GESTION DE DOCUMENTOS EN EL ENTORNO LABORAL

LEY 594 DE 2000

LILI JOHANNA MORERA GARZON

CC N 52732903

TUTOR:
MANUEL IGNACIO SOLORZANO CASTRO

SENA FORMACION VIRTUAL

28 DE JUNIO DE 2017
BOGOTA
 INDUCCION

Con la creacin de la Ley 594 del 2000, el gobierno estableci las reglas y principios que
rigen la funcin archivstica en todo el pas. Inicialmente su mbito de aplicacin para las
entidades pblicas como las privadas con funciones pblicas, pero se aspira que por
medio de un Decreto el gobierno logre llegar a las empresas privadas, con el fin de
unificar el sistema para la organizacin, conocimiento y administracin apropiada de la
informacin.

En la Ley 594 del 2000, se definen conceptos tcnicos que tienen que ver con el
vocabulario archivstico, esto con el propsito de que las empresas se familiaricen con los
trminos y se manejen sin ningn inconveniente. Es muy importante que tanto los
directivos de una empresa como el personal encargado directamente de manejar
archivos, conozcan muy bien los trminos que se manejan en un archivo.

La ley consta de 13 captulos y 50 artculos.

 DESARROLLO

LEY 594 DE 2000

POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE
DICTAN OTRAS DISPOSICIONES

EL CONGRESO DE COLOMBIA
DECRETA:

TITULO I
OBJETO, MBITO DE APLICACIN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y
PRINCIPIOS GENERALES.

La funcin de esta Ley es establecer las reglas y todo lo concerniente a la funcin

archivstica del Estado Colombiano. Esta se aplica a la administracin Pblica, a las
Entidades Privadas que tienen funciones pblicas y otros organismos.
Definiciones:
Archivo: Es un conjunto de documentos que se acumulan en un proceso natural por una
persona o Entidad pblica o privada. Tambin puede ser la institucin que est encargada
de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.
Archivo pblico: Son los documentos que le pertenecen a entidades pblicas o privadas
que prestan servicios pblicos.
Archivo privado de inters pblico: es aquel que tiene un valor histrico dado por el
legislador, y representa un inters para todas las personas por tener este un carcter
cultural, cientfico e investigativo.
Archivo total: es el proceso integral del ciclo vital de los documentos.
Documento de archivo: es el registro de informacin que recibe o produce una entidad
pblica o privada en sus funciones o actividades.
Funcin archivstica: son las actividades relacionadas con la funcin de archivar, esta
funcin abarca la creacin del documento, la eliminacin o su conservacin.
Gestin documental: Es el conjunto de actividades administrativas que consisten en
planificar, organizar y manejar la documentacin que las entidades reciben o producen,
con el fin de facilitar su uso y su conservacin.
Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o
cultural.
Soporte documental: son los medios que contienen la informacin segn los materiales
que se usan, pueden ser sonoros, audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos.

Tabla de retencin documental: listados de series con sus respectivos tipos documentales
a los cuales se les asignan el tiempo de permanencia en cada ciclo vital del documento.

Documento original: Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y

caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Los principios generales que rigen la funcin archivstica son:

Fines de los archivos: es disponer de la informacin organizada con el fin de que esta
sirva en la administracin de servicio al ciudadano y como fuente de la historia.

Importancia de los archivos: son importantes para la administracin y la cultura porque

ellos sirven para tomar decisiones pues tienen la funcin de ser antecedentes.

Institucionalidad e instrumentalidad: los documentos institucionalizan cualquier decisin

administrativa y los archivos son esenciales para la gestin administrativa, econmica,
poltica y cultural del Estado y la administracin de justicia, son testimonio de los hechos
y de las obra, documentan las personas, los derechos y las instituciones.

Responsabilidad: los servidores pblicos son responsables de la organizacin,

conservacin, uso y manejo de los documentos.

Direccin y coordinacin: El Archivo General de la nacin es la entidad encargada del

direccionamiento y coordinar la funcin archivstica, esta va de la mano del Estado para
salvaguardar el patrimonio documental de la nacin.

Administracin y acceso: Es una obligacin del Estado la administracin de los archivos

pblicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones
que establezca la Ley.

