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Como administrar o

conhecimento
Idéias para você gerenciar seu conhecimento e seu tempo

w w w . t r i a d p s . c o m

ACESSE
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As últimas décadas trouxeram grandes revo-


luções e evoluções para a humanidade. A Revo-
lução da Internet mudou completamente a for-
ma como trabalhamos. Antigamente, o telex era
uma das poucas formas para trocar informações.
Hoje, em segundos, você recebe um e-mail. A
Globalização aproximou os países e acelerou as
mudanças. A tecnologia gerou tantas inovações
que é impossível acompanhar as novidades que
surgem diariamente.

Paralelo a todas essas mudanças e inovações,


surgem sinais de uma nova ordem: uma Socieda-
de do Conhecimento,onde a gestão dos recursos
de conhecimento se tornam vitais para os negó-
cios e para as pessoas. O trabalho manual dá lu-
gar ao trabalho intelectual. De acordo com o The
Economist (1º de novembro de 2001), a porcen-
tagem de trabalhadores fazendo trabalho manual
nos Estados Unidos caiu de 70% em 1900, para
35% em 1950 e 15% em 2000.

Essa nova sociedade determina a necessidade


do perfil de um profissional que busque dados e
informações para transformar em conhecimento,
de forma a gerar valores e resultados para sua
empresa, sua carreira e sua vida. Podemos afir-
mar que o conhecimento precisa ser gerenciado,
pois ele é a nova moeda do século XXI.

E podemos então, a partir daí, definir Gestão


do Conhecimento como a adoção de técnicas e
estratégias estruturadas que nos permitem orga-
nizar, recuperar, compartilhar e armazenar esse
conhecimento. O objetivo principal da Gestão do
Conhecimento é aumentar a produtividade deste
novo perfil de trabalhador, que vai muito além de
armazenar dados ou informações. É um processo
humano, vivo e dinâmico.
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Gostaria de saber como anda a gestão do seu conhecimento pessoal? Abaixo você tem um
teste simples que permitirá identificar em que nível você se encontra.

Teste:
Qual seu nível
de gestão de Responda às perguntas abaixo, levando em
consideração o seu grau de concordância com
conhecimento? a pergunta:

Pergunta Não Às Vezes Sim

Os livros que leio , interessantes e importantes, são resumidos


ou catalogados, de forma que eu possa reaproveitar o
conhecimento que absorvi com a leitura?
Possuo um local que centraliza todo o conhecimento, informações
e dados aos quais tenho contato em meu dia-a-dia?
Consigo localizar as informações que preciso em menos de 5
minutos?
Consigo facilmente compartilhar o conhecimento que tenho
armazenado quando alguém solicita ou precisa?
Meu departamento ou empresa possui uma forma organizada
para gerenciar e compartilhar o conhecimento?
Armazeno meus e-mails importantes de forma que possam ser
recuperados facilmente?
Antes de tomar decisões, costumo consultar minha base de
conhecimentos armazenados, para uma decisão mais acurada?
Sinto-me mais produtivo por ter uma forma organizada de
armazenar, recuperar e compartilhar meu conhecimento?

Some os valores conforme suas respostas, utilizando a seguinte escala: Nunca – 1 ; Às


Vezes – 2 ; Sempre – 3 e veja seu resultado:

Até 10 pontos – Você adote as técnicas de ges- e ser mais produtivo.


não possui uma estraté- tão de conhecimento pes-
gia de organização do seu soal, para melhorar sua Acima de 19 pontos –
conhecimento. Isso pode produtividade. Parabéns! Você parece ter
levá-lo a perder tempo uma boa estratégia para
diariamente na localização Até 18 pontos – Você gerenciar o conhecimen-
de informações e ainda tem bons hábitos de ge- to que possui. Espero que
não aproveitar todo o co- renciamento do conheci- este artigo possa trazer al-
nhecimento que você ab- mento, com algumas me- gumas dicas para melho-
sorveu de forma eficien- didas simples você poderá rar ainda mais a sua per-
te. É necessário que você ter ainda mais resultados formance.

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pretado após a releitura de uma informação


recuperada, pode ser adquirido observan-
do-se outras pessoas, etc. Enfim, existem
diversas formas do conhecimento surgir.

