TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

Elaboracin, Evaluacin y Aplicacin

DEFINICION DE TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

Listado de SERIES con sus correspondientes TIPOS DOCUMENTALES, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del CICLO VITAL de los documentos.

IMPORTANCIA DE LAS TRD

Facilitan el manejo de la informacin.

Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental.
Permiten a la administracin proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de retencin en ella
estipulados.
Garantizan la seleccin y conservacin de los documentos que tienen carcter permanente.
Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.

PASOS METODOLOGICOS PARA ELABORACION DE T R D

1 Investigacin preliminar sobre la institucin y fuentes documentales.

2. Anlisis De La informacin Recolectada

3. Elaboracin y representacin de las tablas de retencin.

Elaboracin de propuesta de TRD (series y Subserie documentales que tramita y administra cada
dependencia)
Acompaadas de Introduccin y anexos que sustenten el proceso de elaboracin y aseguren
comprensin y aplicacin.

Reglamento General de Archivos, Art. 19:

Cada entidad establecer un Comit de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo
correspondiente, como un grupo encargado de definir las polticas, los programas de trabajo y de la
toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos.

DOCUMENTO DE ARCHIVO
Registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn de sus
actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, cientfico, econmico, histrico
o cultural y debe ser objeto de conservacin.

ORGANIZACIN ARCHIVOS DE GESTIN

Paso 1
CLASIFICACIN DE DOCUMENTOS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO
DOCUMENTOS DE APOYO
PASO 2 Elaboracin de Separadores

Elaborar los separadores para cada una de las series y Subserie de tal manera que permita
visualizar su ubicacin y facilite la localizacin fsica de la documentacin.

Paso 3 Clasificacin Documental Series y Subserie

Identifique y agrupe en unidades documentales (asuntos) todos los tipos documentales
pertenecientes a la dependencia teniendo en cuenta las series y Subserie.

PASO 4PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Ordene al interior de cada uno de las unidades documentales (asuntos) los diferentes tipos
documentales teniendo en cuenta su fecha de produccin o de trmite y manteniendo la estructura
que tuvo durante el servicio activo.

Paso 5 Identificacin de cada Unidad Documental (Asuntos)

Se debe identificar cada una de las unidades documentales as:
Cdigo de la Oficina
Cdigo de la Serie
Cdigo de la Subserie
Nombre del Expediente
Tenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar mximo 200 folios. Si se requiere
ms de una carpeta, proceda a abrir una nueva carpeta identificndola con la informacin
sealada, anexndole el nmero de orden de la carpeta.
Paso 6: Ordenacin
Ordene cada uno de las unidades documentales (asuntos), pertenecientes a una serie o subserie,
utilizando un sistema que facilite la localizacin y recuperacin de la informacin.
Los sistemas pueden ser: Alfabtico, Numrico, Cronolgico, Geogrfico entre otros (se pueden
combinar)
Paso 7: Depuracin
Retirar de la Unidad Documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios
como:
Duplicados
Constancias
Paso 8: Foliacin

Foliar cada una de las series y subseries documentales, previendo para ello la numeracin de los
folios en el extremo superior derecho, con un lpiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma
legible, sin enmendaduras, empezando por el documento ms antiguo hasta el ms reciente al final
de la carpeta y as sucesivamente.
Paso 9: Ubicacin Fsica
Ubique fsicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y Subseries
documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la Tabla
de Retencin Documental
Paso 10: Identificacin de Archivadores
Identifique alfanumricamente cada uno de los archivadores, de tal forma que permita la
localizacin fsica de los expedientes
Paso 11 : Clasificacin Documentos de Apoyo
Una vez organizado el archivo de la dependencia aparecern algunos documentos que no se
pueden ubicar dentro de las series y subseries, estos constituyen los documentos de apoyo que
son de carcter general sirven nicamente de soporte a la gestin de la dependencia, pero no son
documentos de archivo, por lo tanto no se transfieren al Archivo Central.
Se organizan con base al Sistema de Clasificacin de Documentos de Apoyo y despus de
cumplir su funcin el Jefe de oficina apoyado por la secretaria o auxiliar, los destruye y elaboran
acta (Acuerdo 042 de 2002) ver micrositio del Archivo: www.politecnicojic.edu.co/archivo en
Circulares y Legislacin Archivstica.
PASO 12: ELABORACIN DE SEPARADORESElaborar separadores para cada un de los asuntos
identificados en el paso anterior

Paso 13. Ubicacin Fsica: Documentos de Apoyo

PASO 14. ELIMINACIN DOCUMENTOS DE APOYO

Eliminar los documentos de apoyo cuando pierdan utilidad o vigencia

Diligenciar Formato Eliminacin en Archivo de Gestin.
Paso 15: Inventario Documental

