Yani Powerpoint

I.
CAPITULO
DISEO METODOLGICO
AUDITORIA INTERNA
DISEO METODOLGICO
4.1. TIPO DE ESTUDIO

Este estudio de utilizacin de medicamento se cataloga dentro de los estudios de
Consecuencias Prcticas de la Utilizacin, debido a que en l se describen las
caractersticas de utilizacin de medicamento en relacin con un programa de
fiscalizacin concreto para conocer el buen resguardo de los mismos, a travs de
medidas de intervencin que pueden ser reguladoras o educativas. [ CITATION
Fig03 \l 19466 ]
Este estudio presento las siguientes caractersticas metodolgicas:
Descriptivo, porque son observaciones de fenmeno situaciones dadas de hechos

acontecidos en el lugar de nuestro estudio.
Campo, ya que hicimos el estudio in situ, as como tambin observaciones

directas o indirectas de fuentes primarias y secundarias.
Trasversal, ya que mide a la vez la prevalencia de la exposicin y del efecto en

una muestra poblacional en un momento temporal; es decir, permite estimar la
magnitud y distribucin del problema.
Retrospectiva, por qu se va a indagar sobre los hechos ocurridos en el pasado.

Bsicamente se puede decir que este tipo de estudios busca las causas a partir de
un efecto que ya se present. [ CITATION Esc06 \l 19466 ]
Este estudio es cualitativo, ya que el propsito es verifica y evaluar la calidad de

las actividades administrativas como financieras en el Programa de Planificacin
Familiar, debido a las posibles irregularidades e incumplimiento en la Cadena Del
Medicamento en dicho programa.
Elaborado por: Yanitza del Socorro Castro Catn y Aracelly del Carmen Reyes
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4.2. DESCRIPCIN DEL MBITO DE ESTUDIO

Para la realizacin de esta auditora interna de gestin de la calidad fue necesario
contar con la autorizacin del SILAIS Masaya, el cual nos permiti efectuar el
estudio en el rea de farmacia de uno de los centros de salud ubicados en la zona,
tomando el Programa de Planificacin Familiar para verificar el buen desarrollo e
implementacin del sistema de gestin de calidad de este.
Para este estudio se seleccion el Centro de Salud Doctor Alejandro Dvila

bolaos, el cual se ubica de la casa de lea 1 cuadra al este, Barrio La
Estacin en el sector norte de Masaya (rea urbana); cuenta con una
infraestructura de 650 metros cuadrados, su parque vehicular consta con una
camioneta doble cabina marca NISSA y dos motos Honda 200 obtenidos en el
2002.
Este centro cuenta con un personal compuesto por:
Cantidad Personal
10 Mdicos Generales
1 Gineclogo
1 Neumlogo
1 Pediatra
3 Mdicos en Servicio Social
3 Odontlogos
1 Licenciada en Qumica Farmacutica
4 Licenciadas en Enfermera
2 Enfermeras Profesionales
8 Auxiliares de Enfermera
9 Personal Administrativo
3 Personal de Laboratorio
1 Chofer
5 Personal de Apoyo
Tabla 1: Personal del Centro de Salud Doctor Alejandro Dvila Bolaos
De este centro, dependen 13 puestos de salud ubicados en: Jardines de La

Barranca, San Ramn, La abejita, Sacuanjoche, Pochotillo, San Jernimo, Villa
Elaborado por: Yanitza del Socorro Castro Catn y Aracelly del Carmen
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Boscomonje, Las Flores, La Reforma y Comeje.
Ilustracin 1: Centro de Salud Alejandro Dvila Bolaos. De la casa de lea cuadra y media al Este, Barrio la Estacin,
Masaya.
Centro de Salud Doctor Alejandro Dvila Bolaos se divide en 34 reas que se
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DISEO METODOLGIA
detallan en la siguiente figura:
Ilustracin 2: reas del Centro de Salud Doctor Alejandro Dvila Bolaos.
4.3. POBLACIN Y MUESTRA

4.3.1. POBLACIN
El siguiente estudio se llevara a cabo en el centro de salud Alejandro Dvila
Bolaos ubicado en el Barrio la Estacin, Masaya; en donde la se realizar en el
rea de Farmacia.
4.3.2. MUESTRA (CRITERIOS DE SELECCIN)

Se le aplico un muestreo no probabilstico debido a que fue por conveniencia ya
que se seleccion en el departamento de Farmacia del centro de salud Alejando
Dvila Bolaos el Programa de Planificacin Familiar donde se pretende evaluar
tanto el manejo administrativo-financiero como el gerencial de este, a travs de la
valoracin de documentos confidenciales (Masterkardex, Requisas, Actas de
Insumos recepcionados y Sabanas), del periodo de Septiembre 2014 - Agosto
2015.
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4.3.2.1. CRITERIOS DE INCLUSIN

Durante la elaboracin de esta auditora se tomarn en cuenta el Programa de
Planificacin Familiar del Centro de Salud Alejandro Dvila Bolaos, dentro del
periodo de Septiembre 2014 - Agosto 2015.
4.3.2.2. CRITERIOS DE EXCLUSIN

Durante la auditoria se excluirn programas que no estn Vinculados con
Planificacin Familiar del Centro de Salud Alejandro Dvila Bolaos; fuera del
periodo de Septiembre 2014 - Agosto 2015.
4.4. VARIABLES
4.4.1. VARIABLES INDEPENDIENTES
Gerencia
Administracin
Finanza
4.4.2. VARIABLES DEPENDIENTES
Fondos
Estado Fsico
Almacenamiento
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4.4.3. OPERACIONALIZACIN DE VARIABLES
Variable Definicin conceptual Definicin Operacional Indicador Escala
Gerencia Persona o conjunto de personas que se Est a cargo de Excelente Cualitativa
encargan de dirigir, gestionar o Organizar, gestionar y Bueno Nominal
administrar una sociedad, empresa u administrar los asuntos Regular
otra entidad de la institucin. Mala
Administraci Encargado de la planificacin, Hace referencia al Excelente Cualitativa
n
organizacin, direccin y control de los funcionamiento, la Bueno Nominal
recursos (humanos, financieros, estructura y el Regular
materiales, tecnolgicos, etc.) de rendimiento que presenta Mala
una organizacin, con el fin de obtener la institucin.
el mximo beneficio posible.
Finanza Es una rama de la economa que Se encarga de analizar la Excelente Cualitativa
estudia la obtencin y uso eficaz del obtencin, gestin y Bueno Nominal
dinero a travs del tiempo por parte de administracin de fondos Regular
un individuo, empresa, u organizacin de la institucin. Mala
del Estado.
Tabla 2: Operacionalizacin de Variable.
4.4.3 OPERACIONALIZACIN DE VARIABLES

