor. Posteriormente, si el
mantenimiento fue realizado por un proveedor externo se realizan todas las actividades de
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seguimiento y control de contratos y se establecen las medidas respectivas (por parte del
interventor asignado), en caso de incumplimiento de acuerdo con lo definido en al
procedimiento de Realizacin del seguimiento y administracin de convenios y contratos
para continuar en la actividad 11. Pero, si el mantenimiento fue realizado por el rea de
servicios informticos, contina en la actividad 11 directamente.

11. Actualiza hoja de vida de equipos: El funcionario de servicios informticos de la

SED, actualiza la hoja de vida de los equipos que fueron objeto de mantenimiento
preventivo actualizando el numeral 5. Tipos de mantenimiento del formato Hoja de vida
de equipos.

5. Registros
Lugar de Tiempo de Disposicin
Nombre Almacenamiento Proteccin Responsable Acceso Recuperacin Retencin Final

Condiciones
Condiciones Computador de
Funcionario iniciales que
iniciales que rigen la Oficina de
de rigen el
el mantenimiento planeacin General Permanente No Aplica
Backup Planeacin mantenimiento
preventivo en los Educativa de la
Educativa preventivo en
EE SED
los EE
Archivador de la
Funcionario
Notificacin de Oficina de Archivo
de Carpeta de
requerimiento de planeacin Carpetas General Un ao General de
Planeacin Oficios enviados
contratacin Educativa de la la SED
Educativa
SED
Computador de
Funcionario Formato
Formato Reporte la Oficina de
de Reporte de
de mantenimiento planeacin General Permanente No Aplica
Backup Planeacin mantenimiento
consolidado Educativa de la
Educativa consolidado
SED
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Lugar de Tiempo de Disposicin

Nombre Almacenamiento Proteccin Responsable Acceso Recuperacin Retencin Final

Computador de
Formato Funcionario Formato
la Oficina de
Cronograma de de Cronograma de
planeacin General Permanente No Aplica
mantenimiento Backup Planeacin mantenimiento
Educativa de la
preventivo Educativa preventivo
SED
Carpeta
Archivador de la
Formato de Funcionario Formato de
Oficina de Archivo
Reporte de de Reporte de
planeacin Carpetas General Un ao General de
mantenimiento por Planeacin mantenimiento
Educativa de la la SED
componente Educativa por
SED
componente
Computador de
Funcionario
la Oficina de Formato Hoja
Formato Hoja de de
planeacin General de vida de Permanente No Aplica
vida de equipos Backup Planeacin
Educativa de la equipos
Educativa
SED

6. Control de Cambios
Versin Descripcin de Cambio FECHA

Se modifica la versin para adoptar la nueva imagen

02 corporativa de la Gobernacin de acuerdo a la resolucin 23-07-2012
00120 de 27 de abril de 2012 del despacho del
Gobernador.