USO DE MICROSOFT PROJECT PARA ADMINISTRAR

PROYECTOS
El uso de Microsoft Project, es efectivo para administrar proyectos cuando se desea
trabajar proyectos ms grandes o complejos.
Para qu es til el programa Microsoft Project?
Dibujar redes de proyecto
Identificar el programa del proyecto
Administrar sus costos y otros recursos.

Para qu no es til el programa Microsoft Project?

Clculos de las probabilidades de PERT.

Creacin de un proyecto usando Microsoft Project

El primer paso consiste en definir las actividades y sus relaciones de precedencia.

Para hacerlo, iniciamos MS Project y hacemos clic en Archivo|Nuevo para
abrir un proyecto en blanco.
Ahora podemos introducir la fecha de inicio del proyecto en el resumen
de informacin que aparece primero.
 Imagen 1. Cuadro de informacin del proyecto.

Observe que se hace referencia a las fechas segn el calendario real y no como da
0, da 1, etc.
Por ejemplo, en el la Imagen 1 usamos el 1 de julio como fecha de inicio de nuestro
proyecto.
Microsoft Project actualizar de manera automtica la fecha de terminacin del
proyecto una vez que se haya introducido toda la informacin.
En la Imagen 1 especificamos el 1 de julio como fecha actual.

Introduccin de la informacin sobre la actividad

Despus de introducir la informacin en el resumen, usamos la ventana que se

muestra en la Imagen 2 para incorporar toda la informacin de la actividad. Para
cada actividad (o tarea, como la denomina Microsoft Project), introducimos su
nombre y duracin. Microsoft Project identifica las actividades con nmeros.
 Imagen 2.
La duracin se mide automticamente en das. Para especificar semanas, debemos
incluir la letra s despus de la duracin de cada actividad. Por ejemplo,
introducimos la duracin de la actividad como 2 sem.

Imagen 3.
Al seleccionar Diagrama Gantt , en el men Formato , aparece en el tablero
derecho de la ventana una barra horizontal que corresponde a la duracin de cada
actividad.

Imagen 4.
Observe que en la grfica de Gantt los sbados y domingos aparecen en gris
automticamente para reflejar que son das no laborables.
En la mayor parte del software de administracin de proyectos, todo el proyecto se
vincula con un calendario maestro. Al usar estos calendarios es posible agregar
das no laborables adicionales.

Definicin de relaciones de precedencia

El siguiente paso es definir las relaciones de precedencia (o vnculos) entre estas
actividades. Existen dos formas de especificar estos vnculos.
La primera es introducir los nmeros de actividad relevantes (por ejemplo, 1, 2) en
la columna Predecesor. Imagen 5.

Imagen 5.
Vista del programa del proyecto
Una vez definidos todos los vnculos, la programacin completa puede observarse
en la forma de una grfica de Gantt, como se muestra en l.
DIAGRAMA DE RED
En el diagrama de la red que se ve en pantalla la ruta crtica se presenta
en rojo.
 Imagen 6.

Podemos hacer clic en cualquiera de las actividades de la red del proyecto para ver
los detalles de esa actividad. Asimismo, resulta muy sencillo agregar o quitar
actividades o vnculos en la red del proyecto. Cada vez que se hace, Microsoft
Project actualiza automticamente las fechas de inicio y terminacin, as como la(s)
ruta(s) crtica(s).
Anlisis PERT
Como se mencion, Microsoft Project no realiza los clculos de probabilidad de
PERT. No obstante, es posible al descargar una aplicacin externa que incluya esta
herramienta, as podemos lograr que el Microsoft Project nos permita introducir la
duracin optimista, la ms probable y la pesimista para cada actividad.

Imagen 7.

Seguimiento del avance y manejo de costos usando Microsoft Project

Quiz la mayor ventaja que obtenemos al usar software especializado en
administracin de proyectos es que se da seguimiento al avance del proyecto. Al
respecto, Microsoft Project tiene muchas caractersticas
disponibles para dar seguimiento a las actividades individuales en trminos de
tiempo, costo y uso de recursos, entre otras. En esta seccin, ilustramos cmo dar
seguimiento al avance de un proyecto en trminos del tiempo.

Seguimiento del tiempo en un proyecto

Una manera sencilla de dar seguimiento al avance en el tiempo de las tareas es
introduciendo el porcentaje del trabajo completado para cada tarea.
Una forma de lograr esto es mediante un doble clic en cualquier actividad incluida
en la columna Nombre de tarea.

Imagen 8.

Los proyectos mal administrados resultan costosos no slo financieramente, sino tambin en
tiempo perdido y personal desmoralizado. Pero el
fracaso casi nunca es resultado de un software deficiente.
C. Fujinami y A. Marshall,consultores de Kepner Tregoe, Inc