Fundamentos de la Planeacin

Buenas tardes, mi grupo est conformado por Alejandro Carpintery, Gabriela Pea y Victor Barreto. le
hablaremos del libro administracin en los nuevos tiempos, especficamente de los fundamentos de la
planeacin. Es importante resaltar que la planeacin constituye la primera funcin del proceso administrativo,
y que planear significa mirar hacia adelante, hacia el futuro

Planeacin: es la funcin administrativa que define objetivos y decide sobre los recursos y tareas necesarios
para alcanzarlos adecuadamente. La principal consecuencia de la planeacin son los planes, que no solo
ayudan a la organizacin exitosa e la consecucin de sus metas y objetivos, sino que tambin funcionan
como verdaderas guas y metas, para garantizar que:

La organizacin obtenga y rena los recursos necesarios para alcanzar sus objetivos y los incorpore en
un esquema organizacional que garantice condicin e integracin.

Los miembros de la organizacin puedan trabajar en actividades coherentes con la consecucin de los
objetivos, mediante procedimientos definidos.

La consecucin de los objetivos se puede monitorear y evaluar frente a ciertos estndares, de modo
que se pueda emprender la accin correctiva necesaria, si el avance es satisfactorio.

El primer paso de la planeacin es la definicin de los objetivos para la organizacin. Los objetivos se
establecen para cada una de las subunidades de la organizacin (subdivisiones o departamentos).

Una vez definidos los objetivos, los programas se establecen para alcanzar los objetivos de manera
sistemtica y racional. Al seleccionar los objetivos y desarrollar programas, el administrador debe considerar
su viabilidad y la aceptacin de los gerentes y empleados de la organizacin.

Planear significa mirar hacia el frente, ver el futuro y lo que se deber hacer, elaborar bueno planes y ayudar
a las personas a realizar las acciones necesarias de hoy para enfrentar los desafos del maana. La
planificacin constituye un componente esencial de cualquier tipo de organizacin o actividad actual.

Planeacin como funcin administrativa.

La planeacin es un proceso de establecimiento de objetivos y la decisin de cmo alcanzarlos. Objetivos son

los resultados especficos o metas que se desea alcanzar.

Un plan es una disposicin ordenada de lo que es necesario efectuar para alcanzar los objetivos. Los planes
identifican los recursos necesarios, las tareas que se deben ejecutar, las acciones que se deben emprender y
los tiempos que se deben seguir. Los planes nos sirven para facilitar la accin requerida y las operaciones de
la organizacin. Sin planes la organizacin seria casual y aleatoria, sin rumbo y conducira simplemente al
caos.

La planificacin se subordina a una filosofa de accin. Ackoff seala 3 tipos de filosofa de la planificacin:

Planeacin conservadora: orientada hacia la estabilidad y el mantenimiento de la situacin existente.

Las decisiones se toman para obtener buenos resultados, pero no necesariamente son las mejores,
pues difcilmente la planeacin buscara cambios radicales en la organizacin.

Planeacin optimizante: orientada hacia la adaptabilidad e innovacin en la organizacin. Las

decisiones se toman para lograr los mejores resultados posibles para la organizacin, sea minimizando
recursos para lograr determinado desempeo u objetivo, sea maximizando el desempeo para utilizar
mejor los recursos disponibles.

Planeacin adaptable, orientada hacia las contigencias y el futuro de la organizacin. Las decisiones se
toman para armonizar los diversos intereses involucrados y logar un conjunto capaz de alcanzar
resultados para el desarrollo natural de la empresa, ajustndola a las contongencias que surjan en
medio del camino.
En todos los casos la planeacin es la toma anticipada de decisiones. Se trata de decidir ahora que hacer,
antes que ocurra la accin necesaria. No se trata simplemente de prever las decisiones que se deben toma en
el futuro, sino de tomar decisiones que produzcan efectos y consecuencias futuras.

Proceso de la planeacin

1- definir los objetivos: establecer los objetivos los objetivos que se pretenden alcanzar.

2- verificar cual es la situacin actual frente a los objetivos. Simultneamente al paso anterior se debe
evaluar la situacin actual en contraposicin a los objetivos deseados. Verificar donde se est y que se debe
hacer.

3- desarrollar premisas sobre las condiciones futuras: las premisas constituyen los ambientes esperados en
los planes en operacin.