Variable Definicin conceptual Definicin Operacional Indicador Escala
Elaborado por: Yanitza del Socorro Castro Catn y Aracelly del Carmen Reyes Linarte
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Fondo Se trata de un patrimonio que se Es una forma de reunir el Si posee
forma con los aportes de un grupo dinero aportado por todos los No posee Cualitativa
de personas que invierten su capital participantes, para que una Ordinal
en bsqueda de rentabilidad. entidad se encargue de su
gestin y administracin.
Estado fsico Formas fsicamente distinguibles Propiedades Fsicas Bueno Cualitativa
mediante la medicin de alguna(s) Regular Nominal
propiedad(es) que puede adoptar un Mala
sistema fsico en su evolucin
temporal.
Almacenamiento Lugares donde se guardan los Son los procesos logsticos Ordenamiento Cualitativa
diferentes tipos de mercanca. Son en donde el objeto o Luz Nominal
manejados a travs de una poltica producto a almacenar por Humedad
de inventario. Esta funcin controla medio de sistemas en Temperatura
fsicamente y mantiene todos los determinado tiempo se Ventilacin
artculos inventariados. mantenga y llegue en buen Codificacin
estado al Usuario. Espacio del rea
Polines
Tabla 3: Operacionalizacin de Variable.
Elaborado por: Yanitza del Socorro Castro Catn y Aracelly del Carmen Reyes Linarte
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4.5. MATERIAL Y MTODOS

4.5.1. MATERIALES PARA RECOLECTAR INFORMACIN
Entrevistas con el encargado de administracin y regente
farmacutico.
Observacin de las actividades y manejo del rea auditada.
Revisin de la documentacin del departamento de Farmacia.
Fotografas como evidencia fsica.
4.5.2. MATERIALES PARA PROCESAR INFORMACIN

Al redactar la informacin que se recolecto se utiliz el programa de Microsoft
Word 2013, para plantear la base terica necesaria para este trabajo.
Para analizar la informacin se manej una matriz en el programa Excel 2013, los
resultados se presentan en grficos y tablas representando el anlisis de la
informacin recolectada.
Se harn uso de fotografas, para presentar evidencias de las visitas al Centro de

Salud durante la elaboracin de esta auditora. Se utilizara Power Point 2013 para
la presentacin expositiva de esta investigacin.
4.5.3. MTODO
4.5.3.1. PERIODO DE REALIZACIN DE LA AUDITORIA
Esta auditora se realiz entre los meses de Septiembre y Noviembre del 2015,
para lo cual se realizaron visitas de inspeccin fsica preliminares al rea de
Farmacia donde estn almacenado los insumos del Programa de Planificacin
Familiar, se elabor un cuestionario basado en criterios de lineamientos segn la
Norma 9001 Sistema de Gestin de Calidad, para luego realizar la entrevista al
administrador y los responsables de dicho programa y se efectu la revisin de la
documentacin legal, con esta informacin se realiz el anlisis e interpretaciones
de los datos recopilados.
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4.5.3.2. METODOLOGIA EMPLEADA EN EL PROCESO DE LA AUDITORIA
Esta auditora es un proceso de tres fases, donde abordamos los aspectos ms

relevantes de cada una de ellas, como la seleccin de las instalaciones,
recopilacin y el anlisis de informacin general y la elaboracin de un plan de
auditora, que incluya la definicin de su alcance; lo cual nos permiti describir las
condiciones de calidad, infraestructura, manejo de mermas, higiene y gestin de
calidad en el Programa de Planificacin Familiar.
4.5.3.3. FASES QUE CONFORMAN LA AUDITORIA DE LA CALIDAD
4.5.3.3.1. FASE 1: PLANEACION O PRE- AUDITORIA
En esta fase se defini el tipo de auditora realizada, la cual es una Auditoria

interna, debido a que se realiz una identificacin preliminar de los principales
aspectos e impactos de la calidad y las correspondientes medidas de
mejoramiento.
Se planearon todas las tareas y actividades realizadas durante la auditoria de

manera que se asegur la calidad de la misma y que sus resultados fueran
obtenidos con eficiencia; adems se seleccion el lugar a auditar (Farmacia del
centro de Salud Alejandro Dvila Bolaos, Masaya).
Una vez definida y seleccionada la farmacia escogimos el Programa de

Planificacin familiar donde se llevaron a cabo una serie de acciones orientadas al
conocimiento de los mismos y a planificar el trabajo que se desarroll durante las
visitas a sus instalaciones. Estas comprendieron el conocimiento general de la
farmacia, respectivamente; l envi del aviso de la auditoria, planificacin y la
identificacin de las fuentes de informacin las cuales fueron:
Reunin de toda la informacin y datos relevantes
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Identificacin preliminar de los problemas, efectos y resultados de las

actividades realizadas en el Programa de Planificacin Familiar.
Conocer la estructura de la Organizacin, calidad en el servicio

farmacutico y mantenimiento de equipos.
Se determin la forma como se llevara a cabo la auditoria (Qu se examinara,

Cmo, Cundo y con qu recursos), esto incluy la mxima informacin general
posible sobre el proceso de auditoria (objetivo, alcance, rea a auditar, actividades
etc.)
El resultado de esta fase nos permiti determinar las condiciones del Programa de
Planificacin Familiar, as como los rasgos relevantes del manejo administrativo-
financiero de este.
4.5.3.3.1.1. LOS ASPECTOS CONSIDERADOS EN EL PLAN DE AUDITORIA

