You are on page 1of 46

CAPITOLUL 4

Calcul tabelar
Microsoft EXCEL

Microsoft Excel este un program de calcul tabelar cu ajutorul cruia se pot prelucra numere,
analiza date, crea diagrame, genera liste (baze de date). Aplicaia Microsoft Excel face parte din
pachetul de programe Microsoft Office.

4.1 Registrele i foile de calcul

Deschiderea aplicaiei Microsoft EXCEL se poate face din meniul Start - All Programs
Microsoft Office Microsoft Office Excel 2010 sau dac exist pictograma asociat aplicaiei pe
desktop, printr-un dublu clic pe aceast pictogram. De asemenea, aplicaia Microsoft Excel 2010 se
poate porni prin deschiderea unui fiier cu extensia xlsx, asociat n mod standard cu aplicaia Microsoft
Excel 2010.

Un fiier Excel poart denumirea de registru de calcul (workbook) i conine mai multe foi de calcul
(worksheet sau sheet). Implicit, versiunea 2010 a aplicaiei Microsoft Excel conine 3 foi de calcul.
Pentru deschiderea unui nou registru de lucru se folosete opiunea New prin executarea unui
clic pe butonul din stnga sus sau combinaia de taste CTRL+N. Salvarea unui registru de lucru (cu
toate paginile sale, indiferent dac conin sau nu informaie) se face cu opiunea Save prin executarea
unui clic pe butonul din stnga sus, fie folosind combinaia de taste CTRL+S . Folosind opiunea Save
As, un fiier Excel poate fi salvat cu alt nume dect cel cu care a fost deschis i/sau n alt folder dect
cel n care se afla fiierul iniial. De asemenea un fiier Excel poate fi salvat sub un alt tip: text, template
(ablon), DBF baz de date sau ca tip de fiier corespunztor versiunilor anterioare de Excel sau unor
alte programe de calcul tabelar: QuatroPro sau Lotus 1-2-3. Simultan pot fi deschise mai multe registre
de lucru. Pentru fiecare registru de calcul deschis apare un buton pe bara de task-uri.
Schimbarea ntre registrele de calcul deschise simultan se poate face prin selectarea butoanelor
corespunztoare din bara de task-uri sau din meniul Windows, unde pentru fiecare registru de calcul
deschis va exista o opiune. La un moment dat, doar unul dintre registrele de calcul deschise simultan
poate fi activ.
La fel ca la orice aplicaie din pachetul Microsoft Office, poate fi apelat funcia Help din meniu
sau cu ajutorul tastei F1.

nchiderea aplicaiei Microsoft Excel 2010 se poate face cu opiunea Close, cu combinaia de
taste Alt+F4 sau cu ajutorul butonului de nchidere a aplicaiei din bara de titlu. nainte de nchiderea
aplicaiei Microsoft Excel se salveaz i se nchid toate toate registrele de calcul deschise!

Elementele unei ferestre Excel

7 9 4 3 6 2 5 8 1
La pornirea aplicaiei Microsoft Excel ecranul va arta
ca n imaginea din pagina precedent:
1. bara de titlu conine titlul aplicaiei i numele documentului;
2. bara de meniu interactiv (Ribbon) - afieaz comenzile disponibile n funcie de tab-ul selectat.
Sunt 7 tab-uri implicte (Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review i View) i mai multe
tab-uri ce se afieaz la selectarea unui anumit tip de obiect tabel, obiect grafic, Pivot Table
3. bara de formule locul n care se editeaz datele;
4. anteturile de coloan si linie litere sau combinaii de dou litere care identific fiecare coloan;
respectiv numere care identific fiecare linie;
5. bara de stare conine diverse informaii legate de starea aplicaiei;
6. etichetele foilor de calcul identific fiecare foaie din registru (se execut clic pe o etichet
pentru a deschide registrul la pagina respectiv);
7. butonul Select All execuia unui clic pe acest buton va determina selectarea ntregii foi de
calcul;
8. o celul celula este locul n care se introduc datele (numere, texte, date calendaristice, formule);
9. celula activ;

Se poate realiza o panoramare zoom - a ferestrei active cu opiunea Zoom din grupul Zoom
din tab-ul View.

4.2 Celulele

O foaie de calcul, worksheet, este de fapt un tabel uria, cu 16.384 de coloane i 1.048.576 linii.
Coloanele se identific printr-o liter (A-Z) sau de la colana a 27-a printr-o combinaie de litere: AA,
ABAZ, BA, BBAAA, AAB, .a.m.d pn la coloana XFD. Liniile se identific printr-un numr de la
1 la 1.048.576. La intersecia unei coloane cu o linie se afl o celul.
Fiecare celul are o adres derivat din etichetele liniei i coloanei n care aceasta se afl. De
ex. intersecia coloanei B cu linia 6 este celula B6. Aceast adres se mai numete referina celulei.
Execuia unui clic pe o celul va determina activarea acesteia i afiarea adresei ei n caseta de nume.
La un moment dat exist o singur celul activ.
Pentru a trece de la o celul la alta - deplasare n foaia de calcul - se poate folosi mouse-ul,
tastatura sau caseta de nume.
a) deplasare cu ajutorul mouse-ului
Execuia unui clic ntr-o celul va determina activarea celulei respective.
b) deplasare cu ajutorul tastaturii
Home deplasare la nceputul liniei;
Page Up deplasare un ecran n sus;
Page Down deplasare un ecran n jos;
Ctrl + Home deplasare la nceputul foii de calcul;

Ctrl + End deplasare la ultima celul ocupat din foaia de calcul;


Ctrl + Page Up deplasare la urmtoarea foaie de calcul;
Ctrl + Page Down deplasare la foaia de calcul anterioar.
Pentru deplasarea n pagin se pot folosi i tastele direcionale.
c) deplasare cu ajutorul casetei de nume

Intoducerea adresei unei celule n caseta de nume urmat de apsarea tastei Enter va
determina activarea celulei respective.

4.2.1 Inserarea datelor


Datele pot fi introduse:

direct n celul
n bara cu formule.
n bara de formule apare ntotdeauna coninutul celulei active.
Pentru a introduce date ntr-o celul goal se va proceda astfel:

- Se selecteaz celula dorit.