Racionalidad: Los archivos actan como elementos fundamentales de la racionalidad de

la administracin pblica y como agentes dinamizadores de la accin estatal.

Modernizacin: El Estado propugnar por el fortalecimiento de la infraestructura y la

organizacin de sus sistemas de informacin
 Funcin de los archivos: Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una funcin
probatoria, garantizadora y perpetuadora.

Manejo y aprovechamiento de los archivos: Los recursos informativos de archivo

responden a la naturaleza de la administracin pblica y a los fines del Estado y de la
sociedad.

Interpretacin: Las disposiciones de la presente Ley y sus decretos reglamentarios se

interpretarn de conformidad con la Constitucin Poltica.

T I T U L O II
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES,
COORDINADORES Y EJECUTORES

El Sistema Nacional de Archivos Es un conjunto de instituciones archivsticas articuladas

entre s, las cuales promueven el desarrollo de centros de informacin. Al Sistema
Nacional de Archivos lo Integran el Archivo General de la Nacin, el cual orientar y
coordinar el Sistema Nacional de Archivos; los archivos de las entidades del Estado en
sus diferentes niveles de la organizacin administrativa, territorial y por servicios. Los
Archivos Privados tambin hacen parte del Sistema Nacional de Archivos.
El Sistema Nacional de Archivos se desarrollar bajo los principios de unidad normativa,
descentralizada administrativamente y operativamente, tambin bajo los principios de
coordinacin, concurrencia y subsidiariedad. Buscar esencialmente que la funcin
archivstica sea moderna y homognea y propiciar la cooperacin e integracin de los
archivos.
Los proyectos de las instituciones del Sistema Nacional de Archivos se acordarn y
ejecutarn segn la normatividad y los principios de participacin, cooperacin,
descentralizacin y autonoma.
Las entidades que conforman el Sistema Nacional de Archivos, segn su funcin llevar
a cabo los procesos de planeacin y programacin y desarrollarn acciones de asistencia
tcnica, ejecucin, control, seguimiento y coordinacin, de la siguiente manera:
La planeacin y programacin la formulan las instituciones archivsticas de acuerdo con el
Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las
entidades territoriales; tambin, La asistencia tcnica estar a cargo del Archivo General
de la Nacin, los consejos territoriales de archivos, los comits tcnicos, las entidades de
formacin de recurso humano, las asociaciones y las entidades pblicas y privadas que
presten este servicio; de otro lado, la ejecucin, seguimiento y control de los planes y
programas de desarrollo sern responsabilidad de los archivos del orden nacional,
territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado; como paso
final, la coordinacin corresponde al Archivo General de la Nacin.

T I T U L O III
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS

Los archivos desde el punto de vista de su jurisdiccin y competencia se clasifican en

Archivo General de la Nacin, Archivo General del Departamento, Archivo General del
Municipio y Archivo General del Distrito. El Archivo General de la Nacin tendr las
funciones sealadas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas
en la presente Ley.
Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en Archivos de entidades del
orden nacional, Archivos de entidades del orden departamental, Archivos de entidades
del orden distrital, Archivos de entidades del orden metropolitano, Archivos de entidades
del orden municipal, Archivos de entidades del orden local, Archivos de las nuevas
entidades territoriales que se creen por ley y Archivos de los territorios indgenas, que se
crearn cuando la ley los desarrolle.
Los archivos segn la organizacin del Estado son: Archivos de la Rama Ejecutiva,
Archivos de la Rama Legislativa, Archivos de la Rama Judicial, Archivos de los rganos
de Control y Archivos de los Organismos Autnomos. La creacin de los archivos
contemplados en los artculos 8 y 9 de la presente ley, as como los archivos de los
organismos de control y de los organismos autnomos ser de carcter obligatorio.