FUERON:
Objetivo y alcance de la auditora de Gestin de Calidad.
Seleccin de los integrantes del equipo auditor (Nombres y

responsabilidades).
Identificacin y seleccin de la documentacin necesaria y til para el

desarrollo de la auditora segn el objetivo, el alcance acordado y los
consiguientes criterios de auditoria.
Identificacin del personal de farmacia.
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Realizacin de entrevistas al personal del Centro de Salud Alejandro Dvila

Bolaos para conocer su punto de vista con respecto a las condiciones y a
calidad del servicio de farmacia.
4.5.3.3.1.2. PRE-VISITA (ANTES DE LA EJECUCIN DE LA AUDITORIA)
Antes de iniciar la auditoria de gestin de calidad, se realizaron visitas a las

autoridades correspondientes (sub-director del SILAIS, Masaya; y a su vez a la
Directora del Centro de Salud Alejandro Dvila Bolaos, Masaya), para el
establecimiento de la fecha de iniciacin de la Auditoria, adems se definieron los
objetivos, alcances y finalidad de la misma.
En esta se realiz un recorrido General por las instalaciones, en el cual se anotan

los aspectos estructurales, ambientales, higinicos en donde se encuentran
almacenados los insumos del Programa de Planificacin Familiar.
4.5.3.3.2. FASE 2: EVALUACIN IN SITU
4.5.3.3.2.1. EJECUCIN DE LA AUDITORIA
La ejecucin de la auditoria consisti en la evaluacin de la documentacin y las

instalaciones de las reas encargadas de la gestin del Programa de Planificacin
Familiar del centro de salud Alejando Dvila Bolaos, de la actividad que realizan,
entrevista al personal, y recolecta de informacin necesaria sobre el aspecto
ambiental, de higiene y seguridad conforme a las caractersticas establecidas al
plan de auditoria el cual permiti hacer una valoracin del desempeo del sistema
de gestin de calidad del programa.
Esta fase constituyo la esencia de la actividad de auditoria: en ella se dio el

contacto directo del equipo auditor con las reas encargadas de la gestin del
Programa de Planificacin Familiar; se conoci:
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AUDITORIA INTERNA
DISEO METODOLGICO
Organizacin del personal de dichas reas
Actividades que realiza este personal
Condiciones de las instalaciones (rea de dispensacin y bodega de

almacenamiento de los insumos del programa)
Si existe programa de gestin de la calidad que rija el buen funcionamiento

de las actividades que se realizan en el rea de farmacia y bodega.
Durante la auditoria se desarrollaron actividades de bsqueda de informacin,

visitas, inspecciones, recoleccin de evidencias, verificacin de hallazgos y
reuniones con los encargados del programa y la directora del centro.
4.5.3.3.2.2. RECOLECCIN DE EVIDENCIAS
Las evidencias fueron el resultado de la informacin que se obtuvo a travs de

cuestionarios, entrevistas, observaciones y fotografas; dentro del proceso de
auditora.
4.5.3.3.2.3. EVALUACIN DE HALLAZGOS Y DIAGNOSTICO
Una vez revisada la documentacin, efectuada las entrevistas y concluidas las

visitas e inspecciones de las instalaciones del departamento de farmacia y
bodega, el grupo auditor procedi a la revisin, clasificacin y sntesis de la
informacin obtenida del Programa de Planificacin Familiar y actividades
evaluadas con el fin de detectar aquellos aspectos en los cuales la gestin de la
calidad, la infraestructura, organizacin y almacenamiento de los insumos de este
programa, si presentan irregularidad, si es adecuado o se puede mejorar.
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AUDITORIA INTERNA
DISEO METODOLGICO
4.5.3.3.3. FASE 3: POST-AUDITORIA
4.5.3.3.3.1. ELABORACIN DEL INFORME FINAL
Comprendi las actividades desarrolladas una vez que se efectu el trabajo y que
se obtuvo toda la informacin sobre el programa. Se elabor un informe final sobre
las no conformidades encontradas en el rea evaluada y se presentaron
recomendaciones.
4.5.3.3.3.2. RECOMENDACIONES
Las recomendaciones pertinentes se realizaron de acuerdo a los resultados

obtenidos en la auditorias y de las no conformidades detectadas en esta, las
recomendaciones se limitaron a indicar que requera mejoramiento no a
especificar el cmo lograrlo, esto es responsabilidad de la direccin del centro de
salud y a su vez a su consejo tcnico y autoridades del SILAIS correspondiente.
4.5.3.3.3.3. ELABORACIN DEL PLAN DE ACCIN
En el plan de accin se propusieron actividades a realizar, calendarizadas de

manera ordenada de acuerdo a las no conformidades encontradas, incluidas en el
"Reporte de la auditoria interna de gestin de la calidad".
En la misma calendarizacin se incluy los indicadores aplicables y las metas a

alcanzar por el centro de salud Alejandro Dvila Bolaos, con base a sus objetivos
y metas. La fase de seguimiento se realizara por la direccin del centro, conforme
al programa de calendarizado.
Reyes Linarte 37
II. CAPITULO
ORGANIZACIN Y ANALISIS DE LOS RESULTADOS
AUDITORIA INTERNA ORGANIZACIN Y ANALISIS DE
LOS RESULTADOS
5.1. RESULTADOS DE LA AUDITORA

5.1.1. ANLISIS DE LA ENTREVISTAS
5.1.1.1. ENTREVISTA A LA DIRECTORA
El SILAIS le brida las documentaciones, capacitaciones y taller para la gestin de
calidad. Estas capacitaciones se hacen cada ao, semestral; pero tambin
formaron un equipo llamado CURIM quienes elaboran reuniones mensuales o
cada 15 das, se realizan docencia, consejo ampliado; en donde dan a conocer los
objetivos de capacitacin adquiriendo el compromiso de retroalimentarse y
retroalimentar al resto del personal. Este equipo CURIM est conformado por la
presidenta en este caso es la directora, la docente, la responsable de insumos
mdico (actualmente cursa en 4to ao de la carrera de farmacia en una
universidad privada) y la administracin.
La ultima capacitacin que realizaron fue sobre la dispensacin de los

