You are on page 1of 8

PEMBAHASAN

KETERLIBATAN KARYAWAN DALAM MENINGKATKAN MUTU

A. PENGERTIAN DAN KONSEP DASAR KETERLIBATAN KARYAWAN


a. PENGERTIAN
Pelibatan karyawan adalah suatu proses untuk mengikutsertakan para karyawan pada
semua level organisasi dalam pembuatan keputusan dan pemecahan masalah (dapat berupa ide,
saran, kritik, dan lain sebagainya).
Pemberdayaan dapat diartikan sebagai pelibatan karyawan yang benar-benar berarti
(signifikan). Dengan demikian, pemberdayaan tidak hanya sekedar memberikan masukan, tetapi
juga memperhatikan, mempertimbangkan, dan menindaklanjuti masukan tersebut apakah akan
diterima atau tidak. Tanpa adanya pemberdayaan, pelibatan karyawan hanyalah merupakan alat
manajemen yang tidak ada gunanya.( Fandy Tjiptono, 2003:128).
Menurut Nurul Diena Novania ST, filososfi TQM menghendaki adanya keterlibatan
karyawan yang biasanya keterlibatan ini adalah dalam bentuk kerja tim yang kita kenal dengan
nama gugus kendali mutu ( Quality Control Circle).

b. KONSEP DASAR
Dalam keterlibatan karyawan harus juga menjalankan prinsip dan konsep sebagai
berikut :
a) Mutu merupakan tanggung jawab setiap orang,
Harus disadari bahwa meningkatkan mutu merupakan tanggung jawab dari setiap orang
dalam organisasi. Kesadaran tentang tanggung jawab mencapai mutu akan membawa
dampak pada kebersamaan dalam organisasi sehingga masing masing orang akan berusaha
mencapai mutu berdasarkan jobnya dan kemampuaannya masing masing.

b) Sasaran mutu melibatkan seluruh tingkat dan setiap orang,


Sasaran mutu melibatkan seluruh tingkat baik tingkat pemimpin maupun karyawan.
sehingga sasaran yang ingin dicapai organisasi diketahui oleh semua tingkatan tidak hanya
pada level pimpinan.Tindakan ini akan menguntungan organisasi.

c) Komunikasi adalah hal yang paling penting dan mendasar,


Komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam suatu organisasi. Komunikasi yang
baik antara pimpinan, karyawan, bahkan dengan pelanggan.akan mengurangi hambatan
dan permasalahan yang ada dalam suatu organsasi. Komunikasi ini diperlukan untuk
menjalin keharmonisan, peningkatan kerjasama dalam menjalankan tugas. Jika hal ini
terbangub dengan baik maka akan berpengaruh terhadap produk darai suatu organisasi.

d) Pelatihan merupakan sarana berkomunikasi,


Dalam organisasi karena kesibukan masing masing dalam menjalankan tugas maka
dimungkinkan jarang terjadi komunikasi antar karyawan maupun pemimpin dengan
karyawannya. Pelatihan di samping untuk meningkatkan kemampuan karyawan berkaitan
dengan keterampilan, wawasan, dan kompetensinya, juga dapat menjadi sarana
komunikasi antar kayawan maupun pimpinan denga karyawan.

e) Melibatkan dan membuat orang menjadi mampu,


Melibatkan semua unsur dalam organisasi sesuai degan kompetensi dan jobnya akan
membuat seseorang lebih mampu. Sekecil apun pelibatan orang, akan bermanfaat bagi
orang yang bersangkutan maupun organisasi.

f) Definisi mengenai tanggung jawab dan wewenang itu penting dan mendasar
(essential),
Pengertian atau persepsi yang sama terhadap tanggung jawab harus dilakukan. Hal ini
untuk menghidari kesalahfahaman antar karyawan dengan piminan.

g) Pemberdayaan, setiap orang dapat dilibatkan dengan berbagai cara sesuai dengan
kemampuannya.
Pemberdayaan karyawan dengan cara melibatkan dapat dilakukan dengan berbagai cara
antara lain melalui teamwork. Namun demikian juga harus diperhatikan kompetensi orang
yang bersangkutan sehingga sesuai dengan beban yang diberikannya.