- Se introduc datele (fie direct n celul, fie n bara de formule dup execuia unui clic n ea).
- Se apas tasta Enter.
ntr-o celul se pot introduce numere, texte sau formule.
La introducerea unui text, dac textul este mai lung dect limea coloanei pe care se afl celula
i celula sau celulele din dreapta sunt goale, textul se afieaz trecnd peste celulele vecine. Dac
celulele din dreapta sunt ocupate textul se afieaz trunchiat la limea coloanei. Dar n bara de
formule apare ntregul text din celula activ!
Aceast regul nu se aplic la introducerea numerelor. Numerele nu se afieaz trunchiat, ci se
convertesc automat n formatul Scientific,(1,23E45) care permite afiarea, sau se afieaz un ir de
forma #####. Soluia pentru afiarea complet a informaiei dintr-o celul este modificarea formatului
- mrimea fontului de exemplu, sau modificarea limii coloanei sau a nlimii liniei.
Pentru ca un numr s fie tratat ca text se introduce naintea lui caracterul apostrof (). Pentru
a fora trecerea la o linie nou ntr-o celul se tasteaz Alt + Enter.
4.2.2 Selectarea celulelor
Mai multe celule selectate formeaz un domeniu.
Adresa (referina) unui domeniu se compune din adresa primei celule a domeniului i adresa
ultimei celule a domeniului separate de caracterul :.

n imaginea de mai sus este selectat domeniul B42:D48. Se observ c n acest domeniu este o celul
activa, celula B42.
a) Selectarea unor domenii adiacente
Selectarea unei linii se execut clic pe antetul liniei respective;
Selectarea unei coloane clic pe antetul coloanei respective;
Selectarea unui domeniu oarecare:
cu mouse-ul se execut clic pe prima celul din domeniu i fr a elibera butonul mouse-ului se
gliseaz mouse-ul pn la ultima celul ce se dorete a fi inclus n domeniu;
cu tastatura se activeaz prima celul din domeniu, se apas tata Shift i fr a elibera aceast
tast se acioneaz tastele sgei pentru a mri selecia;
Se consider prima celul din domeniu, celula din colul stnga sus, iar ultima celul din domeniu,
celula din colul dreapta jos.
cu ajutorul casetei de nume se introduce aici referina domeniului i se tasteaz Enter.

b) Selectarea unor domenii neadiacente


cu mouse-ul
- se selecteaz primul domeniu i se apas tasta Ctrl.
- se deplaseaz mouse-ul la nceputul celui de-al doilea domeniu ce se dorete a fi selectat.
- fr a elibera tasta Ctrl se selecteaz urmtorul domeniu.
Se repet paii 2,3,4 pentru a selecta toate zonele dorite.
ex. A1:A3;C5:D6;F1:F6

cu ajutorul casetei de nume


Pentru a selecta domenii neadiacente se introduc n caseta de nume referinele domeniilor
separate prin caracterul ; i apoi se tasteaz Enter.

4.2.3 Rnduri i coloane


Inserarea unei linii
- se selecteaz linia deasupra creia se dorete a fi inserat noua linie.
- se selecteaz o celul de pe linia deasupra creia se dorete a fi inserat noua linie.
- din meniul contextual asociat celulei selectate se alege Insert Entire Row.

Inserarea unei coloane


- se selecteaz coloana n stnga creia se dorete a fi inserat noua coloan.
- se selecteaz o celul de pe coloana/linia n stnga creia se dorete a fi inserat noua coloan.
- din meniul contextual asociat celulei selectate se alege Insert Entire Column.

Inserarea unei celule

- Se selecteaz celula n apropierea creia se dorete a fi inserat noua celul.


- Se execut clic dreapta si se alege opiunea Insert.
- Se va deschide o fereastr din care se alege unul din butoanele:
Shift Cells Right insereaz noua celul prin deplasarea celor de pe rndul curent spre dreapta;
Shift Cells Down insereaz noua celul prin deplasarea celor de pe coloana curent n jos;
Insert Entire Row insereaz o linie nou deasupra liniei n care s-a selectat celula;
Insert Entire Column insereaz o coloan nou n stnga coloanei n care s-a selectat celula.

Observaie
Pentru a insera mai multe linii/coloane/celule se procedeaz analog, dar se selecteaz attea
linii/coloane/celule cte se doresc a fi inserate.

tergerea unei linii/coloane


- Se selecteaz linia/coloana ce se dorete a fi tears.
- Dup executarea unui clic dreapta se alege opiunea Delete.

tergerea unei celule


- Se selecteaz celula ce se dorete a fi tears.
- Dup executarea unui clic dreapta se alege opiunea Delete
- Se va deschide o fereastr din care se alege unul din butoanele:
Shift Cells Left se terge celula prin deplasarea celor de pe rndul curent spre stnga;
Shift Cells Up se terge celula prin deplasarea celor de pe coloana curent n sus;
Delete Entire Row se terge linia n care a fost selectat celula;
Delete/Insert Entire Column se terge coloana n care a fost selectat celula.

Observaie:
Pentru a terge mai multe linii/coloane/celule se procedeaz analog dar se selecteaz attea
linii/coloane/celule cte se doresc a fi terse.
Modificarea nlimii liniilor i a limii coloanelor
Pentru a modifica limea unei coloane se procedeaz astfel:
- se poziioneaz cursorul mouse-ului pe antetul de coloane pe linia din dreapta a identificatorului
coloanei (cursorul se transform ntr-o sget cu dou capete).
- se execut dublu clic pentru a mri automat limea coloanei la dimensiunea impus de coninutul
acesteia (coloana va avea limea necesar pentru afiarea celui mai lung text dintr-o celul aflat
pe coloana respectiv) sau se execut clic i fr a elibera acest buton se deplaseaz mouse-ul
pn cnd coloana ia dimensiunea dorit.
Pentru a modifica nlimea unei linii se procedeaz analog, cu deosebirea c iniial cursorul se
poziioneaz pe antetul de linie, pe linia de jos a identificatorului liniei.

Pentru a modifica simultan limea mai multor coloane sau nlimea mai multor linii, se pot
folosi comenzile corespunztoare din meniu.

Pentru modificarea limii coloanelor se procedeaz astfel:


- se selecteaz coloanele a cror lime se dorete a fi modificat.
- se execut clic dreapta dup care se alege opiunea Column Width unde se introduce manual
limea coloanei. Valoarea implicit a limii unei coloane este de 8,43 caractere.

