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CAPTULO I

1. MARCO TERICO CONCEPTUAL


1.1. QU ES MICROSOFT EXCEL?

Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar


operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para
realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios
con nmeros sumamente altos.

1.2. LA PANTALLA INICIAL


Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus
componentes fundamentales, as conoceremos los nombres de los
diferentes elementos. La pantalla que se muestra a continuacin puede
no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada
usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada
momento, como veremos ms adelante.

FIGURA 1. PANTALLA INICIAL


FUENTE: AUTORES

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1.3. LAS BARRAS

1.3.1. LA BARRA DE TTULO

FIGURA 2. LA BARRA DE TITULO


FUENTE: AUTORES

Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en


ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre
provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que
queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar,
restaurar y cerrar.

1.3.2 LA BARRA DE ACCESO RPIDO

FIGURA 3. LA BARRA DE ACCESO RAPIDO


FUENTE: AUTORES

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de


Excel como Guardar, Deshacer o Rehacer. Esta barra puede
personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz
clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar
Banda de opciones de acceso rpido.

1.3.3. LA BARRA DE OPCIONES

FIGURA 4. LA BARRA DE OPCIONES.


FUENTE: AUTORES.

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La Barra de opciones contiene todas las opciones del programa
agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos
las operaciones relacionadas con la insercin de los diferentes elementos
que se pueden crear en Excel.
1.3.4 LA BARRA DE TTULO

Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en


ese momento. Cuando creas un documento nuevo se le asigna el nombre
provisional libro1, hasta que lo guardes y le des el nombre que quieras.

En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y


cerrar. En la parte derecha tambin puede tener la barra del Office, que
contiene los iconos para arrancar programas de Office como Access, etc.

FIGURA 5. LA BARRA DE TITULO.


FUENTE: AUTORES.

1.3.5 LA BARRA DE ESTADO:

Nos muestra la pgina en que nos encontramos. Tambin el idioma y los


botones de visualizacin del documento, de igual forma una barra de
desplazamiento que permite aplicar Zoom a la pgina, para verla ms
cerca o lejos.

FIGURA 6. LA BARRA DE ESTADO


FUENTE: AUTORES.

1.3.6 LA BARRA DE DESPLAZAMIENTO:


Permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma rpida y
sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el
ratn, o hacer clic en los tringulos.

FIGURA 7. LA BARRA DE DESPLAZAMIENTO


FUENTE: AUTORES.

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1.3.7 LA BARRA DE FRMULAS

FIGURA 8. LA BARRA DE FORMULAS.


FUENTE: AUTORES.

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde


estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda,
dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante.

1.3.8. LA BARRA DE ETIQUETAS

FIGURA 9. LA BARRA DE ETIQUETAS


FUENTE: AUTORES.

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

1.4 LA AYUDA
Un mtodo consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo clic en el
interrogante:

FIGURA 10. LA AYUDA


FUENTE: AUTORES.

Otro mtodo consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecer la


ventana de Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por
teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las
pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers
pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.

FIGURA 11. LA AYUDA


FUENTE: AUTORES.

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Microsoft Excel tiene las siguientes opciones:

FIGURA 12. LA AYUDA


FUENTE: AUTORES.

Ttulos para realizar buenos trabajos utilizando todo lo que se necesita


para realizar los diferentes clculos o el ejercicio que sea.
1.5. INICIO

FIGURA 13. INICIO


FUENTE: AUTORES.

Portapapeles
Fuente
Alineacin
Numero
Estilos
Celdas
Modificar

Al igual que Word y Point tienen similitudes para cambiar el tipo de letras,
el tamao de esta, tambin podemos justificar a cualquier direccin y
podemos centrar.

1.6 INSERTAR

FIGURA 14. INSERTAR


FUENTE: AUTORES.

