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TEMA:
NORMAS DE CONTROL INTERNO EMITIDAS POR LA CONTRALORA
GENERAL DEL ESTADO, APLICADAS A LA DIRECCIN DE TECNOLOGAS
DE INFORMACIN DEL ILUSTRE MUNICIPIO DE IBARRA
IBARRA-ECUADOR
2012
CERTIFICACIN
Certifico que la Seorita Rosa Andrea Rea Lozada egresada de la Facultad de Ingeniera en
Ciencias Aplicadas Carrera de Ingeniera en Sistemas Computacionales, ha desarrollado y
terminado en su totalidad el presente proyecto de grado Normas de Control Interno
emitidas por la Contralora General del Estado, aplicadas a la Direccin de Tecnologas de
Informacin del Ilustre Municipio de Ibarra bajo mi supervisin para lo cual firmo en
constancia.
Atentamente.
DIRECTOR DE TESIS
ii
UNIVERSIDAD TCNICA DEL NORTE
Yo, ROSA ANDREA REA LOZADA, con cedula de identidad Nro. 1002961454,
manifiesto mi voluntad de ceder a la Universidad Tcnica del Norte los derechos
patrimoniales consagrados en la ley de propiedad intelectual del Ecuador, articulo 4, 5
y 6, en calidad de autor del trabajo de grado denominado: NORMAS DE
CONTROL INTERNO EMITIDAS POR LA CONTRALORA GENERAL
DEL ESTADO, APLICADAS A LA DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE
INFORMACIN DEL ILUSTRE MUNICIPIO DE IBARRA, que ha sido
desarrollada para optar por el ttulo de Ingeniera en Sistemas Computacionales,
quedando la Universidad facultada para ejercer plenamente los derechos cedidos
anteriormente.
En concordancia suscribo este documento en el momento que hago entrega del trabajo
final en formato impreso y digital a la biblioteca de la Universidad Tcnica del Norte
..
Firma
Cdula: 1002961454
iii
UNIVERSIDAD TCNICA DEL NORTE
BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
1. IDENTIFICACIN DE LA OBRA
Por medio del presente documento dejo sentada mi voluntad de participar en este proyecto,
para lo cual ponemos a disposicin la siguiente investigacin:
DATOS DE CONTACTO
CEDULA DE IDENTIDAD 1002961454
APELLIDOS Y NOMBRES ROSA ANDREA REA LOZADA
DIRECCIN Azaya
EMAIL andy_panda1@yahoo.es
TELFONO FIJO
TELFONO MOVIL 089746332
DATOS DE LA OBRA
TITULO NORMAS DE CONTROL INTERNO EMITIDAS POR LA
CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO, APLICADAS A LA
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE INFORMACIN DEL
ILUSTRE MUNICIPIO DE IBARRA
AUTOR REA LOZADA ROSA ANDREA
FECHA 29 DE JUNIO DEL 2012
PROGRAMA PREGRADO
TITULO POR EL QUE INGENIERA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES
DIRECTOR ING. IRVING REASCOS
iv
2. AUTORIZACIN DE USO A FAVOR DE LA UNIVERSIDAD
Yo, ROSA ANDREA REA LOZADA, con cedula de identidad Nro. 1002961454, en
calidad de autor y titular de los derechos patrimoniales de la obra o trabajo de grado
descrito anteriormente, hago entrega del ejemplar respectivo en forma digital y autorizo a la
Universidad Tcnica del Norte, la publicacin de la obra en el Repositorio Digital
Institucional y el uso del archivo digital en la biblioteca de la universidad con fines
acadmicos, para ampliar la disponibilidad del material y como apoyo a la educacin,
investigacin y extensin, en concordancia con la Ley de Educacin Superior Artculo 143.
..
Firma
Cdula: 1002961454
v
DEDICATORIA
Andrea
vi
AGRADECIMIENTOS
Al Ing. Irving Reascos por su constante apoyo, confianza y empuje para poder
culminar este proyecto; a quien respeto, admiro mucho y de quien siempre
aprendo algo nuevo cada da.
Andrea
TABLA DE CONTENIDOS
CERTIFICACIN .............................................................................................................................. i
DEDICATORIA ................................................................................................................................ vi
AGRADECIMIENTOS ....................................................................................................................... i
NDICE DE FIGURAS ..................................................................................................................... 7
NDICE DE TABLAS ....................................................................................................................... 8
1. INTRODUCCIN AL CONTROL INTERNO ................................................................... 16
1.1. ANTECEDENTES .......................................................................................................... 16
1.2. CONTROL INTERNO .................................................................................................... 19
1.3. CONCEPTOS GENERALES .......................................................................................... 20
1.4. NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO ................................................... 21
1.4.1. FAMILIA DE NORMAS ISO 9000 ............................................................................ 21
1.4.1.1. ISO 9001: Sistemas de Gestin de la Calidad-Requisitos............................... 23
1.4.1.2. ISO/IEC 20000: Tecnologa de la Informacin Administracin de Servicios
24
1.4.1.3. Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO/IEC 27002: Tecnologa de la
Informacin. Tcnicas de Seguridad. Cdigo de Prctica para la Gestin de la Seguridad de la
Informacin 26
1.4.1.4. NTP ISO/IEC 12207: Tecnologa de la informacin: Procesos del Ciclo de Vida
del Software 28
1.4.2. ITIL: Information Technology Infrastructure Library - Biblioteca de Infraestructura
de Tecnologas de Informacin................................................................................................. 30
1.4.3. COBIT 4.0: Objetivos de Control para la Informacin y la Tecnologa Relacionada 32
1.5. RELACIN DE LAS NORMAS CON EL PROYECTO DE TESIS ............................. 34
2. METODOLOGA DE TRABAJO ........................................................................................ 38
2.1. METODOLOGA DE TRABAJO ................................................................................... 38
2.1.1. FASE ORGANIZATIVA ............................................................................................. 38
2.1.2. FASE DE DIAGNSTICO ......................................................................................... 38
2.1.3. FASE DE LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS ......................................... 39
2.1.3.1. Identificacin de los Procedimientos .................................................................. 39
2.1.3.2. Catlogo de Procedimientos ............................................................................... 39
2.1.3.3. Levantamiento de los procedimientos ................................................................ 40
2.1.3.4. Mejorar el flujo del proceso levantado ............................................................... 42
2
2.1.3.5. Documentacin del Procedimiento ..................................................................... 44
2.1.3.6. Aprobacin y Difusin de los Procedimientos ................................................... 44
2.1.3.7. Evaluacin y Mejora Continua de los procedimientos ....................................... 44
3. DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE CONTROL INTERNO EN LA DIRECCIN
DE TIC ............................................................................................................................................. 46
3.1. DESARROLLO FASE ORGANIZATIVA ...................................................................... 46
3.2. DESARROLLO FASE DE DIAGNSTICO .................................................................. 51
3.2.1. Observaciones del Diagnstico Realizado .................................................................. 56
3.3. DESARROLLO FASE DE LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS .................. 59
3.3.1. Identificacin de los procedimientos ........................................................................... 59
3.3.2. Catlogo de Procedimientos ....................................................................................... 61
3.3.3. Levantamiento de los procedimientos ......................................................................... 63
- CONTROL DE DOCUMENTOS DE TIC ..................................................................... 65
PROCEDIMIENTO CONTROL DE ...................................................................................... 67
DOCUMENTOS DE TIC ....................................................................................................... 67
INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA ELABORAR DOCUMENTOS .............................. 74
SOLICITUD DE CAMBIOS EN DOCUMENTOS ............................................................... 92
PLANEACIN ESTRATGICA DE TIC ..................................................................... 94
PROCEDIMIENTO PLANEACIN ESTRATGICA DE TIC ............................................ 95
PLAN ESTRATEGICO TIC ................................................................................................. 100
PLAN OPERATIVO ANUAL .............................................................................................. 102
GESTIN DE PROYECTOS TECNOLGICOS ....................................................... 104
PROCEDIMIENTO GESTIN DE PROYECTOS TECNOLGICOS .............................. 105
PROYECTO TECNOLGICO .............................................................................................112
INFORME DE AVANCE DE PROYECTO ..........................................................................115
FICHA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROYECTO ...........................................116
SEGUIMIENTO ECONMICO DEL PROYECTO ............................................................118
INFORME FINAL DE PROYECTO.....................................................................................119
DESARROLLO DE SOFTWARE ................................................................................ 124
PROCEDIMIENTO DESARROLLO DE SOFTWARE ...................................................... 128
MANUAL DE NORMAS Y ESTNDARES DE PROGRAMACIN .............................. 136
HISTORIA DE USUARIO ................................................................................................... 141
PILA DE PRODUCTO ......................................................................................................... 143
3
PILA DE ITERACIN ......................................................................................................... 144
MANUAL DE USUARIO .................................................................................................... 145
MANUAL TCNICO ........................................................................................................... 147
ACTA DE TRMINO DE PROYECTOS REQUERIMIENTOS .................................... 149
CARACTERIZACIN DE APLICACIONES ..................................................................... 154
MANTENIMIENTO DE SOFTWARE ........................................................................ 157
PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE SOFTWARE ............................................... 159
DESARROLLADO .............................................................................................................. 159
ORDEN DE MANTENIMIENTO DE SOFTWARE ........................................................... 165
BITCORA DE CONTROL DE CAMBIOS EN LA .......................................................... 167
BASE DE DATOS Y SOFTWARE ...................................................................................... 167
GESTIN DE ACCESO A APLICACIONES DE SOFTWARE E INTERNET ....... 170
PROCEDIMIENTO GESTIN DE ACCESO A APLICACIONES .................................... 171
DE SOFTWARE E INTERNET ........................................................................................... 171
FORMULARIO DE ACCESO AL SERVICIO DE INTERNET ......................................... 175
MANTENIMIENTO DEL SISTEMA OLYMPO ........................................................ 178
PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DEL .................................................................. 179
SISTEMA OLYMPO ............................................................................................................ 179
REGISTRO DE MANTENIMIENTO DEL SISTEMA OLYMPO ...................................... 183
RESPALDO Y RESTAURACIN DE DATOS ELECTRNICOS ............................ 186
PROCEDIMIENTO RESPALDO Y RESTAURACIN...................................................... 188
DE DATOS ELECTRNICOS ............................................................................................ 188
BITCORA DE CONTROL DE RESPALDOS Y RESTAURACIN DE DATOS
ELECTRNICOS ................................................................................................................... 194
ATENCIN AL USUARIO .......................................................................................... 198
PROCEDIMIENTO ATENCIN AL USUARIO ................................................................ 199
FORMULARIO DE ATENCIN A USUARIOS .................................................................. 204
AMPLIACIN DE LA RED DE VOZ Y DATOS ........................................................ 207
PROCEDIMIENTO AMPLIACIN DE LA RED DE VOZ ............................................... 208
Y DATOS .............................................................................................................................. 208
FORMULARIO DE EXPANSIN DE RED ......................................................................... 214
ADMINISTRACIN DEL RENDIMIENTO Y FALLAS DE LA RED ..................... 217
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIN DEL RENDIMIENTO ..................................... 218
4
Y FALLAS DE RED............................................................................................................. 218
BITCORA DE RENDIMIENTO Y FALLAS DE RED ...................................................... 222
ADMINISTRACIN DE SERVIDORES .................................................................... 225
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIN DE SERVIDORES ........................................... 226
LISTADO DE SERVIDORES .............................................................................................. 231
REGISTRO DE USUARIOS DE SERVIDORES ................................................................ 233
GESTIN DE LICENCIAS DE SOFTWARE ADQUIRIDO ................................... 235
PROCEDIMIENTO GESTIN DE LICENCIAS DE SOFTWARE ADQUIRIDO ............ 236
LISTADO DE LICENCIAS DE SOFTWARE ADQUIRIDO .............................................. 240
CONTROL DE BIENES INFORMTICOS ............................................................... 242
PROCEDIMIENTO CONTROL DE BIENES INFORMTICOS ...................................... 243
REGISTRO DE PRSTAMO DE EQUIPOS ...................................................................... 247
HOJA DE VIDA DE EQUIPO INFORMTICO ................................................................. 248
INFORME TCNICO PARA BAJA DE EQUIPO INFORMTICO .................................. 250
FORMULACIN Y MONITOREO DEL PLAN DE SEGURIDAD Y
CONTINGENCIAS ............................................................................................................... 253
PROCEDIMIENTO DE FORMULACIN Y MONITOREO DEL PLAN DE SEGURIDAD
Y CONTINGENCIAS ............................................................................................................. 254
PLAN DE SEGURIDAD Y CONTINGENCIA DE TIC ..................................................... 261
PLAN DE TRABAJO DE SIMULACRO ............................................................................ 263
EVALUACIN DEL SIMULACRO.................................................................................... 265
LISTA DE VERIFICACIN ................................................................................................ 268
REGISTRO DE CONTINGENCIAS ................................................................................... 269
CAPACITACIN EN TECNOLOGA DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIN
278
PROCEDIMIENTO CAPACITACIN EN TIC .................................................................. 279
PLAN DE CAPACITACIN INFORMTICO ................................................................... 283
4. ANLISIS, DISEO E IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA ..................................... 288
4.1. VISIN GENERAL Y ARQUITECTURA DEL SISTEMA ........................................ 288
4.1.1. Visin General del Sistema ....................................................................................... 288
4.1.2. Arquitectura del Sistema ........................................................................................... 288
4.2. TECNOLOGA APLICADA AL SISTEMA ................................................................. 290
4.2.1. Lenguaje de Programacin PHP 5.3 .......................................................................... 290
5
4.2.2. Framework de desarrollo de aplicaciones SYMFONY 1.4 ....................................... 290
4.2.3. Base de Datos PostgreSQL 8.4 .................................................................................. 290
4.2.4. Servidor Web Apache ................................................................................................ 291
4.2.5. Sistema Operativo Debian 6.0 ................................................................................... 291
4.3. DEFINICIN DE MDULOS DEL SISTEMA ........................................................... 291
4.4. DIAGRAMA ENTIDAD-RELACIN ......................................................................... 292
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.................................................................. 295
5.1. CONCLUSIONES ......................................................................................................... 295
5.2. RECOMENDACIONES................................................................................................ 298
GLOSARIO DE TRMINOS ...................................................................................................... 304
BIBLIOGRAFA........................................................................................................................... 310
6
NDICE DE FIGURAS
7
NDICE DE TABLAS
Tabla 1: Procesos de Prestacin del Servicio segn ISO/IEC 20000-2 .............................. 25
Tabla 2: Procesos de Relacin segn ISO/IEC 20000-2 ..................................................... 25
Tabla 3: Procesos de Solucin segn ISO/IEC 20000-2 ...................................................... 25
Tabla 4: Procesos de Control segn ISO/IEC 20000-2 ....................................................... 25
Tabla 5: Procesos de Control segn ISO/IEC 20000-2 ....................................................... 26
Tabla 6: Clusulas, Categoras, Objetivos y Controles de la Seguridad de la
Informacin ........................................................................................................................... 27
Tabla 7: Procesos Principales del Ciclo de Vida del Software ........................................... 29
Tabla 8: Procesos de Apoyo del Ciclo de Vida del Software ............................................... 29
Tabla 9: Procesos de la Fase 1 de ITIL ............................................................................... 30
Tabla 10: Procesos de la Fase 2 de ITIL ............................................................................. 31
Tabla 11: Procesos de la Fase 3 de ITIL ............................................................................. 31
Tabla 12: Procesos de la Fase 4 de ITIL ............................................................................. 32
Tabla 13: Procesos de la Fase 5 de ITIL ............................................................................. 32
Tabla 14: Objetivos y Procesos de los Dominios de COBIT ............................................... 34
Tabla 15: Preguntas para obtener el objetivo de un proceso .............................................. 40
Tabla 16: Simbologa para Diagramas de Flujo ................................................................. 42
Tabla 17: Tcnica de lluvia de ideas para el mejoramiento de procesos ............................ 42
Tabla 18: Resultados Evaluacin de Actividades de Control en la Direccin de TIC ........ 56
Tabla 19: Subprocesos de la Direccin de TIC segn [OOP10] ......................................... 60
Tabla 20: Codificacin de Procesos en la Direccin de TIC............................................... 61
Tabla 21: Catlogo de Procesos de la Direccin de TIC .................................................... 61
8
RESUMEN
En el Captulo 1, se realiza una breve descripcin de algunas Normas Internacionales como la ISO:
Gestin de la Calidad, Administracin de Servicios de Tecnologa de la Informacin, Tcnicas de
Seguridad, Ciclo de Vida del Software y otras como las Buenas Prcticas de ITIL y COBIT.
En el Captulo 3, se presenta la Propuesta de Control Interno, que cuenta con los procesos
levantados y creados para la Direccin de TIC, cubriendo reas de control de documentos,
desarrollo y mantenimiento de software, respaldo y restauracin de datos, atencin al usuario,
seguridad de la informacin y continuidad del servicio, administracin de la red, gestin de acceso a
servicios, entre otros. Se encuentran documentados los procesos, formatos e instructivos aplicables
para cada fin.
9
SUMMARY
This project has been developed to organize the Department of Information Technology and
Communication in processes requested by the Comptroller General of the State and described in the
Internal Control Standards issued by this entity.
Chapter 2 presents the methodology applied work, with phases: organizational diagnosis and
removal of processes, which will meet the objective of the project.
Chapter 3 presents the Proposed Internal Control, which has raised and created processes for ICT
Management, covering areas of document control, software development and maintenance, backup
and restore data, customer service, information security and continuity of service, network
management, access management services, among others. Processes are documented, forms and
instructions applicable to each end.
Chapter 4 describes the system created for managing process documentation, which was made with
PHP, Symfony framework and PostgreSQL database.
In Chapter 5, we give the conclusions drawn from the development of this project and
recommendations necessary to take into account in case you want to start a similar one at another
institution.
10
TEMA
Normas de Control Interno emitidas por la Contralora General del Estado, aplicadas a la
Direccin de Tecnologas de Informacin del Ilustre Municipio de Ibarra
11
PROBLEMA
12
JUSTIFICACIN
La Contralora General del Estado consider necesario actualizar las Normas de Control
Interno, para proveer a las entidades, organismos del sector pblico y personas jurdicas
de derecho privado que dispongan de recursos pblicos, de un marco normativo a travs
del cual puedan desarrollarse para alcanzar sus objetivos y maximizar los servicios
pblicos que proporcionan a la ciudadana.
Dentro del Gobierno Autnomo Descentralizado San Miguel de Ibarra, entidad pblica
del Estado, la Direccin de Tecnologas de Informacin y Comunicacin (TIC) es la
unidad responsable de las actividades y procesos de TI1, de regular y estandarizar los
temas tecnolgicos, de definir, documentar y difundir los procedimientos que regulen
las actividades relacionadas con tecnologa de informacin y comunicacin.
Es por ello que, para cumplir con lo dictado por la Contralora General de Estado en
cuanto a Tecnologa de la Informacin y para estandarizar, mejorar y registrar las
actividades realizadas por la Direccin, se plante y desarrollo el presente proyecto.
1
Tecnologa de la Informacin
13
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVOS ESPECFICOS
1. Generar las bases tericas que servirn como referencia conceptual y tcnica para
el desarrollo del sistema, a travs de la consulta e investigacin documental en
varias fuentes de informacin.
2
Tecnologas de la Informacin y Comunicacin
3
Gobierno Autnomo Descentralizado San Miguel de Ibarra
14
CAPTULO 1
INTRODUCCIN AL
CONTROL INTERNO
15
Captulo 1: Introduccin al Control Interno
1.1. ANTECEDENTES
En Ecuador, la Contralora consider necesario actualizar las Normas de Control Interno, para
proveer a las entidades, organismos del sector pblico y personas jurdicas de derecho privado que
dispongan de recursos pblicos, de un marco normativo a travs del cual puedan desarrollarse para
alcanzar sus objetivos y maximizar los servicios pblicos que proporcionan a la ciudadana.
Esta actualizacin, viene debido a los cambios de la legislacin ecuatoriana generados por la
introduccin de la Nueva Constitucin de la Repblica, reformas a la Ley Orgnica de la
Contralora General del Estado y otras disposiciones legales y normativas.
Las Normas de Control Interno desarrolladas incluyen normas generales y otras especficas
relacionadas con la administracin financiera gubernamental, talento humano, gestin de proyectos,
gestin ambiental y tecnologa de la informacin. Es por ello que cada institucin del Estado debe
dictar las normas, polticas, procesos y procedimientos especficos que consideren necesarios para
su gestin.
Los responsables de establecer e implantar el Sistema de Control Interno, son todos los funcionarios
de la organizacin desde el nivel directivo hasta el operativo, con el fin de garantizar el
cumplimiento de los objetivos del sistema que son:
16
Captulo 1: Introduccin al Control Interno
Fuente: [ (Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Pblico y de las
Personas Jurdicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Pblicos [edicin en PDF],
2009), pg.1]
Esta Norma de Control Interno, est organizada en cinco grandes grupos de Actividades de Control
que son: Administracin Financiera, Administracin del Talento Humano, Administracin de
Proyectos, Gestin Ambiental y Tecnologa de la Informacin.
4
Gobierno Autnomo Descentralizado de Ibarra
5
Tecnologa de Informacin
17
Captulo 1: Introduccin al Control Interno
6
Tecnologa de la Informacin
18
Captulo 1: Introduccin al Control Interno
NOTA: Para mayor informacin acerca de las definiciones y requisitos de estos sub
grupos, referirse al Anexo 1:: Normas de la Contralora General del Estado Seccin
Tecnologa de la Informacin.
OBTENCIN DE INFORMACIN
PLANES
ESTRUCTURA CORRECTA Y SEGURA
ORGANIZACIONAL
POLITICAS Y CONTROL
PRINCIPIOS INTERNO
PROCESOS Y
SALVAGUARDA DE
PROCEDIMIENTOS LOS ACTIVOS
MECANISMOS DE
EVALUACIN
EFICIENCIA EN LAS OPERACIONES
Un sistema de Control Interno est formado por los siguientes componentes: Ambiente de Control,
Evaluacin de Riesgos, Actividades de Control, Informacin y Comunicacin, Supervisin y
Monitoreo. La siguiente informacin fue tomada de (GONZLEZ & CABRALE, 2010):
2010)
a) Ambiente de Control: Estructura base para el desarrollo de las acciones que refleja la
actitud asumida por la alta direccin e influye en la conciencia del empleado.
19
Captulo 1: Introduccin al Control Interno
Procedimiento
Tareas
20
Captulo 1: Introduccin al Control Interno
Las normas de inters de ISO para este tema de investigacin son aquellas relacionadas con el
sistema de gestin de la calidad: ISO 9000, tecnologa de la informacin: ISO/IEC 20000 e
ISO/IEC 27000 y ciclos de vida del software: NTP ISO/IEC 12207.
Adems de ello existen otras normativas como son ITIL8 y COBIT9 que son consideradas a nivel
mundial como las mejores herramientas para la administracin de tecnologa de la informacin.
- ISO 9000: describe los fundamentos y vocabulario para los sistemas de gestin de la
calidad.
- ISO 9001: especifica los requisitos para los sistemas de gestin de la calidad aplicables a
una organizacin, y su objetivo es aumentar la satisfaccin del cliente.
7
Organizacin Internacional de Normalizacin
8
Information Technology Infrastructure Library - Biblioteca de Infraestructura de Tecnologas de informacin
9
Control Objectives for Information and related Technology - Objetivos de Control para Tecnologa de Informacin y Tecnologas
relacionadas
21
Captulo 1: Introduccin al Control Interno
Existen varias versiones de cada una de estas normas, que se han elaborado desde el ao 1987. Su
estudio profundo, as como sus versiones, no es el motivo de esta investigacin; por lo tanto se
escogieron las normas de los aos 2000, 2005 y 2008 de la ISO 9000 a manera de referencia
didctica y no de comparacin entre estas versiones.
Esta norma propone manejar los procesos bajo la metodologa PDCA, la cual es una estrategia de
mejora continua de la calidad en cuatro pasos desarrollada por Edwards Deming11, basada en un
concepto ideado por Walter A. Shewhart12, tambin conocida como Crculo de Deming. Las siglas
PDCA son el acrnimo de Plan, Do, Check, Act (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar: PHVA). De
forma general, esta metodologa trata de:
11
Estadstico estadounidense, profesor universitario, autor de textos, consultor y difusor del concepto de
calidad total.
12
Fsico, ingeniero y estadstico estadounidense, conocido como el padre del control estadstico de la calidad.
22
Captulo 1: Introduccin al Control Interno
Planear: establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo
con los requisitos del cliente y las polticas de la organizacin.
Hacer: implementar los procesos.
Verificar: realizar el seguimiento y la medicin de los procesos y los productos respecto a las
polticas, los objetivos y los requisitos para el producto, e informar sobre los resultados.
Actuar: tomar acciones para mejorar continuamente el desempeo de los procesos.
Especifica los requisitos necesarios para implementar un sistema de gestin de calidad, que
permitan una administracin adecuada de procesos para la elaboracin del producto; con el fin de
satisfacer las necesidades del cliente, as como los requerimientos legales y reglamentarios. Estos
requisitos son genricos y se pueden aplicar a cualquier organizacin.
Esta norma contiene apartados acerca de: Requisitos del Sistema de Gestin de la Calidad,
Responsabilidad de la direccin, Gestin de recursos, Realizacin del producto, y finalmente
Medicin, Anlisis y Mejora.
23
Captulo 1: Introduccin al Control Interno
- Parte 1: Especificaciones, define los requisitos que debe cumplir una organizacin para
entregar servicios gestionados con calidad a clientes internos y externos.
- Parte 2: Cdigo prctica,, es un conjunto de orientaciones y recomendaciones para que
digo de prctica
la organizacin cumpla con los requerimientos de la Parte 1, de manera que mejore la
entrega de sus servicios.
24
Captulo 1: Introduccin al Control Interno
4. PROCESOS DE CONTROL
Proceso Descripcin
Definir y controlar los componentes del servicio y la
Gestin de la Configuracin
infraestructura.
Asegurar que todos los cambios en el servicio y en la
Gestin de cambios infraestructura son evaluados, aprobados, implementados y
revisados de una manera controlada.
TABLA 4: PROCESOS DE CONTROL SEGN ISO/IEC 20000-2
17
El impacto se basa en la escala del dao real o potencial en las actividades del cliente
18
La urgencia se basa en el tiempo en que el problema o incidente se detecta y el tiempo en que las actividades del cliente se ven
afectadas.
19
La trazabilidad permite conocer el histrico, la ubicacin y la trayectoria de las versiones de alguna cosa.
25
Captulo 1: Introduccin al Control Interno
Evaluacin de riesgos. Requisitos legales, reglamentarios. Principios, objetivos y requisitos del negocio.
FIGURA 4: INFORMACIN, PROCESOS, SISTEMAS Y REDES QUE LA SOPORTAN
Fuente: Propia
Esta norma brinda las buenas prcticas mediante objetivos de control y controles recomendables en
cuanto a seguridad de la informacin. Contiene 11 clusulas o dominios, 39 objetivos de control y
133 controles.
Cada uno de los controles tiene una descripcin especfica y una gua de implementacin, no es
parte de este estudio profundizar en cada clusula, categora o control. nicamente se hace una
referencia breve a cada uno de ellos:
26
Captulo 1: Introduccin al Control Interno
N Clusula Objetivo
POLTICA DE Representa la filosofa de la organizacin con respecto al
1
SEGURIDAD cuidado y proteccin de sus datos.
ORGANIZACIN DE LA Gestionar la seguridad de la informacin dentro y fuera de la
2 SEGURIDAD DE LA organizacin
INFORMACIN
Lograr y mantener la proteccin adecuada de los activos de
20
3 GESTIN DE ACTIVOS la organizacin. Dar el nivel de proteccin adecuado a la
informacin.
Asegurar que los empleados entiendan sus responsabilidades
SEGURIDAD DE LOS
4 y reducir el riesgo de robo o uso inadecuado de las
RECURSOS HUMANOS
instalaciones; antes, durante y despus de la contratacin.
Evitar el acceso fsico no autorizado a las instalaciones y a la
5 SEGURIDAD FSICA Y informacin de la organizacin.
DEL ENTORNO Evitar prdida, dao, robo o puesta en peligro de los activos.
Proteger la integridad del software y de la informacin.
GESTIN DE
Mantener copias de seguridad de la informacin.
6 COMUNICACIONES Y
Mantener la seguridad de la informacin durante su
OPERACIONES
intercambio interno o externo.
Asegurar el acceso de usuarios autorizados y evitar el acceso
7 CONTROL DEL ACCESO de usuarios no autorizados a los sistemas de informacin, a
los servicios de red, a los sistemas operativos.
ADQUISICIN, Evitar, errores, prdidas, modificaciones no autorizadas o uso
DESARROLLO Y inadecuado de la informacin en las aplicaciones.
8 MANTENIMIENTO DE
SISTEMAS DE
INFORMACIN
GESTIN DE LOS Tomar acciones correctivas y preventivas de los incidentes y
INCIDENTES DE LA debilidades de la seguridad de la informacin.
9
SEGURIDAD DE LA
INFORMACIN
GESTIN DE LA Reducir las interrupciones en las actividades del negocio
10 CONTINUIDAD DEL asegurar su recuperacin oportuna.
NEGOCIO
Evitar el incumplimiento de cualquier ley, de obligaciones
11 CUMPLIMIENTO estatutarias, reglamentarias o contractuales y de cualquier
requisito de seguridad. [ICON07, pg.132]
20
Los activos pueden ser: informacin, activos de software, activos fsicos que forma parte de la infraestructura de TI y personas.
27
Captulo 1: Introduccin al Control Interno
Establece un marco de referencia para los procesos del ciclo de vida del software. Contiene
procesos, actividades y tareas para aplicar durante la adquisicin de un sistema que contiene
software, un producto software puro o un servicio software y durante el suministro, desarrollo,
operacin y mantenimiento de productos software. (INDECOPI Comisin de Reglamentos
Tcnicos y Comerciales, 2006)
Esta norma puede ser adaptada de acuerdo a la organizacin, eliminando aquellos procesos,
actividades y tareas no aplicables a la misma. No establece parmetros acerca del nombre, formato
o contenido de la documentacin que se genere durante la adquisicin, desarrollo, operacin o
mantenimiento del software.