Levante el inventario documental diligenciando para tal fin el Formato nico de Inventario
Documental siguiendo las instrucciones del Acuerdo 038 de 2002.
Estructura de Los Documentos

El documento posee una estructura formada por:

Materia mediante la cual esa representacin se hace perceptible: piedra, papel, pergamino.
Medio que se adopta para fijar en esa materia la representacin: signos grficos...
Contenido mismo del documento.
Soporte: Materia mediante la
cual se hace perceptible el
Contenido del documento: papel,
pergamino, plsticos
Caracteres Externos

CINTA MAGNTICA: Unidad de almacenamiento de informacin, basada en puntos

magnetizados, con capacidad de almacenamiento de 180 millones de bytes. DISQUETE: Unidad
flexible de almacenamiento de informacin, es un medio magntico cuyo uso es recomendable
para el transporte de los datos, mas que para almacenamiento. DISCO DURO: Memoria auxiliar y
unidad de almacenamiento principal, ofrece mayor confiabilidad para el almacenamiento de
informacin.
Caracteres Internos

Son aquellos que son inherentes e inseparables de cada documento, que se encuentran siempre
sea cual sea la tradicin documental, original y copias.
Entidad Productora: Es la
Persona o corporacin que
produjo el documento, ya sea
publica o privada puede
observarse en el membrete.
Orgenes funcionales: Razones por las que se han producido los documentos Indica el cargo o la
funcin administrativa, la accin, que ejecuta, una persona o Corporacin en el desempeo de un
programa. ( firma y cargo del responsable).
Datacin: La fecha y el lugar de Produccin. Indica donde y cuando fueron producidos los
documentos
El contenido: Se refiere al asunto o
tema que trata una unidad documental.
FOLIACION DE ARCHIVOS

Acto de enumerar los folios solo por su cara recta

Operacin incluida en los trabajos de ordenacin que consiste en numerar correlativamente todos
los folios de cada unidad documental
FOLIO RECTO
Primera cara de un folio, cuya numeracin se aplica solo a esta.
FOLIO VUELTO
Segunda cara de un folio y a la cual NO se le escribe nmero
FOLIO: Hoja
FOLIAR: Accin de numerar
hojas
PAGINA: Cara de una hoja.
Lo escrito o impreso en una cara
PAGINAR: Accin de numerar pginas

OBJETIVOS

Permite ubicar y localizar de manera puntual un documento

Es requisito ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de gestin al archivo central)
como secundarias (archivo central al archivo histrico).
La foliacin es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripcin o proceso tcnico de
reprografa (microfilmacin o digitalizacin).
En SERIES DOCUMENTALES SIMPLES (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliacin
se ejecutar de manera independiente por carpeta, tomo o legajo
En SERIES DOCUMENTALES COMPLEJAS (contratos, historias laborales, investigaciones
disciplinarias, procesos jurdicos), cada uno de sus expedientes tendr una sola foliacin de
manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en ms de una unidad de conservacin
(carpeta), la foliacin se ejecutar de forma tal que la segunda ser la continuacin de la primera.
Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir nmeros.
En la Cara RECTA, escribir el nmero en la esquina superior derecha, en el mismo sentido del
texto.
NOTAS: caractersticas del documento foliado: tamao, colores, ttulo, asunto, fechas y otros datos
que se consideren pertinentes
Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeo adheridos a una hoja, a sta se le
escribir su respectivo nmero de folio, dejando en el rea de NOTAS del instrumento de control o
de consulta las caractersticas del documento foliado: cantidad de documentos adheridos, ttulo,
asunto y fecha de los mismos Para adherir documentos o fotografas a una hoja, debe utilizarse
pegante libre de cido.
Los anexos impresos (folletos, boletines, peridicos, revistas.) que se encuentren se numerarn
como un solo folio. En el rea de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar
constancia de ttulo, ao y nmero total de pginas. Si se opta por separar este material se har la
correspondiente referencia cruzada.

SOBRES DE PROTECCIN
Se deja constancia en el rea de NOTAS del instrumento de control o de consulta el contenido del
sobre: cantidad, tamao, color, ttulo, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes.
En caso de unidades de conservacin (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros de
contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fbrica, puede aceptarse
como mecanismo de control sin necesidad de re foliar a mano. De todos modos debe registrarse
en el rea de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o pginas que
contiene.
En unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejar esta foliacin siempre
y cuando en una unidad de conservacin no haya ms de una, en caso contrario, cuando haya
ms de una, deber re foliarse toda la unidad de conservacin
Los folios sueltos en blanco cuando cumplen una funcin de conservacin como: aislamiento de
manifestacin de deterioro biolgico, proteccin de fotografas, dibujos, grabados u otros, o para
evitar migracin de tintas por contacto, no se deben retirar, ni foliar.