Tablas
Ilustraciones
Grficos

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Vnculos
Texto
Este botn nos permite insertar imgenes o textos para realizar el trabajo
de mejor forma y con buena presentacin.
1.7. DISEO DE PGINA

FIGURA 15. DISEO DE PGINA


FUENTE: AUTORES.

Temas
Configurar pagina
Ajustar rea de impresin
Opciones de hoja
Organizar

Cada opcin nos permite ajustar la hoja de trabajo a la manera ms


indicada para realizar el trabajo con ms orden y una mejor presentacin.

1.8. FORMULAS

FIGURA 16. FORMULAS


FUENTE: AUTORES.

Biblioteca de funciones
Nombres definidos
Auditoria de formulas
Calculo

Estas opciones nos permiten realizar funciones matemticas as como


tambin funciones lgicas, podemos modificar fecha y hora del trabajo y
por supuesto encontrar ms funciones.

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1.9. DATOS

FIGURA 17. DATOS


FUENTE: AUTORES.

Obtener datos extremos


Conexiones
Ordenar y filtrar
Herramientas de datos
Esquema

Estas opciones nos permite la obtencin de datos que nos puede servir
para la realizacin del trabajo.

1.10. REVISAR

FIGURA 18. REVISAR


FUENTE: AUTORES.

Revisin
Comentarios
Cambios
Entrada manuscrita
Aqu podemos revisar el trabajo realizado y hacer los cambios necesarios
para el mejoramiento del mismo.

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1.11. VISTA

FIGURA 19. VISTA


FUENTE: AUTORES.

Vista del libro


Mostrar u ocultar
Zoom
Ventana
Macros
Estos botones nos facilita la vista completa del trabajo terminado, tambin
podemos ocultar y mostrar el trabajo.

1.12. EL BOTN OFFICE

FIGURA 20. EL BOTN OFFICE


FUENTE: AUTORES.

Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior


Izquierda de la pantalla podrs desplegar un men desde donde podrs
ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo
Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. Para trabajar con Excel debemos
tomar en cuenta los datos, las formulas y los diferentes textos que
tenemos para trabajar.

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1.13. CMO CREAR PLANTILLA EN EXCEL

1.13.1 PLANTILLAS EN EXCEL


Microsoft Excel permite crear listas, bases de datos y grficos que son
eficaces, comprensibles y funcionales. Microsoft tambin ofrece cientos
de plantillas que puedes utilizar en Excel para hacer presupuestos,
calendarios de eventos, enviar facturas y mucho ms. Sin embargo,
puede que haya un tipo de hoja de clculo que utilices de manera regular
y que todava no tengas conocimiento de que exista como plantilla. Si
eres capaz de crear una hoja de clculo Excel modelo, puedes hacer tu
propia plantilla para emplearla una y otra vez.

1.13.2 INSTRUCCIONES

FIGURA 21. INTRUCCIONES


FUENTE: AUTORES.

Abre un archivo Excel existente que tenga todas o la mayora de las


caractersticas que deseas utilizar. Gurdalo con un nombre diferente
para. No correr el riesgo de perder informacin importante
accidentalmente cualquier informacin que no desees conservar, como
nombres y nmeros. Deja las frmulas que quieres seguir utilizando en la
plantilla.

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FIGURA 22. INTRUCCIONES
FUENTE: AUTORES.

Crea una nueva hoja de clculo, si no tienes una existente que contenga
el formato que desees. Formatea las celdas aadiendo bordes, eligiendo
tipos de letra e introduciendo frmulas.

FIGURA 23. INTRUCCIONES


FUENTE: AUTORES.

En Excel 2003, guarda el documento yendo al men "Archivo" y


seleccionando "Guardar como". En Excel 2007, haz clic en el botn de
Office y clic en "Guardar como". En la opcin "Guardar como tipo" del
men desplegable, selecciona "Plantilla" y colcale nombre a tu nueva
plantilla en la casilla "Nombre de archivo". Al guardar, la ubicacin ser la
predeterminada en tu carpeta de plantillas. Haz clic en "Guardar".