Bsicamente, la norma contiene 3 grupos de procesos para el ciclo de vida del software: cinco
Principales, ocho de Apoyo y cuatro Organizativos. Cada uno de ellos se divide en actividades, y
cada actividad en tareas.
Los Procesos Principales son aquellos que dan servicio a las partes principales del ciclo de vida,
que inician o llevan a cabo el desarrollo, operacin, o mantenimiento de los productos software.
Estos procesos son:
N PROCESO
Actividades y tareas que debe ejecutar una organizacin que necesite
1 De Adquisicin adquirir un sistema, servicio o producto software.
28
Captulo 1: Introduccin al Control Interno
Los Procesos de Apoyo son aquellos que sirven de soporte a otro proceso, es decir se emplean o
ejecutan por un proceso que los necesite, y estos son:
N PROCESO
Actividades para planificar, disear, desarrollar, producir, editar,
De distribuir y mantener los documentos producidos durante el ciclo de
1
documentacin vida del software.
Define las actividades para controlar las modificaciones y releases de
De gestin de la los elementos software, as como para registrar e informar el estado de
2
configuracin los mismos.
Determina las actividades necesarias para proporcionar la seguridad, de
De que los productos y procesos software se ejecutan de acuerdo a los
3 aseguramiento requerimientos especificados y siguen los planes establecidos.
de la calidad
Los Procesos Organizativos se emplean para establecer e implementar una infraestructura basada
en procesos que mejore continuamente y que tenga el personal calificado para cada proceso del
ciclo de vida del software. Estos son: De Gestin, De Infraestructura, De mejora de Proceso y De
Recursos Humanos.
29
Captulo 1: Introduccin al Control Interno
Se le llama biblioteca debido a que inici como un conjunto de libros, donde cada uno se dedicaba a
una prctica especfica de la Gestin de Tecnologa de la Informacin. En su primera versin ITIL
lleg a tener 30 libros. Para su segunda versin, estos libros se agruparon de acuerdo a los procesos
que cubran, teniendo una divisin temtica. En su tercera versin, se separaron y ampliaron
algunos subprocesos para convertirlos en procesos ms especializados.
ITIL v3 consta de cinco libros que se basan en el ciclo de vida del servicio, estos son: Estrategia
del Servicio, Diseo del Servicio, Transicin del Servicio, Operacin del Servicio y Mejora
Continua del Servicio. Cada una de estas fases del ciclo de vida de los servicios contiene un
objetivo y un conjunto de procesos, adems indica la forma de controlar cada proceso y as
garantizar su correcta implementacin. Esta informacin fue tomada del curso online de ITIL v3.
(OSIATIS)
FASE 01: ESTRATEGIA PARA LOS SERVICIOS TI
Convertir la Gestin del Servicio en un activo estratgico de la
Objetivo Principal:
organizacin.
Procesos:
Gestin Financiera
Gestin del Portfolio de Servicios
Proceso de Gestin de la Demanda
TABLA 9: PROCESOS DE LA FASE 1 DE ITIL
21
La disponibilidad y seguridad son interdependientes y cualquier fallo en una de ellas afectar gravemente a la otra.
30
Captulo 1: Introduccin al Control Interno
Evento: Suceso detectable que tiene importancia para la estructura de la organizacin TI, para la
prestacin de un servicio o para la evaluacin del mismo. Ejemplo: notificaciones creadas por los
servicios, los elementos de configuracin o las herramientas de monitorizacin y control.
22
Esta fase es la ms importante de todas ya que se encarga de la entrega en s del servicio y presenta la entrada para la fase de
mejora continua.
31
Captulo 1: Introduccin al Control Interno
Solucin de un incidente
Los Objetivos de Control para la Informacin y la Tecnologa Relacionada (Control OBjectives for
Information Systems and related Technology COBIT) brindan buenas prcticas y polticas claras a
travs de un marco de trabajo de dominios, procesos y actividades que ayudar a la organizacin a
satisfacer sus requerimientos de TI.
32
Captulo 1: Introduccin al Control Interno
Fuente: (ISACA - Information Systems Audit and Control Foundation [Asociacin para la
Auditora y Control de Sistemas de Informacin], 2009)
Fue creado en 1992 por la Asociacin para la Auditora y Control de Sistemas de Informacin
(ISACA) y por el Instituto de Administracin de las Tecnologas de la Informacin (ITGI). Este
marco de referencia se basa, tambin como la Norma ISO, en la metodologa PHVA (Planear-
Hacer-Verificar-Actuar).
COBIT se forma de 4 dominios, 34 objetivos de control de alto nivel y 318 objetivos de control
detallados. Estos procesos pueden ser aplicados en un nivel corporativo, a nivel de funcin de TI o a
nivel de los propietarios del proceso. Los cuatro grandes dominios de COBIT son:
DOMINIO OBJETIVO
Definir estrategias y tcticas de manera que la tecnologa de la informacin
contribuya al logro de los objetivos de la organizacin.
Procesos:
Definir un plan estratgico para TI
Definir la arquitectura de la informacin
Determinar la Direccin Tecnolgica
Planeacin y Definir los procesos, organizacin y relaciones de TI
Organizacin Administrar la inversin en TI
Comunicar las aspiraciones y direcciones de la gerencia
Administrar los recursos humanos de TI
Administrar la calidad
Evaluar y administrar los riesgos de TI
Administrar proyectos
33
Captulo 1: Introduccin al Control Interno
Ya que el objetivo del proyecto de tesis, no es que el GAD-I23 obtenga una certificacin ISO24, se
realiz una revisin de ISO 9000 para tener conocimiento sobre ella y adoptar aquellos requisitos
establecidos en la misma con el fin de apoyar el proyecto. En este caso los requisitos que se van a
aplicar en el SCI25 de la Direccin de TIC26, son aquellos relacionados con la documentacin.
23
Gobierno Autnomo Descentralizado de Ibarra
24
La certificacin ISO 9000 es el procedimiento mediante el cual una tercera parte diferente al productor y al
comprador asegura, por escrito, que un producto, un servicio o un proceso, cumple con los requisitos
especificados por la Norma.
25
Sistema de Control Interno
34
Captulo 1: Introduccin al Control Interno
Tampoco el objetivo es el de implementar un SGSI27, pero esta norma brinda buenas pautas a tomar
en cuenta para garantizar la seguridad de la informacin en la Direccin de TIC28 como la poltica y
organizacin de la seguridad, la gestin de recursos humanos y de activos, la seguridad fsica y del
entorno, la gestin de comunicaciones, control de acceso, la gestin de incidentes y continuidad de
las operaciones, entre otras.
En cuanto a la norma NTP ISO/IEC 12207 Tecnologa de la informacin: Procesos del Ciclo de
Vida del Software, contiene procesos y actividades que sern tomados con cuenta para el
levantamiento del proceso de desarrollo de software y no se la aplicar completamente por no
plantear una metodologa gil.
ITIL es una metodologa para gestionar la Tecnologa de la Informacin que ofrece una visin clara
sobre cmo funciona un Departamento de TI, de ella se tomar principalmente la fase de Operacin
del Servicio.
De COBIT resulta interesante la estructura de su marco de trabajo, ya que en primer lugar, divide a
las operaciones de TI en Dominios, luego en Procesos y finalmente en Actividades y Tareas. Es por
ello que se aplicar en la Direccin de TIC la divisin por reas de Gestin. A pesar de que COBIT
es muy amplia y muy extenso en su forma de presentar la gestin de TI, tiene aspectos similares a
ITIL.
Por ltimo, una vez revisado ISO 9000, ISO/IEC 20000, ISO 27000, NTP ISO/IEC 12207, ITIL y
COBIT; se realiz un cuadro comparativo, en el cual se exponen cada una de las actividades de
control para TIC28 especificadas en las Normas de Control Interno y su relacin con las normas
mencionadas anteriormente. El objetivo de este proyecto no es el de implementar a pie de letra
26
Tecnologa de la Informacin y Comunicacin
27
Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin
28
Tecnologa de la Informacin y Comunicacin
35
Captulo 1: Introduccin al Control Interno
alguna/s de estas normativas internacionales, sino ms bien el de tomarlas como gua o base para la
aplicacin del SCI29.
En el Anexo 2: Relaciones entre la Norma de Control Interno para TIC y las Normas
Internacionales, se realiz un cuadro comparativo, el cual servir como marco conceptual para la
ejecucin del proyecto. En la primera columna a la izquierda se han colocado las normas de Control
Interno para TI y a la derecha se han listado las normas internacionales revisadas en este captulo.
El objetivo fue el de relacionar estas normas, colocando en la casilla comn el proceso, objetivo de
control o clusula que satisfaga o apoye de alguna manera el cumplimiento de la normativa
sealada.
Se puede observar que en algunos casos se ha colocado ms de un proceso, objetivo o clusula en la
casilla comn, esto no quiere decir que se aplicar e implementar todos ellos, por el contrario,
servirn de referente para el levantamiento del proceso correspondiente.
29
Sistema de Control Interno
36
CAPTULO 2
METODOLOGA DE
TRABAJO
37
Captulo 2: Metodologa de trabajo
2. METODOLOGA DE TRABAJO
Sensibilizacin y Planificacin
Es necesario sensibilizar a todos los funcionarios en la importancia de la ejecucin del proyecto,
con el fin de garantizar cooperacin y xito del mismo. Se debe, adems, planificar las actividades a
realizar junto con la asignacin de responsabilidades de cada participante.
Para realizar el diagnstico de las Actividades de Control de TIC se elabor una ficha basada en un
CheckList32, en la cual se coloc a manera de pregunta cada una de las normas especificadas por la
30
Tecnologa de la Informacin y Comunicacin
31
Gobierno Autnomo Descentralizado de Ibarra
32
Es una lista de verificacin que detalla uno por uno los distintos aspectos que se deben analizar, comprobar,
y verificar de un tema en especfico.
38
Captulo 2: Metodologa de trabajo
Contralora para TIC y junto a ellas una evaluacin del desempeo y del control interno existente
(Referirse al Anexo 3: Formato Ficha Evaluacin de Actividades de Control de TI).
El objetivo de esta fase es el de identificar y sealar quin?, cuando?, como?, donde?, para qu? y
por qu? de cada una de las actividades que integran los procedimientos de la Direccin de TIC.
Finalmente, se contar con el Manual de Procedimientos que es un documento detallado que
contiene instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas, funciones y procedimientos
de las distintas operaciones que se realizan.
Deben formularse nombres que sean representativos y que den una idea general de la actividad
principal de cada uno. Luego, resulta necesario codificar los mismos, como una forma de hacer ms
sencilla su identificacin. En este punto se listarn los procedimientos que cuenta actualmente la
Direccin de TIC y adems se listarn todas aquellas actividades que no estn incluidas en los
procedimientos actuales.
39
Captulo 2: Metodologa de trabajo
Con el fin de tener precisin y claridad en la descripcin de los procedimientos que se har en el
siguiente paso, es necesario definir el objetivo33 de cada uno de ellos. Para ello se deber responder
a las siguientes preguntas:
Pregunta Ejemplo
1. Cul es la funcin del proceso? Agilizar
2. A qu aplicaremos esa funcin (de Los trmites.
agilizar, segn la primera respuesta)?
3. Qu alcances se quieren obtener respecto A todas las dependencias del municipio.
de esa funcin (al agilizar los trmites, segn
respuestas 1 y 2)?
4. Para qu (se van a agilizar los trmites Para lograr la satisfaccin de sus clientes,
en todas las dependencias del municipio, logrando reducir costos innecesarios y la
segn respuestas 1, 2 y 3)? reelaboracin de trabajos de los
servidores pblicos municipales.
Al unir las respuestas se obtiene el objetivo del proceso
Agilizar los trmites en todas las dependencias del municipio, para lograr la satisfaccin
de sus clientes, logrando reducir costos innecesarios y la reelaboracin de trabajos de
los servidores pblicos municipales.
Fuente: (COMISIN FEDERAL DE MEJORA REGULATORIA - CENTRO DE
INVESTIGACIN Y DOCENCIA ECONMICA)
TABLA 15: PREGUNTAS PARA OBTENER EL OBJETIVO DE UN PROCESO
Para fortalecer la obtencin del objetivo, es recomendable que todos los funcionarios que participan
esta tarea, den cada uno las respuestas a las preguntas mencionadas en la tabla anterior.
Una vez que se tienen identificados y clasificados los procedimientos a partir del listado generado
en el paso anterior, se procede a levantarlos.
Leer y analizar la normatividad vigente aplicable a ese procedimiento, como leyes, reglamentos,
decretos, acuerdos, ordenanzas, entre otros.
33
El objetivo se refiere a la finalidad o intento al cual se dirige o encamina una accin u operacin.
40
Captulo 2: Metodologa de trabajo
Se debe levantar el procedimiento tal y como lo estn ejecutando en la actualidad, es por ello que es
muy importante trabajar conjuntamente con los dueos del procedimiento. Se propone una tcnica
didctica de aplicacin del Diagrama de Flujo, haciendo uso de pliegos de papel peridico o
pizarrn de tiza lquida, notas post-it34 y marcadores.
Los beneficios de usar la tcnica del Diagrama de Flujo son: visualizacin clara y completa del
proceso, visualizacin de cuellos de botella y de actividades que no aportan valor, burocracia en
aprobacin de trmites, actividades repetidas, responsables con mucha o poca carga de trabajo, flujo
no adecuado, entre otros. Los pasos para diagramar el proceso haciendo uso de esta tcnica y
materiales son:
34
Los post-it o psit son unas pequeas hojas de papel autoadhesivo de varias dimensiones, formas y colores. Se usan para escribir notas
recordatorias, para pegarlas despus en cualquier tipo de superficie. Luego de usadas, pueden despegarse fcilmente gracias al adhesivo
poco pegajoso que contienen.
41
Captulo 2: Metodologa de trabajo
Smbolo Descripcin
Actividad: Se debe describir brevemente con verbo conjugado en tercera
persona la actividad.
Inicio/ Fin de Proceso: Colocar la palabra INICIO o FIN.
Se pueden hacer varias versiones del diagrama de flujo, la inicial puede ser una general a nivel de
direcciones, pero se debe garantizar que la versin final quede a nivel de roles de cada funcionario
dentro de las direcciones.
42
Captulo 2: Metodologa de trabajo
El objetivo de esta actividad es la de obtener la mayor cantidad de ideas para la mejora del
procedimiento. Se debe analizar cada una de las propuestas en cuanto a si tiene beneficios o no.
Finalmente se debern elegir las propuestas con mayor factibilidad para alcanzar los objetivos del
procedimiento, para lo cual se debe:
Analizar la secuencia del procedimiento y la relacin que se tenga con una o varias
direcciones y/o unidades.
Analizar la segregacin de funciones, verificando: Quin autoriza, aprueba, revisa,
ejecuta?
Analizar los documentos: formatos, informacin que contiene, nmero de copias,
distribucin, usos, archivo, consulta, cuantificacin de la cantidad de documentos
procesados, formas de manipulacin, firmas, sellos.
Identificar s los procedimientos son manuales o por computadora.
Eliminar pasos en los cuales sus resultados no son transparentes, no es gil, desperdicia
informacin y recursos, adems es complicado con tantos trmites; se emplea tecnologa
obsoleta o no genera valor agregado.
Reducir el procedimiento a lo estrictamente necesario.
Establecer controles automticos de tal manera que minimicen tantos chequeos o
revisiones.
Para determinar las actividades que generan valor agregado se coloca como referencia la siguiente
figura para su anlisis:
43
Captulo 2: Metodologa de trabajo
Para la difusin deben ser comunicados tanto a los funcionarios responsables de su ejecucin,
como a toda la institucin. Esto tiene por objetivo asegurar que se estandarice su aplicacin y,
tanto los funcionarios actuales, como los que ingresen en el futuro, puedan conocer la forma
de realizar determinado procedimiento
procedimiento.
44
CAPTULO 3
DESARROLLO DE LA
PROPUESTA DE
CONTROL INTERNO
EN LA DIRECCIN DE
TIC
45
Captulo 3: Desarrollo de la Propuesta de Control Interno en la Direccin de TIC
Los documentos que se revisaron para comprender el Marco Estratgico Institucional del GAD-I
son:
Ordenanza Organizacional por Procesos
Manual de Procesos
Manual de Funciones
Reglamento Orgnico Funcional
Plan Estratgico Institucional
Plan Operativo Anual (2011 y 2012) de la Direccin de TIC
De acuerdo a dicha Ordenanza (GAD-I , 2010), la definicin de proceso es: Los procesos son un
conjunto de actividades relacionadas entre s, destinadas a transformar insumos en
productos finales de mayor valor agregado para usuarios o clientes externos e internos.
Se dividen en macro procesos, procesos y subprocesos.
46
Captulo 3: Desarrollo de la Propuesta de Control Interno en la Direccin de TIC
La diferencia entre macro procesos, procesos y subprocesos es la dimensin de los productos finales
que elaboran; por ello los procesos del GAD-I se estructuran en reas organizacionales de acuerdo a
los siguientes niveles:
Por otro lado, en la misma Ordenanza se define la misin, visin, objetivos generales, valores,
polticas y principios institucionales del GAD-I, los cuales se describen a continuacin:
Misin
El Municipio de Ibarra planifica, regula, ejecuta y promueve el desarrollo integral sostenible del
cantn, a travs de servicios de calidad eficientes y transparentes con la participacin activa de
la ciudadana socialmente responsable a fin de lograr el buen vivir.
Visin
Seremos un Municipio lder en gestin, con responsabilidad social, que garantice equidad,
honestidad, trabajo y eficiencia porque Ibarra se constituya en un cantn prspero, atractivo e
incluyente, capital de los servicios y el conocimiento, referente del buen vivir en la regin norte
del Ecuador.
Valores Institucionales
Compromiso, Lealtad, Responsabilidad, Puntualidad, Trabajo en equipo, Servicio, Respeto, Pro
actividad, Excelencia, Integridad, Liderazgo, tica.
Objetivos Generales
47
Captulo 3: Desarrollo de la Propuesta de Control Interno en la Direccin de TIC
Principios Institucionales
Mejoramiento continuo, Oportunidad, Colaboracin, Eficacia, Austeridad, Eficiencia
En el Plan Estratgico Institucional 2010-2014 se establecen Cuatro Ejes Estratgicos que son:
1. Identidad, participacin y ciudadana.
2. Recuperacin Econmica, Desarrollo y Competitividad.
3. Desarrollo Territorial.
4. Desarrollo Institucional
48
Captulo 3: Desarrollo de la Propuesta de Control Interno en la Direccin de TIC
PROCESOS GOBERNANTES
49
Captulo 3: Desarrollo de la Propuesta de Control Interno en la Direccin de TIC
AUDITORIA INTERNA
ALCALDIA
SECRETARIA PROCURADURIA
GENERAL SINDICA
ADMINISTRACIN
GENERAL
PLANIFICACION Y
GESTION
DESARROLLO
FINANCIERA
COMUNICACIN GESTION
SOCIAL Y RR-PP ADMINISTRATIVA
SIMBOLOGIA
PROCESOS GOBERNANTES
PROCESOS DESCONCENTRADOS
50
Captulo 3: Desarrollo de la Propuesta de Control Interno en la Direccin de TIC
B. Sensibilizacin y Planificacin
Para la sensibilizacin del proyecto se realiz una reunin con todos los funcionarios de la
Direccin, en el cual se explicaron las Actividades de Control de la Norma de Control Interno, su
necesidad de aplicarlas y el objetivo del presente proyecto.
Para la planificacin, las tareas de organizacin se enmarcaron en fecha y lugar, as como tambin
la asignacin de responsabilidades teniendo en cuenta los facilitadores y los involucrados en las
mismas. Se desarroll un Acta de Trabajo luego de cada reunin con el objetivo de tener un
documento de soporte de las actividades que se fueron desarrollando durante el proceso y de los
compromisos adquiridos por parte de los interesados.
Durante esta fase se aplic la ficha elaborada y explicada en el Captulo 2: Ficha Evaluacin de
Actividades de Control de TI (Ver Anexo 3). A continuacin se exponen los resultados de la
evaluacin del componente Actividades de Control de Tecnologa de Informacin, que es el
punto 410 de la Normas de Control Interno; se ha colocado junto a ellas una descripcin de los
aspectos positivos y las debilidades encontradas en la Direccin de TIC en cuanto a su
cumplimiento.
35
Ya se revisaron en el Captulo 1 los marcos de referencia a usar.
36
Redmine es una herramienta para la gestin de proyectos y el seguimiento de errores escrita usando el framework Ruby on Rails.
51
Captulo 3: Desarrollo de la Propuesta de Control Interno en la Direccin de TIC
52
Captulo 3: Desarrollo de la Propuesta de Control Interno en la Direccin de TIC
53
Captulo 3: Desarrollo de la Propuesta de Control Interno en la Direccin de TIC
54
Captulo 3: Desarrollo de la Propuesta de Control Interno en la Direccin de TIC
hardware y comunicaciones
no est actualizado.
Seguridad de Se cuenta con ubicacin No se tienen polticas de
Tecnologa de adecuada y control de acceso control de acceso fsico
Informacin fsico al rea del Data Center. adecuado a la Direccin de
Se cuenta con instalaciones TIC.
fsicas adecuadas que incluyen No se cuenta con un
mecanismos, dispositivos y procedimiento que
equipo especializado para especifique la obtencin
monitorear y controlar fuego, peridica de respaldos de
mantener ambiente con informacin.
temperatura y humedad relativa Se almacena informacin
del aire controlado, disponer de crtica y/o sensible en un
energa acondicionada en el rea lugar externos a la entidad
del Data Center. que no es el adecuado.
Se cuenta con personal No se cuenta con sitios de
competente y capacitado para la procesamiento alternativo.
Administracin de la Seguridad Se aplican, pero no se cuenta
de la Informacin. con procedimientos de
seguridad definidos y/o
documentados.
No se cuenta con un plan de
respuesta a riesgos.
No se cuenta con
procedimientos de control de
cambios para el plan de
Plan de contingencias.
Contingencias No se cuenta con un plan de
continuidad de las
operaciones.
No se cuenta con un plan de
recuperacin de desastres.
No se ha designado un comit
de contingencias.
Administracin de Se realizan revisiones peridicas Se tiene una clave para
soporte de de la capacidad y desempeo consultas que es la misma
tecnologa de la actuales y futuros de tecnologa para todos los usuarios.
informacin de la informacin. No se cuenta con un proceso
Se otorga de identificacin nica para gestionar y/o administra
a todos los usuarios internos, cuentas de acceso.
externos y temporales que No se realiza una revisin
interacten con los sistemas y peridica del uso de las
servicios de tecnologa de cuentas de acceso emitidas.
informacin de la entidad. No se tiene un procedimiento
Se cuenta con la estandarizacin documentado y apropiado
de la identificacin, para la administracin de los
autenticacin y autorizacin de incidentes de tecnologa de
los usuarios. informacin.
55
Captulo 3: Desarrollo de la Propuesta de Control Interno en la Direccin de TIC
No se cuenta con un
repositorio de diagramas y
configuraciones de hardware
y software actualizado.
No se han incorporado
mecanismos de seguridad
para la transmisin de datos a
travs del medio pblico
(internet)
Sitio web, servicios Se cuenta con un Administrador
No se elaboran normas,
de internet e Web que administra y daprocedimientos e instructivos
intranet mantenimiento constantemente
de instalacin, configuracin
al Portal Web institucional.
y utilizacin de los servicios
de internet, intranet, correo
electrnico y sitio WEB.
No se cuenta con un nivel
adecuado de seguridad a
nivel del portal web.
TABLA 18: RESULTADOS EVALUACIN DE ACTIVIDADES DE CONTROL EN LA
DIRECCIN DE TIC
Luego de haber realizado el diagnstico del Sistema de Control Interno en la Direccin de TIC del
GAD-I, basndose nicamente en lo establecido en las Normas de Control Interno37, se constat que
la mayor debilidad que poseen, es la ausencia de procedimientos documentados para la ejecucin de
sus actividades y por lo tanto la carencia de un adecuado control de las mismas.
Por lo tanto, se definen las siguientes recomendaciones con el objetivo de mejorar la ejecucin de
las actividades de los funcionarios:
Segregacin de Funciones
Comunicar y difundir el Manual de Funciones y el Manual de Procedimientos actual, entre
todos los funcionarios, especialmente con el personal nuevo, ya que existe un
desconocimiento de ellos.
Plan Informtico Estratgico de Tecnologa
Documentar el Plan Informtico con los requisitos establecidos por la Norma de Control
Interno para mejorar la planificacin y el uso adecuado de los recursos.
37
(Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Pblico y de las Personas
Jurdicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Pblicos [edicin en PDF], 2009)
56
Captulo 3: Desarrollo de la Propuesta de Control Interno en la Direccin de TIC
Polticas y Procedimientos
Realizar una revisin de los procedimientos de la Direccin, y solicitar que sean
incorporados al Manual de Procedimientos del GAD-I.
57
Captulo 3: Desarrollo de la Propuesta de Control Interno en la Direccin de TIC
Plan de Contingencias
Elaborar y documentar un Plan de Seguridad y Contingencias.
Considerar el establecimiento de convenios con otras empresas pblicas para contar con
centros de procesamiento alternativos en caso de desastres. Adems se debe contar con
lugares externos para el almacenamiento de respaldos de informacin. Esto, con el objetivo
de garantizar la continuidad de las operaciones en caso de cadas del servicio, de equipos
informticos o de la red de comunicaciones.
Designar adecuadamente un comit de contingencias con los roles y responsabilidades de
cada uno a ejecutar en una contingencia y ejecutar simulacros para garantizar el
entendimiento y eficiencia de las actividades a realizar.
58
Captulo 3: Desarrollo de la Propuesta de Control Interno en la Direccin de TIC
59
Captulo 3: Desarrollo de la Propuesta de Control Interno en la Direccin de TIC
60
Captulo 3: Desarrollo de la Propuesta de Control Interno en la Direccin de TIC
En base a los productos, subprocesos y funciones definidos en la Ordenanza (GAD-I , 2010) para la
Direccin de TIC, se han determinado com o subprocesos los siguientes: Direccin y Organizacin
Tecnolgica, Gestin de Software, Gestin de la Infraestrcutura Tecnolgica, Gestin de la
Seguridad y Continuidad del Servicio, ver Figura 9: Diagrama de procesos de la direccin de tic.
Cdigo Procedimiento
3.9.1 Control de Documentos de TIC
3.9.2 Planeacin Estratgica de TIC
3.9.3 Gestin de Proyectos Tecnolgicos
3.9.4 Desarrollo de Software
3.9.5 Mantenimiento de Software
3.9.6 Gestin de Acceso a Aplicaciones de Software e Internet
3.9.7 Mantenimiento del Sistema OLYMPO
3.9.8 Respaldo y Restauracin de Datos Electrnicos
3.9.9 Atencin al Usuario
3.9.10 Ampliacin de la Red de Voz y Datos
3.9.11 Administracin del Rendimiento y Fallas de la Red
3.9.12 Administracin de Servidores
3.9.13 Gestin de Licencias de Software Adquirido
3.9.14 Control de Bienes Informticos
3.9.15 Formulacin y Monitoreo del Plan de Seguridad y Contingencias
3.9.16 Capacitacin en TIC
TABLA 21: CATLOGO DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIN DE TIC
61
Captulo 3: Desarrollo de la Propuesta de Control Interno en la Direccin de TIC
62
Captulo 3: Desarrollo de la Propuesta de Control Interno en la Direccin de TIC
Los procedimientos levantados se basan en los responsables existentes en la Direccin de TIC, los
cuales, de acuerdo al Manual de Funciones son:
Director de TIC
Responsable de Software e Internet
Responsable de Hardware y Comunicaciones
Analista de Sistemas Informticos
Asistentente de Tecnologas Informticas
63
Procedimiento: Control de Documentos de TIC
PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE DOCUMENTOS
DE TIC
CONTENIDO:
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS DE TIC ............................................... Error! Marcador no definido.
INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA ELABORAR DOCUMENTOSError! Marcador
no definido.
SOLICITUD DE CAMBIOS EN DOCUMENTOS .......... Error! Marcador no definido.
64
Procedimiento: Control de Documentos de TIC
Dentro del Sistema de Control Interno de TIC es importante definir, antes que nada, el control de
los documentos que se van a generar para el sistema, tales como procedimientos, formatos e
instructivos tcnicos. Es decir determinar cmo se crearan, modificarn o establecern como
obsoletos y no vigentes. Adems de ello es importante estandarizar la estructura, formatos y
contenidos de cada uno. Es por ello que se decidi levantar este procedimiento, basndose en la
Norma ISO 9001:2008 [ISO 02], la cual especifica que el objetivo del control de los documentos es:
65
Procedimiento: Control de Documentos de TIC
Justificacin
66
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO CONTROL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA DOCUMENTOS DE TIC
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.1
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SOFTWARE E INTERNET
SUB PROCESO: APROBACIN:
HARDWARE Y COMUNICACIONES
PGINA:
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS DE TIC
1. OBJETIVO
Establecer la metodologa para la Elaboracin, Modificacin, Revisin, Aprobacin, Distribucin,
Almacenamiento y Retiro de los documentos que conforman el Sistema de Control Interno de la
Direccin de TIC del GAD-I, mediante el uso de las recomendaciones dadas por ISO, para
garantizar el adecuado control de la documentacin.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los documentos de origen interno, que conforman el Sistema de
Control Interno de la Direccin de TIC. Estos documentos son: definicin de procesos, instructivos
de trabajo, formatos y guas de llenado.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
ABREVIATURAS
N TRMINO DEFINICIN
1 TIC Tecnologa de la Informacin y Comunicacin
2 GAD-I Gobierno Autnomo Descentralizado San Miguel de Ibarra
DEFINICIONES
N TRMINO DEFINICIN
1 ANEXO: Documento usado para
mostrar grficos, escaneados, esquemas, tablas, entre otros,
que estn relacionados con otro documento que les da origen.
2 APROBACIN: Etapa del control de documentos que determina la aceptacin y
calificacin satisfactoria del documento.