Pentru a modifica nlimea liniilor se procedeaz astfel:


- se selecteaz liniile a cror nlime va fi modificat.
- se execut clic dreapta dup care se alege opiunea Row Height unde se introduce manual
nlimea celulelor. Valoarea implicit a nlimii liniilor este de 12.75 puncte tipografice, unde 1
punct = 2,54 cm/72.

nghearea liniilor i coloanelor

Pentru a nghea o linie (linia respectiv i cele aflate deasupra ei vor rmne fixe n foaia de
calcul n timp ce ne deplasm prin foaia respectiv) se procedeaz n felul urmtor:
- se selecteaz linia de dedesubtul liniei ce se dorete a fi ngheat.
- se alege comanda Freeze panes din grupul Window din tab-ul View
Pentru a dezghea linia ce a fost ngheat se alege comanda Unfreeze panes din grupul
Window din tab-ul View

Pentru a ngea / dezghea o coloan se procedeaz analog. Se va nghea coloana din stnga
celei selectate.
Pentru a nghea i o linie i o coloan n acelai timp se alege comanda Freeze panes din
grupul Window din tab-ul View dup activarea unei celule. Rezultatul va fi nghearea liniei de
deasupra celulei active i a coloanei din stnga celulei active.

4.2.4 Editarea datelor


Modificarea coninutului unei celule se poate face direct n celul sau n bara de formule dup
selectarea celulei ce urmeaz a fi modificat.

Pentru a modifica coninutul unei celule care conine date se procedeaz astfel:
1. Se execut dublu clic pe celula respectiv (sau se execut un clic pe celul i un clic n bara cu
formule).
2. Se fac modificrile dorite.
3. Se tasteaz Enter.
Pentru a reveni asupra unei operaii efectuate se folosete butonul Undo din bara Quick Launch,
combinaia de taste Ctrl+Z. Dac s-a anulat o operaie efectuat, se poate reveni asupra anulrii cu
butonul - Redo din bara Quick Launch sau combinaia de taste Ctrl+Y.

4.2.5 Copiere, mutare, tergere


Pentru copierea sau mutarea coninutului unei celule sau a unui domeniu se folosete tehnica
CUT, COPY PASTE binecunoscut utilizatorilor sistemului de operare Windows.

1. Se selecteaz celula sau domeniul ce urmeaz a fi copiat sau mutat.


2. Se d comanda pentru copiere - Copy :
- butonul - Copy
- de la tastatur, combinaia de taste Ctrl+C
- din meniul contextual asociat celulei sau domeniului selectat Copy
sau comanda pentru mutare Cut
- butonul - Cut
- de la tastatur, combinaia de taste Ctrl+X
- din meniul contextual asociat celulei sau domeniului selectat Cut
3. Se selecteaz celula destinaie, celul care se poate afla pe aceeai foaie de calcul, pe o alt foaie
de calcul din registrul curent sau pe o foaie de calcul din alt registru de lucru deschis. Dac se copiaz
un domeniu, se selecteaz celula unde urmeaz s fie poziionat celula din colul stnga sus a
domeniului de copiat sau de mutat..
4. Se d comanda pentru lipire - Paste :
- butonul Paste
- de la tastatur, combinaia de taste Ctrl+V
- din meniul contextual asociat celulei sau domeniului selectat Paste

Pentru completarea automat a seriilor de date se folosete opiunea AutoFill.


AutoFill se folosete pentru:
- a repeta valori, numerice sau text;
- a continua serii;
- a extinde o list;
- a incrementa numere.

Marcaj de umplere

Se observ c n colul din dreapta jos al celulei active apare un mic ptrat. Acesta se numete
marcaj de umplere.
Pentru utiliza opiunea AutoFill se procedeaz astfel:
1. Se introduce o informaie ntr-o celul:
2. Se poziioneaz cursorul de mouse pe marcajul de umplere al celulei n care a fost introdus
informaia respectiv (cursorul se transform ntr-un plus negru).
3. Se apas butonul stng al mouse-ului i se gliseaz mouse-ul peste celulele ce se doresc a fi
completate.
Ca rezultat AutoFill:
continu lista sau data calendaristic
copiaz numrul sau textul
incrementeaz automat seriile numerice pe baza primei valori introduse.
Pentru a repeta o valoare ce apare ntr-una din listele recunoscute de AutoFill sau pentru a incrementa
numerele se ine apsat tasta Ctrl pe toat durata operaiei de glisare a mouse-ului.
Observaie
Tragerea de marcajul de umplere peste celule care conin deja date are ca efect suprascrierea
acestora.

Pentru a terge coninutul unei celule:


1. Se execut clic pe celula respectiv.
2. Se apas tasta Delete.

4.2.6 Cutare i nlocuire


Cutarea sau nlocuirea unei informaii de pe foaia de calcul se face cu opiunea Find (sau
combinaia de taste Ctrl+F), respectiv Replace (sau combinaia de taste Ctrl+H), comanda Find &
Select din grupul Editing din tab-ul Home. Pentru cutare se introduce expresia care se caut n bara
Find what. Pentru nlocuire, n bara Find what se introduce expresia ce urmeaz a fi nlocuit, iar n
bara Replace with se introduce expresia cu care se face nlocuirea.

4.2.7 Sortarea datelor


Microsoft Excel permite sortarea tabelelor dup maximum 64 chei de sortare, ascendent
cresctor sau descendent descresctor sau dup o regul de sortare de tip Custom Lists, definit
de ctre utilizator. Pentru aceasta se alege opiunea Custom Sort din lista derulant de la butonul
de sortare.
Se execut clic pe comanda Sort & Filter din grupul Editing din tab-ul Home.

4.3 Foile de calcul

Inserarea unei noi foi de calcul


Pentru a insera o nou foaie de calcul se procedeaz astfel:
Se execut clic pe butonul Insert Worksheet din partea stnga jos a aplicaiei.

Insert Worksheet
Inserarea unei foi de calcul noi se poate face i cu combinaia de taste Shift+F11.

Redenumirea unei foi de calcul

Pentru a redenumi o foaie de calcul se urmeaz paii de mai jos:


1. Se execut dublu clic pe eticheta foii de calcul care se redenumete (sau din meniul contextual al
etichetei foii de calcul se alege opiunea Rename).
2. Se tasteaz noul nume.
3. Se apas tasta Enter.

