CAJA MUNICIPAL DE AHORRO Y

CRDITO
DE MAYNAS S.A.
- CAJA MAYNAS -
Directiva Interna
sobre
Control de Gastos
PERIODO DE EJECUCION:
AO 2014
Aprobado en Comit de Gerencia del 18 / Febrero / 2014
Iquitos, Febrero del 2014
Caja Municipal de Ahorro y Crdito de Maynas S.A.
Directiva de Control de Gastos 2014 2
DIRECTIVA DE CONTROL DE GASTOS
CAJA MAYNAS AO 2014
1. FINALIDAD
Establecer lineamientos y acciones internos necesarios que dirijan al personal
de la Caja
Municipal de Ahorro y Crdito de Maynas S.A. Caja Maynas, para ejecutar
con
eficiencia, eficacia y transparencia el Presupuesto de Ingresos y Egresos
aprobado por la
Gerencia Mancomunada y ratificado por el Directorio, en concordancia con el
Reglamento
de Gestin Presupuestaria para el Sistema CMAC y normas internas de la
entidad, en la
bsqueda de optimizar el uso de los recursos econmicos y financieros de Caja
Maynas
para contribuir con la reduccin gradual de los gastos operativos y
administrativos.
2. ALCANCE Y RESPONSABILIDAD
La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio de todo el personal de
Caja Maynas,
independientemente del nivel jerrquico que tenga en la institucin, salvo que
exista
autorizacin expresa de la Gerencia Mancomunada, y en el caso de sta con
autorizacin
del Directorio. El alcance al Directorio ser en cuanto les sea aplicable.
3. BASE LEGAL
La aplicacin de la presente Directiva se sujeta especficamente al marco
normativo
siguiente:
Reglamento de Gestin Presupuestaria para el Sistema CMAC (aprobado
en Sesin
Extraordinaria N 258-CD de la FEPCMAC) y sus Modificatorias.
Reglamento de Adquisiciones y Contrataciones para el Sistema CMAC
(aprobado en
Sesin del Comit Directivo de la FEPCMAC) y sus Modificatorias.
Presupuesto Institucional Anual aprobado para el Ao 2014 (aprobado por
el Comit
de Gerencia y ratificado por el Directorio de Caja Maynas).
Plan de Adquisiciones y Contrataciones para el Ao 2014 (aprobado por el
Comit de
Gerencia de Caja Maynas).
4. OBJETIVO GENERAL
Caja Maynas ha establecido en su Plan Operativo Institucional 2014 la Meta
de
Gestin de Costos relacionado con Gastos Administrativos / Ingresos
Financieros, en
torno al cual debe girar todos los mecanismos de supervisin y control de
costos:
Indicador de Gastos Administrativos / Ingresos Financieros = No > 42.70%
7. LINEAMIENTOS GENERALES DE CONTROL DE GASTOS
7.1. En Materia de Personal
7.1.1. La contratacin de personal estar sujeto a la existencia del puesto
dentro del Cuadro de Asignacin de Personal (CAP), salvo que se
presenten las siguientes condiciones y el personal requerido cuente con la
disponibilidad financiera respectiva:
a) Creacin de un nuevo puesto por disposicin de entes supervisores.
b) El reemplazo por cese del personal o para suplencia temporal del
trabajador. En caso de la suplencia de personal, una vez finalizada la
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labor para la cual fue contratada la persona, los contratos respectivos
deben quedar resueltos automticamente.
c) Por necesidades operativas de la institucin ante el incremento de
actividades inherentes al giro del negocio, necesidad administrativa o
ante la apertura de nuevas agencias u oficinas autorizadas. En este caso,
la Gerencia evaluar la rotacin o promocin del personal requerido por
un rea o agencia para el normal funcionamiento de las actividades.
La Gerencia Mancomunada podr requerir un Informe de Costo/Beneficio al
Departamento de Recursos Humanos, que sustente la creacin de un puesto
o la incorporacin de nuevo personal a un rea o agencia.
7.1.2. Los nuevos contratos de personal no deben superar los montos
autorizados como Escalas Remunerativas o Bandas Salariales fijados por la
institucin, siempre que no implique una promocin o ascenso.
7.1.3. Cuando una Agencia o Departamento requiera mantener personal para
realizar labores fuera del horario normal establecido por la entidad, el
Jefe del Departamento o de Agencia, en coordinacin y VB de los
Departamentos de Recursos Humanos y de Seguridad, con conocimiento de
la Gerencia de Administracin, establecern turnos u otros mecanismos que
permitan el adecuado cumplimiento de las tareas asignadas, reduciendo
contingencias de ndole legal por reclamos para pagos de horas extras no
autorizadas.
7.1.4. La Gerencia de Administracin podr autorizar el pago de horas extras,
previa opinin del Departamento de Recursos Humanos, y contando con un
Informe del Jefe de Departamento y/o Agencia.
7.1.5. La Gerencia de Administracin podr autorizar adelantos con cargo a
remuneraciones, previa opinin del Departamento de Recursos Humanos y
en concordancia con las normas vigentes.
7.1.6. La Gerencia Mancomunada es la instancia encargada de autorizar, si
corresponde, la acumulacin, suspensin y/o compra de vacaciones del
personal en general, previa opinin del Departamento de Recursos
Humanos, siempre que no contravengan las normas laborales y la necesidad
personal del trabajador. Para el caso de la Gerencia Mancomunada y de los
Funcionarios con dependencia del Directorio, ste rgano ser el nivel
correspondiente para su autorizacin.
7.1.7. Las Jefaturas debern presentar el Rol Vacacional de su Departamento,
Agencia u Oficina, para la aprobacin respectiva. El descanso vacacional de
los trabajadores debe hacerse efectivo en el mes programado y autorizado que
corresponda, evitando provisiones que afecten los resultados financieros.
7.1.8. Todo incremento de remuneraciones o asignaciones al personal de Caja
Maynas debe ser autorizado por la Gerencia Mancomunada, dentro de los
lmites de los topes remunerativos establecidos para cada categora o
nivel, lo cual debe darse atendiendo al desempeo o nivelacin del
trabajador.
7.1.9. El ingreso y permanencia de personal fuera del horario de trabajo y
en das no laborables, slo sern permitidos si la labor o actividad a cumplir
as lo justifique, con opinin favorable del Jefe inmediato y debiendo poner
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en conocimiento del Jefe de Seguridad y autorizacin de la Gerencia de
Administracin. El Departamento de Recursos Humanos deber tomar
conocimiento de las autorizaciones que correspondan para las
consideraciones pertinentes.
7.1.10. Los refrigerios a los trabajadores sern autorizados para aquellas
actividades que implique acciones operativas, reuniones de trabajo y/o de
capacitacin, de manera razonable.
7.2. Bienes y Servicios
7.2.1. Los gastos por honorarios profesionales y de servicios no
personales,
procedern solo cuando sean de especializacin y ajenas a las funciones
habituales que desarrolla el personal permanente y con contrato a plazo fijo,
con metas cuantitativas, muy especficas y de carcter eventual. Estos se
efectuarn observando los procedimientos del Reglamento de Contrataciones
y Adquisiciones vigente.
7.2.2. Se prohbe que los trabajadores contratados bajo cualquier forma o
modalidad desarrollen actividades o funciones no establecidas en los
respectivos contratos o desvirten los mismos, quedando bajo la
responsabilidad de quienes lo autoricen el control correspondiente.
7.2.3. Los viajes dentro y fuera del pas sern autorizados por la Gerencia
Mancomunada siempre y cuando stos sean de necesidad justificada y de
importancia para los intereses de la institucin. Los viajes fuera del pas,
debern ser puestos a conocimiento del Directorio por la Gerencia
Mancomunada. Para el caso de la Gerencia Mancomunada y otros
Funcionarios que dependan del Directorio, sern autorizadas por este nivel.
7.2.4. Los viticos o cualquier otra asignacin de naturaleza similar, por viajes
dentro o fuera del pas no debern superar los importes autorizados a travs
del Reglamento para la Administracin de Entregas a Rendir o documento
sobre el particular, los cuales deben cubrir la comisin de servicios y abarcar
los conceptos establecidos. El comisionado, al retorno de su viaje, deber
presentar un Informe de las actividades desarrolladas, as como la
sustentacin del gasto de acuerdo a lo establecido en la citada normativa.
7.2.5. En el caso de Capacitacin (Pasantas y Cursos de Especializacin) el
beneficiario deber suscribir un Convenio de permanencia con Caja Maynas,
segn lo establecido en las Polticas de Recursos Humanos, replicando los
conocimientos adquiridos hacia sus dems compaeros de trabajo.
7.2.6. La adquisicin y uso de Formatera deber ejecutarse de acuerdo a
necesidades institucionales y previo anlisis de la necesidad efectuada por el
Departamento de Marketing en coordinacin con el rea usuaria. El Jefe del
Departamento de Logstica deber reportar peridicamente el stock de la
Formatera ubicada en el Almacn Central y los Supervisores de
Operaciones de las Agencias el stock de sus almacenes.
7.2.7. La contratacin de servicios, cualquiera sea el tipo, requeridos por
los Departamentos y Agencias, no contemplados en el Plan Anual de
Adquisiciones y Contrataciones y en el Presupuesto Institucional
Anual, sern autorizadas por la Gerencia Mancomunada, previa evaluacin
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de la necesidad y los costos del servicio a contratar, con opinin del
Departamento de Logstica.
7.2.8. El monto mximo de la Declaracin Jurada, como documento
sustentatorio del gasto, no debe exceder la dcima parte (10%) de una
Unidad Impositiva Tributaria vigente, de acuerdo al Reglamento para la
Administracin de Entregas a Rendir.
7.2.9. . El personal ser responsable del cuidado de los mobiliarios y
equipos
asignados, velando por su correcto uso para las labores propias de las
funciones establecidas. Se aplica lo establecido en el Reglamento de
Registro y Control de Bienes del Activo Fijo.
7.2.10. El Departamento de Recursos Humanos elaborar anualmente el Plan
de
Capacitacin, en coordinacin con las Jefaturas y Gerencia
Mancomunada, que ser aprobado por el Comit de Gerencia, atendiendo a
intereses y objetivos institucionales y lneas de carrera.
7.2.11. Los departamentos de Recursos Humanos, Logstica, Marketing,
Finanzas,
Crditos u otros departamentos o Agencias realizarn una revisin
constante de los contratos y/o convenios que administran,
supervisando su vigencia, vencimientos, pagos de trmite administrativo y
otros aspectos relacionados.
7.2.12. El gasto por materiales y tiles de oficina no contemplados en el
Plan
Anual de Adquisiciones y Contrataciones se sujetarn a las necesidades
institucionales del ao en curso, segn hayan planificado los Departamentos
y/o Agencias.
7.3. Consumo de Energa
7.3.1. Se deber hacer uso del servicio de energa, a lo estrictamente
necesario por
el rea usuaria.
7.3.2. Es responsabilidad de los trabajadores apagar sus equipos asignados
a su
rea (aire acondicionado, equipos de cmputo, y otros) cuando dejen de
laborar (refrigerio y hora de salida), bajo la supervisin de los Jefes
inmediatos, con la colaboracin de la Oficina de Seguridad.
7.3.3. El Jefe de Agencia u Oficina Especial coordinar con el servicio de
vigilancia del turno de la noche el apagado de las luminarias de las zonas
de atencin al pblico, posterior al cierre de operaciones.
7.3.4. La corriente estabilizada es de uso exclusivo de equipos de cmputo y
conexos, quedando prohibido su uso para otros fines, a fin de no causar
inconvenientes en el servicio para la atencin al pblico. Los Departamentos
de Tecnologa de Informacin y/o de Seguridad de la Informacin debern
realizar inspecciones peridicas para verificar el cumplimiento del buen uso
de la corriente estabilizada.
7.4. Consumo de Agua
7.4.1. Se deber optimizar el consumo del agua potable, a travs del debido
uso de este recurso, para ello el personal debe apoyar en la verificacin de
que las instalaciones de los suministros de agua se encuentren operativas y
en ptimas condiciones a fin de evitar desperdicios, comunicando cualquier
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incidente al Departamento de Logstica, encargado del mantenimiento y
reparacin oportuna de las instalaciones.
7.5. Telefona Fija y Celular
7.5.1. El uso de la telefona fija debe ser lo estrictamente necesario para el
cumplimiento de las funciones asignadas, su uso debe ser moderado. Si se
detectara un mal uso de este servicio la Gerencia Mancomunada adoptar
las medidas correctivas que correspondan.
7.5.2. Todo personal autorizado tendr asignado un cdigo de acceso para
realizar llamadas, ya sea local o nacional, el mismo que es personal e
intransferible, siendo de su absoluta responsabilidad. Queda prohibido las
llamadas internacionales, salvo autorizacin de la Gerencia
Mancomunada. El cdigo de acceso ser asignado a travs del Departamento
de Tecnologa de la Informacin.
7.5.3. La Gerencia Mancomunada autorizar la asignacin, en coordinacin
con el
Departamento de Logstica, 01 equipo celular por persona, a la que por
necesidades de su labor as lo requieran. Asimismo, atendiendo a la
necesidad de la representacin institucional, Gerencia Mancomunada podr
asignar un equipo celular a los miembros del Directorio.
7.5.4. El Departamento de Logstica velar por planes tarifarios y equipos que
permitan comunicaciones econmicas y la prestacin adecuada del
servicio de telefona mvil.
7.5.5. El Departamento de Logstica ser la encargada de la asignacin y
devolucin de los equipos celulares (incluido el chip) de propiedad de
Caja Maynas, cuando se registren movimiento de personal.
7.6. Uso de Papel y Comunicaciones Escritas y por Correo Electrnico
7.6.1. El personal deber hacer uso racional del papel quedando prohibida su
utilizacin para actividades personales y/o de terceros.
7.6.2 El uso de papel para impresin y fotocopiado debe limitarse a lo
estrictamente necesario, de conformidad con lo dispuesto con la Directiva
de Envo y recepcin de documentos digitalizados por correo
electrnico.
7.6.3. En lo posible se deber reciclar la papelera para reutilizar en la
elaboracin de borradores y/o blocks de trabajo, as como para
comunicaciones internas. El papel que se recicla no debe contener
informacin relevante y confidencial que vaya en desmedro de la imagen
de la institucin y pueda ser mal usado por personas ajenas a la institucin.
El Jefe de Departamento o Agencia debe velar por la correcta aplicacin de la
presente medida.
7.6.4. Para las comunicaciones internas, se deber reemplazar, en lo posible,
el uso
de documentos fsicos por la comunicacin mediante correo electrnico
(con valor oficial).
7.6.5. El uso de papel con el logotipo institucional se utilizarn solamente
para comunicaciones oficiales ante otras instituciones o terceras personas, y
debern efectuarlos solo las reas autorizadas, o que por sus funciones as lo
requieran.
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7.6.6. Se debe evitar las impresiones de documentos a colores, salvo
autorizacin de la Gerencia de Lnea o Jefe del Departamento o Jefe de
Agencia, segn corresponda, y se justifique su impresin para mayor
anlisis.
7.6.7. Las comunicaciones externas a travs del correo electrnico
institucional,
deben estar supeditadas a comunicaciones autorizadas por la naturaleza de
las funciones asignadas al trabajador. Caja Maynas se reserva el derecho de
bloquear direcciones electrnicas a travs de las cuales podran ingresar
archivos o comunicaciones no confiables que afecten la funcionalidad del
equipo asignado al usuario.
7.7. Fotocopias e Impresiones
7.7.1. Queda prohibido el fotocopiado e impresin de documentos ajenos a
la
institucin. Slo se permitirn fotocopias, impresin y anillados de
documentos relacionados con el giro del negocio y actividades propias del
trabajo, previa autorizacin del Jefe inmediato superior con la Orden de
Servicio de Fotocopiados respectiva.
7.7.2. En caso de necesitar fotocopiar libros o documentos extensos que
contengan artculos de inters institucional, se necesitar autorizacin del
funcionario o Gerente responsable del departamento que solicita la fotocopia.
7.7.3. El Departamento de Logstica reportar a la Gerencia de Administracin
en
forma peridica el consumo de fotocopias, clasificado por Departamento y
ordenado de acuerdo al consumo.
7.8. Publicidad, Auspicios y Publicaciones
7.8.1. Los gastos en materia de publicacin de memorias institucionales,
revistas,
calendarios, agendas y otras publicaciones institucionales, sern autorizados
por la Gerencia Mancomunada, en funcin a costos previamente cotizados
en diferentes empresas.
7.8.2. La adquisicin y uso de la Folletera Publicitaria deber ejecutarse de
acuerdo a objetivos institucionales y previo anlisis del beneficio/costo del
Departamento de Marketing en coordinacin con los Jefes de Agencia y/o
Departamento que as lo requiera.
7.8.3. Los auspicios se otorgarn sobre la base del anlisis de la
contraprestacin
del auspicio, evaluando el impacto en los objetivos institucionales, y se
realizar como intercambio publicitario. La Gerencia Mancomunada emitir
las Directivas necesarias para restringir las atenciones de auspicios y/o
donaciones los ltimos meses del ao, salvo excepciones autorizadas por la
misma.
7.8.4. La realizacin de campaas y/o eventos promocionales se
desarrollarn
observando objetivos institucionales, optimizando el presupuesto asignado y
de acuerdo a lo estructurado en el Plan de Marketing autorizado por la
Gerencia Mancomunada.
7.8.5. Los gastos en material publicitario se realizarn teniendo en cuenta el
impacto del material adquirido, y su uso debe estar enmarcado dentro de los
objetivos del Plan de Marketing. La correcta asignacin del material
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publicitario se har previa evaluacin de necesidades del rea o agencia
usuaria por el Departamento de Marketing.
7.8.6. Reducir a lo estrictamente necesario los gastos referidos a Relaciones
Pblicas, los cuales deben redundar en un beneficio institucional.
7.8.7. En lo posible debe evitarse el gasto indiscriminado de contratos
publicitarios con emisiones radiales, televisivas, diarios, revistas y con
diferentes medios de comunicacin, que registran poca audiencia o
preferencia del pblico. Estos contratos deben obedecer estrictamente a
aspectos relacionados con los objetivos de crecimiento y mejora del
posicionamiento de Caja Maynas.
7.8.8. En todos los casos, el Departamento de Marketing ser responsable de
velar por el correcto cumplimento de los presentes lineamientos,
proponiendo alternativas viables para la optimizacin de los recursos
financieros asignados.
7.9. Unidades Mviles y Asignacin de Combustible
7.9.1. El uso de las unidades mviles en la Sede Principal sern asignadas a
la
Gerencia Mancomunada, los cuales dispondrn su uso adecuado y ptimo
enmarcado dentro del Reglamento de Uso de Unidades Mviles vigente
a la fecha de uso de la unidad.
7.9.2. El uso de las unidades mviles asignadas a las Agencias sern
autorizadas por el Jefe de Agencias, en concordancia con el Reglamento de
Uso de Unidades Mviles. El uso de las camionetas estar a cargo del Jefe de
Logstica en la Sede Principal, para esto deber existir requerimiento
sustentado y se efectuar mediante la Papeleta de Autorizacin.
7.9.3. Se debe racionalizar los gastos en combustibles, carburantes y
lubricantes,
en uso de las unidades mviles de la institucin.
7.9.4. La Gerencia Mancomunada autorizar el uso de los vehculos de la
institucin durante los das no laborables, domingos y feriados dictados
por el gobierno.
7.9.5. Ningn Funcionario o trabajador de la institucin podr tener asignado
ms de una unidad mvil a su cargo, independientemente del nivel
jerrquico que tenga.
7.9.6. El Departamento de Logstica emitir el Formulario de Salida del
Vehculo de la institucin, previa autorizacin de la Gerencia de
Administracin o la Gerencia que corresponda.
7.9.7. El Reglamento de Uso de Unidades Mviles establece otras
disposiciones que deben ser de conocimiento obligatorio del usuario
autorizado, y que deber ser transmitido por el Departamento de Logstica,
Jefe de Agencia, Jefe de Departamento o quien corresponda.
7.10. Uso de la Internet e Intranet
7.10.1. El acceso a Internet queda restringido a pginas web de organismos
nacionales y extranjeros autorizados, que mantienen vnculos
financieros o comerciales con Caja Maynas. La Gerencia de
Administracin evaluar la autorizacin de otras pginas web o el
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acceso libre, para un mejor desempeo de las funciones, previo opinin
favorable del Jefe inmediato y el Oficial de Seguridad de la Informacin,
con conocimiento del Jefe de Tecnologa de la Informacin.
7.10.2. La Intranet ser de uso obligatorio para la revisin de las normas y
otros
documentos institucionales aprobados por la Gerencia Mancomunada,
para ello previamente el Departamento de Organizacin y Procesos
comunicar a los correos de los Jefes de Departamento y Jefes de Agencia,
en el momento que la norma ha sido publicada, permitiendo que todo el
personal est informado de las normas vigentes y contribuyendo al ahorro
de papel.
8. DISPOSICIONES FINALES
8.1. Los lineamientos sobre control de gastos contenidos en el presente
documento son
de alcance a todos los gastos operativos y/o administrativos de carcter
permanente que tengan vinculacin directa con las metas de gestin de la
Gerencia Mancomunada.
8.2. Los Jefes de Agencia u Oficinas Especiales quedan autorizadas a emitir
las
disposiciones complementarias que sean necesarias para la mejor aplicacin
de los
lineamientos enunciados, dentro del marco de la normativa vigente y autorizada
por la Gerencia Mancomunada.
8.3. Cualquier aspecto no contemplado en el presente documento ser
resuelta
por el Comit de Gerencia, previa sustentacin del caso.
8.4. El incumplimiento de alguna de las disposiciones contenidas en las
directivas
establecidas ser sancionado de acuerdo a las normas vigentes y Reglamento
Interno de Trabajo de Caja Maynas, sin perjuicio de las acciones civiles y
penales
que puedan conllevar.
8.5. Quedan sin efecto, segn sea el caso y siempre cuando no contravengan
normas
sobre el particular, todo aquello que se opongan a la presente Directiva, en
cuyo
caso la Gerencia Mancomunada emitir las disposiciones finales que
correspondan.
9. VIGENCIA
Las directivas internas emitidas en el presente documento entrarn vigencia a
partir del
siguiente da hbil de su aprobacin por la Gerencia Mancomunada, la misma
que ser
difundida a todos los Departamentos y Agencias, para su aplicacin y
conocimiento de
todo el personal.
Aprobacin: Comit de Gerencia, de fecha / . / 2014
Gerencia Mancomunada
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