3 CICLO DE VIDA DEL Son todas las etapas sucesivas por las que atraviesa un
DOCUMENTO documento desde su produccin, conservacin, hasta su
eliminacin o integracin a un archivo permanente.
4 DIAGRAMA DE Representacin grfica de la secuencia de los pasos que
FLUJO: describen cmo funciona un proceso.
5 DOCUMENTO Informacin y su medio de soporte.
6 DOCUMENTOS Son aquellos documentos que tienen origen externo a la
EXTERNOS: organizacin.
7 DOCUMENTOS Son aquellos documentos que tienen origen interno a la
INTERNOS: organizacin.
8 DOCUMENTO Documento que no se adecua a las necesidades para las que fue
OBSOLETO creado y se encuentra reemplazado por una versin actualizada
o mejorada.
9 FORMATO: Documento preestablecido impreso o digital, donde se registra o
recaba informacin relacionada con una actividad o proceso.
67
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO CONTROL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA DOCUMENTOS DE TIC
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.1
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SOFTWARE E INTERNET
SUB PROCESO: APROBACIN:
HARDWARE Y COMUNICACIONES
PGINA:
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N Cdigo Ttulo del Documento
1 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestin Organizacional por
Procesos de la Ilustre Municipalidad de Ibarra
DOCUMENTOS EXTERNOS
N Ttulo del Documento
1 Norma ISO 9000:2005 Sistemas de Gestin de la Calidad Fundamentos y Vocabulario.
2 Norma ISO 9001:2008 Sistemas de Gestin de la Calidad Requisitos
3 Normas de Control Interno de la Contralora General del Estado
5. POLTICAS
68
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO CONTROL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA DOCUMENTOS DE TIC
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.1
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SOFTWARE E INTERNET
SUB PROCESO: APROBACIN:
HARDWARE Y COMUNICACIONES
PGINA:
Distribucin y Acceso
Responsable
Director Responsable Funcionarios de la
Desarrollo
de TIC de rea Direccin de TIC
Institucional
Elaborar x x x
Modificar/Actualizacin x x x
Revisar x x
Aprobar x x
Distribuir x x
Almacenar x x
69
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO CONTROL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA DOCUMENTOS DE TIC
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.1
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SOFTWARE E INTERNET
SUB PROCESO: APROBACIN:
HARDWARE Y COMUNICACIONES
PGINA:
6. DIAGRAMA DE FLUJO
70
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO CONTROL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA DOCUMENTOS DE TIC
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.1
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SOFTWARE E INTERNET
SUB PROCESO: APROBACIN:
HARDWARE Y COMUNICACIONES
PGINA:
RESPONSABL
N ACTIVIDAD DESCRIPCIN
E
Identifica la necesidad de normalizar ciertas
prcticas para garantizar el ptimo desarrollo
de los procesos, solicita al Director de TIC a
SOLICITA LA ALTA, travs de memo la Alta, Baja o Modificacin
BAJA O del documento.
1 Funcionario TIC
MODIFICACIN DE NOTA: En caso de modificacin de
UN DOCUMENTO documento deber adjuntar al memorndum el
documento de Solicitud de Cambios en
Documento. Ver FOR-3.9.1.1
71
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO CONTROL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA DOCUMENTOS DE TIC
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.1
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SOFTWARE E INTERNET
SUB PROCESO: APROBACIN:
HARDWARE Y COMUNICACIONES
PGINA:
Va a la actividad N 16.
72
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO CONTROL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA DOCUMENTOS DE TIC
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.1
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SOFTWARE E INTERNET
SUB PROCESO: APROBACIN:
HARDWARE Y COMUNICACIONES
PGINA:
8. CONTROL DE DOCUMENTACIN
CONTROL DE DOCUMENTOS
Cdigo Ttulo del Documento
FOR-3.9.1.1 FORMATO DE SOLICITUD DE CAMBIOS EN DOCUMENTO
INS-3.9.1.1 INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA ELABORAR DOCUMENTOS.
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIN REALIZADO POR DESCRIPCIN
17/11/2010 1.0 Andrea Rea Creacin del Documento
73
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA ELABORAR DOCUMENTOS
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SOFTWARE E INTERNET
SUB PROCESO: CDIGO: INS-3.9.1.1
HARDWARE Y COMUNICACIONES
VERSION: 1.4
FECHA
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS DE TIC
APROBACIN:
PGINA:
1. OBJETIVO
Definir la estructura, contenido y codificacin de la documentacin generada en la Direccin de
Tecnologas de Informacin y Comunicacin del GAD-I para el Sistema de Control Interno.
2. ALCANCE
Aplica a todos los documentos elaborados para el Sistema de Control Interno de la Direccin de
TIC del GAD-I. Los documentos son: Definicin de Procedimientos, Instructivos de Trabajo,
Formatos, Planes, Manuales y Guas de Llenado.
3. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N TRMINO DEFINICIN
1 TIC Tecnologa de la Informacin y Comunicacin
2 GAD-I Gobierno Autnomo Descentralizado de Ibarra
3 SCI Sistema de Control Interno
DEFINICIONES
N TRMINO DEFINICIN
1 CDIGO Combinacin de letras, nmeros o ambos, que siguen una sintaxis
especfica y sirven para distinguir un documento de otro.
2 FORMATO Documento preestablecido impreso o digital, donde se registra o
recaba informacin relacionada con una actividad o proceso.
3 INSTRUCTIVO Documento que contiene la descripcin detallada de cmo realizar
una tarea u operacin especfica.
4 VIGENCIA Lapso de tiempo en que una cosa tiene aptitud de ser usada u
observada, es vlida, es de aplicacin o rige, entre otros.
5 VERSIN Seala el nmero de veces que se han efectuado
modificaciones al documento.
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N Cdigo TTULO DEL DOCUMENTO
1 PRO-3.9.1 Proceso de Control de Documentos de TIC
2 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestin Organizacional por
Procesos de la Ilustre Municipalidad de Ibarra.
3 Manual de Funciones del GAD-I
74
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA ELABORAR DOCUMENTOS
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SOFTWARE E INTERNET
SUB PROCESO: CDIGO: INS-3.9.1.1
HARDWARE Y COMUNICACIONES
VERSION: 1.4
FECHA
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS DE TIC
APROBACIN:
PGINA:
CABECERA
CONTENIDO
4.1.- CABECERA: Debe estar como encabezado de todas las pginas del documento, tener un
tamao de letra 8 y tener la siguiente estructura:
Donde:
38
Sistema de Control Interno
75
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
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DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA ELABORAR DOCUMENTOS
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SOFTWARE E INTERNET
SUB PROCESO: CDIGO: INS-3.9.1.1
HARDWARE Y COMUNICACIONES
VERSION: 1.4
FECHA
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS DE TIC
APROBACIN:
PGINA:
PRO Proceso
PLA Plan
MAN Manual
GUI Gua de Trabajo
g) Versin: Para colocar la versin del documento se debe tomar en cuenta, tanto el
Proceso de Control de Documentos que determina quin y cundo colocarla, as como
los siguientes puntos:
Para crear una versin mayor se deber aumentar en uno el nmero de VERSIN
actual y mantener la REVISIN en 0. Por ejemplo: 1.0, 2.0, 3.0.
39
Para determinar el orden que corresponde a cada uno de los procesos, y con ello su numeracin, referirse al orden en que est
colocado ese proceso en la Ordenanza Organizacional por Procesos. En caso de que los procesos no existieran, numerar en forma
ascendente desde el ltimo orden encontrado.
76
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA ELABORAR DOCUMENTOS
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SOFTWARE E INTERNET
SUB PROCESO: CDIGO: INS-3.9.1.1
HARDWARE Y COMUNICACIONES
VERSION: 1.4
FECHA
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS DE TIC
APROBACIN:
PGINA:
Vigente y Obsoleto
INSTRUCTIV
PROCEDIMIE GUA DE
APARTADO O DE FORMATO MANUAL
NTO TRABAJO
TRABAJO
Ttulo X X X X X
Objetivo X X X X
Alcance X X X
Abreviaturas y
X X* X* X*
Definiciones
Documentos de
X X* X*
Referencia:
Polticas X
Diagrama de Flujo X
Descripcin del
X
Procedimiento
Control de
X
Documentacin
Contenido del
X
Instructivo
Contenido del
X
Formato
Contenido del
X
Manual
Gua de Llenado X
Contenido de la
X
Gua de Trabajo
Anexos X* X* X*
Historial de
X X
Versiones
* Opcional
77
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA ELABORAR DOCUMENTOS
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SOFTWARE E INTERNET
SUB PROCESO: CDIGO: INS-3.9.1.1
HARDWARE Y COMUNICACIONES
VERSION: 1.4
FECHA
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS DE TIC
APROBACIN:
PGINA:
Ttulo: Palabra o frase que permite conocer el nombre o el asunto del documento
de forma clara y sencilla. No se debe colocar la palabra Ttulo en el
documento, solo escribirlo directamente con letras maysculas, centrado y
negrillas.
Objetivo: Explica claramente la finalidad u objetivo que se quiere alcanzar con la
definicin del documento.
Alcance: Especifica o describe los lmites del documento, dejando claro cul es el
alcance, campo de aplicacin o dimensin del mismo. En el caso de
procesos, es recomendable definir el alcance de cada uno de la siguiente
forma:
Exponiendo el conjunto de bienes y/o servicios a los que afecta el
proceso.
Indicando dnde empieza y dnde termina el proceso en relacin
con otros.
Definiciones y Abreviaturas
Abreviaturas: Indicar todas las siglas que se usan en el documento y su respectivo
significado. El objetivo es el de facilitar su compresin y as poder usar las
siglas en cualquier parte del documento sin hacer referencia a su
significado. Debern ir listadas en la siguiente tabla:
ABREVIATURAS
N TRMINO DEFINICIN
Definiciones
Trminos que se consideran necesarios para la comprensin de ciertas
palabras utilizadas en el documento. Debern ir listadas en la siguiente
tabla:
DEFINICIONES
N TRMINO DEFINICIN
DOCUMENTOS INTERNOS
N Cdigo Ttulo del Documento
DOCUMENTOS EXTERNOS
N Ttulo del Documento
78
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA ELABORAR DOCUMENTOS
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SOFTWARE E INTERNET
SUB PROCESO: CDIGO: INS-3.9.1.1
HARDWARE Y COMUNICACIONES
VERSION: 1.4
FECHA
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS DE TIC
APROBACIN:
PGINA:
Descripcin del Debe contener la descripcin en forma clara de las actividades y tareas a
procedimiento: seguir para el desarrollo del procedimiento. Debe redactarse de forma
sencilla, clara, lgica y secuencial, refiriendo al responsable de realizar
cada una de las tareas. Para su elaboracin se seguir el siguiente formato:
Donde:
79
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA ELABORAR DOCUMENTOS
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SOFTWARE E INTERNET
SUB PROCESO: CDIGO: INS-3.9.1.1
HARDWARE Y COMUNICACIONES
VERSION: 1.4
FECHA
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS DE TIC
APROBACIN:
PGINA:
alternativas de la decisin.
CONTROL DE DOCUMENTOS
Cdigo Ttulo del Documento
Nota: Ordenar los documentos por tipo y por cdigo. Por ejemplo, primero
colocar en la lista todos los formatos y estos a su vez ordenandos por
cdigo ascendente.
Contenido del Se debern especificar los pasos secuenciales, descriptivos y tcnicos de la
instructivo: actividad a realizar. Para ello tomar en cuenta los siguientes puntos:
a) Numerar cada paso con un nmero arbigo ascendente y en caso de
tener sub pasos, estos debern corresponder al nmero del paso padre.
Ejemplo: 1, 1.1, 1.1.1
b) Utilizar en la medida de lo posible capturas de pantalla para representar
visualmente lo que se quiere lograr en cada paso.
c) En caso de hacer referencia a nombres de programas o equipos, usar
sus nombres tcnicos junto con versiones (en caso de que aplique).
80
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA ELABORAR DOCUMENTOS
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SOFTWARE E INTERNET
SUB PROCESO: CDIGO: INS-3.9.1.1
HARDWARE Y COMUNICACIONES
VERSION: 1.4
FECHA
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS DE TIC
APROBACIN:
PGINA:
minsculas. Ejemplo:
Nombre: Apellido:
Fecha: Profesin:
Por ejemplo:
1.- OBJETIVO
En este punto deber colocar el objetivo.
LISTADO DE ANEXOS
N Nombre del Documento
Donde:
Donde:
81
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA ELABORAR DOCUMENTOS
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SOFTWARE E INTERNET
SUB PROCESO: CDIGO: INS-3.9.1.1
HARDWARE Y COMUNICACIONES
VERSION: 1.4
FECHA
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS DE TIC
APROBACIN:
PGINA:
Historial de Sirve para registrar los cambios que ha sufrido el documento de manera
versiones: cronolgica. Tendr la siguiente estructura:
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIN REALIZADO DESCRIPCIN
POR
Donde:
Fecha: Fecha en la que se registra el cambio en el documento.
Versin: Es el nmero de versin que corresponde al documento.
(No va en caso de Instructivos)
Realizado Por: Nombre y Cargo del funcionario que realiz el
cambio.
Descripcin: Descripcin detallada del cambio realizado anotando
el apartado/s que se han visto modificados.
82
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA
INSTRUCTIVO DE TRABAJO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE
PARA DIAGRAMAR PROCESOS
PROCESO: LA INFORMACIN Y
COMUNICACIN
SOFTWARE E INTERNET CDIGO: INS-3.9.1.2
SUB PROCESO:
HARDWARE Y COMUNICACIONES VERSION: 1.0
FECHA
CONTROL DE DOCUMENTOS DE
PROCEDIMIENTO: APROBACIN:
TIC
PGINA:
1. OBJETIVO
Estandarizar la elaboracin de diagramas de flujo de procesos, mediante la definicin de un
conjunto de reglas que orienten su diseo y construccin, para asegurar el entendimiento de los
mismos y su mantenimiento en el futuro.
El diagrama de flujo es una representacin grfica de la secuencia de pasos que forman parte de
un proceso. Para la diagramacin se usar el programa Bizagi 2.3.0.5 el cual es un modelador de
procesos. Los smbolos que usa Bizagi estn bajo la notacin grfica estandarizada Business
Process Modeling Notation o BPMN, que permite el modelado de procesos de negocio, en un
formato de flujo de trabajo. Tiene la finalidad de servir como lenguaje comn para el diseo de
los procesos de negocio y su implementacin. Las cuatro categoras bsicas de elementos son:
Swimlanes (Carriles de
piscina): Pool, Lane
La diagramacin se manejar de forma horizontal, el sentido del orden de los componentes del
diagrama va de arriba hacia abajo los roles y de izquierda a derecha las etapas del proceso.
N REGLA EJEMPLO
Correcto
Inicio
Fin
Fin
Fin
2
No Aplica
1. Realizar informe
2. El informe
de actividades est correcto?
maysculas.
ANALISTA DE
7. Ejecuta reunin
SISTEMAS
para obtencin de
requisitos
No Aplica
Analista de
7. Ejecuta reunin
Sistemas
para obtencin de
requisitos
Correcto
1. Realizar informe
El texto colocado dentro de los smbolos, de actividades
2. El informe
est correcto?
debe ir la primera letra en Mayscula y las
4 siguientes en minscula. Las actividades y
decisiones debern ir numeradas en No Aplica
orden ascendente con nmeros arbigos. REALIZAR informe de II. El
ACTIVIDADES informe est
correcto?
Correcto
El informe
est
correcto?
El texto de las decisiones debe ir entre
5 signos de interrogacin y ser lo
suficientemente explcito.
No Aplica
OK? Informe
correcto
MG-AM-PCI
Planeacin Cantonal e
NOTA: Referirse al Diccionario de Institucional
Procesos para identificar su cdigo.
No Aplica
Planeacin Cantonal e
Institucional
Correcto
Origen Destino
8 No Aplica
Conector de salida
Conector de entrada
Fin
No Aplica
Inicio
Fin
Correcto
Si
No
No Aplica
Inicio
Si
Fin
Fin
No Aplica
Fin Inicio
Fin
Si
No Aplica
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA
INSTRUCTIVO DE TRABAJO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE
PARA DIAGRAMAR PROCESOS
PROCESO: LA INFORMACIN Y
COMUNICACIN
SOFTWARE E INTERNET CDIGO: INS-3.9.1.2
SUB PROCESO:
HARDWARE Y COMUNICACIONES VERSION: 1.0
FECHA
CONTROL DE DOCUMENTOS DE
PROCEDIMIENTO: APROBACIN:
TIC
PGINA:
Fin
No Aplica
Inicio
1 2 3 5
Fin
4
Fin
6. Revisa y aprueba
informe
No Aplica
ANALISTA DE
SISTEMAS
7. Revisa y
aprueba informe
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA
INSTRUCTIVO DE TRABAJO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE
PARA DIAGRAMAR PROCESOS
PROCESO: LA INFORMACIN Y
COMUNICACIN
SOFTWARE E INTERNET CDIGO: INS-3.9.1.2
SUB PROCESO:
HARDWARE Y COMUNICACIONES VERSION: 1.0
FECHA
CONTROL DE DOCUMENTOS DE
PROCEDIMIENTO: APROBACIN:
TIC
PGINA:
No Aplica
Fin
1. La redaccin de las actividades debe empezar con un verbo en tercera persona del singular:
2. No se debe usar dos o ms verbos consecutivos, salvo que sean actividades inesperadas
4. No usar las siguientes palabras en las actividades: Cumplir, Tramitar, Administrar, Lograr,
Procesar, Pensar, Conocer.
Nombre solicitante:
Firma del solicitante:
GUA DE LLENADO
Ttulo del Formato: Solicitud de Cambios en Documentos
Cdigo del Formato: FOR-3.9.1.1
Descripcin de cmo llenar el Formato
N Campo Instruccin
1 Ttulo del Documento Colocar el ttulo del documento aprobado del cual se quiere
realizar el cambio
2 Cdigo Colocar el cdigo del documento aprobado del cual se quiere
realizar el cambio
3 Fecha de la Solicitud Colocar la fecha de la solicitud de cambio
4 Versin Colocar la versin del documento aprobado del cual se quiere
realizar el cambio
5 Cambios Propuestos Describir los cambios propuestos al documento, listarlos con
numeracin arbiga ascendente.
La sustentacin debe incluir un anlisis de los beneficios de
dicha modificacin con respecto a las actividades del proceso,
al logro de los objetivos de calidad, al cumplimiento de
requisitos legales, del cliente y de la organizacin.
6 Nombre solicitante Escribir el nombre del solicitante del cambio
7 Firma del solicitante Firma del solicitante.
92
PROCEDIMIENTO:
PLANEACIN ESTRATGICA
DE TIC
CONTENIDO
Este procedimiento se lo plante debido a que constituye la base para todas las actividades a
desarrollar dentro de la Direccin, las que permitirn el cumplimiento de los objetivos. Implica
Planeacin, Ejecucin, Seguimiento y Evaluacin.
Es muy importante controlar los proyectos para que vayan segn lo planeado y si al dar
seguimiento, esto no se cumple, tomar las decisiones adecuadas que permitan finalizarlos con xito.
Justificacin:
Con este procedimiento, se cumple la Norma de Control Interno en el punto 410-03 PLAN
INFORMTICO ESTRATGICO DE TECNOLOGA, que especifica que la Direccin
de TIC deber elaborar un Plan Estratgico para administrar y dirigir los recursos
tecnolgicos, el mismo que deber estar alineado al Plan Estratgico Institucional. A partir
de este plan se debern elaborar los Planes Operativos Anuales de la Direccin.
94
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO PLANEACIN
SAN MIGUEL DE IBARRA ESTRATGICA DE TIC
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.2
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
SUB PROCESO: APROBACIN:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
PGINA:
1. OBJETIVO
Proporcionar la direccin y administracin adecuada que guiar la misin, visin, objetivos y polticas
tecnolgicas de la Direccin de TIC del GAD-I; a travs de la planificacin, ejecucin y evaluacin de
planes estratgicos para apoyar al logro de las metas institucionales.
2. ALCANCE
Aplica a la planeacin estratgica y operativa de la Direccin de TIC del GAD-I.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
ABREVIATURAS
N TRMINO DEFINICIN
1 TIC Tecnologa de la Informacin y Comunicacin
2 GAD-I Gobierno Autnomo Descentralizado San Miguel de Ibarra
DEFINICIONES
N TRMINO DEFINICIN
1 SEGUIMIENTO Y Proceso continuo de recopilacin y anlisis de datos con el fin de
CONTROL determinar la necesidad de aplicar medidas correctivas para
asegurar la ejecucin del proyecto.
2 EVALUACIN DE Anlisis de la validez, diseo, efectividad, desempeo e impacto de
PROYECTOS un proyecto para brindar una gua sobre la formulacin y ejecucin
de proyectos futuros.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N Cdigo Ttulo del Documento
1 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestin Organizacional por
Procesos de la Ilustre Municipalidad de Ibarra
2 Manual de Funciones
3 PRO-3.9.3 Proceso de Gestin de Proyectos Tecnolgicos
5. POLTICAS
Se debe realizar una planeacin estratgica a largo plazo cada 5 aos y una a corto plazo cada ao.
El Plan Estratgico de la Direccin debe estar alineado con el Plan Estratgico Institucional y a su
vez con el Plan Nacional de Desarrollo y las polticas de gobierno. El Plan Operativo Anual debe
estar alineado al Plan Estratgico de la Direccin y los objetivos estratgicos del GAD-I.
El Plan Estratgico de la Direccin y el POA deben ser analizados trimestralmente para
determinar el grado de ejecucin y tomar las medidas necesarias en caso de desviaciones.
El proceso de planeacin estratgica debe ser facilitado por el Director de TIC y deben participar
activamente todos los funcionarios de la Direccin.
95
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO PLANEACIN
SAN MIGUEL DE IBARRA ESTRATGICA DE TIC
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.2
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
SUB PROCESO: APROBACIN:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
PGINA:
6. DIAGRAMA DE FLUJO
96
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO PLANEACIN
SAN MIGUEL DE IBARRA ESTRATGICA DE TIC
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.2
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
SUB PROCESO: APROBACIN:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
PGINA:
ACTIVIDAD RESPONSABL
N DESCRIPCIN
E
Realizan un diagnstico externo (aspectos legales,
econmicos y sociales) e interno del GAD-I:
Anlisis de procesos.
Evaluacin del recurso humano:
conocimientos, habilidades, actitudes,
liderazgo, trabajo en equipo, entre otros.
Anlisis de la Estructura orgnica:
mecanismos de comunicacin, de toma de
decisiones, de control, roles y
responsabilidades.
REALIZAN Anlisis del componente tecnolgico: Director de TIC.
1 DIAGNSTICO solucin y desarrollo de requerimientos, soporte Responsables de
ESTRATGICO y mantenimiento, software, licencias y rea
seguridad, hardware, infraestructura de
comunicaciones.
Anlisis del usuario interno y externo.
97
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO PLANEACIN
SAN MIGUEL DE IBARRA ESTRATGICA DE TIC
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.2
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
SUB PROCESO: APROBACIN:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
PGINA:
TERMIN LA
Si termin la ejecucin del POA ir a la actividad
7 EJECUCIN DEL Director de TIC
N8. Caso contrario ir a la actividad N5.
POA?
Evala la ejecucin y el grado de cumplimiento del
EVALAN LA POA. Actividades y proyectos pendientes deber
8 Director de TIC
EJECUCIN DEL POA tomar en cuenta en el POA del siguiente ao.
12 FIN
8. CONTROL DE DOCUMENTACIN
CONTROL DE DOCUMENTOS
Cdigo Ttulo del Documento
FOR-3.9.2.1 FORMATO DE PLAN ESTRATGICO DE TIC
FOR-3.9.2.2 FORMATO DE PLAN OPERATIVO ANUAL
9. ANEXOS
98
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO PLANEACIN
SAN MIGUEL DE IBARRA ESTRATGICA DE TIC
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.2
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
SUB PROCESO: APROBACIN:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
PGINA:
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIN REALIZADO POR DESCRIPCIN
07/01/2012 1.0 Andrea Rea Creacin del documento
1. INTRODUCCIN
Describir el alcance del documento, y dar una breve explicacin o resumen del mismo. Tambin
puede explicar algunos antecedentes que son importantes para el posterior desarrollo del tema
central.
5. ESTRATEGIAS
Principios y rutas fundamentales que orientarn el logro de los objetivos a los que se desea llegar.
Una estrategia muestra cmo se pretende llegar a esos objetivos.
6. RIESGOS
Donde:
a) N: Coloque un nmero arbigo ascendente para listar los riesgos.
b) Descripcin del Riesgo: Describa el riesgo.
c) Tipo de Riesgo: Coloque el tipo de riesgo de acuerdo a: Tcnico, Externo, De la Organizacin,
Direccin de Proyectos.
d) Probabilidad: Alta, Media o Baja.
e) RSGR
Reduccin: Colocar las estrategias y medidas para evitar que se produzca el riesgo, o
reducir y minimizar sus efectos en caso de que se d.
100
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA PLAN ESTRATGICO DE TIC
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN CDIGO: FOR-3.9.2.1
VERSION: 1.0
SOFTWARE E INTERNET
SUB PROCESO: FECHA
HARDWARE Y COMUNICACIONES
APROBACIN:
PROCEDIMIENTO PLANEACIN ESTRATGICA DE TIC PGINA:
Supervisin: Colocar las estrategias para controlar y dar seguimiento al proyecto para
evitar la ocurrencia del riesgo.
Gestin: Colocar las estrategias para aplicar en caso de que el riesgo se haya materializado
y evitar que los efectos se maximicen.
7. CRONOGRAMA
La planificacin estructura las actividades a realizar dentro del proyecto, definiendo la duracin y el
orden de ejecucin de las mismas. Colocar las actividades de acuerdo a nombre, duracin, fecha
inicio, fecha fin, actividad predecesora.
Fecha Fecha
N Actividad Duracin Predecesora
Inicio Fin
9. FUENTES DE FINANCIAMIENTO
Describir cada una de las fuentes de financiamento para el Plan Estratgico.
101
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA PLAN OPERATIVO ANUAL
PROCESO: DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIN
SOFTWARE E INTERNET
SUB PROCESO: CDIGO: FOR-3.9.2.2
HARDWARE Y COMUNICACIONES
VERSION: 1.0
PROCEDIMIENTO: PLANEACIN ESTRATGICA DE TIC
FECHA APROBACIN:
2. Programa Operativo
102
PROCEDIMIENTO:
GESTIN DE PROYECTOS
TECNOLGICOS
CONTENIDO
103
Procedimiento: Gestin de Proyectos Tecnolgicos
La Gestin de Proyectos Tecnolgicos est atada directamente con la Planeacin Estratgica, ya que
convierte el Plan Estratgico y el Operativo a proyectos especficos para el cumplimiento de los objetivos.
Es decir se inicia de los planes, luego a los proyectos, luego a las actividades y finalmente a las tareas.
Objetivo
Gestin de Proyectos Tecnolgicos
Pregunta Respuesta
1. Cul es la funcin del proceso? Administrar
2. A qu aplicaremos esa funcin? Los proyectos tecnolgicos
3. Qu alcances se quieren obtener respecto Mediante la planificacin, ejecucin, seguimiento y
de esa funcin? control de las actividades
4. Para qu? Para cumplir con los objetivos del mismo, en el tiempo y
costo definidos.
Objetivo:
Administrar los proyectos tecnolgicos mediante la planificacin, ejecucin, seguimiento y control de las
actividades, para cumplir con los objetivos del mismo, en el tiempo y costo definidos.
Justificacin
Con este procedimiento, se cumple la Norma de Control Interno en el punto 410-06
ADMINISTRACIN DE PROYECTOS TECNOLGICOS, que especifica que la Direccin de
TIC deber establecer un mecanismo para la administracin de los proyectos informticos que se
ejecuten en todas sus reas.
104
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO GESTIN DE
SAN MIGUEL DE IBARRA PROYECTOS TECNOLGICOS
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.3
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
SUB PROCESO: APROBACIN:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
PGINA:
1. OBJETIVO
Administrar los proyectos tecnolgicos mediante la planificacin, ejecucin, seguimiento y control de las
actividades, para cumplir con los objetivos del mismo, en el tiempo y costo definidos.
2. ALCANCE
Aplica a todos los proyectos tecnolgicos que se realicen en la Direccin de TIC para satisfacer
necesidades de usuarios internos y externos al GAD-I.
El alcance para el control de cambios aplica a cambios de: Nuevos Requerimientos, Condiciones o
eventos inesperados, Evolucin en el diseo o en la tecnologa, Errores en el diseo, en la estimacin, en
la calendarizacin o en la implementacin, Materializacin de un riesgo.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
ABREVIATURAS
N TRMINO DEFINICIN
1 TIC Tecnologa de la Informacin y Comunicacin
2 GAD-I Gobierno Autnomo Descentralizado San Miguel de Ibarra
3 N/A No Aplica
DEFINICIONES
N TRMINO DEFINICIN
1 PROYECTO Conjunto de actividad dirigidas a conseguir un objetivo especfico de
TECNOLGICO investigacin, desarrollo e innovacin de tecnologa en un intervalo de
tiempo y costo definido.
2 CAMBIO Adicin o modificacin a los requerimientos planteados en el alcance del
proyecto.
3 CONTROL DE El control de cambios permite asegurar que no se realicen cambios que
CAMBIOS afecten el xito del proyecto, y que aquellos que se implementen sean
analizados, negociados y planeados de una manera adecuada.
4 POSTERGACIN Se abstiene de dar tratamiento a la solicitud de cambio por no tener toda la
DE CAMBIO informacin necesaria para poder realizar el anlisis y se postergar hasta
tanto las condiciones de informacin sean alcanzadas.
5 INFORME Documento que presenta de forma clara y detallada un trabajo tcnico de
TCNICO investigacin o desarrollo.
6 CALIDAD Grado con el que un sistema, producto, servicio, proyecto o proceso
cumple los requerimientos especificados y las necesidades o expectativas
del cliente o usuario.
7 ASEGURAMIENTO Consiste en la aplicacin de actividades planificadas y sistemticas
DE LA CALIDAD relativas a la calidad, para asegurar que el proyecto emplee todos los
procesos necesarios para cumplir con los requisitos.
