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TALLER

1. Los enunciados de la ley 594 y sus Acuerdos reglamentarios, se cumplen en


su totalidad en los dos archivos?, por qu? Realice una breve descripcin
tanto de la gestin documental como de la conservacin y vigilancia en planta
fsica y ambiente de cada uno de estos archivos.

El Decreto 1080 de 2015 del archivo general de la nacin es el que nos habla de la
Inspeccin, vigilancia y control a los archivos de las entidades del estado y a los
documentos de carcter privado declarados de inters cultural. El Archivo General
de la Nacin verificar la poltica nacional de archivos mediante el ejercicio de las
funciones de inspeccin, vigilancia y control otorgadas en virtud de la Ley 594 de
2000, la Ley 397 de 1997 modificada por la Ley 1185 de 2008, en concordancia con
el artculo 212 del Decreto-ley 019 de 2012. Son funciones y facultades de los
Consejos de Archivos. Son funciones y facultades de los Consejos de Archivos, de
conformidad con lo establecido en el presente decreto, las siguientes:

1. Ordenar la suspensin de las prcticas que amenacen o vulneren la integridad


de los archivos de las entidades de su jurisdiccin.

2. Informar al Archivo General de la Nacin el incumplimiento de la normatividad


archivstica y dems irregularidades de las que tenga conocimiento en razn de su
competencia. Pargrafo. El Archivo General de la Nacin har seguimiento al
debido cumplimiento de las funciones que deben desarrollar los Consejos de
Archivos y correr trasladado a los organismos competentes, cuando a su juicio
existan faltas que deban ser investigadas por estos.

Procedimiento de inspeccin

La funcin de inspeccin ser realizada de oficio o a solicitud de parte por el Archivo


General de la Nacin, en cuyo desarrollo podr solicitar y verificar informacin y/o
realizar visitas a las dependencias e instalaciones donde se encuentran los
documentos y archivos en cualquier soporte, con el fin de verificar el cumplimiento
de lo dispuesto en la Ley General de Archivos Ley 594 de 2000-, la Ley 397 de
1997 modificada por la Ley 1185 de 2008, en concordancia con lo dispuesto en el
artculo 212 del Decreto-ley 019 de 2012 y las normas que las modifiquen. De otro
lado, El Archivo General de la Nacin establecer el procedimiento para las visitas
de inspeccin que deba ser adoptado, y en el cual se contemplarn como mnimo
a) Comunicacin a la entidad o persona objeto de la visita (exceptuando aquellas
que se realicen por denuncias recibidas). b) Metodologa para la realizacin de la
visita. c) Desarrollo de la visita. d) Sitios, procesos o reas sobre los cuales se
realizar la visita de inspeccin. e) Ejecucin o desarrollo de la visita. f) Presentacin
de los resultados de la visita. g) Plan de Mejoramiento Archivstico (cuando sea
procedente).h) Mtodos de seguimiento a los compromisos adquiridos por la
entidad visitada.

En el marco del desarrollo de la visita de inspeccin, llegada la fecha, hora y lugar


establecidos para la prctica de la visita, se proceder a inspeccionar las
instalaciones donde funcionan o se conservan los archivos pblicos y/o el
patrimonio documental y se solicitarn los documentos pertinentes determinando
aspectos legales, logsticos, y la implementacin y aplicacin de la normatividad
archivstica.

2. Identifique las normas de seguridad y salud ocupacional en cada uno de los


procesos archivsticos y si aplican lo estipulado en la Ley, y en qu casos no
se cumple.

