Instructivo nmina

Mis cuentas

Mxico Distrito Federal Diciembre de 2014.

 ndice

1. Introduccin

2. Generalidades

3. Polticas de uso

4. Nmina

5. Trabajadores

6. Generar factura nmina

7. Reporte nmina

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1 Introduccin

El presente instructivo muestra de manera detallada cmo capturar tu informacin, as como la de tus
trabajadores, para la generacin de la factura electrnica de nmina a travs de Mis cuentas.

2 Generalidades

Navegadores de internet recomendados

Navegador Versin

Internet Explorer 8

Firefox (Mozilla) 5.0 o superior

Google Chrome 15.0 o superior

Safari 4.0 o superior

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 Recomendaciones

Utiliza una resolucin en pantalla de 1024 x 768 pxeles.

Desactiva el bloqueador de ventanas emergentes.
Ten instalado un programa que permita visualizar archivos PDF, para obtener los acuses
que emite la aplicacin (ejemplos: Adobe Reader y PDF Viewer).

Para emitir tu factura electrnica de nmina debes tener a la mano

Registro Federal de Contribuyente (RFC).

Contrasea (opcionalmente puedes utilizar tu Firma Electrnica).
Registro patronal ante el IMSS.
La prima y clase de Riesgo de Trabajo asignada de acuerdo a tu actividad.
El RFC de cada uno de tus trabajadores.
El nmero de seguridad social de tus trabajadores.

Notas Importantes

Los campos con asterisco, son obligatorios para que el sistema te permita avanzar.
Las cantidades se expresan en pesos y centavos.
Los campos que contengan el cono , cuentan con una ventana de ayuda como apoyo para explicar
el concepto del campo y se habilitar al darle clic.
Los trabajadores por los que puedes utilizar la herramienta debieron haber ingresado a laborar
contigo a partir del 1 de enero de 2014, o en una fecha posterior.
El sistema descuenta por un monto igual al salario diario del trabajador las inasistencias
o incapacidades.
La herramienta, calcula el aguinaldo conjuntamente con el salario de un periodo de pago.

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 Actualizacin a Mis cuentas

Mi informacin/Nmina
Mi informacin/Trabajadores
Factura fcil/Generar factura/Nmina
Reporte nmina

Nmina

En este apartado debes capturar tu informacin como patrn, nicamente la primera vez que ingresas
y posteriormente solo si realizas alguna modificacin de informacin.

Trabajadores

En este apartado debers dar de alta en el sistema a tu(s) trabajador(es), en su caso modificar la infor-
macin con la cual expedirs su factura electrnica de nmina.

Generar factura nmina

En este apartado podrs determinar las cuotas IMSS correspondientes a tu(s) trabajador(es), en su caso
el ISR a retener, o bien el subsidio para el empleo a entregarle(s); de igual forma podrs generar la factura
electrnica de nmina.

Reporte nmina

A travs de este apartado podrs identificar los beneficios obtenidos por cada trabajador por concepto
de subsidio para el empleo, las cuotas del IMSS correspondientes al patrn as como al trabajador, las
aportaciones de INFONAVIT y el ISR que en su caso le haya correspondido, tambin podrs observar el
nmero de facturas emitidas por concepto de nmina a travs de Mis cuentas.

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 Captura de nmina

Para generar la factura electrnica de nmina sigue estos pasos:

1. Verifica los trminos para utilizar la herramienta en las Polticas de uso.

2. Registra tus datos en Nmina.
3. Agrega la informacin correspondiente en Trabajadores.
4. Selecciona la opcin Generar factura nmina y elige al trabajador.
5. Captura la informacin correspondiente al periodo de pago.
6. Revisa que la informacin capturada sea correcta.
7. Da clic en calcular.
8. Posteriormente da clic en Generar Factura para obtener el archivo XML o bien en Guardar
para obtener la representacin impresa.

A continuacin te explicaremos cada uno de los pasos:

3 Polticas de uso

Al ingresar a Mis cuentas debes

leer cuidadosamente las Polticas de
uso que aparecen al momento de
dar clic en Entrate aqu, para saber
si te encuentras en los supuestos
para poder utilizar la herramienta.

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 Dentro de las Polticas de uso podrs conocer si cumples con los supuestos para utilizar
el aplicativo, as como la informacin con la que debes contar.

4 Nmina

Ingresa a este apartado, seleccionando las opciones Mi informacin: Nmina, captura

tu RFC y Contrasea o, en su caso, ingresa con tu FIEL y posteriormente da clic en Enviar.