8 PLAN DE Documento en el cual se establecen los alcances y criterios que normen la
ASEGURAMIENTO accin de los profesionales y empresas que participan en un proyecto, con
DE LA CALIDAD el objeto de garantizar la calidad del mismo.
105
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO GESTIN DE
SAN MIGUEL DE IBARRA PROYECTOS TECNOLGICOS
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.3
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
SUB PROCESO: APROBACIN:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
PGINA:
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N Cdigo Ttulo del Documento
1 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestin Organizacional por
Procesos de la Ilustre Municipalidad de Ibarra
5. POLTICAS
El Director de TIC y los Responsables de reas son encargados de conocer en todo momento qu
pasa con el proyecto.
Para asegurar la ejecucin del proyecto se nombrar un servidor responsable con capacidad de
decisin y autoridad, y administradores o lderes funcionales y tecnolgicos con la descripcin de
sus funciones y responsabilidades.
Las acciones correctivas en el proyecto deben ser aplicadas inmediatamente sean detectados los
riesgos o problemas.
Se puede tomar como una poltica para asegurar la calidad del producto/servicio y de proyecto, la
participacin temprana de grupos de inters para identificar su grado de satisfaccin.
De la Gestin de Cambios
106
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO GESTIN DE
SAN MIGUEL DE IBARRA PROYECTOS TECNOLGICOS
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.3
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
SUB PROCESO: APROBACIN:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
PGINA:
6. DIAGRAMA DE FLUJO
107
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO GESTIN DE
SAN MIGUEL DE IBARRA PROYECTOS TECNOLGICOS
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.3
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
SUB PROCESO: APROBACIN:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
PGINA:
108
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO GESTIN DE
SAN MIGUEL DE IBARRA PROYECTOS TECNOLGICOS
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.3
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
SUB PROCESO: APROBACIN:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
PGINA:
14 FIN
8. CONTROL DE DOCUMENTACIN
CONTROL DE DOCUMENTOS
Cdigo Ttulo del Documento PROCEDIMIENTO
FOR-3.9.3.1 FORMATO DE PROYECTO TECNOLGICO
FOR-3.9.3.2 FORMATO DE INFORME DE AVANCE DE PROYECTOS
FOR-3.9.3.3 FORMATO DE INFORME FINAL DEL PROYECTO
FOR-3.9.3.4 FORMATO DE PLAN DE ASEGURAMIENTO DE LA
CALIDAD
FOR-3.9.3.5 FORMATO DE PLAN DE GESTIN DE CAMBIOS
FOR-3.9.3.6 SOLICITUD DE CAMBIOS
FOR-3.9.4.6 ACTA DE TRMINO DE PROYECTOS O PRO- 3.9.4.
REQUERIMIENTOS
9. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIN REALIZADO POR DESCRIPCIN
03/12/2011 1.0 Andrea Rea Creacin del documento
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA PROYECTO TECNOLGICO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN CDIGO: FOR-3.9.3.1
VERSION: 1.0
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
SUB PROCESO: FECHA
INFORMACIN Y COMUNICACIN
APROBACIN:
PROCEDIMIENTO: GESTIN DE PROYECTOS TECNOLGICOS PGINA:
PROYECTO TECNOLGICO
NOMBRE DEL PROYECTO: Colocar un nombre que identifique al proyecto a ejecutar y que
permita identificarlo y diferenciarlo de los dems.
DURACIN: Duracin del proyecto COSTO TOTAL: Colocar el
costo total
Alcance
El alcance o rea de competencia define los lmites del proyecto. Decidir qu es lo que est dentro o
fuera de los lmites del proyecto determinar la cantidad de trabajo que se necesitar realizar.
112
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA PROYECTO TECNOLGICO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN CDIGO: FOR-3.9.3.1
VERSION: 1.0
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
SUB PROCESO: FECHA
INFORMACIN Y COMUNICACIN
APROBACIN:
PROCEDIMIENTO: GESTIN DE PROYECTOS TECNOLGICOS PGINA:
Fecha Fecha
N Actividad Duracin Predecesora
Inicio Fin
113
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA PROYECTO TECNOLGICO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN CDIGO: FOR-3.9.3.1
VERSION: 1.0
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
SUB PROCESO: FECHA
INFORMACIN Y COMUNICACIN
APROBACIN:
PROCEDIMIENTO: GESTIN DE PROYECTOS TECNOLGICOS PGINA:
Donde:
f) N: Coloque un nmero arbigo ascendente para listar los riesgos.
g) Descripcin del Riesgo: Describa el riesgo.
h) Tipo de Riesgo: Coloque el tipo de riesgo de acuerdo a: Tcnico, Externo, De la Organizacin,
Direccin de Proyectos.
i) Probabilidad: Alta, Media o Baja.
j) RSGR
Reduccin: Colocar las estrategias y medidas para evitar que se produzca el riesgo, o
reducir y minimizar sus efectos en caso de que se d.
Supervisin: Colocar las estrategias para controlar y dar seguimiento al proyecto para
evitar la ocurrencia del riesgo.
Gestin: Colocar las estrategias para aplicar en caso de que el riesgo se haya materializado
y evitar que los efectos se maximicen.
114
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA INFORME DE AVANCE
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y DE PROYECTO
PROCESO:
COMUNICACIN
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y
SUB PROCESO: CDIGO: FOR-3.9.3.2
COMUNICACIN
VERSION: 1.0
PROCEDIMIENTO: GESTIN DE PROYECTOS TECNOLGICOS FECHA APROBACIN:
PGINA:
Colocar un nombre que identifique al proyecto a ejecutar y que permita identificarlo y diferenciarlo
NOMBRE DEL PROYECTO:
de los dems.
Colocar el nmero de informe Fecha de presentacin del informe
NMERO DE INFORME: FECHA:
de avance.
PERODO CUBIERTO POR EL Colocar las fechas de inicio y ELABORADO POR: Nombre del Funcionario que elabor
INFORME: fin que cubren el proyecto el informe
Indicar si se han programado nuevas actividades y se las ha incorporado al cronograma, o se sugiere el desglose de una actividad en una o ms
actividades nuevas, o se propone suprimir ciertas actividades.
115
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA INFORME DE AVANCE
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y DE PROYECTO
MACROPROCESO:
COMUNICACIN
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y
PROCESO: CDIGO: FOR-3.9.3.2
COMUNICACIN
VERSION: 1.0
SUBPROCESO: GESTIN DE PROYECTOS TECNOLGICOS
FECHA APROBACIN:
SUSPENDIDA
CANCELADA
RETRASADA
EN TIEMPO
% AVANCE
INICIADA
Con
PROBLEMAS/
INICIO
problemas/ Problemas/ Sin
N ACTIVIDAD RIESGOS SOLUCIONES
FIN
Riesgos Riesgos problemas
ENCONTRADOS
materializad Potenciales / Riesgos
os
CONTROL DE CALIDAD
CONTROL DE CAMBIOS
ACEPTAD
ACCIN PLAN DE ACCIN
CALIFICAC O/ Descripcin Justificacin
N MTRICA CORRECTI N Impacto
IN RECHAZ del Cambio del Cambio Fecha Responsab
VA Actividad
ADO Inicio/ Fin le
Donde:
Etapa del proyecto: Colocar una X en una de las etapas en la cual se encuentra el proyecto al momento de realizar el informe.
116
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA INFORME DE AVANCE
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y DE PROYECTO
MACROPROCESO:
COMUNICACIN
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y
PROCESO: CDIGO: FOR-3.9.3.2
COMUNICACIN
VERSION: 1.0
SUBPROCESO: GESTIN DE PROYECTOS TECNOLGICOS
FECHA APROBACIN:
Estado del proyecto: Colocar una X en el estado del proyecto al momento de realizar el informe.
Control de Riesgos
Semforo: Colocar una X en una de las opciones del semforo.
Descripcin de Problemas Encontrados: Describir los problemas encontrados en las actividades.
Descripcin de Soluciones: Describir las soluciones dadas o propuestas para los problemas hallados.
Control de Calidad
N y Mtrica: Colocar el nmero y la mtrica establecidos en el Plan de Aseguramiento de la calidad.
Calificacin: Colocar el resultado de la calificacin.
Aceptado/Rechazado: Colocar A (Aceptado) o R (Rechazado) si la calificacin se encuentra dentro de los criterios de
aceptacin definidos en el Plan de Aseguramiento de la calidad.
Accin Correctiva: Colocar la accin correctiva a tomar para asegurar la calidad en caso de ser Rechazado( R)
Control de Cambios: Actualizar este registro cada vez que exista un cambio al proyecto
N y Descripcin del Cambio
Justificacin del Cambio
Impacto: Tcnico, Cronograma/ Tiempo, Presupuesto/ Costos, Recursos/ Otros
Plan de Accin: Actividad, Fecha Inicio y Fin, Responsable de la actividad
117
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA INFORME DE AVANCE
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y DE PROYECTO
MACROPROCESO:
COMUNICACIN
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y
PROCESO: CDIGO: FOR-3.9.3.2
COMUNICACIN
VERSION: 1.0
SUBPROCESO: GESTIN DE PROYECTOS TECNOLGICOS
FECHA APROBACIN:
118
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA INFORME FINAL
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA DE PROYECTO
MACROPROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO: CDIGO: FOR-3.9.3.3
INFORMACIN Y COMUNICACIN
VERSION: 1.0
GESTIN DE PROYECTOS FECHA
SUBPROCESO:
TECNOLGICOS APROBACIN:
PGINA:
SITUACIN FINAL
Incluir una breve descripcin de la situacin existente despus de finalizado el proyecto en
comparacin con la situacin previa al mismo, inclusive la de los beneficiarios, e indicar
la sustentabilidad posterior al proyecto.
119
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA PLAN DE ASEGURAMIENTO
DE LA CALIDAD
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
CDIGO: FOR-3.9.3.4
VERSION: 1.0
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
SUB PROCESO: FECHA
INFORMACIN Y COMUNICACIN
APROBACIN:
GESTIN DE PROYECTOS
PROCEDIMIENTO: PGINA:
TECNOLGICOS
2.- REFERENCIAS
Listar los documentos de referencia del plan.
120
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA PLAN DE GESTIN
DE CAMBIOS
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
CDIGO: FOR-3.9.3.5
VERSION: 1.0
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
SUB PROCESO: FECHA
INFORMACIN Y COMUNICACIN
APROBACIN:
GESTIN DE PROYECTOS
PROCEDIMIENTO: PGINA:
TECNOLGICOS
TIPOS DE CAMBIOS
Describir los tipos de cambios y las diferencias para tratar cada uno de ellos. (Accin Correctiva,
Accin Preventiva, Cambio al Plan del Proyecto)
PROCEDIMIENTO DE CONTINGENCIA
Explicar el procedimiento de contingencia a aplicar ante solicitudes de cambio urgentes.
121
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA
SOLICITUD DE CAMBIOS
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
CDIGO: FOR-3.9.3.6
VERSION: 1.0
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
SUB PROCESO: FECHA
INFORMACIN Y COMUNICACIN
APROBACIN:
GESTIN DE PROYECTOS
PROCEDIMIENTO: PGINA:
TECNOLGICOS
SOLICITUD DE CAMBIOS
Nombre del Proyecto
N de Cambio Fecha de peticin
Tipo de Cambio De acuerdo al Plan de Solicitante: Nombre del
Gestin de Cambios Solicitante
Descripcin del Cambio
122
PROCEDIMIENTO:
DESARROLLO DE
SOFTWARE
CONTENIDO
123
Procedimiento: Desarrollo de Software
DESARROLLO DE SOFTWARE
Este procesdimiento es muy importante ya que presenta la metodologa de trabajo para el desarrollo
de aplicaciones al interior del GAD-I. Debido a que el proceso levantado inicialmente, corresponda
a una metodologa de desarrollo 40 muy formal 41 de software, se investig acerca de las
metodologas giles como XP42 y SCRUM.
De forma general, las dos metodologas son muy comunes debido a que se basan en el manifiestos
gil, ambas promueven la entrega temprana y continua de software funcionando, la aceptacin de
requisitos cambiantes y el trabajo conjunto con el usuario.
40
Conjunto de procedimientos, tcnicas, herramientas y soporte documental que deben seguirse para el desarrollo del software.
41
Usan como base la planificacin detallada previa al desarrollo y documentacin extensa durante cada etapa.
42
Programacin extrema o eXtreme Programming (XP)
124
Procedimiento: Desarrollo de Software
125
Procedimiento: Desarrollo de Software
REUNIN DE PLANEACIN DE SPRINT REUNIN DIARIA REVISIN Y RETROSPECTIVA DE
Crear, Revisar, actualizar y priorizar las funcionalidades. Participan todos los roles. No debe ser mayor a SPRINT
15 minutos. Se determina: lo que han trabajado
PILA DE el da anterior, lo que trabajaran hoy, y los El equipo debe demostrar la funcionalidad
PRODUCTO obstculos. realizada al cliente y retroalimentarse de
Lista completa de informacin para el siguiente sprint
funcionalidades PILA DE SPRINT (Revisin o adicin de elementos a la pila
priorizadas que deben Decidir cierta de producto). Adems se reflexiona sobre
cantidad de tems de SPRINT el sprint que termina y se identifica formas
ser aadidas al producto
la pila de producto a de mejorar el sprint que inicia.
Son iteraciones de trabajo fijas, de entre 1 y 4
realizar durante el 3
semanas en las cuales se implementan las
sprint.
funcionalidades. En cada una se hacen
Completa software
actividades de anlisis, diseo, desarrollo,
funcional al final de cada
testing e implementacin. Durante el transcurso
sprint
del Sprint no se puede modificar el alcance del
mismo.
2
HISTORIAS DE USUARIO
Descripciones cortas de funcionalidad
descritas desde la perspectiva del usuario o
cliente.
EQUIPO DE TRABAJO
Todos contribuyen a
completar el trabajo del Software
sprint, trabajando fuera y ms terminado
1 all de las disciplinas
favoritas de cada uno. PROPIETARIO DEL PRODUCTO
Desarrollo
A continuacin se presenta el resultado de la diagramacin del Procedimiento de Desarrollo de
Software. Esta es la versin final del mismo, ya que aplicando la Metodologa explicada en el
Captulo 2, se ha trabajado y mejorado constantemente su flujo. Para ello ver el Anexo 5:
Evolucin del Diagrama de Flujo del Procedimiento de Desarrollo de Software.
Justificacin
43
Reunin de Planeacin de Sprint: Reunin que se realiza para planear el inicio de una iteracin.
44
Pila de Producto: Conjunto de requerimientos obtenidos durante la reunin.
45
Pila de Sprint: Conjunto de requerimientos a desarrollar durante la iteracin.
127
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO DESARROLLO
SAN MIGUEL DE IBARRA DE SOFTWARE
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.4
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET APROBACIN:
PGINA:
1. OBJETIVO
Definir y ejecutar las fases del ciclo de vida de desarrollo de software para atender a las reas
usuarias que solicitan requerimientos de soluciones informticas acordes al Plan Estratgico TIC o a
los requerimientos emergentes del GAD-I y satisfacer sus necesidades de automatizacin de
procesos.
2. ALCANCE
Aplica a los requerimientos de desarrollo de software de todas las Direcciones del GAD-I.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
ABREVIATURAS
N TRMINO DEFINICIN
1 TIC Tecnologa de la Informacin y Comunicacin
2 GAD-I Ilustre Municipalidad de Ibarra
3 POA Plan Operativo Anual
4 BDD Base de Datos
DEFINICIONES
N TRMINO DEFINICIN
1 HISTORIA DE Documento en el cual se describen de forma corta la
USUARIO funcionalidad de un software, descrita desde la perspectiva del
usuario o cliente.
2 ITERACIN Es una repeticin de trabajo de duracin fija, en la cual se
implementan las funcionalidades de un software.
128
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO DESARROLLO
SAN MIGUEL DE IBARRA DE SOFTWARE
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.4
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET APROBACIN:
PGINA:
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N Ttulo del Documento
1 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestin Organizacional por Procesos de la Ilustre
Municipalidad de Ibarra
2 Manual de Normas y Estndares de Programacin (http://wiki.imi.gob.ec intranet)
DOCUMENTOS EXTERNOS
N Ttulo del Documento
1 Normas de control interno para las entidades, organismos del sector pblico y de las personas
jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos.
5. POLTICAS
a) Para ejecutar una peticin de desarrollo de sistema, esta deber constar en el POA de la
Direccin de TIC, durante el ao se atendern nicamente estas peticiones con excepcin
de los sistemas emergentes.
b) Para que un software nuevo se desarrolle; deben estar definidos los procesos y polticas a
automatizar en el rea usuaria solicitante. En caso de no ser as, la Direccin de TIC la
apoyar de manera tcnica; pero debe existir un compromiso por parte del solicitante para
que antes de iniciar el desarrollo de la aplicacin, estos queden establecidos.
d) En la definicin de los requerimientos deben participar los usuarios de todas las unidades
involucradas en el nuevo sistema.
e) Luego de cada reunin que se realice, se deber llenar el Acta de Reunin para constancia
de lo actuado y de los compromisos adquiridos.
129
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO DESARROLLO
SAN MIGUEL DE IBARRA DE SOFTWARE
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.4
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET APROBACIN:
PGINA:
i) Se deben usar los ambientes de desarrollo y produccin de forma independiente el uno del
otro. Se considerar implementar el ambiente de pruebas.
n) Durante el desarrollo del sistema, se debern realizar reuniones semanales breves, entre el
Responsable de Software y los Analistas, con el objetivo de determinar: los avances (que se
hizo), los obstculos(los problemas) y soluciones, y lo que se va a hacer.
o) Para el desarrollo, los Analistas debern usar las normas y estndares de programacin
establecidas en la Direccin de TIC, las mismas que pueden encontrarse en el sitio intranet:
http://wiki.imi.gob.ec, establecidas en el Manual de Normas y Estndares de Programacin.
130
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO DESARROLLO
SAN MIGUEL DE IBARRA DE SOFTWARE
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.4
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET APROBACIN:
PGINA:
6. DIAGRAMA DE FLUJO
131
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO DESARROLLO
SAN MIGUEL DE IBARRA DE SOFTWARE
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.4
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET APROBACIN:
PGINA:
Si el proyecto no es factible:
EL PROYECTO ES Va a la actividad N 4. Director de TIC
3
FACTIBLE? Si el proyecto es factible:
Contina en la actividad N 5.
Informa al rea usuaria solicitante mediante
INFORMA AL REA
4 un memorndum los motivos por los cuales Director de TIC
USUARIA
no es factible el desarrollo del software.
Asigna el proyecto al Plan Operativo Anual
de TIC y a su respectivo Analista de
Sistemas de acuerdo al cronograma de
ASIGNA PEDIDO A actividades. En proyectos emergentes se
Responsable de
5 UN ANALISTA DE asignar directamente al responsable.
Software
SISTEMAS Comunica al analista a travs de
memorndum. Crea el proyecto en la
herramienta de gestin de proyectos (en
caso de que aplique).
Planifica y ejecuta una reunin al Analista y
al rea solicitante para establecer objetivos y
alcance del nuevo sistema, registra el Acta
PLANIFICA Y
en el mdulo de Reuniones.
EJECUTA REUNIN Responsable de
6 Adems, se solicita y recepta toda la
CON REA Software
informacin necesaria como Base Legal,
SOLICITANTE
Flujo del Proceso, Formatos y Tipos de
Documentos de Entrada y Salida, entre
otros.
ELABORA Y Elabora el proyecto en base al Formato de
CORRIGE EL Proyecto Tecnolgico (FOR-3.9.3.1)
Analista de
DOCUMENTO DE establecido en el Procedimiento Gestin de
7 Sistemas
PROYECTO Proyectos Tecnolgicos (PRO-3.9.3).
Informticos
TECNOLGICO DE Socializa el proyecto con el Responsable de
SOFTWARE Software, Director de TIC y dems
132
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO DESARROLLO
SAN MIGUEL DE IBARRA DE SOFTWARE
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.4
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET APROBACIN:
PGINA:
133
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO DESARROLLO
SAN MIGUEL DE IBARRA DE SOFTWARE
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.4
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET APROBACIN:
PGINA:
8. CONTROL DE DOCUMENTACIN
CONTROL DE DOCUMENTOS
Cdigo Ttulo del Documento Procedimiento
FOR-3.9.3.1 FORMATO DE PROYECTO TECNOLGICO PRO-3.9.3
FOR-3.9.4.1 FORMATO DE HISTORIA DE USUARIO
FOR-3.9.4.2 FORMATO DE PILA DE PRODUCTO
FOR-3.9.4.3 FORMATO DE PILA DE ITERACIN
FOR-3.9.4.4 FORMATO DE MANUAL DE USUARIO
FOR-3.9.4.5 FORMATO DE MANUAL TCNICO
FOR-3.9.4.6 FORMATO DE ACTA DE TRMINO DE PROYECTOS
O REQUERIMIENTOS
FOR-3.9.4.7 FORMATO DE ACTA DE REUNIN
FOR-3.9.4.8 FORMATO DE CARACTERIZACIN DE
APLICACIONES
9. ANEXOS
A continuacin se establecen los pasos para elaborar un cuestionario para obtencin de requisitos.
El objetivo del cuestionario, no es el de seguirlo como si fuera una secuencia de comandos, si no el
usarlo como gua.
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSI REALIZADO DESCRIPCIN
N POR
15/10/2010 1.0 Andrea Rea Creacin del documento.
135
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
MANUAL DE NORMAS Y
SAN MIGUEL DE IBARRA
ESTNDARES DE PROGRAMACIN
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN CDIGO: MAN-3.9.4.1
VERSION: 1.0
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET FECHA
APROBACIN:
PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE SOFTWARE PGINA:
1.- OBJETIVO
Establecer las normas, estndares y buenas prcticas para la definicin de bases de datos,
codificacin y diseo de pantallas, con el fin de tener homogeneidad en el software desarrollado al
interior de la Direccin de TIC del GAD-I para facilitar su entendimiento y mantenimiento.
2.- ALCANCE
Este manual tiene como alcance establecer los estndares para el software web desarrollado a partir
de la fecha de aprobacin del presente manual.
Normas Generales
Base de Datos
La base de datos es 100% relacional, debe cumplir un modelado y normalizacin aceptable
segn sea el caso.
Se analizar entre todos los desarrolladores el diseo de las tablas para evitar duplicidad de
informacin y mejorar el rendimiento.
La base de datos que se usa es PostgreSQL en la versin 8.4, las extensiones espaciales son
con PostGIS 1.4
Existir un esquema propio para cada mdulo (opcional) o sistema, el mismo que deber
ser descriptivo y en minscula.
Nombres de Objetos
Deben ir en minsculas, no usar tildes ni caracteres especiales.
Los nombres deben ir en singular (CIUDADANO) y deben ser descriptivos, aunque no
deben ser demasiado largos. Nunca se deben utilizar nombres de objetos como XP34TY o
3456rrdw7e2, con esto lo nico que conseguiremos es complicar el esquema y son difciles
de recordar.
No se debe usar proposiciones, como de, del, de la, en la, la, los, por. Por ejemplo, no usar:
telfonos_del_ciudadano y usar telfono_ciudadano
Deben ser claros y permitir un entendimiento de la entidad o regla de negocio que
representan.
Todos los objetos de la base de datos deben estar comentados en el campo comentario.
Es recomendable utilizar abreviaturas, sobre todo si el nombre ms descriptivo es
demasiado largo. Ejemplo: ad_desc_documento.
Los nombres de los objetos podrn tener un mximo de 50 caracteres.
Para los nombres de los objetos es preferible usar SUSTANTIVOS y no adjetivos.
El nico separador a usar cuando los nombres de los objetos son compuestos es el guin
bajo (_).
136
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
MANUAL DE NORMAS Y
SAN MIGUEL DE IBARRA
ESTNDARES DE PROGRAMACIN
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN CDIGO: MAN-3.9.4.1
VERSION: 1.0
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET FECHA
APROBACIN:
PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE SOFTWARE PGINA:
Estndares
137
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
MANUAL DE NORMAS Y
SAN MIGUEL DE IBARRA
ESTNDARES DE PROGRAMACIN
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN CDIGO: MAN-3.9.4.1
VERSION: 1.0
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET FECHA
APROBACIN:
PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE SOFTWARE PGINA:
Normas Generales
Aplicaciones
Para el desarrollo de software se podr apoyar de otros lenguajes y herramientas como java,
shell y python pero solo para casos especficos. Existen tambin desarrollos existentes con
plataforma cliente servidor con Microsoft Visual Basic 6.0 los cuales se mantienen, pero se
procura ya no desarrollar nuevos sistemas en esta plataforma.
Cada software deber tener un nombre corto y una sigla, por ejemplo:
NOTA: Si es compuesta de tres palabras, entonces la sigla ir compuesta por las tres
iniciales.
Sintaxis Ejemplo
Nombres de Mtodos verboElemento() removerTodo()
Estos irn en formato lowerCase. verboValorRetorno() obtenerCedula()
Deben iniciar con verbo en
138
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
MANUAL DE NORMAS Y
SAN MIGUEL DE IBARRA
ESTNDARES DE PROGRAMACIN
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN CDIGO: MAN-3.9.4.1
VERSION: 1.0
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET FECHA
APROBACIN:
PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE SOFTWARE PGINA:
Los nombres de mdulos deben ser diferentes a los nombres de las aplicaciones.
Estndares de Cdigo
Normas Generales
Estndares
Trmino Descripcin
Nuevo Accin para crear nuevos registros.
Aceptar Accin para confirmar operacin.
Guardar Accin para guardar registros en la base de datos.
Cancelar Accin para cancelar la operacin actual.
139
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
MANUAL DE NORMAS Y
SAN MIGUEL DE IBARRA
ESTNDARES DE PROGRAMACIN
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN CDIGO: MAN-3.9.4.1
VERSION: 1.0
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET FECHA
APROBACIN:
PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE SOFTWARE PGINA:
Usar los siguientes colores para los diferentes tipos de mensajes de usuario:
Los pies de pgina de los reportes debern ir con el nmero de pgina en el formato Pgina
X de Y o X/Y
HISTORIA DE USUARIO
Fecha:
Proyecto:
Nombre de la historia:
ID de historia: Iteracin Asignada:
Direccin: Funcionario:
Unidad: Cargo:
Prioridad: Estimacin:
Analista Programador Dependencia:
Responsable:
Desarrollador:
Descripcin
Pruebas de Aceptacin
Observaciones
GUA DE LLENADO
Ttulo del Formato: Historia de Usuario
Cdigo del Formato: FOR-3.9.4.1
Descripcin de cmo llenar el Formato
N Campo Instruccin
1 Fecha Fecha en que se documenta la historia
2 Proyecto Colocar el nombre del proyecto.
3 Nombre de la Historia Colocar un nombre representativo de la historia de usuario de
141
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA
HISTORIA DE USUARIO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET CDIGO: FOR-3.9.4.1
VERSION: 1.0
PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE SOFTWARE FECHA
APROBACIN:
142
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA
PILA DE PRODUCTO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET CDIGO: FOR-3.9.4.2
VERSION: 1.0
PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE SOFTWARE FECHA
APROBACIN:
PILA DE PRODUCTO
ID Nombre Historia de Usuario Prioridad
GUA DE LLENADO
Ttulo del Formato: Pila de Producto
Cdigo del Formato: FOR-3.9.4.2
Descripcin de cmo llenar el Formato
N Campo Instruccin
1 ID Colocar el ID de la Historia de Usuario.
2 Nombre Historia de Usuario Colocar el nombre de la historia de Usuario.
3 Prioridad Colocar la prioridad asignada a la Historia de Usuario, ya
sea ALTA, MEDIA o BAJA.
143
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA
PILA DE ITERACIN
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET CDIGO: FOR-3.9.4.3
VERSION: 1.0
PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE SOFTWARE FECHA
APROBACIN:
PILA DE ITERACIN
GUA DE LLENADO
Ttulo del Formato: Pila de Iteracin
Cdigo del Formato: FOR-3.9.4.3
Descripcin de cmo llenar el Formato
N Campo Instruccin
1 ID Colocar el ID de la Historia de Usuario.
2 Nombre Historia de Usuario Colocar el nombre de la historia de Usuario.
3 Tareas Listar las tareas en las que se ha dividido esa historia de
usuario.
4 Tipo Colocar el tipo de tarea de acuerdo a: ANLISIS,
PROTOTIPADO, CODIFICACIN, PRUEBAS,
REUNIN.
5 Estado Colocar el estado de ejecucin actual de la tarea de acuerdo
a: PENDIENTE, EN CURSO, TERMINADA,
ELIMINADA.
6 Da1, Da2, DaN Colocar las fechas de los das ascendentes de acuerdo al
tamao de la iteracin.
7 Esfuerzo Estimado Colocar el esfuerzo estimado del lo que falta de hacer de esa
tarea en horas.
144
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA MANUAL DE USUARIO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN CDIGO: FOR-3.9.4.4
VERSION: 1.0
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET FECHA
APROBACIN:
PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE SOFTWARE PGINA:
MANUAL DE USUARIO
Fecha: dd/mm/aaaa
Responsable(s) del Sistema: Nombre del Responsable
Autor del manual: Nombre Autor
145
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA MANUAL DE USUARIO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN CDIGO: FOR-3.9.4.4
VERSION: 1.0
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET FECHA
APROBACIN:
PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE SOFTWARE PGINA:
1. NDICE
Colocar el ndice del contenido del manual.
2. DESCRIPCIN
Describir el uso del manual, para que sirve y de que trata, es decir cul es el alcance y
objetivos del sistema.
5.2. DESCRIPCIN DEL SISTEMA: Listar y describir cada uno de los mens y los sub
mens de ser el caso. Para cada uno, explicar detalladamente las funcionalidades que ofrece,
apoyndose de capturas de pantalla. Tomar en cuenta todas las operaciones posibles:
Consulta, Insercin, Edicin y Eliminacin de Registros. Debe ser escrito de tal manera, que
cualquier persona pueda entenderlo con la menor dificultad posible.
6. DEFINICIONES
Definir algunos trminos usados en el manual, que sern de gua para un mejor entendimiento
por parte del lector de acuerdo al siguiente formato:
DEFINICIONES
N TRMINO DEFINICIN
Donde:
N: Numerar cada uno de los trminos en forma ascendente.