FIGURA 24. INTRUCCIONES


FUENTE: AUTORES.

Utiliza la plantilla de Excel que creaste haciendo clic en "Nuevo" en el


men "Archivo" en Excel 2003 o haciendo clic en el botn "Office" y clic en

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"Nuevo" en Excel 2007. Selecciona la opcin "Plantillas en Mi PC" y busca
el nombre de la plantilla que has creado. Haz clic para seleccionarla y
luego en "Aceptar".

CAPTULO II

2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA

Para la elaboracin de la propuesta se procedi de la siguiente manera:

2.1 INGRESAMOS A EXCEL.

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En el botn inicio damos clic izquierdo, seleccionamos la opcin todos los
programas, luego Microsoft office y a continuacin Microsoft office Excel o
directamente en el acceso directo que se encuentra en el escritorio.

FIGURA 25. INGRESAMOS A EXCEL


FUENTE: AUTORES.

UNA VEZ EN EXCEL ACTIVAMOS LA PESTAA


PROGRAMADOR QUE SE ENCUENTRA EN LA BARRA DE
MENS. SI NO LA TENEMOS ACTIVA HACEMOS LO
SIGUIENTE:

Archivo
Opciones
Personalizar cinta de cinta de opciones
En el cuadro del lado derecho tenemos un listado solo hay que dar
clic en la opcin que dice programador.

Esta pestaa la utilizaremos para enlazar los botones.

UNA VEZ HECHO TODO LO ANTERIOR PROCEDEMOS A


CREAR NUESTRA LISTA DE ASISTENCIA, DE ACUERDO A
LAS NECESIDADES DEL USUARIO

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FIGURA 26. PLANTILLA DE EXCEL
FUENTE: AUTORES.

Renombramos la hoja de trabajo por el nombre Detalles.

UNA VEZ FINALIZADA LA LISTA DE ASISTENCIA QUE


NOMBRAMOS DETALLES, EN OTRA HOJA DE TRABAJO
PROCEDEREMOS A CREAR LA BASE DE CONTROL, LA CUAL
NOS PERMITIR CONOCER LOS DATOS DEL ESTUDIANTE Y
LAS FALTAS QUE ESTE HA TENIDO, PARA LO CUAL
HACEMOS LO SIGUIENTE:

En la primeras tres celdas, es decir, A1, A2 y A3, les asignamos el


nombre de cedula, estudiante y faltas respectivamente.
En las celdas B1, B2 y B3, sern celdas en las cuales los
resultados sern visibles, todo las opciones como colores, tipo y
tamao de letra se pueden modificar para hacer ms agradable la
relacin usuario mquina.

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FIGURA 27. PLANTILLA DE EXCEL
FUENTE: AUTORES.

De la misma manera renombramos la hoja de trabajo con el nombre de


CONTROL.

Todos estos puntos anteriores muestra la lista de asistencia y control de la


misma. Ahora procederemos a enlazar las hojas de trabajo de la siguiente
manera.
DIRIGIMOS EL CURSOR HASTA LA PESTAA
FORMULAS.

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FIGURA 28. PLANTILLA DE EXCEL
FUENTE: AUTORES.

UNA VEZ EN ESTA PESTAA DAMOS CLIC EN


ADMINISTRADOR DE NOMBRES

FIGURA 29. PLANTILLA DE EXCEL


FUENTE: AUTORES.

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EN LA VENTANA QUE NOS GENERA LUEGO DE DAR
CLIC EN ESA OPCIN PROCEDEMOS A CREAR
NUESTROS ENLACES.

FIGURA 30. PLANTILLA DE EXCEL


FUENTE: AUTORES.

Tenemos en cuenta los siguientes pasos:

Damos clic en nuevo.

FIGURA 31 PLANTILLA DE EXCEL


FUENTE: AUTORES.

