GLOSARIO

TURISMO DE REUNIONES
Trminos en espaol
Trminos en idioma extranjero
Abreviaturas, siglas y asociaciones

Elaboracin: rea Estudio de Mercado

Fuentes: autores varios
ACREDITAR
Hacer reconocer ante el comit organizador la calidad de participante, invitado especial,
visitante o expositor en un evento de negocios.

ACTAS
Trascripcin escrita de los debates y discusiones durante un evento, puede presentarse en
soporte de papel o electrnico.

AFORO
Capacidad de un espacio, auditorio o teatro expresada en nmero de personas.

AFORMETRO
Instrumento de clculo de aforo de un espacio.

AGENCIAS DE VIAJES ESPECIALIZADA EN VIAJES INCENTIVOS

Agencia de viajes que proporciona los servicios de viaje correspondientes al premio de un
programa de incentivo sin intervenir en la planeacin del dicho programa.

AGENDA
Temas a discutir en una reunin.

ALCANCE DE LA REUNION:
Internacional: Reunin que congrega por lo menos a 50 participantes, se organiza
regularmente y rotar en al menos 3 pases.
Nacional: Toda otra aquella reunin que no cumple con los requisitos para ser considerada
Internacional.

AOCA
Asociacin Argentina de Organizadores y Proveedores de Congresos y Exposiciones.
Entidad argentina que rene a los prestadores de servicios de turismo de reuniones.
www.aoca.org.ar.

ASAMBLEA
Reunin de los miembros de una asociacin, organizacin, gremio, sociedad, corporacin u
otra clase de grupo organizado para tratar o deliberar sobre un temas y/o temas
determinados. Las conclusiones se someten a votacin, convirtindose en recomendacin
de la asamblea. Slo las delegaciones oficiales tienen derecho a voto, lo que no impide que
se acepten acreditaciones de observadores interesados en el tema pero que nicamente
tienen status de oyentes.
ASAMBLEA GENERAL
Reunin general y formal de un club, asociacin, organizacin o compaa a la cual asiste
un mnimo de sus miembros con el propsito de decidir sobre asuntos internos de orden
legislativo, poltico o contable. Su frecuencia y lugar de celebracin se establecen por
anticipado.

AUDITORIO
Las sillas se disponen todas juntas como en un teatro. Este puede ser rectangular o
semicircular.

BANQUETE
Las sillas se disponen en torno a mesas redondas de 8,10 12 personas.

CAPTACION DE EVENTOS
Se dice de las actividades vinculadas a la atraccin de un evento a determinada sede o
espacio (captacin de sedes, captacin de eventos). Este esfuerzo se realiza de manera
coordinada entre asociaciones, organizaciones y oficinas de convenciones de un pas o
ciudad para lograr que un evento que rota en sede en cada edicin sea realizado en el pas
aspirante. Requiere de un trabajo sistemtico de investigacin, presentacin, promocin y
cabildeo.

CATEGORIA DEL EVENTO SEGN EL ENTE ORGANIZADOR:

Gubernamentales: Organizadas por o para organismos Internacionales, Nacionales o
Locales, de los Gobiernos o relacionados con los mismos.
No Gubernamentales: Organizadas por o para Federaciones, Asociaciones Profesionales,
Cmaras, Universidades, ONG's.
Corporativas: Organizadas por o para Empresas.

CENTRO DE CONVENCIONES
Instalacin especialmente concebida para celebrar diferentes tipos de eventos de negocios.
Debe contar con facilidades indispensables para recibir participantes, tanto nacionales
como extranjeros, y Respetar las normas internacionales vigentes en materia de
construccin.
Tambin debe ofrecer los servicios adecuados para la organizacin, la seguridad y la
eficacia de los eventos que all se celebren. Para ello dispone de personal especializado
con experiencia en los distintos servicios que ofrece.

COCAL
Federacin de Entidades Organizadoras de Congresos y Afines de Amrica Latina.
Asociacin integrada por Organizadores Profesionales de Congresos (OPCs) de
Latinoamrica y la Pennsula Ibrica,
especializados en congresos y eventos. www.cocal.org.
CONFERENCIA
Encuentro convocado por una persona, empresa o entidad para transmitir un mensaje o
dar a conocer un tema en particular, generalmente por invitacin. Deben ser de corta
duracin para poder aprovechar al mximo la atencin del auditorio y tratan un temario
limitado.