4- Analizar las alternativas de accin: es la bsqueda y anlisis de los cursos alternativos de accin. Se trata
de relacionar y evaluar las acciones que se deben emprender, escoger una de ellas para perseguir uno o ms
objetivos y elaborar un plan para alcanzarlos.

5- elegir un curso de accin entre las diversas alternativas: seleccionar el curso de accin adecuado para
conseguir los objetivos propuestos.

6- implementar el plan y evaluar los resultados: hacer lo que el plan determina y evaluar con cuidado los
resultados para garantizar la consecucin de los objetivos, seguir lo que fue planeado y emprender las
acciones correctivas a medida que sean necesarias.
Pensar es planear en el futuro

Factores crticos del xito:

Para que la planeacin sea exitosa, es necesario verificar cuales son los factores crticos del xito para
alcanzar los objetivos propuestos. Los factores crticos del xito son los elementos condicionantes en la
consecucin de los objetivos de la organizacin, es decir, los aspectos ligados directamente al xito de la
organizacin. Para identificar estos factores en cualquier negocio, es necesario formular la siguiente pregunta
Qu se debe hacer para ser exitoso? En una empresa con nimo de lucro, xito significa logar utilidades.

La identificacin de estos factores es fundamental para la realizacin de los objetivos organizacionales.

Existen dos maneras de identificar estos factores. La primera es segmentar los recursos organizacionales y el
mercado de manera imaginativa, para identificar los sectores ms importantes. La segunda es descubrir en
que se distinguen las organizaciones exitosas de las poco exitosas y analizar las diferencias entre ellas. Aqu
se aplica el Benchmarking.

Benchmarking:

Es el proceso continuo y sistemtico de investigacin para evaluar productos, servicios y procesos de trabajo
de organizaciones reconocidas como lderes empresariales, o representantes de las mejores prcticas, con el
propsito de lograr el mejoramiento organizacional. Esto permite comparar procesos y practicas entre
empresas, para identificar el mejor de los mejores y alcanzar un nivel de superioridad o ventaja
comparativa. La palabra benchmarking significa marco de referencia, estndar de excelencia que se debe
identificar para servir de base u objetivo en el camino.

Beneficios de planeacin.

Las organizaciones enfrentan diversas presiones provenientes de varias fuentes. Externamente existen
regulaciones gubernamentales, la tecnologa cada vez ms complejas, la incertidumbre proveniente de una
economa globalizada y la necesidad de reducir costos de inversiones en trabajo, capital y otros recursos
importantes. Internamente, la necesidad de operar con mayor eficiencia, nuevas estructuras organizacionales
y nuevos convenios de trabajo, mayor diversidad de la fuerza laboral e infinidad de desafos administrativos.
Como se puede observar, la planeacin ofrece una serie de ventajas en estas circunstancias, incluso mejora
la flexibilidad, coordinacin y administracin del tiempo:

Focalizacin y flexibilidad: la planeacin permite aumentar el foco y la flexibilidad. Foco es el punto

de convergencia de los esfuerzos; flexibilidad es la maleabilidad y la facilidad de experimentar
adaptaciones y ajustes, a medida que el proceso lo requiera, una organizacin enfocada sabe que
hace mejor, tiene conciencia de las necesidades de sus clientes y sabe como satisfacerlas. Una
organizacin con flexibilidad opera dinmicamente y con sentido del futuro.
Mejoramiento de la coordinacin: La planeacin mejora la coordinacin, los diversos subsistemas
y grupos organizacionales, en cada uno persigue variedad de objetivos en determinado periodo, deben
ser coordinados de manera adecuada. La jerarqua de objetivos es una serie interrelacionada en que
los objetivos de los niveles ms elevados son apoyados y soportados por objetivos de nivel ms bajo.

Jerarqua de objetivos de calidad total

Mejoramiento del control: la planeacin mejora el control, el control administrativo implica

medir y evaluar los resultados de desempeo, y tomar medidas correctivas para mejorar el
proceso cuando sea necesario. La planeacin ayuda a que esto sea posible mediante la
definicin de los objetivos y la identificacin de las acciones especficas que permiten
conseguirlos.
Administracin del tiempo: la planeacin mejora la administracin del tiempo. Es difcil
balancear el tiempo disponible para atender las responsabilidades y aprovechar las
oportunidades que surgen pero con la planeacin se facilita esta accin.

Tipos de planeacin
La planeacin se realiza mediante planes. El administrador debe manejar diversos tipos de planes, que
pueden abarcar periodos a largo y corto plazo, incluir a la organizacin entera, una divisin o un
departamento, incluso una tarea.

