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PATRONATO NACIONAL DE LA INFANCIA

GERENCIA TCNICA
DEPARTAMENTO DE ACREDITACION

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACION DEL PLAN DE


TRABAJO DE LOS PROGRAMAS DE ATENCION A LAS
PERSONAS MENORES DE EDAD

MARZO 2011

Un plan realista es el mejor aliado del xito y viceversa

(Citado en Gua para la Elaboracin de Proyectos Sociales)

El plan anual de trabajo es un instrumento de planificacin y gestin


que permite llevar a cabo los fines de la organizacin, mediante una
adecuada definicin de los objetivos y metas que se pretenden alcanzar de
manera que se utilicen con eficiencia, eficacia y economicidad 1. 1
1. Generalidades en la elaboracin del plan de trabajo

En su diseo y ejecucin debe contarse con la participacin de la direccin, el


personal tcnico y el rgano superior (Junta Directiva) de un determinado programa,
este ltimo tambin encargado de su aprobacin.

Particularmente, en esa primera fase (diseo) se deben considerar aspectos


de gran trascendencia como son las prioridades del programa, la distribucin de
tiempo del personal, la asignacin de tareas y actividades diversas, y los asuntos
necesarios de coordinacin interna (consecucin de recursos de variada ndole) y las
oportunidades de coordinacin con otras organizaciones o programas. Todos ellos
elementos importantes para el alcance de los objetivos planteados.
______________________
1
Contralora General de la Repblica, Divisin de Fiscala Operativa y Evaluativa, rea de Servicios Sociales, Informe
sobre los resultados del Estudio realizado en el Patronato Nacional de la Infancia en relacin con las transferencias de
recursos a organizaciones privadas sin fines de lucro. 2009 pgina 8.

Finalmente, el plan de trabajo adems de operacionalizar el modelo de


atencin mediante la expresin ordenada y concreta de las actividades cotidianas,
busca la inclusin de todas las acciones que den una respuesta efectiva y oportuna
a sealamientos limitantes y que por lo tanto ofrezcan oportunidades y alternativas
innovadoras que garanticen la calidad en la atencin a las personas menores de
edad.

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2. Estructura y elementos bsicos en la elaboracin del plan de trabajo
El plan de trabajo debe reflejarse en cuatro formularios:
a) Datos generales del Programa.
b) Anlisis de la situacin del programa FLOA (Fortalezas, Limitaciones,
Oportunidades y Amenazas).
c) Matriz de planeamiento, la que a su vez debe contener los siguientes
aspectos: objetivo general del programa, objetivos especficos del plan de
trabajo, actividades, metas, indicadores, costo estimado y cronograma.
d) Monitoreo.

A continuacin, se muestra el desglose o descripcin de dichos formularios:


a) Datos generales del programa
Nombre de la organizacin (Razn social )
Nmero de cdula Jurdica
Nombre del programa
Nombre del representante legal de la organizacin
Nombre del Director(a), administrador
Direccin fsica del programa
Apartado postal del programa
Direccin electrnica
Nmero(s) telefnico(s) del programa
Nmero de fax
Perodo de vigencia del permiso de funcionamiento otorgado por el PANI
Perfil de la poblacin atendida y definido en el permiso de funcionamiento del
PANI
Total de la poblacin atendida
Cupo autorizado en el convenio de cooperacin vigente con el PANI

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b) Anlisis de la situacin del programa y su entorno
Se busca que con esta informacin el programa realice un reconocimiento de
su realidad tanto a lo interno como de su entorno (social, natural, etc.) y con l,
identifique factores o variables que han influido, influyen o influirn en su desempeo
organizacional. Dichos factores son los elementos internos y externos que afectan
tanto de manera positiva como negativa al programa como un todo y que pueden
tambin alterar (negativa o positivamente) el cumplimiento de sus objetivos.

An cuando existen diversas herramientas para estos efectos, una de las ms


comnmente conocidas es el anlisis de Fortalezas o Fuerzas, Limitaciones,
Oportunidades y Amenazas (FLOA). Las Fortalezas y las Limitaciones son parte del
mundo interno del programa, mientras que las Oportunidades y Amenazas
constituyen su mundo externo.