CONGRESO
Proviene de las races latinas cum (conjunto, unin, igualdad) y gradior-gressum (caminar).
Reunin profesional que tiene por objeto realizar una discusin y un intercambio
profesional y/o acadmico a un tema de inters. La iniciativa puede ser gremial o
institucional, la convocatoria es abierta y la
participacin voluntaria, Pueden incluirse los seminarios y juntas de negocios que tienen
objetivos de intercambio profesional y acadmico, an en el caso patrocinio por una
entidad privada o pblica. Se celebran una vez al ao, y los de carcter internacional cada
24 meses, y su duracin oscila entre los dos y los cinco das.
Por su dimensin geogrfica, los congresos pueden ser:
Local, Regional, Nacional, Internacional, continental, Mundial.
La mayor parte de los congresos incluye exposiciones entre sus actividades pero suele
restringir sus exhibiciones al pblico participante.

CONVENCION
Evento formal y genrico de cuerpos legislativos, poltico- social o econmico, cuyo
propsito es proveer informacin respecto de una situacin particular para luego deliberar y
establecer consenso entre sus participantes.

COMIT
Grupo de personas con una tarea dentro de la organizacin general de un evento o dentro
de la ejecucin de una serie de actividades concretas que forman parte de la organizacin
general. Pueden existir diferentes tipos de comits en la organizacin de eventos de
negocios:
Comit cientfico, consultivo, de acompaantes, de hospitalidad, de logstica, de
promocion, de seguridad, de transportacin, ejecutivo y organizador.

DMO. Destination Manager Organizations.

DMC. Destination Manager Company.

Empresa local que ofrece itinerarios creativos y un manejo ejemplar de logstica operativa
con un conocimiento amplio de los viajes de incentivos. Suelen ser especialistas en el
conocimiento de la plaza y proporcionan servicios y productos tanto tursticos como no
tursticos. Se distinguen de los operadores locales por su especializacin y por
proporcionar todo tipo de solucin a los problemas de un evento ms all de lo netamente
turstico.

ENCUENTRO
Una reunin entre dos o ms personas. Puede estar organizado por una asociacin para
fomentar una actividad concreta.

ESCUELA
Las sillas se acomodan en filas con tablones o medios tablones al frente para poder
escribir. El estrado puede quedar al frente o al lado de las mesas.

EVENTO
Trmino genrico que designa cualquier tipo de reunin o encuentro de corte cientfico,
tcnico, cultural, deportivo, educativo, poltico, social, econmico, comercial, religioso,
promocional o de otra ndole que facilite el intercambio de ideas o conocimientos y
experiencias entre los participantes.

EVENTO DEPORTIVO DE ALCANCE INTERNACIONAL

Eventos que convocan a atletas de diferentes pases a participar de un torneo o
competencia que se realiza durante ms de una jornada. Son eventos que se realizan de
manera regular y su sede rota por diversos pases. Por ejemplo: Juegos Suramericanos
ODESUR, Mundial de Ftbol, Champions Trophy de Hockey, Rally Dakar, entre otros.
Segn la Organizacin Mundial del Turismo (OMT), la celebracin de un evento deportivo
de este tipo le da al destino un mayor relieve internacional y ayuda a mejorar su
posicionamiento como sede de reuniones.

FERIAS Y EXPOSICIONES
Objetivo: reunir a la oferta y la demanda de determinados productos y servicios.
Ferias: Son comerciales. En la feria se vende y eventualmente el producto se entrega en el
lugar. Predomina la comercializacin de los productos y servicios in situ.
Exposiciones: Predominantemente son promocionales e institucionales y de envergadura
o nivel superior. Slo se exhiben y promocionan productos y servicios pero el proceso
completo de venta no se realiza en el momento, independientemente de la magnitud de la
muestra. Aquellas donde ocurre slo su exhibicin y promocin. Muchas veces pueden
realizarse ambas circunstancias (feria-exposicin)

FESTIVAL
Serie de representaciones consagradas a un arte o un artista y que incluyen diversos
programas de actividades y que suelen durar varias jornadas.
FORO
Todo tipo de oratoria, conversacin o debate sobre un tema en el que participan todos los
presentes. Generalmente, constituye la parte final de un simposio o una mesa redonda.
Est dirigido por un coordinador, que permite la libre expresin de ideas, supervisando las
intervenciones y los tiempos.
HERRADURA
Los tablones se acomodan en forma de U, E o T con las sillas a los lados.