TITULO IV
ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS

El Estado est obligado a la creacin, organizacin, preservacin y control de los

archivos teniendo en cuenta su procedencia, orden y normatividad archivstica, por tal
motivo, es responsabilidad de la administracin pblica la gestin y administracin de sus
archivos. Tambin es obligacin de la Administracin Publica proveer de lugares
adecuados para el almacenamiento de los archivos, los cuales desde su creacin deben
someterse a las especificaciones tcnicas establecidas para dichas instalaciones.
Los Archivos Pblicos son de propiedad del Estado, por esto, l puede disponer de ellos y
por ser un Bien Pblico no pueden ser transferidos por ningn medio a otra u otras
personas; por otra parte, el Estado mediante requisitos expedidos por El Archivo General
de la Nacin puede contratar a personas naturales, entidades y dems entidades idneas
para que velen por el bien de los Archivos Pblicos e histricos.
Es obligacin de los servidores pblicos, una vez retirados de sus funciones, entregar los
archivos inventariados, segn los direccionamientos dados por El archivo General de la
Nacin, en el caso de irregularidades el servidor debe afrontar su responsabilidad. En el
caso de las entidades que tienen a cargo el cuidado del Archivo Publico, los Secretarios
Generales o los funcionarios administrativos, tienen la obligacin y responsabilidad de que
los archivos y documentos conserven su veracidad, autenticidad y fidelidad de la
informacin, as como la prestacin de los servicios archivsticos.
Los funcionarios de Archivo tienen que ser profesionales y tener tica, pues la labor de
conservar y poner a disposicin del pblico los archivos del Estado, suponen que estos se
sometan a los lineamientos de la constitucin. Las entidades que tengan a su cargo el
Archivo deben capacitar al personal que trabaje en l, dichas capacitaciones estn a
cargo del Archivo General de la Nacin. Las entidades del Estado pueden recurrir a
medios tecnolgicos para la adecuacin del Archivo, para esto se deben realizar estudios
tcnicos, ambientales, operacionales y de seguridad que optimicen la organizacin
archivstica de los documentos. Los archivos que hayan sido reproducidos digitalmente,
sonoramente, o de cualquier otra forma, siguen gozando de validez al igual que las
reproducciones, y no pueden ser destruidos, en especial si son Archivo Histrico. En el
caso de que las entidades pblicas se acaben o sean fusionadas, estas tienen la
obligacin de entregar su Archivo a la nueva entidad con la que se fusionen o al ministerio
a la cual estn adscritas.

TITULO V
GESTIN DE DOCUMENTOS

Las entidades pblicas deben disear programas de gestin documental que obedezcan a
los procesos y principios archivsticos. Dentro de los programas de gestin documental
se puede recurrir a la tecnologa, por lo tanto los archivos y documentos que se obtengan
de esto siguen gozando de autenticidad segn los requisitos exigidos por las leyes
procesales.
La gestin de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos
tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la
recuperacin y la disposicin final de los documentos. Formacin de archivos: Teniendo
en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos se clasifican en:

Archivo de Gestin: Comprende toda la documentacin que es sometida a continua

utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados.
Archivo Central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos
de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen
teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en
general.
Archivo Histrico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos
de archivo de conservacin permanente.
Las entidades del Estado estn en la obligacin de elaborar y emplear tablas de retencin
documental. El ministerio de Cultura a travs del Archivo general de la nacin y de la
entidad correspondiente fijaran los tiempos de retencin, organizacin y conservacin de
las historias clnicas, documentos contables, historias laborales y documentos notariales,
lo mismo ocurrir con los archivos producidos por entidades privadas que presten
servicios pblicos. Tambin es obligatorio de las entidades de la Administracin Publica
inventaren sus archivos para asegurar el control de los documentos en sus diferentes
fases.

TITULO VI
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

Todas las personas pueden revisar el Archivo Publico y a que se le den copias, a no ser
que este sea de carcter Reservado. Las autoridades responsables de los archivos
pblicos y privados deben garantizar el derecho a la intimidad, a la familia, al buen
nombre, a la honra y dems derechos protegidos por la ley. La reserva legal sobre
cualquier documento cesar a los treinta aos de su expedicin. Cumplidos stos, el
documento por este slo hecho no adquiere el carcter histrico y podr ser consultado
por cualquier ciudadano, y la autoridad que est en su posesin adquiere la obligacin de
expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo. En el caso de que los
documentos histricos presenten deterioro, las instituciones estarn en la obligacin de
dar la informacin que estos contengan de una forma que no afecte el bienestar de los
documentos, por tal razn esta gozara de autenticidad.