Planeacin estratgica: proceso de adaptacin organizacional amplio que implica aprobacin, toma de
decisiones y evaluacin, busca responder a preguntas bsicas como por qu existe la organizacin,
que hace y como lo hace. El resultado del proceso es un plan que sirve para guiar la organizacin a un
plazo de tres a cinco aos.

*esquema.

La planeacin estratgica presenta 5 caractersticas fundamentales.

La planeacin estratgica se relaciona con la adaptacin de la organizacin a un ambiente variable.

Est orientada hacia las relaciones y su ambiente de trabajo; en consecuencia, est sujeta a la
incertidumbre de los eventos ambientales. Por enfrentar a incertidumbres, sus decisiones se basan en
juicios y no en datos concretos.

La planeacin estratgica se orienta hacia el futuro: su horizonte temporal es a largo plazo. Esta ms
orientada hacia los problemas del futuro que hacia los problemas de hoy.

La planificacin estratgica es amplia: implica la organizacin como totalidad y abarca todos sus
recursos para obtener sinergia de todas las capacidades y potencialidades de la organizacin.

La planificacin estratgica es un proceso de construccin de consenso: dados los diversos intereses y

necesidades de los socios involucrados, la planeacin ofrece el medio de atenderlos a todos en la
direccin fututa que mejor les convengan.

La planeacin estratgica es una forma de aprendizaje organizacional: como esta orientada hacia la
adaptacin de la organizacin al contexto ambiental, la planeacin constituye un intento constante de
aprender a ajustarse a un ambiente complejo, competitivo y variable.

La planeacin estratgica se basa en 3 parmetros: la visin de futuro, los factores ambientales externos y
los factores organizacionales internos. Comienza por la construccin del consenso sobre el futuro que desea:
es la visin que describe el mundo en un estado ideal. A partir de ah, se examinan las condiciones externas
del ambiente y las condiciones internas de la organizacin.

Esquema
Planeacin tctica: La planeacin tctica se centra en una determinada unidad organizacional
(departamento o divisin) y se extiende a mediano plazo, con horizonte general de un ao.
Los planes tcticos generalmente se refieren a:

1. Planes de produccin: incluyen mtodos y tecnologas necesarias para las personas en su trabajo y la
distribucin fsica del trabajo.
2. Planes financieros: incluye la consecucin y asignacin de dinero.
3. Planes de marketing: incluyen actos
de vender y distribuir bienes y servicios al mercado y atender al mercado.
4. Planes de recursos humanos: incluyen reclutamiento, seleccin y entrenamiento de personas.
Uno de los planes tcticos es el establecimiento de polticas. Las polticas sirven de guas generales de accin
y orientacin en la toma de decisiones. Reflejan un objetivo y orientan a las personas hacia esos objetivos, en
situaciones que requieran tomar alguna determinacin. Las organizaciones definen una variedad de polticas,
de recursos humanos, ventas, produccin, crditos, etc.

Micro Compact Car. La respuesta del mercedes Benz

Habla de que la compaa del mercedes Benz est decidida a entrar a otro mercado que es la clase media, ya
que el fabrico autos grandes lujosos y de alta tecnologa, pero este segmento de ventas se ha mantenido
estancado, es por ello que resolvi apostar por un carro pequeo Smart destinado a la clase media mercado
C, innovador con todas las comodidades y que se ensambla segn los colores que elija el marcador, adems
de este lanzara otro pequeo automvil pero para el mercado Aes decir ms lujos, en ese momento tambin
lanzo el campero clase M y un auto deportivo SLK, que quiere decir esto que La mercedes Benz se baso en
planes tcticos diferenciados para expandir su mercado.

Polticas:

Las polticas que constituyen los planes tcticos nos sirven de guias generales de accin y orientacin en la
toma de decisiones. Reflejan un objetivo y orientan a las personas hacia esos objetivos, en situaciones que
requieren tomar una determinacin. Las polticas sirven para que las personas hagan elecciones semejantes
en situaciones semejantes, constituyen una afirmacin genricas.

Ellas definen limites o fronteras dentro de las cuales las personas pueden tomar decisiones, y aunque
reducen la libertad al tomar sus decisiones, las organizaciones definen una variedad de polticas y de RH,
ventas, produccin, crditos, etc. Las polticas son macro y micro. Por ejemplo la poltica de Recursos
Humanos se dividen en polticas de atencin de clientes, posventa, asistencia tcnica, garanta, etc. Y en
cada una de ellas las empresas definen como se debern de comportar los empleados frente a su contenido.

