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Conceptos bsicos de Excel

Los documentos de Excel se denominan libros y estn divididos en hojas.


La hoja de clculo es el espacio de trabajo. Excel 2007 comparte la misma
interfaz de otros programas de la suite Office 2007, por lo tanto,
encontraremos el Botn de Office y la Cinta de opciones, organizada en
fichas y grupos.

ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL

En ella se pueden distinguir las siguientes partes:

1. Barra de Inicio Rpido (Nueva caracterstica en Office 2007)En ella se


pueden incluir ms opciones dando clic en la fecha que aparecer a su derecha.

2. Barra de Ttulo de la ventana de Excel, incluye el nombre del libro abierto.


3. Botones clsicos de las ventanas de Windows (minimizar, maximizar y
cerrar).

4. Agrupacin de todas las Barras de Herramientas de Excel. Esta forma de


presentar las barras de herramientas es otra de las nuevas caractersticas en
Office 2007. Se dividen 8 fichas o etiquetas que son la clave para el
funcionamiento de las aplicaciones: Inicio, Insertar, Diseo de pgina,
Frmulas, Datos, Revisar, Vista y Complementos. Y si pulsamos cada una de
estas pestaitas, podremos visualiza en pantalla las opciones que cada una de
ellas comprenden. Por ejemplo, en la figura esta activa la opcin Inicio en la
cual se incorporan todas las funciones referidas al formato. Con un doble clic
sobre cualquiera de las etiquetas se ocultan las herramientas; Siendo estas las
asociadas con pegar, cortar y copiar; formato de fuente; alineacin e
interlineado; formato de nmeros; insertar, eliminar o dar formato de celdas;
y otros estilos y aplicaciones rpidas que ayudan a realizar nuestro trabajo.

5. Conjunto de Herramientas agrupadas dentro de las fichas. En el caso de la


figura se ven todas las herramientas Formato incorporadas dentro de la ficha
Inicio.

6. Columnas de la hoja.

7. Filas de la hoja.

8. Celda activa.

9. Indica la celda activa

10 Asistente para funciones.

11. Hojas del libro, mediante estos controles podemos desplazarnos


rpidamente por las hojas del libro e insertar nuevas hojas al libro.

12. Barra de desplazamiento horizontal que permite desplazar el contenido de


de forma lateral.

13. Zoom sobre la hoja. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o
reducir el porcentaje de zoom de forma rpida y precisa.

14. Controles para cambiar la vista de la hoja.

15. Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se est
realizando. En este caso aparece listo, lo cual indica que el programa est
preparado para que el usuario elija un comando o escriba datos en una celda.
Adems informa sobre el estado de las teclas de bloqueo de maysculas,
bloqueo de nmeros, etc.
ELEMENTOS DE UNA HOJA DE CLCULO

1) Filas: espacios horizontales de la hoja de clculo. Se identifican


con nmeros. Cada hoja de clculo de Excel 2007 tiene 1.048.576 filas.
2) Celda: es la unidad de trabajo de la hoja de clculo. Es la
interseccin de una columna con una fila. Se identifica con la letra de la
columna y el nmero de la fila, como por ejemplo, A1.
3) Cuadro de nombres: muestra el nombre de la celda activa.
4) Columnas: espacios verticales de la hoja de clculo. Se
identifican con letras. Cada hoja de clculo de Excel 2007 tiene 16.384
columnas.
5) Barra de frmulas: muestra el contenido de la celda activa
(celda seleccionada). A la izquierda de la Barra de frmulas se encuentra
un asistente para insertar funciones.
6) Controlador de relleno: es un pequeo punto de color negro
que se encuentra en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada.
Cuando acercamos el mouse al controlador de relleno, el puntero toma
la forma de una cruz negra fina y pequea. El controlador de relleno es
muy til para copiar frmulas y rellenar rpidamente datos en una
planilla.
7) Etiquetas: las etiquetas identifican a las hojas de clculo. Si
hacemos clic con el botn secundario del mouse sobre la etiqueta
podemos cambiarle el nombre, el color, y otras acciones que veremos
ms adelante.
8) Insertar hoja de clculo: de forma predeterminada, Excel 2007
presenta 3 hojas de clculo, pero desde este cono podemos agregar
ms.