Trmino: Colocar el trmino a definir.
Definicin: Colocar la definicin del trmino.
146
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA MANUAL TCNICO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN CDIGO: FOR-3.9.4.5
VERSION: 1.0
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET FECHA
APROBACIN:
PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE SOFTWARE PGINA:
MANUAL TCNICO
Fecha: dd/mm/aaaa
Responsable(s) del Sistema: Nombre del Responsable
Autor del manual: Nombre Autor
147
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA MANUAL TCNICO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN CDIGO: FOR-3.9.4.5
VERSION: 1.0
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET FECHA
APROBACIN:
PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE SOFTWARE PGINA:
1. NDICE
Colocar el ndice del contenido del manual.
2. DESCRIPCIN
Se debe presentar una breve descripcin del sistema desarrollado, que contemple el mbito
abarcado, cual es su funcin principal y un detalle de las funciones macros o partes que lo
componen.
5. INSTALACIN Y CONFIGURACIN
Describir la instalacin y configuraciones necesarias en el entorno de produccin del sistema.
8. BASE LEGAL
Descripcin de la base legal que se aplic.
9. DEFINICIONES
Definir algunos trminos usados en el manual, que sern de gua para un mejor entendimiento por
parte del lector de acuerdo al siguiente formato:
DEFINICIONES
N TRMINO DEFINICIN
148
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA ACTA DE TRMINO DE PROYECTOS
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA O REQUERIMIENTOS
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET CDIGO: FOR-3.9.4.6
VERSION: 1.0
PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE SOFTWARE FECHA
APROBACIN:
Estoy de acuerdo en que todas las actividades de este proyecto o requerimiento han terminado y
estoy completamente satisfecho con la operacin actual de los procesos y mdulos implementados,
por lo cual no tengo inconveniente en aceptar este proyecto y utilizarlo, en el entendido que
cualquier adicin o cambio ser tratado como otro requerimiento.
149
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA ACTA DE TRMINO DE PROYECTOS
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA O REQUERIMIENTOS
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET CDIGO: FOR-3.9.4.6
VERSION: 1.0
PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE SOFTWARE FECHA
APROBACIN:
GUA DE LLENADO
Ttulo del Formato: Acta de Trmino de Proyectos o Requerimientos
Cdigo del Formato: FOR-3.9.4.6
Descripcin de cmo llenar el Formato
N Campo Instruccin
1 Sistema/Aplicacin Colocar el nombre del Sistema/Aplicacin desarrollado.
2 Mdulo (s) Colocar el nombre del Mdulo(s) desarrollado(s).
3 Elabor Colocar el nombre de la persona que desarroll el sistema en caso
de que no sea funcionario de la Direccin. De no ser as dejar el
campo vaco.
4 Analista Responsable Colocar el nombre del analista responsable que gui/desarrollo el
sistema
5 Fecha de Entrega Colocar la fecha en la que se entreg el sistema y/o mdulo al
rea usuaria.
6 Nmero Orden Colocar el nmero de memo en el que se solicitaba el desarrollo
del sistema.
7 Fecha inicio Colocar la fecha en que se dio inicio a la elaboracin del sistema.
8 Director de Sistema Colocar el nombre del Director de Sistemas.
9 Jefe de Unidad Colocar el nombre del Jefe de la Unidad de Software.
10 Descripcin breve de Describir brevemente la funcionalidad y alcance del sistema y/o
las actividades mdulo que se desarrollo.
11 Participante Colocar el nombre del usuario que particip y recibi la
capacitacin para el uso del sistema y/o mdulo.
12 rea o departamento Colocar el nombre del rea o departamento que va a usar el
sistema
13 Firma Firma del usuario.
14 Fecha Colocar la fecha en que firm el usuario.
15 Observaciones Colocar algunas observaciones al sistema y/o mdulo realizadas
por el usuario.
150
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA
ACTA DE REUNIN
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET CDIGO: FOR-3.9.4.7
VERSION: 1.0
PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE SOFTWARE FECHA
APROBACIN:
INFORMACION DE LA REUNION
Fecha:
Hora de inicio:
Hora de trmino:
Lugar:
Convocado por:
Medio de convocatoria:
Objetivo:
Tipo de Reunin
Responsable del Acta
CONVOCADOS
Participantes Asistencia Dependencia rea Funcin
AGENDA DE LA REUNIN
Nro. Puntos de la reunin
TEMAS TRATADOS
Tema tratado N 1. Facilitado/Presentado por
Desarrollo
COMPROMISOS ADQUIRIDOS
Compromiso adquirido N 1.
Responsable Cumplimiento Fecha
Descripcin
FIRMAN
151
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA
ACTA DE REUNIN
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET CDIGO: FOR-3.9.4.7
VERSION: 1.0
PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE SOFTWARE FECHA
APROBACIN:
GUA DE LLENADO
Ttulo del Formato: Acta de Reunin
Cdigo del Formato: FOR-3.9.4.7
Descripcin de cmo llenar el Formato
N Campo Instruccin
1 Acta de Reunin N Colocar el nmero del Acta correspondiente. Se debe llevar una
numeracin de acta consecutiva para cada proyecto
2 Proyecto Colocar el nombre del Proyecto finalidad de la reunin
INFORMACIN DE LA REUNIN
3 Fecha Colocar la fecha de la reunin.
4 Hora de inicio Colocar la hora de inicio de la reunin
5 Hora de trmino Colocar la hora de finalizacin de la reunin
6 Lugar Colocar el lugar donde se dio la reunin
7 Convocado por Colocar el nombre de la persona que convoc a la reunin y su
cargo
8 Medio de convocatoria Puede ser: verbal o por memorndum, en cuyo caso deber
colocar el nmero del mismo.
9 Objetivo Colocar el objetivo de la reunin.
10 Tipo de Reunin Seleccione un tipo de reunin de acuerdo a:
Reunin informativa
Reunin de revisin
Reunin de resolucin de problemas
Reunin de toma de decisiones
Reunin consultiva
Reunin formativa
Reunin de trabajo
11 Responsable del Acta Colocar el nombre de la persona responsable de elaborar el Acta.
CONVOCADOS
12 Participantes Colocar los nombres de todos los convocados a la reunin
13 Asistencia Colocar OK si asisti, caso contrario no colocar nada
14 Dependencia Colocar la dependencia a la cual pertenecen cada uno de los
participantes
15 rea Colocar el rea de la dependencia a la cual pertenecen cada uno de
los participantes
16 Funcin Colocar la funcin del participante dentro de esa dependencia.
AGENDA DE LA REUNIN
17 Nro. Colocar un nmero consecutivo ascendente para cada punto de la
agenda.
18 Puntos de la Reunin Colocar el listado de los puntos que se trataron en la reunin.
TEMAS TRATADOS
19 Tema Tratado N Colocar el nombre del tema tratado y el nmero
20 Facilitado/presentado Colocar el nombre de la persona que facilit o present el tema
por
21 Desarrollo Colocar una descripcin de lo tratado con respecto a ese tema.
152
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA
ACTA DE REUNIN
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET CDIGO: FOR-3.9.4.7
VERSION: 1.0
PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE SOFTWARE FECHA
APROBACIN:
COMPROMISOS ADQUIRIDOS
22 Compromiso adquirido Colocar el compromiso adquirido y el nmero
N
23 Responsable Colocar el nombre del funcionario responsable de cumplir ese
compromiso
24 Cumplimiento Colocar OK si ya se cumpli el compromiso
25 Fecha Colocar la fecha de cumplimiento del compromiso
26 Descripcin Colocar la descripcin del compromiso
FIRMAN
27 Firman Colocar los Nombres y Firmas del Director y Responsable del
Acta
153
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA CARACTERIZACIN DE
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA APLICACIONES
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET CDIGO: FOR-3.9.4.8
VERSION: 1.0
PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE SOFTWARE FECHA
APROBACIN:
CARACTERIZACIN DE APLICACIONES
Nmero:
Nombre de la Aplicacin:
Nombre corto (SIGLAS):
Programador/es Responsable/es:
Unidad/es en la/s que se aplica:
Descripcin de la aplicacin:
Plataforma de Desarrollo:
154
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA CARACTERIZACIN DE
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA APLICACIONES
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET CDIGO: FOR-3.9.4.8
VERSION: 1.0
PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE SOFTWARE FECHA
APROBACIN:
GUA DE LLENADO
Ttulo del Formato: Caracterizacin de Aplicaciones
Cdigo del Formato: FOR-3.9.4.8
Descripcin de cmo llenar el Formato
N Campo Instruccin
1 Nmero Nmero consecutivo correspondiente a la aplicacin
2 Nombre de la Aplicacin Colocar el nombre del sistema o mdulo
3 Nombre Corto (SIGLAS) Colocar el nombre corto del sistema y las Siglas
4 Programador/es Colocar los nombres de programadores responsables.
Responsable/es:
5 Unidad/es en la/s que se Colocar los nombres de las unidades usuarias.
aplica:
6 Descripcin de la Colocar la descripcin de la aplicacin.
aplicacin:
7 Plataforma de Desarrollo: Colocar la plataforma de desarrollo: lenguaje de
programacin, framework, base de datos, entre otros.
8 Tipo de Aplicacin Seleccionar una de las siguientes opciones:
Sistema
Subsistema
Aplicacin Web.
9 La aplicacin fue Seleccionar una de las siguientes opciones:
desarrollada por La institucin
Empresa Externa
10 Uso del Sistema Seleccionar una de las siguientes opciones:
Interno
Externo
Ambos
11 El sistema trabajar en Seleccionar una de las siguientes opciones
red Si
No
Coloque el nmero aproximado de usuarios del sistema
Nro. De usuarios
12 Dispone de Seleccionar una o varias de las siguientes opciones:
Documentacin Manual de Usuario.
Manual Tcnico
13 Servidor Colocar el nombre del servidor donde se encuentra
alojada la aplicacin para produccin
14 Sistemas relacionados Colocar nombres de sistemas relacionados o se
dependa.
155
Procedimiento: Mantenimiento de Software Desarrollado
PROCEDIMIENTO:
MANTENIMIENTO DE
SOFTWARE
CONTENIDO
156
Procedimiento: Mantenimiento de Software Desarrollado
MANTENIMIENTO DE SOFTWARE
Este procedimiento es muy importante ya que una vez creado un software, este siempre va a
necesitar mantenimiento luego de su entrega al usuario, para: mejorar, cambiar o corregir fallas.
Fue necesario, delimitar su alcance y reconocer los diferentes tipos de mantenimiento existentes, los
cuales se encontraron en la gua ISO 1476446 [LAMA01].
46
ste estndar internacional es parte de la familia de documentos ISO/IEC 12207 y da una pequea gua.
157
Procedimiento: Mantenimiento de Software Desarrollado
Desarrollo
Justificacin
158
PROCEDIMIENTO
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
MANTENIMIENTO DE SOFTWARE
SAN MIGUEL DE IBARRA
DESARROLLADO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.5
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET APROBACIN:
PGINA:
1. OBJETIVO
Atender las necesidades de correccin, modificacin y/o actualizacin del software de las diversas
reas del GAD-I, mediante la ejecucin del mantenimiento, para estar acorde a las necesidades y
requerimientos de procesamiento de informacin del entorno cambiante.
2. ALCANCE
Aplica al mantenimiento correctivo, preventivo, adaptivo y perfectivo del software desarrollado por
la Direccin de TIC. Tipos de Mantenimiento:
Se considera mantenimiento a todos los cambios, correcciones y/o aumentos de funcionalidad del
software que ya est desarrollado. Incluye la modificacin del cdigo del software y su
documentacin.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
ABREVIATURAS
N TRMINO DEFINICIN
1 TIC Tecnologa de la Informacin y Comunicacin
2 GAD-I Ilustre Municipalidad de Ibarra
3 POA Plan Operativo Anual
DEFINICIONES
N TRMINO DEFINICIN
1 MANTENIBILIDAD La facilidad con la que un sistema o componente software
puede ser modificado para corregir fallos, mejorar su
funcionamiento u otros atributos, o adaptarse a cambios en el
entorno. [IEEE47]
2 AMBIENTE DE Son los computadores y dems infraestructura en los que el
PRODUCCIN software se pone a disposicin del usuario final para su
explotacin.
4 AMBIENTE DE Son los computadores y dems infraestructura en los que los
DESARROLLO programadores trabajan para hacer los programas.
5 BITCORA DE Es un registro detallado de todos y cada uno de los cambios
CAMBIOS ocurridos en la Base de Datos o Software.
47
Institute of Electrical and Electronics Engineers. (1990) IEEE Standard Computer Dictionary: A Compilation of IEEE Standard
Computer Glossaries. New York, NY.IEEE Std. 610.12 (1990) Standard Glossary of Software Engineering Terminology. IEEE
Computer Society Press, Los Alamitos, CA.
159
PROCEDIMIENTO
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
MANTENIMIENTO DE SOFTWARE
SAN MIGUEL DE IBARRA
DESARROLLADO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.5
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET APROBACIN:
PGINA:
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N Ttulo del Documento
1 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestin Organizacional por Procesos de la Ilustre
Municipalidad de Ibarra
5. POLTICAS
e) En caso de que el software sea desarrollado o mantenido por alguien que realice prcticas o
tesis en la Direccin de TIC, el Director asignar a un funcionario de planta el seguimiento
del proyecto, y este ser el responsable de subirlo a produccin y velar por su buen
funcionamiento.
f) El perodo de tiempo del software en el ambiente de pruebas deber ser acordado entre el
Analista de Sistemas y el Usuario, tomando en cuenta la dimensin del mismo.
160
PROCEDIMIENTO
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
MANTENIMIENTO DE SOFTWARE
SAN MIGUEL DE IBARRA
DESARROLLADO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.5
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET APROBACIN:
PGINA:
6. DIAGRAMA DE FLUJO
161
PROCEDIMIENTO
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
MANTENIMIENTO DE SOFTWARE
SAN MIGUEL DE IBARRA
DESARROLLADO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.5
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET APROBACIN:
PGINA:
162
PROCEDIMIENTO
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
MANTENIMIENTO DE SOFTWARE
SAN MIGUEL DE IBARRA
DESARROLLADO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.5
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET APROBACIN:
PGINA:
SOLICITA AL
USUARIO LA
Analista de
INFORMACIN Solicita al usuario la informacin necesaria
9 Sistemas
NECESARIA PARA para dar inicio al mantenimiento.
Informticos
EL
MANTENIMIENTO
Ejecuta el mantenimiento de software de
acuerdo a:
Correccin: reproduce, comprueba y
detecta errores. Corrige los problemas
encontrados.
EJECUTA EL Modificacin: define cambios en la
Analista de
MANTENIMIENTO Y base de datos, interfaz y/o cdigo.
10 Sistemas
REALIZA LAS Realiza los cambios.
Informticos
PRUEBAS Nuevas funcionalidades: define tablas,
campos y relaciones. Define interfaz y
reportes. Programa nueva
funcionalidad.
163
PROCEDIMIENTO
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
MANTENIMIENTO DE SOFTWARE
SAN MIGUEL DE IBARRA
DESARROLLADO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.5
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET APROBACIN:
PGINA:
CONTROLA EL
REGISTRO DE
Controla el registro de los cambios
ACTIVIDADES Y
realizados en la BDD y en el software. Responsable de
16 FIRMA LA ENTREGA
Firma la Orden de Mantenimiento de Software
DEL
Software.
MANTENIMIENTO
8. CONTROL DE DOCUMENTACIN
CONTROL DE DOCUMENTOS
Cdigo Ttulo del Documento
FOR-3.9.5.1 ORDEN DE MANTENIMIENTO DE SOFTWARE.
FOR-3.9.5.2 BITCORA DE CONTROL DE CAMBIOS EN LA BDD Y EN EL
SOFTWARE
9. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIN REALIZADO DESCRIPCIN
POR
24/11/2011 1.0 Andrea Rea Creacin del documento
164
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA ORDEN DE MANTENIMIENTO
PROCESO: DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA DE SOFTWARE
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET CDIGO: FOR-3.9.5.1
PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE SOFTWARE VERSION: 1.0
DESARROLLADO FECHA
APROBACIN:
Autorizado por:
165
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA ORDEN DE MANTENIMIENTO
PROCESO: DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA DE SOFTWARE
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET CDIGO: FOR-3.9.5.1
PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE SOFTWARE VERSION: 1.0
DESARROLLADO FECHA
APROBACIN:
GUA DE LLENADO
Ttulo del Formato: Orden de Mantenimiento de Software
Cdigo del Formato: FOR-3.9.5.1
Descripcin de cmo llenar el Formato
N Campo Instruccin
1 Nro. Orden
2 Fecha del Pedido Colocar la fecha en que se solicita el mantenimiento.
3 Nombre Peticionario Colocar el nombre del usuario que solicita el mantenimiento.
4 Departamento Colocar el Departamento del usuario.
5 Unidad Colocar la Unidad donde trabaja el usuario.
6 Cargo Colocar el cargo del usuario.
7 Descripcin de los Describir los requerimientos de mantenimiento.
requerimientos
8 Firma/sello del Firma y sello del Director del rea usuaria.
Director del Dpto.
9 Firma/sello del Firma y sello del usuario solicitante.
Solicitante
10 Autorizado por Firma y sello del Director de TIC.
166
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA BITCORA DE CONTROL DE CAMBIOS EN BASE DE
MACROPROCESO: DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y DATOS Y SOFTWARE
COMUNICACIN
PROCESO: SOFTWARE E INTERNET CDIGO: FOR-3.9.5.2
SUBPROCESO: MANTENIMIENTO DE SOFTWARE DESARROLLADO VERSION: 1.0
FECHA APROBACIN:
CAMBIOS EN EL SOFTWARE
SOFTWARE/ ARCHIVO
MDULO FUNCIONES MOTIVO
APLICACIN FUENTE
167
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA BITCORA DE CONTROL DE CAMBIOS EN BASE DE
MACROPROCESO: DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y DATOS Y SOFTWARE
COMUNICACIN
PROCESO: SOFTWARE E INTERNET CDIGO: FOR-3.9.5.2
SUBPROCESO: MANTENIMIENTO DE SOFTWARE DESARROLLADO VERSION: 1.0
FECHA APROBACIN:
GUA DE LLENADO
Ttulo del Formato: Bitcora de Control de Cambios en la Base de Datos
Cdigo del Formato: FOR-3.9.5.2
Descripcin de cmo llenar el Formato
N Campo Instruccin
1 Fecha de produccin Fecha en la que se efectu el cambio en el entorno de produccin
2 Analista de Sistemas Responsable Colocar el nombre del Analista de Sistemas responsable del cambio
3 De acuerdo a Orden de Colocar el N de la Orden de Mantenimiento que origin el cambio
Mantenimiento N
CAMBIOS EN LA BASE DE DATOS
4 Servidor Colocar el nombre del servidor de base de datos usado
5 Direccin IP Colocar la direccin IP de la intranet del servidor usado
6 Base de Datos Colocar el nombre de la base de datos usada
7 Esquema Colocar el nombre del esquema en el que se cre el objeto
8 Objeto modificado/creado Colocar el nombre del objeto modificado/creado como tablas, procedimientos almacenados,
funciones, triggers.
9 Motivo Coloca el motivo de la accin realizada.
CAMBIOS EN EL SOFTWARE
10 Software/ Aplicacin Colocar el nombre del software/ aplicacin en la que se realiz el cambio
11 Mdulo Colocar el nombre del mdulo del software/ aplicacin
12 Archivo Fuente Colocar los nombres de los Archivos Fuentes modificados (clases)
13 Funciones Colocar el nombre de la funcin creada o modificada
14 Motivo Colocar el motivo y descripcin del cambio realizado
168
PROCEDIMIENTO:
GESTIN DE ACCESO A
APLICACIONES DE SOFTWARE E
INTERNET
CONTENIDO
169
Procedimiento: Gestin de Acceso a Aplicaciones de Software e Internet
Es por ello que, tomando como base el proceso planteado por ITIL49 y levantando el procedimiento
de la Direccin, se lo establece a continuacin.
Justificacin
Con este procedimiento se cumple la Norma de Control Interno en su punto 410-12
ADMINISTRACIN DE SOPORTE DE TECNOLOGA DE LA INFORMACIN en su
punto 2 y 3 acerca del otorgamiento a los usuarios de claves para el acceso a los sistemas.
48
Tecnologa de la Informacin
49
INFORMATION T ECHNOLOGY INFRASTRUCTURE LIBRARY (B IBLIOTECA DE INFRAESTRUCTURA DE
T ECNOLOGAS DE INFORMACIN)
170
PROCEDIMIENTO GESTIN DE
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
ACCESO A APLICACIONES DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
SOFTWARE E INTERNET
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.6
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET APROBACIN:
PGINA:
1. OBJETIVO
Gestionar la entrega de acceso a las aplicaciones de software e internet que presta la Direccin de
TIC del GAD-I, mediante la definicin de actividades y polticas, que permitan controlar y
garantizar el buen uso de los mismos.
2. ALCANCE
Aplica a la gestin de acceso al correo institucional, gestin documental, aplicaciones informticas
desarrolladas y adquiridas, servicio de internet.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
ABREVIATURAS
N TRMINO DEFINICIN
1 TIC Tecnologa de la Informacin y Comunicacin
2 GAD-I Ilustre Municipalidad de Ibarra
DEFINICIONES
N TRMINO DEFINICIN
1 CORREO ELECTRNICO Buzn de correspondencia electrnica generado y
INSTITUCIONAL administrado por la Direccin de TIC y usado por los
funcionarios del GAD-I.
2 SISTEMA DE GESTIN Sistema que permite gestionar el flujo de documentos en
DOCUMENTAL una organizacin.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N Cdigo Ttulo del Documento
1 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestin Organizacional
por Procesos de la Ilustre Municipalidad de Ibarra
2 Reglamento del Uso de Internet
5. POLTICAS
a) Como requisito general, el usuario deber gestionar con anterioridad en el rea de Hardware
y Comunicaciones, la conexin a la red de su computador.
b) El funcionario debe constar en Rol de Pagos y estar activo en el Sistema de Recursos
Humanos para darle acceso a las aplicaciones necesarias para cumplir sus actividades
laborales.
c) La solicitud de alta o cambios del acceso a servicios debe ser firmada por el Director del
usuario. En baja, la solicitud deber ser emitida por la Unidad de Recursos Humanos del
GAD-I. Es facultad del director del rea, la definicin del perfil de acceso a sitios de
internet de acuerdo a las funciones y responsabilidades de los usuarios de la red
institucional.
171
PROCEDIMIENTO GESTIN DE
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
ACCESO A APLICACIONES DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
SOFTWARE E INTERNET
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.6
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET APROBACIN:
PGINA:
6. DIAGRAMA DE FLUJO
172
PROCEDIMIENTO GESTIN DE
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
ACCESO A APLICACIONES DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
SOFTWARE E INTERNET
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.6
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET APROBACIN:
PGINA:
Baja
173
PROCEDIMIENTO GESTIN DE
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
ACCESO A APLICACIONES DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
SOFTWARE E INTERNET
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.6
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET APROBACIN:
PGINA:
ALTA
Entrega el acceso al servicio de la
siguiente manera:
Si es acceso a internet, solicita el
Formulario de Acceso al Servicio de
Internet. Ver FOR-3.9.6.1
Asigna permisos a los sitios requeridos
en el servidor proxy.
Si es acceso a aplicaciones, correo o
gestin documental, crea la clave de
usuario con contrasea y la entrega al
usuario.
COMUNICA Y
------------- Responsable de
7 CAPACITA AL
MODIFICACIN Software e Internet
USUARIO
Realizar los cambios en el perfil de
acceso del usuario de acuerdo a lo solicitad
por el Director del usuario.
---------------
Comunica al usuario acerca de los
trminos de uso del servicio y realiza
personalmente la entrega de nombre de
usuario, claves, accesos, etc. Capacita
brevemente en el uso de la herramienta o
entrega instructivos/ manuales de la
misma.
Va a la actividad N9.
DA LA BAJA AL
Responsable de
8 USUARIO Da de baja al usuario indicado.
Software e Internet
SOLICITADO
9 FIN
8. CONTROL DE DOCUMENTACIN
CONTROL DE DOCUMENTOS
Cdigo Ttulo del Documento
FOR-3.9.6.1 FORMULARIO DE ACCESO AL SERVICIO DE INTERNET.
9. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIN REALIZADO DESCRIPCIN
POR
29/11/2010 1.0 Andrea Rea Creacin del documento.
174
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA FORMULARIO DE ACCESO AL
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA SERVICIO DE INTERNET
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET CDIGO: FOR-3.9.6.1
VERSION: 1.0
GESTIN DE ACCESO A SERVICIOS DE
PROCEDIMIENTO FECHA
INTERNET E INTRANET
APROBACIN:
Informacin Tcnica
Nombre de mquina: Direccin IP: Servidor IP
Autorizado por
175
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA FORMULARIO DE ACCESO AL
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA SERVICIO DE INTERNET
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET CDIGO: FOR-3.9.6.1
VERSION: 1.0
GESTIN DE ACCESO A SERVICIOS DE
PROCEDIMIENTO FECHA
INTERNET E INTRANET
APROBACIN:
GUA DE LLENADO
Ttulo del Formato: Formato de Formulario de Acceso al Servicio de Internet
Cdigo del Formato: FOR-3.9.6.1
Descripcin de cmo llenar el Formato
N Campo Instruccin
1 Orden Nro. Colocar el nmero de orden, es decir el nmero de la peticin de
acceso al servicio de internet.
2 Fecha Colocar la fecha en que se solicita el servicio
3 Hora Colocar la hora en la que se solicita el servicio.
4 Solicitante A continuacin se escribir informacin relacionada al solicitante
del servicio
4.1 Direccin Colocar la Direccin en la que trabaja el solicitante.
4.2 Departamento Colocar el departamento o unidad a la que pertenece el solicitante
dentro de la Direccin establecida anteriormente.
4.3 Nombre Colocar el nombre completo del solicitante.
4.4 Cargo Colocar el cargo del solicitante.
5 Sitios Web Listar los sitios web requeridos para el desarrollo de sus
Requeridos actividades laborales.
6 Informacin tcnica A continuacin se colocar la informacin tcnica referente a la
entrega del servicio.
6.1 Nombre de mquina Colocar el nombre de la mquina que va a recibir el acceso a
internet.
6.2 Direccin IP Colocar la direccin IP de la mquina que va a recibir el acceso a
internet.
6.3 Servidor IP
10 Director Nombre y Firma del Director de usuario solicitante
Departamental
11 Solicitante Nombre y Firma del solicitante del servicio, el que lo va a usar.
12 Responsable de Nombre y Firma del Responsable de Software.
Software
176
PROCEDIMIENTO:
CONTENIDO
177
Procedimiento: Mantenimiento del Sistema OLYMPO
Este procedimiento se plante debido a que en la Direccin de TIC existen un sistema dedicado a la
gestin financiera adquirido al cual se le invierte mucho tiempo dndole soporte y mantenimiento,
diferente al procedimiento de Mantenimiento de Software revisado anteriormente.
Justificacin
Con este procedimiento se cumple la Norma de Control Interno en su punto 410-09
MANTENIMIENTO Y CONTROL DE LA INFRAESTRUCTURA TECNOLGICA el cual
dice que la Direccin de TIC deber definir procedimientos que garanticen el mantenimiento y uso
adecuado de la infraestructura tecnolgica.
178
PROCEDIMIENTO
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
MANTENIMIENTO DEL SISTEMA
SAN MIGUEL DE IBARRA
OLYMPO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.7.9
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET APROBACIN:
PGINA:
1. OBJETIVO
Atender las necesidades de correccin, modificacin y/o actualizacin del software adquirido,
mediante la solicitud del mismo a la empresa proveedora para estar acorde a los requerimientos de
procesamiento de informacin del entorno cambiante.
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
ABREVIATURAS
N TRMINO DEFINICIN
1 TIC Tecnologa de la Informacin y Comunicacin
2 GAD-I Gobierno Autnomo Descentralizado San Miguel de Ibarra
DEFINICIONES
N TRMINO DEFINICIN
3 PROVEEDOR En este documento sirve para hacer referencia a la empresa
que provee del sistema y entrega el mantenimiento del mismo.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N Cdigo Ttulo del Documento
1 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestin Organizacional
por Procesos de la Ilustre Municipalidad de Ibarra
2 011-PS-2011 Contrato para el Mantenimiento del Software del Sistema
Financiero Contable OLYMPO.
5. POLTICAS
50
Contrato Nro. 011-PS-2011 que rige para el ao 2012
179
PROCEDIMIENTO
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
MANTENIMIENTO DEL SISTEMA
SAN MIGUEL DE IBARRA
OLYMPO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.7.9
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET APROBACIN:
PGINA:
6. DIAGRAMA DE FLUJO
180
PROCEDIMIENTO
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
MANTENIMIENTO DEL SISTEMA
SAN MIGUEL DE IBARRA
OLYMPO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.7.9
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET APROBACIN:
PGINA:
REALIZA
Realiza verificacin de la solicitud en el
VERIFICACIN DE Responsable de
2 sistema para confirmar el pedido.
SOLICITUD Software
181
PROCEDIMIENTO
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
MANTENIMIENTO DEL SISTEMA
SAN MIGUEL DE IBARRA
OLYMPO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.7.9
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET APROBACIN:
PGINA:
Si se resolvi el requerimiento ir a la
SE RESOLVI EL actividad N 10. Responsable de
9
PEDIDO? Si no se resolvi ir a la actividad N 7. Software
8. CONTROL DE DOCUMENTACIN
CONTROL DE DOCUMENTOS
Cdigo Ttulo del Documento
FOR-3.9.7.1 Ficha de Mantenimiento de Sistemas Adquiridos
9. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIN REALIZADO DESCRIPCIN
POR
23/03/2012 1.0 Andrea Rea Creacin del documento
182
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA REGISTRO DE MANTENIMIENTO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA DE SISTEMA OLYMPO
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET CDIGO: FOR-3.9.7.1
VERSION: 1.0
MANTENIMIENTO DE SISTEMAS
PROCEDIMIENTO: FECHA
ADQUIRIDOS
APROBACIN:
DESCRIPCIN DE LA SOLUCIN
183
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA REGISTRO DE MANTENIMIENTO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA DE SISTEMA OLYMPO
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET CDIGO: FOR-3.9.7.1
VERSION: 1.0
MANTENIMIENTO DE SISTEMAS
PROCEDIMIENTO: FECHA
ADQUIRIDOS
APROBACIN:
GUA DE LLENADO
Ttulo del Formato: Registro de mantenimiento del sistema OLYMPO
Cdigo del Formato: FOR-3.9.7.1
Descripcin de cmo llenar el Formato
N Campo Instruccin
1 Fecha/Hora de Colocar la fecha/hora de la solicitud del mantenimiento en el
solicitud del formato dd/mm/aaaa hh:mm
mantenimiento:
2 Medio de solicitud: Colocar el medio de solicitud ya sea: llamada telefnica,
email, chat.