Gestão do
Conhecimento
Pessoal
Administrar esse conhecimento pessoal é
algo essencial, que muitas vezes só é per-
cebido quando você sabe que conhece algo,
mas não consegue se lembrar onde o adqui-

Qual a origem do riu e como recuperar este conhecimento.

seu conhecimento? Vamos supor que você leu em uma re-


vista um artigo interessante. Após a leitu-
ra, guardou-a em seu armário de revistas.
De acordo com o dicionário Aurélio, co- Alguns meses depois, seu chefe solicita um
nhecimento é: “ato ou efeito de conhecer. trabalho que precisa de dados e informa-
Informação ou noção adquiridas pelo estu- ções. Você lembra que leu algum artigo so-
do ou pela experiência”. Gosto de sintetizar bre o assunto, mas não sabe direito onde
conhecimento como experiência de vida e e nem quando. O próximo passo neste ce-
capacidade de discernimento que transfor- nário é vê-lo com uma escada e uma pilha
mam dados em informações, necessidades de revistas reviradas até encontrar o que
em ação, com base em informações ante- deseja. E lá se vão alguns minutos ou horas
riores. preciosas do seu dia.

O seu co- Em nossos seminários sobre produtivida-


nhecimento é de pessoal, é comum as pessoas afirmarem
basicamente a que gastam muito tempo localizando infor-
transformação mações. Uma pesquisa comprovou que as
das informações pessoas gastam em média 40 minutos com
que você absor- esta tarefa por dia.
ve diariamente
somadas a sua A gestão do seu conhecimento pessoal é
experiência de composta basicamente por 3 etapas: captu-
vida. Estas informações vêm das mais va- rar (armazenar o conhecimento de forma a
riadas fontes: Internet, revista, jornal, pes- não ser perdido); taxonomizar (classificar o
soas, cursos, televisão, livros, etc. conhecimento) ; recuperar (reutilizar e pes-
quisar o conhecimento quando necessário).
Não existe uma ordem perfeita para a Estarei sintetizando algumas técnicas neste
criação do conhecimento. O conhecimento artigo. Para maiores informações consulte o
pode surgir de um insight, pode ser basea- capítulo sobre Organização no livro A Tríade
do em alguma informação, pode ser inter- do Tempo, Editora Campus.

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Iniciando a Passo 2 – Sua Base de


Conhecimento (KBASE)
sua Gestão de O próximo passo para gerenciar seu co-
Conhecimento nhecimento e o mais fundamental de todos
é ter um repositório de informações. Eu

Pessoal chamo esse repositório de KBASE – Base de


Conhecimento, em homenagem à base de
conhecimento do suporte técnico da Micro-
Passo 1 - Crie Categorias soft na Internet (que é muito precisa e efi-
Taxonomia Pessoal ciente, reconhecida inclusive pelos concor-
rentes, e que já me salvou muitas vezes!).
Esse conceito explica que você deve ter
um mapa de categorias, com os principais Essa base de conhecimento conterá arti-
itens da sua vida. Este mapa servirá para gos, informações, imagens, textos, formulá-
classificar todo e qualquer tipo de infor- rios com resumo de informações, anotações,
mação. A recomendação é que o aplique etc. Aqui convém fazer um comentário: você
a todos os níveis de sua organização: físi- não precisa ter a informação propriamente
ca (armários, gavetas, pastas, etc), lógico dita na base, não há necessidade de sair
(computador) e do conhecimento. rasgando suas revistas ou livros, basta uti-
lizar um formulário que contenha a referên-
cia para a informação, que mencione o tipo
Veja a taxonomia abaixo. Você poderia,
de informação, data, fonte, palavras chave
por exemplo, ter uma pasta azul chamada
e principalmente a localização de onde esta
“Marketing”, guardada na primeira gaveta
pode ser recuperada. (estes formulários
do seu armário, para armazenar informa-
podem ser baixados gratuitamente no site
ções e conhecimentos de artigos de marke-
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ting. Toda vez que fosse armazenar alguma
informação sobre Marketing faria automati-
camente nesse repositório. Esse repositório precisa ter algumas ca-
racterísticas importantes:

•Único – Você precisa ter apenas um

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ponto para armazenar suas informações. •Escolha um local para armazenar e cen-
Se você tiver mais de um, terá mais dificul- tralizar seu repositório
dades e levará mais tempo para localizar e
armazenar as informações. •Utilize arquivos que possam ser catego-
rizados, como pastas suspensas, fichários
•Expansível – Espaço não pode ser um com etiquetas divisoras, pastas organizado-
problema para armazenar seu conheci- ras, pastas plásticas com sacos de plástico
mento. Se você escolher um repositório de divisores, etc.
papel, escolha um que possa crescer facil-
mente (um caderno por exemplo, pode não •Separe seu arquivo com etiquetas de ca-
ser uma boa escolha. Como alternativa, use tegorias, conforme sua taxonomia pessoal
pastas ou fichas). É muito mais complica-
do mudar seu repositório depois que ele for •Utilizar cores para dividir suas catego-
iniciado. Se sua opção for ter sua base de rias pode ajudar na localização de itens
conhecimento em software esse problema
não existirá. O software permite ampla pos- •Insira novos conhecimentos (papéis,
sibilidade de ajustes e arquivamentos para textos, e-mails, imagens, formulários de in-
consultas posteriores durante a fase de con- formação) de acordo com a classificação do
fecção da sua base de conhecimento. item

•Seu Jeito – Não existe um padrão ideal •Se desejar crie um índice geral para que
ou regras fixas para montar seu repositório. todo o conhecimento inserido seja indexado
Quanto mais personalizado,mais eficiente para fácil localização
tende a ser. Fique à vontade para achar a
forma que mais combine com você. •Reveja constantemente a validade do
seu conhecimento, para manter apenas coi-
•Distribuído – Você não fica exclusi- sas importantes e limpar o lixo
vamente em um único ambiente, mas in-
dependente do lugar em que esteja, seu
conhecimento precisa estar à disposição.
Isso significa que você precisa de um mé- Softwares para sua base
todo distribuído (mantendo a unicidade)
para armazenar e consultar. Um exemplo é
de conhecimento
um dispositivo PALM, que pode estar sem-
pre com você e ainda ser sincronizado com A forma mais recomendada para manter
seu computador. Ou utilizar a Internet. Se sua base de conhecimento é a utilização de
você utiliza meios de papel para sua base softwares. Eles são fáceis de manter e agi-
de conhecimento, pode ter em sua agenda lizam a inclusão e pesquisa de informações
ou ficha, um índice com as informações ar- quando necessário.
mazenadas na sua base (mas neste caso,
existirá mais um local para atualizar e inse-
rir conhecimento).
Microsoft Outlook

Se você é usuário do Outlook, poderá


Dicas para criar sua criar sua base de conhecimento utilizando
KBase (Papel) o recurso de Diário (Jornal). Este recurso
permite armazenar informações por data e
Caso você opte por montar sua base de co- tipos de eventos, os quais são visualizados
nhecimento utilizando meios físicos ao invés por padrão em uma linha de tempo, com a
de um computador, seguem algumas dicas: data em que a informação foi gerada. Se

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desejar, ele pode inclusive criar automati- Toda informação que é importante precisa
camente novas entradas toda vez que um ser capturada para sua base de conheci-
novo e-mail for enviado. mento, de forma a ser recuperada quando
necessário.
Caso você esteja em uma empresa que
utilize o servidor de correio Microsoft Ex- Acho mais fácil explicar este tópico exem-
change, poderá acessar esta base via Inter- plificando: Vamos supor que você deseja
net (utilizando o Outlook Web Access). Se processar esta revista que está lendo e ar-
desejar, poderá criar um arquivo PST exclu- mazenar os artigos que achar interessante
sivo para sua kbase e copiar o arquivo para em sua base de conhecimento.
sua casa.
No caso de uma revista, você tem duas
alternativas prováveis:

Neotriad Desktop

O Neotriad Desktop é um programa de 1 – Manter a Revista


planejamento pessoal.Ele o permite contro-
lar e administrar sua produtividade, inclusi- Vamos supor que você colecione a Revista
ve com gráficos que monitoram seus resul- Você S/A desde o primeiro exemplar. Duvi-
tados. O software permite, através da opção do que você deixe alguém destacar alguma
Informações, que você crie e pesquise sua página com um artigo da sua coleção. Nes-
base de conhecimento. Ele pode inclusive te caso, o seu processamento deve ser fei-
ser configurado para monitorar a gravação to através de referências. Particularmente,
de arquivos no seu computador e catalogar eu adiciono um novo registro no Planejador
automaticamente a sua base de conheci- Você S/A do tipo Informação, como nome:
mento. Revista Você S/A – Edição 100. Nesse regis-
tro escrevo as matérias que julguei impor-
Pensando no conceito de distribuição, o tante, com título, autor, um breve resumo e
Neotriad Desktop possibilita que você sin- meus comentários pessoais. Para facilitar a
cronize suas informações do escritório para pesquisa adiciono palavras chaves referen-
sua casa , ou acessando diretamente atra- tes aos assuntos processados, a localização
vés da Internet ou do seu celular, tudo com de onde encontrar a revista e categorizo de
total segurança e privacidade. Para baixar acordo com a taxonomia pessoal.
uma versão demonstração, acesse: www.
maistempo.com.br Você poderia também fazer um Mapa
Mental, com o resumo das principais infor-
Existem outros softwares como o Micro- mações e mantê-lo impresso ou como ar-
soft OneNote, Google Desktop Search, Co- quivo ou usar o formulário de informação,
pernicus, etc que podem ajudá-lo a criar e seguindo o mesmo conceito e guardando-o
indexar uma base de conhecimento. na sua KBASE.

Passo 3 – Processando sua 2 – Manter apenas o Importante


Informação da Revista

A gestão do conhecimento pessoal acon- No caso de revistas, jornais, informativos,


tece de forma mais tangível no passo que etc, que você não faz questão de guardá-
chamo de Processamento da Informação. los, simplesmente destaque a informação.

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Faça seus comentários em um formulário e ção de que necessita.


anexe ao documento armazenando-o fisica-
mente na sua base de conhecimento, devi-
damente classificado e categorizado.
Gerenciar
Conhecimento é
Mapas Mentais Gerenciar Tempo!
Um recurso que se encaixa muito bem Gerir conhecimento é algo tão essencial
na captura de informações são os mapas quanto a gestão da sua carreira, e uma
mentais. Eles são um método visual de or- questão de sobrevivência para os próximos
ganização de informações, criado por Tony anos.
Buzan como resultado de suas pesquisas
sobre o estudo do cérebro. Quanto mais você aprimorar suas técni-
cas pessoais para gerenciar seu conheci-
Eu utilizo os mapas mentais para repre- mento, mais tempo conseguirá economizar
sentação da taxonomia pessoal, para pro- no seu dia a dia para dedicar-se à atividades
cessar livros, matérias, metas, etc. Eles importantes da sua vida. Bom trabalho!
são muito práticos e permitem que a infor-
mação seja facilmente recordada. Existem
softwares que facilitam a criação de mapas
mentais e diversos sites na Internet com
exemplos e tutoriais sobre o assunto.

Passo 4 – Recuperando
Conhecimento
Após o conhecimento ser capturado e
classificado, ele precisa ser pesquisado para
ser reutilizado. Este passo é o final e o mais
desafiante, pois ele reflete a eficácia do seu
processo de gestão de conhecimento.

Se você utiliza um software, fica fácil


pesquisar em alguns segundos, digitando
as palavras chaves. O próprio computador
se encarrega de trazer as informações que
você precisa.

Se você utiliza uma base de conhecimen-


to em papel, o primeiro passo é pensar na
categoria do assunto que está sendo pes-
quisado. Com esta categoria em mente, lo-
calize na sua taxonomia pessoal este item
(presumindo que você dividiu sua base de
conhecimento pelos níveis da taxonomia
pessoal). Desta forma você conseguirá en-
contrar de forma rápida e eficaz a informa-

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Christian
Christian Barbosa é o maior especialista em

gerenciamento de tempo e produtividade do


Barbosa País. Conferencista, empreendedor, sócio da

Criar Digital, empresa de tecnologia web. Só-

cio da Triad Consulting - empresa transna-

cional de treinamento, consultoria e softwa-

res especializada em produtividade. Master

Practtioner em Programação Neurolinguística.

Facilitador do programa de empreendedores

do Sebrae/Onu - Empretec. Autor do livro A

Tríade do Tempo - A Evolução da Produtivi-

dade Pessoal, pela Editora Campus, do livro

exclusivo para mulheres: Você, Dona do Seu

Tempo - Editora Gente e do livro Estou em

Reunião pela Editora Agir. Sua metodologia e

teorias sobre produtividade ganharam grande

destaque e importância nacional e internacio-

nal devido inovações e soluções diferencia-

das. Articulista de diversos jornais e revistas

no Brasil e no exterior sobre o tema.

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