medicamentos, a estas capacitaciones asisten la directora, administracin la
responsable de insumos mdicos (actualmente cursa en 4to ao de la carrera de
farmacia en una universidad privada), entre otros servicios del Centro de Salud.
En plticas sostenidas con la directora nos sugiere que la persona idnea para
recibir las capacitaciones sera ideal a las enfermeras ya que ellas son las que se
encargan de recetar los insumos del Programa de planificacin; pero en la realidad
todos reciben las capacitaciones (mdicos y enfermeras) por que es necesario que
estn instruidos para el desempeo en sus funciones.
Segn la directora la responsable de los insumos mdicos es la que se encarga

de hacer las gestiones de los programas que se llevan a cabo en este centro, de
acuerdo a su opinin; esta persona que tiene el cargo de responsable de bodega
es tcnico., y no es necesario que sea una persona profesional a cargo ya
que a veces trabajan de una manera eficiente debido a que en ocasiones
Reyes Linarte 39
LOS RESULTADOS
anteriores han estado a cargo personas expertas y han hecho su trabajo de

manera ineficiente.
La farmacutica no juega un papel preponderante en sus funciones adversas y

conversas en sus funciones como farmacutica solo se limita de a las funciones
administrativas dentro de farmacia.
5.1.2. ENTREVISTA A LA RESPONSABLE DEL PROGRAMA DE

PLANIFICACIN FAMILIAR
La responsable del Programa de Planificacin familiar actualmente cursa en 4to
ao de la carrera de farmacia (en una universidad privada), desde hace 3 aos es
la Responsable de Insumos mdicos en el Centro de Salud; El SILAIS le brinda
capacitaciones cada ao y les proporciona los documentos sobre la gestin de los
insumos mdicos en general, pero no especficamente de los insumos del
Programa de Planificacin familiar; tambin recibe el apoyo logstico por parte del
SILAIS si hay algn problema a la hora de hacer el SIGLIM.
A las capacitaciones asisten; la regente que es responsable del rea de farmacia,

la directora, responsable de insumos mdicos, administrador, contador, mdicos y
personal de enfermera.
Ella como responsable de los insumos mdicos hace supervisiones

peridicamente a la regente de farmacia de dicho centro para verificar el
almacenamiento de los insumos; Conoce y Maneja las buenas prcticas de
almacenamiento, distribucin y transportes de manera general, asegurndose de
que se cumplan estas normas a la hora de Distribuir y transportar a los diferentes
puestos de salud. Desconoce de la norma internacional de estandarizacin del
Sistema de gestin de Calidad (ISO 9001). Informa a la direccin del desempeo
del sistema de gestin la calidad.
Reyes Linarte 40
LOS RESULTADOS
Considera ella que como responsable de los insumos Mdicos es la persona

idnea para recibir las capacitaciones y taller; no la regente ya que como es
estudiante necesita saber y conocer de las gestiones y supone que como la
regente ya es preparada conoce y domina todo para ser gestiones de insumos.
Segn su opinin la regente no est a cargo de las gestiones de los insumos ya
que es una seora de edad y en este trabajo se requiere de cargar hacer fuerzas
y por lo tanto no es recomendable que este en esa rea.
Lleva un registro computarizado (SIGLIM), monitoriza peridicamente de los

insumos mdicos y no mdicos. En el programa de Planificacin familiar
intervienen, la directora, responsable de insumos mdicos, las enfermeras; ya que
ellas son las que recetan los insumos del programa, es decir que ellas son las
encargadas de llevar el programa.
5.1.3. ANLISIS DE LOS DATOS RECOPILADOS DE LOS DOCUMENTOS

CONFIDENCIALES.
5.1.3.1. ANLISIS DE LOS MASTERKARDEX DE LA MICROGYNON.
Ver cuadro del anexo 6
Fecha Entradas Salidas Existencia Salida a Farmacia

sep-14 3960 720 3263 600
oct-14 2210 1053 750
nov-14 810 243 630
dic-14 10059 390 9912 240
ene-15 1252 8660 800
feb-15 600 8060 600
Tabla 4: Masterkardex de Microgynon
Fecha Entrada Salidas Existenci Salida a

s a Farmacia
Reyes Linarte 41
LOS RESULTADOS
mar-15 397 7663

abr-15 3890 3773
may-15 605 3168
jun-15 120 1151 2137 600
jul-15 1125 1012 840
ago-15 246 766 90
Tabla 5: Masterkardex de Microgynon
En este anlisis de los masterkardex existe un sobrante de 55 blster ya que en las

existencias de estos se contabilizan 701 blster, es debido a que ya se eliminaron
los errores producidos en la contabilidad.
5.1.3.2. ANLISIS DE LOS MASTERKARDEX DE LA NORIGYNON.

Fecha Entradas Salidas Existencias Salida a farmacia

sep-14 600 645 70 450
oct-14 4000 794 3276 550
nov-14 505 2771 300
dic-14 495 2276 400
ene-15 6980 2600 6656 2200
feb-15 100 6556
mar-15 325 6231
abr-15 2640 3591
may-15 486 3105
jun-15 436 450 3091 4
jul-15 1181 1910 501
ago-15 470 1440 240
Tabla 6: Masterkardex de Norigynon
Solo se tomaron los datos de Masterkadex verificados, ordenandos por fechas;

109 ampollas de Norigynon sobran debido a que eliminaron los errores no
verificados.
Reyes Linarte 42
LOS RESULTADOS
5.1.3.3. ANLISIS DE LOS MASTERKARDEX DE LA DEPOPROVERA.

Fecha Entrada Salida Existencias Salida a farmacia

sep-14 300 200 100 200
oct-14 800 730 170 400
nov-14 170 0 150
dic-14 200 75 125
ene-15 4500 1760 2865 1400
feb-15 100 20 2945
mar-15 385 2560
abr-15 10 399 2171
may-15 336 1835
jun-15 402 1433 2
jul-15 305 1128 40
ago-15 221 907 120
Tabla 7: Masterkardex de Depoprovera
Solo se tomaron los datos de Masterkadex verificados, ordenandos por fechas; 50

Ampollas de Depropovera sobran debido a que no se tomaron los errores no
verificados
5.1.3.4. ANLISIS DE LOS MASTERKARDEX DE LA PRESERVATIVOS.


sep-14 100 4539
oct-14 200 4339
nov-14 2300 2039 2300
dic-14 4000 1200 4839 1200
ene-15 3000 2600 5239 2500
feb-15 200 5039
Tabla 8: Masterkardex de Preservativos
Reyes Linarte 43
LOS RESULTADOS

mar-15 14400 2200 17239 1500
abr-15 3000 800 19439
may-15 6388 13051 4788
jun-15 3429 9622 105
jul-15 5000 4320 10302 2304
ago-15 2592 7710 2160
Tabla 9: Masterkardex de Preservativos
Estas existencias concuerdan ya que los masterkadex no presentan errores de

contabilidad.
5.1.3.5. ANLISIS DE LOS MASTERKARDEX DE LA DIU.


