TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Presidencia Vicepresidencia Gerencia

Transporte agua y Estudios
saneamiento Ambientales HOJA No: ____ DE:____
Energia e Industria Sistemas
Hidrocarburos Comercial
Estudios y servicios
Publicos Otro
Administrativa y
Financiera

NOMBRE REGISTRO DE ENTRADA

PROYECTO: No. PROYECTO: DD MM AAAA No.T
AREA:

UBICACION
UNIDAD DE CONSERVACION FECHAS EXTREMAS TOPOGRAFICA
Numero
Carpeta
6. ITEM 7.ASUNTO Caja N N Tomo Otro de Folios INICIAL FINAL OBSERVACIONES Anaquel Entrepano

Elaborado por: Autorizado por Gerente/Jefe de Area/Coordinador: Recibido por coordinador de Biblioteca:

Cargo: Nombre: Nombre:

Firma: Firma: Firma:

CAL-FOR-242 rev 00 Transferencias documentales

 INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES CAL-FOR-242-REV 00

Registro de Entrada: Debe consignarse en las tres primeras casillas los dgitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (AAA, MM, DD). En NT se anotara el
nmero de la transferencia, este espacio lo diligencia Archivo Central o biblioteca.
Hoja: ___ de ___: Se numerar cada hoja del inventario consecutivamente. De___: Se registrar el total de hojas del inventario.
tem: Debe consignarse el nmero consecutivo de cada uno de los expedientes.
Asunto: Debe anotarse en nombre asignado de los expedientes a transferir. Ejemplo: Comprobantes de Egreso, Accin de Tutela, Contratos de Arrendamiento del consorcio X,
ordenes de servicio del proyecto X, Correspondencia recibida o enviada.
Unidad de Conservacin: Se consignar el nmero asignado a cada unidad de almacenamiento (caja y carpeta), los tomos solo aplica para los documentos que esten empastados
(libros contables, nomina). En la columna Otro se registrarn las unidades de conservacin diferentes a CD'S, Sobres, Acetatos.
Nmero de Folios: Se anotar el nmero total de folios contenido en cada unidad de conservacin descrita.
Fechas Extremas: Deben consignarse la fecha inicial y final de cada carpeta. Debe colocarse los cuatro dgitos correspondientes (AAAA, MM, DD).En el caso de una sola fecha se
anotar sta. Cuando la documentacin no tenga fecha se anotara S.F.
Observaciones: Se consignarn los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores, los cuales permitirn recuperar la informacin que sea relevante al
momento de la consulta, faltantes y asignacin cronolgica o numrica.
Ubicacin Topogrfica: Este espacio se asignara en el momento de recibir la transferencia, por lo tanto es responsabilidad del coordinador de la Biblioteca, para ubicarlo con
facilidad en el Archivo Central o Biblioteca.
Elaborado por: Se escribir el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el formato de transferencias, as como el lugar y la fecha en que se realiza la
elaboracin del mismo.
Autorizado por Gerente/Jefe de rea/Coordinador: Se escribir el nombre y apellido, cargo, firma de la persona autoriza la entrega as como el lugar y la fecha en que se realiza la
elaboracin del mismo.
Recibido por: Se registrar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable recibir forma de transferencias documentales, as como el lugar y la fecha en que se recibi.

CAL-FOR-242 rev 00 Transferencias documentales