3 Sistema Colocar el nombre del sistema que requiere mantenimiento
4 Mdulos Listar el nombre de los mdulos del sistema involucrados en
involucrados el mantenimiento
5 Responsable de Colocar nombre y cargo del responsable de coordinacin del
coordinacin TIC: mantenimiento de la Direccin de TIC.
6 Usuario solicitante Colocar el nombre del usuario que solicito el mantenimiento
7 Direccin usuario Colocar el nombre de la Direccin del Usuario Solicitante.
solicitante:
8 Proveedor Colocar el nombre del proveedor del sistema
9 Responsable de Colocar el nombre del responsable de la coordinacin de la
coordinacin atencin de la solicitud por parte del proveedor. En caso de
Proveedor: que la solucin se d desde la Direccin de TIC colocar NO
APLICA
10 Medio de atencin Colocar el medio de solicitud ya sea: llamada telefnica o
sesin remota. En caso de que la solucin se d desde la
Direccin de TIC colocar NO APLICA
11 Fecha/Hora de inicio Colocar la fecha/hora de inicio de atencin de la solicitud del
del mantenimiento: mantenimiento en el formato dd/mm/aaaa hh:mm
12 Fecha/Hora de fin Colocar la fecha/hora de fin de atencin de la solicitud del
del mantenimiento mantenimiento en el formato dd/mm/aaaa hh:mm
13 Sistema:
14 Descripcin del Colocar la descripcin clara del requerimiento de
requerimiento mantenimiento.
15 Descripcin de la Colocar la descripcin clara de la solucin dada por el
solucin proveedor o la Direccin de TIC. Colocar adems los
instructivos enviados por el proveedor, de ser el caso.
184
Procedimiento: Respaldo y Restauracin de Datos Electrnicos
PROCEDIMIENTO:
RESPALDO Y RESTAURACIN DE
DATOS ELECTRNICOS
CONTENIDO
185
Procedimiento: Respaldo y Restauracin de Datos Electrnicos
Es muy importante respaldar los datos almacenados en los servidores de la Direccin de TIC para
evitar el reingreso de datos o la reconstruccin de archivos.
Qu y cundo respaldar.
Quin va a respaldar y quin va a manejar los respaldos.
Capacidad de almacenamiento existente para respaldos.
Que medios de soporte y herramientas a usar.
Almacenamiento interno o externo.
Cmo verificar y registrar el respaldo.
Cuntas copias realizar.
Tipo de respaldo:
o Global: respaldo total.
o Parcial: slo una parte.
o Incremental: respaldo a los cambios que se van dando.
o Simultneo: se respalda al mismo tiempo que el dato es procesado, como discos
espejados o servidores duplicados51
51
Consiste en tener dos equipos como servidores, y en ambos los datos son guardados automticamente.
186
Procedimiento: Respaldo y Restauracin de Datos Electrnicos
Desarrollo
Justificacin
Con este procedimiento se cumple la Norma de Control Interno en el punto 410-05 MODELO DE
INFORMACIN ORGANIZACIONAL, acerca de garantizar la disponibilidad, integridad,
exactitud y seguridad de la informacin; as como el punto 410-10 SEGURIDAD DE
TECNOLOGA DE INFORMACIN que en su punto 2 indica que se deben definir
procedimientos para obtencin de respaldos, entre otros.
187
PROCEDIMIENTO RESPALDO Y
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
RESTAURACIN DE DATOS
SAN MIGUEL DE IBARRA
ELECTRNICOS
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.8
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET APROBACIN:
PGINA:
1. OBJETIVO
Garantizar que la informacin y datos electrnicos se mantengan protegidos e ntegros mediante la
programacin, ejecucin y resguardo de copias de respaldo, as como su restauracin en caso de
falla o desastre para reiniciar la entrega del servicio en el menor tiempo posible.
2. ALCANCE
Aplica a los datos electrnicos administrados y custodiados por la Direccin de TIC, los cuales son:
Bases de Datos de las Aplicaciones Informticas.
Bases de Datos de los Portales Web.
Cdigo fuente y/o archivos de configuracin de aplicaciones informticas.
Portales Web.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
ABREVIATURAS
N TRMINO DEFINICIN
1 TIC Tecnologa de la Informacin y Comunicacin
2 GAD-I Gobierno Autnomo Descentralizado San Miguel de Ibarra
DEFINICIONES
N TRMINO DEFINICIN
1 RESPALDO Respaldo es la obtencin de una copia de los datos en otro
medio magntico, de tal modo que a partir de dicha copia
es posible restaurarlos al momento de haber realizado el
respaldo.
2 RESTAURACIN Tarea que se lleva a cabo cuando es necesario volver al estado
del sistema o datos al momento del ltimo respaldo.
3 INFORMACIN La informacin es un conjunto organizado de datos, que
constituye un mensaje sobre un cierto fenmeno. La
informacin permite resolver problemas y tomar decisiones, ya
que su uso racional es la base del conocimiento.
4 DATO El dato es una representacin simblica (numrica, alfabtica,
algortmica, entre otros.), un atributo o caracterstica de una
entidad.
5 PERODO DE Tiempo que el medio magntico debe permanecer disponible
RETENCIN con su informacin de acuerdo con las normas y polticas
internas establecidas.
6 BASE DE DATOS Base de datos espacial es un sistema administrador de bases de
ESPACIAL datos que maneja datos existentes en un espacio o datos
espaciales.
7 BASE DE DATOS Sistema administrador de bases de datos que maneja datos
ALFANUMRICA alfanumricos: letras, nmeros y smbolos.
188
PROCEDIMIENTO RESPALDO Y
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
RESTAURACIN DE DATOS
SAN MIGUEL DE IBARRA
ELECTRNICOS
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.8
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET APROBACIN:
PGINA:
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N Cdigo Ttulo del Documento
1 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestin Organizacional por
Procesos de la Ilustre Municipalidad de Ibarra
5. POLTICAS
De Respaldo de Datos
189
PROCEDIMIENTO RESPALDO Y
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
RESTAURACIN DE DATOS
SAN MIGUEL DE IBARRA
ELECTRNICOS
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.8
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET APROBACIN:
PGINA:
i) Cada mes, los respaldos se harn por duplicado, una copia ser entregada a la Direccin
Administrativa para su respaldo seguro. La otra copia se la har en un disco de respaldo de
informacin en el equipo servidor de la Direccin TIC.
j) Se deber llevar un control de los respaldos realizados y su resultado.
k) Debe existir un proceso o tarea programada automtica que se realice los respaldos en una
hora determinada. El analista deber verificar una vez por semana si los respaldos se estn
ejecutando correctamente.
190
PROCEDIMIENTO RESPALDO Y
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
RESTAURACIN DE DATOS
SAN MIGUEL DE IBARRA
ELECTRNICOS
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.8
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET APROBACIN:
PGINA:
De Restauracin de Datos
a) La restauracin de la informacin de debe realizarse en el menor tiempo posible a partir de
que se ha detectado la falla o error.
b) Se deben realizar simulacros y pruebas de restauraciones para verificar el tiempo invertido.
6. DIAGRAMA DE FLUJO
191
PROCEDIMIENTO RESPALDO Y
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
RESTAURACIN DE DATOS
SAN MIGUEL DE IBARRA
ELECTRNICOS
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.8
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET APROBACIN:
PGINA:
VERIFICA
Verifica en la Bitcora de Control de
DISPONIBILIDAD Y Analista de
Respaldos y Restauracin de Datos la
5 UBICACIN DE Sistemas
disponibilidad y ubicacin de la copia de
COPIA DE Informticos
respaldo. Busca la copia y la prepara.
RESPALDO
192
PROCEDIMIENTO RESPALDO Y
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
RESTAURACIN DE DATOS
SAN MIGUEL DE IBARRA
ELECTRNICOS
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.8
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET APROBACIN:
PGINA:
Analista de
HUBO XITO EN Si la restauracin fue exitosa ir a la actividad
8 Sistemas
RESTAURACIN? N 9. Caso contrario ir a la actividad N 7.
Informticos
Comunica (en caso de ser necesario) al
Responsable de Software, a los usuarios
internos y externos de la Direccin de TIC, por Analista de
COMUNICA FIN DE
9 medio de correo electrnico, que se pueden Sistemas
RESTAURACIN
reanudar los accesos a las aplicaciones Informticos
informticas.
11 FIN
8. CONTROL DE DOCUMENTACIN
CONTROL DE DOCUMENTOS
Cdigo Ttulo del Documento
INS-3.9.8.1 Instructivo de Trabajo para Elaborar/Restaurar Copias de Respaldo
FOR-3.9.8.1 Bitcora de Control de Respaldos y Restauracin de Datos
9. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIN REALIZADO DESCRIPCIN
POR
27/11/2010 1.0 Andrea Rea Creacin del documento
193
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
BITCORA DE CONTROL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
RESPALDOS Y RESTAURACIN DE
PROCESO: DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
DATOS ELECTRNICOS
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET CDIGO: FOR-3.9.8.1
RESPALDO Y RESTAURACIN DE VERSION: 1.0
PROCEDIMIENTO: DATOS ELECTRNICOS FECHA
APROBACIN:
194
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
BITCORA DE CONTROL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
RESPALDOS Y RESTAURACIN DE
PROCESO: DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
DATOS ELECTRNICOS
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET CDIGO: FOR-3.9.8.1
RESPALDO Y RESTAURACIN DE VERSION: 1.0
PROCEDIMIENTO: DATOS ELECTRNICOS FECHA
APROBACIN:
GUA DE LLENADO
Ttulo del Formato: Bitcora de Control de Respaldos y Restauracin de Datos
Cdigo del Formato: FOR-3.9.10.1
Descripcin de cmo llenar el Formato
N Campo Instruccin
1 Fecha Colocar la fecha de la restauracin o respaldo.
2 Hora de inicio Colocar la hora de inicio de la actividad.
3 Hora de finalizacin Colocar la hora de finalizacin de la actividad.
4 Responsable Colocar el nombre y cargo del responsable/s que realizaron la
operacin. (Nombre-Cargo)
5 Tipo de Operacin Colocar una X en el tipo de operacin ya sea:
a) Respaldo.
b) Restauracin.
Descripcin del Respaldo
6 Tipo de Dato Describir el respaldo realizado, marcar con una X su tipo,
escribir el nombre y el tamao en Mb del archivo generado:
Base Alfanumrica
Base Binaria
Base Espacial
Base SQL Server
Base de Portal Web
Cdigo Fuente
Portales Web
Proyectos, Informes e Investigaciones
Ubicacin Interna del Respaldo
7 Servidor Colocar el nombre del servidor en el que se encuentra el
respaldo.
8 Direccin IP Colocar la direccin IP del servidor en el que se encuentra el
respaldo.
195
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
BITCORA DE CONTROL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
RESPALDOS Y RESTAURACIN DE
PROCESO: DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
DATOS ELECTRNICOS
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SUB PROCESO: SOFTWARE E INTERNET CDIGO: FOR-3.9.8.1
RESPALDO Y RESTAURACIN DE VERSION: 1.0
PROCEDIMIENTO: DATOS ELECTRNICOS FECHA
APROBACIN:
196
PROCEDIMIENTO:
ATENCIN AL USUARIO
CONTENIDO
197
Procedimiento: Atencin al Usuario
ATENCIN AL USUARIO
Justificacin
52
Cualquier evento que no forma parte de la operacin estndar de un servicio y que causa, o puede causar, una interrupcin o una
reduccin de calidad del mismo.
198
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO ATENCIN AL
SAN MIGUEL DE IBARRA USUARIO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.9
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES APROBACIN:
PGINA:
1. OBJETIVO
Atender y resolver las incidencias de tecnologa de la informacin y comunicacin que causen la
interrupcin en el servicio, reportadas por los usuarios del GAD-I, mediante la atencin oportuna
para que puedan continuar con la ejecucin normal de sus actividades.
2. ALCANCE
Aplica a toda la asistencia tcnica requerida por los funcionarios del GAD-I para el normal
funcionamiento de los equipos de cmputo, comunicaciones y software aplicativo, usados en el
ejercicio de sus funciones. Incluye soporte para:
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
ABREVIATURAS
N TRMINO DEFINICIN
1 TIC Tecnologa de la Informacin y Comunicacin
2 GAD-I Ilustre Municipalidad de Ibarra
DEFINICIONES
N TRMINO DEFINICIN
1 USUARIO Puede ser una unidad administrativa o funcionario de la
Institucin. La comunicacin se hace a travs de llamada
telefnica, correo electrnico, de forma presencial, o por medio
de un oficio.
2 SOPORTE Es un grupo de servicios que proveen asistencia para hardware y
199
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO ATENCIN AL
SAN MIGUEL DE IBARRA USUARIO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.9
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES APROBACIN:
PGINA:
TCNICO software.
4 INCIDENTE Cualquier evento que no forma parte del desarrollo habitual del
servicio y que causa, o puede causar una interrupcin del mismo o
una reduccin de la calidad de dicho servicio. (ITIL)
5 BASE DE DATOS DE Es un tipo especial de base de datos para la gestin del
CONOCIMIENTO conocimiento que provee los medios para la recoleccin,
organizacin y recuperacin computarizada de conocimiento.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N Cdigo Ttulo del Documento
1 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestin Organizacional por
Procesos de la Ilustre Municipalidad de Ibarra.
5. POLTICAS
a) Se atender las solicitudes por orden de peticin, dando prioridad a las peticiones que
impacten de manera sustancial las operaciones y funciones del GAD-I. Se atender
nicamente el soporte tcnico que ayude a las actividades propias del GAD-I.
b) Para la prestacin del servicio, se contar con el soporte del fabricante respectivo, durante
el perodo de garanta para los equipos de cmputo.
c) Si la solicitud ingres mediante una llamada telefnica, en caso de ser posible se guiar al
usuario a travs del telfono para la solucin del problema. Si la solicitud no ingreso con
una llamada telefnica o no pudo ser resuelta remotamente, el tcnico debe desplazarse a la
dependencia y verificar el problema personalmente.
e) Se debe comunicar al usuario que l es el responsable de cuidar los equipos que estn a su
cargo de la siguiente manera:
Evitando ingerir alimentos junto a ellos.
Prendiendo, apagando y manipulando los equipos correctamente.
Evitando descargar archivos y/o visitar sitios que pudieran perjudicar el equipo.
Evitando instalar programas no autorizados.
Verificando que los dispositivos extrables no tengan virus.
200
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO ATENCIN AL
SAN MIGUEL DE IBARRA USUARIO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.9
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES APROBACIN:
PGINA:
6. DIAGRAMA DE FLUJO
201
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO ATENCIN AL
SAN MIGUEL DE IBARRA USUARIO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.9
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES APROBACIN:
PGINA:
ACUDE AL LUGAR
PARA DETERMINAR Acude al lugar del usuario para determinar Asistente de
5
CAUSA DEL la causa del problema mencionado. Tecnologas
INCIDENTE
202
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO ATENCIN AL
SAN MIGUEL DE IBARRA USUARIO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.9
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES APROBACIN:
PGINA:
REGISTRA LAS
Registra las configuraciones y pasos
CONFIGURACIONES
realizados y los archiva en los registros de Asistente de
8 Y PASOS
la Unidad de Hardware y Comunicaciones. Tecnologas
REALIZADOS
Va a la actividad N 11.
TRASLADA EL
EQUIPO A LA UNIDAD Traslada el equipo para su diagnstico a
Asistente de
9 DE HARDWARE Y las instalaciones de la Unidad de Hardware
Tecnologas
COMUNICACIONES y Comunicaciones.
EJECUTA
MANTENIMIENTO Ejecuta el Proceso de Mantenimiento
Asistente de
10 CORRECTIVO DEL Correctivo de Hardware. Ver PRO-3.9.17
Tecnologas
EQUIPO en los Documentos de Referencia.
COMPLETA LA FICHA
Completa la Ficha de Atencin al Usuario
DE ATENCIN AL
con los datos que faltan por registrar y que Asistente de
11 USUARIO Y CIERRA
resultaron del proceso, con esto se da por Tecnologas
EL INCIDENTE
cerrado el incidente. Ver FOR-3.9.9.1
12 FIN
8. CONTROL DE DOCUMENTACIN
CONTROL DE DOCUMENTOS
Cdigo Ttulo del Documento
FOR-3.9.9.1 FORMULARIO DE ATENCIN AL USUARIO.
9. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIN REALIZADO DESCRIPCIN
POR
27/11/2010 1.0 Andrea Rea Creacin de documentos
203
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA FORMULARIO DE ATENCIN
PROCESO: DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA AL USUARIO
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES CDIGO: FOR-3.9.9.1
VERSION: 1.0
PROCEDIMIENTO: ATENCIN AL USUARIO FECHA
APROBACIN:
Tcnico responsable:
Hora inicial: Hora Final:
Diagnstico:
Observaciones:
N de Informe Tcnico:
Problema Solucionado: SI NO PARCIAL
FIRMA JEFE DE
HARDWARE Y
COMUNICACIONES FIRMA TCNICO FIRMA USUARIO
204
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA FORMULARIO DE ATENCIN
PROCESO: DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA AL USUARIO
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES CDIGO: FOR-3.9.9.1
VERSION: 1.0
PROCEDIMIENTO: ATENCIN AL USUARIO FECHA
APROBACIN:
GUA DE LLENADO
Ttulo del Formato: Formato de Formulario de Atencin a Usuarios
Cdigo del Formato: FOR-3.9.9.1
Descripcin de cmo llenar el Formato
N Campo Instruccin
1 N de Incidencia Colocar el nmero de la incidencia.
2 Fecha/Hora de la solicitud Colocar la fecha y hora en que el usuario realiz la
solicitud de atencin.
3 Prioridad para resolver Colocar la prioridad determinada para el incidente:
ALTA, MEDIA, BAJA
4 Direccin/Jefatura Colocar el nombre de la Direccin y Jefatura a la que
pertenece el usuario.
5 Telfono/Extensin Colocar el Telfono y la Extensin de la oficina del
usuario.
6 Atencin solicitada por Colocar el nombre de quien solicita la atencin.
7 Correo Institucional Colocar el correo institucional de quien solicit el
soporte.
8 Estado de la solicitud Colocar y actualizar el estado de la incidencia:
Terminado, Activo, En proceso.
9 Descripcin del problema Realizar una descripcin acerca del incidente.
10 Tcnico responsable Colocar el nombre del tcnico responsable de atender
la incidencia.
11 Hora inicial Colocar la hora en la que se empez a atender la
incidencia.
12 Hora final Colocar la hora en que se finaliz la atencin de la
incidencia.
13 Diagnstico Colocar el diagnstico realizado al incidente.
14 Observaciones Colocar alguna observacin si aplica.
15 Descripcin del Trabajo Colocar la descripcin del trabajo realizado para
Realizado resolver la incidencia.
16 N de Informe tcnico Colocar el nmero de informe tcnico, en caso de
que se lo haya realizado.
17 Problema Solucionado Colocar una X en una de las siguientes casillas: SI,
NO o PARCIAL.
18 Firma Jefe de Hardware y Firma del Jefe de Hardware y Comunicaciones.
Comunicaciones
19 Firma Tcnico Firma del Tcnico responsable.
20 Firma Usuario Firma de usuario.
205
PROCEDIMIENTO:
AMPLIACIN DE LA RED DE
VOZ Y DATOS
CONTENIDO
206
Procedimiento: Ampliacin de la Red de Voz y Datos
Justificacin
207
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO AMPLIACIN DE
SAN MIGUEL DE IBARRA LA RED DE VOZ Y DATOS
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.10
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.3
FECHA
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES APROBACIN:
PGINA:
1. OBJETIVO
Planear, disear e implementar expansin de la red de comunicaciones mediante el anlisis de la
topologa, la infraestructura, el trfico de la red, entre otros; para aumentar su cobertura, satisfacer
los requerimientos de conectividad de los usuarios internos y externos del GAD-I ofrecindoles el
acceso a los servicios de red.
2. ALCANCE
Aplica a las redes de voz y datos del GAD-I.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
ABREVIATURAS
N TRMINO DEFINICIN
1 TIC Tecnologas Informticas y Comunicaciones
2 GAD-I Gobierno Autnomo Descentralizado de Ibarra
3 ISO International Organization for Standardization (Organizacin
Internacional para la Estandarizacin)
DEFINICIONES
N TRMINO DEFINICIN
1 CONFIGURAR Elegir y definir entre distintas opciones de las caractersticas
de un software o hardware, con el fin de obtener un programa
o equipo personalizado o para poder ejecutarlo correctamente.
2 MAPA DE RED Es una representacin grfica de todas las computadoras y
dispositivos en una red, que muestra cmo estn conectados
entre s.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N Ttulo del Documento
1 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestin Organizacional por Procesos de la Ilustre
Municipalidad de Ibarra
2 Manual de Funciones
5. POLTICAS
a) Siempre que se realice un cambio en las configuraciones de los equipos, stas se deben
respaldar. Los respaldos no deben almacenarse junto con los respaldos de datos (cdigo
fuente, base de datos) por motivos de seguridad de la informacin de configuracin de los
equipos.
208
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO AMPLIACIN DE
SAN MIGUEL DE IBARRA LA RED DE VOZ Y DATOS
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.10
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.3
FECHA
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES APROBACIN:
PGINA:
d) Todos los componentes principales de la red, incluyendo los servidores, deben ser
configurados para enviar las alertas al sistema administrador.
209
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO AMPLIACIN DE
SAN MIGUEL DE IBARRA LA RED DE VOZ Y DATOS
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.10
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.3
FECHA
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES APROBACIN:
PGINA:
6. DIAGRAMA DE FLUJO
210
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO AMPLIACIN DE
SAN MIGUEL DE IBARRA LA RED DE VOZ Y DATOS
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.10
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.3
FECHA
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES APROBACIN:
PGINA:
Responsable de
ANALIZA LA
Analiza la situacin actual y los Hardware y
SITUACIN ACTUAL Y
3 requerimientos de red del usuario Comunicaciones.
LOS REQUERIMIENTOS
solicitante. Administrador de
DE RED
Red
Responsable de
Si la solicitud es factible, ir a la Hardware y
EL PEDIDO ES
4 actividad N 6. Caso contrario ir a la Comunicaciones.
FACTIBLE?
actividad N 5. Administrador de
Red
Informa al usuario los motivos por los
INFORMA AL USUARIO
cuales se niega la solicitud a travs de
5 LOS MOTIVOS DE Director de TIC
Memo. Va a la actividad N 19.
NEGAR EL PEDIDO
Responsable de
Si se requiere elaborar proyecto ir a la Hardware y
SE REQUIERE
6 actividad N 8. Caso contrario ir a la Comunicaciones.
ELABORAR PROYECTO?
actividad N 7. Administrador de
Red
Responsable de
LLENA EL Llena el Formulario de Expansin de Hardware y
7 FORMULARIO DE Red. Ver FOR-3.9.10.1. Va a la Comunicaciones.
EXPANSIN DE RED actividad N 9. Administrador de
Red
Plantea y documenta la solucin en el
Proyecto de Red, para ello:
211
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO AMPLIACIN DE
SAN MIGUEL DE IBARRA LA RED DE VOZ Y DATOS
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.10
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.3
FECHA
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES APROBACIN:
PGINA:
212
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO AMPLIACIN DE
SAN MIGUEL DE IBARRA LA RED DE VOZ Y DATOS
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.10
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.3
FECHA
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES APROBACIN:
PGINA:
Instala el Software.
Responsable de
REALIZA PRUEBAS DE Realiza las pruebas de funcionamiento Hardware y
16 FUNCIONAMIENTO Y y conectividad de las instalaciones Comunicaciones.
CONECTIVIDAD realizadas. Administrador de
Red
Responsable de
Si las pruebas son exitosas va a la Hardware y
LAS PRUEBAS SON
17 actividad N 18. Caso Contrario regresa Comunicaciones.
EXITOSAS?
a la actividad N 15. Administrador de
Red
Documenta las configuraciones
DOCUMENTA LAS Asistente de
realizadas a los equipos, respalda estas
18 ACTIVIDADES Tecnologas
configuraciones, actualiza el mapa de
REALIZADAS Informticas
red.
19 FIN
8. CONTROL DE LA DOCUMENTACIN
CONTROL DE DOCUMENTOS
Cdigo Ttulo del Documento Procedimiento
FOR-3.9.10.1 FORMULARIO DE EXPANSIN DE RED
FOR-3.9.3.1 FORMATO DE PROYECTO TECNOLGICO PRO-3.9.3
9. ANEXOS
N/A
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIN REALIZADO DESCRIPCIN
POR
02/12/2010 1.0 Andrea Rea Creacin del documento
213
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA FORMULARIO DE EXPANSIN
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA DE RED
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES CDIGO: FOR-3.9.10.1
VERSION: 1.0
AMPLIACIN DE LA RED DE VOZ Y
PROCEDIMIENTO: FECHA
DATOS
APROBACIN:
Inspeccin:
Institucin: . Dependencia: ..
Coordenadas: ...
Instalacin:
214
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA FORMULARIO DE EXPANSIN
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA DE RED
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES CDIGO: FOR-3.9.10.1
VERSION: 1.0
AMPLIACIN DE LA RED DE VOZ Y
PROCEDIMIENTO: FECHA
DATOS
APROBACIN:
EQUIPOS INSTALADOS
MATERIALES USADOS:
TOPOLOGA DE LA RED
Fecha:..
Versin:..
215
PROCEDIMIENTO:
ADMINISTRACIN DEL
RENDIMIENTO Y FALLAS DE LA RED
CONTENIDO
216
Procedimiento: Administracin del Rendimiento y Fallas de la Red
Justificacin
Con este procedimiento se cumple la Norma de Control Interno en el punto 410-09
MANTENIMIENTO Y CONTROL DE LA INFRAESTRUCTURA TECNOLGICA y el
punto 410-12 ADMINISTRACIN DE SOPORTE DE TECNOLOGA DE INFORMACIN.
217
PROCEDIMIENTO
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
ADMINISTRACIN DEL
SAN MIGUEL DE IBARRA
RENDIMIENTO Y FALLAS DE RED
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.11
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES APROBACIN:
PGINA:
1. OBJETIVO
Optimizar la prestacin del servicio de conectividad a los usuarios internos y externos del GAD-I,
mediante el monitoreo del rendimiento, deteccin y correccin de fallas de la red institucional, para
proveer de un correcto y ptimo funcionamiento de la misma.
2. ALCANCE
Aplica a la red de voz y datos del GAD-I.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
ABREVIATURAS
N TRMINO DEFINICIN
1 TIC Tecnologas Informticas y Comunicaciones
2 GAD-I Gobierno Autnomo Descentralizado de Ibarra
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N Ttulo del Documento
1 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestin Organizacional por Procesos de la Ilustre
Municipalidad de Ibarra
2 Manual de Funciones
5. POLTICAS
a) Para realizar el monitoreo de la red se debe contar con una herramienta informtica que
apoye en la recoleccin de informacin.
b) Una alarma debe ser detectada casi en el instante de haber sido emitida para poder atender
el problema de una forma inmediata.
c) El monitoreo de la red deber ser permanente, para ello se deber revisar el software de
monitoreo todos los das.
d) Todas las soluciones que se encuentren a los problemas de rendimiento y fallas de red,
debern ser documentados y almacenados, para que se encuentren a disposicin de
cualquier funcionario de la Direccin que pueda necesitarlo en un futuro.
218
PROCEDIMIENTO
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
ADMINISTRACIN DEL
SAN MIGUEL DE IBARRA
RENDIMIENTO Y FALLAS DE RED
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.11
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES APROBACIN:
PGINA:
6. DIAGRAMA DE FLUJO
219
PROCEDIMIENTO
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
ADMINISTRACIN DEL
SAN MIGUEL DE IBARRA
RENDIMIENTO Y FALLAS DE RED
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.11
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES APROBACIN:
PGINA:
INVESTIGA LA
Investiga la forma de solucionar la falla o
FORMA DE Administrador de
7 problema encontrado.
SOLUCIONAR Red
220
PROCEDIMIENTO
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
ADMINISTRACIN DEL
SAN MIGUEL DE IBARRA
RENDIMIENTO Y FALLAS DE RED
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.11
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES APROBACIN:
PGINA:
11 FIN
8. CONTROL DE DOCUMENTACIN
CONTROL DE DOCUMENTOS
Cdigo Ttulo del Documento
FOR-3.9.11.1 FICHA DE RENDIMIENTO Y FALLAS DE RED
9. ANEXOS
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIN REALIZADO DESCRIPCIN
POR
03/12/2010 1.0 Andrea Rea Creacin del documento
221
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA BITCORA DE RENDIMIENTO Y
PROCESO: DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA FALLAS DE LA RED
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SUB HARDWARE Y COMUNICACIONES CDIGO: FOR-3.9.11.1
PROCESO:
VERSION: 1.0
PROCEDIMI ADMINISTRACIN DEL RENDIMIENTO Y FALLAS
FECHA
ENTO: DE LA RED
APROBACIN:
Institucin: . Dependencia: ..