A continuacin, se expondr una breve descripcin de cada uno de los


componentes del FLOA.

Limitaciones: se constituyen en aquellos


Oportunidades: son los elementos externos al elementos internos del programa que dificultan u
programa (eventos o circunstancias) que ocurren, se obstaculizan el logro de las metas u objetivos
espera que ocurran o puede inducirse a que propuestos. Influyendo de manera negativa en el
sucedan y que pueden ser aprovechadas por el desarrollo de las actividades, en la motivacin
programa para el logro de sus metas y objetivos. del recurso humano o en las finanzas de los
Algunos ejemplos de oportunidades son el apoyo de programas.
otras organizaciones o instituciones, la oferta de
capacitacin, la nueva tecnologa, etc.

Amenazas: son eventos o circunstancias que puede


suscitarse en el medio externo al programa y que
Fortalezas: Son los elementos positivos o
podran tener efectos o resultados desfavorables en
puntos a favor con que cuenta el programa.
el cumplimiento de las metas y objetivos. Ejemplos
Algunos ejemplos de fortalezas son:
de amenazas son un ro que frecuentemente se
capacitacin obtenida, nivel de motivacin,
desborda, las condiciones geogrficas de acceso al
instalaciones adecuadas, recursos humanos
programa, una escasa colaboracin de un ministerio
suficientes y recursos econmicos disponibles,
u otra institucin pblica o privada.
etc.

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En la formulacin de los componentes del FLOA deben tomarse, entre otros
aspectos, los resultados concertados del proceso de supervisin hecho por el PANI
(Departamento de Acreditacin o por otra de sus instancias u otras instituciones
pblicas rectoras vinculadas a la atencin de las personas menores de edad, y
concedentes de recursos econmicos u otros , as como la participacin de todas las
personas que integran la organizacin, siendo particularmente importante la
incorporacin de las personas menores de edad.

c) Matriz de Planeamiento

Objetivo General del Programa y Objetivos Especficos del Plan de Trabajo.

Es fundamental que en el planteamiento del objetivo general del programa se tengan


en cuenta dos caractersticas esenciales: 1- que se origina del modelo de atencin de
la organizacin y, 2- cuyo rumbo y propsito son el resultado de una secuencia
ordenada y sistemtica de acciones enmarcadas en los planes de trabajo y sometida
esta secuencia a peridicas evaluaciones.

Por esa razn, es que para efectos de este instructivo es necesario que se
establezcan y diferencien dos tipos de objetivos:

a- Objetivo General del programa contenido en el modelo de


atencin.

b- Objetivos Especficos del Plan de trabajo.

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El planteamiento de los objetivos especficos del plan debe ser coherente con
las reas de atencin que han sido establecidas para las modalidades de programas
de atencin.

En cualquiera de los tipos de objetivos indicados, deben considerarse los


siguientes aspectos para su formulacin:

- Su planteamiento debe ser claro, concreto, realista y motivador.


- Expresar claramente las situaciones que se desean solucionar y en ellos
debe evidenciarse un propsito de logro, transformacin o cambio.
- Deben ser redactados de forma tal que inicien con un verbo en modo
infinitivo.
- Evitar el uso de verbos que se asocien a esfuerzos (fomentar, procurar, tratar,
intentar).
- Particularmente, de los objetivos especficos es importante la derivacin de
metas que son elementos cuantificadores y cualificadores de los objetivos u
propsitos. Sealan cuanto queremos alcanzar de cada objetivo, de que
calidad es lo que queremos lograr y en que lapso de tiempo se va a
conseguir.2
2
Metas vrs resultados obtenidos= xito o fracaso

Metas
Son los elementos cuantificadores y cualificadores de los objetivos o
propsitos del programa (proyecto) en un marco de tiempo. Seala cunto queremos
alcanzar de cada objetivo, de qu calidad es lo que queremos lograr y en que lapso
de tiempo se va a conseguir.
Es importante considerar los siguientes aspectos para su elaboracin:

- Deben ser alcanzadas por el programa con los recursos financieros, humanos,
fsicos y tecnolgicos disponibles.
- Deben establecerse para ser cumplidas en un plazo determinado.
- Deben ser conocidas y acordadas por los miembros de la Junta Directiva de la
Organizacin.
- Deben sealar cunto queremos alcanzar de cada objetivo y de que calidad es
lo que queremos lograr.2

2
Gua para la Elaboracin de Proyectos Sociales, Coleccin Liderazgo Social. Luis Ulla, Claudio Giomi. Espacio Editorial,
Buenos Aires. Argentina, pgina 58, 2006

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Indicadores
Referidos a los logros de los programas sociales, los indicadores de producto
o resultados suelen ser los ms simples de aplicar, pues se orientan a medir el grado
de cumplimiento de las metas propuestas en relacin con las realizadas. Por lo
mismo, su medicin se realiza generalmente comparando el nmero total de los
beneficios realizados o ejecutados con el nmero de los programados; sea que se
trate de beneficiarios, acciones, supervisiones, capacitaciones o proyectos, segn
como haya sido formulada la meta.

Este tipo de indicadores se expresan, por lo general, en la forma de


porcentajes y miden la capacidad de respuesta institucional de las diferentes
situaciones a atender.

De este modo, los indicadores permiten evaluar la situacin actual y saber


donde est el proyecto en relacin a los resultados esperados 3

Actividades
Son las acciones concretas que realiza el personal del programa para alcanzar
los objetivos especficos sealados en la seccin anterior. Implica la definicin y
ejecucin de tareas.

Para el planteamiento de cada actividad debe responderse a las siguientes


interrogantes:

Cul es la actividad?
Cul o cules sern los mecanismos para su realizacin?
Cules sern los parmetros para medir su logro?
Quin es o quienes son los responsables de llevarla a cabo?
Qu recursos son necesarios y cual es su costo estimado?
En que fecha inicia y concluye?

3
Citado en Diseo y Evaluacin de Proyectos Sociales, Martinic Segio. Comexani, CEJUV. Mxico, pgina 85, 1997

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Debe existir total coherencia entre las actividades y el objetivo especfico. Se
recomienda enlistarlas para cada uno de ellos y as establecer el plazo, el personal
responsable y los recursos materiales.

Costos estimados
Es la estimacin financiera, coherente y detallada de los requerimientos
necesarios para la ejecucin del plan. Este costo debe consignarse para cada una de
las actividades y corresponde a una estimacin, sujeta a cambios por razones propias
de la economa (costos de materia prima, inflacin, entre otros) y del mismo proyecto
(cambios en las caractersticas de las actividades- tiempo, participantes etc).

Asimismo, debe estipularse el origen de los recursos necesarios para cubrir el


costo de las actividades y que para efectos de esta gua, sern los provenientes de
las instituciones pblicas (PANI, Junta de Proteccin Social, IMAS, Municipalidades,
entre otras), decretos o leyes de la Repblica, as como la contraparte que la
organizacin debe aportar y cuyo origen lo constituyen aportes de personas fsicas o
jurdicas (ONGs, empresas, organismos internacionales y organizaciones
comunales).

Cronograma
Es importante determinar la duracin de las actividades, para lo cual se recomienda
que esos plazos se incluyan en la matriz de planeamiento de manera semestral.

d) Monitoreo (evaluacin)

El concepto de monitoreo ligado al plan de trabajo debe relacionarse con la


eficiencia y eficacia que involucra el mejor uso de los recursos definidos. Se relaciona
con la periodicidad, tcnicas y metodologa, utilizadas por el programa para su
monitoreo y realizar los ajustes que sean necesarios para su cumplimiento y
reconocer las limitaciones internas y externas que deben considerarse para
planificaciones posteriores.

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Para lo que corresponde a este documento, se recomienda que el plan se
someta a evaluacin, al menos dos veces al ao, lo que permite conocer el nivel de
cumplimiento del plan de trabajo del programa.

Este monitoreo debe presentarse al Departamento de Acreditacin del PANI a


finales del primer semestre del ao del plan en ejecucin (mes de julio) y al inicio del
primer semestre del siguiente ao (mes de enero).