HOTEL SEDE
Hotel en el que se desarrollan los eventos de una reunin de negocios durante el da de
trabajo y que tambin aloja a la mayor parte de los participantes.

ICCA
International Congress and Convention Association. Asociacin Internacional de Congresos
y Convenciones. Agrupa a las empresas dedicadas a la organizacin, el transporte y el
alojamiento para reuniones y eventos internacionales. Fue fundada en 1963 y cuenta con
650 miembros en 80 pases. www.iccaworld.com.

INCENTIVO DE VENTAS
Premio que se otorga en las empresas a los agentes de ventas por mejorar su desempeo,
por sobrepasar una meta, por conseguir nuevos clientes, por reactivar cuentas o por
vender productos especficos.

INCENTIVO.
Motivador que pretende mejorar el desempeo por medio de ofrecer un premio. Viaje de
incentivo (ver).

INCENTIVO PARA DISTRIBUIDORES

Programa de incentivo para estimular el desempeo de distribuidores o una red de
distribuidores.

IMEX
Meeting and Turism Industry Exposure. Exposicin de la industria de reuniones y turismo.
El ms grande encuentro, eventos e incentivos del mundo.

JORNADAS
Encuentro que, con la modalidad de talleres o conferencias, trata un tema ante un auditorio
y cuyos resultados se publican posteriormente. Esta denominacin se debe a que cada
tema se desarrolla durante un solo da, se realizan las disertaciones, se debate y se arriba
a conclusiones en una misma jornada.

MICE
Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions. Empresas de servicios tursticos y no
tursticos que surgen como proveedores de los organizadores de reuniones.
OFERTA BASICA
La oferta bsica de servicios tursticos para reuniones de negocios est conformada por los
servicios de alojamiento, salones de reunin y restaurantes que, en general, proporcionan
a los grupos de este tipo los recintos y los hoteles.
La oferta bsica es la de mayor peso relativo en trminos de inversin y empleo y es por
ello que constituye la piedra angular del negocio de congresos y convenciones.

OFERTA COMPLEMENTARIA
La oferta complementaria de turismo de negocios incluye todos los servicios especializados
y de apoyo para la celebracin de congresos y convenciones. Aun cuando no se considere
bsica, de esta oferta De servicios depende en buena medida el desarrollo de la calidad y
de la competitividad en el mercado.

OFICINA DE CONVENCIONES Y VISITANTES

Las oficinas de convenciones y visitantes se denominan indistintamente OCVs u OVCs ya
que cada plaza Determina su denominacin especfica. En general, las oficinas son el
instrumento para ejercer la aplicacin del impuesto del 2% al hospedaje que recaba cada
gobierno estatal. En algunos casos, las oficinas forman parte de los gobiernos locales y
otras son organismos no gubernamentales o privados.
Las oficinas pueden tener ingresos adicionales por membresa de giros no gravados con
este impuesto. El objetivo principal de las oficinas es la promocin del destino en los
mercados de inters para la ciudad.

OPC
Organizador Profesional de Congresos

OCV
Oficina de Convenciones y visitantes

ORGANIZADOR
Tiene varias acepciones:
Persona involucrada en alguna de las tareas de organizacin de un evento.
Miembro del comit organizador.
Organizador profesional de reuniones (tambin llamado meeting planner).
Existen diferentes tipos de organizadores de reuniones.

ORGANIZADOR CORPORATIVO
Personas fsicas que trabajan para una empresa privada y realizan reuniones de ventas,
presentaciones
de productos, asambleas de accionistas, retiros ejecutivos, asambleas
Anuales y participaciones de empresas en ferias y exhibiciones comerciales as como
viajes de incentivo.

Su posicin en las organizaciones es variable y puede ser dentro de las reas de

mercadotecnia, ventas, recursos humanos, relaciones pblicas, comunicacin o
capacitacin. La segmentacin que ms frecuentemente se aplica a estos organizadores
es por rama de actividad empresarial.