TITULO VII
SALIDA DE DOCUMENTOS

Slo por motivos legales las entidades del Estado podrn autorizar la salida temporal de
los documentos de archivo. En el caso de los documentos histricos, el jefe de archivo
autorizar de manera excepcional la salida de estos y velar por la conservacin del
mismo, para que haya salida de archivo histrico se debe tener los siguientes trminos:
Motivos legales, procesos tcnicos y exposiciones culturales. En el caso de que el archivo
se encuentre fuera del territorio nacional, la salida del mismo la autorizar el Archivo
General de la Nacin, contando con una autorizacin legal.
 TITULO VIII
CONTROL Y VIGILANCIA

El Archivo General de la Nacin podr hacer visitas a las entidades del Estado, con el fin
de verificar que esta ley se est cumpliendo, y en el caso de que hayan irregularidades,
esta Entidad podr pedir a la entidad de que empiece con los correctivo o tambin podr
trasladar el caso a los rganos de control para identificar a los responsables de las
anomalas. El archivo General de la Nacin ejercer control y vigilancia sobre los
documentos de inters cultural y poseedores de dichos documentos. El Archivo General
de la Nacin fijar los criterios y normas tcnicas y jurdicas para hacer efectiva la
creacin, organizacin, transferencia, conservacin y servicios de los archivos pblicos,
teniendo en cuenta lo establecido en esta Ley y sus disposiciones.
El gobierno nacional a travs del Archivo General de la Nacin y las entidades
territoriales tendrn facultades para prevenir y sancionar el incumplimiento de lo sealado
en la presente ley y sus normas reglamentarias, emitiendo las rdenes necesarias para
que se suspendan de inmediato las prcticas que amenacen o vulneren la integridad de
los archivos pblicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y
correctivas; Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las
rdenes impartidas conforme al presente literal ser sancionado por la autoridad que las
profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental,
distrital o municipal, segn el caso, de hasta veinte (20) salarios mnimos legales
mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento; sancionando las
faltas que contra el patrimonio documental sern tenidas como faltas gravsimas cuando
fueren realizadas por servidores pblicos, de conformidad con el artculo 25 de la Ley 200
de 1995; en el caso de que la falta constituya hecho punible por la destruccin o dao del
patrimonio documental o por su explotacin ilegal, de conformidad con lo establecido en
los artculos 218 a 226, 349, 370, 371, y 372 del Cdigo Penal, es obligacin instaurar la
respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a rdenes
de la autoridad de polica ms cercana, sin prejuicio de las sanciones patrimoniales
previstas; en los casos en que se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y
archivos histricos pblicos, stos sern decomisados y puestos a rdenes del Ministerio
de la Cultura. El Estado realizar todos los esfuerzos tendientes a repatriar los
documentos y archivos que hayan sido extrados ilegalmente del territorio colombiano.
 TITULO IX
ARCHIVOS PRIVADOS

Se entiende por Archivo Privado al conjunto de documentos que pertenecen a una

persona natural o jurdica de derecho privado o que presentan servicios privados. El
Estado estimular la organizacin del archivo privado, es as que el Archivo General de la
nacin prestara un servicio especial a las instituciones de investigacin, acadmicas,
tcnicas, empresariales, iglesias, partidos polticos, en fin El Gobierno Nacional
establecer y reglamentar un rgimen de estmulos no tributarios para los archivos
privados declarados de inters cultural, tales como: premios anuales, asistencia tcnica,
divulgacin y pasantas.

En el caso de que una persona tenga un archivo de inters histrico, este deber
inscribirlo en el Archivo general de la Nacin para abrir un registro; cuando se trata de un
archivo de inters cultural, el propietario podr conservarlo pero deber suministrar las
copias que esta entidad le solicite. Para catalogar un archivo como de Inters Cultural, la
Junta directiva del Archivo General de la Nacin y declararlo como tal y una vez
declarado as, entrar a ser parte del Patrimonio Documental Colombiano. El Estado
prohbe a los organismos privados y a las personas naturales o jurdicas propietarias de
documentos declarados de inters cultural: trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la
previa autorizacin del Archivo General de la Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin
de una multa de cien salarios mnimos legales mensuales vigentes; los documentos y
archivos histricos privados declarados de inters cultural, objeto de la exportacin o
sustraccin ilegal, sern decomisados y puestos a orden del Ministerio de la Cultura. El
Estado realizar todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que
hayan sido extrados ilegalmente del territorio colombiano; transferir -a ttulo oneroso o
gratuito; la propiedad, posesin o tenencia de documentos histricos, sin previa
informacin al Archivo General de la Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una
multa de cincuenta salarios mnimos legales mensuales vigentes.