30/06/201 3 105
5
Tabla 10: Masterkardex de DIU
Estas existencias concuerdan ya que los masterkadex no presentan errores de

contabilidad. Estas no son muy utilizadas en la institucin.
Reyes Linarte 44
AUDITORIA INTERNA
5.1.4. HALLAZGOS DE LA AUDITORA

5.1.4.1. DOCUMENTACIN PERTINENTES AL SISTEMA DE CALIDAD.
Actividad: Verificar la existencia de documentacin en la cual debe de basarse el sistema de calidad del centro
de salud Alejandro Dvila bolaos.
Gestin segn la norma: Gestin actual en el centro:
La institucin establece y mantiene un No se encontraron el manual de calidad, manual de
manual de la calidad que incluya una organizacin y funciones, Normas de Buenas Prcticas de
descripcin de la interaccin entre los Almacenamiento, Distribucin y Transporte; y Normas
procesos del sistema de gestin de la internas/reglamentos.
calidad, alcance y procedimientos El manual de procedimientos y la Norma nacional sistema
documentados establecidos para este. logstico de insumos anticonceptivos se encuentran
desactualizado.
Hallazgo: No se nos facilitaron algunos de los manuales y normas, otros estaban desactualizados y
deteriorados hasta del ao 2001 y 2003; en el caso de la Normas de Buenas Prcticas de Almacenamiento,
Distribucin y Transporte solo se encontr un letrero con algunas indicaciones.
Propuesta de mejora:
Elaborar un Manual de calidad en el cual se recopile las polticas, normas y estndares para que el
sistema permita que se desarrollen los procesos y tcnicas en orden mostrando detalladamente los
estndares en uso para proyectar la calidad de dicho sistema.
Solicitar al SILAIS los manuales y normas que no se encontraron y la actualizacin de los que existen en
la institucin.
Tabla 11: Hallazgos de la Documentacin pertinentes al Sistema de Calidad
Elaborado por: Yanitza del Socorro Castro Catn y Aracelly del Carmen Reyes Linarte 45
AUDITORIA INTERNA
5.1.4.2. REVISIN DE LAS CONDICIONES FSICAS DE LAS INSTALACIONES.
Actividad: Verificar el estado en el que se encuentra las instalaciones del centro de salud Alejandro Dvila Bolaos.
Las instalaciones estn La farmacia es pequea con unas dimensiones de largo 3. 94 metros,
diseadas, construidas y ancho 3.18 metros y alto 2.65 metros, en esta se emerge agua cuando
adaptadas de manera que llueve. La bodega de medicamentos posee unas dimensiones de largo 3.
brindan seguridad a la calidad de 55 metros, ancho 4.60 metros y alto 2.65 metros, y la bodega de
los insumos. materiales de reposicin es pequea con unas dimensiones de largo 3.
64 metros, ancho 3.30 metros y alto 2.65 metros. En ambas bodegas se
encontr que el techo presenta humedad y la ventana no posee cortinas
permitiendo la penetracin de luz solar poniendo en riego la calidad de
los insumos.
La instalacin son accesibles a la Es accesible a la limpieza pero no se encuentra protegida debido a la

limpieza y protegida, de tal ventana le falta una de las paletas de persiana provocando la entrada de
manera que se evite el ingreso de polvo y se emerge agua cuando llueve.
insectos, aves, roedores, polvo y
otros contaminantes.
Hallazgo:
Al observar lo anteriormente expuesto, podemos decir que se ve perjudicada la calidad de los insumos debido
a que los fotosensibles se daan, se produce contaminacin por el moho provocado por la humedad, el polvo
y lo corrodo de los estantes.
Dale mantenimiento a la farmacia y bodegas (colocar las persianas de la ventana, cortinas y cielo raso para
AUDITORIA INTERNA
reponer los que contienen humidad)

Tabla 12: Hallazgos encontrados en las Instalaciones
El diseo de las estanteras, muebles, armarios y En las bodegas la mayora de los estantes son
vitrinas facilitan la limpieza y evitan la metlicos, totalmente abiertos y se encuentran
contaminacin. oxidados.
La instalacin dispone de ventilacin e En la bodega de medicamentos se encuentran varias

iluminacin adecuada, suministro de electricidad conexiones en un mismo toma corriente y en la bodega
seguro y de suficiente capacidad. de materiales de reposicin no posee aire
acondicionado.
Se evitan las ventanas grandes, a fin de
conservar la temperatura del interior del rea y Ventana mide 1.02 metros de ancho y 1.32 de alto, y la
evitar el ingreso de agentes externos. ventanilla de dispensacin mide 1.50 metros de ancho y
1.32 metros de alto.
Hallazgo:
Se produce contaminacin de los insumos debido al polvo que penetra al ser estos totalmente abiertos.
Al encontrarse este tipo de conexiones se corre el riesgo de que se produzca un corto circuito ocasionando un
posible incendio y la falta de aire acondicionado es un factor que disminuye la calidad de los insumos debido
a que se tienen que almacenar a una temperatura menor de 40 C
se observ que la farmacia posee ventanas muy grandes afectando la temperatura interna debido a que es
AUDITORIA INTERNA
escapa el aire acondicionado y facilita el ingreso de agentes externos.
Pintar y forrar los extremos de los estantes para impedir que penetre el polvo.
Instalar una conexin por cada artculo y colocar los insumos que requieran almacenarse a una temperatura
menor de 40 C en la bodega de medicamentos ya que esta posee aire acondicionado.
Reducir el tamao de estas ventanas