B. HAMBATAN DAN PERAN MANAJER DI DALAMNYA


a. FAKTOR PENGHAMBAT DALAM MELIBATKAN KARYAWAN
Ada beberapa faktor yang menghambat keterlibatan dan pemberdayaan karyawan dalam
suatu organisasi. Diantaranya adalah sutu penolakan terhadap perubahan. Menurut fandy
tjiptono(2003:131), ada 2 penolakan terhadap perubahan yang perlu diperhatikan yaitu
penolakan dari manajemen dan dari karyawan.
Penolakan manajemen terhadap penerapan PPK (Pelibatan dan pemberdayaan karyawan)
antara lain karena alasan ketidakamanan, nilai-nilai pribadi, ego, pelatihan manajemen,
karakteristik kepribadian, ketidakterlibatan para manajer, serta struktur organisasi, dan praktik
manajemen.
1. Ketidakamanan, hal ini akan dirasakan oleh para manajer ketika karyawan yang
berada dalam tim kerja mencetuskan inisiatif atau ide yang dapat mengurangi kekuasaan
manajer tersebut. Sehingga manajer akan berusaha mempersulit kelompok kerja.
2. Nilai-nilai pribadi, yaitu anggapan manajer bahwa karyawan harus melaksanakan
perintah yang diberikan oleh manajer.
3. Ego,manajer yang memiliki ego tinggi tidak akan menerima adanya keterlibatan
karyawan, karena akan merasa berkurang status dan keuntungannya.
4. Pelatihan manajemen, akan mempengaruhi cara pandang manajer karena biasanya
pelatihan manajemen mengikuti filosofi yang dicetuskan oleh Frederick Taylor yang
lebih focus kepada penerapan prinsip-prinsip ilmiah dalam perbaikan proses dan
teknologi, yang tidak berorientasi pada manusia. Sehingga kemungkinan besar, para
manajer tersebut akan menolak PPK.
5. Karakteristik kepribadian para manajer, yang dididik dengan cara lama tidak akan
menerima PPK karena mereka lebih memperhatikan tugas dan hasil kerja daripada
memperhatikan orang yang bekerja tersebut.
6. Ketidakterlibatan manajer akan menolak PPK karena manajer tersebut merasa
diabaikan. Penerapan PPK harus melibatkan semua personil yang akan dipengaruhi oleh
keputusan atau ide yang ditemukan
7. Struktur Organisasi dan praktek manajemen akan menghambat PPK ketika
organisasi memiliki birokrasi yang berbelit-belit.
Penolakan dari karyawan bisa terjadi ketika mereka merasa skeptis terhadap manajemen
yang silih berganti dan tidak dilaksanakan. Penolakan bisa juga terjadi karena karyawan
tidak mau menerima perubahan karena menyangkut hal hal baru dan mungkin tidak
lazim, sehingga sulit mendapatkan dukungan dari karyawan.
Jadi ketika tim dibentuk, akan berhasil bila sasaran atau tujuan kerja kelompok jelas dan
disetujui oleh seluruh anggota kelompok. Hal ini didukung dengan adanya keterbukaan antar
anggota kelompok dan antara anggota kelompok selalu ada pertemuan untuk membahas
berbagai masalah kelompok atau masalah masalah perusahaan.Kerjasama antar anggota
kelompok sangat deperlukan, terutama dukungan dan rasa saling percaya antara seluruh anggota
kelompok.

b. PERAN MANAJER DALAM KETERLIBATAN KARYAWAN


Penerapan PPK (Pelibatan dan pemberdayaan karyawan) dalam lembaga/organisasi
Pimpinan yang berhasil bukanlah yang mencari kekuasaan untuk dirinya sendiri akan tetapi
yang mampu mendistribusikan kekuasaan kepada orang banyak untuk mencapai tujuan bersama
dengan melalui kejelasan wewenang, tanggung jawab, serta diimbangi sikap disiplin.
Pelibatan dan pemberdayaan karyawan akan berarti hanya apabila hal tersebut
merupakan suatu usaha sistemik yang dilakukan untuk membantu organisasi guna
meningkatkan nilai yang akan diberikan kepada pelanggan(Fandy Tjiptono, 2003:135).
Peranan utama manajemen sendiri adalah melakukan segala usaha yang diperlukan guna
menjamin kesuksesan konsep PPK tersebut secara berkesinambungan, sedangkan peranan
manajer antara lain:
1. Menunjukkan sikap yang mendukung
2. Menjadi fasilitator
3. Menjadi pelatih
4. Mempraktekkan Management By Walking Around
5. Mengambil tindakan dengan segera atas atas rekomendasi
6. Menghargai prestasi karyawan
7. Menurut Raja Bambang Sutikno (2005:107), ada tiga pilar interaksi antara manager
dengan karyawan yang menjadi tulang punggung dalam komunikasi.
8. Menghormati harga diri karyawan dan menjaga rasa percaya dirinya.
9. Mendengar dan merespons dengan empati terhadap bahasa verbal dan bahasa
nonverbal.
10. Membangun sinergi dalam penyelesaian masalah.