Cuando las entidades pblicas elaboran contratos con personas naturales o jurdicas para
la realizacin de proyectos de cualquier ndole, debern incluir una clusula donde
expresen la obligacin de presentar copias de todos los archivos y documentos que se
produzcan en el desarrollo de dichos proyectos, siempre y cuando no haya violacin de
los derechos de autor.
En el caso de las personas jurdicas que tengan sedes en Colombia, estas estarn
sometidas a las convenciones internacionales y podrn presentar sus archivos al Archivo
General de la Nacin si lo desean.
Los protocolos notariales pertenecen a la Nacin. Los que tengan ms de treinta aos
debern ser transferidos por la correspondiente notara al Archivo General Notarial del
respectivo crculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesora del Archivo General
de la Nacin, tomar las medidas pertinentes.

TITULO X
DONACIN, ADQUISICIN Y EXPROPIACIN

El Archivo General de la Nacin y los archivos histricos pblicos podrn recibir

donaciones, depsitos y legados de documentos histricos, tambin los archivos privados
de carcter histrico declarados de inters pblico, podrn ser adquiridos por la Nacin
cuando el propietario los ofrezca en venta. La adquisicin de archivos privados de
carcter histrico-cultural que se encuentren en peligro de destruccin, desaparicin,
deterioro o prdida podrn ser declarados de Inters pblico y se efectuar su
expropiacin al propietario.

TITULO XI
CONSERVACIN DE DOCUMENTOS

Los archivos de la Administracin Pblica debern implementar un sistema integrado de

conservacin en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos, por tal motivo los
documentos de archivo que sean originales o copias, debern elaborarse en soportes de
comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o
internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nacin.

Los documentos de archivo de conservacin permanente podrn ser copiados en nuevos

soportes. En tal caso deber preverse un programa de transferencia de informacin para
garantizar la preservacin y conservacin de la misma. El Archivo General de la Nacin
dar pautas y normas tcnicas generales sobre conservacin de archivos, incluyendo lo
relativo a los documentos en nuevos soportes.
 TITULO XII
ESTMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSIN O INCREMENTO DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL DE LA NACIN

El Gobierno Nacional establecer premios y estmulos no tributarios para las personas o

instituciones que con sus acciones y trabajos tcnicos, culturales o cientficos contribuyan
a la salvaguarda, difusin o incremento del patrimonio documental del pas, as como a
los autores de estudios histricos significativos para la historiografa nacional elaborados
con base en fuentes primarias. Estos premios y estmulos podrn ser: becas, concursos,
publicaciones, pasantas, capacitacin y distinciones honorficas.

TITULO XIII
DISPOSICIONES FINALES

La Procuradura General de la Nacin y la Contralora General de la Repblica prestarn

todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General del Nacin, para el
cumplimiento de lo preceptuado en esta Ley.

Esta Ley rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga en lo pertinente todas las
disposiciones que le sean contrarias.
 CONCLUSIONES

La ley 594 del 2000 es una ley muy importante, puesto que le permite al Estado
colombiano, a sus entidades pblicas y privadas que prestan servicios pblicos, organizar,
coordinar, reglamentar, producir y manejar los archivos y documentos que se producen en
sus funciones. Adems de presentar las directrices que se deben seguir, nos brinda de
forma clara la conceptualizacin que se maneja a la hora de enfrentarnos a la
organizacin e implementacin de un proceso de gestin documental, adems de esto
nos provee de la informacin correspondiente al manejo que se le debe dar a los archivos
o documentos de importancia histrica o que poseen un inters cultural para nuestra
nacin.

Al mismo tiempo esa ley permite por medio del sistema nacional de archivos que los
ciudadanos podamos tener acceso a algunos documentos de informacin que requiramos
en su momento y as mismo a la proteccin de escritos que sean confidenciales en las
organizaciones.