El establecimiento dispone de medidores de Solo posee el medidor de temperatura del aire
temperatura y humedad relativa debidamente acondicionado
calibrados.
La farmacia no poseen pallets de ningn tipo, ni para
Los insumos se colocan en pallets en buen estado, los insumos en cajas y menos para la refrigeradora
de madera, plstico o aluminio
Se encuentran a una altura de 10 -15 cm del piso,
Los insumos se colocan a una altura de 15 a 20 cm con 0 cm de separacin de las paredes y a 40 cm del
del piso y adecuadamente espaciados entre s techo, pero suficiente espacio entre s.
Se encuentra acumulacin de desechos (papelera)

en la bodega de medicamento.
Las bodegas de almacenamiento se mantienen
limpias y libres de desechos acumulados
AUDITORIA INTERNA
Hallazgo:
Al no poseer estos equipos no saben a qu temperatura y humedad se encuentran los insumos.
La falta de pallets en la farmacia provoca la contaminacin de los insumos, al colocar las cajas directamente
en el piso.
Provoca el dao y contaminacin de los insumos con humedad y el polvo encontrados en el piso, paredes y
techo.
Se encontr en bodega un recipiente para desechos pequeo y sin tapa.

Que la gerencia gestione la instalacin de estos dos equipo para la bodega
Colocar pallets en proporcin al tamao de la farmacia.
Cambiar o modificar los estantes utilizados
Cambiar el recipiente de desechos

5.1.4.3. REVISIN DE LAS CONDICIONES DE LOS INSUMOS SEGN REGISTROS DE ALMACENAMIENTO.
Actividad: Verificar las condiciones de los insumos segn registros de almacenamiento del centro de salud Alejandro
Dvila Bolaos.
Utilizan sistemas Informticos como hardware y
AUDITORIA INTERNA
software para registros electrnicos Utiliza sistema manual en la farmacia
Verifican condiciones de almacenamiento

No es verificado
Se colocarn letreros y pictogramas que prohbe
fumar, comer o beber en las bodegas de No poseen ningn letrero
almacenamiento.
Hallazgo:
Utilizan el sistema electrnico SIGLIM en el rea de almacenamiento de los insumos mdicos y en farmacia
utiliza un sistema manual (Sabana).
Responsable de Insumos al tomar el cargo en bodega encontr refrigeradora algunos insumos y desde
entonces ella almacena esos insumos de la misma manera.
No hay letreros colocados segn lo que establece la norma, solo letreros de seguridad en todo el Centro.
Implementar la verificacin de las condiciones de almacenamiento tomando como referencia las indicaciones
del fabricante
Colocar letreros y pictogramas tanto en farmacia como en las bodegas.

Tabla 15: Hallazgos encontrados en los Registros de Almacenamiento
5.1.4.4. REVISIN DE LAS CONDICIONES DE LOS INSUMOS AL SER TRANSPORTADOS.
Actividad: Verificar las condiciones de los insumos al ser transportados del centro de salud Alejandro Dvila
Bolaos a los diferentes puestos de salud.
AUDITORIA INTERNA

Garantizan la adecuada conservacin de los Los insumos son trasladados en camioneta.
diferentes tipos de productos durante el transporte,
en particular de los productos termolbiles y
frgiles.
Se siguen lo procedimientos operativos para
Aseguran que los insumos sean transportados trasportar los insumos pero no garantizan su
siguiendo procedimientos operativos que integridad
garanticen su integridad
No se controla la temperatura al ser trasportados
Los insumos que requieren de conservacin a
temperatura controlada, son transportados por
medios apropiados, de manera que garanticen el
mantenimiento de la temperatura requerida
Garantizan que el conductor del vehculo est El chofer solo se encarga de llevar a la encargada de
capacitado para el manejo y transporte de los insumos a su destino.
medicamentos, en condiciones de temperatura
ambiente o en cadena de fro.
Hallazgo:
Debido a que son transportados en camionetas estn expuestos a humedad, aire y a la luz solar; por lo tanto,
no se puede preservar la integridad y seguridad de los insumos.
La Responsable de bodega de almacenamiento es la encargada para el transporte de los insumos.

colocarle a vehculo una cubierta en la parte trasera y que posea buena ventilacin
Tabla 16: Hallazgos encontrados en el Transporte de los Insumos
AUDITORIA INTERNA
El vehculo de transporte, deber preservar la Son transportados en camionetas estn
integridad y seguridad del insumo, en relacin a las expuestos a humedad, aire y a la luz solar; por lo
condiciones externas de temperatura, humedad, luz o tanto, no se puede preservar la integridad y
posibles contaminantes. seguridad de los insumos.
Debido a que es una camioneta y lo transportan

El vehculo se cierra con llave o con medidas de en la parte trasera.
seguridad. Se evita abrir este fuera de los lugares de
origen o destino.
Los transportan en un horario de 8:00 a 10:00 y si
no se pudo en este tiempo se transportan de 2:00
Las condiciones de temperatura y humedad se
a 4:00 pero cerca de la institucin.
mantienen y son registrados durante todo el recorrido.
Hallazgo:
Este vehculo no se puede preservar la integridad y seguridad de los insumos ya que est expuesto a altas
temperatura, humedad y posibles contaminantes durante el recorrido.
Debido a que es una camioneta, los insumos son trasladados en la parte trasera; por lo tanto no existen
medidas de seguridad.
Se carecen de los equipos necesarios para registrar temperatura y humedad

Colocarle a vehculo una cubierta en la parte trasera y que posea buena ventilacin, o cambiar de vehculo
Colocar medidas de seguridad en la camioneta (barandas)
AUDITORIA INTERNA
Que la gerencia solicite el equipo necesario para registrar temperatura y humedad durante el recorrido
La institucin capacita e informa por escrito al La responsable de bodega se encarga de esto.
conductor sobre las condiciones ambientales y de
transporte para el producto a ser trasladado.
La responsable no realiza ningn trmite
El incumplimiento de las condiciones de conservacin
se registrar, investigar y comunicar por escrito a la
institucin La responsable no realiza ningn trmite
En caso de no finalizar el transporte, el conductor lo
comunica inmediatamente.
Hallazgo:
El SILAIS le brinda esta informacin a la responsable de bodega
La Directora le dio a la encargada todo el control sobre las gestiones pertinentes de los insumos por ello no le
comunica dicho incumplimientos
La responsable de los insumos es la que se encarga del transporte de estos y si no se finaliza a daos
producidos en el vehculo, el cual tiene que pasar por un determinado trmite para su reparacin.
AUDITORIA INTERNA
Este debera de comunicarse a la qumica farmacutica la cual debera encargarse de esta gestin
5.1.4.5. REVISIN DE LAS CAPACITACIONES BRINDADAS POR LA INSTITUCIN.

