AO DE LA CONSOLIDACIN DEL MAR DE

GRAU.

NOMBRES: JAIR STEFANO AGURO ZAPATA

CURSO: ADMINISTRACION DE PROYECTOS TIC

TEMA: TAREA SESIN 12 - MATRIZ DE COMUNICACIONES

PROFESOR: NILTON ZAMBRANO SALINAS

2016
TALARA-PERU
 Matriz de Comunicaciones

Qu es la matriz de comunicaciones?

La matriz de comunicaciones es una herramienta de gestin que contiene una descripcin

detallada de todos los requisitos y necesidades de informacin de los participantes del
proyecto y cuya responsabilidad de elaborar e implementar recae sobre el lder del
proyecto.

La matriz es ms que una lista de lo que el proyecto comunica; se trata de una estrategia
que permite enfocar los recursos en las comunicaciones ms importantes. Una buena
matriz de comunicaciones permitir al proyecto y a sus stakeholders recibir informacin
prctica, confiable y sobre todo pertinente en relacin con las necesidades de los
diferentes involucrados que toman sus decisiones y forman sus opiniones con base en las
comunicaciones que reciben.

La matriz de gestin de comunicaciones es creada, distribuida y mantenida de acuerdo a

las decisiones hechas durante el proceso de planeacin de la comunicacin.

Propsito e importancia de la matriz

El propsito de la matriz de comunicaciones es definir los requerimientos de comunicacin

para el proyecto y cmo sern distribuidos. Una buena matriz define los siguientes
aspectos:

- Los requerimientos de comunicacin basados en los roles del proyecto.

- Qu informacin ser comunicada.
- Cmo la informacin ser comunicada.
- Cundo ser distribuida la informacin.
- Quin lleva a cabo la comunicacin.
- Quin recibe la informacin.

La matriz de comunicaciones es una herramienta que juega un rol importantsimo dentro

del proceso de gestin de la comunicacin en los proyectos, puesto que asegura que toda
la informacin sobre el proyecto cumpla con la calidad y amplitud adecuadas, y que llegue
en el momento preciso a los diferentes stakeholders segn sus requerimientos.
Manteniendo a todos los involucrados en la misma lnea, evitando desviaciones y rupturas
durante el ciclo de vida del proyecto.
Cmo se desarrolla una matriz de comunicaciones?

Para desarrollar una matriz de comunicaciones, primero que nada el lder de proyecto
debe determinar quines son los principales interesados y receptores de las
comunicaciones del proyecto, comprender la informacin contenida en el cronograma
para determinar los tiempos de entrega y las comunicaciones del proyecto, y finalmente
conocer las obligaciones internas del proyecto para comunicar tanto a los niveles
ejecutivos como a las otras entidades.

Una vez que el lder del proyecto conoce esta informacin, debe hacer uso de las
herramientas y tcnicas a su alcance para crear la matriz que est acorde a las
necesidades del proyecto y de la organizacin. Para el caso de la matriz de
comunicaciones, la tcnica recomendada es el anlisis de requisitos de comunicacin, la
cul implica identificar las necesidades de informacin de cada stakeholder, definiendo el
tipo de datos y formatos necesarios para cada uno de ellos, formando as una estrategia
que mantenga el inters de stos en el proyecto.

Figura 1. Proceso de la matriz de comunicaciones

Entradas Herramientas y Tcnicas Salidas

- Matriz de - Anlisis de - Matriz de
stakeholders requisitos de comunicaciones
- Cronograma comunicacin
- Factores
organizacionales

Es recomendable que la efectividad de la matriz sea evaluada regularmente para

asegurar que es continuamente til. Si la matriz no comunica adecuadamente la
informacin que debera, hacia quin va dirigida, la manera en que debera ser
comunicada y el momento en que debera ser emitida, entonces debe ser modificada.
Cuando la matriz de comunicaciones se desarrolla y se usa de manera apropiada, esta se
convierte en una importante herramienta de gestin de proyectos.
Componentes de la matriz

Una matriz de comunicaciones principalmente contiene los siguientes componentes:

Qu comunicamos? Es el mensaje principal, los datos y/o los temas especficos

requeridos en la comunicacin.
Por qu? Determina el por qu el proyecto debe enviar la informacin. En
algunos casos ser en cumplimiento de las obligaciones del proyecto, en otros,
para apoyar las estrategias de manejo de relaciones con los diferentes
stakeholders.
Remitente/Destinatario. Indica el nombre de la persona o grupos que recibirn la
comunicacin.
Mtodo de comunicacin. Describe el mtodo a usar para enviar la informacin;
por ejemplo, correo electrnico, presentaciones u otros medios que los interesados
hayan definido como estndares, incluyendo los formatos de entrega.
Responsabilidad. Indica el nombre de la persona o miembro del equipo que ser
responsable de:
- Preparar la informacin.
- Enviar la informacin.
- Solicitar, recibir y analizar la retroalimentacin para un mejor proceso de
comunicacin.
Tiempo. Seala los requerimientos que definen la frecuencia de la comunicacin,
esto incluye:
- Fecha de inicio del envo.
- Frecuencia del envo.

Referencias

http://www.brighthub.com/office/project-management/articles/33854.aspx
http://www.projectmanagementdocs.com/templates/communications-management-
plan.html
http://www.1000ventures.com/business_guide/crosscuttings/project_communicatio
n.html
Rodolfo Siles, PMP y Ernesto Mondelo, PMP, Gua de Gestin de Proyectos para
Resultados PM4R, 2 edicin, BID-INDES, 2012.