Los principales sub-segmentos son:

Comercio, Construccin, Deportes, Educacin, Entretenimiento, Ganadera, Hospitalidad,
Industria farmacutica y mdica, Seguros y Fianzas, Tecnologa y Textil.

ORGANIZADOR INDEPENDIENTE
Persona fsica o moral que ofrece sus servicios de consultora en la organizacin de
eventos a terceras personas. Estos forman una demanda industrial ya que actan de
manera similar a los mayoristas y cuentan con una cartera de clientes que incluye
empresas, asociaciones y grupos. Su labor de consultora va desde la seleccin de destino
hasta la operacin final del proyecto. A diferencia de los anteriores organizadores, su ndice
de repeticin de destinos es ms alto ya que celebran mayor nmero de eventos por ao
para diferentes clientes. Organizador de congresos o convenciones/organizador profesional
de congresos. Es la persona quepresta sus servicios especializados parcial o totalmente en
los procesos de gestin que demanda la
Organizacin y ejecucin de un evento de negocios.

OCV
Oficina de convenciones y visitantes.

REUNION DE NEGOCIOS

Se dice de los congresos, las convenciones, los incentivos, las ferias y exposiciones as
como de todas las reuniones dependientes de estos encuentros: simposio, debate, panel,
junta de trabajo, etc. En ingls se conoce con el genrico Meeting.

REUNION INTERNACIONAL
Reunin donde asisten participantes de dos o ms pases extranjeros al pas sede. Existen
criterios diferentes para catalogar una reunin como internacional.

SEDE
Lugar habilitado para celebrar eventos y que debe reunir un conjunto de requisitos que
faciliten las condiciones ptimas para su xito. Se utiliza tambin para designar la ciudad
en que se celebra el evento.
SEMINARIO
Reunin de estudio donde se desarrolla en profundidad un tema determinado. Cada uno de
los oradores expone en forma individual desde su rea especfica y desde su punto de
vista. Suele darse como actividad integrada o paralela en algunos congresos.

SIMPOSIO
Reunin de un grupo de entre tres y seis expertos o tcnicos que exponen sucesivamente
distintos aspectos del asunto tratado con una cantidad limitada de personas. Cada
intervencin se extiende durante 15 minutos y aborda un rea particular del tema que lo
convoca. De esta manera el pblico tiene una visin integrada del tema que los ocupa.

TRADUCCION CONSECUTIVA
Se realiza en forma oral y resumida en los momentos en que el orador hace una pausa
para ello. Traduccin simultnea. Proceso de traducir de un idioma a otro mientras el
conferencista habla, empleando generalmente algn tipo de instalacin para la transmisin
de voz.

TURISMO DE REUNIONES
Se refiere a las actividades realizadas por las personas que viajan a un pas con el objetivo
principal de participar en una reunin o conferencia, o de acompaar a una persona que
participar en la misma.

UFI
Union des Foires Internacionales. Asociacin mundial de la industria de las ferias y
exposiciones. www.ufi.org.

VIAJE DE FAMILIARIZACION
Viaje de visita a un lugar para conocerlo en forma general: sus instalaciones, sus
atractivos, sus actividades, sus servicios. Permite al organizador darse una idea de las
posibilidades de un destino para la recepcin de grupos y reuniones. Generalmente es
patrocinado por los proveedores (hoteles, lneas areas, etc.) en conjunto con autoridades
tursticas locales (OCVs) y se dirige tanto a organizadores de reuniones como para
compradores potenciales, agentes de viajes o miembros de la prensa para que puedan
conocer y evaluar los servicios de un destino.

VIAJES DE INCENTIVOS
Es una estrategia moderna gerencial utilizada para lograr metas empresariales fuera de lo
comn al premiar a los participantes con una experiencia extraordinaria. El viaje de
incentivo es un premio que alcanzan los que demuestran un mejor desempeo en su
trabajo.
VIAJE DE INSPECCION
Viaje que realiza un organizador de congresos, convenciones o incentivos con el objetivo
especfico de analizar con ojo crtico y a profundidad las instalaciones, sus atractivos, sus
actividades, o sus servicios.