Estos procesos tienen como finalidad no slo garantizar un ambiente de salubridad


para las personas que all laboran, sino que adems contribuyen en el campo de la
conservacin preventiva del patrimonio documental que se custodia en las oficinas
y los archivos de las entidades, dado que muchos organismos como son bacterias,
hongos, insectos, roedores y aves, entre otros, pueden de forma directa o indirecta
generar deterioros sobre los soportes documentales, los cuales pueden estar
representados en manchas o debilitamientos y faltantes estructurales, los cuales
son irreversibles y pueden generar daos graves e incluso la prdida total del
documento.
Es necesario recalcar que un procedimiento completo de saneamiento de los
espacios de archivo debe incluir tres aspectos: la desinfeccin encaminada a reducir
y controlar microorganismos, la desinsectacin para erradicar invertebrados
asociados a los espacios de archivo y que en el caso de termitas y gorgojos pueden
llegar a ocasionar daos considerables y finalmente la desratizacin que garantizar
que ratas y ratones no empleen los materiales como nidos. En algunas
circunstancias tambin hay que incluir medidas como la instalacin de rejillas o
anjeos para cerrar el acceso a aves y murcilagos que con sus excretas pueden
introducir una serie de problemas a la documentacin.
DESINFECCIN
Este tratamiento est encaminado a reducir la carga microbiana y de caros del aire
y reforzar el procedimiento en mobiliarios, tanto de los depsitos de documentos
como de cualquier otra rea anexa al archivo, por ello previo al tratamiento deber
realizarse una rutina completa de limpieza, adems de la desinfeccin manual de
estanteras y dems mobiliario, lo que garantizar un mejor resultado. Toda el rea
se fumigar completamente por medio de un proceso de nebulizacin con tamao
de gota a 50 micras, con un producto cuyo principio activo sea un amonio
cuaternario de radicales alqulicos y estabilizado con urea en una concentracin que
puede estar entre 400 y 800ppm o con alcohol antisptico al 70%. Este tratamiento
se realiza en las reas de depsito sin retirar los documentos. Es recomendable que
esta desinfeccin se lleve a cabo una vez por semestre, con equipos adecuados,
por personal capacitado y protegido con los implementos de seguridad industrial
necesarios para ello y que adems las personas asociadas al archivo hallan
evacuado las reas a tratar.
DESINSECTACIN
Este proceso est encaminado a erradicar cualquier tipo de invertebrado y caros
no deseados en los archivos, en las regiones geogrficas con clima templado o
clido, especialmente al control de termitas, las cuales son responsables de grandes
daos en los documentos. La fumigacin se llevar a cabo en toda la infraestructura
fsica del archivo, teniendo cuidado de que en los depsitos de material documental
solo se aplicar UNA VEZ RETIRADOS LOS DOCUMENTOS, siempre y cuando
haya un lugar disponible a donde trasladarlos temporalmente, si no, no se puede
realizar en su totalidad y el tratamiento parcial ser aplicado solamente por los
bordes de pisos, techos y paredes sin que tenga contacto con materiales de
almacenamiento (cajas, carpetas) o documentos. El procedimiento se realiza por
medio de una fumigacin por aspersin con un producto y las dosis certificados en
el mercado por la secretara de salud de cada regin. Por lo general estos productos
son elaborados a base de piretrinas, bromuro de metilo, xido de etileno, xido de
propileno o de cualquier otro que resulta txico para el ser humano y cuando estos
son aplicados en papel, cartn o cualquier material higroscpico, se concentran all
por mucho tiempo y al ser manipulados son absorbidos por la piel, es por ello que
nunca deben ser aplicados sobre ellos, adems porque no se conoce su efecto
sobre estos materiales.
El procedimiento debe ser realizado con equipos adecuados, por personal
especializado y protegido adecuadamente con los implementos de seguridad
industrial, adems es necesario que el personal vinculado al archivo haya evacuado
las instalaciones. En lo posible este tratamiento se debe aplicar un viernes para que
durante el fin de semana el lugar tenga espacio para ventilarse. La desinsectacin
debe realizarse una vez por semestre dependiendo de las caractersticas bio-
climticas de cada regin.
Adems del archivo, es importante llevar a cabo la fumigacin contra insectos en
toda la infraestructura de la entidad tanto interna como externa. Si en la estructura
fsica de la edificacin existen terminados en madera, es recomendable planear
acciones de inmunizacin, empleando productos especficos para tal fin, que
conlleven a la prevencin de termitas o de colepteros como los gorgojos.
DESRATIZACIN
Con este proceso se busca erradicar ratas y ratones, por lo que se hace necesario
aplicar el tratamiento tanto en interiores como en exteriores, de las reas de
depsito de archivo como de la totalidad de la infraestructura de la entidad. Para
esto se emplear un agente rodenticida que sea eficaz, de fcil aplicacin, que no
emita olores, ni genere descomposicin en los animales que lo consuman. Los
productos y dosis deben ser certificados en el mercado por la secretara de salud y
los procedimientos de aplicacin realizados por personal capacitado para ello. La
frecuencia de este tratamiento estar determinada segn las necesidades, la
situacin geogrfica y bioclimtica de la entidad y puede variar entre una vez por
trimestre a mnimo una vez por ao.
RECOMENDACIONES PARA EL SANEAMIENTO AMBIENTAL DE ARCHIVOS