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 En la siguiente pantalla captura tus datos como patrn, de acuerdo a lo siguiente:

1. RFC: Este dato aparece automticamente a trece posiciones cuando te autenticas con tu Contra-
sea o en su caso FIEL.
2. Nombre: Esta informacin aparece automticamente.
3. Rgimen: En este campo podrs seleccionar el rgimen fiscal por el cual expediras la factura elec-
trnica de nmina.
4. Registro Patronal: Captura el dato alfanumrico que te proporcion el IMSS al momento de tu
afiliacin como patrn.
5. Riesgo de Trabajo: Captura el factor que te asign el IMSS al momento de tu afiliacin de acuer-
do a la clase de riesgo correspondiente a la actividad que realizas.
6. Clase de riesgo: Debes seleccionar la clase de riesgo que te asign el IMSS correspondiente a la
actividad que realizas.
7. Cumples con los requisitos para aplicar la disminucin a las cuotas obrero patronales?:
Selecciona este recuadro si te diste de alta ante el IMSS en el Rgimen de Incorporacin a la Seguridad
Social y gozas de los beneficios otorgados por el mismo.
8. Guardar: Al dar clic en el botn podrs almacenar la informacin capturada.

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5 Trabajadores

Ingresa a este apartado, seleccionando las opciones Mi informacin: Trabajadores, en caso de

que no te hayas autenticado captura t RFC y Contrasea y da clic en Enviar.

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Agregar trabajador: Debes dar clic en el botn para continuar con la captura de los datos de
tu(s) trabajador(es).

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1. Nombre: Debes capturar el nombre completo del trabajador.
2. CURP: Debes capturar la CURP del empleado.
3. No. De Seguridad Social: Captura el dato alfanumrico correspondiente, el cual le proporciona
el IMSS a tu trabajador al momento de darse de alta.
4. Estatus: Selecciona Activo si tu trabajador actualmente se encuentra prestndote servicios,
o selecciona Baja en caso de que ya no te preste servicios.
5. Fecha de ingreso: Selecciona en el calendario la fecha correspondiente al da en que contrataste
a tu trabajador.
6. Antigedad: Este campo se muestra automticamente en la pantalla cuando capturas la fecha de
ingreso.
7. Cada cundo pagas tu nmina?: Selecciona una de las dos opciones, semanal o quincenal, segn
sea el caso.
8. Forma de pago: Selecciona dentro de las opciones, la manera en que le pagas a tu trabajador
(efectivo, Transferencia electrnica o cheque).
9. CLABE: Captura el dato numrico a 18 posiciones que le proporciona el banco al trabajador.
Este campo solo se habilita cuando selecciones como forma de pago Transferencia electrnica.
10. Banco: Es un campo que se llena en forma automtica cuando colocas la CLABE a 18 posiciones,
por medio de esta serie de nmeros, se identifica el nombre del banco al cual se realizar la transferencia
electrnica; este campo solo se habilita si la seleccionaste forma de pago transferencia electrnica.
11. Cunto le pagas diariamente a tu trabajador?: Captura la cantidad en efectivo que percibe
tu trabajador por da.
12. Salario Diario Integrado: Es un dato, que calcula el sistema automticamente y debe coincidir,
con el que diste de alta a tu trabajador ante el IMSS.
13. Cumple con los requisitos para la disminucin?: Selecciona este recuadro si el trabajador
cumple los requisitos para gozar de los beneficios que otorga el IMSS en el Rgimen de Incorporacin
a la Seguridad Social, atendiendo al mensaje que se muestra en la pantalla de la herramienta.
14. Guardar: Es un botn situado en la parte inferior de la ventana, mediante el cual puedes grabar
los datos capturados en la herramienta.
15. Regresar: Mediante este botn puedes regresar al apartado inmediato anterior.

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6 Generar factura nmina

Ingresa a este apartado, seleccionando las opciones Factura fcil: Generar factura: Nmina,
captura tu RFC y Contrasea o FIEL y da clic en Enviar.

Una vez que hayas ingresado, selecciona al trabajador del cual deseas emitir su factura electrnica
de nmina.

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Ya que lo hayas seleccionado da clic en el botn Recuperar.

Captura los datos del trabajador de acuerdo a lo siguiente:

1. Nombre: Debes capturar el nombre completo del trabajador.

2. RFC: Debes capturar el registro correspondiente al trabajador que identificaste previamente,
es un dato a 13 posiciones.
3. CURP: Debes capturar el dato a 18 posiciones.
4. Fecha inicial: Selecciona a travs del calendario el primer da al que corresponde el periodo
de pago.
5. Fecha final: Selecciona a travs del calendario el ltimo da al que corresponde el periodo
de pago.
6. Das pagados: Es un campo que muestra de forma automtica el nmero de das que integran
el periodo a pagar.
7. Fecha de pago: Selecciona a travs del calendario el da en el cual realizaste o realizars el pago.
8. + Deducciones: Botn que sirve para habilitar campos de descuentos.
9. + Percepciones: Botn que sirve para habilitar campos de ingresos adicionales para el trabajador.
10. Faltas sin justificante del IMSS: Captura el nmero de das que se ausent el trabajador
de sus labores, por los cuales no present constancia de incapacidad emitida por el IMSS, estas no
pueden exceder de 3 das en un periodo de 30 das.
11. Abono INFONACOT: Captura el importe de los descuentos que le aplicas a tu trabajador por
su crdito FONACOT.
12. Otros: Captura el importe de los descuentos adicionales que le aplicas a tu trabajador a travs
de la nmina.
13. Riesgo de trabajo: Captura el nmero de das que el trabajador se haya ausentado, justificados
por el IMSS por concepto de riesgo de trabajo.
14. Enfermedad General: Captura el nmero de das que el trabajador se haya ausentado,
justificados por el IMSS por concepto de enfermedad general.

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 15. Maternidad: Captura el nmero de das que el trabajador se haya ausentado, justificados
por el IMSS por concepto de maternidad.
16. Aguinaldo: Selecciona este concepto, si vas a pagar aguinaldo a tu trabajador conjuntamente
con su salario correspondiente. Recuerda que el aguinaldo debers pagarlo a ms tardar el da 19
de diciembre de cada ao.
17. Calcular: Botn que te permite visualizar los resultados de aplicar los pagos y descuentos
que efectuaste a tu trabajador en la nmina.

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Una vez que hayas dado clic en calcular en la parte de abajo aparecern los montos separados por
cada concepto.

18. Guardar: Es un botn situado en la parte inferior de la ventana, mediante el cual puedes grabar
los datos capturados en la herramienta.
19. Generar factura: Este botn te permite crear la factura electrnica de nmina timbrada y ob-
tenerla en formato PDF y XML.
20. Declaro bajo protesta de decir verdad que todos los datos proporcionados son verdi-
cos. Es una aviso que aparece una vez que diste clic en Generar Factura, Si los datos son correctos
da clic en Aceptar, si deseas verificarlos selecciona Cancelar.

Recuerda que las cantidades correspondientes al IMSS, INFONAVIT e INFONACOT, debern

pagarse en las oficinas respectivas.

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 En seguida el sistema te emite la factura electrnica en extensin .xml y su representacin impresa
en extensin .pdf, para obtener los archivos da clic en los botones respectivos.

Factura electrnica de nmina archivo XML

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Representacin impresa de la Factura electrnica de nmina (Actualizar)

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7 Reporte nmina

Ingresa a este apartado, seleccionando las opciones Factura fcil: Reporte nmina, captura tu
RFC y Contrasea, o en su caso FIEL y da clic en Enviar.

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Una vez que hayas ingresado Selecciona el Mes, Ao, y a tu Trabajador y da clic en Generar
Reporte.

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Identifica la informacin de acuerdo a lo siguiente:

1. RFC: Esta columna te permite identificar a tu trabajador mediante su clave del RFC.
2. Nombre: Esta columna te permite identificar a tu trabajador mediante su apellido paterno, ma-
terno y nombre.
3. Bruto
4. Neto
5. Subsidio al empleo: Esta columna permite visualizar el importe correspondiente al subsidio para
el empleo que en su caso, entregaste en efectivo a tu trabajador.
6. IMSS Patronal: Esta columna permite visualizar el importe de la cuota que te correspondi pa-
gar al IMSS como patrn.
7. IMSS Trabajador: Esta columna permite visualizar el importe de la cuota que le retuviste a tu
trabajador y que debers pagar al IMSS.
8. Infonavit: Esta columna permite visualizar el importe a la aportacin que realizaste al INFONAVIT
como patrn.
9. ISR: Esta columna permite visualizar el importe del Impuesto Sobre la Renta correspondiente al
ingreso que recibi tu trabajador.
10. Exportar Excel: Este botn te permite conservar el reporte de las facturas electrnicas de n-
mina que visualizas en pantalla, mediante un archivo de Excel.

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 Si deseas conocer los totales que se tienen en ese mes, obtn el archivo de Excel del apartado de
Reporte nmina que genera el aplicativo y realiza los siguientes pasos:

1. Al abrir el archivo, selecciona con el botn izquierdo del mouse la primera cantidad del importe
bruto que est en la parte superior izquierda y sin soltar el botn arrastra el mouse a la ltima canti-
dad que est en la parte inferior derecha de ISR, de forma que selecciones todas las cantidades.

2. Ve a la parte superior del men y da clic en donde vas a seleccionar la opcin

que se encuentra en la parte superior izquierda.

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3. En la parte inferior de cada columna visualiza el monto total por cada rubro.

... ms fcil, ms rpido!

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