Nota Final
El Plan de trabajo debe ser oficializado mediante la aprobacin del rgano
competente, de acuerdo con lo que establecen los estatutos de la Organizacin.

Por ejemplo:

Fecha de aprobacin y Nmero de Sesin de Junta Directiva segn lo indiquen


los estatutos de la Organizacin.
______________________________________________________________

____________________________ ______________________________
Firma del Director(a) del Programa Firma del Presidente de la Junta
Directiva de la Organizacin

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Fuentes consultadas, incorporadas o adaptadas para este documento
1- http://www.erc.msh.org/fpmh_spanish/chp2/

2- http://www.cedpa.org/uploaded_files/stratplan_spanish_all.pdf

3- http://www.imacmexico.org/ev_en.php

4- http://www.quality-consultant.com/gerentica/aportes/aporte_001.htm

5- http://cienciasempresariales.info/productividad-economicidad-rentabilidad/

6- Patronato Nacional de la Infancia. Gua para la elaboracin de Proyectos Sociales.

2005.

7- Ulla Luis, Giomi Claudio. Gua para la Elaboracin de Proyectos Sociales,

Coleccin Liderazgo Social. Espacio Editorial, Buenos Aires. Argentina, 2006.

8- Martinic Segio. Diseo y Evaluacin de Proyectos Sociales,. Comexani, CEJUV.

Mxico, 1997.

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Glosario

Actividad
Conjunto de operaciones o tareas propias de una persona destinada al cumplimiento
de un objetivo.
Conjunto de tareas especficas que deben realizarse para alcanzar cada uno de los
objetivos especficos o productos de un proyecto (programa). 2

Eficacia
Capacidad de un programa para lograr los resultados que se esperan a partir del
alcance de sus objetivos.

Eficiencia
Capacidad que tiene un programa para disponer de diversos recursos y alcanzar uno
o varios de sus propsitos.

Evaluacin
Proceso mediante el cual un programa analiza oportunamente la ejecucin de su plan
de trabajo para conocer su nivel de cumplimiento y valorar la incorporacin de
modificaciones y adecuaciones.

FLOA (Fortalezas, Limitaciones, Oportunidades y Amenazas)


Metodologa empleada por un programa para estudiar sus particularidades internas y
su situacin externa que son determinantes en su desempeo organizacional. Las
particularidades son las fortalezas y limitaciones, mientras que su entorno lo
constituyen las oportunidades y amenazas.

Cronograma
Es un grfico que muestra visualmente el tiempo en el cual se realizar una actividad
o tarea.

Indicador de producto
Los indicadores de producto son las medidas del grado de cumplimiento de las metas
propuestas en relacin con las realizadas.

Meta
Es un elemento cuantificador y cualificador de los objetivos o propsitos del proyecto
(programa) en un marco de tiempo. Seala cuanto queremos alcanzar de cada
objetivo, de que calidad es lo que queremos lograr y en que lapso de tiempo se va a
conseguir.

Objetivo general del programa


Propsito general que de manera objetiva y concisa define la gestin y trayectoria de
un programa.

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Objetivos especficos del plan anual de trabajo
Propsitos medibles y concisos que pretende definir los resultados concretos
esperados mediante el desarrollo de un conjunto de acciones.

Plan de trabajo
Documento elaborado por la direccin y el personal tcnico de un programa que
muestra el conjunto de actividades y recursos disponibles para su desempeo en un
periodo determinado. Para efectos de esta gua estos dos elementos estn
orientados hacia la garanta y defensa de los derechos fundamentales de las
personas menores de edad.

Es el ordenamiento en el tiempo de las tareas necesarias para realizar las actividades


que se requieren para alcanzar las metas o productos que a su vez se requieren para
lograr los objetivos de un proyecto (programa).2

Plazo
Espacio en el tiempo que se define para realizar un conjunto de actividades o tareas,
las que se encuentran en funcin de los recursos disponibles.

Recursos
Conjunto de elementos o medios necesarios para realizar las actividades
establecidas en un plan de trabajo.

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