Al disear el programa de saneamiento por desinfeccin, desinsectacin y


desratizacin de espacios, los responsables de la custodia del archivo debern
tener en cuenta aspectos como:

Es necesario generar un proyecto en el plan de accin o en el plan de


inversin, segn sea el caso de la entidad con una programacin o
cronograma anual del mismo.
Documentarse sobre la ficha tcnica de los diversos productos a utilizar y
que son ofrecidos por la empresa que se contratar para realizar esta tarea.
Que los productos a emplear sean de baja toxicidad, no afecten la salud de
las personas y que estn certificados por las autoridades sanitarias y
ambientales de la regin.
Tener y dar a conocer, al resto del personal, las normas de seguridad y
procedimientos a tener en cuenta antes, durante y despus de los
tratamientos.
No contratar los servicios de fumigacin con empresas que no estn
autorizadas para llevar a cabo los procesos. Adems es necesario darles las
instrucciones debido al manejo especial de los documentos.
Contratar preferiblemente los servicios de fumigacin con empresas que
tengan profesionales con experiencia en el campo de la conservacin de
bienes documentales.

RECOMENDACIONES PARA LA FUMIGACIN DE ESPACIOS DE OFICINA

Para llevar a cabo este proceso es necesaria la proteccin de los equipos y dems
elementos, para lo cual se debe suministrar en cada oficina el papel para empaque.
Se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:

No dejar a la mano objetos de valor.


Guardar en las gavetas aquellos objetos que sean susceptibles de que se les
impregne el producto, tales como: artculos personales, maquillaje, etc.
Retirar de los espacios vasos, tasas o pocillos.
Proteger con papel peridico blanco los equipos electrnicos, especialmente
los equipos de cmputo.
Proteger con papel peridico los libros, folders y carpetas.
Tratar de desalojar un poco el espacio de trabajo para permitir que el
producto penetre en los diferentes espacios.
No dejar conectado a la toma elctrica o en funcionamiento ningn equipo.
Dejar las ventanas cerradas.
No dejar expuestos disquetes, discos compactos, material fotogrfico, o
documentos en cualquier soporte.
Para el periodo posterior a la Jornada de fumigacin es recomendable:
Dejar ventilar los espacios de oficina.
No consumir alimentos en las oficinas.
Limpiar los escritorios y sillas.
Limpiar los equipos.

