DESCRIO DE MACRO PROCESSOS

Viso de Processo > Processo: Venda de Produtos

Empresa: CHAIRME CADEIRAS E SOFS LTDA
Projeto: Melhoria do Processo de Vendas
Processo: Venda de Produtos Dono do Processo: Jos Santos
(jsantos@mail.com)
Verso: 2.0 (data: 12/11/2012) Nivel de Maturidade: Mdio
1. Baixa 1. Raramente muda
2. Mdia 2. Eventualmente muda
Complexidade: Dinmica:
3. Alta 3. Muda com frequncia
4. Muito Alta 4. Altamente dinmico
Consultor:

Entrevistados Perfil Consultores Funo

Executivo de Vendas Analista de Negcio Consultor 1 Entrevistador
Fulano Atendente Consultor 2 Mediador
Beltrano Atendente
Analista de Negcio
Executivo de Vendas / Coordenador

Descrio:

Esse o principal processo da cadeia de valor da empresa. classificado como o processo mais critico da empresa e os
trabalhos de melhoria devem ser prioritariamente concentrados nesse processo

Objetivo:

1. Receber as solicitaes de pedidos de compra

2. Avaliar as informaes nas solicitaes dos produtos;
3. Decidir se novo produto a ser montado ou utilizao de produto em estoque
4. Faturar/Cobrar os clientes
5. Confirmar pagamento
6. Liberar o envio do produto
7. Comunicar o cliente do envio do produto

Metas Relacionadas:

Reduzir em 25% os custos de operao nos prximos 12 meses

Vender 3000 cadeiras por ano

Principais Atividades:

1. Receber Pedidos
2. Faturar Pedidos
3. Entregar Produtos
4. Montar Produto

Fatores de Motivao:

A eficincia ou deficincia na execuo desse processo representa diretamente os resultados da empresa, impactando
diretamente nos resultados de faturamento, desenvolvimento da empresa e sua viabilidade econmica e de mercado.
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rea Responsvel pelo Processo

Marketing (apontado nas reunies)

Atores: [relao de todas as unidades organizacionais e funes que participam na execuo desse processo]
1. Financeiro
a. Clientes (Faturamento)
2. Tcnica
a. Oficina
b. Estoque
3. Marketing
a. Comercial-Vendas (Pedidos via Internet)

Recursos: [descrio dos recursos materiais, de informtica e outros disponveis para a execuo do processo]

1- Sistema do Portal WEB para Entrada de Pedidos

2- Sistema de Correio Eletrnico
3- Telefone
4- Impressoras
5- Sistema Financeiro Pagamentos/Recebimentos
6- Sistema de Estoque

Fatores Crticos: [descrio dos fatores crticos de sucesso e direcionadores do novo Processo]
Input
1. Falta de consolidao das informaes vindas do pedido x estoque

Marketing
1. Necessidade de validao das informaes de pedidos e direcionamento

Tcnica
1. Consulta de informaes de produto em estoque com o sistema de vendas

Financeiro
1. Digitao dos dados do pedido no sistema de pagamento
2. Pagamento restrito a boletos
3. Controle ineficiente sobre os pagamentos

Output
1. Garantia e agilidade na entrega
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Problemas: [os principais problemas do Processo j identificados]

1. Entrada de pedidos sem relacionamento com oficina e estoque

2. Retrabalho/Redigitao dos Dados para Marketing e Financeiro
3. Falta de controle de vendas x estoque
4. Falta de garantia na qualidade dos Dados digitados
5. Dificuldade de entrega nos prazos acordados
6. Sistemas e bases de dados em duplicidade

Indicadores de desempenho: [descrio dos itens relativos ao objetivo que indicam se o Processo est sendo bem
sucedido]

1. Quantidade de Pedidos Recebidos e Atendidos no prazo

2. Quantidade de Pedidos Recebidos e Pagamentos Realizados
3. Tempo total (da solicitao at a entrega)

Fluxo do Processo: [descrio passo a passo das atividades realizadas pelo Processo quando a situao enquadra-se
na regra geral do negcio]

1. Executivo de Vendas - Acessa Caixa de Correio (e-mail)

a. Verifica a entrada de novo pedido
b. Se novo pedido, consulta dados do pedido
i. Confere se produto em estoque
1. Se produto em estoque, encaminha reserva e
a. encaminha pedido para faturamento
2. Se produto sem estoque, encaminha solicitao para oficina e
a. Encaminha pedido para faturamento informando sobre estoque
c. Se no existe pedido encerra

2. Atendente faturamento Acessa caixa de correio (e-mail)

a. Verifica a entrada de novo pedido
i. Se pedido novo
1. Insere dados do pedido no sistema de faturamento
2. Gera boleto de pagamento
3. Envia boleto para o cliente
4. Agenda confirmao de pagamento
ii. Data de confirmao de pagamento
1. Consulta sistema para verificar se boleto pago
a. Se pago envia liberao para estoque e envia para a rea de estoque
contendo a liberao e dados para entrega
b. Se No pago, envia confirmao de cancelamento para o cliente

3. Atendente Estoque Acessa caixa de correio (e-mail)

a. Verifica entrada de liberao de produto (pago)
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i. Se liberao
1. Consulta estoque
a. Se produto pronto
i. Envia para entrega
ii. Insere informao de baixa no sistema de estoque
iii. Envia e-mail para cliente e faturamento informando entrega e prazo
b. Se produto em montagem
i. Comunica faturamento
ii. Agenda verificao posterior de liberao do produto estoque
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Cenrios: [descrio de cenrios de execuo do processo]

1. Pedido com produto em estoque (R+F+E)

2. Pedido sem produto em estoque (R+F+M+E)
3. Pagamento no prazo
4. Pagamento fora do prazo

Tempo: [durao do processo] Aproximado:

Vendas - 20 minutos
Faturamento - 30 minutos
Estoque - 15 minutos
Tcnica - 90 minutos
Handoffs - 20 minutos (mdio entre os processos)

Termos e Definies:

Vide documento: Glossrio.doc

Descrio dos Depsitos/Repositrios: [relao dos depsitos de dados utilizados no processo]

1. Caixa de entrada do e-mail corporativo

2. Sistema de Faturamento
3. Sistema de Controle de Estoque

Descrio dos Relatrios: [relao dos relatrios produzidos no processo]

Mensalmente gerado um relatrio de entrega de produtos.

Informaes Complementares:

A aplicao desenvolvida para venda dos produtos no integrada com o sistema de faturamentos, nem com o
sistema de controle de estoque.

As confirmaes do andamento do processo dependem de troca de e-mail e agenda dos envolvidos no processo.

Pendncias Relacionadas ao To Be:

1. Entrevista com TI
2. Detalhar Interfaces de uso dos sistemas;
3. Detalhar Pontos de Integrao.