Mutarea / copierea unei foi de calcul


1. Se selecteaz foaia de calcul ce urmeaz a fi mutat sau copiat.
2. Din meniul contextual al etichetei foii de calcul se alege opiunea Move or Copy Sheet.
3. Se va deschide o fereastr din care se completeaz urmtoarele cmpuri:
- To book - registrul n care se mut sau copiaz foaia de calcul; acesta poate fi unul din
registrele de lucru deschise sau un registru de lucru nou (new book)
- Before Sheet - foaia de calcul naintea creia se va muta sau copia foaia de calcul
selectat;
- move to end - mut sau copiaz foaia de calcul la sfritul registrului;
- Create a copy - se activeaz acest buton pentru crea o copie a foii de calcul la locul stabilit
(dac acest buton nu este selectat atunci foaia de calcul va fi mutat).

tergerea unei foi de calcul

1. Se selecteaz foaia de calcul ce urmeaz a fi tears.


2. Se selecteaz opiunea Delete din meniul contextual al etichetei foii de calcul.

4.4 Formule i funcii

4.4.1 Formule matematice


n afar de numere i texte ntr-o celul se pot introduce formule. n cazul n care ntr-o celul
se afl o formul, n bara de formule se afieaz formula iar n celula activ se afieaz rezultatul
aplicrii formulei.
Pentru a introduce o formul se procedeaz n felul urmtor:

1. Se selecteaz celula n care se dorete obinerea rezultatului.


2. Se execut clic pe butonul Insert Function .
3. Se introduce formula.
4. Se tasteaz Enter.
Observaie
O formul ncepe cu semnul =, cu excepia formulelor de tip array.
ntr-o formul se pot introduce numere, operatori, referine i apeluri de funcii. Operatorii ce se
pot folosi n formule sunt:
+ adunare
- scdere
* nmulire

/ mprire
^ ridicare la putere (acest caracter se obine cu combinaia de taste Shift+6).
Ordinea efecturii operaiilor ntr-o formul este aceeai ca n matematic: nti ridicrile la
putere, apoi nmulirile i mpririle (de la stnga spre dreapta) i apoi adunrile i scderile (tot de la
stnga la dreapta.) Pentru modificarea ordinii efecturii operaiilor ntr-o formul se folosesc doar
parantezele rotunde ( ). Numrul de paranteze deschise trebuie s fie egal cu numrul de paranteze
nchise.

Se observ c dup execuia unui clic pe butonul Insert Function mai apar nc dou
butoane:

un clic pe acest buton este echivalent cu un clic pe butonul Cancel anuleaz operaia de
introducere a formulei.

un clic pe acest buton este echivalent cu un clic pe butonul Ok respectiv apsarea tastei Enter
dup ce formula a fost introdus
Pentru a introduce ntr-o formul adresa unei celule se poate selecta celula respectiv la
editarea formulei.
Dac la introducerea unei formule apar erori, n celul n locul rezultatului ateptat va apare un
mesaj de eroare.

Mesajele de eroare sunt:


##### - coloana nu este suficient de larg pentru reprezentarea unui numr sau rezultatul aplicrii
formulei este o dat calendaristic negativ.

#VALUE s-a utilizat un tip eronat de operand sau argument ntr-o funcie
#DIV/0 s-a ncercat efectuarea unei mpriri cu 0
#NAME Microsoft Excel nu recunoate un text ntr-o formul. Cel mai adesea apare cnd se scrie
gresit numele unei funcii ce este apelat.
#N/A o valoare nu este disponibil ntr-o formul
#REF referin eronat
#NUM valoare numeric incorect ntr-o formul.

4.4.2 Referinele celulelor


ntr-o formul se pot introduce referine de celule.
La copierea sau mutarea coninutului unei celule care conine o formul, n celula destinaie
referinele se actualizeaz, modificndu-se indicatoarele de linie sau de coloan.
n exemplul din imaginea de mai jos, dac se copiaz coninutul celulei D2 n celula D3, aceasta
din urm va avea urmtorul coninut: =(B3+C3)/2. Adic s-a modificat indicatorul de linie. Dac
copierea se face pe alt coloan se modific indicatoarele de coloan. De exemplu copiind formula
din celula D2 n celula E2, coninutul acesteia din urm va fi:=(C2+D2)/2.

O facilitate foarte important a aplicaiei Microsoft Excel este posibilitatea de a copia o formul
pe linie sau coloan folosind opiunea AutoFill. n exemplul precedent, dup ce a fost scris formula
n celula D2, se poziioneaz cursorul mouse-ului pe marcajul de umplere i cu butonul stng apsat
se deplaseaz cursorul pn n celula D4.
Referinele ce se modific prin copierea sau mutarea coninutului unei celule se numesc
referine relative. Referinele ce nu se modific prin copierea sau mutarea coninutului unei celule se
numesc referine absolute.
$B$7 referin absolut
B7 referin relativ
Att referina relativ B7, ct i cea absolut $B$7 utilizate ntr-o formul se refer la aceeai
celul. Deosebirea apare la copierea coninutului celulei n care se afl o formul ce utilizeaz una
sau alta dintre cele dou referine. Pentru a scrie ntr-o formul o referin absolut se introduce
referina relativ corespunztoare (prin tastare sau selecie) dup care se apas tasta funcional F4.

4.4.3 Lucrul cu funcii


Microsoft Excel pune la dispoziia utilizatorilor un mare numr de funcii ce pot folosite n formule.
O funcie se identific prin numele ei, are un numr de fix sau variabil de parametri ce se trec ntre
paranteze dup numele funciei i returneaz un rezultat.
Formatul standard al apelului unei funcii este:
nume-funcie (parametru1;)

Exist funcii ce nu au nici un parametru. n acest caz se scrie numele funciei urmat de (). De
exemplu: PI() . Aceast funcie retuneaz valoarea 3.14159.
Parametrii unei funcii pot fi numere, referine de celule, referine de domenii, alte funcii.

Cea mai utilizat funcie n Excel este funcia SUM. Pentru apelul acestei funcii se poate utiliza
butonul SUM din tab-ul Home, grupul Editing, dup care trebuie introdui parametrii funciei.
Funcia SUM are un numr variabil de parametri (minim 1).

Pentru introducerea ntr-o formul a altor funcii se utilizeaz butonul Insert Function.
Selectnd categoria All se pot vedea toate funciile Microsoft Excel, ordonate cresctor dup
nume. Pentru apelul unei funcii se selecteaz funcia din list dup care se completeaz parametrii.
Alte funcii des utilizate n Excel sunt:

MIN returneaz valoarea minim dintre parametri (dac parametrul este un domeniu, valoarea
minim aflat n celulele domeniului).
MAX returneaz valoarea maxim dintre parametri (dac parametrul este un domeniu, valoarea
maxim aflat n celulele domeniului).
AVERAGE returneaz media aritmetic a parametrilor (dac parametrul este un domeniu, media
aritmetic a valorilor aflate n celulele domeniului).
COUNT returneaz numrul de celule care conin numere ntr-un domeniu.
n figura urmtoare se poate vedea modul de apelare a acestor funcii.
O funcie special este funcia condiional IF, care returneaz una din dou valori posibile,
n funcie de ndeplinirea sau nu a unei condiii.
Sintaxa funciei IF este:
IF(condiie;valoare dac condiia este ndeplinit;valoare dac condiia nu este ndeplinit).
n imaginile urmtoare se poate vedea modul de lucru al funciei IF. n tabel, n coloana E
(admis/respins), n dreptul fiecrei persoane trebuie s se scrie admis sau respins, n funcie de
coninutul celulei corespunztoare din coloana D (Medie). Dac media este mai mare sau egal cu 5
se scrie admis, dac nu, se scrie respins. Formula se scrie o singur dat, n celula E2 dup care
se utilizeaz opiunea AutoFill. n a doua imagine se observ modul de completare a parametrilor
dup apelarea funciei folosind butonul Insert Function .
Pentru scrierea parametrului condiie se utilizeaz urmtorii operatori:
= egal cu

> mai mare

< mai mic

>= mai mare sau egal

<=mai mic sau egal

<> diferit de
4.5 Formatarea celulelor

Pentru a formata datele din celule n diferite moduri mai nti se selecteaz celulele ce
urmeaz a fi formatate. Se alege comanda General din grupul Number din tab-ul Home. De acolo se
poate alege formatul dorit .

4.5.1 Numr/Dat
Pentru a formata celulele ce conin numere cu separator de mii, separator zecimal i dou cifre
zecimale se utlizeaz butonul Comma Style din grupul Number din tab-ul Home.
De exemplu numrul 123456, va fi reprezentat 123.456,00.

Butoanele - Increase zecimal, respectiv - Decrease zecimal din grupul Number din
tab-ul Home, permit mrirea, respectiv micorarea numrului de zecimale ce se afieaz.
Formatarea numeric se poate realiza din meniul contextual asociat unei celule ce conine un
numr, opiunea Format Cells Number sau din tab-ul Home, grupul Number.

Microsoft Excel permite reprezentarea numerelor ntregi pozitive ca dat calendaristic.


Numrul 1 corespunde datei de 1 ianuarie 1900. Iar de exemplu numrul 40000, corespunde datei
de 6 iulie 2009. Formatarea ca i dat calendaristic se face cu opiunea Date.

Butonul Currency din grupul Number din tab-ul Home, permite afiarea unui simbol
monetar (lei, euro, $) asociat numrului aflat n celul.

Butonul Percent Style - din din grupul Number din tab-ul Home, permite afiarea unui
numr ca procent.
4.5.2 Coninutul celulelor
Dimensiunea fontului utilizat se stabilete cu ajutorul butonului Font Size din grupul
Font din tab-ul Home.

Dimensiunea fontului este dat n puncte tipografice. Pentru tipul fontului se utilizeaz butonul Font

din aceeai bar de instrumente.

Mai sunt cteva butoane importante pentru formatare din grupul Font din tab-ul Home.
- Borders - pentru a pune chenare celulelor. Exist mai multe tipuri de chenare ce pot fi puse celulelor.
Acestea sunt vizibile prin expandarea listei asociate butonului Borders.

- Font color - pentru a schimba culoarea fontului;

- Fill color - pentru a schimba culoarea fondului celulelor;

- Bold - pentru a scrie cu caractere aldine (ngroate)

- Italic pentru a scrie cu caractere cursive (italic)

- Underline pentru sublinierea simpl a coninutului celulelor.

Pentru a copia formatul unei celule n alte celule se utilizeaz butonul Format Painter din
tab-ul Home, grupul Clipboard. Pentru aceasta:
1. Se selecteaz celula din care se va copia formatul

2. Se selecteaz butonul Format Painter din grupul Clipboard din tab-ul Home.
3. Se selecteaz domeniul n care se va aplica formatarea.

4.5.3 Aliniere/Borduri
Pentru a alinia datele pe orizontal n celule ne folosim de urmtoarele butoane din grupul
Alignment din tab-ul Home.

- Align Left - aliniaz datele la marginea stng a celulei;


- Center centreaz datele n celule;
- Align Right - alinieaz datele la marginea dreapt a celulei. Pentru a alinia
datele pe vertical n celule alegem din tab-ul Home opiunile de aliniere a textului:

- Top pentru a alinia datele la marginea superioar;


- Bottom - pentru a alinia datele la marginea inferioar;
- Center - pentru a centra datele pe vertical n celul;
- Justify - pentru a alinia datele la ambele margini.
Pentru a realiza centrarea unui titlu ntr-un grup de celule se parcurg urmtorii pai:
1. Titlul se scrie n celula cea mai din stnga a grupului de celule ce urmeaz a fi unite.
2. Se selecteaz celulele ce urmeaz a fi unite.
3. Se execut clic pe comanda Merge and Center din grupul Alignment din tab-ul
Home.

Refacerea celulelor ce au fost unite:

1. Se selecteaz celulele ce se doresc a fi refcute.


2. Se dezactiveaz butonul Merge cells.

4.6 Grafice

Diagramele sintetizeaz datele ntr-o singur imagine. Ele aranjeaz datele n planul determinat
de dou axe: axa vertical (Y) care este axa valorilor i axa orizontal (X) care este axa categoriilor.
Categoria este elementul pe care dorim s-l ilustrm prin diagram, iar valoarea reprezint mrimea
unui element. Fiecare element din diagram se numete punct de date. Mai multe puncte de date
formeaz o serie (domeniu).

Tipuri de diagrame

1. Diagrame cu coloane permit compararea valorilor unor elemente distincte n acelai interval
de timp.
2. Diagrame cu bare se folosesc ca i diagramele cu coloane, cu diferena c cele dou axe sunt
inversate (creaz impresia de competiie, sunt potrivite pentru a ilustra valorile unor elemente
diferite).
3. Diagrame cu cilindri, piramide, conuri sunt asemntoare diagramenlor cu coloane, dar au
forme mai neobinuite.
4. Diagrame cu linii ilustreaz evoluia n timp a uneia sau a mai multor valori.
5. Diagrame bursiere (STOCK) sunt folosite pentru a evidenia evoluia n timp a unor preuri de
aciuni, independent sau comparativ.
6. Diagrame circulare (PIE) arat relaia dintre prile unui ntreg. Ele pot ilustra o singur serie
de date.
7. Diagrame inelare (DOUGHNUT) sunt asemntoare diagramelor circulare, ns pot ilustra mai
multe serii de date.
8. Diagrame cu suprafee (AREA) sunt asemntoare celor cu linii fiind utilizate n situaii de
acelai gen pentru a ilustra variaia n timp. Pot prezenta elementele comparativ.
9. Diagrame radar (RADAR) prezint n acelai timp relaiile dintre diferite serii de date i relaiile
dintre fiecare serie i toate celelalte. Sunt folosite uneori pentru gestionarea unor proiecte
complexe i pot genera dificulti de interpretare.
10. Diagrame cu puncte (SCATTER) se folosesc n statistic i ilustreaz legturile dintre punctele
de date i ct de apropiate sunt acestea de valoarea medie.
11. Diagrame cu bule (BUBBLE) prezint relaiile dintre mai multe serii de date, dar i valorile
datelor din fiecare serie. Cu ct o valoare este mai mare, cu att bula este mai mare.
12. Diagrame cu suprafee 3D (SURFACE) sunt folosite pentru a prezenta cantiti mari de date
sau pentru a ilustra dependenele ntre mai multe variabile care altfel ar fi grreu de interpretat.

Construirea unei diagrame

Folosind un exemplu, n continuare se prezint paii pentru realizarea unui grafic. Tabelul
coninnd datele ce vor fi reprezentate este urmtorul:

Austria Canada Franta Germania Japonia SUA

2000 100 200 130 120 190 190

2005 75 150 180 100 180 150

Pentru a crea un grafic mai nti se selecteaz datele ce se doresc a fi reprezentate prin
diagram i apoi se alege din grupul Charts din tab-ul Insert unul din modelele de grafice prezente

Dup alegerea tipului de grafic acesta va fi inserat in pagina curent.


De asemenea, prin activarea meniului contextual asociat oricrui element al graficului etichete,
titluri, fundal, etc. se pot modifica formatrile asociate acestor elemente: culori, fonturi, culori de
umplere.
Ca orice obiect grafic, i graficele pot fi redimensionate cu ajutorul marcajelor de
dimensionare, terse dup selectare, cu tasta Delete, copiate sau mutate n acelai registru de calcul
sau n registre de calcul diferite drag&drop sau cu comenzile Cut, Copy-Paste.

4.7 Tiprirea foilor de calcul

Tiprirea foilor de calcul se face similar ca i tiprirea unui document. Se poate tipri tot
registrul, numai una sau mai multe foi din registru, numai anumite pri dintr-o foaie sau mai multe foi.

4.7.1 Formatarea foii de calcul


nainte de tiprirea unui tabel realizat n Excel este necesar i util o formatare a tabelului de
tiprit. Dup executarea unui clic pe butonul File din stnga sus, comanda Print, va aprea fereastra
urmtoare:
Setrile pentru tiprire se pot face n aceast fereastr sau n tab-ul Page Layout, grupul Page
Setup.
Pentru modificarea marginilor foii de calcul se alege opiunea Margins din grupul Page Setup. Se
pot modifica marginile de sus - Top, jos - Bottom, stnga - Left i dreapta Right. De asemenea se pot
modifica marginile pentru antet Header i subsol Footer. i tot n aceast fereastr se poate realiza
poziionarea tabelului n centru - Center on page, pe orizontal Horizontally sau vertical Vertically.
Alegnd opiunea Orientation din grupul Page Setup, se poate modifica orientarea paginii Portrait
sau Landscape, iar cu opiunea Size se poate modifica dimensiunea paginii Paper size. n mod normal
se stabilete formatul de pagin A4 210x297 mm. Imprimarea unui tabel se poate face astfel nct s ncap
ntr-un anumit numr de pagini pe orizontal i pe vertical:
Fie prin modificarea tutror dimensiunilor raportate la dimensiunea normal Adjust to %
normal size
Fie prin stabilirea numrului de pagini pe nlime tall respectiv lime wide n care trebuie
nghesuit tabelul: opiunea Fit to.page(s).
Dac se dorete ca un rnd al foii de calcul s se repete pe fiecare pagin tiprit se poate folosi
comanda Print titles din grupul Page Layout, meniul Page setup.
Pentru a introduce antete sau subsoluri se alege opiunea Print Titles din grupul Page Setup, eticheta
Header/Footer din fereatra Page Setup. Se poate alege un antet sau subsol din list sau se poate
introduce un antet sau subsol personalizat utiliznd opiunile Custom Header sau Custom Footer.
Pentru a accesa antetul i subsolul documentului se merge la seciunea Header / Footer.

De acolo se alege Custom Header/Footer pentru a personaliza antetul sau subsolul documentului.
Informaia n antet, respectiv n subsol poate fi introdus n partea stng Left section, n mijloc
Center section sau n partea dreapt Right section.
Utiliznd butoanele aflate n aceast fereastr se pot introduce n antet, respectiv n subsol:

numrul paginii

data

ora

numele foii de calcul


numele registrului de calcul

Dup pregtirea documentului n vederea tipririi se realizeaz tiprirea cu comanda Print din
meniul File. n fereastra ce se deschide pot fi stabilte urmtoare elemente:

imprimanta la care se face tiprirea Name. Se face alegerea imprimantei din lista de
imprimante.
ce urmeaz s se tipreasc : foaia activ Active sheet, ntregul registru Entire workbook
sau doar un domeniu Selection (n acest caz, nainte de a da comanda Print trebuie selectat
domeniul)
cte pagini urmeaz s se tipreasc: toate All sau doar anumite pagini Page(s) From
To (de la pn la)
numrul de exemplare Number of copies.

4.8 Recalcularea coninutului foii de calcul

Microsoft Excel recalculeaz n mod automat rezultatele formulelor i funciilor pe msura


modificrii unora dintre parametrii acestora. Odat cu introducerea unor date noi sau odat cu editarea
celor existente, rezultatele formulelor i funciilor dintr-o foaie de calcul Excel se vor modifica n
consecin.
Aceast opiune poate fi ns schimbat i ar putea deveni o opiune de luat n seam mai ales
atunci cnd se lucreaz cu foi de calcul mari pe sisteme de calcul mai slabe.
Pentru modificarea acestui parametru se va utiliza din meniul File, Options Formulas, iar
aici se va merge n seciunea Calculation options. Opiunile posibile sunt:
Automatic, setarea implicit ce ofer posibilitatea recalculrii n timp real a rezultatelor
formulelor.
Automatic Except DataTables, setare care va recalcula rezultatele tuturor funciilor pe msura
editrii, exceptnd funcia Table.
Manual, setare ce ofer utilizatorului posibilitatea s hotrasc momentul n care Microsoft
Excel va realiza recalcularea formulelor i a funciilor. n cadrul acestei setri avem i csua
Recalculate Before Save, care n funcie de starea n care se va gsi va indica programului
dac se vor recalcula formulele i funciile nainte de o salvare.
4.9 Efectuarea calculelor cu ajutorul funciilor
4.9.1 Funcii de dat i timp
Funciile de dat i timp opereaz cu date calendaristice sau de timp. Funciile de dat i timp
frecvent utilizate n lucrul cu Microsoft Excel sunt:
1. NOW() returneaz data i ora exact. Este o funcie fr parametri.

2. TODAY() returneaz data curent, eventual nsoit de ora 0:00. Este o funcie fr parametri

3. MONTH(dat) returneaz numrul lunii din data calendaristic indicat. Ia valori ntre 1 i 12.

4. DAY(dat) - returneaz numrul zilei n lun din data calendaristic indicat. Ia valori ntre 1 i 31.

5. WEEKDAY (dat) - returneaz numrul zilei n sptmn din data calendaristic indicat. Ia valori
ntre 1 i 7, unde 1 reprezint duminica.

6. YEAR (dat) - returneaz anul din data calendaristic indicat.


7. DAYS360(data1, data2, [metoda]) returneaz numrul de zile dintre cele dou date,
presupunnd c anul are 360 de zile.

4.9.2 Funcii matematice

1. SUMIF(domeniu de evaluat, criteriu, domeniu de nsumat) adun celulele din domeniul de


nsumat ce corespund unui anumit criteriu aplicat domeniului de evaluat. Spre exemplu se va urmri
nsumarea cantitilor produselor cu preul de peste 10 lei.

2. SUMPRODUCT(vector1, vector2 ) multiplic valorile care se gsesc pe acelai loc n vectori,


dup care le adun.

3. ROUND(numr de rotunjit, numr de zecimale) rotunjete numrul indicat cu attea zecimale


cte au fost propuse n parametrul funciei.
4.9.3 Funcii statistice

1. COUNT(nr1, nr2, nr3) returneaz numrul de numere dintr-o serie de date.

2. COUNTA(nr1, nr2, nr3) returneaz cte celule nevide (indiferent de tipul datelor coninute)
sunt ntr-o serie de date.

3. COUNTIF(domeniu, criteriu) returneaz cte numere sunt ntr-o serie de date care ndeplinesc
un anumit criteriu. Spre exemplu, cte produse s-au vndut n cantiti mai mari de 6 buci.
4.9.4 Funcii aplicabile textului

1. PROPER(text) transform textul indicat n caractere de tip Title Case (prima liter din cuvnt
mare, restul mici).

2. UPPER(text) transform textul indicat n majuscule.

3. LOWER(text) - transform textul indicat n caractere mici.

4. CONCATENATE(text1, text2) unete textele indicate.


4.9.5 Funcii financiare

1. PV(rata dobnzii, numr de perioade, mrimea plii, [valoare viitoare], [tipul]), calculeaz
valoarea prezent a unei investiii sau a unei pli viitoare. Parametrii sunt:
- rata dobnzii, exprimat procentual pentru o perioad,
- numrul de perioade, numrul total de pli trimestriale, semestriale, anuale etc.
- mrimea plii, valoarea fiecrei pli,
- valoarea viitoare (opional), valoarea realizat n final,
- tipul (opional), care indic dac plata se face la nceputul perioadei (valoarea sa este 1 in acest
caz) sau la sfritul acesteia (valoarea este 0).

2. PMT(rata dobnzii, numr de perioade, valoare prezent, [valoare viitoare], [tipul]), calculeaz
valoarea unei pli periodice.
3. RATE(numr de perioade, mrimea plii, valoarea prezent), calculeaz mrimea ratei
dobnzii aferent unui mprumut sau unei investiii.
4. NPV(rata dobnzii, suma1, suma2), calculeaz valoarea actual a unei investiii pe baza unor
intrri de numerar.

4.9.6 Funcii de cutare i referin

1. VLOOKUP(cheie de cutare, cmp de cutat, numr coloan de recuperat), returneaz


coninutul unei celule dintr-o coloan a unei serii de date, dup un anumit criteriu.
Parametrii funciei reprezint:

- cheia de cutare reprezint valoarea dup care are loc cutarea,


- cmpul de cutat reprezint zona n care se desfoar cutarea,
- numrul de coloan de recuperat, numrul coloanei n baza de date din care se va furniza
rezultatul.
2. HLOOKUP(cheie de cutare, cmp de cutat, numr linie de recuperat), returneaz coninutul
unei celule dintr-o linie a unei serii de date, dup un anumit criteriu.

4.10 nghearea liniilor i coloanelor

nghearea liniilor i coloanelor se face din meniul View, grupul Window, comanda Freeze
Panes.
O linie ngheat este o linie care rmne vizibil pe ecran atunci cnd se face scroll pe
verticala tabelului. Poate rmne ingheat prima linie sau pot rmne ngheate primele linii ale
tabelului, numrul liniilor fiind stabilit de ctre utilizator. Exact la fel funcioneaz lucrurile i n cazul
uneia sau mai multor coloane ngheate ce rmne sau rmn vizibile atunci cnd se face scroll pe
orizontala tabelului.
nghearea primei linii sau a primei coloane se face cu opiunile Freeze Top Row, respectiv
Freeze First Column. Dac se utilizeaz opiunea Freeze Panes vor fi ingheate liniile deasupra
celulei active i coloanele din stnga celului active.
Dezghearea se face cu aceeai comand alegnd opiunea Unfreeze Panes.
4.11 Divizarea foii de calcul
Pentru a diviza foaia de calcul n mai multe zone separate care s faciliteze vizualizarea i
editarea datelor se va proceda n felul urmtor:
- Pentru a diviza foaia de calcul, n dou, dup o linie se selecteaz o linie i se alege comanda Split
din grupul Window din tab-ul View.

Zona principal a foii de calcul se va diviza n dou zone de calcul, una deasupra liniei selectate i
cealalt de la linia selectat n jos. Pentru a dezactiva opiunea de se alege comanda Remove Split
din grupul Window din tab-ul View.

- Pentru a diviza foaia de calcul, n dou, dup o coloan se procedeaz analog. Se va realiza
diviziunea dup coloana din stnga celei selectate.

- Pentru a diviza foaia de calcul, n patru, se alege comanda Split din grupul Window din tab-ul View,
dup activarea unei celule. Rezultatul va fi divizarea dup linia de deasupra celulei active i dup
coloana din stnga celulei active.

4.12 Ascunderea registrelor de calcul, a foilor de calcul, a coloanelor


i a liniilor

Pentru a ascunde un ntreg registru de calcul, se va alege comanda Hide din grupul Window
din tab-ul View. Registrul de calcul nu va mai fi astfel afiat n fereastra Microsoft Excel. Pentru a afia
din nou coninutul acestuia se va alege comanda Unhide din grupul Window din tab-ul View.
Pentru a ascunde o
foaie de calcul se va selecta
foaia respectiv, iar apoi din
meniul contextual se va alege
Hide. Pentru a o afia din nou,
opiunea Unhide, tot dup
executarea unui clic dreapta n
zona unde se afl foile de
calcul.

Pentru a ascunde un rnd sau o coloan se va da clic dreapta pe eticheta acesteia i se va


alege opiunea Hide. Pentru a afia din nou linia sau coloana respectiv, se vor selecta liniile sau
coloanele adiacente celei ascunse se va da clic dreapta pe selecia realizat i se va alege opiunea
Unhide.

4.13 Formatarea automat (AutoFormat)

Caracteristica Auto Format (Formatarea automat) ofer posibilitatea creerii de tabele


particularizate, cu aspect profesionist.
Elementele tabelelor (precum fonturi, borduri, umbriri etc) sunt analizate de caracteristica Auto
Format i apoi sunt formatate automat utilizndu-se un stil corespunztor din Excel.

n primul rnd se selecteaz celulele care vor forma viitorul tabel.Se insereaz un tabel cu
comanda Table din grupul Tables din tab-ul Insert.. Dup aceea din tabul Design se alege stilul dorit.
4.14 Formatarea condiional

n anumite cazuri se dorete evidenierea anumitor date n funcie de unele criterii. n acest
caz se vor selecta datele respective i se va utiliza comanda Conditional Formatting din grupul
Styles, tabul Home. n meniul contextual se vor seta criteriile dup care vor fi formatate datele.
4.15 Domeniu definit prin nume
n momentul n care se utilizeaz foarte des anumite domenii de selecie a
datelor, n Microsoft Excel pot fi definite intervale care s uureze introducerea
datelor n anumite situaii sau formule.
Intervalele pot fi definite n urmtoarele moduri:
se selecteaz domeniul de celule, dup care se modific n caseta de nume
referina celulelor ntr-un anumit text.
se selecteaz domeniul de celule, dup care se utilizeaz comanda Define name, din grupul
Create from Selection, din tabul Formulas.
4.16 Tabele pivot

Microsoft Excel permite structurarea datelor din tabele mari pentru o mai bun analiz,
valorificare, structurare i operare prin intermediul tabelelor pivot. Aceste instrumente permit
rearanjarea datelor i realizarea de totaluri i subtotaluri.
Pentru a realiza un tabel pivot se va selecta zona de date dorit, iar apoi se alege comanda
Pivot table din grupul Tables din tab-ul Insert, i se va trece la pasul urmtor.

La pasul al doilea se poate reselecta/modifica zona de date pe baza creia se va realiza tabelul
pivot i se va decide locul n care urmeaz s fie amplasat tabelul pivot: ntr-o foaie de calcul nou
sau ntr-una existent.

Pentru a se stabili modul n care vor fi prezentate datele se va utiliza meniul contextual aprut,
iar apoi, prin drag&drop se vor poziiona cmpurile existente n zona dorit a tabelului pivot. Zonele
unui tabel pivot sunt urmtoarele:
Column Labels conine cmpurile care vor fi plasate pe coloanele tabelului pivot;
Row Labels - conine cmpurile care vor fi plasate rndurile tabelului pivot;
Report filter conine cmpuri dup care se poate face filtrara datelor din tabelul pivot Values
conine cmpurile asupra crora vor fi aplicate diferitele funcii de agregare i subtotaluri.
Pentru a modifica datele surs ale tabelului pivot se alege comanda Change data Source
din grupul Data, tabul Options, dup care se alege un nou domeniu dup care va fi generat tabelul
pivot.
Pentru a actualiza tabelul pivot se alege comanda Refresh din grupul Data, tabul Options.
Astfel, orice date modifcate n tabelul surs de la ultimul refresh se vor actualiza n tabelul pivot.

Pentru a filtra datele dintr-un tabel pivot se alege din lista derulant din dreptul cmpului
criteriul dup care va fi fcut filtrarea. Tot din acest meniu se poate alege sortarea datelor din acel
cmp n ordine cresctoare sau descresctoare.

Gruparea este util atunci cnd se dorete gruparea datelor din tabelul pivot dup anumite
criterii. De exemplu, la un tabel cu cifre de vnzri, se poate face gruparea dup trimestre.

Gruparea automat se face selectnd comanda Group field, grupul Group din tabul Options.
Acest tip de grupare este util atunci cnd se dorete gruparea cmpurilor care conin valori nuerice
sau date calendaristice.
Din fereastra aprut se alege valoarea de nceput i cea de sfrit, precum i valoarea cu
care se va incrementa.

Pentru a grupa manual dou sau mai multe cmpuri, acestea se selectez i se execut click
pe comanda Group selection, grupul Group din tabul Options..

Pentru a redenumi un grup, se introduce noul nume al acestuia n bara de formule.