Práctica de Bases de datos (Access) y Cálculos y funciones aritméticas (Excel)

Autor: Lic. Dolores Lankenau C.

Bases de datos. Access

 Accede a la base de datos Librería-datos y revisa las bases de datos que se han creado –
Libros. Carreras, Editorial-, así como los formularios para introducir los datos (Ya están incluidos los datos en
las tablas.
 Crea una consulta utilizando el asistente, en la que se muestren los datos de los libros:
Nombre de la editorial, Nombre del libro, Cantidad, Precio, y el Total si se venden todos los libros.
 Crea un informe de todos los libros que venden las editoriales,

Consulta: Venta de los libros por editorial Informe de existencias por carrera
 Abre el asistente para
 Abre el asistente para consultas
Informes
 Selecciona la tabla de Libros y los campos: Nombre  De la tabla Libros,
del libro, Editorial, Cantidad y Precio selecciona el ISBN, el nombre del libro la
 Selecciona la Tabla Editorial y el campo: Nombre de cantidad en existencia y el precio
la editorial  De la tabla de la
 Indica que deseas una consulta de Detalle Editorial, selecciona el nombre
 Nombra la consulta: Consulta por Editorial y termina  De la tabla de carreras,
la consulta selecciona la carrera.
 Abre la consulta en la vista diseño  Ordena el informe por
Carrera
 Mueve la columna Nombre de la Editorial a la  Dentro de carrera,
primera columna ordena por Editorial
 En la fila Orden, en la columna Nombre de la  En el último nivel,
Editorial, indica que se realizará en orden ascendente ordena por Número de libro (ISBN)
 Desmarca la columna Editorial (Que es el número  Selecciona las
de la editorial y no se mostrará) indicaciones de:
 En la última columna, en el primer renglón, coloca la o Distribución/Orientación de
expresión: Total:=[Cantidad]*[Precio] la hoja (Horizontal)
 Cierra la vista diseño y abre la consulta para o Estilo
mostrar la lista de las editoriales y libros. o Coloca un nombre al
 Si deseas solo ver alguna condición, en la vista informe.
diseño, se coloca en la columna deseada, en el renglón Criterio, la  En la vista diseño,
condición. Por ejemplo, Coloca >300 en la columna precio, cierra la utilizando el cuadro de herramientas, coloca un
consulta y abre su contenido para que muestre la lista de las editoriales con título en el área de Encabezado de Página
los libros que cuestan más que $300.
 Coloca una fórmula en
Realiza ahora una consulta de todos los libros de la carrera de ITC que el área de Detalle =([Cantidad]*[Precio])
tengan en existencia menos de 40 libros.  Haz coincidir la
columna del total (Encabezado) con la columna
de la fórmula).

 Termina la aplicación Access

Excel
 Inicia la aplicación en Excel e importa las tablas creadas en Access, tanto las tablas como
las consultas que hayas realizado:
o En el menú Datos, selecciona Obtener datos externos y, a continuación, haz clic en Importar datos.
o Busca la base de datos de la que exportarás los datos
o Selecciona la tabla o consulta que importarás y termina el proceso
o Repite este proceso para todas las tablas y consultas disponibles. (Recuerda colocar cada uno en una hoja nueva)

Para todos los procesos, es conveniente nombrar el rango de datos que se va a manejar: (2) Selecciona el rango de datos y (2) Escribe un
nombre en el área de definición:

 Filtros
 o Autofiltro: En la hoja de los libros, señala el renglón de los títulos y selecciona: Datos-Filtro-Autofiltro. Consulta varios
filtros, por ejemplo los libros de la editorial Iberoamericano.
o Filtros Avanzados: los criterios para obtener los libros de la carrera de ITC que haya menos de 40 en existencia y que
sean ofrecidos por Mc Graw Hill: (Esto va en un espacio de la hoja)

En este caso recuerda colocar los criterios en renglones que no pertenezcan al rango que se va a filtrar, ya que en el momento de hacer el
filtrado “se esconden” los renglones que no cumplen con los criterios.

 Selecciona Datos-Filtro-Autofiltro y marca los rangos (1) Es el rango de los datos que filtrará, selecciona desde el
título inicial (ISBN) hasta el último campo del último registro, (2) es el rango de los criterios, en este caso, desde la celda Cantidad
hasta la celda ITC.
 Termina las definiciones y observarás los datos filtrados de acuerdo a los criterios.
 Si deseas volver a mostrar todos los datos, selecciona Datos-Filtro-Mostrar todo
 Repite el proceso para listar los libros de arquitectura que venden las editoriales Prentice Hall e Iberoamericana.

 Frecuencia: Cuenta el número de veces que se repite un valor. Calcula la frecuencia de veces que se repite
cada editorial.
o Colócate en la hoja de Libros en un espacio en el que colocarás la lista de los valores de las frecuencias e introduce la
lista de valores a los que les calcularás la frecuencia (del 1 al 7):

o Ingresa la fórmula que utilizarás: En una celda,

escribe: =Frecuencia( … y en ese momento seleccionarás los
datos de los rangos: datos=rango de datos donde revisará la
frecuencia. En este caso, es toda la lista de libros
o En grupos, seleccionarás la lista de frecuencias
que buscarás, en este caso los valores del 1… al 7)
o Con esto, obtienes la frecuencia para el primer
valor

Para calcular la frecuencia para el resto de los valores:

o Selecciona el rango en donde se colocarán los
resultados de la frecuencia
o Colócate en la barra de fórmulas y tecleas
CTRL-SHIFT-ENTER
o

 Subtotales: Realiza cálculos aritméticos que resumen totales. En este caso, se requiere que haya un
ordenamiento de los datos de acuerdo a criterios:
Ordena los datos
o Copia los datos de los libros en una hoja nueva, y ordénalos por
Editorial (ascendente), Carrera (Ascendente) y Precio (Descendente)
o Para hacerlo selecciona el rango de datos, incluyendo los
encabezados y selecciona Datos-Ordenar para introducir los criterios
Para calcular los subtotales:
o Selecciona el rango al que se agregarán los subtotales. Para cada
editorial, sumarás la cantidad de libros que se tienen en existencia.

Utiliza: Datos-Subtotales y define lo que se muestra en la imagen.

Si deseas agregar otro subtotal, puedes utilizar nuevamente la opción: Recuerda que la
casilla Reemplazar subtotales actuales no debe estar señalada.
 Escenarios: Representaciones diferentes de cálculos a través de valores.
o Los escenarios requieren de un conjunto de cálculos y valores que serán cambiados para probar diferentes situaciones.
o En una hoja nueva, copia los datos
necesarios para calcular cuanto se obtendría de la
venta de los libros de la editorial Iberoamericana,
incluyendo el descuento.
Calcula cuanto ganaría la librería si se vendieran todos
los libros con un bono de descuento de $50 del precio
de lista
o Señala los datos de las columnas
Precio y Cantidad
o Selecciona Herramientas-
Escenario y agrega el nuevo escenario con su
nombre correspondiente
o Buscaremos dos escenarios: (a) Si se venden todos los libros con un bono de $50 de su precio original, (b) Si se venden
la mitad de los libros al precio con descuento
Esto nos permitirá hacer la mejor promoción a los estudiantes.
o Para la venta de la mitad de los libros al precio con descuento:
 Selecciona Herramientas-Escenario y define como rango los datos de la columna cantidad.
 Ingresa el nuevo valor para la cantidad y al terminar revisa el Resumen (Automáticamente el cursor se colocará
en la celda de Total)
o Para el escenario en el que se venden todos los libros con un bono de 50, repite los datos pero ahora selecciona el rango
de datos del Precio.
o Al final analiza los resultados para saber que es lo que mas conviene al negocio:

 Tablas dinámicas
En esta tabla, buscaremos cuántos libros hay por cada editorial para cada carrera y cual es el promedio del
precio de los libros por carrera/editorial.
o En una hoja nueva, coloca los datos ordenados de los libros (Editorial-Carrera-isbn)
o Inicia la tabla en Datos-Informes de tablas y gráficos dinámicos… Proporciona los datos hasta llegar al diseño:

o Con lo que obtendrás los siguientes datos:

¿Qué decisiones podrían tomarse? ¿Para que te servirían estos datos?