Tablas Dinmicas

II Objetivos

Al trmino de la unidad los alumnos y alumnas podrn crear

tablas dinmicas en Excel, mejorando as el anlisis de
informacin en la toma de decisiones en sus respectivos
trabajos y/o futura vida laboral

Tablas Dinmicas
Un informe de tabla dinmica es una forma interactiva de resumir rpidamente
grandes volmenes de datos. Utilice un informe de tabla dinmica para analizar datos
numricos en profundidad y para responder preguntas no anticipadas sobre los datos.
Un informe de tabla dinmica est especialmente diseado para:

1. Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes para

el usuario.

2. Calcular el subtotal y agregar datos numricos, resumir datos por

categoras y sub categoras, y crear clculos y frmulas personalizados.

3. Expandir y contraer niveles de datos para destacar los resultados y

desplazarse hacia abajo para ver los detalles de los datos de resumen de
las reas de inters.

4. Desplazar filas a columnas y columnas a filas para ver resmenes

diferentes de los datos de origen.

5. Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de

datos ms tiles e interesantes para poder centrarse en la informacin que
le interesa.

Para crear un informe de tabla dinmica, en la ficha Insertar, en el grupo Tablas,

haga clic en Tabla dinmica y, a continuacin, en Tabla dinmica.

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Crear una tabla dinmica

Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos,

atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de
doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos.

Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos,

cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen, etc.

Para aquellos que tengan conocimientos de Access es lo ms parecido a una

consulta de referencias cruzadas, pero con ms interactividad. Veamos cmo
podemos crear una tabla dinmica a partir de unos datos que ya tenemos.

Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona las tablas y grficos
dinmicos.

Supongamos que tenemos los resultados de una encuesta, realizada a un

grupo de alumnos que comenzaran un curso de Microsoft Office. Donde
tenemos el id de alumno, programa, nmero de pregunta y la respuesta.

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Para crear una tabla dinmica, vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en
Tabla dinmica (tambin podemos desplegar el men haciendo clic en la flecha
al pie del botn para crear un grfico dinmico).

Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu

podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos
analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

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En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de
celdas y que queremos ubicarla en una hoja de clculo 2.

Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos
desde otra fuente diferente a Excel.

En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango debemos

seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.

Pulsamos Aceptar para seguir.

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Y comenzamos a mover los campos que incluiremos en nuestra tabla dinmica:

Y aparecer nuestra tabla dinmica:

Como vemos Excel nos ofrece la suma de alumnos, que es el dato ubicado en
valores

Vamos a cambiar esto, para que nos muestre la cantidad de alumnos que
respondieron Si o NO.

Para ello hacemos clic con el botn izquierdo sobre suma de alumno y
aparecern las siguientes opciones:

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Seleccionamos Configuracin de campo de valor:

Seleccionamos Cuenta y personalizamos el nombre

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Y nos queda como se muestra a continuacin:

Ahora vamos a personalizar los Rtulos de fila y columna, para ello basta con
hacer doble clic sobre los rtulos y cambiamos los textos:

En nuestro ejemplo que aparezcan los totales de columnas y filas, no tiene

mucho sentido, pues nos interesa saber cuntos alumnos respondieron si o no,
en un ejemplo con valores monetarios o cantidades producidas o vendidas si
sera til estos totales.

Vamos a proceder eliminarlos, para ello hacemos clic con el botn derecho del
mouse sobre la tabla dinmica y nos aparecer el siguiente cuadro:

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Elegimos Opciones de tabla dinmica:

Y desmarcamos Mostrar totales

Y ya tendramos nuestra tabla dinmica lista.

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Aplicar filtros a una tabla dinmica

Otra caracterstica til de las tablas dinmicas es permitir filtrar los resultados y
as visualizar nicamente los que nos interesen en un momento determinado.
Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante.

Los campos principales en el panel y los rtulos en la tabla estn

acompaados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista
desplegable.

Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rtulo Rtulos de filas nos aparece
una lista como vemos en la imagen con los distintos programas disponibles en
la tabla con una casilla de verificacin en cada uno de ellos para indicar si los
queremos ver o no, ms una opcin para marcar todas las opciones en este
caso todos los programas.

Si marcamos Word y Excel solo veremos los resultados de la encuesta para

esos dos programas.

Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para
cerrar y dejarlo como estaba.

Y lo mismo podramos hacer con el filtro de las respuestas.

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Obtener promedios en una tabla dinmica

Por defecto, al crear una tabla dinmica, Excel nos genera unos totales con
sumatorio, puede interesarnos modificar esas frmulas por otras como pueden
ser sacar el mximo o el mnimo, el promedio, etc.

En nuestro caso lo cambiamos a cuenta, pero podramos elegir otra frmula

que resuma nuestra informacin segn nuestro inters.

Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que

queremos rectificar y hacer clic con el botn derecho del ratn, nos aparece un
men emergente con diferentes opciones, debemos escoger la opcin
Configuracin de campo de valor... y nos aparece un cuadro de dilogo
como el que vemos en la imagen.

En este cuadro de dilogo podemos escoger cmo queremos hacer el

resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.

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Grficos con tablas dinmicas

Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica deberemos hacer clic en el
botn Grfico dinmico de la pestaa Opciones.

Para cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrade ms o
nos convenga ms segn los datos que tenemos.

Al pulsar este botn se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico, all

deberemos escoger el grfico que ms nos convenga.

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Y si cambiamos los filtros veremos que el grafico se ir cambiando
automticamente igual que nuestra tabla dinmica.

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Para realizar el ejemplo de esta leccin debes descargar el libro Excel:
Encuesta.xlsx

Le recordamos ingresar al Entorno Virtual de Aprendizaje para desarrollar la

evaluacin correspondiente a este tema, hacer consultas e interactuar con
otros participantes de este curso.

www.e-araucana.cl/moodle

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