Diagnstico:_____________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Observaciones: ____________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Trabajo Realizado:
222
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA BITCORA DE RENDIMIENTO Y
PROCESO: DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA FALLAS DE LA RED
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SUB HARDWARE Y COMUNICACIONES CDIGO: FOR-3.9.11.1
PROCESO:
VERSION: 1.0
PROCEDIMI ADMINISTRACIN DEL RENDIMIENTO Y FALLAS
FECHA
ENTO: DE LA RED
APROBACIN:
EQUIPOS INSTALADOS/REMPLAZADOS
223
Procedimiento: Administracin de Servidores
PROCEDIMIENTO:
ADMINISTRACIN DE
SERVIDORES
CONTENIDO
224
Procedimiento: Administracin de Servidores
ADMINISTRACIN DE SERVIDORES
La administracin adecuada de los equipos servidores del GAD-I es muy importante para la entrega
correcta y oportuna de los servicios como: red interna, internet, acceso a aplicaciones, correo
electrnico, gestin documental, entre otros.
Objetivo:
Administrar los servidores mediante el anlisis, configuracin, puesta en marcha, monitoreo
y mantenimiento de los mismos para garantizar su correcto funcionamiento y la entrega
adecuada de servicios.
Justificacin
225
PROCEDIMIENTO
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
ADMINISTRACIN DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
SERVIDORES
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.12
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES APROBACIN:
PGINA:
1. OBJETIVO
Administrar los servidores mediante el anlisis, configuracin, puesta en marcha, monitoreo y
mantenimiento de los mismos para garantizar su correcto funcionamiento y la entrega adecuada de
servicios.
2. ALCANCE
Este proceso tiene como alcance la instalacin, configuracin, monitoreo y mantenimiento de los
servidores del Data Center de la Direccin de TIC del GAD-I.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
ABREVIATURAS
N TRMINO DEFINICIN
1 TIC Tecnologa de la Informacin y Comunicacin
2 GAD-I Ilustre Municipalidad de Ibarra
DEFINICIONES
N TRMINO DEFINICIN
1 DATA CENTER Conjunto de recursos fsicos, lgicos y humanos que se necesitan
para organizar, ejecutar y controlar las actividades informticas de
una empresa.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N Ttulo del Documento
1 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestin Organizacional por Procesos de la
Ilustre Municipalidad de Ibarra
5. POLTICAS
226
PROCEDIMIENTO
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
ADMINISTRACIN DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
SERVIDORES
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.12
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES APROBACIN:
PGINA:
6. DIAGRAMA DE FLUJO
227
PROCEDIMIENTO
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
ADMINISTRACIN DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
SERVIDORES
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.12
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES APROBACIN:
PGINA:
228
PROCEDIMIENTO
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
ADMINISTRACIN DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
SERVIDORES
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.12
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES APROBACIN:
PGINA:
229
PROCEDIMIENTO
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
ADMINISTRACIN DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
SERVIDORES
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.12
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES APROBACIN:
PGINA:
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIN REALIZADO DESCRIPCIN
POR
12/12/2011 1.0 Andrea Rea Creacin del Documento
230
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA
LISTADO DE SERVIDORES
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES CDIGO: FOR-3.9.12.1
VERSION: 1.0
PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIN DE SERVIDORES FECHA
APROBACIN:
LISTADO DE SERVIDORES
DIRECCION SOFTWARE SERVICIOS
SERVIDOR NOMBRE TIPO
IP INSTALADO INSTALADOS
GUA DE LLENADO
Ttulo del Formato: Listado de Servidores
Cdigo del Formato: FOR-3.9.12.1
Descripcin de cmo llenar el Formato
N Campo Instruccin
1 Servidor Colocar la descripcin fsica del servidor.
2 Direccin IP Colocar la/s direccin/es IP asignadas al servidor
3 Software Instalado Listar el software instalado en el servidor.
4 Servicios Instalados Listar los servicios instalados en el servidor
5 Nombre Colocar el nombre del servidor.
6 Tipo Fsico o virtual
231
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA BITCORA DE MONITOREO Y
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA MANTENIMIENTO DE SERVIDORES
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES CDIGO: FOR-3.9.12.2
VERSION: 1.0
PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIN DE SERVIDORES FECHA
APROBACIN:
Software Utilizado:
Diagnstico:
Observaciones:
EQUIPOS MONITOREADOS
Equipo Marca Modelo N Serie Ubicacin Estado IP
Actividades Realizadas
Equipo Trabajo realizado Estado Actual
232
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA REGISTRO DE USUARIOS
PROCESO: DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y DE SERVIDORES
COMUNICACIN
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES CDIGO: FOR-3.9.12.3
VERSION: 1.0
PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIN DE SERVIDORES
FECHA APROBACIN:
Documento confidencial
GUA DE LLENADO
Ttulo del Formato: Registro de Usuarios y Contraseas de Servidores
Cdigo del Formato: FOR-3.9.12.3
Descripcin de cmo llenar el Formato
N Campo Instruccin
1 Nombre Colocar el nombre y apellido del usuario
2 Direccin Colocar la Direccin a la que pertenece el usuario
3 Unidad Colocar la Unidad a la que pertenece el usuario
4 Usuario Colocar el nombre de usuario asignado
5 Fecha Registro Colocar la fecha en la que se registr al usuario
6 Fecha Caducidad Colocar la fecha de caducidad de la clave
7 Correo Colocar el correo institucional del usuario
8 Tipo Colocar el tipo de usuario: operador o administrador
9 Descripcin del perfil de usuario Colocar la descripcin del perfil y permisos a los que tiene el usuario.
233
Procedimiento: Gestin de Licencias de Software Adquirido
PROCEDIMIENTO:
GESTIN DE LICENCIAS DE
SOFTWARE ADQUIRIDO
CONTENIDO
234
Procedimiento: Gestin de Licencias de Software Adquirido
Es importante mantener un registro de las licencias de software adquirido para poder administrarlas
de mejor manera y conocer el perodo de la licencia, en que mquinas est instalada, quien es el
usuario responsable, entre otros.
Justificacin
235
PROCEDIMIENTO GESTION DE
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
LICENCIAS DE SOFTWARE
SAN MIGUEL DE IBARRA
ADQUIRIDO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.13
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES APROBACIN:
PGINA:
1. OBJETIVO
Atender las necesidades de licenciamiento de software adquirido, mediante la solicitud al
proveedor, para contar con software legalmente adquirido y actualizado a los requerimientos del
entorno.
2. ALCANCE
Aplica al siguiente software: AutoCadMap 3D, MDT Topografa, Ordenador de Turnos y Antivirus.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
ABREVIATURAS
N TRMINO DEFINICIN
1 TIC Tecnologa de la Informacin y Comunicacin
2 GAD-I Ilustre Municipalidad de Ibarra
DEFINICIONES
N TRMINO DEFINICIN
1 LICENCIA DE Contrato entre el licenciante (autor/titular de los derechos de
SOFTWARE explotacin/distribuidor) y el licenciatario del programa
informtico (usuario consumidor /usuario profesional o empresa),
para utilizar el software cumpliendo una serie de trminos y
condiciones establecidas dentro de sus clusulas.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N Ttulo del Documento
1 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestin Organizacional por Procesos de la Ilustre
Municipalidad de Ibarra
5. POLTICAS
a) Se debe contar, en todo momento, con un registro actualizado de las licencias de software
adquirido.
236
PROCEDIMIENTO GESTION DE
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
LICENCIAS DE SOFTWARE
SAN MIGUEL DE IBARRA
ADQUIRIDO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.13
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES APROBACIN:
PGINA:
6. DIAGRAMA DE FLUJO
237
PROCEDIMIENTO GESTION DE
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
LICENCIAS DE SOFTWARE
SAN MIGUEL DE IBARRA
ADQUIRIDO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.13
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES APROBACIN:
PGINA:
Responsable de
ANALIZA Y VERIFICA Analiza el pedido y verifica la existencia
2 Hardware y
EL PEDIDO de la necesidad
Comunicaciones
EJECUTA EL PEDIDO
Ejecuta la adquisicin de la Licencia de
A TRAVS DE LA Responsable de
Software junto a la Direccin
6 DIRECCIN Hardware y
Administrativa.
ADMINISTRATIVA Comunicaciones
238
PROCEDIMIENTO GESTION DE
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
LICENCIAS DE SOFTWARE
SAN MIGUEL DE IBARRA
ADQUIRIDO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.13
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES APROBACIN:
PGINA:
REGISTRA LA
Responsable de
LICENCIA DE Registra la licencia adquirida. Ver FOR-
10 Hardware y
SOFTWARE 3.9.13.1
Comunicaciones
11 FIN
8. CONTROL DE DOCUMENTACIN
CONTROL DE DOCUMENTOS
Cdigo Ttulo del Documento
FOR-3.9.16.3 LISTADO DE LICENCIAS DE SOFTWARE ADQUIRIDO
9. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIN REALIZADO DESCRIPCIN
POR
23/03/2012 1.0 Andrea Rea Creacin del documento
239
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA LISTADO DE LICENCIAS DE
PROCESO: DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y SOFTWARE ADQUIRIDO
COMUNICACIN
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES CDIGO: FOR-3.9.13.1
PROCEDIMIENTO: GESTION DE LICENCIAS Y ACTUALIZACION DE SOFTWARE VERSION: 1.0
ADQUIRIDO FECHA APROBACIN:
GUA DE LLENADO
Ttulo del Formato: LISTADO DE LICENCIAS DE SOFTWARE ADQUIRIDO
Cdigo del Formato: FOR-3.9.13.1
Descripcin de cmo llenar el Formato
N Campo Instruccin
LISTADO DE LICENCIAS ADQUIRIDAS
1 Nmero de Serie Colocar los tres primeros dgitos de nmero de serie de la licencia seguidos de XXXXX. Esto por motivos
de confidencialidad.
2 Nmero del Cliente Colocar los tres primeros dgitos de nmero asignado al cliente seguidos de XXXXX. Esto por motivos de
confidencialidad.
3 Proveedor Colocar el proveedor de la licencia en el siguiente formato: Empresa-Direccin-Telfono-Persona de
Contacto-correo.
4 Nombre del Producto/ Descripcin Colocar el nombre y/o descripcin del producto
5 Cant. Colocar la cantidad de licencias adquiridas
6 Fecha de inicio Suscripcin Colocar la Fecha de inicio de la suscripcin de la licencia
7 Fecha de fin Suscripcin Colocar la Fecha de fin de la suscripcin de la licencia
Usuarios de Licencia
8 Nombre Usuario Colocar el nombre del usuario de la licencia
9 Direccin IP Colocar la direccin IP del equipo en el que est instalada la licencia
10 Direccin- rea Colocar la Direccin- rea del usuario de la licencia.
240
PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE BIENES
INFORMTICOS
CONTENIDO
241
Procedimiento: Control de Bienes Informticos
Es necesario contar con un control de bienes informticos para conocer en todo momento el
historial de vida de un equipo, en cuanto a hardware y software, as como su ubicacin y
prstamos.
Justificacin
242
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO CONTROL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA BIENES INFORMTICOS
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.14
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES APROBACIN:
PGINA:
1. OBJETIVO
Mantener un inventario de los equipos informticos, mediante el registro de su hoja de vida, para
mejorar el control de los mismos y conocer su estado a nivel de hardware y software en cada
momento.
2. ALCANCE
Aplica a los equipos informticos del GAD-I como son: computador de escritorio, computador
porttil, proyector, impresora, escner.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
ABREVIATURAS
N TRMINO DEFINICIN
1 TIC Tecnologa de la Informacin y Comunicacin
2 GAD-I Ilustre Municipalidad de Ibarra
DEFINICIONES
N TRMINO DEFINICIN
1 ALTA DE EQUIPO Ingreso o inscripcin del equipo en los registros de inventario.
2 BAJA DE EQUIPO Registrar que un equipo ha cumplido su tiempo de vida til y no se
lo puede usar ms.
3 HOJA DE VIDA DE Documento en el cual se registran las caractersticas hardware y
EQUIPO software de un equipo durante toda su vida til, as como tambin
los detalles sobre los mantenimientos realizados al mismo.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N Cdigo Ttulo del Documento
1 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestin Organizacional por
Procesos de la Ilustre Municipalidad de Ibarra.
5. POLTICAS
a) La hoja de vida de un equipo informtico, tanto de hardware como de software, debe estar
siempre actualizada.
243
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO CONTROL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA BIENES INFORMTICOS
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.14
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES APROBACIN:
PGINA:
6. DIAGRAMA DE FLUJO
244
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO CONTROL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA BIENES INFORMTICOS
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.14
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES APROBACIN:
PGINA:
245
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO CONTROL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA BIENES INFORMTICOS
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.14
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES APROBACIN:
PGINA:
ENVA EL EQUIPO
Cierra la hoja de vida del equipo Responsable de Hardware y
A ACTIVOS FIJOS
indicando la baja del mismo. Ver Comunicaciones.
7 Y CIERRA SU
FOR-3.9.14.1. Va a la actividad N Asistente de Tecnologas
HOJA DE VIDA
13. Informticas
RECEPTA EL
Responsable de Hardware y
PEDIDO DE
Recepta la solicitud verbal o escrita de Comunicaciones.
8 PRSTAMO DE
prstamo de un equipo informtico. Asistente de Tecnologas
EQUIPO
Informticas
Responsable de Hardware y
Si el equipo est disponible ir a la
HAY EQUIPO Comunicaciones.
9 actividad N12. Caso contrario ir a la
DISPONIBLE? Asistente de Tecnologas
actividad N10.
Informticas
Responsable de Hardware y
AYUDA A BUSCAR Gestiona el prstamo del equipo con
Comunicaciones.
9 EQUIPO EN OTRA otra unidad del GAD-I que tenga
Asistente de Tecnologas
DIRECCIN disponible.
Informticas
Responsable de Hardware y
HAY EXISTE Si existe el equipo en otra unidad ir a
Comunicaciones.
11 EQUIPO la actividad N12. Caso contrario ir a
Asistente de Tecnologas
DISPONIBLE? la actividad N13.
Informticas
Solicita datos al usuario para realizar
Responsable de Hardware y
ENTREGA EQUIPO el prstamo y lo registra en el Registro
Comunicaciones.
12 Y REGISTRA de Prstamo de Equipos. Ver FOR-
Asistente de Tecnologas
PRSTAMO 3.9.14.2
Informticas
13 FIN
8. CONTROL DE DOCUMENTACIN
CONTROL DE DOCUMENTOS
Cdigo Ttulo del Documento
FOR-3.9.14.1 HOJA DE VIDA DE EQUIPOS INFORMTICOS
FOR-3.9.14.2 REGISTRO DE PRSTAMO DE EQUIPOS
FOR-3.9.14.3 INFORME TCNICO PARA BAJA DE EQUIPO INFORMTICO
9. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIN REALIZADO DESCRIPCIN
POR
27/11/2010 1.0 Andrea Rea Creacin de documentos
246
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA
REGISTRO DE PRSTAMO DE EQUIPOS
PROCESO: DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y
COMUNICACIN
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES CDIGO: FOR-3.9.14.1
VERSION: 1.0
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE BIENES INFORMTICOS
FECHA APROBACIN:
GUA DE LLENADO
Ttulo del Formato: Registro de Prstamo de Equipos
Cdigo del Formato: FOR-3.9.14.1
Descripcin de cmo llenar el Formato
N Campo Instruccin
DATOS DE USUARIO
1 Nombre Colocar el nombre del responsable a quien se le prest el equipo
2 Direccin/ Entidad Colocar la Direccin o Entidad a la que pertenece el usuario
3 Celular Colocar el celular de contacto del usuario
DATOS DEL EQUIPO
4 Equipo Colocar el nombre y/o descripcin breve del equipo prestado
5 Cdigo Colocar cdigo del equipo, en caso de tener
DATOS DEL PRSTAMO
6 Fecha Colocar la fecha del prstamo dd/mm/aaaa
7 Tiempo Colocar el tiempo de prstamo del equipo en horas, das, semanas, etc.
8 Motivo Colocar el motivo para el cual solicita el usuario el equipo
9 Direccin Prestante Colocar el nombre de la Direccin prestante en caso de no ser la Direccin de TIC
10 Nombre Responsable Colocar el nombre de la persona responsable del equipo en la Direccin prestante, en caso de no
ser la Direccin de TIC
247
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA HOJA DE VIDA DE
PROCESO: DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y EQUIPO INFORMTICO
COMUNICACIN
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES CDIGO: FOR-3.9.14.2
VERSION: 1.0
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE BIENES INFORMTICOS
FECHA APROBACIN:
CONFIGURACIN SOFTWARE
Software Nombre Versin Software Nombre Versin
Sistema operativo Multimedia
Ofimtica Navegador
Lector PDF
Antivirus
248
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA HOJA DE VIDA DE
PROCESO: DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y EQUIPO INFORMTICO
COMUNICACIN
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES CDIGO: FOR-3.9.14.2
VERSION: 1.0
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE BIENES INFORMTICOS
FECHA APROBACIN:
REGISTRO DE MANTENIMIENTOS
N Problema Solucin Fecha ingreso Hora ingreso Fecha retiro Hora retiro
GUA DE LLENADO
Ttulo del Formato: Hoja de Vida de Equipo Informtico
Cdigo del Formato: FOR-3.9.16.2
Descripcin de cmo llenar el Formato
N Campo Instruccin
DATOS DEL EQUIPO
1 Equipo Colocar el nombre del equipo
2 Marca Colocar marca del equipo
3 Nmero de serie Colocar el nmero de serie del equipo
4 Nmero de inventario Colocar el nmero de inventario del equipo
5 Configuracin del Hardware Colocar la configuracin del hardware del equipo de acuerdo a Marca, Modelo, Capacidad,
Velocidad y Serial.
6 Configuracin del Software Colocar la configuracin del software del equipo de acuerdo al nombre del software y versin
instalada.
REGISTRO DE MANTENIMIENTOS
7 N Nmero ascendente
8 Problema Describir el problema encontrado en el equipo
9 Solucin Describir la solucin aplicada al problema
10 Fecha Ingreso Colocar la fecha de ingreso del equipo a la Unidad de Hardware y Comunicaciones
11 Hora Ingreso Colocar la hora de ingreso del equipo a la Unidad de Hardware y Comunicaciones
12 Fecha retiro Colocar la fecha de retiro del equipo de la Unidad de Hardware y Comunicaciones
13 Hora retiro Colocar la hora de retiro del equipo de la Unidad de Hardware y Comunicaciones
249
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA INFORME TCNICO PARA BAJA
PROCESO: DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y DE EQUIPO INFORMTICO
COMUNICACIN
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES CDIGO: FOR-3.9.14.3
VERSION: 1.0
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE BIENES INFORMTICOS
FECHA APROBACIN:
CONFIGURACIN HARDWARE
Equipo/ dispositivo Marca Modelo Velocidad Capacidad Serial
250
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA INFORME TCNICO PARA BAJA
PROCESO: DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y DE EQUIPO INFORMTICO
COMUNICACIN
SUB PROCESO: HARDWARE Y COMUNICACIONES CDIGO: FOR-3.9.14.3
VERSION: 1.0
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE BIENES INFORMTICOS
FECHA APROBACIN:
GUA DE LLENADO
Ttulo del Formato: Informe Tcnico para baja de Equipo Informtico
Cdigo del Formato: FOR-3.9.14.3
Descripcin de cmo llenar el Formato
N Campo Instruccin
DATOS DEL EQUIPO
1 Equipo Colocar el nombre del equipo
2 Marca Colocar marca del equipo
3 Nmero de serie Colocar el nmero de serie del equipo
4 Nmero de inventario Colocar el nmero de inventario del equipo
5 Nombre y cargo del responsable de Nombre y cargo del funcionario responsable que valor el equipo
la valuacin
6 Valor estimado Valor actual estimado del equipo
7 Estado actual del equipo Colocar un visto en una de las siguientes opciones: Funciona, No Funciona, Reparable
8 Recomendado para Colocar un visto en una de las siguientes opciones: Baja, Donacin, Repuesto
9 Motivo Colocar un visto en una de las siguientes opciones: Daado, Desuso, Reparable
10 Observaciones Colocar alguna aclaracin u observacin del informe.
11 Configuracin del Hardware Colocar la configuracin actual del hardware del equipo de acuerdo a Marca, Modelo,
Capacidad, Velocidad y Serial.
251
PROCEDIMIENTO:
CONTENIDO
252
Procedimiento: Gestin de la Seguridad de la Informacin y Continuidad del Servicio
Justificacin
Con este procedimiento se cumple la Norma de Control Interno 410-10 SEGURIDAD DE
TECNOLOGA DE INFORMACIN que establece que la Direccin de TIC deber establecer
mecanismos que protejan y salvaguarden contra prdidas y fugas los medios fsicos y la
informacin que se procesa mediante sistemas informticos; as como el punto 410-11 PLAN DE
CONTINGENCIAS que establece la definicin de un plan de acciones a tomar en caso de una
emergencia o suspensin en el procesamiento de la informacin por problemas en los equipos,
programas o personal.
253
FORMULACIN Y MONITOREO
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
DEL PLAN DE SEGURIDAD Y
SAN MIGUEL DE IBARRA
CONTINGENCIAS
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.15
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
HARDWARE Y COMUNICACIONES
SUB PROCESO: APROBACIN:
SOFTWARE E INTERNET
PGINA:
1. OBJETIVO
Reducir y mitigar los riesgos de TI mediante la definicin de un plan de seguridad y contingencias
para garantizar la seguridad de la informacin y la continuidad de las operaciones de los elementos
considerados crticos que componen los Sistemas de Informacin del GAD-I
2. ALCANCE
Este procedimiento tiene como alcance la definicin y mantenimiento de procedimientos reactivos o
proactivos para garantizar la seguridad de la informacin y la continuidad de los servicios que
administra la Direccin de TIC del GAD-I.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
ABREVIATURAS
N TRMINO DEFINICIN
1 TIC Tecnologa de la Informacin y Comunicacin
2 GAD-I Ilustre Municipalidad de Ibarra
3 POA Plan Operativo Anual
DEFINICIONES
N TRMINO DEFINICIN
1 PLAN DE SEGURIDAD Instrumento de gestin que contiene medidas tcnicas,
Y CONTINGENCIAS humanas y organizativas necesarias para garantizar la
seguridad y la continuidad del negocio y las operaciones de
una institucin ante una posible falla de los sistemas
informticos.
2 AMENAZA Cualquier cosa que pueda interferir con el funcionamiento
adecuado de los equipos de computacin, o causar la difusin
no autorizada de informacin almacenada en los mismos.
Ejemplo: Fallas de suministro elctrico, virus, saboteadores o
usuarios descuidados.
3 RIESGO Posibilidad que una amenaza se materialice, utilizando
vulnerabilidad existente en un activo o grupos de activos,
generndose prdidas o daos.
254
FORMULACIN Y MONITOREO
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
DEL PLAN DE SEGURIDAD Y
SAN MIGUEL DE IBARRA
CONTINGENCIAS
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.15
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
HARDWARE Y COMUNICACIONES
SUB PROCESO: APROBACIN:
SOFTWARE E INTERNET
PGINA:
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N Cdigo Ttulo del Documento
1 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestin Organizacional por
Procesos de la Ilustre Municipalidad de Ibarra
5. POLTICAS
6. DIAGRAMA DE FLUJO
255
FORMULACIN Y MONITOREO
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
DEL PLAN DE SEGURIDAD Y
SAN MIGUEL DE IBARRA
CONTINGENCIAS
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.15
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
HARDWARE Y COMUNICACIONES
SUB PROCESO: APROBACIN:
SOFTWARE E INTERNET
PGINA:
256
FORMULACIN Y MONITOREO
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
DEL PLAN DE SEGURIDAD Y
SAN MIGUEL DE IBARRA
CONTINGENCIAS
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.15
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
HARDWARE Y COMUNICACIONES
SUB PROCESO: APROBACIN:
SOFTWARE E INTERNET
PGINA:
53
Hace referencia al mantenimiento que se le debe dar al Plan.
54
Tecnologa de la Informacin y Comunicacin
257
FORMULACIN Y MONITOREO
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
DEL PLAN DE SEGURIDAD Y
SAN MIGUEL DE IBARRA
CONTINGENCIAS
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.15
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
HARDWARE Y COMUNICACIONES
SUB PROCESO: APROBACIN:
SOFTWARE E INTERNET
PGINA:
258
FORMULACIN Y MONITOREO
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
DEL PLAN DE SEGURIDAD Y
SAN MIGUEL DE IBARRA
CONTINGENCIAS
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.15
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
HARDWARE Y COMUNICACIONES
SUB PROCESO: APROBACIN:
SOFTWARE E INTERNET
PGINA:
8. CONTROL DE DOCUMENTACIN
CONTROL DE DOCUMENTOS
Cdigo Ttulo del Documento
FOR-3.9.15.1 FORMATO PLAN DE SEGURIDAD Y CONTINGENCIAS
FOR-3.9.15.2 PLAN DE TRABAJO DE SIMULACRO
FOR-3.9.15.3 EVALUACIN SIMULACRO
FOR-3.9.15.4 LISTA DE VERIFICACIN
FOR-3.9.15.5 REGISTRO DE CONTINGENCIAS
259
FORMULACIN Y MONITOREO
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
DEL PLAN DE SEGURIDAD Y
SAN MIGUEL DE IBARRA
CONTINGENCIAS
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.15
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
HARDWARE Y COMUNICACIONES
SUB PROCESO: APROBACIN:
SOFTWARE E INTERNET
PGINA:
9. ANEXOS
TABLA DE ANEXOS
NMERO TTULO
ANEXO A METODOLOGA PARA ANALIZAR EL RIESGO EN INFORMTICA
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIN REALIZADO DESCRIPCIN
POR
15/10/2011 1.0 Andrea Rea Creacin del documento base.
260
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PLAN DE SEGURIDAD Y
SAN MIGUEL DE IBARRA CONTINGENCIAS DE TIC
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: FOR-3.9.15.1
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
HARDWARE Y COMUNICACIONES FECHA
SUB PROCESO:
SOFTWARE E INTERNET APROBACIN:
FORMULACIN Y MONITOREO DEL
PROCEDIMIENTO: PLAN DE SEGURIDAD Y PGINA:
CONTINGENCIAS
1. OBJETIVO
Colocar el objetivo que se quiere lograr con la definicin del Plan de Seguridad y
Contingencias.
2. ALCANCE
Colocar el alcance de aplicacin del Plan de Seguridad y Contingencias.
3. POLTICAS DE SEGURIDAD
Listar cada una de las polticas de seguridad planteadas por la Direccin de TIC.
4. COMIT DE CONTINGENCIAS
Es un grupo de personas organizadas para enfrentar los riesgos informticos de forma rpida
minimizando la prdida del servicio en la entidad.
6. SERVICIOS PRESTADOS
Describir los servicios prestados por la Direccin de TIC.
7. ACTIVOS CRTICOS
Listar los activos crticos de acuerdo al Anlisis de Riesgo realizado siguiendo el proceso.
PERODO
ACTIVO TIPO ACEPTABLE DE NECESARIO PARA
INTERRUPCIN RECUPERACIN
8. DIRECTORIO DE FUNCIONARIOS
Colocar el directorio de todos los funcionarios de la Direccin de TIC de acuerdo a:
261
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PLAN DE SEGURIDAD Y
SAN MIGUEL DE IBARRA CONTINGENCIAS DE TIC
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: FOR-3.9.15.1
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
HARDWARE Y COMUNICACIONES FECHA
SUB PROCESO:
SOFTWARE E INTERNET APROBACIN:
FORMULACIN Y MONITOREO DEL
PROCEDIMIENTO: PLAN DE SEGURIDAD Y PGINA:
CONTINGENCIAS
Escenario de Contingencia:
Antes de la Contingencia
Estrategia a aplicar:
N DESCRIPCIN ACTIVIDAD INSTRUCTIVO RESPONSABLE
Durante de la Contingencia
Estrategia a aplicar:
N DESCRIPCIN ACTIVIDAD INSTRUCTIVO RESPONSABLE
Despus de la Contingencia
Estrategia a aplicar:
N DESCRIPCIN ACTIVIDAD INSTRUCTIVO RESPONSABLE
262
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA PLAN DE TRABAJO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA DE SIMULACRO
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
HARDWARE Y COMUNICACIONES CDIGO: FOR-3.9.15.2
SUB PROCESO:
SOFTWARE E INTERNET VERSION: 1.0
FECHA
FORMULACIN Y MONITOREO DEL APROBACIN:
PROCEDIMIENTO: PLAN DE SEGURIDAD Y
PGINA:
CONTINGENCIAS
263
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA PLAN DE TRABAJO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA DE SIMULACRO
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
HARDWARE Y COMUNICACIONES CDIGO: FOR-3.9.15.2
SUB PROCESO:
SOFTWARE E INTERNET VERSION: 1.0
FECHA
FORMULACIN Y MONITOREO DEL APROBACIN:
PROCEDIMIENTO: PLAN DE SEGURIDAD Y
PGINA:
CONTINGENCIAS
GUA DE LLENADO
Ttulo del Formato: Plan de Trabajo de Simulacro
Cdigo del Formato: FOR-3.9.15.2
Descripcin de cmo llenar el Formato
N Campo Instruccin
1 Nmero Coloque el nmero ascendente del Plan de Simulacro.
2 Fecha Coloque la Fecha en que se realiz la Planificacin.
3 Objetivo Coloque el propsito y lo que se quiere lograr con el
simulacro.
4 Alcance Defina la magnitud del simulacro, las reas que se
involucraran y los componentes del Plan de Seguridad y
Contingencias que se quiere probar.
5 Duracin prevista del Coloque la duracin en horas y minutos en la que se
simulacro prev realizar el simulacro, en formato hh:mm.
6 Lugar de Realizacin Coloque el lugar o lugares donde se dar el simulacro.
7 Fecha y Hora de Coloque la fecha y hora previstas para iniciar el
Ejecucin simulacro.
8 Equipo y Roles de Coloque los nombres y cargos de los participantes del
Trabajo simulacro.
Nombre
Cargo
Direccin/rea
Funciones dentro del simulacro
264
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA
EVALUACIN DE SIMULACRO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
HARDWARE Y COMUNICACIONES CDIGO: FOR-3.9.15.3
SUB PROCESO:
SOFTWARE E INTERNET VERSION: 1.0
FECHA
FORMULACIN Y MONITOREO DEL APROBACIN:
PROCEDIMIENTO: PLAN DE SEGURIDAD Y PGINA:
CONTINGENCIAS
Capacitacin
Existi capacitacin al personal en el Plan de Seguridad y
Contingencias
La capacitacin y/o entrenamiento del personal fue el adecuado
Porque?