Otros conceptos bsicos


- Rango de celdas: cuando seleccionamos ms de una celda hablamos
de un rango, por ejemplo, A1:B5 significa que estamos afectando un
rango formado por 10 celdas, ya que los dos puntos (:) significan
hasta. En cambio, si nombramos a un rango A1;B5, afectamos solo 2
celdas (A1 y B5), ya que el punto y coma (;) significa y. Ms
adelante, cuando veamos funciones, comprenderemos mejor este
concepto.
- Alineacin predeterminada de texto y nmeros: de forma
predeterminada, los caracteres de texto se alinean a la izquierda, y los
nmeros a la derecha. Excel reconoce como nmeros a los nmeros
enteros, decimales, fechas y horas. Es decir, que pueden ser utilizados
en operaciones de clculo
ESCRIBIR EN LA HOJA DE TRABAJO
Para escribir en la hoja de trabajo, nos posicionamos en la celda que lo
deseamos hacer.

Para ello movemos el curso en direccin a donde queremos escribir, a travs


de las flechas de movimiento del tablero o bien con el ratn.

Por ejemplo si queremos escribir en la celda C4, nos posicionamos en ella y


escribimos: Nombre del Empleado

En la celda D4 escribimos Departamento

Si observamos el Nombre del Empleado no aparece completo, porque el


tamao de la columna no es suficiente para mostrar esta informacin.

Sin embargo podremos ampliar el tamao, para ello nos posicionamos en el


lmite entre las dos columnas C y D.

y nos aparecer una especie de crucita con la cual podemos


incrementar el tamao. Cuando nos aparece esta especie de cruz,
manteniendo el botn izquierdo del ratn presionado comenzamos a mover el
ratn hacia la derecha hasta alcanzar el tamao deseado de la columna. Si
vemos a medida que vamos ampliando la columna aparecer un recuadro que
mostrar la medida del ancho de la columna

Ahora si necesitamos cambiar el acho de una nos posicionamos en el lmite


entre la fila que se quiere ampliar y la siguiente. Por ejemplo, si se quiere
ampliar el ancho de la fila 3, nos posicionamos entre la 3 y la 4
Luego pulsamos el botn izquierdo del ratn y mantenindolo apretado nos
movemos hacia abajo, hasta darle el ancho requerido a la fila. Si nos fijamos,
hay un recuadro que muestra el tamao (Alto) que se le va dando a la fila.

Tambin podemos cambiar el tamao de la visualizacin de la pantalla


de trabajo

1. Nos posicionamos en el botn Vista de la barra de herramientas

2. Buscamos la opcin Zoom, que se utiliza para ajustar el tamao de


visualizacin de la hoja de trabajo

3. Se abrir un recuadro en el que se selecciona este tamao, por ejemplo


podemos seleccionar el 75%

As podremos visualizar muchas ms filas y columnas en la hoja de trabajo,


pero la letra y los nmeros que escribamos se vern ms pequeos.
Conceptos bsicos de Excel (2)

INSERTAR FILAS:

En Excel resulta til la funcin de insertar filas y columnas, ya que nos puede
suceder que despus de haber digitado una informacin nos piden que
anexemos otros datos que pueden ir en una o varias filas, o en una o varias
columnas. Explicaremos por lo menos dos formas de hacerlo:

1. Nos ubicamos en la fila 5, para


nuestro ejemplo, que es en la que
quisiramos tener un nuevo espacio para
escribir los datos restantes.

2. Buscamos la opcin Insertar en la barra de herramientas del botn Inicio

3. Seleccionamos Insertar filas de hoja o columnas de hojas segn sea el caso

4. Ya tendremos una nueva fila insertada (para el ejemplo), o una nueva


columna insertada segn la opcin que hayamos escogido; en la cual
podremos ingresar la informacin que falta.