3. La administracin de un Archivo requiere una serie de medidas de control


que conlleven a evitar la prdida de documentos y a garantizar la seguridad.
El mayor denominador encontrado en los archivos son las condiciones
desfavorables a las que estn expuestos, tanto los documentos como las
personas que all laboran, lo cual, en muchos casos, se derivan situaciones
de riesgos.
FACTORES DE RIESGOS
Un factor de riesgo es un elemento, fenmeno o accin humana que puede provocar
dao en la salud de os trabajadores, en los equipos o en las instalaciones. Por
ejemplo sobreesfuerzo fsico, ruido, monotona.
Si bien es cierto, el trabajador en los archivos, aunque no se encuentra en el Sistema
de clasificacin de riesgos profesionales, se puede asimilar al de clase I Riesgo
Mnimo, segn el decreto 2100 de 1995. No obstante, cuando el estado del archivo
presente desorganizacin, inadecuada condiciones de ubicacin y mantenimiento o
elevada contaminacin biolgica, se puede catalogar estos riesgos como mximos,
por la gravedad de su incidencia en la salud del trabajador.
Los factores de riesgos pueden ser de varias clases:
Ambiente de trabajo y microclima: representado en: Temperaturas extremas (calor
o fro), niveles de luz natural inadecuada, aireacin natural deficiente, humedad
relativa y lluvias, electricidad atmosfrica, presiones baromtricas inusuales.
Contaminantes del ambiente: son todos los fenmenos de naturaleza fsica no
mecnicos que se presentan durante el trabajo y que pueden causar enfermedades
y lesiones orgnicas a los trabajadores. Pueden ser fsicos (no mecnicos), tales
como ruido, vibraciones; qumicos tales como Slidos, Lquidos, Gases y Vapores,
aerosoles: polvos, Humos, rocos, Neblina o de tipo biolgico, como los organismos
microscpico (bacterias, virus, hongos, parsitos). Este tipo de riesgo es muy
frecuente en los archivos, dada las inadecuadas condiciones de conservacin en la
que se encuentran algunos de ellos, con presencia de roedores y con documentos
afectados por ataques de insectos y microorganismos. Estos agentes patgenos
son vectores que facilitan el contagio de infecciones en la piel a las personas que
generan enfermedades de tipo respiratorio.
Insalubridad y ambiente deficiente: son aquellos factores de riesgos que se
caracterizan por ser fuente de molestia o de posibles enfermedades, para el
trabajador debido al deficiente servicio, falta o estado inadecuado de sanidad
locativa y ambiental deficiente. Ejemplo desechos y olores desagradables,
acumulacin de basuras, elementos de aseo inexistentes o inapropiados, entre
otros.
Sobre carga fsica: son todos aquellos factores de riesgos que causan en el
trabajador importante fatiga muscular y dems desencadenan o agravan patologas
osteomusculares los cuales se caracterizan por no cumplir con las normas de
ergonoma. Por ejemplo las lumbalgias, ocasionadas, entre otras por posturas
inadecuadas.
Psicosocial productores de sobrecarga psquica: son todos aquellos factores de
riesgos generados por la organizacin del trabajo o de la sociedad circundante
(extra laboral), que pueden producir en los trabajadores tenciones emocionales
desagradables, repetitivas y prolongadas. Ejemplo actividades montonas,
inestabilidad laboral, tareas sin valorar.
Todos estos factores, en mayor o menor grado, se encuentra en buena parte de los
archivos en Colombia y el riesgo es comn para todos los que se exponen bajo
condiciones inadecuadas.
Archivistas, riesgos y documentos:
Los archivistas en el pas sea cual sea su preparacin educativa, se han convertido
en un gremio importante en el mbito laboral y profesional, inclusive con anterioridad
a la aparicin de la Ley General de Archivos. El acervo documental como fin
primordial en la custodia y aplicacin de la prctica archivstica se convierte en la
razn de ser de la vida laboral de estos trabajadores. Es entonces que la salud del
archivista se ve afectada al aparecer en su entorno riesgos que otras dependencias
no poseen y que se hacen caractersticos para las reas de archivo.
Las administradoras de riesgos realizan estudios importantes en cuanto a factores
de riesgo y peligros. Los documentos y las personas al verse expuestos a problemas
comunes deben encaminarse a un programa integral de conservacin de reas de
archivo que rena las directrices que armonizaran la interaccin archivista
archivos.
Prevencin de riesgos en Archivos:

La importancia de la prevencin de los Riesgos es indiferente si el archivo es grande


o pequeo, pblico o privado, organizado o no. Su importancia est relacionada con
un derecho que tienen constitucional y humanamente todas las personas de trabajar
en un ambiente libre de riesgos para evitar accidentes o enfermedades que puedan
impactar su calidad de vida y la tranquilidad de su familia. Se podr de otra manera
encontrar otros beneficios de tipo econmico relacionados con productividad,
calidad y competitividad pero definitivamente seguir siendo la proteccin social o
el factor humano el ms importante.

4. Que partes del museo considera usted que forman parte de los soportes
documentales analizadas segn la gua del Archivo General.
Los museos del pas, son depositarios de bienes muebles, representativos del
Patrimonio Cultural de la Nacin. El Ministerio de Cultura, a travs del Museo
Nacional, tiene bajo su responsabilidad la proteccin, conservacin y desarrollo de
los Museos existentes y la adopcin de incentivos para la creacin de nuevos
Museos en todas las reas del Patrimonio Cultural de la Nacin. As mismo
estimular el carcter activo de los Museos al servicio de los diversos niveles de
educacin como entes enriquecedores de la vida y de la identidad cultural nacional,
regional y local.
El Ministerio de Cultura fomentar y apoyar programas de conservacin y
restauracin de las colecciones que albergan los museos del pas, as como en los
casos que sea necesario, programas de conservacin, restauracin, adecuacin o
ampliacin de los inmuebles que les sirven de sede, a travs de los organismos
especializados en el rea. Para ello crear y reglamentar las instancias de
consulta, aprobacin y control necesarias para su desarrollo y procurar la
vinculacin de entidades y gobiernos departamentales y municipales.
El Ministerio de Cultura, u travs del Museo Nacional, reglamentar la
sistematizacin y control de los inventarios de las colecciones de todos los museos
del pas. As mismo, desarrollar programas permanentes de apoyo a la gestin de
los museos, y procurar la creacin de incentivos a las donaciones y contribuciones
de mecenazgo para el funcionamiento y desarrollo de los museos pblicos y
privados.

5. Cmo planteara usted una estructura organizacional teniendo en cuenta lo


visto y explicado en el museo en nuestras antiguas comunidades y
organizaciones, sus funciones y sus formas de vida.

La gestin documental en las organizaciones empresariales est dirigida hacia


el desarrollo de un conjunto de mejoras imprescindibles para la administracin y
control de la documentacin, pues la mayora de las empresas necesitan
acceder y consultar de forma frecuente la informacin archivada en el desarrollo
de los procesos que realizan. El diseo e implantacin de sistemas de gestin
de documentos de archivo se convierte de hecho en una solucin exitosa que
aumenta la cultura informacional en las personas, mejora el desempeo de las
funciones de la organizacin y sus procesos documentales a partir de cambios
estructurales y tecnolgicos que influyen en el incremento de la eficiencia.

Variadas herramientas informticas, como los sistemas integrados de gestin de


la documentacin, controlan la produccin, circulacin, almacenamiento y
recuperacin de cualquier tipo de informacin. Entre las caractersticas
principales de estos sistemas se encuentran las siguientes:

Responden de forma corporativa a las necesidades y problemas de la gestin


de la informacin dentro de las organizaciones.

Tienen un carcter abierto y dinmico, evolucionado junto a la trayectoria de


la organizacin.

Aportan soluciones que incluyen todo el ciclo vital de los documentos.


Contemplan y gestionan los diferentes soportes documentales existentes en
la organizacin.