2.- DURANTE
Participacin
La participacin del personal fue activa
La participacin del personal fue mediana
La participacin del personal fue baja
Porque?
265
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA
EVALUACIN DE SIMULACRO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
HARDWARE Y COMUNICACIONES CDIGO: FOR-3.9.15.3
SUB PROCESO:
SOFTWARE E INTERNET VERSION: 1.0
FECHA
FORMULACIN Y MONITOREO DEL APROBACIN:
PROCEDIMIENTO: PLAN DE SEGURIDAD Y PGINA:
CONTINGENCIAS
3.- DESPUS
Se cumpli la planificacin del simulacro
Se cumpli el tiempo planificado
Se cumpli el objetivo
Se siguieron las polticas establecidas en la planificacin del
simulacro
Se cumplieron las funciones establecidas en el planificacin del
simulacro
SEALE LAS PRINCIPALES DIFICULTADES Y LIMITACIONES
ENCONTRADAS PARA LA EJECUCIN DEL SIMULACRO
OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO
266
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA
EVALUACIN DE SIMULACRO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
HARDWARE Y COMUNICACIONES CDIGO: FOR-3.9.15.3
SUB PROCESO:
SOFTWARE E INTERNET VERSION: 1.0
FECHA
FORMULACIN Y MONITOREO DEL APROBACIN:
PROCEDIMIENTO: PLAN DE SEGURIDAD Y PGINA:
CONTINGENCIAS
GUA DE LLENADO
Ttulo del Formato: Evaluacin del Simulacro
Cdigo del Formato: FOR-3.9.15.3
Descripcin de cmo llenar el Formato
N Campo Instruccin
1 Nmero Colocar el nmero de la evaluacin
2 N Plan Colocar el nmero de la planificacin de simulacro a la
que hace referencia
3 Hora de Inicio Colocar la hora de inicio del simulacro
4 Hora de Fin Colocar la hora de fin del simulacro
5 Duracin prevista Colocar la duracin prevista para el simulacro
6 Duracin Real Colocar la duracin verdadera del simulacro
7 Escenario Describa el escenario establecido en la planificacin del
simulacro
8 Aspectos a Evaluar Califique cada uno de los aspectos colocando una X en
la casilla correspondiente (SI | NO) en caso de
cumplirse. Llene los campos "Porque" por cada aspecto
que no se cumpla.
9 Seale las principales Colocar las observaciones o incidencias que se dieron
dificultades y durante el simulacro.
limitaciones encontradas
para la ejecucin del
simulacro
10 Calificacin del Coloque una X en la calificacin del simulacro de
Simulacro acuerdo a la siguiente escala:
EXCELENTE
MUY BUENO
BUENO
REGULAR
DEFICIENTE
MUY DEFICIENTE
267
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA
LISTA DE VERIFICACIN
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
HARDWARE Y COMUNICACIONES CDIGO: FOR-3.9.15.4
SUB PROCESO:
SOFTWARE E INTERNET VERSION: 1.0
FORMULACIN Y MONITOREO DEL FECHA
PROCEDIMIENTO: PLAN DE SEGURIDAD Y APROBACIN:
CONTINGENCIAS PGINA:
LISTA DE VERIFICACIN
Fecha:
Responsable:
SUMINISTROS Y NMERO
MEDIDA UBICACIN
RECURSOS PLAN DISPONIBLE
Extintor
Listados telefnicos
Copias del Plan
Manuales de Operacin
OBSERVACIONES
NOTA: Los suministros colocados son a manera de ejemplo. Se debern colocar los
suministros y recursos definidos en el Plan.
GUA DE LLENADO
Ttulo del Formato: Lista de Verificacin
Cdigo del Formato: FOR-3.9.15.4
Descripcin de cmo llenar el Formato
1 Fecha: Coloque la fecha en la que se realiza la verificacin
2 Responsable: Coloque el nombre y cargo del responsable que realiz la
verificacin.
3 Suministros Liste los suministros y recursos que deben estar disponibles en base
y recursos: al Plan de Seguridad y Contingencias.
4 Medida: Coloque la medida del recurso en caso de que aplique, por ejemplo
metros.
5 Ubicacin Defina el lugar donde se encuentra el suministro
6 Nmero Plan: Coloque la cantidad de suministros o recursos establecidos en
el Plan.
Disponible: Coloque la cantidad de suministros o recursos
disponibles el momento de la verificacin.
268
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA
REGISTRO DE CONTINGENCIAS
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
HARDWARE Y COMUNICACIONES CDIGO: FOR-3.9.15.5
SUB PROCESO:
SOFTWARE E INTERNET VERSION: 1.0
FORMULACIN Y MONITOREO DEL FECHA
PROCEDIMIENTO: PLAN DE SEGURIDAD Y APROBACIN:
CONTINGENCIAS PGINA:
REGISTRO DE CONTINGENCIAS
Nmero:
Fecha Inicio: Fecha Final:
Hora inicio: Hora Final:
Datos de la Contingencia
Activos Afectados Amenazas encontradas Daos producidos
Desarrollo
Actividades realizadas
Clasificacin de la Contingencia:
Solucionado: Si No Parcial
Describa porque no se solucion:
Facilidad de Deteccin: Fcil Mediana Difcil
Facilidad de Solucin: Fcil Mediana Difcil
Gravedad de Daos Ocasionados: Baja Mediana Alta
Se encontr toda la informacin en el
Plan de Si No Parcial
Contingencias:
Describa que informacin falt:
Registro
Responsable del Registro:
Fecha Hora del Registro:
269
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA
REGISTRO DE CONTINGENCIAS
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
HARDWARE Y COMUNICACIONES CDIGO: FOR-3.9.15.5
SUB PROCESO:
SOFTWARE E INTERNET VERSION: 1.0
FORMULACIN Y MONITOREO DEL FECHA
PROCEDIMIENTO: PLAN DE SEGURIDAD Y APROBACIN:
CONTINGENCIAS PGINA:
GUA DE LLENADO
Ttulo del Formato: Registro de Contingencias
Cdigo del Formato: FOR-3.9.15.5
Descripcin de cmo llenar el Formato
N Campo Instruccin
1 Nmero Coloque el nmero de la contingencia
2 Fecha Inicio Coloque la fecha en que inici la contingencia en formato
dd/mm/aaaa
3 Fecha Final Coloque la fecha en que finaliz la contingencia en formato
dd/mm/aaaa
4 Hora Inicio Coloque la hora en que inici la contingencia en formato hh:mm
5 Hora Final Coloque la hora en que finaliz la contingencia en formato
hh:mm
Datos de la Contingencia
6 Activos afectados Liste todos los activos afectados.
7 Amenazas encontradas Liste todas las amenazas encontradas.
8 Daos producidos Liste los daos producidos por las amenazas.
Responsables de Ejecucin del Plan
9 Nombre Coloque el nombre del funcionario
10 Cargo Coloque el cargo del funcionario
11 Responsabilidad Coloque la responsabilidad del funcionario dentro de la gestin
de la contingencia
Desarrollo
12 Actividades desarrolladas Liste de forma general las actividades desarrolladas para superar
la contingencia.
Clasificacin de la contingencia
13 Solucionado Seleccione una de las siguientes opciones: SI, NO, PARCIAL.
14 Describa porque no se En caso de seleccionar SI o PARCIAL describa el porqu.
solucion
15 Facilidad de Deteccin Califique la facilidad de deteccin de la amenaza en base a:
Fcil, Mediana o Difcil.
16 Facilidad de Solucin Califique la facilidad de solucin de la amenaza en base a: Fcil,
Mediana o Difcil.
17 Gravedad de daos Califique la gravedad de daos ocasionados a la entidad por
ocasionados parte de la amenaza en base a: Alta, Mediana o Baja.
18 Se encontr toda la Indique si se encontr toda la informacin necesaria en el Plan
informacin en el Plan de de Contingencia: SI, NO, PARCIAL.
Contingencias
19 Describa que informacin Describa que informacin no encontr en el Plan de
falt Contingencias
Registro
20 Responsable del Registro Coloque el nombre y cargo del funcionario que realiz el
registro de la contingencia.
21 Fecha y Hora del Registro Coloque la fecha y hora del registro.
270
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA
ANEXO A: METODOLOGA PARA
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO: ANALIZAR EL RIESGO EN
INFORMACIN Y COMUNICACIN
INFORMTICA
HARDWARE Y COMUNICACIONES
SUB PROCESO:
SOFTWARE E INTERNET
FORMULACIN Y MONITOREO DEL PLAN
PROCEDIMIENTO: PGINA:
DE SEGURIDAD Y CONTINGENCIAS
HOJA 1: ACTIVOS DE TI
Perodo Perodo
Ubicacin
Valorac Probabilidad
Tipo encia de para la
in de Falla
de uso interrupci recupera
n cin Nivel
SERVICIOS [S]
DATOS-
INFORMACIN [D]
APLICACIONES
[SW]
INSTALACIONES [I]
PERSONAL [P]
EQUIPOS
INFORMTICOS
[HW]
REDES DE
COMUNICACIONES
[COM]
SOPORTES DE
INFORMACIN
[SI]
EQUIPAMIENTO
AUXILIAR
[AUX]
271
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA
ANEXO A: METODOLOGA PARA
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO: ANALIZAR EL RIESGO EN
INFORMACIN Y COMUNICACIN
INFORMTICA
HARDWARE Y COMUNICACIONES
SUB PROCESO:
SOFTWARE E INTERNET
FORMULACIN Y MONITOREO DEL PLAN
PROCEDIMIENTO: PGINA:
DE SEGURIDAD Y CONTINGENCIAS
Donde:
ACTIVOS: identificar cada uno de ellos y colocar su nombre. Para ayuda referirse al
Anexo B: Tipos de Activos de Tecnologa de la Informacin.
UBICACIN: Colocar Interno o Externo de acuerdo a la ubicacin fsica del activo.
VALORACIN: Para la valoracin de activos usar la escala de valoracin de la siguiente
tabla:
FRECUENCIA DE USO: Coloque la frecuencia de uso ya sea diario, cada semana, entre
otros.
PERODO ACEPTABLE DE INTERRUPCIN: Coloque el perodo en horas.
PERODO NECESARIO PARA LA RECUPERACIN: Coloque el perodo en horas.
PROBABILIDAD DE FALLA: 3-Alta, 2-Media, 1-Baja.
Luego de llenar estos datos para cada uno de los activos identificados, la herramienta calcular
automticamente el Nivel del Activo de acuerdo a lo siguiente:
3 3 6 9
2 2 4 6 CRITICO
Valoracin
1 1 2 3 NO
CRITICO
0 0 0 0
1 2 3
Probabilidad de Falla
Valoracin definida para el Nivel de
Activo
Fuente: Propia
272
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA
ANEXO A: METODOLOGA PARA
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO: ANALIZAR EL RIESGO EN
INFORMACIN Y COMUNICACIN
INFORMTICA
HARDWARE Y COMUNICACIONES
SUB PROCESO:
SOFTWARE E INTERNET
FORMULACIN Y MONITOREO DEL PLAN
PROCEDIMIENTO: PGINA:
DE SEGURIDAD Y CONTINGENCIAS
Se deben identificar las amenazas de los activos crticos, lo que les puede ocurrir y causar dao.
Para ello se deber llenar la Hoja 2: Amenazas y Activos de la herramienta, el cual tiene el
siguiente formato:
Donde:
ACTIVO: Colocar los nombres de los activos CRITICOS que resultaron de la Hoja 1 de la
herramienta.
AMENAZAS: Colocar las amenazas a las que est expuesto el ACTIVO. Un ejemplo de
posibles amenazas se puede consultar en el Anexo C: Posibles Amenazas.
VALORACIN DE LA AMENAZA: Para la valoracin de la amenaza, se debe estimar
cun vulnerable es el activo en cuanto a degradacin 55 y frecuencia56. Luego se deber
colocar en la tabla la valoracin respectiva.
Una vez valorada la degradacin del activo y la frecuencia de la amenaza, la herramienta calcular
automticamente el riesgo al que est expuesto el activo de acuerdo a lo siguiente:
55
Cun perjudicado resultara el activo.
56
Cada cunto se materializa la amenaza.
273
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA
ANEXO A: METODOLOGA PARA
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO: ANALIZAR EL RIESGO EN
INFORMACIN Y COMUNICACIN
INFORMTICA
HARDWARE Y COMUNICACIONES
SUB PROCESO:
SOFTWARE E INTERNET
FORMULACIN Y MONITOREO DEL PLAN
PROCEDIMIENTO: PGINA:
DE SEGURIDAD Y CONTINGENCIAS
4 3 2 1
FRECUENCIA
DEGRADACIN
4 ALTO [16] ALTO [12] MEDIO [8] BAJO [4]
3 ALTO [12] ALTO [9] MEDIO [6] BAJO [3]
2 MEDIO [8] MEDIO [6] MEDIO [4] BAJO [2]
1 BAJO [4] BAJO [3] BAJO [2] BAJO [1]
Para definir un escenario, se deber describir una situacin futura, que podra resultar como
consecuencia de la exposicin de un activo a una amenaza especfica. Escribir el escenario junto al
activo y a la amenaza en la hoja 3 de la herramienta:
Fuente: Propia
NOTA: Para la definicin del escenario se podrn unir dos o ms amenazas, ya que el dao que
ocasione una, puede ser consecuencia del dao que ocasione otra.
1. Definir Estrategias
Son aquellas estrategias a tomar antes (preventivas), durante (de emergencia) y despus (de
recuperacin) de que se d una contingencia. De forma general, las estrategias pueden ser:
De organizacin.
De elementos tcnicos (software o hardware).
De seguridad fsica.
De polticas de personal.
274
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA
ANEXO A: METODOLOGA PARA
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO: ANALIZAR EL RIESGO EN
INFORMACIN Y COMUNICACIN
INFORMTICA
HARDWARE Y COMUNICACIONES
SUB PROCESO:
SOFTWARE E INTERNET
FORMULACIN Y MONITOREO DEL PLAN
PROCEDIMIENTO: PGINA:
DE SEGURIDAD Y CONTINGENCIAS
Donde:
ESCENARIO: Colocar los escenarios definidos en la Hoja 3.
ESTRATEGIAS: Colocar las estrategias que se definan para
o Antes de la Contingencia: Definir las estrategias de prevencin, mitigacin,
preparacin, alerta frente a las amenazas que se usaron para definir el escenario.
Estas comprendern el Plan de Seguridad.
o Durante la Contingencia: Definir las estrategias a poner en marcha para atender la
contingencia en caso de darse y asegurar la continuidad del servicio, evitando que
el usuario detecte la falla.
o Despus de la Contingencia: Definir las estrategias de recuperacin o
rehabilitacin del servicio a su estado normal, pero hay que tomar en cuenta que
las acciones a aplicar en este caso pueden ser: graduales, intermedias o inmediatas.
TIPO: Seleccionar uno de los valores de acuerdo al tipo de estrategia: Prevencin,
Atencin o Recuperacin.
RECURSOS NECESARIOS
Colocar los recursos necesarios para poner en marcha esa estrategia. Aqu se incluirn
recursos fsicos, humanos, tecnolgicos.
La siguiente tabla, muestra de manera general, algunas estrategias dependiendo del activo:
ESTRATEGIAS
GENERALES SERVICIOS DATOS/INFORMACIN
Organizacin de la seguridad: roles, Control de Acceso. Control de Acceso.
comits. Registro de Firma Electrnica.
Poltica corporativa de seguridad de la Actualizaciones. Registro de actuaciones.
informacin. Registro de Registro de incidencias.
Gestin de privilegios: adjudicacin, Incidencias. Polticas de obtencin y
revisin y terminacin Plan de resguardo de Respaldos.
Procedimientos de escalado y gestin Continuidad. Deteccin y
de incidencias Data Center de Recuperacin.
Procedimientos de continuidad de contingencia. Cifrado (preventivo)
operaciones: emergencia y Copias impresas de la
recuperacin. documentacin.
Auditora, registro (certificacin) y Copia remota de datos.
acreditacin del sistema. Clonacin de discos.
Manejo de redundancia
en almacenamiento.
APLICACIONES (software) COMUNICACIONES EQUIPOS (hardware)
Proteccin frente a cdigo daino: Plan de Seguridad fsica:
virus, troyanos, puertas traseras, etc. continuidad. inventario, control de
Control de acceso. Garantas de entradas-salidas.
Registro de actuaciones. integridad. Seguridad del SSOO:
Procesamiento Manual. Cifrado. configuracin,
Establecer controles de intentos no Control de mantenimiento
275
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
SAN MIGUEL DE IBARRA
ANEXO A: METODOLOGA PARA
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO: ANALIZAR EL RIESGO EN
INFORMACIN Y COMUNICACIN
INFORMTICA
HARDWARE Y COMUNICACIONES
SUB PROCESO:
SOFTWARE E INTERNET
FORMULACIN Y MONITOREO DEL PLAN
PROCEDIMIENTO: PGINA:
DE SEGURIDAD Y CONTINGENCIAS
276
PROCEDIMIENTO:
CAPACITACIN EN TECNOLOGA
DE LA INFORMACIN Y
COMUNICACIN
CONTENIDO
277
CAPACITACIN EN TECNOLOGA DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIN
Para poder satisfacer las necesidades de formacin de los funcionarios de la Direccin de TIC y de
los funcionarios de las otras reas, es necesario implementar un procedimiento de Capacitacin, que
permita mejorar su desempeo en el mbito laboral con respecto a las Tecnologas de la
Informacin y Comunicacin.
Justificacin
Con este procedimiento se cumple la Norma de Control Interno en su punto 410-15
CAPACITACIN INFORMTICA el cual establece que se debern identificar las necesidades
de capacitacin y estas se debern formular en un Plan de Capacitacin.
278
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO CAPACITACIN
SAN MIGUEL DE IBARRA EN TIC
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.16
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
SUB PROCESO: APROBACIN:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
PGINA:
10. OBJETIVO
Generar y fortalecer conocimientos en Tecnologas de la Informacin y Comunicacin mediante la
aplicacin de seminarios, talleres y cursos de capacitacin para que los funcionarios del GAD-I
mejoren su desempeo personal y profesional.
11. ALCANCE
Inicia en la deteccin de la necesidad de capacitacin en TIC y finaliza en la evaluacin del plan de
capacitacin definido para satisfacer esa necesidad.
ABREVIATURAS
N TRMINO DEFINICIN
1 GAD-I Gobierno Autnomo Descentralizado San Miguel de Ibarra
DEFINICIONES
N TRMINO DEFINICIN
1 CUESTIONARIO Documento impreso que contiene preguntas dirigidas a obtener
informacin sobre conocimientos, habilidades, opiniones acerca de
aspectos del trabajo que desempea la persona o la institucin.
2 ENCUESTA Actividad que consiste en recoger informacin aplicando un
cuestionario previamente diseado en el que las respuestas se dan
por escrito.
3 ENTREVISTA Obtener informacin a travs de un dilogo entre el entrevistador y
el empleado. Es comn entrevistar tambin al jefe directo del
empleado para preguntarle en qu considera que deben capacitarse
sus subordinados.
4 OBSERVACIN Consiste en observar la conducta en el trabajo y detectar las
deficiencias que indican la necesidad de capacitar.
DOCUMENTOS INTERNOS
N Cdigo Ttulo del Documento
Instructivo de Trabajo para Elaborar Documentos.
14. POLTICAS
Para las capacitaciones en tecnologa a los funcionarios del GAD-I que no sean parte de la
Direccin de TIC, se considerar inicialmente que los funcionarios de la Direccin sean
quienes entreguen la capacitacin. En caso de no ser posible, se buscar capacitadores
externos.
279
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO CAPACITACIN
SAN MIGUEL DE IBARRA EN TIC
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.16
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
SUB PROCESO: APROBACIN:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
PGINA:
280
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO CAPACITACIN
SAN MIGUEL DE IBARRA EN TIC
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.16
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
SUB PROCESO: APROBACIN:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
PGINA:
RESPONSABL
N ACTIVIDAD DESCRIPCIN
E
281
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO PROCEDIMIENTO CAPACITACIN
SAN MIGUEL DE IBARRA EN TIC
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA CDIGO: PRO-3.9.16
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN VERSION: 1.0
FECHA
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
SUB PROCESO: APROBACIN:
INFORMACIN Y COMUNICACIN
PGINA:
Identifican:
Director de TIC.
EVALAN EL PLAN Los resultados obtenidos de cada
6 Responsables de
DE CAPACITACIN participante en la capacitacin.
rea.
Nuevos temas de capacitacin.
7 FIN
CONTROL DE DOCUMENTOS
Cdigo Ttulo del Documento
FOR-3.9.16.1 FORMATO PLAN DE CAPACITACIN
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIN REALIZADO POR DESCRIPCIN
17/07/2012 1.0 Andrea Rea Creacin del Documento
282
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
PLAN DE CAPACITACIN
SAN MIGUEL DE IBARRA
INFORMTICO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN CDIGO: FOR-3.9.16.1
VERSION: 1.0
DIRECCIN Y ORGANIZACIN
SUB PROCESO: FECHA
TECNOLGICA
APROBACIN:
PROCEDIMIENTO: CAPACITACIN EN TIC PGINA:
1. OBJETIVO GENERAL
Para que se quiere hacer el plan. Que se quiere lograr. Debe interpretar adecuadamente la
necesidad u oportunidad que tratar de atender.
2. ALCANCE
El alcance o rea de competencia define los lmites del plan. Decidir qu es lo que est dentro
o fuera de los lmites del plan determinar la cantidad de trabajo que se necesitar realizar.
3. JUSTIFICACIN
Implica saber, porqu se quiere hacer el plan, cules son los motivos e impacto que va a tener.
Explicar la prioridad y urgencia del problema para el que se busca solucin y justificar por
qu este plan que se formula es la propuesta de solucin ms adecuada o viable para
resolverlo.
4. DIAGNSTICO REALIZADO
Realizar un resumen del diagnstico realizado y las necesidades de capacitacin encontradas en el
siguiente cuadro:
ALCANCE
ENTREVISTA/ REA/ NECESIDAD DE
(Personal, PRIORIDAD (Alta,
CUESTIONARIO DIRECCIN CAPACITACIN
Grupal, Toda la Media, Baja)
REALIZADO APLICADA DETECTADA
Entidad)
5. TEMAS DE CAPACITACIN
Colocar los temas de capacitacin seleccionados de acuerdo a su prioridad en el siguiente
cuadro:
N de
TIPO
TEMA DE REA/ Personas a
CAPACITADOR/ES CAPACITADOR METAS
CAPACITACIN DIRECCIN Capacitar
(Interno/ Externo)
(aprox.)
283
GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO
PLAN DE CAPACITACIN
SAN MIGUEL DE IBARRA
INFORMTICO
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
PROCESO:
INFORMACIN Y COMUNICACIN CDIGO: FOR-3.9.16.1
VERSION: 1.0
DIRECCIN Y ORGANIZACIN
SUB PROCESO: FECHA
TECNOLGICA
APROBACIN:
PROCEDIMIENTO: CAPACITACIN EN TIC PGINA:
6. RECURSOS
Colocar los recursos materiales, humanos, econmicos y tcnicos necesarios para llevar a
cabo el plan.
7. PRESUPUESTO
8. CRONOGRAMA DE EJECUCIN
FECHA
N ACTIVIDAD FECHA FIN RESPONSABLE
INICIO
284
Captulo 3: Desarrollo de la Propuesta de Control Interno en la Direccin de TIC
A continuacin se realiza una correspondencia entre los puntos de la Norma de Control Interno para
Tecnologa de la Informacin y los procedimientos propuestos en el Captulo 3. Con esta propuesta
se pretende cumplir en un mayor porcentaje con las actividades de control especificadas por la
Norma de Control Interno para TIC.
Se apoya de documentacin aprobada del GAD-I como la Ordenanza Organizacional por Procesos,
Estructura Orgnica Funcional, Manual de Funciones, Reglamento Orgnico Funcional y el
Reglamento Informtico para desarrollo y adquisicin de software, adquisicin de hardware, uso de
internet y mensajera electrnica.
285
Captulo 3: Desarrollo de la Propuesta de Control Interno en la Direccin de TIC
286
Captulo 3: Desarrollo de la Propuesta de Control Interno en la Direccin de TIC
CAPTULO 4
ANLISIS, DISEO E
IMPLEMENTACIN DEL
SISTEMA
Captulo 4: Anlisis, Diseo e Implementacin del Sistema
288
Captulo 4: Anlisis, Diseo e Implementacin del Sistema
289
Captulo 4: Anlisis, Diseo e Implementacin del Sistema
290
Captulo 4: Anlisis, Diseo e Implementacin del Sistema
MDULO DE AUTENTICACIN
MDULO DE MDULO DE
GESTIN DE GESTIN DE MDULO DE
DIRECTORIOS DOCUMENTOS REPORTES
57
Es un listado de los documentos vigentes del sistema de control interno, con nombre, versin vigente y
fecha.
292
Captulo 4: Anlisis, Diseo e Implementacin del Sistema
293
CAPTULO 5
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1. CONCLUSIONES
Captulo 1
295
La Norma ISO/IEC 20000, se basa en el modelo de gestin de procesos Planificar,
Hacer, Verificar y Actuar e ITIL, y propone un conjunto de procesos para la
Administracin de Servicios, los cuales a pesar de ser muy completos, se deberan
aplicar por completo en organizaciones mucho ms grandes.
La Norma NTP ISO/IEC 12207, Procesos de Ciclo de Vida del Software, propone un
conjunto de procesos a seguir para el desarrollo de software, basados en metodologas
tradicionales y no giles; sin embargo muchos de los proceso ofrecen una visin amplia
para la gestin del software durante toda su vida.
Captulo 2
296
La tcnica de diagrama de flujo para el levantamiento de la informacin permite
visualizar de forma clara el flujo de los procesos, determinar cuellos de botella,
actividades que no aportan valor y carga de trabajo de los funcionarios.
Captulo 3
297
En la actualidad existen gran cantidad de metodologas de desarrollo de software, unas
tradicionales y otras giles, sin embargo en una organizacin donde es prioritario el
tiempo en que una aplicacin debe desarrollarse, es necesario reducir el esfuerzo y
tiempo en tareas de documentacin.
5.2. RECOMENDACIONES
Captulo 1
Los indicadores a establecer, deben ser realistas y reflejar lo que realmente su puede
conseguir y medir.
Captulo 2
Durante el levantamiento del proceso, se recomienda hacerlo de forma apartada del lugar
de trabajo del funcionario, para evitar llamadas de usuarios que interrumpen el trabajo.
Para que un proceso quede revisado y aprobado se recomienda realizar varios talleres,
dependiendo de su complejidad. Un proceso no quedar levantado con una sola reunin.
299
Es recomendable, durante las reuniones de levantamiento de procesos, escribir todo los
que se levanta, ya que la memoria es frgil y se pueden olvidar aspectos importantes del
mismo.
Captulo 3
Para la mejora de un proceso, siempre se debe levantar la versin inicial, es decir como
se est ejecutando en la actualidad, y partir de ah para tomar acciones correctivas o de
mejoramiento del mismo.
300
Una vez realizado el levantamiento de procesos y la informacin relacionada con cada
uno de ellos, se debe realizar su difusin a todos los funcionarios en: talleres, charlas y a
travs del uso del sistema informtico desarrollado.
Para que esta propuesta de procesos funcione, es importante, no solo socializarla, sino
tambin que cada uno de los participantes conozca exactamente cul es su
responsabilidad dentro del proceso y la aplique.
Se recomienda hacer una revisin del funcionamiento de los procesos cada mes, de
forma inicial; luego se podr ir ampliando la frecuencia a medida que los funcionarios se
vean ms involucrados en su ejecucin.
En caso de que algn taller o reunin de trabajo se vea postergada por fuerza mayor, se
recomienda realizarla con una demora de uno o dos das para no retrasar el proyecto ni
desalinearse de su objetivo.
301
Es muy importante que el nivel Directivo est al tanto de todo lo que se va realizando
durante el proyecto como avances y dificultades, ya que ser el nico responsable de la
toma de decisiones.
En caso de que en el rea, varias personas desempeen las mismas actividades con el fin
de atender muchos procesos a la vez, es recomendable realizar el levantamiento con la
persona que tenga mayor conocimiento del mismo.
302
GLOSARIO
GLOSARIO DE
TRMINOS
303
GLOSARIO DE TRMINOS
Confidencialidad de la informacin:
Anexo: Documento usado para
propiedad de la informacin, por la que se
mostrar grficos, escaneados, esquemas, tabl
as, entre otros, que estn relacionados con garantiza que est accesible nicamente a
otro documento que les da origen. personal autorizado.
304
Correo electrnico: Buzn de Documento Obsoleto: Documento que no se
305
del mismo orientndolo al logro de los
objetivos. Instructivo: Documento que contiene la
descripcin detallada de cmo realizar una
Formato: Documento preestablecido tarea u operacin especfica.
306
Marco estratgico institucional: est tcnicas, humanas y organizativas necesarias
constituido por la misin, visin, para garantizar la seguridad y la continuidad
307
restaurarlos al momento de haber realizado proceso real como si se estuviese en una
el respaldo. situacin de contingencia.
308
BIBLIOGRAFA
BIBLIOGRAFA
309
BIBLIOGRAFA
310
GAD-I . (2010). Ordenanza que regula la Estructura y Gestin Organizacional por
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Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Pblico y de las
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GENERAL DEL ESTADO - ECUADOR:
http://www.contraloria.gob.ec/normatividad_vigente.asp
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PORTAL TEMARIO TIC. (s.f.). El proceso de desarrollo de Sistemas de Informacin
(DSI). Recuperado el 31 de 08 de 2011, de http://temariotic.wikidot.com/metrica-dsi
SEGU-INFO. (s.f.). Sitio Web que brinda informacin sobre Seguridad de la Informacin.
Recuperado el 13 de 06 de 2011, de http://www.segu-info.com.ar
314
ANEXOS
ANEXOS