Actividad: Verificar las capacitaciones brindadas por centro de salud Alejandro Dvila Bolaos.
Recibe capacitacin por parte de la institucin Se la brinda el SILAIS
sobre el sistema de gestin de calidad.
Hallazgo:
La institucin no le brinda capacitaciones a la regente farmacutica ni a la encargada de insumos
mdicos. El SILAIS le brinda capacitacin a la encargada de insumos mdicos sobre la normas de
almacenamiento de los insumos en general.
Que la direccin reciba la capacitaciones y esta se la brinde a los otros servicios
Tabla 19: Hallazgos sobre las Capacitaciones brindadas por la institucin
5.1.4.6. DOCUMENTACIN CONFIDENCIAL DEL PROGRAMA DE PLANIFICACIN FAMILIAR.

Actividad: Verificar el manejo de la contabilidad de los insumos del Programa de Planificacin Familiar a travs
documentacin confidencial.
AUDITORIA INTERNA

Se debe determinar, recopilar y analizar los La contabilidad de esta institucin llevan el registro
datos apropiados para demostrar la idoneidad y de Masterkardex de acuerdo a como les entreguen
la eficacia del sistema de gestin de la calidad. las Actas de Insumos de Recepcin y requisas.
Hallazgo:
En los masterkardex no existe un orden por fecha, poseen errores en la sumatoria de los Insumos del
programa de Planificacin Familiar e Incluyen una cantidad de insumo que no se encuentran respaldados
por Actas de Insumos Recepcionados, Requisas y sabanas
Que se realicen revisin mensual de estos para evitar errores y confusin en las cuentas, y que se exija la
entrega de requisas en tiempo y forma.
Tabla 20: Hallazgos encontrados en los Documentos Confidenciales
Actividad: Verificar el manejo de la contabilidad de los insumos del Programa de Planificacin Familiar a travs
documentacin confidencial.
Se debe determinar, Las sabanas de los Puestos de Salud son utilizadas como Requisas.
recopilar y analizar
los datos La responsable de insumos mdicos registra en estas actas las entradas de los
apropiados para insumos que enva el SILAIS al Centro de Salud.
demostrar la
idoneidad y la La responsable de Insumos Mdicos prepara Requisas para registrar las salidas de
eficacia del sistema los insumos a la Farmacia del Centro de salud y a los puestos de salud.
de gestin de la
calidad.
Hallazgo:
No se encontraron entradas de los Insumos del Programa de Planificacin Familiar en las Sabanas de los
primeros 6 meses del periodo que tomamos como referencia para realizar esta auditora.
AUDITORIA INTERNA
El responsable de contabilidad utilizaba las Actas de insumos recepcionados para corregir errores
presentes en masterkardex
Las sabanas de los puestos de salud las utilizan como Requisa para registrar las salidas en las tarjetas de
masterkardex.
Recordarle a la regente de la farmacia que el llenado adecuado de sabanas
Que el responsable de contabilidad rotule las actas para identificar cuales se utilizaron para corregir
errores presentes en masterkardex.
Que se utilicen las hojas de requisa adecuadas para esta funcin.

Tabla 211: Hallazgos encontrados en los Documentos Confidenciales
AUDITORIA INTERNA
5.2. ANLISIS DE LOS RESULTADOS.
Nivel de Conformidad del Sistema de Gestin de Calidad del Centro Alejandro Dvila Bolaos
Nivel de Sector
Conformidad Gerencia Administrativo Finanzas Estado Fsico Almacenamiento
Conforme 10% 20% 50% 30% 90%
No Conforme 90% 80% 50% 70% 10%
Tabla 22: Nivel de Conformidad del Sistema de Gestin de Calidad
Nivel de Conformidad del Sistema de Gestion de la Calidad del Centro Alejandro Dvila Bolaos
100%
90%
40%
80% 50%
Nivel de Conformidad
70% 70%
80% No Conforme
60% 90% Conforme
50%
40%
60%
30% 50%
20% 30%
20%
10% 10%
0%
Ilustracin 3: Nivel de Conformidad del Sistema de Gestin de Calidad
AUDITORIA INTERNA ORGANIZACIN Y ANALISIS DE LOS
RESULTADOS
Al evaluar el sistema de gestin de calidad del centro de salud se encontr este

deficiente, ya que en la ilustracin se presenta que apenas el 34% de las gestiones
realizadas por estos cinco sectores est conforme con la norma ISO 9001; esto es
debido a la falta de evaluaciones por parte de la gerencia del centro y a la carencia
de autovaloracin de las gestiones de cada uno de los sectores, al no identificar
errores y fallas en el sistema de gestin de calidad de esta institucin.
Reyes Linarte 58
III. CAPITULO
CONCLUSIONES
AUDITORIA INTERNA
CONCLUSIONES
Una vez realizada la auditoria interna concluimos que el objetivo principal fue
alcanzado al evaluar el Sistema de gestin de Calidad del control interno del
Centro de Salud Alejandro Dvila Bolaos aplicando la Norma ISO 9001 (Sistemas
de gestin de la calidad).
La hiptesis de esta auditoria es rechazada. Al evaluar el sistema de Gestin de

Calidad del control interno del Centro de Salud, predomina la ausencia de
documentacin, Actualizacin y seguimiento de procesos establecidos.
Esta Investigacin se valoraron los aspectos importantes de un sistema de