C. SISTEM SARAN, KONSEP, DAN IMPLEMENTASINYA


a. SISTEM SARAN DAN KONSEP KETERLIBATAN KARYAWAN
Terdapat berbagai sarana yang dapat digunakan untuk mendorong karyawan agar mereka
memberikan masukan dan menyalurkannya kepada pengambil keputusan. Berikut adalah
metode yang sering digunakan:
1. Brainstorming
Disini manajer mempunyai peran sebagai katalisator untuk mendukung diskusi antar
peserta. Peserta didorong untuk mengungkapkan seluruh idenya, akan tetapi tidak
diperkenankan untuk menghakimi ide dari peserta lain. Setelah saran dari peserta
terkumpul, maka akan diolah dan dipilih beberapa saran terbaik.
Usaha pemberdayaan karyawan dimulai dengan hal-hal berikut
1) Adanya keinginan manajer dan supervisor untuk memberi tanggung jawab pada
karyawan.
2) Melatih supervisor dan karyawan mengenai cara untuk melakukan delegasi dan
menerima tanggung jawab.
3) Komunikasi dan umpan balik perlu diberikan manajer dan supervisor kepada
karyawan.
4) Penghargaan dan pengakuan sebagai hasil dari evaluasi yang perlu diberikan.
2. Nominal group technique
Nominal group technique merupakan salah satu bentuk dari brainstorming,
tehnik ini terdiri dari 5 langkah, yaitu:
1) Merumuskan permasalahan
2) Mencatat ide masing-masing
3) Mencatat ide kelompok.
4) Memperjelas ide-ide
5) Masing-masing anggota kelompok memilih ide yang dianggapnya sesuai.

3. Gugus kualitas
Perbedaan utama gugus kualitas dan brainstorming adalah anggota gugus
kualitas adalah sekelompok karyawan yang secara sukarela melaksanakan pertemuan
sendiri, sedangkan brainstorming pada umumnya adalah bentukan manajer.

4. Kotak saran
Cara ini dilakukan dengan cara menyediakan kotak sebagai tempat karyawan
menyampaikan saran tertulis.

5. Management by walking around


Jalan-jalan di tempat kerja dan berbicara dengan karyawan untuk mengumpulkan
masukan. Cara ini dinilai efektif karena dapat dengan langsung melihat sendiri di
lapangan sejauh apa karyawan memahami apa yang mereka kerjakan sehingga manajer
dapat mengetahui kendala yang ada.

6. Penghargaan dan pengakuan prestasi


Dalam TQM, penghargaan dan pengakuan prestasi merupakan motivasi untuk
mencapai sasaran perusahaan. Penghargaan dan pengakuan prestasi tidak akan
menghasilkan yang disebut total quality secara langsung, akan tetapi apabila kedua hal
tersebut tidak ada, maka yang terjadi adalah hilangnya keyakinan karyawan terhadapa
niali riil kualitas dan kontribusi mereka untuk memperbaiki kualitas.
Salah satu metode yang disebutkan diatas adalah gugus kualitas, atau bisa
disebut dengan gugus kendali mutu. Menurut Olga L. Crocker, di Jepang gugus kendali
untuk mempelajari dan menghilangkan persoalan yang berkaitan dengan tujuan dan
persoalan yang berkaitan dengan produksi. Gugus kendali mutu adalah tim pemecah
persoalan yang menggunakan metode statistic yang sederhana untuk mencari dan
memutuskan pemecahan atas persoalan di pabrik.
Ada pengertian lain dari gugus kendali mutu yaitu sekelompok karyawan yang
terdiri dari empat sampai dengan duabelas karyawan yang berasal dari tempat atau
bidang yang sama dalam perusahaan secara sukarela berkumpul untuk mengidentifikasi,
menganalisis, dan memecahkan berbagai permasalahan yang berkaitan dengan pekerjaan
mereka dan menerapkannya dalam kegiatan operasional perusahaan.
( Nurul Diena Novania ST).
Ciri-ciri umum gugus kendali mutu
1) Gugus kendali mutu terdiri atas seorang kepala dengan delapan sampai
sepuluh karyawan yang berasal dari satu bidang pekerjaan.
Gugus juga mempunyai seorang koordinator dan satu atau lebih fasilitator yang
bekerja erat dengan gugus.
2) Pemilihan anggota gugus:
3) Partisipasi anggota dalam gugus bersifat sukarela.
4) Partisipasi kepala mungkin sukarela mungkin tidak.
5) Ruang lingkup persoalan yang tidak dianalisis oleh gugus:
6) Gugus memilih sendiri persoalan yang akan dibahasnya.
7) Pada permulaannya, gugus didorong untuk memilih persoalan yang berasal
dari bidang pekerjaannya sendiri.
8) Persoalan tidak terbatas pada mutu, tapi juga mencakup produktivitas, biaya,
keselamatan kerja, moral, lingkungan, dan bidang lainnya.
Tujuannya :
1) Untuk meningkatkan komunikasi, terutama antar karyawanlini dengan
manajemen.
2) Mencari dan memecahkan persoalan.
Organisasi:
Latihan:
Latihan formal dalam hal teknik pemecahan persoalan biasanya merupakan
bagian dari pertemuan gugus.
Pertemuan:
1) Biasanya satu jam perminggu.
2) Penghargaan bagi kegiatan gugus:
3) Biaasanya tidak ada penghargaan dalam bentuk uang.
Penghargaan yang paling efektif adalah kepuasan anggota gugus karena
pemecahan persoalan dan melihat pelaksanaan pemecahan yang mereka sumbangkan.
Dari beberapa uraian diatas maka dapat disimpulkan bahwa keterlibatan karyawan dapat
berbentuk saran atau masukan dari karyawan, baik secara pribadi maupun berkelompok, dan
baik atas permintaan pimpinan perusahaan atau atas inisiatif sendiri.
Kelompok kerja yang dikelola sendiri oleh para karyawan dalam suatu tim yang
biasanya didasari oleh kebutuhan pihak karyawan untuk berkumpul dan membahas berbagai
masalah, biasanya dibentuk secara informal. Merupakan tim yang terbentuk untuk mengadakan
perbaikan proses secara terus menerus dan berkesinambungan.

