DIRECCION DE CALIDAD UNIVERSITARIA-U

TALLER: IMPLEMENTACION DE LAS "

Minuta para las 5S

Autoevaluacin 5S en la O
Criterios para la autoevaluacin 5S
Manual de Implementacin de
Ejemplo Manual de Implementaci
FIN
NIVERSITARIA-UNHEVAL
ACION DE LAS "5S"

a las 5S
5S en la Oficina
uacin 5S en oficinas
ntacin de las 5S
lementacin de las 5S
N
 FORMATO N1
OFICINA DESIGANADA PARA LA EVALUACIN:
MINUTA DE REUNIONES 5S
OFICINA RESPONSABLE FECHA
REGRESAR
PARTICIPANTES:

AUSENTES:

TEMAS TRATADOS:

CONCLUSIONES
REGRESAR
 FORMATO N2
OFICINA A EVALUAR:
AUTOEVALUACION "5S" EN OFICINAS
OFICINA RESPONSABLE FECHA

ITEMA A EVALUAR VALORES ASIGNADOS

SEPARAR 1 2 3 4 5
1. La documentacin tiene plazos de validez?
2. En los escritorios hay cosas innecesarias?
3. En armarios y archivos hay cosas innecesarias?
4. Existen cables, paquetes y objetos en reas de circulacin?
PUNTAJE TOTAL
ORDENAR
1. Existen un archivo central para los objetos comunes?
2. Los archivadores y carpetas estn identificados?
3. Hay obejetos sobre armarios y archivos?
4. Se utiliza el CONTROL VISUAL como herramienta?
PUNTAJE TOTAL
LIMPIAR
1. Cul es el grado de limpieza?
2. Cul es el estado de pisos, paredes, techos y ventanas?
3. Cmo estn los armarios, archivos y escritorios en lo que
respecta a limpieza?

4. Cmo est los baos, uniformes en lo que respecta a limpieza?

PUNTAJE TOTAL
ESTANDARIZAR
1. Se aplican las 3 primeras "S"?
2. Cmo es el hbitat de la oficina?
3. Es adecuada la iluminacin?
4. Se hacen mejoras en el ambiente y en los procedimientos?
PUNTAJE TOTAL
AUTODISCIPLINA
1. Se aplican las 4 primeras "S"?
2. Se cumplen las normas de la empresa?
3. Se cumplen las normas de la oficina?
4. Se cumple con la programacin de las acciones "5S"?
PUNTAJE TOTAL
REGRESAR
OFICINA A EVALUAR:..
ORDENAR 1 2
Sin plazo de vencimiento. Se
DOCUMENTOS
acumulan todos los documentos
Desordenados, los documentos
ESCRITORIOS necesarios estn mezclados con
los innecesarios
Desordenados, sin identificacin.
La documentacin necesaria est
ARMARIOS Y ARCHIVOS
totalmente mezclada con la
innecesaria
Restos de papeles y basura.
REAS DE CIRCULACION Y
Objetos que perjudican la libre
PISOS
circulacin.
ARCHIVO CENTRAL No se tiene
Los biblioratos y carpetas estn
ARCHIVADORES Y CARPETAS sobre los escritorios, sucios,
desordenados, y sin identificacin
CRITERIOS PARA LA AUTOEVALUACION "5S" EN LAS OFICINAS
Sin plazo de vencimiento. Se
descartn espordicamente
Ordenados, los documentos
necesarios estn mezclados con
los innecesarios
Desordenados, sin
identificacin. La
documentacin necsaria est
parcialmente mezclada con la
innecesaria. Maximo 50%
Restos de papeles, objetos
apilados que perjudican la libre
circulacin
Se tiene pero no se usa
Restos de papeles, objetos
apilados que perjudican la libre
circulacin
3 4
Sin plazo de vencimiento. Se
descartn periodicamente en
forma parcial.
Ordenados, con documentos
sin identificar
Ordenados con identificacin,
la documentacin necesaria
est parcialmente mezclada
con la innecesara. Mximo 30%
Objetos apilados que
perjudican la libre circulacin
Se tiene pero no se usa
parcialmente y no en forma
permanente.
Biblioratos y carpetas
archivados, sin identificacin y
con documentacin mezclada.
5
REGR
Con plazo de vencimiento. Se
Con plazo de vencimiento. Se
descartn en forma
descartn periodicamente.
permanente.
Ordenados, se mantienen
Ordenados, con documentos
permanentemente solo la
separados e identificados
documentacin necesaria.
Ordenados con identificacin,
Ordenados con identificacin,
casi no existe documentacin
toda la documentacin
necesaria mezclada con la
necesaria.
innecesara. Mximo 10%
Objetos apilados que no
Libre totalmente
perjudican la libre circulacin
Se tiene, se usa plenamente pero Se usa plenamente y en forma
periodicamente. permanente.
Biblioratos y carpetas Biblioratos y carpetas limpios e
identificados y archivados, pero identificados, ordenados
sin orden, no siguen un modelo. siguen un modelo.