Calidad; como parte de los hallazgos la revisin de las condiciones Fsicas de la
estructura, registros de almacenamiento, los insumos al ser transportados y las
capacitaciones brindadas por la institucin; permitiendo establecer
recomendaciones de mejoras para este Centro.
En el centro de salud no tienen sus propios estndares y an no han establecido

controles que determinen un desarrollo de polticas. En su total el control interno
del centro no cumplen con los requisitos que establece la Norma ISO 9001.
Reyes Linarte 60
IV. CAPITULO
RECOMENDACIONES
El informe final de esta auditoria detalla los hallazgos encontrados en el Programa
de Planificacin Familiar del Centro de Salud Alejandro Dvila Bolaos, y como
aporte a las mejoras de cada uno de los procesos evaluados se determinan las
siguientes recomendaciones:
Elaborar un Manual de calidad en el cual plasmen metodologas o normas y

estndares que permita que se desarrollen procesos y tcnicas en orden para
proyectar una gestin de calidad en el Programa de Planificacin Familiar.
Establecer controles que determinen un desarrollo de polticas para un buen
sistema de Gestin de Calidad dentro del control interno del centro de Salud
Solicitar al SILAIS Manuales y capacitaciones sobre la Norma ISO 9001
(sistema de Gestin de la Calidad) y la actualizacin de los manuales
existentes en el Centro de Salud.
Realizar constantes verificaciones de las condiciones de almacenamiento y
Colocar letreros y pictogramas tanto en farmacia como en las bodegas
tomando como referencia el manual de Las Buenas Prcticas de
Almacenamiento, Distribucin y Transporte.
Realizar revisiones mensuales de los documentos (Masterkardex, Requisas,
Actas de Insumos Recepcionados y Sabanas), para evitar errores y confusin
en las cuentas, y exigir la entrega de Requisas y Actas de Insumos
Recepcionados en tiempo y forma.

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I.

4.1. TIPO DE ESTUDIO

Este estudio presento las siguientes caractersticas metodolgicas:

Descriptivo, porque son observaciones de fenmeno situaciones dadas de hechos

Campo, ya que hicimos el estudio in situ, as como tambin observaciones

Trasversal, ya que mide a la vez la prevalencia de la exposicin y del efecto en

Retrospectiva, por qu se va a indagar sobre los hechos ocurridos en el pasado.

Este estudio es cualitativo, ya que el propsito es verifica y evaluar la calidad de

4.2. DESCRIPCIN DEL MBITO DE ESTUDIO

Para este estudio se seleccion el Centro de Salud Doctor Alejandro Dvila

De este centro, dependen 13 puestos de salud ubicados en: Jardines de La

Boscomonje, Las Flores, La Reforma y Comeje.

Centro de Salud Doctor Alejandro Dvila Bolaos se divide en 34 reas que se

detallan en la siguiente figura:

Ilustracin 2: reas del Centro de Salud Doctor Alejandro Dvila Bolaos.

4.3. POBLACIN Y MUESTRA

4.3.2. MUESTRA (CRITERIOS DE SELECCIN)

4.3.2.1. CRITERIOS DE INCLUSIN

4.3.2.2. CRITERIOS DE EXCLUSIN

4.4.3 OPERACIONALIZACIN DE VARIABLES

4.5. MATERIAL Y MTODOS

4.5.2. MATERIALES PARA PROCESAR INFORMACIN

Se harn uso de fotografas, para presentar evidencias de las visitas al Centro de

4.5.3.2. METODOLOGIA EMPLEADA EN EL PROCESO DE LA AUDITORIA

Esta auditora es un proceso de tres fases, donde abordamos los aspectos ms

4.5.3.3. FASES QUE CONFORMAN LA AUDITORIA DE LA CALIDAD

4.5.3.3.1. FASE 1: PLANEACION O PRE- AUDITORIA

En esta fase se defini el tipo de auditora realizada, la cual es una Auditoria

Se planearon todas las tareas y actividades realizadas durante la auditoria de

Una vez definida y seleccionada la farmacia escogimos el Programa de

Reunin de toda la informacin y datos relevantes

Identificacin preliminar de los problemas, efectos y resultados de las

Conocer la estructura de la Organizacin, calidad en el servicio

Se determin la forma como se llevara a cabo la auditoria (Qu se examinara,

4.5.3.3.1.1. LOS ASPECTOS CONSIDERADOS EN EL PLAN DE AUDITORIA

Objetivo y alcance de la auditora de Gestin de Calidad.

Seleccin de los integrantes del equipo auditor (Nombres y

Identificacin y seleccin de la documentacin necesaria y til para el

Identificacin del personal de farmacia.

Realizacin de entrevistas al personal del Centro de Salud Alejandro Dvila

4.5.3.3.1.2. PRE-VISITA (ANTES DE LA EJECUCIN DE LA AUDITORIA)

Antes de iniciar la auditoria de gestin de calidad, se realizaron visitas a las

En esta se realiz un recorrido General por las instalaciones, en el cual se anotan

4.5.3.3.2. FASE 2: EVALUACIN IN SITU

4.5.3.3.2.1. EJECUCIN DE LA AUDITORIA

La ejecucin de la auditoria consisti en la evaluacin de la documentacin y las

Esta fase constituyo la esencia de la actividad de auditoria: en ella se dio el

Organizacin del personal de dichas reas

Actividades que realiza este personal

Condiciones de las instalaciones (rea de dispensacin y bodega de

Si existe programa de gestin de la calidad que rija el buen funcionamiento

Durante la auditoria se desarrollaron actividades de bsqueda de informacin,

4.5.3.3.2.2. RECOLECCIN DE EVIDENCIAS

Las evidencias fueron el resultado de la informacin que se obtuvo a travs de

4.5.3.3.2.3. EVALUACIN DE HALLAZGOS Y DIAGNOSTICO

Una vez revisada la documentacin, efectuada las entrevistas y concluidas las

4.5.3.3.3. FASE 3: POST-AUDITORIA

4.5.3.3.3.1. ELABORACIN DEL INFORME FINAL

Las recomendaciones pertinentes se realizaron de acuerdo a los resultados

4.5.3.3.3.3. ELABORACIN DEL PLAN DE ACCIN

En el plan de accin se propusieron actividades a realizar, calendarizadas de

En la misma calendarizacin se incluy los indicadores aplicables y las metas a

5.1. RESULTADOS DE LA AUDITORA