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Una vez hecho esto nos genera una ventana en la cual nos pide el
nombre, ingresamos un nombre relacionado con la tarea que vamos a
trabajar.

En la opcin se refiere a seleccionaremos de nuestra lista de asistencia el


rango o celdas q necesitamos.

Hacemos lo siguiente:

Clic en la fecha inclinada roja.

FIGURA 32. PLANTILLA DE EXCEL


FUENTE: AUTORES.

Esto automticamente nos genera esta ventana en la cual nos muestra el


nombre de hoja en la que estamos trabajando y el rango que esta abarca.

FIGURA 33. PLANTILLA DE EXCEL


FUENTE: AUTORES.

Seleccionamos las celdas en las que vamos a trabajar.

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FIGURA 34. PLANTILLA DE EXCEL
FUENTE: AUTORES.

Realizado esto, damos clic en la fecha roja vertical.

FIGURA 35 . PLANTILLA DE EXCEL


FUENTE: AUTORES.

Luego clic en aceptar

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FIGURA 36. PLANTILLA DE EXCEL
FUENTE: AUTORES.

Una vez realizado estos pasos, repetimos todo este proceso hasta
finalizar la seleccin o hasta que ya tengamos todas las opciones que
necesitamos para un ptimo funcionamiento de nuestra lista de asistencia
y por ende la ventana de control.

AHORA PROCEDEREMOS A LA VALIDACIN DE DATOS PARA


GENERAR EL NOMBRE DEL ESTUDIANTE Y LAS FALTAS QUE
ESTE TENGA SOLO INGRESANDO EL NMERO DE CEDULA
TENEMOS EN CUENTA LO SIGUIENTE.

Nos ubicamos en la hoja de trabajo que tiene el nombre de


CONTROL.

FIGURA 37. PLANTILLA DE EXCEL


FUENTE: AUTORES.

Nos desplazamos hasta el men DATOS.

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FIGURA 38. PLANTILLA DE EXCEL
FUENTE: AUTORES.

Damos clic en validacin de datos.

FIGURA 39. PLANTILLA DE EXCEL


FUENTE: AUTORES.

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cual asignaremos los mtodos para generar datos Se nos genera
una ventana, en la en la hoja de control

FIGURA 40. PLANTILLA DE EXCEL


FUENTE: AUTORES.

Seleccionamos la celda B1 de nuestra hoja de trabajo, en este nos


pedir
que ingresemos el cdigo del estudiante que en nuestro caso ser
la cedula.

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FIGURA 41. PLANTILLA DE EXCEL
FUENTE: AUTORES.

Una vez seleccionado la celda realizamos los pasos explicados


anteriormente, clic en datos, validacin de datos. Al darle clic en
validacin de datos nos genera una nueva ventana, en esta haremos
un enlace con el cdigo del estudiante que se encuentra en la hoja de
DETALLES.

FIGURA 42 PLANTILLA DE EXCEL


FUENTE: AUTORES.

En el recuadro Origen, ingresamos lo siguiente =CODIGO, este debe


ser escrito de la misma manera que la hoja de DETALLES, de la
siguiente manera

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FIGURA 43. PLANTILLA DE EXCEL
FUENTE: AUTORES.

CODIGO si nos damos en cuenta es el registro de la cedula del


estudiante que se encuentra almacenado en la hoja de DETALLES.

Una vez echo este proceso, damos clic la fecha inclinada roja, este
de manera rpida nos llevara a la hoja de DETALLES.

FIGURA 44. PLANTILLA DE EXCEL


FUENTE: AUTORES.

En el recuadro de Validacin de datos, nos aparece el =CODIGO, que es


el nombre que enlazaremos.

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Seleccionamos los datos que necesitamos que en nuestro caso es
CODIGO.

FIGURA 45 PLANTILLA DE EXCEL


FUENTE: AUTORES.

