FUNCIONES GENERALES DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD:
La funcin primordial consiste en que el sistema contable de la Universidad este
orientado fundamentalmente a obtener Estados Financieros e informacin financiera basada en principios de contabilidad de aceptacin general, que constituyen elementos importantes para la toma de decisiones. Que las operaciones se efecten de acuerdo con las autorizaciones establecidas en la Universidad y en los Manuales de Control Interno; Que las operaciones se contabilicen oportunamente por el importe correcto en las cuentas apropiadas y en el perodo correspondiente. Que la informacin financiera se prepare de acuerdo con las polticas y prcticas contables establecidas y declaradas por la Universidad; Que se produzcan los estados financieros requeridos por la regulaciones legales y por las necesidades gerenciales; Organizar y ejecutar el sistema de contabilidad de acuerdo a normas y procedimientos contables establecidos. Registrar y mantener actualizado el registro de los fondos de la universidad, de acuerdo a las normas y procedimientos administrativos establecidos. Mantener actualizado el registro de ejecucin de presupuesto, de acuerdo a las normas contable establecidas: Presentar, por lo menos semestralmente a la Direccin de Finanzas un informe contable de la institucin, Elaborar, presentar y sustentar, por lo menos semestralmente , a la Direccin de Finanzas y al Consejo Administrativo, el flujo de fondos de la Universidad.
FUNCIONES ESPECFICAS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD:
Registro inmediato de todos los ingresos generados por la Universidad en los diferentes fondos bancarios (Fondo General), Fondo de Maestra, Fondo de Bienestar Estudiantil, Fondo de Inversiones y Fondo de Nmina) y los cuales deben ser clasificados, registrados y presentados oportunamente a los niveles de decisin pertinentes. Adems de contar con los documentos sustentadores, esto incluye tambin las Extensiones a nivel nacional. Registro inmediato de todas las Ordenes de Compra generadas por la Universidad para su correspondiente pago; Registro inmediato de todas las Cuentas presentadas por los proveedores para su correspondiente pago. Registro inmediato de todas las rdenes de Pago Directos generadas para su correspondiente pago, Registro inmediato de todos los Cheques de los diferentes fondos bancarios (Fondo General, Fondo de Maestra, Fondo de Bienestar Estudiantil, Fondo de Inversiones y Fondo de Nmina) y los cuales deben ser clasificados, registrados, adems de contar con los documentos sustentadores. Registro de todas las recepciones y despachos generadas por el almacn con la finalidad de llevar un control del inventario de mercanca con el cual cuenta la Universidad. Registro de todas las transacciones relacionadas a las Cuentas por Cobrar de los estudiantes a nivel nacional; Registro y control de todos los Activos Fijos adquiridos por la universidad (Seccin de Bienes Patrimoniales) Registro y seguimiento de todos los arreglos de pagos a los estudiantes para su correspondiente cobro, licenciaturas, postgrado, maestra y doctorados (Seccin de Cobros). Registro de comprobantes de Cuentas por Cobrar en concepto de exoneraciones y descuentos. Participacin en los diferentes procesos de matrcula de la Universidad (Verano, matrcula semestrales). Revisin y codificacin de todas las cajas menudas de la Universidad, para que las mismas cumplan con el proceso del reembolso. Atencin diaria a todos los estudiantes que se acercan al departamento a realizar diferentes trmites (Matrculas, arreglos de pagos, abonos a cuentas, paz y salvo, otros). Inventario anual de los bienes que reposan en el Almacn. Inventario anual de todos los Activos Fijos de la Universidad. Confeccin mensual de las Conciliaciones Bancarias de todos los fondos de la Universidad. Registro de la planilla de nmina (balance). Registro de todos los comprobantes en el Programa de Contabilidad RAHMAN, Preparacin mensual del Flujo de Caja Real. Preparacin trimestral de los Informes Financieros de la Universidad, tal como es exigido por la Contralora General y el Ministerio de Economa y Finanzas. Cualquier otra funcin que se asigne al departamento.