6. Cul es el aporte en el desarrollo de las anteriores competencias de acuerdo


a la visita al AGN, de mnimo cinco conclusiones.
El establecimiento de flujos de trmites, brinda grandes beneficios en la
administracin y control de los documentos mediante un programa de gestin
documental, el cual permite ahorrar tiempo y recursos en tareas innecesarias,
y detectar que procesos de la organizacin pueden ser simplificados.
Hay que elaborar un programa de gestin documental para establecer
polticas y lineamientos archivsticos en cada uno de los procesos de la
organizacin.
Aplicar la normatividad establecida por el Archivo General de la Nacin, en
cada uno de los procesos archivsticos.
Conservar la documentacin de la organizacin en cuanto a los riesgos que
se expone esta, tales como es la humedad, las bacterias, roedores que
daan la documentacin, debemos fumigar nuestros archivos para evitar que
estos sean contaminados.
Los archivos de la organizacin de cumplir con los lineamientos establecidos
por el archivo general de la nacin para la conservacin y presevacion de la
documentacin.
7. Rendir informe sobre las diferentes formas y mtodos de conservacin de la
memoria documental de las empresas, en especial la de microfilmacin.

Para documentos en formato anlogo como microfilm, cintas fonogrficas, cintas de


vdeo, rollos cinematogrficos, fotografa entre otros, y digitales clomo disquetes,
cintas DAT, CD, DVD, entre otros, se tendr en cuenta lo siguiente: Las fotografas
y negativos debern almacenarse en sobres individuales y en cajas de pH neutro.
Los materiales plsticos empleados debern ser qumicamente estables, no
desprender vapores nocivos, ser permeables al vapor de agua, estos se podrn
emplear siempre que se garanticen condiciones ambientales de humedad relativa
dentro de los rangos establecidos para cada tipo de soporte.
Los rollos de microfilmacin debern mantenerse en su carrete y contenedor
elaborados en material estable y qumicamente inertes; cada rollo estar en una
unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas
estanteras diseadas acorde con el formato y con las especificaciones requeridas
para garantizar su preservacin.

Las cintas magnticas de audio, vdeo o de datos como DAT, entre otros, debern
almacenarse completamente rebobinadas en su respectivas cajas alejadas de
campos magnticos y fuentes de calor. Para estos soportes, es necesario
programar su rebobinado peridico y verificacin de datos, los cuales se darn en
relacin directa con las condiciones de humedad del rea de depsito de tal manera
que a mayor humedad mayor frecuencia en el proceso. Los disquetes y los CD,
entre otros, podrn contar con una unidad de conservacin plstica en polipropileno
u otro polmero qumicamente estable, que no desprenda vapores cidos o
contenga molculas cidas retenidas en su estructura. Cada unidad de
conservacin contendr solo un disquete o CD.

8. Que comentarios puede aportar sobre el proceso de restauracin de


documentos, procedimientos, equipos, sustancias qumicas y el ambiente
indicado.

La Limpieza es uno de los programas ms importantes para la conservacin


preventiva del material documental. Una limpieza inadecuada o la falta de ella es en
muchos casos la causa de daos costosos y algunas veces irreparables. La
acumulacin del polvo y suciedad, unida a condiciones elevadas de humedad
relativa, genera el desarrollo de microorganismos y la formacin de manchas sobre
el material documental. El proceso de la limpieza documental constituye una de las
estrategias de conservacin ms simples y eficaces, con ella se disminuye en
grandes proporciones la posibilidad de ataques biolgicos y la incidencia de la
contaminacin atmosfrica sobre los documentos.
9. Qu tipo de informacin o documentacin le llama ms la atencin del museo
de conservacin de la memoria o historia del pas y que sistema de seguridad
se emplea para evitar su deterioro.

Los documentos histricos que se encuentran en el Archivo General de la Nacin,


me llamaron la atencin, ya que son manuscritos antiguos donde se refleja la
manera de expedicin de leyes, decretos, documentos oficiales, nombramientos
que eran elaborados a mano a travs de plumas y tintas no contaminantes con un
papel especial.