Desordenados, sin identificacin.
Las carpetas y archivadores estn
ARMARIOS Y ARCHIVOS
mezclados. Archivadores y
carpetas en uso no vuelven
Desordenados, con
Desordenados, sin Ordenados, con identificacin. Ordenados, con identificacin.
identificacin. Carpetas y
identificacin. Las carpetas y Carpetas y archivadores, muy Carpetas y archivadores,
biblioratos estn poco
archivadores estn parcialmente poco mezclados. 10%. correctamente ordenados y los
mezclados. Biblioratos y
mezclados. archivadores y archivadores y carpetas en uso usados vuelven todos a su
carpetas en uso vuelven
carpetas en uso no vuelven vuelven parcialmente. lugar.
parcialmente.

CRITERIOS PARA LA AUTOEVALUACION "5S" EN LAS OFICINAS

ORDENAR 1 2 3 4 5
Se conoce, se aplica
CONTROL VISUAL No se conoce Se conoce pero no se usa parcialmente (mas del Se aplica mas de un 80%. Se usa tatalmente
50%)

Estn sucios Estn sucios Limpios al comienzo de la Limpios al comienzo de la Limpios al comienzo de la
permanentemente, con permanentemente, con jornada. Hay suficiente jornada. Hay suficiente jornada. La basura y
PISOS papeles y basura. No hay papeles y basura. Hay cestos y ceniceros, pero cestos y ceniceros, pero no cenizas se arrojan a los
cestos ni ceniceros. pocos cestos y ceniceros. se arrojan cosas al piso. se tiran las ceniza al piso. cestos y ceniceros.

pisos, paredes y techos Paredes y techos Paredes y techos en buen Paredes y techos en buen Paredes y techos en
ESTADO DE PISOS, totalmente deteriorados y parcialmente estado, falta pintura y estado, pintados y sucios buen estado, pintados y
PAREDES, TECHOS Y sucios. Ventanas con vidrios deteriorados, falta pintura estn sucios con polvillo. con polvillo. Ventanas con limpios. Ventanas con
VENTANAS sucios, rotos o y estn sucios. Ventanas Ventanas con vidrios vidrios sucios de polvillo. vidrios limpios.
remendados. con vidrios sucios. sucios de polvillo.

Armarios y escritorios en Armarios y escritorios en

Armarios y escritorios
ARMARIOS Y
deteriorados, sucios y
ARCHIVOS
faltos de pintura
Armarios y escritorios
deteriorados y faltos de
pintura
Armarios y escritorios
aceptables condiciones, buenas condiciones,
deteriorados, limpios y
limpios y pintados de limpios y pintados de
pintados diferentes modelos iguales.

