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CDC tertiaire

GENERALITES SUR LA CORRESPONDANCE


COMMERCIALE

Ces mmes rgles figurent sur le module les crits professionnels car
elles sont communes tout le style commercial.

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CDC tertiaire

Le monde des affaires demande : le rendement, la productivit, l'efficacit, voil ce qui le


proccupe avant tout. Ces proccupations se refltent dans le style d'criture -- le style
commercial --, qui se caractrise par sa simplicit et sa clart. Il est donc important de se
conformer aux rgles dor du style commercial, que lon peut rsumer en quatre mots :

1. lefficacit;
2. la prcision;
3. la concision;
4. la courtoisie.

Ces rgles sappliquent toutes les communications daffaires : note de service, tlcopie,
courriel, lettre ou document plus labor.

L'efficacit
La concision : la construction de phrases claires
La concision : la chasse aux rptitions et aux plonasmes
La prcision : la confusion autour des complments d'objet
La prcision : quivoque attribuable la place du pronom relatif
La prcision : l'incohrence dans la construction des phrases
La courtoisie

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L'efficacit

Un bon moyen d'assurer lefficacit de nos communications crites consiste faire un


plan de rdaction. Le plan permet en effet dviter les rptitions, les omissions, les
longueurs et les ides dcousues. Il nous permet donc de gagner du temps (parce quun
texte bien construit naura pas tre repris) et de lefficacit (parce que le destinataire
pourra suivre aisment le fil de notre pense).

Cliquez sur modle pour voir le plan d'un document d'affaires.

LE PLAN...
Voici les principales tapes suivre pour laborer un plan :

a) Si vous avez de la difficult commencer, exprimez dabord vos ides oralement,


comme si vous parliez votre correspondant.

b) Notez ces ides spontanment sur papier en prenant soin de vous limiter lessentiel :
le principe de concision et de clart, si important en correspondance commerciale, nous
oblige liminer tout ce qui est superflu.

c) Classez vos ides en suivant une progression logique (chronologique ou thmatique).

d) Regroupez toutes les ides qui s'apparentent; vous aurez ainsi form diffrentes
catgories dides.

e) Slectionnez, pour chaque catgorie, une ide directrice et des ides secondaires.
Dans une lettre, le groupe ide directrice/ides secondaires occupe gnralement un
paragraphe, alors que dans un rapport, il peut occuper plusieurs paragraphes ou mme
tout un chapitre.

f) Intgrez ce schma aux trois parties qui caractrisent tout document crit :
lintroduction, ou la prsentation du sujet trait;
le dveloppement, ou lexposition des ides principales et secondaires;
la conclusion, ou la synthse des ides analyses dans le dveloppement.

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La concision : la construction de phrases claires

Le style commercial se caractrise par des phrases courtes et sobres. Les fioritures ,
c'est--dire les ornements syntaxiques et lexicaux, n'y ont pas leur place car elles
peuvent nuire la comprhension du texte et, par consquent, l'efficacit de la
communication. Voici quelques conseils pour rdiger des phrases claires et faciles
lire :
1. Construire des phrases simples, c'est--dire composes dun seul verbe. Dans ce cas,
le verbe doit obligatoirement tre conjugu : un participe ou un infinitif employ seul ne
peut former une phrase complte.

Il ne faut pas crire : Il faut crire :


Ayant reu notre commande en retard. Nous avons reu notre commande en retard.
Prire de confirmer votre prsence notre Nous vous prions de confirmer votre
runion du 2 mars 1999. prsence notre runion du 2 mars 1999.

2. Juxtaposer deux phrases simples laide dun point-virgule (;), dun deux points (:) ou dune
conjonction de coordination (et, ou, mais, car, donc, puis, ainsi, cependant) :
Nous vous remercions de votre collaboration; elle nous a t trs utile.
Nous vous remercions de votre collaboration : elle nous a t trs utile.
Nous vous remercions de votre collaboration car elle nous a t trs utile.

Attention !
Il faut viter de juxtaposer plus de deux phrases simples : une longue suite de juxtapositions rend
la lecture et la comprhension difficiles.

3. Joindre deux propositions (une principale et une subordonne par une conjonction de
subordination (que, parce que, puisque, pour que, bien que, quand, si) ou par un
pronom relatif (qui, que, dont).
Nous aimerions que vous collaboriez avec nous ce projet.
Nous vous remercions de votre collaboration parce quelle nous a t trs utile.
Nous vous remercions de votre collaboration, qui nous a t trs utile.

Attention !
Il faut viter de joindre plusieurs propositions subordonnes une principale : une longue
suite de subordonnes ne peut que nuire la comprhension du texte.

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La concision : la chasse aux rptitions et aux plonasmes

1. LES RPTITIONS
Dans le style littraire, la rptition des mots est utilise pour crer un effet particulier
voulu par l'crivain. Ces effets n'ont pas leur place dans les communications d'affaires.
Il faut donc viter les rptitions de mots, car elles dnotent un style nglig et un
vocabulaire limit. Voici quelques techniques pour chasser les rptitions de nos
textes :
1. Remplacer le mot rpt par un synonyme : croissance/augmentation;
avantageux/profitable; embaucher/engager; etc.

2. Remplacer le mot rpt par :


a) un pronom personnel (voir ce point de grammaire dans l'Index grammatical,
rubrique Rfrences/Liens) :
Vos enfants aiment le chocolat ? Nos biscuits ont encore plus de chocolat qu'avant. =
Nos biscuits en ont encore plus qu'avant.
b) un pronom dmonstratif ou l'expression ce dernier (cette dernire, ces derniers,
ces dernires) :
Vos enfants aiment le chocolat ? Mais ne savez-vous pas que le chocolat est l'ennemi
no 1 de leurs dents ? = Mais ne savez-vous pas que celui-ci (ce dernier) est l'ennemi
no 1 de leurs dents ?
c) un pronom possessif :
Tous les enfants aiment le chocolat et nous sommes certains que vos enfants en
raffolent aussi! = ...nous sommes certains que les vtres en raffolent aussi.

3. Dans certains cas, on ne peut remplacer le mot rpt ni par un synonyme ni par un
pronom. Il faut alors changer la construction de la phrase :
Il faut que nous rduisions le prix de nos biscuits au chocolat, car seule une
rduction du prix nous permettra d'liminer la concurrence. = ... car c'est la seule
faon d'liminer la concurrence.

2. LES PLONASMES
Un plonasme est l'utilisation de deux mots qui ont le mme
sens. Il peut servir insister sur un lment important de la
pense (ex. : je l'ai vu de mes propres yeux). Le plonasme
constitue cependant une faute quand il n'ajoute rien l'ide
exprime par le premier mot. Voici quelques exemples de
plonasmes fautifs :
additionner ensemble ils sont tous
ajouter en outre unanimes
s'approcher plus prs de quelqu'un (ou de quelque chose) un monopole
collaborer ensemble exclusif
comparer entre eux monter en haut

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descendre en bas la premire priorit


s'entraider mutuellement prvoir l'avance
un hasard imprvu puis ensuite
recommencer de
nouveau
runir ensemble
suivre derrire

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La prcision : la confusion autour des complments d'objet

Un verbe transitif direct (cest--dire un verbe qui demande un objet direct) et un


verbe transitif indirect (cest--dire un verbe qui demande un objet indirect) ne
peuvent tre suivis dun seul et mme complment. Il faut dans ce cas :
utiliser le complment avec le premier verbe;
utiliser, pour accompagner le second verbe, un pronom personnel . Par exemple :

Il ne faut pas crire : Il faut crire :


Vous rencontrerez (transitif direct) et Vous rencontrerez le directeur
parlerez (transitif indirect) au directeur (complment direct) et vous lui (pronom
(complment unique). personnel; complment indirect)
(On rencontre quelqu'un, mais on parle parlerez.
quelqu'un.)

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La prcision : quivoque attribuable la place du pronom relatif

En rgle gnrale, le pronom relatif doit tre le plus prs possible de son antcdent,
cest--dire du mot quil remplace. Sil est trop loign de ce mot, le sens de la phrase
peut tre difficile comprendre. Voici un exemple d'quivoque due la place du
pronom relatif :

Voici le nouvel appareil invent par lingnieur Durocher qui sera bientt
export au Japon.
(est-ce l'appareil ou lingnieur qui sera export au Japon ?)

Pour viter ce problme, il faut dplacer les lments de la phrase de faon ce que le
pronom relatif soit plac ct du mot qu'il remplace. Dans certains cas, il est
ncessaire de couper la phrase en deux :

L'ingnieur Durocher a invent ce nouvel appareil qui sera bientt export


au Japon. (les lments de la phrase ont t dplacs)

Voici le nouvel appareil qui sera bientt export au Japon. Il a t invent


par l'ingnieur Durocher. (la phrase a t coupe)

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La courtoisie
Comme nous aimons gnralement tre traits avec respect et politesse par nos
correspondants, il est normal que nous agissions de mme envers eux. Voici donc
quelques recettes qui peuvent donner nos lettres une agrable saveur de courtoisie.
1. EMPLOYER LE VOUS PLUTT QUE LE NOUS
Ce qui intresse notre correspondant, ce nest pas notre opinion sur tel ou tel sujet,
produit ou service, mais bien les avantages quil pourra, lui, retirer de notre lettre. Il est
donc important de lui exposer ces avantages en essayant de nous mettre sa place et en
adoptant son point de vue. Et cest prcisment l que le pronom vous et ladjectif
possessif votre peuvent intervenir. Voici quelques exemples :
Remplacer Nous estimons/croyons/pensons que par Vous conviendrez que ;
Remplacer Nous savons que par Vous savez que ;
Remplacer Nous vous assurons que par Soyez assur que .

2. UTILISER UN VOCABULAIRE OBJECTIF


Mme si lattitude de notre correspondant nous agace, mme sil a fait une erreur
inexcusable, nous ne devons ni manifester notre mauvaise humeur ni porter des
accusations. Il est certain que nous obtiendrons de meilleurs rsultats si nous agissons avec
tact et diplomatie; pour cela, il faut utiliser un vocabulaire objectif. Par exemple :
Il ne faut pas crire : Il faut crire :
Vous avez tort. Nous ne comprenons pas trs bien votre
point de vue.
Votre calcul est faux. Notre calcul ne correspond pas au vtre.

Dans ces exemples, le pronom nous est utilis pour adoucir laccusation trop directe du
vous . Il ne s'agit plus de se mettre la place de notre correspondant, mais plutt de lui
montrer poliment que notre point de vue diffre du sien. La forme impersonnelle peut
galement nous permettre de contourner laccusation puisque le pronom sujet nest dans ce
cas ni vous ni nous , mais bien il :
Il semble que votre calcul soit quelque peu diffrent du ntre.
Il sagit sans doute dun oubli.

Pour nuancer lexpression, il est aussi possible dintroduire un adverbe dapaisement


(malheureusement, peut-tre...) ou de recourir des incidentes, cest--dire de courtes
propositions insres dans une phrase. Par exemple :
notre grand regret, notre surprise,
Comme vous pourrez le constater, Comme vous le comprendrez,
Comme vous en conviendrez, Nous en sommes certains,

3. ADOPTER UNE ATTITUDE POSITIVE


Quel que soit le type de lettre que nous crivons, il est toujours recommand dadopter une
attitude positive lorsque nous parlons des services que nous offrons. En ce sens, la ngation
et les formules connotation restrictive peuvent susciter chez notre correspondant une
raction ngative; elles doivent donc tre remplaces par des tournures positives. Voici
quelques exemples :

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Il ne faut pas crire : Il faut crire :


Malheureusement, nous NE pourrons vous Nous nous ferons un plaisir de vous envoyer
envoyer les documents demands QUE dans les documents demands ds que nous les
une dizaine de jours. (neque marque une recevrons, soit dans une dizaine de jours..
restriction)
Le SEUL format que nous avons Nous vous offrons le format conomique; il
prsentement est le format conomique. satisfera la fois vos besoins et votre budget.
Nous navons pas encore russi rgler ce Nous travaillons ce problme et comptons
problme. le rgler dans les plus brefs dlais.

Ci-dessous, vous trouverez un format de lettre normalise la franaise mais la


disposition dun crit commercial nest pas immuable, certaines entreprises ayant leur
propre format.

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Socit KARIM ZONE 1 LETTRE COMMERCIALE Commentaire [.1] : Page : 2


Mentions (informations) relatives
Tour GAMMA MODELE DE PRESENTATION lmetteur (raison sociale, adresse,
3 rue de la Piscine etc ). Cette zone est
gnralement dj imprime ct
CASABLANCA du logo. Il sagit de len-tte.
ZONE 3 Commentaire [.2] : Page : 2
Cette zone commence la ligne 9.
ZONE 2 Elle contient ladresse du
destinataire. Adresse sur 6 lignes
Socit CONSEIL PLUS ligne 1 : maximum Possibilit de mettre
raison sociale ou sigle sur 5 lignes.
ligne 2 : titre
ou profession Commentaire [.3] : Page : 2
Expditeur ou destinataire
ligne 3 :
(informations facultatives telles
btiment, tour, escalier 15 rue du March ligne 4 : n que bote postale, numro de
de rue tlphone et de fax)
ligne 5 :
nom de quartier
RABAT ligne 6 :
code postal, ville, pays

ZONE 4 Commentaire [.4] : Page : 2


Cette zone commence la ligne
Nos rfrences : La Dfense 17. Elle contient le corps de la
1212DR le 12 dcembre 2001 lettre : vos rfrences, nos
rfrences, objet, P.J (pieces
Vos rfrences : jointes), ville, date, texte,
1012DA signature).
Objet : demande de documentation Recommandations Commentaire [.5] : Page : 2
On peut mettre lobjet sur 2 lignes
sil est trop long (sil comporte
P.J : une documentation plus de 5 mots)

Attention Commentaire [.6] : Page : 2


Selon la longueur du texte, il est
recommand de mettre quelques
lignes vides (entre 3 et 5)
Messieurs, Titre de civilit (Madame, Monsieur, Mademoiselle) Commentaire [.7] : Page : 2
Lorsquils sont utiliss seuls ou si
lon sadresse directement la
Nous accusons rception de votre demande. personne, les titres doivent tre
crits en entier

Nous avons le plaisir de vous envoyer une documentation concernant :

- le matriel de classement,
- le mobilier traditionnel de bureau,
- le poste informatique,
- les distributeurs de boissons

ainsi que la brochure Conseil en amnagement de bureau .

Nous restons votre entire disposition pour tout renseignement complmentaire que vous
pourriez
dsirer.
Ne pas isoler le texte qui suit sur la page suivante (en cas de deuxime page)
Nous vous prions dagrer, Messieurs, lexpression de nos salutations distingues. Mettre dans la
formule de
politesse le mme
titre de civilit

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que celui plac


avant le premier
paragraphe
Directeur de la Communication
Signature Commentaire [.8] : Page : 2
1re ligne : qualit du signataire
(ex : Directeur, Chef de Service)
Fin du texte G. SYNIO sur les lignes suivantes : laissez
Marges des lignes vides pour que
lmetteur signe dernire
ZONE 5 Recommandations ligne de la signature : 1re lettre du
prnom + nom en majuscules.
Commentaire [.9] : Page : 2
Fin du texte : 6.5 cm maximum
du bord de la feuille
Commentaire [.10] : Page : 2
Marge verticale : 2 cm Marge
horizontale : 2 cm minimum
Commentaire [.11] : Page : 2
Mentions (informations)
additionnelles concernant
lexpditeur
Commentaire [.12] : Page : 2
Si la lettre fait plus dune page, il
faut taper en bas de la 1re page le
symbole suivant : / ou le
symbole suivant : - La page 2
et les suivantes doivent tre tapes
sur une feuille blanche (sans en-
tte pr-imprime).

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