Clic en cerrar.

FIGURA 46. PLANTILLA DE EXCEL


FUENTE: AUTORES.

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Nos vuelve aparecer la ventana que se vio al principio con el nombre de
validacin de datos, en esta damos clic en aceptar.

Hemos creado un enlace mediante el cual ingresaremos un numero de


cedula de cualquier estudiante registrado en la lista de asistencia.

PROBAMOS QUE ESTO FUNCIONE


CORRECTAMENTE HACIENDO LO SIGUIENTE.

Posicionamos el cursor en la celda B1 de nuestra hoja de trabajo y


deber mostrarnos un botn desplegable en la celda C1, como se
muestra en la imagen.

FIGURA 47 PLANTILLA DE EXCEL


FUENTE: AUTORES.

Al darle clic en el botn desplegable se mostraran todos los


estudiantes registrados en lista.

FIGURA 48 .PLANTILLA DE EXCEL


FUENTE: AUTORES.

Este enlace tambin permite realizar el ingreso de digito por digito


para buscarlo en el sistema.

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FIGURA 49. PLANTILLA DE EXCEL
FUENTE: AUTORES.

Una vez confirmado que el sistema est generando lo que esperbamos


procedemos con el siguiente enlace.

AHORA ENLAZAREMOS LA HOJA DE DETALLES,


PARA QUE NOS MUESTRE EL NOMBRE Y FALTAS
REGISTRADAS POR EL ESTUDIANTE.

Iniciamos utilizando las funciones BUSCARV y SI.ERROR, cuyo


funcionamiento describimos a continuacin,

2.2 LA FUNCIN BUSCARV

Es una de las funciones ms utilizadas en Excel por lo que es muy


probable que hayas visto el error #N/A cuando la funcin no ha
encontrado el valor que ests buscando.

2.2.1 LA FUNCIN BUSCARV EN EXCEL

Nos ayuda a encontrar un valor dentro de una tabla de datos. Pero qu


sucede cuando la funcin BUSCARV no encuentra una coincidencia
exacta? Observa cmo la funcin regresa un error del tipo #N/A:

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FIGURA 50. PLANTILLA DE EXCEL
FUENTE: AUTORES.

2.2.2 LA FUNCIN SI ERROR EN EXCEL

Fue introducida desde Excel 2007 y es de mucha utilidad cuando


queremos detectar si una funcin nos ha devuelto un mensaje de error.

En nuestro ejemplo no deseamos ver el mensaje de error #N/A sino que


deseamos desplegar el mensaje Nombre no encontrado en caso de
que la funcin BUSCARV no encuentre el Nombre especificado en la
celda E1. Para alcanzar nuestro objetivo utilizamos la funcin SI.ERROR
de la siguiente manera:

FIGURA 51. PLANTILLA DE EXCEL


FUENTE: AUTORES.

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2.2.3 LA FUNCIN SI.ERROR
Solamente tiene dos argumentos, el primero es el valor o expresin que
va a evaluar, que para nuestro ejemplo es la funcin BUSCARV, y el
segundo argumento es el valor que regresar en caso de que el primer
argumento devuelva un error.
En nuestro ejemplo la funcin BUSCARV no ha encontrado el nombre
Dana por lo que regresa el error #N/A pero la funcin SI.ERROR se da
cuenta de ello y no deja que se despliegue la leyenda #N/A sino que sabe
que le hemos indicado que muestre el mensaje Nombre no encontrado.

Por el contrario, si la funcin BUSCARV ha encontrado el valor que


estaba buscando entonces la funcin SI.ERROR no tienen ningn efecto
en el resultado. Observa el siguiente ejemplo donde busco el nombre
Diana el cual s es encontrado en la lista:

FIGURA 52. PLANTILLA DE EXCEL


FUENTE: AUTORES.