Algunos usan uniformes El uniforme y las tarjetas El uniforme y las tarjetas El uniforme y las tarjetas
Los uniformes no se usan, otros no. Est sucio, No se de identificacin se usan. de identificacin se usan. de identificacin se usan.
UNIFORME, COCINA Y la ropa est sucia igual que usan tarjetas de
BAOS identificacin. Baos y Uniforme, bao y cocina, Uniforme, bao y cocina, Uniforme, bao y cocina
el bao y la cocina parcialmente sucios. algo sucios. limpios.
cocina sucios se usan.

El puntaje de las primeras
APLICACIONES DE LAS
tres "S" es igual o menor
TRES PRIMERAS "S"
que 24
El puntaje de las primeras El puntaje de las primeras El puntaje de las primeras
El puntaje de las
tres "S" es igual o mayor tres "S" es igual o mayor tres "S" es igual o mayor primeras
tres "S" es igual
que 24 e igual o menor que 33 e igual o menor que 42 e igual o menor
o mayor que 51.
que 33. que 42. que 51.

CRITERIOS PARA LA AUTOEVALUACION "5S" EN LAS OFICINAS

ORDENAR 1 2 3 4 5

Ruidosa e incmoda. Ruidosa e incmoda. sin ruidos y algo sin ruidos y cmoda. Los sin ruidos y cmoda. Los
Demasiadas divisiones Demasiadas divisiones incmoda. Los muebles muebles muebles son
son confortables.
dificultan la comunicacin. dificultan la comunicacin. son confortables. Los confortables. Los
HABITAT DE LA Los muebles son
Los muebles no son Los muebles no son muebles no son muebles no son
OFICINA confortables.
confortables. Fra en confortables. Fra en confortables. Fra en Temperaturas confortables.
tolerables en Temperaturas
invierno , calurosa en invierno , calurosa en invierno , calurosa en agradables
invierno y verano.
verano verano verano en invierno y verano.

Lmparas, fluorescentes y Lmparas, fluorescentes y Lmparas, fluorescentes y Lmparas, fluorescentes y Lmparas, fluorescentes
plafones escasos, plafones suficientes, plafones suficientes, plafones suficientes, y plafones suficientes,
ILUMINACION quemados ms del 50% y quemados ms del 30% y quemados ms del 10% y quemados menos del 10% funcionan todos y con
sin proteccin. sin proteccin. sin proteccin. y con proteccin. proteccin.

El grupo, entre
El grupo, entre inspeccin e El grupo, entre inspeccin El grupo, entre inspeccin El grupo, entre inspeccin inspeccin
e inspeccin, realiz una e inspeccin, realiz tres e inspeccin, realiz cinco realiz diezeacciones
inspeccin,
MEJORA CONTINUA inspeccin, no realiz de
ninguna accin de mejora. accin de mejora. acciones de mejora. acciones de mejora. mejora.

El puntaje de las primeras El puntaje de las primeras Elcuatro

puntaje de las primeras El puntaje de las primeras El puntaje de las
APLICACIONES DE LAS cuatro "S" es mayor que cuatro "S" es mayor que 56
"S" es igual o menor cuatro "S" es mayor que 44 e igual primeras cuatro "S" es
CUATRO PRIMERAS "S" o menor que
que 32. 32 e igual o menor que 44. e igual o menor que 68. mayor que 68.
56.

NORMAS DE LA Se conocen, pero no se Se cumplen Se cumplen con un fuerte Se cumplen

No se conocen
EMPRESA cumplen. ocacionalmente. seguimiento. permanentemente.
Se conocen, pero no se Se cumplen Se cumplen con un fuerte Se cumplen
NORMAS DEL GRUPO No se conocen cumplen. ocacionalmente. seguimiento. permanentemente.
 GRADO DE Se cumplen menos del Se cumplen menos del Se cumplen entre el 90% y Se cumplen el 100% sin
CUMPLIMIENTO DE 50% y bajo estricto 50% y el 90% bajo
No se conocen el 100% sin seguimiento. seguimiento. Actitud
LAS ACCIONES seguimiento. Actitud estricto seguimiento. Actitud proactiva. proactiva.
PROGRAMADAS reactiva. Actitud proactiva baja.

