Unidad 19.

Compartir documentos (I)

Hoy en da, cada vez es ms importante el uso de internet para compartir

documentacin o para trabajar en equipo desde diferentes situaciones geogrficas. En
los ltimos tiempos, han proliferado muchas herramientas de gestin que se basan en
el uso de internet.

Sus ventajas son numerosas, ya que la centralizacin de los recursos:

Evita realizar duplicados de un mismo documento, ya que ste se puede editar

desde distintos puntos.
Permite conocer el estado de un documento en todo momento y las actualizaciones
que ha sufrido.
Facilita el acceso desde cualquier punto a los documentos, inclusive desde
dispositivos mviles.
Mejora la seguridad de los documentos ya que, en caso de sufrir prdidas de
informacin de forma local, la informacin se encuentra tambin en un servidor.

Por todos estos motivos, la suite Office 365 en general y Excel 2016 en particular
facilitan la publicacin online.

En este tema, veremos diferentes formas de compartir informacin y aprovechar las

nuevas tecnologas e internet para trabajar en red. Obviamente, la mayora de estas
opciones no estarn disponibles si no tenemos conexin a internet.

Antes de compartir el archivo con terceras personas, es interesante preparar el libro

para compartir. Puedes aprender cmo en el siguiente avanzado: Preparar un libro
para compartir .

19.1. Exportar como pgina web

Si tenemos una pgina web propia y queremos exportar un libro de clculo al

formato html para publicarlo, lo podemos convertir en pgina web. Para hacer esto,
debemos seguir los siguientes pasos:
 1. Pulsar sobre el men Archivo.

2. Seleccionar la opcin Guardar como.

3. Dejando marcada en el men central la opcin Este PC, seleccionar Examinar.

4. En el cuadro de dilogo Guardar como, desplegable Tipo:, tendremos que

seleccionar el tipo Pgina Web. Disponemos de dos posibles modos: Pgina Web de
un solo archivo o Pgina Web; el formato ms comn es este ltimo.

5. Una vez hayamos elegido la opcin que ms nos interesa, podemos pulsar
sobre Guardar.

Obtendremos la pgina html con la informacin del libro. Obviamente, habr que
publicarla en el sitio web de que dispongamos para que los usuarios de la red de redes
tengan acceso a ella.
19.2. Enviar documentos por fax o correo electrnico

Una tarea muy comn suele ser la de exportar el Excel a PDF como, por ejemplo, una
factura, para luego enviarlo por correo electrnico o por fax. Excel 2016 facilita esta
tarea.

Accede al men Archivo > Compartir. Y selecciona Correo electrnico.

Las opciones de que disponemos son:

 Enviar como datos adjuntos, que consiste en enviar un correo electrnico con una
copia simple del contenido actual del libro.

Enviar un vnculo, que lo que enva no es una copia, sino un enlace a travs del
correo electrnico para modificar un mismo documento. Sera ideal, por ejemplo, para
una circular en la empresa en la que queramos que los empleados indiquen algn tipo
de informacin.

Enviar como PDF es una opcin similar a la primera. Se trata de enviar adjunta la
informacin, slo que en este caso utiliza el formato PDF, que es el tipo de formato ms
comn para enviar informacin que no deseamos que se manipule como, por ejemplo,
un presupuesto. Una ventaja es que el receptor no necesitar tener Office para poder
leer el documento.

Enviar como XPS tiene las mismas caractersticas que el envo de un PDF, pero no
es estndar, ya que es un formato propio de Microsoft y las personas que utilicen
sistemas operativos que no sean Windows pueden tener ms dificultades en leerlos. Es
recomendable enviarlo como PDF.

Enviar como fax de Internet permite, en caso de que tengamos contratado un

servicio de fax online, enviar el documento de esta forma.

Simplemente deberemos elegir la que ms nos convenga y hacer clic sobre su botn
correspondiente.

Ten en cuenta que lo que hace Excel para enviar los documentos es gestionar el envo
ordenando al programa gestor de correo electrnico lo que debe hacer. Es decir, que
ser necesario tener una cuenta configurada en Microsoft Outlook.