Y aqu slo reta digitar la informacin

OTRA FORMA DE INSERTAR FILAS O COLUMNAS

1. Damos clic derecho sobre el nmero que


identifica la fila para nuestro caso la 5,
o en la columna (A, B, C, etc).ya que es en
la que quisiramos tener un nuevo espacio para escribir los datos restantes

2. Damos clic con el botn izquierdo del mouse sobre la opcin insertar
4. Ya tendremos una nueva fila insertada (para el ejemplo), o una nueva
columna insertada segn la opcin que hayamos escogido; en la cual
podremos ingresar la informacin que falta. Y aqu slo reta digitar la
informacin

FORMATOS

Formato de Cantidades

Hay ocasiones en las que segn los datos que contenga la hoja de clculo,
especficamente cuando se trata de datos numricos, por ejemplo cantidades
debemos utilizar separador de miles, o decimales, y en algunos casos smbolos
que identifiquen la moneda en la que se realiza el clculo. Para dar ste
formato a las celdas, debemos proceder as:

a) Seleccionamos el rea a la que queremos dar formato. Para nuestro


ejemplo las cantidades.
b) Seleccionamos y pulsamos de la barra de herramientas del botn Inicio,
la opcin para dar el estilo de miles.

Si adems de esto debemos utilizar un smbolo que identifique la moneda.


Procederemos as (este procedimiento es otra opcin tambin para cambiar el
formato de cantidades a los datos:

a) Seleccionamos el rea a la que queremos dar formato. Para nuestro


ejemplo las cantidades.
b) Damos clic derecho con el botn del mouse sobre los datos
seleccionados y de las opciones que se despliegan seleccionamos
formato de celdas, seleccionamos por ejemplo moneda; al frente
aparece la opcin de smbolos y simplemente utilizando la fecha que
aparece al lado de esta ltima opcin seleccionamos la que necesitemos
por ejemplo el smbolo de pesos, en el men del lado derecho
tambin podemos seleccionar posiciones de decimales.
Operaciones de clculo en Excel
Para Excel, una frmula es una ecuacin que nos permite realizar clculos con
los valores que tenemos ingresados en la hoja de clculo. Para que Excel
identifique que estamos solicitando que realice un clculo, toda frmula debe
comenzar con el signo = (igual).

Para relacionar en una frmula los distintos valores que vamos a utilizar en un
clculo, tenemos que usar operadores. Los operadores bsicos de Excel son:

+ SUMA

- RESTA

* MULTIPLICACIN

/ DIVISIN

En una frmula podemos usar valores constantes, como por ejemplo, =5+2. El
resultado ser, por supuesto, 7; o referencias a las celdas que contienen los
valores, para ste ltimo caso el resultado se modificar automticamente
cada vez que cambiemos alguno o ambos valores. Por ejemplo, si en las celdas
A1 y B1 ingresamos valores constantes y los utilizamos en una frmula para
calcular la suma, podemos escribir =A1+B1 y de este modo, si modificamos
cualquiera de esos valores, el resultado se ajustar automticamente a los
valores que encuentre en las celdas a las que se hace referencia en la frmula.

Clculos combinados
Cuando en una misma frmula tenemos que realizar diferentes tipos de
clculo, Excel resolver las operaciones dentro de la frmula con un
determinado orden de prioridad, siguiendo el criterio matemtico de
separacin en trminos. De este modo, el resultado de =3+4+5/3 es 8,67
que resulta de:

Si necesitamos obtener otro tipo de resultado, podemos introducir parntesis


en la frmula, para indicarle a Excel que primero debe realizar los clculos que
se encuentran dentro de ellos. De este modo, el resultado de =(3+4+5)/3 es
4, que resulta de:

Uso de parntesis

Se usan para agrupar e indicar el orden en que se ejecutarn las operaciones,


por ejemplo si tenemos la siguiente frmula = (18+5)*4, el resultado ser 92,
que resulta de:

= (18+5)*4
23
92

Orden de prioridad
El orden de prioridad que aplica Excel para realizar los clculos bsicos que
encuentra en una misma frmula es:

1) Clculos entre parntesis


2) Multiplicacin y divisin
3) Suma y resta

Cmo copiar frmulas


Cuando necesitamos utilizar una misma frmula en diferentes celdas, Excel te
ofrece la posibilidad de hacerlo de la siguiente manera:
1. Coloca el puntero del mouse sobre la esquina inferior derecha de la
celda (control de relleno) donde se encuentra la frmula hasta que
cambie y tome una forma de crus ( )
2. Da clic y sin soltar el botn del ratn, selecciona las celdas donde
quieras copiar la frmula