Pasos para Ejecutar

una Reunin de Forma Exitosa

Ministerio de Planificacin Nacional y Poltica Econmica

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Pasos para ejecutar una reunin de forma exitosa
Razones para convocar a una reunin:

1. Desea proporcionar informacin o asesoramiento al grupo de trabajo.

2. Desea que el equipo participe en la toma de una decisin o resuelva un
problema.
3. Necesita aclarar una situacin que no puede ser resulta uno a uno.
4. Es un problema que requiere del aporte de miembros de diferentes grupos,
con diversas perspectivas.
5. Descubre que el grupo tiene la necesidad de reunirse.

No debe convocar a una reunin cuando:

1. El tema es un asunto personal que se puede tratar uno a uno.

2. No tiene tiempo para preparar la reunin.
3. Existe otro mtodo de comunicacin que puede trabajar igual o mejor .
4. Ya ha sido tomada una decisin.
5. El tema hace que no valga la pena convocar a todo el grupo.

Es importante definir la cantidad adecuada de personas que deben asistir a

una reunin, dependiendo de la necesidad que pretenda solventar: Resolver un
problema, tomar una decisin, recibir ayuda o difundir informacin.

Pasos para realizar una reunin de

resolucin de conflictos
Descubra la percepcin que poseen los participantes sobre el problema.
Llegue a un acuerdo en la definicin del problema.
Analice el tiempo durante el cual ha estado ocurriendo el problema y lo que est
sucediendo actualmente.
Determine segn el criterio del grupo, cuales son las causas del problema.

Esboce las futuras consecuencias del problema, de no resolverse.

Recopile opciones para resolver el problema.
Elija el mtodo ms eficaz para seleccionar una opcin . Adems asegrese de
tener consenso sobre la opcin seleccionada.

Fuente: Pocket mentor: Running Meetings. 2006

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Cmo prepararse para la reunin?

1. Defina quienes deben asistir a la reunin:
Es recomendable invitar nicamente a las personas que sean necesarias; aquellas
que le ayudarn a lograr los objetivos y le brindarn una variedad de perspectivas
sobre los temas a tratar. Estos podran ser: Tomadores de decisiones clave para
los asuntos planteados; personas con informacin o conocimiento de los temas;
aquellos que necesiten conocer la informacin para poder realizar su trabajo;
personas que se requieran para poner en prctica las decisiones tomadas.

2. Construya la agenda de la reunin:

La elaboracin oportuna de la agenda de reunin, puede determinar el xito o
fracaso en la ejecucin de la reunin. Tener claro cual ser el objetivo, conocer los
resultados deseados, y saber cul es el rol de cada participante dentro de la misma;
son aspectos determinantes para realizar una reunin exitosa.

3. Tome decisiones junto con el grupo:

Tomar decisiones junto con el grupo puede resultar algo difcil, por lo tanto debe
estar preparado para el evento. Es recomendable , seguir una serie de pasos como:
Asegurarse que todos los participantes entienden que el propsito de la reunin es
tomar una decisin; explicar cul ser el proceso de toma de decisiones que ser
utilizado; recolectar y distribuir todas las opiniones de expertos y antecedentes,
para que el grupo tome una decisin informada; notifique a todos los participantes
sobre la necesidad de revisar la informacin previo al inicio de la reunin .

4. Maneje los asuntos finales:

Si considera que es momento oportuno de finalizar la reunin, realice los siguientes
pasos:
1. Resuma brevemente lo que ha sido logrado.
2. Establezca las acciones a seguir: Determine responsables, comunique el
plan de accin, y resalte las fechas importantes.
3. Si es necesario programe otra reunin.
4. Solicite al grupo una evaluacin de la reunin.

Formato de una agenda de reunin

Propsito:
Objetivos:
Tema de la reunin:
Asistentes:

Lugar:
Fecha y hora:
tems dentro de la agenda Responsable Tiempo asignado

Fuente: Pocket mentor: Running Meetings. 2006

5. Desarrolle un plan de comunicacin y accin:
Un plan de comunicacin y accin de cierre incentiva a los interesados de las
decisiones clave, y ayuda a asegurar que todos han percibido la misma informacin.
El mismo debe tener tres elementos:

1. Resultados y decisiones especficas producto de la reunin.

2. Responsables de realizar las tareas.
3. Estimaciones sobre la duracin y la conclusin de las tareas.

Plan de comunicacin y accin

Tema de la reunin:
Asistentes:
Propsito:
Objetivos:

Agenda tem # 1:
Opciones/Puntos planteados:
Decisiones o recomendaciones:
Agenda tem # 2:
Opciones/Puntos planteados:
Decisiones o recomendaciones:
Agenda tem # 3:
Opciones/Puntos planteados:
Decisiones o recomendaciones:
Puntos de Accin
Tareas por hacer Responsable Conclusin (Fecha)

Fuente: Pocket mentor: Running Meetings. 2006

Referencias:
Michael Doyle and David Strauss. Como hacer reuniones de trabajo.
New York: Berkeley Publishing Group, 1993.

Robert B. Nelson and Peter Economy. Mejorando las reuniones de negocios.

Chicago: Irwin Professional Publishers, 1994.

Diseo Grfico: Unidad de Comunicacin

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