2.2.4 LA FUNCIN SI.ERROR

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Nos ayuda a personalizar los mensajes de error de cualquiera de las
funciones de Excel incluyendo a la funcin BUSCARV.

Una vez entendido esto hacemos lo siguiente:


Ubicamos el cursor en la celda B2, en esta deber generar el
nombre del estudiante automticamente una vez ingresado el
nmero de cedula.

FIGURA 53. PLANTILLA DE EXCEL


FUENTE: AUTORES.

Una vez en la celda requerida utilizaremos la formula


=SI(ESERROR(BUSCARV(( )), que detallamos anteriormente, pero ya
relacionada para que busque los datos necesarios en la hoja de
DETALLES. A continuacin la formula final utilizada.

=SI(ESERROR(BUSCARV(B1;ESTUDIANTES;2;0));"";BUSCARV(B1;ES
TUDIANTES;2;0))

B1: ubicada en la hoja de control, hace referencia al nmero de cedula del


estudiante.
2; 0, matriz en la que se genera los datos como estudiante y faltas.

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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
Luego de haber realizado el siguiente trabajo terico y prctico puedo
llegar a las siguientes conclusiones:

Excel es una hoja de clculo bajo ambiente Windows que permite


trabajar con tablas de datos, grficos, bases de datos, macros, y
otras aplicaciones avanzadas para expertos de Excel.
Facilita el trabajo en plantillas que pueden realizar trabajos en el
rea administrativa, de Ingeniera, anlisis de lneas de produccin,
etc., aprovechando todas las ventajas que le ofrece al usuario
manejar paquetes bajo ambiente Windows.
Tambin al trabajar conjuntamente con una base de datos se
obtienen resultados propicios para determinadas reas en este
caso el trabajar con plantillas para determinar el nivel de asistencia
de los estudiantes en el sector nocturno.
Al instalar esta plantilla en las computadoras de los profesores se
pudo el docente acoplar a este ambiente de trabajo de manera
fcil, siendo esta una herramienta de trabajo para mencionados
docentes.

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Finalmente concluir mencionando que este trabajo est disponible
para todos los docentes de la Unidad Educativa Andrs F. Crdova
y dems instituciones educativas bajo el registro del instituto y de
especialidad.

3 RECOMENDACIONES

Es necesario recomendar una vez finalizado el trabajo que:

Se profundicen ms en el estudio amplio de programas que cubran


necesidades de actualizacin curricular en los profesores y
estudiantes.
Trabajar conjuntamente con autoridades del plantel y gestionar
proyectos en convenio con otras instituciones para mejorar el
ambiente tecnolgico dentro del plantel.
Elaborar una base de datos ms profunda para el control y registro
de estudiantes durante los periodos lectivos de asistencias a
clases.
Seguir manteniendo este tipo de proyectos en dnde se reflejen el
trabajo terico prctico de cada bachiller.

31
WEBGRAFA
"Aprenda acerca de Office", Armando Segoviano, Editoriales Santillana,
Pg. 14-65 y Pg. 190-234

E-learning | 5711: Introduccin a Microsoft Office PowerPoint 2007.

E-learning | Coleccin 5291: Curso bsico para Microsoft Office Excel


2007.

Microsoft. (2008). Microsoft Official Academic Course: Microsoft Office


PowerPoint 2007. (2 Ed.) Mxico: John Wiley & Sons, ETC Latam.
Espaol.
(ISBN: 978-607-7932-01-7).

Microsoft. (2008). Microsoft Official Academic Course: Microsoft Excel


2007. (2 Ed.). Mxico: John Wiley & Sons, ETC Latam. Espaol.
(ISBN: 978-607-7932-00-0)

LINKOGRAFA

http://www.monografias.com/trabajos16/manual-word-excel/manual-word
excel.shtml#ixzz30yJys66T

32
http://cursos.tecmilenio.edu.mx/cursos/at8q3ozr5p/prepa/ps/ps09022/com
unes/biblio.htm

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