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UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

ESCUELA ACADMICO PROFESIONAL DE CONTABILIDAD Y FINANZAS

CURSO : ELABORACION Y EVALUACION DE .


PROYECTOS DE INVERSION

TEMA : PLAN ESTRATGICO, PLAN OPERATIVO DE .


GESTIN PARA UN PROYECTO DE INVERSIN

DOCENTE : DR. CHVEZ ALAYO, JUAN ANTONIO

INTEGRANTES : CASTILLO COTRINA, KARITO

FERNANDEZ CASTAEDA, STEVE

GARCIA RAMIREZ, MARILIN

LEN PAZ, JULIANA

CICLO : IX A
PLAN ESTRATGICO, PLAN OPERATIVO DE GESTIN PARA UN PROYECTO DE INVERSIN

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PLAN ESTRATGICO, PLAN OPERATIVO DE GESTIN PARA UN PROYECTO DE INVERSIN

UNI

Para asegurar que las cosas se estn haciendo bien, es imprescindible disear un plan
estratgico empresarial de donde partir y que oriente la puesta en marcha de estrategias
de mejora continua.

Toda empresa disea planes estratgicos para el logro de sus objetivos y metas
planteadas, esto planes pueden ser a corto, mediano y largo plazo, segn la amplitud y
magnitud de la empresa. Es decir, su tamao, ya que esto implica que cantidad de planes
y actividades debe ejecutar cada unidad operativa, ya sea de niveles superiores o niveles
inferiores.

Es de considerarse que es fundamental conocer y ejecutar correctamente los objetivos


para poder lograr las metas trazadas por las empresas. Tambin es importante sealar
que la empresa debe precisar con exactitud y cuidado la misin que se va regir la empresa,
la misin es fundamental, ya que esta representa las funciones operativas que va ha
ejecutar en el mercado y va a suministrar a los consumidores.

Es difcil adivinar o prever el futuro, es mejor INVENTARLO

El plan operativo anual es un instrumento para concretar y facilitar la implementacin de


las propuestas contenidas en el Plan Estratgico de una organizacin social. Que permite y
facilita la ejecucin del plan, el seguimiento al cumplimiento de las actividades, la
administracin eficaz de los recursos y la adecuada ejecucin del presupuesto. Asimismo,
constituye un instrumento de gestin que permite al personal y a las dependencias de la
institucin orientar sus esfuerzos hacia la consecucin de los objetivos, en el marco de las
exigencias propias de los procesos priorizados, evitando la duplicidad de funciones; todo
ello, para elevar la calidad, eficiencia y efectividad de la gestin.

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PLAN

PROGRAMA

PROYECTO

ACTIVIDAD

TAREAS

PLAN

Suele definir los fines, objetivos, prioridades y metas de un pas, de un sector o de una
institucin o servicio. Medios, acciones, recursos, estrategias y polticas para lograrlo
dentro de un horizonte de tiempo previsto, que puede cubrir el largo, mediano o corto
plazo. Suele disgregarse en programas y proyectos, y puede incluir objetivos generales y
especficos de prioridades y polticas. Que coinciden con los de su programa. Incluye
tambin la especificaron de prioridades y polticas para la asignacin de recursos, as
como las previsiones de organizacin, seguimiento, evaluacin y control del proceso de su

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instrumentacin. De acuerdo con su naturaleza peculiar, un plan puede ser de carcter


global o nacional sectorial, corporativo y de carcter institucional.

PROGRAMA

Por lo general, se inscribe dentro del proceso de instrumentacin de un plan. Cuenta con
una bolsa de recursos financieros propios que recibe la unidad o entidad, responsable de
su administracin y define criterios, prioridades, lneas de accin y polticas, para la
asignacin de recursos a los proyectos y actividades que se desarrollan dentro del mbito
de un conjunto de proyectos que tienen objetivos similares o complementarios. Los
programas constituyen el modo ordinario de operacin de las entidades gubernamentales
o de servicio pblico. Pero tambin existen muchas instituciones privadas, de carcter
nacional e internacional, que fundan o establecen programas para financiar determinado
tipo de proyectos relacionados con las polticas, los objetivos y las metas que cada uno
persigue. En planeacin no resulta tcnicamente correcto hablar de programas que no
cuentan con una bolsa de recursos propios. Cuando un proyecto es autorizado y se le
asigna recursos financieros de acuerdo con su presupuesto, funciona en realidad como un
pequeo programa.

PROYECTO

Es un proceso que describe la idea dinmica de una accin organizada para lograr
determinados fines u objetivos, que se puedan planear, administrar y evaluar por si
mismo, construyendo un mbito de una gestin peculiar que no puede ser confundido con
el de la entidad madre o del sistema en donde surge. El proyecto se puede definir como la
descripcin y desarrollo de un proceso que permite resolver un problema relevante y
complejo, y orientar un proceso de cambio mediante la instrumentacin de estrategias
apropiadas, dentro de un horizonte de tiempo y espacio dados. Como se hace: Un buen
proyecto no surge como una solucin improvisada y difcilmente podr garantizar el logro
de sus objetivos y metas, si no cuenta con personal competente para su realizacin.

ACTIVIDAD

La actividad, es el medio de intervencin sobre la realidad, mediante la realizacin


secuencial e integrada de diversas acciones necesarias para alcanzar las metas y objetivos
especficos de un proyecto.

TAREA

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La tarea, es la accin que operacionaliza una actividad con un grado mximo de


concrecin y especificidad; un conjunto de tareas, configura una actividad.

Un PLAN se desarrolla a travs de diferentes PROGRAMAS, y de la misma manera,


cada programa se desarrolla mediante diferentes PROYECTOS. Por ltimo, los
proyectos se ejecutan a travs de ACTUACIONES, unidad mnima de efectos de la
planificacin; por debajo de estas estaran las tareas o ACTIVIDADES.

PLAN: De educacin
PROGRAMA: de Construccin de edificios escolares
PROYECTO: construir este edificio escolar
ACTIVIDAD: levantar la pared
TAREA: colocar un ladrillo

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Se consideran cuatro puntos de vista en la planeacin estratgica:

El Porvenir
De Las
Proceso Filosofa Estructura
Decisiones
Actuales

a) El Porvenir De Las Decisiones Actuales


Primero, la planeacin trata con el porvenir de las decisiones actuales. Esto
significa que la planeacin estratgica observa la cadena de consecuencias de
causas y efectos durante un tiempo, relacionada con una decisin real o
intencionada que tomar el director.
La esencia de la planeacin estratgica consiste en la identificacin sistemtica de
las oportunidades y peligros que surgen en el futuro, los cuales combinados con
otros datos importantes proporcionan la base para qu una empresa tome
mejores decisiones en el presente para explotar las oportunidades y evitar los
peligros. Planear significa disear un futuro deseado e identificar las formas para
lograrlo.

b) Proceso

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Segundo, la planeacin estratgica es un proceso que se inicia con el


establecimiento de metas organizacionales, define estrategias y polticas para
lograr estas metas, y desarrolla planes detallados para asegurar la implantacin de
las estrategias y as obtener los fines buscados. Tambin es un proceso para decidir
de antemano qu tipo de esfuerzos de planeacin debe hacerse, cundo y cmo
debe realizarse, quin lo llevar a cabo, y qu se har con los resultados. La
planeacin estratgica es sistemtica en el sentido de que es organizada y
conducida con base en una realidad entendida.
Para la mayora de las empresas, la planeacin estratgica representa una serie de
planes producidos despus de un periodo de tiempo especfico, durante el cual se
elaboraron los planes. Tambin debera entenderse como un proceso continuo,
especialmente en cuanto a la formulacin de estrategias, ya que los cambios en el
ambiente del negocio son continuos. La idea no es que los planes deberan
cambiarse a diario, sino que la planeacin debe efectuarse en forma continua y ser
apoyada por acciones apropiadas cuando sea necesario.

c) Filosofa
Tercero, la planeacin estratgica es una actitud, una forma de vida; requiere de
dedicacin para actuar con base en la observacin del futuro, y una determinacin
para planear contante y sistemticamente como una parte integral de la direccin.
Adems, representa un proceso mental, un ejercicio intelectual, ms que una serie
de procesos, procedimientos, estructuras o tcnicas prescritos.

d) Estructura
Cuarto, un sistema de planeacin estratgica formal une tres tipos de planes
fundamentales, que son: planes estratgicos, programas a mediano plazo,
presupuestos a corto plazo y planes operativos. La planeacin estratgica es el
esfuerzo sistemtico y ms o menos formal de una compaa para establecer sus
propsitos, objetivos, polticas y estrategias bsicas, para desarrollar planes
detallados con el fin de poner en prctica las polticas y estrategias y as lograr los
objetivos y propsitos bsicos de la compaa.

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El plan estratgico es un programa de actuacin que consiste en aclarar lo que


pretendemos conseguir y cmo nos proponemos conseguirlo. Esta programacin se
plasma en un documento de consenso donde concretamos las grandes decisiones que van
a orientar nuestra marcha hacia la gestin excelente.

El plan estratgico empresarial es una herramienta bsica de mejora para cualquier


negocio. A travs de este documento se expresan los objetivos empresariales que se
desea alcanzar, a medio o largo plazo, y se detalla el modo en el que se va conseguir.

Sallenave (1991), afirma que "La Planificacin Estratgica es el proceso por el cual los
dirigentes ordenan sus objetivos y sus acciones en el tiempo. No es un dominio de la alta
gerencia, sino un proceso de comunicacin y de determinacin de decisiones en el cual
intervienen todos los niveles estratgicos de la empresa". La Planificacin Estratgica
tiene por finalidad producir cambios profundos en los mercados de la organizacin y en al
cultura interna.

La planificacin estratgica no es slo una herramienta clave para el directivo implica,


necesariamente, un proceso interactivo de arriba abajo y de abajo arriba en la
organizacin; la direccin general marca metas generales para la empresa (apoyada en la
informacin de mercados recibida, con seguridad, de las unidades inferiores) y establece
prioridades; las unidades inferiores determinan planes y presupuestos para el perodo
siguiente; esos presupuestos son consolidados y corregidos por las unidades superiores,
que vuelven a enviarlos hacia abajo, donde son nuevamente retocados, etc. Como
consecuencia, el establecimiento de un sistema formal de planificacin estratgica hace
descender la preocupacin estratgica a todos los niveles de la organizacin.

El objetivo del plan estratgico:

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Trazar un mapa de la Convertir los proyectos en


organizacin, que nos seale los acciones (tendencias, metas,
pasos para alcanzar nuestra objetivos, reglas, verificacin y
visin. resultados)

Antes es necesario:

Analizar y definir las caractersticas de la empresa.


Reflexionar sobre sus puntos fuertes e identificar las posibles amenazas que
puedan suponer un problema.
Meditar sobre cules son los objetivos de la empresa y qu mejoras se deben
realizar para alcanzarlos.

Para afirmar la organizacin: Fomentar la vinculacin entre los rganos de decisin


(E.D.) y los distintos grupos de trabajo. Buscar el compromiso de todos.

Para descubrir lo mejor de la organizacin: El objetivo es hacer participar a las personas


en la valoracin de las cosas que hacemos mejor, ayudndonos a identificar los problemas
y oportunidades.

Aclarar ideas futuras: Muchas veces, las cuestiones cotidianas, el da a da de nuestra


empresa, nos absorben tanto que no nos dejan ver ms all de maana. Este proceso nos
va a obligar a hacer una pausa necesaria para que nos examinemos como organizacin
y si verdaderamente tenemos un futuro que construir.

Cul es nuestra razn de ser? Qu nos da vida y sentido?: declaracin de la Misin.

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A dnde deseamos ir?: Visin estratgica.

Qu hacemos bien? Qu deseamos hacer?: Proposiciones; Objetivos estratgicos.

Cmo llegamos a ese futuro?: Plan de accin; Reglamento de evaluacin.

La empresa selecciona, entre varios caminos alternativos, el que considera ms adecuado


para alcanzar los objetivos propuestos. Generalmente, es una planeacin global a largo
plazo.

La planeacin estratgica exige cuatro fases bien definidas:

anlisis de las
formulacin de formulacin de
fortalezas y
objetivos anlisis del entorno alternativas
limitaciones de la
organizacionales estratgicas
empresa

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1) Formulacin de objetivos organizacionales

La planeacin estratgica es el proceso administrativo de desarrollar y mantener una relacin


viable entre los objetivos recursos de la organizacin y las cambiantes oportunidades del mercado.
El objetivo de la planeacin estratgica es modelar y remodelar los negocios y productos de la
empresa, de manera que se combinen para producir un desarrollo y utilidades satisfactorios.

La planificacin estratgica proporciona la direccin que guiar la misin, los objetivos y las
estrategias de la empresa, pues facilita el desarrollo de planes para cada una de sus reas
funcionales. Un plan estratgico completo gua cada una de las reas en la direccin que la
organizacin desea seguir y les permite desarrollar objetivos, estrategias y programas adecuados a
las metas. La relacin entre la planificacin estratgica y la de operaciones es parte importante de
las tareas de la gerencia.

2) Anlisis de las fortalezas y limitaciones de la empresa

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Anlisis organizacional de las condiciones internas para evaluar las principales fortalezas y
debilidades de la empresa. Las primeras constituyen las fuerzas propulsoras de la organizacin y
facilitan la consecucin de los objetivos organizaciones, mientras que las segundas con las
limitaciones y fuerzas restrictivas que dificultan o impiden el logro de tales objetivos.

El anlisis interno implica:


Anlisis de los recursos (recursos financieros, mquinas, equipos, materias primas,
recursos humanos,. Tecnologa, etc.) de que dispone o puede disponer la empresa
para sus operaciones actuales o futuras.
Anlisis de la estructura organizacional de la empresa, sus aspectos positivos y
negativos, la divisin del trabajo en los departamentos y unidades, y cmo se
distribuyeron los objetivos organizacionales en objetivos por departamentos.
Evaluacin del desempeo actual de la empresa, con respecto a los aos
anteriores, en funcin de utilidades, produccin, productividad, innovacin,
crecimiento y desarrollo de los negocios, etc.
Usos Y Finalidades
La planeacin, para que sea sumamente prctica y eficaz, deber tomar en cuenta
y adaptarse a las reacciones de las gentes a quienes afecta. Una decisin dada, que
pudiera resultar ptima, ser quiz poco conveniente y por lo tanto desechada
cuando las acciones de quienes se opongan a ella no sean tomadas en
consideracin. Por lo tanto, es necesario establecer estrategias en la planeacin.
La "estrategia" sern los cursos de accin que se implantan despus de haber
tomado en consideracin contingencias imprevisibles respecto de las cuales se
dispone de informacin fragmentada, y sobre todo la conducta de los dems.
La estrategia tiene una dimensin en el tiempo. Unas decisiones son irreversibles,
mientras otras cambian cuando se presenta la oportunidad o necesidad de que as
sea.
Sistemas De Estrategias
La identificacin de las estrategias principales debe ocasionar la identificacin, y
posteriormente la evaluacin de subestrategias. Todas las estrategias deben
dividirse en subestrategias para lograr una implantacin exitosa.
Desarrollo De Los Planes Tcticos
A partir de la planeacin estratgica, la empresa puede desarrollar los planes
tcticos es decir, comienza a desglosar la planeacin estratgica en varias
planeaciones tcticas, o planes tcticos. Es necesario que, estos ltimos se integren
y coordinen de modo adecuado en la planeacin estratgica.

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3) Anlisis o Estudio Del Entorno

El primer punto consiste en determinar los alcances y lmites del sistema econmico, poltico,
social y cultural de la empresa. Esto reviste implicaciones definitivas en la formulacin de una
estrategia.

La empresa est obligada a estudiar las tendencias y cambios que ocurren en su entorno. Es
necesario distinguir entre las tendencias que pueden ser controladas por la empresa, que pueden
ser modificadas mediante su accin social, de las que apenas son susceptibles de influencia y de
las de carcter socieconmico que se hallan totalmente fuera de su control. Algunos negocios de
exportacin y el auge mismo de las empresas de un determinado pas se explican tal vez por la
relacin entre las tasas de inflacin y devaluacin, aspectos sobre los cuales ninguna empresa ni
pas tienen control.

4) Formulacin de las alternativas estratgicas


Se busca formular las diversas y posibles alternativas estratgicas o medios que la empresa pueda
adoptar para alcanzar los objetivos propuestos, teniendo en cuenta las condiciones internas y
externas de la empresa

PRESENTACIN

El primer paso es definir dnde estamos y dnde queremos llegar realmente.

Es necesario que la empresa sepa de donde parte y qu metas quiere conseguir para
poder disear la estrategia ms adecuada para alcanzar sus fines.

MISIN, VISIN Y VALORES

Estos tres elementos son la razn de ser de la empresa. A travs de ellos se definen el
propsito y la forma de trabajar de la empresa, por eso, ningn plan estratgico debe
obviar este apartado.

A travs de la misin se describe el motivo por el que la empresa existe, cul es su


fin, su cometido.
La visin define, de manera ms concreta, qu metas quiere alcanzarla la empresa
en un plazo concreto.
Los valores, por su parte, reflejan los principios en los que se sustenta la empresa y
que sern a base de su actuacin.

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ANLISIS DE EMPRESA Y EL ENTORNO

El diseo de estrategias para alcanzar los objetivos precisa de un anlisis previo para
conocer la situacin tanto de la empresa como del entorno en el que se ubica.

A travs del anlisis interno, las organizaciones deben indagar, de manera especial, en los
procesos que llevan a cabo. El objetivo de esta investigacin ser detectar los aspectos
positivos de la empresa, para sacar el mximo provecho, e identificar aquellos en los
que debera mejorar.

El anlisis externo debe ayudar a las organizaciones a conocer cmo


los cambios tecnolgicos, el mercado o la situacin social, poltica o econmica pueden
afectar, tanto negativa como positivamente, a la situacin de su empresa.

Para llevar a cabo estos estudios existen diversos y efectivos mtodos, entre los que cabe
destacar el anlisis DAFO.

LNEAS ESTRATGICAS

En este apartado, las empresas debern establecer las medidas que se llevaran a cabo
para alcanzar las metas planteadas.

Con el diagnstico inicial se han detectado debilidades y amenazas a las que se debe dar
respuesta, pero tambin oportunidades y fortalezas que hay que aprovechar. Toda esta
informacin recabada se debe tener presente a la hora de formular y priorizar las lneas
estratgicas que se van a llevar cabo.

PLAN DE ACTUACIN

Cada lnea estratgica se compone de diferentes planes de actuacin, que dan vida a la
estrategia definida.

En esta seccin del plan estratgico, los encargados de su elaboracin debern definir
cada uno de los planes de actuacin que se llevarn a cabo y sealar, de cada uno, a qu
lnea estratgica pertenece, qu objetivos persigue, las acciones que se llevarn a cabo y
los responsables o personas implicadas en el plan.

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Una vez que son identificadas las estrategias, deben ser evaluadas. Las estrategias de programa
importantes son en un sentido hiptesis que deben ser probadas y tambin son, a lo que el mundo
acadmico llama, problemas no estructurados. Esto significa que no existe una frmula sencilla
para crear una solucin.

El ltimo apartado del plan deber hacer referencia al proceso de evaluacin, es decir qu, cmo y
cundo evaluar, tanto el plan como de su puesta en marcha. Este proceso es imprescindible para
comprobar si se est desarrollando el plan segn lo previsto, valorar los resultados que se van
obteniendo e introducir las modificaciones y mejoras necesarias para alcanzar las metas.

DEFINICIONES BSICAS

Es el proceso ordenado que permite seleccionar, organizar y presentar en forma integrada

los objetivos, metas actividades y recursos asignados a los componentes del proyecto,
durante un perodo determinado.

Los objetivos, estrategias, resultados esperados, indicadores y recursos necesarios de la


planificacin operativa son de corto plazo, generalmente un ao, y se derivan de la
planificacin estratgica donde se formulan el Plan Global de Inversiones, el marco lgico
y la estrategia de ejecucin; as como de la identificacin de demandas con los usuarios
(as) del proyecto.

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Es el principal instrumento utilizado en la planificacin para presentar de manera


agregada la informacin que se genera de la planificacin operativa de un proyecto,
con periodicidad de un ao o menos. Las actividades programadas y los recursos se
pueden dividir por trimestres o semestres para facilitar la ejecucin y el seguimiento a
las mismas.

Se da por supuesto que el POA es el instrumento donde se detalla el pre- supuesto


correspondiente al ao en curso, segn las distintas categoras de gasto y fuentes de
financiamiento, se formula en estrecha coordinacin con la planificacin de las
actividades.

En proyectos diseados para responder a la demanda de usuarios (as), las actividades y


metas del POA sern para responder a esas demandas formuladas por los usuarios (as),
segn la metodologa de intervencin definida y este contendr informacin sobre los
recursos requeridos y acciones necesarias a realizar para alcanzar los objetivos. Por
esta razn, la participacin activa de los usuarios (as) y otros actores vinculados a la
ejecucin del proyecto es determinante.

Es un aspecto central del proceso de la organizacin de la ejecucin del proyecto. Permite


definir las orientaciones bsicas de trabajo de todas las entidades participantes de la
ejecucin. Resultado de su aplicacin se establecen principios, valores y procesos que
deben cumplir los participantes en un proyecto, para alcanzar los objetivos y resultados
planeados. En este sentido, la estrategia resultante es el elemento normativo de todo el
proyecto

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Es un instrumento de planificacin a largo plazo. Su anlisis permite conocer la


racionalidad de los objetivos en funcin de los recursos disponibles; tambin permite
conocer y ajustar la distribucin de recursos en el tiempo, el peso de cada una de las
categoras de gasto y su vnculo con los objetivos del proyecto. Es un instrumento bsico
para realizar el seguimiento financiero del proyecto.

Es un instrumento metodolgico que se emplea principalmente en las etapas de diseo y


evaluacin del proyecto y que permite la elaboracin de manera coherente y articulada de
los componentes centrales de la propuesta de proyecto.

La planificacin operativa sirve de gua principal para la gerencia del proyecto en la


conduccin de actividades, uso y asignacin de recursos en un periodo determinado. La
planificacin operativa establece qu iniciativas y cambios el proyecto quiere obtener, con
quines y por qu. Provee elementos para la definicin de:

Mtodos de intervencin para la prestacin de servicios en forma diferenciada,


segn las demandas y tipologa de usuarios (as), respetando principios de equidad
de gnero
Mecanismos para incorporar otros actores en la ejecucin del proyecto

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Mecanismos para el fortalecimiento de la capacidad gerencial y administrativa del


personal de la Unidad del Proyecto (UP), as como de las organizaciones de
usuarios (as) y de las entidades prestadoras de servicios.
Los principales productos de la planificacin operativa son:
El Plan, que para perodos comprendidos en un ao calendario, se conoce como
Plan Operativo Anual (POA). Comprende los objetivos, metas, estrategias de 5
ejecucin y actividades para el ao correspondiente de ejecucin. En este POA
adems, se especifican para cada actividad, las entidades responsables de la
ejecucin, los recursos que se van a asignar y los indicadores que se utilizarn para
medir el cumplimiento de las actividades.
Para aos subsiguientes al ao inicial, el presupuesto anual estimado que requiere
la institucin ejecutora con mucha antelacin al inicio del ao correspondiente,
donde se establecen las necesidades de los usuarios (as), basados en la experiencia
en la ejecucin de actividades. Esas demandas de recursos se cotejan con la
disponibilidad real, para fijar los fondos efectivos.
Indicadores para el sistema de seguimiento y evaluacin del proyecto
Las actualizaciones del manual de operaciones del proyecto, el marco lgico y el
Plan Global de Inversiones.

Para la planificacin operativa inicial del proyecto (ao 0) y de los aos siguientes se
deben reunir las siguientes condiciones:

1. La Unidad del Proyecto (UP) se ha constituido con al menos el Director, encargados


de componentes y un encargado de planificacin y seguimiento y el administrador.

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2. La induccin interna se ha completado. El personal de la UP conoce los objetivos,


formas de intervencin del proyecto, las caractersticas de la poblacin objetivo y
de la zona de influencia
3. Se ha realizado la planificacin estratgica y se dispone de los productos
generados de la misma: estrategias de ejecucin, marco lgico, caracterizacin de
la poblacin objetivo y plan global de inversiones, como base y marco de
referencia.
4. La relacin con las diferentes instancias externas vinculadas con la preparacin y
ejecucin del POA (Ministerio de Finanzas, entidad ejecutora, financiadores,
institucin cooperante y administradora) se ha establecido.
5. El proyecto ha definido las funciones de la instancia o encargado de planificacin,
seguimiento y evaluacin del proyecto (PSE), que est incorporado dentro de la
estructura formal de la UP.
6. El personal de la UP cuenta con capacidades demostradas y experiencia para
conducir el proceso de planificacin.
7. Se tienen a disposicin los recursos necesarios para la operacin del primer ao o
parte de este, que corresponde al ao fiscal de inicio estimados, con base en la
experiencia del personal de la UP y la informacin de los documentos del proyecto.

En la prctica, es posible que no todos los requisitos se cumplan. En ciertos casos, el


presupuesto del POA inicial podr ser preparado sin la presencia del equipo de la UP, si
este no se ha conformado en el momento en que el presupuesto del proyecto fue
requerido por las autoridades del Ministerio de Hacienda, para su inclusin en el
presupuesto nacional. En estos casos las estimaciones de asignacin de fondos pueden
diferir de la capacidad de ejecucin del primer ao de manera significativa.

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La planificacin operativa se basa en los siguientes principios:

PRINCIPIO DESCRIPCIN

Se involucra activamente a diferentes actores,


como comunidades y organizaciones de pequeos
(as) productores (as), prestadoras de servicios,
etc.), para identificacin de demandas y toma de
decisiones.

La planificacin operativa responde a las demandas


identificadas por los usuarios (as) en procesos
previos de identificacin y anlisis de necesidades.

Armoniza las actividades programadas, buscando la


eficiencia en la asignacin de los recursos.

Actualiza las actividades del POA, velando porque la


planificacin operativa se ajuste a los diferentes
cambios del contexto, demandas, presupuesto, etc.

Parte del seguimiento y evaluacin de los


resultados del perodo anterior para proponer las
actividades del ao siguiente.

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Los participantes durante el proceso de planificacin operativa son:

PARTICIPANTES RESPONSABILIDADES

DIRECTOR
Es responsable del buen desarrollo de todo el proceso en coordinacin con el
encargado (a) de planificacin y seguimiento y el administrador (a). Gestiona la
aprobacin del POA ante los Comits del proyecto. Presenta el POA para el visto bueno
de la Institucin Financiera.

Encargado (A) Conduce el proceso de preparacin del POA. Prepara y distribuye lineamientos para
De Planificacin
elaborar el anteproyecto, tomando en cuenta la estrategia del proyecto y orientaciones
Y Seguimiento
de entes contralores y ejecutor. Revisa en conjunto con los participantes las demandas
de acuerdo con los alcances del proyecto. Negocia con organismos coejecutores para
determinar capacidad de ofertar servicios y recursos necesarios. Devuelve informacin
y negocia con las comunidades las actividades a ejecutar en el ao. Elabora el
anteproyecto del POA. Participa a otros involucra- dos (usuarios (as) y las prestadoras
de servicios), IC, Organismo Ejecutor. Da seguimiento al trmite y aprobacin del plan y
revisa peridicamente el POA para ajustarlo a los niveles de recursos aprobados y a las
demandas cambiantes de los usuarios (as).

Encargados (as) Apoyan en la identificacin de las demandas de usuarios (as), las revisan y
de los
compatibilizan segn la capacidad de oferta de servicios estimada y recursos asigna-
componentes del
proyecto dos. Elaboran las propuestas iniciales para cada resultado y componente del proyecto a
incluir en el POA. Revisan peridicamente el POA para ajustarlo a los niveles de recursos
aprobados y a los cambios en las demandas de los usuarios (as).

Usuarios (as) Identifican y priorizan las demandas, negocian con la UP recursos para financiar la
contratacin de servicios. Dan seguimiento a la ejecucin del POA y participan en
actividades de evaluacin.

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PARTICIPANTES RESPONSABILIDADES

Entidades prestadores Reciben propuestas del proyecto y de los usuarios (as) para
de servicios
atender demandas, formulan ofertas y eje- cutan acciones
segn lo establecido en los contratos de servicios. Dan
seguimiento a los resultados y participan en actividades de
evaluacin.
Comits directivos Participan en la elaboracin del POA. Aprueban el POA y dan
seguimiento a la ejecucin.
Institucin ejecutora Emite lineamientos para preparar el POA institucional del
de gobierno
prximo ao. Aprueba y da seguimiento a la ejecucin del
Plan - Presupuesto.
Institucin financiera Da recomendaciones al proceso de formulacin y ejecucin

Institucin cooperante Da recomendaciones al proceso de formulacin y ejecucin.


Da seguimiento al proceso realizado, garantizando que se
cumplan los procedimientos de los organismos financieros.
Supervisa la ejecucin. Participa en la evaluacin de los
resultados.
Ministerios de Emiten lineamientos sobre los topes presupuestarios por
Finanzas,
Organismo Ejecutor, modalidades de presentacin del POA y
Planificacin y
Organismo Contralor de los pre- supuestos por programa.
Nacional

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PLAN ESTRATGICO, PLAN OPERATIVO DE GESTIN PARA UN PROYECTO DE INVERSIN

El mtodo de trabajo propuesto est basado en experiencias relevantes e instrumentos


desarrollados directamente por los proyectos como parte de las actividades de asistencia
tcnica. El mtodo y los instrumentos han sido adaptados, a fin de que puedan servir de
referencia a cualquier proyecto que est por iniciar operaciones o que estando en
ejecucin desee realizar un ejercicio de esta naturaleza.

El mtodo de trabajo recomendado para realizar la planificacin operativa consta de cinco


etapas que comprenden:

ETAPAS DE LA PLANIFICACIN ESTRATGICA


Organizacin del proceso de planificacin
ETAPA 1 operativa

ETAPA 2 Preparacin del POA

ETAPA 3 Aprobacin del POA

ETAPA 4 Ejecucin y seguimiento del POA

ETAPA 5 Evaluacin del POA

Descripcin de las tapas y actividades

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PLAN ESTRATGICO, PLAN OPERATIVO DE GESTIN PARA UN PROYECTO DE INVERSIN

La organizacin del proceso de planificacin operativa consiste en la definicin de las


diferentes actividades a realizar para dar cumplimiento al ciclo de plan presupuesto
(formulacin, aprobacin, ejecucin, seguimiento y evaluacin).

Las actividades del plan - presupuesto son organizadas en un programa de trabajo, que se
recomienda sea para dos aos (considerando al menos dos ciclos plan -presupuesto), de
modo que los encargados (as) del POA en el proyecto puedan organizar las acciones de un
POA en ejecucin con la preparacin del POA para el perodo siguiente. Es decir, la UP se
encontrar en perodos donde estar formulando un nuevo plan sin haber terminado la
ejecucin del plan del perodo vigente.

La organizacin del proceso de planificacin operativa, es responsabilidad del director,


con el apoyo del administrador (a) del proyecto, quien determinar los recursos
disponibles y consolidar el pre- supuesto para la ejecucin de las diferentes actividades
que se propongan realizar.

ACTIVIDADES A REALIZAR
1. Preparacin del cronograma de trabajo Consiste en definir las actividades a
realizar, el momento en que se realizarn, los participantes y recursos necesarios
para la planificacin operativa. Como parte de este cronograma de trabajo se
deber considerar el diseo o ajuste de los mecanismos e instrumentos de
planificacin, para lo cual se debern con- templar ajustes al proceso de
planificacin establecidos por el organismo ejecutor del proyecto, las autoridades
nacionales de contralora y hacienda y los organismos de cooperacin financiera,
administracin o institucin cooperante (en el caso de los proyectos FIDA).

2 Presentacin y discusin del programa de trabajo al equipo de la UP El


cronograma de trabajo deber socializarse al resto del personal del proyecto, para
que cada uno conozca sus responsabilidades y organice su tiempo y actividades
para una mejor formulacin del POA. Este cronograma deber ser ajustado
peridicamente.

AUDITORIA II
PLAN ESTRATGICO, PLAN OPERATIVO DE GESTIN PARA UN PROYECTO DE INVERSIN

INSTRUMENTOS

Esquema para elaborar el cronograma de trabajo. Presenta un modelo para


organizar la cronologa de las eta- pas bsicas del ciclo del POA, incluyendo el
presupuesto. Toma en cuenta el POA en ejercicio y las actividades para la
preparacin del POA del ao siguiente.

Esta etapa comprende desde el momento en que la UP recibe las orientaciones para
formular el POA, hasta que se enva para la revisin y aprobacin.

La preparacin del POA vara si el proyecto est iniciando o se encuentra ya en su segundo


ao de ejecucin o posterior.

Si el proyecto se encuentra en su fase inicial, se prepara el POA para el primer ao,


siguiendo los principios generales establecidos en el Plan Global de Inversin, y la
informacin ms reciente sobre los recursos de que dispondr en su ejercicio inicial. A
menudo este primer perodo de ejecucin corresponde slo a unos pocos meses del ao
fiscal, debido a que en algunos casos el proyecto arranca cuando el ciclo de planificacin -
pre- supuesto ya ha iniciado.

Si el proyecto se encuentra en su segundo ao o posterior, el anteproyecto del POA se


prepara basndose en:

Una revisin y evaluacin de las actividades iniciales,


En el presupuesto del POA en curso que fue aprobado en el ciclo
presupuestario del ao anterior,
En las demandas y resultados de la metodologa de intervencin.

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PLAN ESTRATGICO, PLAN OPERATIVO DE GESTIN PARA UN PROYECTO DE INVERSIN

La finalidad de esta tarea es definir las actividades y metas para el ao siguiente y


asegurar la disponibilidad de recursos. Este ejercicio se basa en informacin muy general
sobre las capacidades de ejecucin del proyecto, situacin que probablemente cambiar
conforme avanza la ejecucin. Esto debe llevar a actualizar el POA durante la ejecucin
para asegurar que las metas y los recursos guarden relacin entre s.

LA PREPARACIN DEL POA RESPONDE A DOS CICLOS DISTINTOS:

El ciclo del presupuesto nacional comprende normas de carcter nacional, que imponen
lmites de recursos y plazos para presentar y aprobar los presupuestos de las entidades
pblicas y de los proyectos que eje- cutan. Por su carcter nacional, no permite hacer
excepciones y debe iniciarse con mucha antelacin al perodo en que se va a ejecutar. Por
lo general, este ciclo inicia de 6 a 9 meses antes del comienzo del ao fiscal.

El ciclo para la programacin de actividades del proyecto comprende la identificacin de


la demanda de servicios por parte de los usuarios (as), que por lo general se realiza
durante distintos momentos del ao. Algunas demandas corresponden a iniciativas que
son identificadas a inicios del ao en curso, las cuales pueden incluirse para
financiamiento en el ciclo siguiente; otras son demandas que surgen hacia fines del ao en
curso, cuando el proyecto comienza a afinar con sus usuarios (as) las demandas
potenciales para el ao prximo. En proyectos recientes o en fondos de inversin las
demandas pueden surgir a lo largo de todo el ciclo, por lo que el POA debera ser un
documento amplio, de referencia para responder a este tipo de demandas abiertas.

Lo anterior hace necesario que los formuladores del plan operativo tengan muy presente,
que se trabaja simultneamente con dos tipos de informacin y con distintos plazos, y que
se debe hacer un esfuerzo por compatibilizar los dos ciclos, para que el plan sea un
instrumento de orientacin til al proyecto.

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PLAN ESTRATGICO, PLAN OPERATIVO DE GESTIN PARA UN PROYECTO DE INVERSIN

ACTIVIDADES A REALIZAR

1 Determinacin de los requisitos Estos requisitos comprenden: i) presentacin


(forma y contenido) y ii) trmite y aprobacin, incluyendo plazos y fechas lmite
fijados, tanto por los organismos financieros internacionales como por el gobierno.
Se deber tratar de uniformar en el mayor grado posible, los esquemas de
preparacin del POA, con el fin de generar los productos requeridos por los
organismos internacionales y por el gobierno, en un mismo proceso. Para realizar
esta actividad, se debe recurrir a directrices de gobierno, de entes contralores, la
institucin ejecutora de gobierno, organismos financieros y la IC.

2 Desarrollo de reuniones o talleres para la formulacin del POA Para la


formulacin del POA el equipo de la UP debe realizar reuniones y talleres con la
participacin de los usuarios (as) y las entidades prestado- ras de servicios. Estos
talleres ayudan a dimensionar las metas y actividades del ao

3 Desarrollo de reuniones o talleres de trabajo para la formulacin del


presupuesto, en concordancia con el POA formulado Una estimacin preliminar
del presupuesto se realiza en los talleres de formulacin del POA, no obstante, se
requiere afinar el presupuesto posteriormente. El presupuesto es de tipo
indicativo, principalmente en los proyectos que responden a demandas de
usuarios (as) formuladas durante el ao fiscal correspondiente. Los resultados
presupuestarios de cada ao sirven para definir los presupuestos posteriores.

4 Integracin del POA presupuesto El equipo de la UP bajo la coordinacin del


encargado (a) de PS&E elaboran un anteproyecto de POA, a ser presentado a las
autoridades correspondientes, que incluye el presupuesto.

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PLAN ESTRATGICO, PLAN OPERATIVO DE GESTIN PARA UN PROYECTO DE INVERSIN

PRODUCTOS

Los dos productos principales de esta etapa son el anteproyecto del POA y del
presupuesto.

INSTRUMENTOS

Los productos resultantes de la planificacin estratgica (marco lgico, plan global de


inversiones, estrategia de ejecucin), as como el manual operativo son de uso obligatorio
en esta etapa.

1. Documentos bsicos y de referencia del proyecto. Lista un conjunto de


documentos que deben estar a disposicin de todo el personal de la UP.

2. Esquema para elaborar el cronograma de trabajo. Presenta un modelo para


organizar la cronologa de las etapas bsicas del ciclo del POA, incluyendo el
presupuesto. Toma en cuenta el POA en ejercicio y las actividades para la
preparacin del POA del ao siguiente.

3. Propuesta de contenido del POA. Contiene una lista de temas a incluir en el


documento del plan operativo, incluyendo la evaluacin del POA del ao anterior,
los lineamientos estratgicos y operativos para el ao correspondiente, el desglose
para cada programa, objetivo o componente de las actividades, metas, recursos y
responsables, el plan presupuestario, los mecanismos para el seguimiento y
evaluacin del POA, as como los instrumentos de difusin del mismo.

4. Taller de preparacin del POA. Comprende una serie de acciones para realizar la
adecuada formulacin del POA, que van desde la evaluacin de las actividades del
perodo en curso, anlisis FODA, definicin de estrategias operativas, anlisis de
demandas y definicin del presupuesto preliminar.

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Consiste en la presentacin, revisin, anlisis y aprobacin del POA, incluido el plan


presupuestario, por las diferentes instancias internas y externas del proyecto.

ACTIVIDADES A REALIZAR

1. Remisin y trmite del POA presupuesto Es responsabilidad del Director (a), con
apoyo del encargado (a) de PS&E y el administrador (a) enviar el POA a las
diferentes instancias de revisin y aprobacin. Una constancia de las fechas de
entrega y copias del POA distribuidas deber ser llevada por el proyecto.

2. Seguimiento en los diferentes niveles donde se encuentre el POA Presupuesto La


institucin ejecutora enva el POA a la Institucin Cooperante, quien lo revisa,
aprueba y remite a los organismos financieros. La institucin ejecutora revisa y
consolida un presupuesto por programas de gasto y fuentes de financiamiento. Los
ministerios de finanzas y de planificacin y el organismo contralor nacional revisan
y consolidan los presupuestos del Ejecutivo e instituciones autnomas. El
Ministerio de Finanzas elabora el anteproyecto de ley de presupuesto, donde se
incluye el presupuesto del proyecto. El Congreso revisa y ajusta el anteproyecto y
dicta una Ley de Presupuesto, que debe revisarse por el proyecto para ajustar el
POA - pre- supuesto.

3. Realizacin de ajustes o aclaraciones al POA - presupuesto Segn sea solicitado


por la institucin ejecutora, las instituciones contraloras o de hacienda de
gobierno, la IC y las instituciones financieras.

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PRODUCTOS

Los productos de esta etapa son:

Entrega de la documentacin a los entes respectivos,


Disposiciones finales de presupuesto a travs de la Ley de Presupuesto,
POA - presupuesto aprobado.

Consiste en la ejecucin de las actividades aprobadas con los recursos asignados, las
cuales son realizadas por medio de la contratacin de entidades prestadoras de servicios y
algunas acciones a travs de la ejecucin directa del proyecto. Durante la ejecucin el
proyecto deber realizar un seguimiento continuo de las actividades y los recursos, para
verificar si se estn alcanzando los resultados esperados en forma eficiente y eficaz y
plantear medidas correctivas, si es el caso.

El seguimiento a la ejecucin del POA - presupuesto busca conocer cmo se estn


realizando las actividades y tareas definidas y si estas estn cumpliendo con las metas
diseadas en los plazos previstos y con los recursos asignados. Este es un proceso
participativo, que sirve para ajustar el POA y el presupuesto del ao en curso y del ao
siguiente. Para su realizacin es necesario que se hayan definido los indicadores de
resultados y proceso correspondientes y se hayan formulado los diferentes instrumentos
para la recoleccin y anlisis de la informacin.

La etapa de ejecucin inicia con el principio del ao presupuestario, que por lo general,
comienza en enero y concluye en diciembre. En los primeros meses del ao, la UP revisa el
POA que elabor el ao anterior, procede a ajustarlo y a detallarlo para iniciar la ejecucin
del ao.

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Si el presupuesto anual del organismo ejecutor es afectado por ajustes presupuestarios


generales que dicta la Autoridad Financiera del Gobierno (Ministerio/Secretara de
Hacienda/Finanzas); el organismo ejecutor ajusta y negocia los cambios al presupuesto.
Posteriormente, esta indica a la UP la disponibilidad final de recursos (nacionales y
externos) para que realice los cambios correspondientes; por lo anterior, la UP debe
realizar revisiones al presupuesto cada vez que stos ocurran, as como modificar las
actividades y metas programadas segn la nueva disponibilidad de recursos.

Cuando se presentan modificaciones al presupuesto la UP debe realizar los ajustes


proporcionales de los recursos externos y los recursos de contraparte nacional

Los encargados de componentes de la UP coordinan, dan seguimiento y valan las


actividades programadas del componente u objetivo respectivo, mediante la supervisin
de los contratos de servicios y visitas tcnicas. Los usuarios (as) formulan planes de
desarrollo de su organizacin o sub-proyectos y son los responsables de la ejecucin de
estas actividades, dan seguimiento y evalan los servicios recibidos, a travs de los
instrumentos de seguimiento contemplados en los contratos de servicios, como son
cuadernos de la organizacin, informes de seguimiento, reuniones y talleres evaluativos.

Los prestadores de servicios ejecutan las actividades programadas, dan seguimiento y


participan en la evaluacin de los servicios, para lo cual usan como instrumentos los
planes de desarrollo o subproyectos acordados con los usuarios (as), los contratos de
servicios, con sus respectivos instrumentos de seguimiento como: hojas de registros,
cuadernos del tcnico, reuniones y los talleres evaluativos.

ACTIVIDADES A REALIZAR
Como parte de la ejecucin se debern realizar actividades como:

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Contrataciones de bienes y servicios, firmas de convenios, asignacin de fondos


para atender las actividades del POA.
Desembolsos y gestin de recursos para financiar el POA, los planes de trabajo por
componente, unidad funcional u otra.
El seguimiento conlleva realizar las siguientes actividades:

Anlisis de diferentes regulaciones que afectan la ejecucin normal del POA, como
directrices de entidades gubernamentales y leyes especficas.
Anlisis de factores externos (supuestos y riesgos) que afecten la ejecucin del
proyecto
Revisin contina de los avances en las actividades, segn mecanismos de
seguimiento con los que cuenta el proyecto. Por ejemplo: reuniones semanales o
mensuales, visitas de campo, etc.
Preparacin de informes de ejecucin, misiones de supervisin, procesos de
rendicin de cuentas, estudios y evaluaciones sobre temas especficos
Discusin de los resultados de la ejecucin del POA - presupuesto y divulgacin en
forma peridica.
Replanteo de actividades, metas y estrategias, asignacin de recursos y
presupuesto global.

INFORMACIN SOBRE EL SEGUIMIENTO A LA EJECUCIN DEL POA, SEGN USUARIOS


(AS)

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Informacin sobre el seguimiento a la ejecucin del POA, segn usuarios (as)

Usuarios (as) Tipo de informacin

Avances del proyecto, considerando las metas y los


objetivos definidos
Cumplimiento de trminos de los convenios o contratos
Usuarios (as) con organizaciones de base y con prestadores de
servicios

Grado de consolidacin de las instituciones


financieras locales (IFL)
Prestadoras de Avances del proyecto, considerando los
servicios objetivos definidos
financieros Cumplimiento de los trminos de los contratos

Opinin de los usuarios (as) sobre los servicios


Prestadoras de prestados
servicios no Avances del proyecto, considerando los
financieros objetivos definidos

Avance del proyecto considerando los objetivos


Comits tcnicos,
definidos y los indicadores establecidos para medir el
directivos,
logro de los mismos
estratgicos

Avance del proyecto considerando los objetivos


Organismos definidos y los indicadores establecidos para medir el
financieros logro de los mismos

Avance del proyecto considerando los objetivos


Institucin definidos y los indicadores establecidos para medir
ejecutora el logro de los mismos

Instituciones
contralo- ras y Avance fsico y financiero del proyecto
presupuestarias

PRODUCTOS

De esta etapa se obtienen resultados como:

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POA y presupuestos ajustados,


Informes de seguimiento
Contratos de ejecucin de sub proyectos y prestacin de servicios y
convenios con organizaciones de usuarios (as).

INSTRUMENTOS
Revisin y ajustes del POA del nuevo ao. Da orientaciones para revisar y ajustar las
actividades, metas e indicadores establecidos en el POA.

El proyecto debe contar, a ms tardar despus de un ao de funcionamiento, con un


sistema de seguimiento y evaluacin operando. Este sistema contempla una serie de
indicadores para el seguimiento y la evaluacin.

En la formulacin del POA se identifican los indicadores de seguimiento y evaluacin de


las actividades para el perodo programado especfica- mente. Estos indicadores sirven
para medir el avance de la ejecucin de las actividades del POA y del cumplimiento de los
objetivos del proyecto.

En diferentes perodos de la ejecucin del POA un equipo conformado por miembros de la


UP, representantes de los usuarios (as) y prestadores de servicios, debe realizar
evaluaciones para valorar el cumplimiento de las metas y replantear las estrategias
seguidas, si es el caso, como elementos para mejorar la planificacin en el ciclo siguiente.

BIBLIOGRAFA

Altair Consultores, ECO3 Colecciones: libro: elaboracin del plan


estratgico

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http://www.guiadelacalidad.com/modelo-efqm/plan-estrategico
https://www.isotools.org/2015/04/14/el-plan-estrategico-
empresarial-una-herramienta-para-la-calidad/
http://aunap.gov.co/wp-content/uploads/2016/04/Guia-para-la-
elaboracion-del-plan-operativo-y-el-plan-de-
inversi%C3%B3n.pdf
http://unpan1.un.org/intradoc/groups/public/documents/icap/unpa
n033080.pdf

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