Algunas empresas implementas polticas de no fumadores, o polticas de seguridad personal y prevencin de

accidentes tomadas muy enserio.

Planeacin Operacional.

Este tipo de planeacin se concentra a corto plazo y cubre una de las tareas u operaciones individuales. Se
preocupa por el que hacer y por el como hacer las actividades cotidianas de la organizacin.
En el fondo, los planes operacionales se preocupan por la administracin de la rutina, para garantizar que
todos ejecuten las tareas y operaciones de acuerdo a los procedimientos establecidos por la organizacin, de
manera que pueda alcanzar sus objetivos.
Los planes organizacionales se orientan hacia la eficiencia (nfasis en los medios), pues la eficacia (nfasis en
los fines) es asunto de los niveles institucional e intermedio de la organizacin.
A pesar de ser heterogneos y diversificados, los planes operacionales se pueden clasificar en cuatro tipos:

1. Procedimientos: planes operacionales relacionados a los mtodos, define la secuencia de etapas o pasos
necesarios para la ejecucin de un plan. Constituyen serie de fases detalladas que indican como cumplir una
tarea o alcanzar una meta. Los procedimientos son guas de accin y son ms especficos que las polticas, en
conjunto con otros con otras formas de planeacin, estos ayudan a dirigir las actividades de la organizacin
hacia objetivos comunes, garantizar la coherencia y ahorrar. Un mtodo que describa el proceso a ejecutar un
paso del procedimiento se denomina como un plan de accin, pero en realidad tambin es un subplan del
procedimiento. Los procedimientos generalmente se transforman en rutinas y se expresan en flujogramas,
estos pueden ser de diversas
clases,

flujograma vertical: Refleja la secuencia de las rutinas mediante fila(tareas) y columnas (smbolos que
representan tiempo, espacio, etc)
flujograma de bloques: Se basa en una secuencia de bloques encadenados entre si, cada bloque tiene
su propio significado, se utiliza comnmente para representar sistemas

lista de verificacin: constituye simplemente una lista de elementos que se deben cumplir en una
rurina de trabajos (Check list)


2. Presupuestos: planes operacionales relacionados con el dinero de determinado periodo. Normalmente se

extienden a un ao y represnetan el ejercicio fiscal de una organizacin, o se pueden referir a una actividad
especifica. Tambin estos contienen la planeaciones financieras que son mas extensas que los presupuestos y
los flujo de caja, los presupuestos departamentales de gastos, de prestaciones sociales de los empleados, de
reparacin y mantenimiento de maquinas y equipos, de costos directos de produccin, de gastos de
promocin y publicidad, etc., constituyen ejemplos de presupuestos operacionales.

3. Programas: tambin denominados programacin, son planes operacionales relacionados con el tiempo y
las actividades que se deben realizar. La programacin, sencilla o compleja, constituye una importante
herramienta de la planeacin operacional de las organizaciones. Los programas pueden ser de varios tipos,
de los cuales los ms importantes son el cronograma, grafica de Gantt y el PERT.

Cronogramas: Es una grafica de doble entrada donde las filas configuran las actividades, y las
columnas definen los periodos. Los trazos horizontales indican la duracin de las actividades,
conforme a su localizacin en las columnas.
 Grafica de Gantt: Tipo de plan operacional semejante al cronograma sencillo, en el cual las columnas
se predeterminan en semanas, as, o es necesario recurrir al calendario para ejecutarlo.

PERT( program evaluation review technique)(tcnica de evaluacin y revisin de programas: La tcnica

de revisin y evaluacin de programas es otro modelo de planeacin operacional. Se emplea bastante
en las actividades de produccin y proyectos de investigacin y desarrollo.

4. Normas y reglamentos: constituyen planes operacionales relacionados con el comportamiento deseado de

las personas, los cuales especifican como se deben comportar estas en determinadas situaciones. Se
diferencian de las polticas porque son muy especficos. El reglamento interno que las organizaciones
establecen para el comportamiento de sus empleados, los reglamentos de seguridad que prohben fumar en
determinados lugares de alta peligrosidad y los reglamentos de prevencin de accidentes para impedir actos
de inseguridad son ejemplos de estos planes operacionales.