5
REGRESAR
 FORMATO N3
OFICINA EVALUADA:
MANUAL DE IMPLEMENTACION DE LAS "5S"
1. OFICINA

2. ACTIVIDADES QUE REALIZAN

Personal Actividad

3. DESCRIPCIN DE LA SITUACIN ACTUAL

Fotos Antes Fotos despues

4. Acciones a Tomar
Qu Quin Cundo

5. Proceso de cambio "(1S) seleccin y Clasificacin" Equipos,

Herramientas y Elementos Innecesarios
Descripcin del artculo Justificacin
REGRESAR
 DIRECCION DE CALIDAD UNIVERSITARIA-UNHEVAL
MANUAL DE IMPLEMENTACION DE LAS "5S"
1. OFICINA N Personal que labora
DIRECCION DE CALIDAD UNIVERSITARIA 4

2. ACTIVIDADES QUE REALIZAN

Personal Actividad
Rosario Vargas Roncal
Planifica, coordina, capacita ydirige la labor de la direccin de Calidad Universitaria
Aurora Ampudia Coordina, Apoya, controla las actividades de la DCU y brinda informacin referente
DCU

Miguel Apac Apoya en la realizacin de actividades de la autoevaluacin y brinda informacin

referente a esta

Jose Claudio Apoya en la realizacin de actividades de Control interno y brinda informacin

referente a esta

3. DESCRIPCION DE LA SITUACION ACTUAL

La direccin de calidad universitaria, brinda apoyo a las diferentes comites de calidad de las escuelas acadmicas, en cuanto se re
en la capacitacin, asesoramiento en la elaboracin de instrumentos de evaluacin, apoya la sensibilizacin del personal de la
universidad; brinda informaacin referet a los indicadores de calidad.

Como parte de su trabajo brinda informacin referente a Normas del CONEAU, SINEACE, ANR, Modelos de Calidad, guias de
autoevaluacin, Etc.

En muchas oportunidades nos han solicitado documento respecto a normas del CONEAU, y por muchas razones no hemos podido
atender oprtunamente,
Consideramos que el problema es que no teniamos el documento en un lugar facil de identificar:
Fotos Antes Fotos despues
 4. Acciones a Tomar
Qu Quin Cundo
Clasificar,identificar, organizar los documentos de la DCU, segn Aurora Ampudia primera semana de enero
Temas, en Ficheros
Organizar en lugar apropiado: Equipos de computo, manuales, Miguel Apac Segunda semana de enero
libros, otros
Identificar conjunto de documentos con etiquetas Rosario vargas Segunda semana de enero
Limpiar el ambiente de trabajo Todos todos los dias

Sealizar el ambiente, visualizar mensajes alusivos a la calidad Jose Claudio Tercera semana de enero

5. Proceso de cambio "(1S) seleccin y Clasificacin" Equipos, Herramientas y

Elementos Innecesarios
Descripcin del artculo Cantidad Justificacin

Cuadernos, folders 5 Se utilizaban de vez en cuando, se puso en un armario

Cartones de computadoras 7 No se utilizan, lo descartamos

CDs 10 Se titul y ubic en lugar apropiado
Monitores y Compuadoras 2 Nos llegaron nuevas, se traslad a otra oficina
Impresora 1 La tinta es cara, se traslad a otra oficina
Documentos 8 Obsoletos, Se ubic en un lugar lejano
Plantas 3 se ubico en lugar apropiado
Estantes 1 Despintado, se pint
L

Personal que labora

4 REGRESAR

n de Calidad Universitaria
nda informacin referente a la

n y brinda informacin

o y brinda informacin

admicas, en cuanto se refiere

cin del personal de la

de Calidad, guias de

razones no hemos podido

pues
 Cundo

era semana de enero

nda semana de enero

nda semana de enero

s los dias

era semana de enero

, Herramientas y

in

so en un armario

ra oficina
cina
o