EXEMPLO GESTO DE MUDANAS PROJETOS EXTERNOS

1. OBJETIVO

Esse documento tem por objetivo estabelecer as diretrizes, atividades, atribuies e

responsabilidades de Gesto da Mudana durante a execuo do projeto.

2. DEFINIES GERAIS

2.1 Mudanas so adies, excluses ou revises em relao a um referencial previamente

estabelecido (baseline).

2.2 O referencial inicial (baseline) definido atravs de documentos como Especificao

de Servio, EAP, cronograma e oramento, dentre outros.

2.3 As mudanas podem ocorrer tanto por solicitao da Contratante como da Contratada.

2.4 As mudanas s podero ser solicitadas, comunicadas, avaliadas, aprovadas ou

rejeitadas pelos profissionais definidos para essa finalidade, formalmente, atravs do
processo pertinente.

2.5 Classificao das Mudanas.

2.5.1 As mudanas requeridas so as que visam corrigir desvios em relao a requisitos

legais, normas nacionais e internacionais, diretrizes ou as que visam corrigir erros de
projeto.

2.5.2 As mudanas opcionais so as que visam agregar valor ao negcio ou melhorar

significativamente o desempenho. As propostas de mudana classificadas como opcionais
devem ser criteriosamente avaliadas, de forma que todos os efeitos, diretos ou colaterais,
em disciplinas ou sistemas afins, ou em fases subseqentes do projeto, sejam
considerados, permitindo o julgamento sobre a sua convenincia, do ponto de vista tcnico
e comercial.

2.5.3 As mudanas classificadas como outras so as ocorridas inadvertidamente e sem

prvia solicitao, principalmente as advindas de erros de construo ou instalao.

2.6 O processo de Gesto de Mudana desenvolvido conforme o diagrama apresentado

no Anexo 1. O Formulrio para o registro da mudana est no Anexo 2.

2.7 Todos os envolvidos, incluindo subcontratadas e fornecedores de equipamentos, devem

ser instrudos sobre os objetivos do Projeto e o sistema de Gesto da Mudana adotado,
quanto ao processo e as pessoas chave.

3. ATRIBUIES E RESPONSABILIDADES

3.1 Da Contratada.

3.1.1 Os documentos de mudana s podero ser encaminhados pelas pessoas definidas

previamente.

3.1.2 Assegurar que, uma vez aprovada, a mudana e todos os desdobramentos e impactos
causados pela mesma sejam considerados.
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3.1.3 Estabelecer a rotina de arquivamento, controle, acesso e guarda da documentao

emitida durante os processos de Gesto da Mudana.

3.1.4 Apresentar as propostas de solicitao de mudanas contendo, alm das

especificaes da mudana, uma anlise de impacto com as estimativas de custo e prazo e
memria de clculo detalhada.

3.2 Da Contratante.

3.2.1 Promover o registro da mudana.

3.2.2 Receber as propostas de mudana e verificar se foi feita analise tcnica e comercial
adequada.

3.2.3 Verificar se foi usado o formulrio/processo adequado para o registro da mudana.

3.2.4 Aprovar ou rejeitar as propostas de mudana.

3.2.5 Solicitar Contratada a implantao da mudana aprovada.

4. AVALIAO DA MUDANA

4.1 A demanda pela mudana poder ter vrias origens, atendendo a diferentes interesses,
conforme a tabela a seguir:

SOLICITAO DA MUDANA PRINCIPAL MOTIVAO

Contratante Modificao de dados do negcio (ex:
reservatrio), melhoria operacional, no-
conformidades do projeto original, aspectos
construtivos e operacionais.
Contratada Condies de mercado para o suprimento, no
conformidades de projeto e aspectos
construtivos

4.2 A solicitao de mudana deve ser registrada, recebendo uma numerao e um ttulo,
os quais so includos numa lista de controle da situao. So preenchidos os campos de
descrio e motivo da mudana.

4.3 Qualquer mudana em relao ao referencial em vigor dever ser comparada tambm
com o escopo contratual, ou primeiro referencial, de forma que seja avaliado se est
configurada mudana de escopo contratual.

4.4 A contratante verificar a qualidade da analise tcnica e comercial das mudanas

propostas para verificar se a Contratada executou a devida anlise das mesmas em relao
s especificaes, diretrizes de projeto e os requisitos contratuais, bem como os impactos
dessa mudana em outras atividades ou instalaes da Contratante ou de terceiros.

4.5 Na avaliao dos impactos do custo da mudana devero ser executados os

levantamentos de materiais, servios e equipamentos necessrios para a sua
implementao, sendo realizado oramento em funo deste levantamento, incluindo neste
clculo todos itens de outras disciplinas que foram afetadas por esta alterao. Os custos
indiretos tais como overhead, financeiros, etc., devero ser levados em conta.
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5 CONTROLE E REGISTRO DAS MUDANAS

5.1 No registro da mudana est registrado todo o histrico, desde a sua solicitao ou
identificao, at a sua implantao e comunicao, passando pelo processo de avaliao e
aprovao.

5.2 Os documentos emitidos (codificao, ttulo e status) devero ser mantidos sob controle
atravs de uma planilha ou banco de dados.

5.3 Como fazem parte do histrico do projeto, a documentao referente a mudanas deve
ser includa na documentao a ser elaborado pela Contratada ao final do projeto.