CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA

DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

AREA DE EDUCACION, TRABAJO y PREVISION SOCIAL

D.AA. N 1386/2008
REF .. 93.930/2008 REMITE INFORME FINAL N230, DE 2008,
SOBRE EXAMEN DE CUENTAS A LOS
GASTOS Y CONCILIACIONES DE LA
FACULTAD DE DERECHO DE LA
UNIVERSIDAD DE CHILE.

SANTIAGO, 3 OOi [ 2 U8 .. 62U41

Cumplo con enviar a Ud., para su

conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N 230 de 2008, con el
resultado de la auditora practicada por funcionarios de esta Divisin, en la Facultad
de Derecho de la Universidad de Chile.

Sobre el particular, corresponde que esa

autoridad disponga se adopten las medidas pertinentes y que se implementen las
acciones informadas, tendientes a subsanar las situaciones observadas, aspectos que
se verificarn en una visita posterior que practique en esa Entidad este Organismo de
Control.

Saluda atentamente a Ud.,

POR O~D~N DEL GENERA,L

PatriCia Arriagada Vil/ollta

AL SEOR
RECTOR
UNIVERSIDAD DE CHILE
PRESENTE
MAP/sbc
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AREA DE EDUCACION, TRABAJO y PREVISION SOCIAL

D.A.A. N 1385/2008
REF. N 93.930/2008 REMITE INFORME FINAL N230, DE 2008,
SOBRE EXAMEN DE CUENTAS A LOS
GASTOS Y CONCILIACIONES DE LA
FACULTAD DE DERECHO DE LA
UNIVERSIDAD DE CHILE.

SANTIAGO, 3 OO1e 2 u o 8 j! ti 2ti ti

Cumplo con enviar a Ud., para su

conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N 230 de 2008, con el
resultado de la auditora practicada por funcionarios de esta Divisin, en la Facultad
de Derecho de la Universidad de Chile.

Sobre el particular, corresponde que esa

autoridad disponga se adopten las medidas pertinentes y que se implementen las
acciones informadas, tendientes a subsanar las situaciones observadas, aspectos que
se verificarn en una visita posterior que practique en esa Entidad este Organismo de
Control.

Saluda atentamente a Ud.,

ALSEI\IOR
DECANO
FACULTAD DE DERECHO
UNIVERSIDAD DE CHILE
PRESENTE
MAP/sbc
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Informe Final N 230, de 2008 sobre examen

de cuentas a los gastos y conciliaciones
bancarias de la Facultad de Derecho de la
Universidad de Chile.

SANTIAGO, 3 O DIC. '008

En cumplimiento del Programa Anual de

Fiscalizacin, personal de esta Contralora General se constituy en la Facultad de
Derecho de la Universidad de Chile para desarrollar una auditora de transacciones.

Objetivo

La fiscalizacin tuvo por objeto efectuar un

examen a las operaciones relacionadas con los gastos y conciliaciones bancarias de
la Facultad, correspondientes al primer semestre del ao 2008, el que comprendi la
evaluacin del sistema de control interno existente, la comprobacin del cumplimiento
de la normativa legal aplicable y el examen de cuentas de sus operaciones.

Metodologa.

Esta labor se efectu de conformidad con las

normas y procedimientos de control de esta Contralora General aprobadas por las
Resoluciones Ns. 1485 y 1486, de 1996, la que incluy pruebas selectivas de los
registros y de las operaciones, contabilizacin y movimiento de fondos, adems de la
aplicacin de otros procedimientos de auditora, en la forma y extensin que se
estimaron necesarios en las circunstancias.

Universo.

Los gastos efectuados en bienes y servicios

de consumo en el perodo en examen totalizaron $339.133.085.

Cabe agregar, que la Facultad mantiene las

siguientes cuentas corrientes bancarias: N 000777867-02 y N 00011518-05, del
Banco de Chile; N 39-90610-4 del Banco Santiago y N 10590765 del Banco BC/.
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Muestra.

Para efectos de la revisin de los gastos se

seleccion una muestra de $180.160.053, equivalente a un 53,12% del total de
desembolsos del perodo.

Adems, se examinaron selectivamente las

conciliaciones de las cuentas corrientes N39-9061 0-4, del Banco Santiago y
N10590765, del Banco Bel.

En el examen practicado, se observaron

diferentes materias, que para cada caso se indicaron en el Informe Preliminar N 230,
de 2008, remitido a esa Facultad mediante Oficio el N 58.048, de 2008, documento
que fue respondido a travs del Oficio N 194, informando las medidas que se han
adoptado tendientes a subsanar la mayora de los acpites que se hicieron presentes.

1.- Antecedentes Presupuestarios

De acuerdo con los antecedentes obtenidos

de los reportes financiero contables del Sistema de "Administracin Universitaria y
Gestin Econmica" (AUGE), respecto del perodo sometido a examen, se constat
que se estimaron gastos en bienes y servicios para el ao 2008 por un monto de
$802.609.000, de los cuales se haban ejecutado $377.458.632 al 30 de junio de
2008, correspondientes a un 47,03%.

Al respecto, cabe indicar que al comparar los

saldos de los compromisos presupuestarios devengados con el reporte de ejecucin
presupuestaria del Sistema, se present una diferencia de $38.325.547, la que,
mayoritariamente, est referida a los ajustes contables por concepto de actualizacin
por tipo de cambio, no considerados en el reporte presupuestario al 30 de junio de
2008.

2.- Control Interno.

Sobre el particular, se efectu una evaluacin

del sistema de control interno sobre la base de pruebas selectivas de las evidencias
que respaldan los procesos, tales como manuales, procedimientos y prcticas en uso,
establecindose lo siguiente:

2.1.- En materia de comprobantes contables

se estableci que la Facultad no cuenta con una numeracin correlativa interna,
debido a que el Sistema de Administracin Universitaria y Gestin Econmica (AUGE)
entrega una numeracin nica para toda la Universidad. Este sistema no permite
llevar de forma paralela un control numrico de las operaciones que realiza la
Facultad, observndose, adems, que este sistema posibilita modificar la fecha de
emisin de los documentos, alterando el orden cronolgico de las operaciones
realizadas, situacin que afecta el control que debe ejercerse respecto de los
desembolsos.
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Al respecto el Servicio, inform que pondr

esta situacin en conocimiento de la Unidad de Contabilidad Central de la
Universidad, a fin de que proceda a su estudio y anlisis y segn corresponda, se
tomen las medidas del caso.

2.2.- En cuanto a la emisin de cheques, se

verific que de la cuenta corriente N39-9061 0-4, del Banco Santiago son emitidos
mediante formularios continuos junto al comprobante de egreso, por lo tanto, debe
existir consistencia en el orden cronolgico y correlativo del cheque con el egreso que
lo gener. Sin embargo, se constat que tal correspondencia no siempre se cumple.

A va de ejemplo, es posible mencionar los

cheques N 1004248 Y N 1004250, ambos de la cuenta corriente N39-9061 0-4,
Banco Santiago, los cuales fueron emitidos mediante los comprobantes de egresos
N80848890, de fecha 11 de enero de 2008 y N80848625 de fecha 10 de enero de
2008, respectivamente. (Anexo N1.)

Por otra parte, se observ que el egreso

N80849577 del 15 de enero de 2008, emitido para el cheque N1004330, y que fue
anulado posteriormente, no se encuentra contabilizado dentro del perodo sujeto a
revisin, como asimismo, la contabilizacin de dicha anulacin.

Adems, se constat que los comprobantes

de egresos que han sido anulados, en su mayora no cuentan con las debidas
visaciones de las personas autorizadas para esos fines.

En relacin a este punto, la Facultad

argumenta en su respuesta sin considerar los aspectos de control interno en los
cuales se basan las observaciones formuladas. Por tanto, es necesario insistir que
dicho anlisis considere tales aspectos con la finalidad de prevenir eventuales riesgos.

2.3.- Se observ, adems, que existen

algunas debilidades en la aplicacin de las normas y procedimientos contables, as
como tambin, la falta de cursos de capacitacin para el uso del sistema AUGE, lo
que puede repercutir negativamente en el anlisis de las transacciones contables
registradas en dicho sistema ante cambios producidos en el mismo. A modo de
ejemplo es posible sealar situaciones tales como:

- La emisin de un cheque manual el que adems no se contabiliz, situacin que se

analiza con mayor detalle dentro del examen de cuentas.

- Algunas correcciones monetarias fueron consideradas como ingresos en el reporte

de ejecucin del presupuesto al estimar que las diferencias en los tipos de cambios
se consideran al momento del rescate de los depsitos en otras monedas.

- Efectuadas las consultas pertinentes sobre los registros realizados por concepto de
apertura y cierre de cuentas contables, no se dio respuesta en el curso de la visita.
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La entidad en su informe de respuesta, alude

a la formacin profesional del personal, sin embargo, la observacin planteada tiene
relacin, principalmente, con la falta de capacitacin en lo atingente al manejo de
algunas operaciones registradas en el sistema AUGE y que corresponden a registros
contables de la Facultad.

2.4.- En relacin con los Manuales de

Procedimientos y Descripcin de Cargos, cabe indicar que si bien la Universidad
cuenta con esos elementos, ellos no han sido actualizados en los ltimos aos, sin
embargo, cabe sealar que algunas dependencias de la Facultad han desarrollado
actualizaciones de ellos de acuerdo a su dinmica actual los que son aplicados
informalmente.

Por otra parte, se advirti que no se cuenta

con manuales que contemplen las instancias y los requisitos formales que deben
considerarse en relacin al proceso de compras y ventas internas, salvo lo que dice
relacin con la parte contable. Respecto de las adquisiciones externas de la Facultad,
stas se estn desarrollando bajo las normas de la ley N 19.886, de Chilecompra.

De acuerdo a este punto, el documento de

respuesta, comunica que se impartirn instrucciones a la Direccin Econmica y
Administrativa para que formalice las actualizaciones que ha realizado a sus manuales
de procedimientos y descripcin de cargos.

2.5.- En lo que respecta a la custodia y

administracin de los documentos electrnicos, se comprob que los funcionarios del
Departamento de Contabilidad de la Facultad desconocen los procedimientos y
formalidades que deben tener presente como receptores de dichos documentos. Por
consiguiente, no exigen el original respectivo, adjuntando una copia impresa en
formato PDF como respaldo del comprobante de egreso respectivo, sin su debida
corroboracin.

Respecto a esta observacin, es necesario

insistir en ella, toda vez que en la respuesta no se hace mencin a la posible instancia
de control que permita verificar la autenticidad de los documentos electrnicos que
reciben los funcionarios como respaldo de las operaciones realizadas por dicha
Facultad.

3.- Examen de cuentas.

De la revisin practicada se desprendieron las

<1 .. b .
~ siguientes o servaclones:

,j/
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3.1.- Se verific que el egreso N80849577

del 15 de enero de 2008, correspondiente al cheque N1004330, emitido para el pago
de la factura N2543, del proveedor Hart Walter Nigel, no se encuentra contabilizado
dentro del perodo sujeto a examen. Cabe sealar que dicho egreso y cheque fueron
anulados con posterioridad, operacin que tampoco se encuentra registrada en dicho
perodo.

No obstante, la respuesta de la Entidad es

importante dejar establecido que los procedimientos administrativos contables deben
ser aplicados acorde a su normativa, situacin que no acontece en la especie.

3.2.- En materia de gastos de representacin,

existen pagos de facturas que no cuentan con la documentacin que justifique el
gasto. As lo corroboran los siguientes documentos: factura N61031 por $61.400 de
30 de junio de 2008; factura N1690 por $205.870, del 23 de junio de 2008; boleta
N3993 por $94.800 de 18 de junio 2008 y comprobante de Compra-Venta Interna
N29274 por $47.000, de 13 de mayo de 2008, pagadas mediante egresos Ns.:
80891790,80889082,80887849 Y 80884396, de 2008, respectivamente.

3.3.- Se verific que la factura N 439, de 31

de diciembre de 2007, por $434.493, pagada mediante egreso N 80850644 de 18 de
enero de 2008, y que de acuerdo a correo adjunto correspondera a un almuerzo
realizado el da 26 de diciembre de 2007, no cuenta con los antecedentes necesarios
que justifiquen el gasto realizado.

En virtud de los documentos proporcionados y

explicaciones entregadas por la autoridad de esa Casa de Estudios, se dan por
subsanadas las observaciones planteadas en los puntos Ns 3.2 y 3.3.

3.4.- Entre los documentos examinados en

materia de "Asesora en la Gestin y Administracin del Area Computacional",
recibidos durante el ao 2008 de parte de la Facultad de Ciencias Fsicas y
Matemticas, aparecen algunos comprobantes de los aos 2006 y 2007, cuya
numeracin de comprobantes de compra-venta interna emitidos en el ao 2008 es
inferior a la numeracin de los aos 2006 y 2007. Adems, los comprobantes de
2008, se encontraban enmendados en la glosa, en el recuadro referente a la fecha:

Fecha N Comprobante Valor ($)

21/06/06 12.742 1.447.566
21/12/07 25.233 1.551.357
02/06/08 12.315 1.604.882
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3.5 Los presupuestos entregados a la

Facultad de Derecho de parte de la Facultad de Ciencias Fsicas y Matemticas por
las prestaciones de servicios denominadas "Normalizacin de Instalacin Elctrica
P/Computadores, Edificio Santa Mara" e "Instalacin Elctrica y RCE Sala
Computadores Zcalo, Edificio Torre Docente", no se encuentran firmados por las
personas responsables de la ejecucin de dichos trabajos, y dieron origen al pago de
los comprobantes de Compra-Venta Interna N 25242 por $1.832.671 y N 25243 por
$1.524.043, de fecha 23 de enero de 2008 mediante los egresos N80861218 y
N80861227 de 18 de marzo de 2008.

En materia de las observaciones contenidas

en los puntos 3.4 y 3.5, la autoridad seala que se ha comunicado con la Facultad de
Ciencias Fsicas y Matemticas manifestando la necesidad de que corrija sus
procedimientos de compraventa internas, puesto que son efectivas las enmendaduras
y falta de correlatividad de los documentos observados por el Organismo Contralor.

3.6 Mediante los egresos N80862470 de 25

de marzo de 2008 y N80863387 de 27 de marzo de 2008, se pagaron las facturas
N457 por $2.294.992 y N494 por $2.267.992, respectivamente, de 31 de enero del
2008, por concepto de consumo de colaciones de 01 al 31 de enero del 2008. La
situacin anterior no fue aclarada en el transcurso de la visita.

Sobre esta materia, de acuerdo a lo

informado por personal de la Facultad, sta pag con cargo a su presupuesto de
gastos $1.345 diarios por cada funcionario. Las personas que acceden a este
beneficio son 85, por lo tanto, el gasto mensual equivale aproximadamente a
$2.286.500 ms IVA, lo que contraviene la normativa vigente (Dictmenes
Ns. 61.935/1976, 42.804/1977 Y 35.709/1978).

Respecto de lo observado, la autoridad

dispuso la instruccin de una investigacin que precise con exactitud los hechos
producidos y proponga, conforme a su mrito, los cursos de accin a seguir,
otorgando para tales efectos un plazo de diez das, cuyos resultados sern informados
a este Organismo de Control.

Se omiti respuesta sobre pago de beneficio

al personal por concepto de colaciones.

3.7 La Facultad contrat el Servicio BCI

CASH EXPRESS, para el pago electrnico de proveedores y honorarios, lo cual
implica que se debe girar un cheque manual con el monto total de los pagos a
efectuar en el perodo de acuerdo a una nmina que respalda dicho cheque, fondos
que son traspasados a una cuenta virtual que el banco crea para realizar las
gestiones.
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No obstante lo anterior, existen ocasiones en

que el banco no realiza el total de los pagos segn listado, quedando una diferencia
por pagar, ya sea por concepto de proveedores u honorarios, diferencia que
posteriormente se abona a la Cuenta Corriente del Servicio. A su vez, la Facultad
efecta la contabilizacin de dichos pagos cuando son efectivamente pagados por el
banco y no cuando se gira el cheque con el monto global para tal finalidad,
procedimiento que en la situacin descrita deja establecida contablemente una deuda
en tanto el Banco no remita el informe con el detalle de pagos efectuados.

La Facultad seala que opera recientemente

con dos sistemas, el AUGE y el BCI CASH EXPRESS, los cuales han presentado
algunas dificultades que estn en vas de solucionarse, adems, se ha solicitado al
nivel central la definicin de los procedimientos necesarios para subsanarlas.

5.- Revisin de las Conciliaciones Bancarias.

Se examinaron las conciliaciones bancarias

de las cuentas corrientes N399061 0-4, del Banco Santiago y N10590765, del Banco
BCI, las que presentaban un saldo al 30 de junio de 2008, de $241.093.358 y
$5.142.296, respectivamente, sin que presentaran otras diferencias de relevancia que
ameriten ser observadas.

Sin embargo, es importante reiterar la falta de

confiabilidad que presenta el Sistema AUGE, observndose que el reporte de
"Resumen Conciliacin bancaria" perodo junio/2008, de la cuenta corriente
39-90610-4, