EL PRESUPUESTO Y LA ADMINISTRACIN, SU RELACION CON LA

AUDITORIA

1. EL PROCESO ADMINISTRATIVO

1.1 Definicin
Es una serie o una secuencia de actos regidos por un conjunto de reglas, polticas
y actividades establecidas en una empresa u organizacin, con la finalidad de
potenciar la eficiencia, consistencia y contabilidad de sus recursos humanos,
tcnicos y materiales.

La importancia del proceso administrativo radica en la previsin de los fenmenos

futuros y el control de los recursos en forma sistemtica y ordenada. Es
imprescindible que las reglas, polticas o actividades de cada proceso
administrativo se aplique de forma efectiva y simple, y en lnea con los objetivos de
la empresa u organizacin. Para mantener la eficiencia del sistema y cumplir con
los objetivos definidos, todo proceso administrativo debe evitar caer en
redundancias de informacin.

1.2 Elementos del proceso administrativo

El proceso administrativo se considera como una actividad compuesta de ciertas
sub-actividades que constituyen el proceso administrativo nico. Este proceso
administrativo formado por cuatro etapas fundamentales las cuales son conocidas
con las siglas PODP de Planificacin, Organizacin, Direccin y Control. Estas
cuatro etapas son cclicas y repetidas por cada objetivo establecido por la empresa
u organizacin.

Generalmente, estas etapas son divididas en dos grandes fases:

Fase mecnica: Se refiere a la estructuracin o construccin de la organizacin
hasta llegar a integrarla en su plenitud funciona esta para el desarrollo.
Planificacin (qu hacer) y Organizacin (cmo hacer)

[Escribir texto] P gin 1

Fase dinmica: Es aquella donde totalmente estructurada desarrolla de manera
eficiente y tica las funciones operaciones en toda su variedad pero coordinada
complejidad. Direccin (cmo se est haciendo) y Control (cmo se hizo).

a) Planeacin
Determinacin del camino concreto de accin que habr que seguir, fijando los
principios que lo habrn de presidir y orientar, la secuela de operaciones
necesarias para alcanzarlo y la fijacin, entre otros, de tiempos y unidades
necesarios para su realizacin.

b) Organizacin
Estructuracin tcnica de las relaciones que deben darse entre las jerarquas,
funciones y obligaciones individuales imprescindibles en un organismo social para
mejorar la eficiencia. Sus etapas son la jerarqua, funciones y obligaciones.

c) Direccin
Impulso, coordinacin y vigilancia de las acciones de cada persona y grupo de una
organizacin, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice del modo ms
eficaz los planes sealados. Sus etapas son:
Autoridad. Capacidad para tomar decisiones, mandar y hacerse obedecer.
Motivacin. Termino general que se aplica a toda clase de impulsos, deseos,
necesidades, anhelos y fuerzas similares.
Comunicacin. Proceso de transmitir mensajes por medio de escritos y orales.
Supervisin. Vigilar que las actividades que desempean los trabajadores.

d) Control
Establecimiento de sistemas o mtodos que permitan medir los resultados actuales
y pasados en relacin con los esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo
que se esperaba, corregir, mejorar y formular nuevos planes. Comprende las
etapas de establecimiento de normas, operacin de controles e interpretacin de
resultados.

[Escribir texto] P gin 2

2. Principios de control

2.1 Equilibrio
A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarse el grado de control
correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la
responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los
mecanismos suficientes para verificar que se est cumpliendo con la
responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada est siendo debidamente
ejercida.

2.2 De los objetivos

Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es decir, el control no
es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningn control
ser vlido si no se fundamenta en los objetivos y si, a travs de l, no se evala el
logro de los mismos.

2.3 De la oportunidad
El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse
antes de que se efecte el error, de tal manera que sea posible tomar medidas
correctivas, con anticipacin.

2.4 De las desviaciones

Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes
deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que posible conocer las
causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en
el futuro.

2.5 Costeabilidad
El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que ste
represente en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que ste reporte.
Un control slo deber implantarse si su costo se justifica ante sus resultados.

[Escribir texto] P gin 3

2.6 De excepcin
El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o
representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente
cules funciones estratgicas requieren de control. Este principio se auxilia de
mtodos probabilsticos, estadsticos o aleatorios.

2.7. De la funcin controladora

La funcin controladora por ningn motivo debe comprender a la funcin
controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es bsico, ya que
seala que la persona o la funcin que realiza el control no debe estar involucrada
con la actividad a controlar.

3. El presupuesto en el proceso administrativo

3.1 Elementos del proceso administrativo

La funcin de los buenos presupuestos en la administracin de un negocio se
comprende mejor cuando esto se relacionan con los fundamentos de la
Administracin misma o sea, como parte de las funciones administrativas:
Planeacin, organizacin, direccin y control.

La planeacin y el control, como funciones de la gestin administrativa, son rasgos

esenciales del proceso de elaboracin de un presupuesto. Adems, la
organizacin, la coordinacin y la direccin permiten asignar recursos y poner en
marcha los planes con el fin de alcanzar los objetivos.

El control presupuestario es el medio de mantener el plan de operaciones dentro de

unos lmites razonables, mediante l se comparan unos resultados reales frente a
los presupuestos, se determinan variaciones y se suministran a la administracin
elementos de juicio para la aplicacin de acciones correctivas sin presupuesto la
direccin de una empresa no sabe hacia cual meta debe dirigirse, no puede
precisar los campos de la inversin que merecen financiarse.

[Escribir texto] P gin 4

La ausencia de presupuestos imposibilita cuestionar los resultados conseguidos en
cuanto a venta, abastecimientos produccin y/o utilidades.

3.2 Relacin entre el presupuesto y el proceso administrativo

Se le llama presupuesto al clculo y negociacin anticipado de los ingresos y
gastos de una actividad econmica (personal, familiar, un negocio, una empresa,
una oficina, un gobierno) durante un perodo, por lo general en forma anual.

El presupuesto se realiza de acuerdo a los objetivos que se han fijado, tomando en

cuenta tambin los medios planificados para llegar a estos. El presupuesto puede
considerarse una parte del clsico ciclo administrativo que consiste en planear,
actuar y controlar (o, ms especficamente, como una parte, de un sistema total de
administracin.

Todas las etapas del proceso administrativo se utilizan para el presupuesto. Los
presupuestos sirven de medio de comunicacin de los planes de toda la
organizacin, proporcionando las bases que permitirn evaluar la actuacin de los
distintos segmentos, o reas de actividad de la empresa y de la gerencia.

3.3. Importancia del presupuesto para la gerencia

Las organizaciones hacen parte de un medio econmico en el que predomina la
incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el
mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores
sern los riesgos por asumir.

A medida que exista mayor incertidumbre y riesgo, mayor tendr que ser la
planificacin por parte de la gerencia. El presupuesto surge como herramienta
moderna del planteamiento y control al reflejar el comportamiento de indicadores
econmicos como los enunciados y en virtud de sus relaciones con los diferentes
aspectos administrativos contables y financieros de la empresa.

[Escribir texto] P gin 5

Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las
operaciones de la organizacin, adems de:

Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la

empresa en unos lmites razonables.

Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la

empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.

Cuantifican en trminos financieros los diversos componentes de su plan

total de accin.

4. El control presupuestario como procedimiento de auditora

La Comunicacin y la Auditoria Integral tienen contacto directo con los otros

elementos del Proceso Administrativo, incluso con la coordinacin. Adems,
permite identificar al SCP (sistema de Control Presupuestario) con la planeacin y
el control de las operaciones de la entidad, es decir al inicio y el final del proceso,
sin que ello pudiera pensarse que al integrar, dirigir, comunicar o coordinar no deba
presupuestarse.

Por su naturaleza puede considerarse que el SCP es susceptible de estudio y

evaluacin por medio de una auditora integral, multidisciplinaria y recurrente. La
auditora debe estar presente en todas y cada una de las etapas del proceso
administrativo.

4.1 Auditora presupuestaria

Es un proceso de examen y revisin en detalle de las actividades de empresas
privadas para verificar la eficiencia, honestidad y legalidad con que se emplean los
Recursos que tienen a su disposicin.

El sistema de control presupuestario debe implicar la observancia del principio

hedonstico de la economa: el mximo de beneficios, con el mnimo de costos y

[Escribir texto] P gin 6

esfuerzos. El auditor debe cerciorarse que exista eficiencia de operacin en todas y
cada una de las etapas del sistema.

4.2 Dictamen del auditor

Se le denominara Dictamen Presupuestario y debe cumplir cabalmente con las
disposiciones normativas contenidas en la Comisin de Normas y Procedimientos
de Auditoria.

El contador Pblico no debe permitir que su nombre se utilice en relacin con

proyectos de informacin financiera o estimaciones de cualquier ndole, cuya
realizacin dependa de hechos futuros, en tal forma que induzca a considerar que
asume la responsabilidad de que las estimaciones o proyectos se realicen.

El dictamen correspondiente no puede ni debe referirse en forma alguna a opinar

sobre las cifras presupuestarias, para tal efecto el auditor debe tener supremo
cuidado para evitar cualquier confusin o malentendido al respecto. Debe
concretarse, estrictamente, a dar una opinin sobre lo razonable de las bases, los
mtodos y procedimientos seguidos en la formulacin de los presupuestos.

BIBLIOGRAFA

[Escribir texto] P gin 7

 1. Burbano R., Jorge E. y Ortiz G., Alberto. Enfoque Moderno de Planeacin y
Control de Recursos. Segunda Edicin.

2. Weilsh G., Hilton R., Gordon P. 2. Presupuestos Planificacin y control de

utilidades. Segunda Edicin.

EGRAFA

1. Monografias.com > Administracin y Finanzas

2. Administracin de la Calidad en el Servicio como Ventaja Competitiva

3. http://www.gestiopolis.com/fases-del-proceso-administrativo/

4. http://www.monografias.com/trabajos99/sobre-presupuesto-
empresarial/sobre-presupuesto-empresarial.shtml#ixzz4aqPjnfPU

5. https://www.clubensayos.com/Negocios/Relaci%C3%B3n-Entre
Presupuesto-Y-El-Proceso-Administrativo/547890.html

[Escribir texto] P gin 8