b. IMPLEMENTASINYA
Dengan kerjasama TIM diharapkan dapat mempermudah dalam menjalankan dan
mencapai visi, misi, tujuan dan program program yan telah dibuat oleh organisasi.
Menurut King ( dalam Goetscs dan davis 1994: 218-219) menganjurkan 10 startegi yang
ia sebut sepuluh perintah TIM ( Ten Team Commandment) untuk meningkatkan kerjasama TIM
dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Sepuluh strategi tersebut adalah:
1) Saling ketergantungan.
Saling ketergantungan diperlukan diantara para aggota tim dalam hal
informasi, sumber daya, pelaksanaan tugas, dan dukungan. Adannya ketergantungan dapat
memperkuat kebersamaan TIM.
2) Perluasan Tugas
Setiap tim harus diberi tantangan atau tanggapan terhadap tantangan tersebut akan
membentuk semangat persatuan, kebangaan dan kesatuan tim.
3) Penjajaran (alignmen)
Anggota tim harus bersedia menyingkirkan sikap indivualisme dalam rangka mencapai
misi bersama.
4) Bahasa yang umum
Pemimpntim harus menggunaka penggunaan bahasa yang umum sehingga
bisa difahami oleh anggota tim yang lain.
5) KepercayaaanDibutuhkan sikap saling percaya dan respek antar anggota TIM agar
dapat bekerjasama.
6) KepemimpinanPemimpin tim harus memperhatikan bakat tertentu anggota tim sebab
anggota tim memiliki bakat masing masing.
7) Keterampilan memecahkan masalah
Tim harus banyak menggunakan waktunya untuk membina kemampuan anggotannya
dalam memecahkan masalah, karena masalah merupakan hal yang selalu dihadapi oleh
organisasi atau lembaga.
8) Keterampilan menangani konfrontasi atau konflik
Dalam lingkungan kerja yang memiliki tekanan tinggi dan kompetetif konflik merupakan
hal yang tidak terelakan. Perbedaan pendapat merupakan hal yang wajar . Oleh karena itu,
dalam TQM diperlukan keterampilan menerima perbedaan pendapat dan menyampaikan
ketidaksetujuan terhadap pendapat orang lain tanpa harus menyakiti orang yang
bersangkutan.
9) Penilaian atau tindakan
Penilaian dilakukan dengan memantau dan membandingkan apa yang telah dilakukan
dengan pernyataan visi dan rencana tindakan yang ada. Rencana tindakan berisi tujuan,
sasaran, jangka waktu, penuagasan serta tanggung jawab setiap anggota. Penghargaan dan
pengakuan atas tugas yang terlaksana dengan baik akan memativasi anggota tim untuk
bekerja lebih giat dan tangkas dalam rangka mencapai tujuan berikut.
10) PerayaanKesuksesan yang dicapia tim efektif dapat diperkuat dengan jalan
merayakannya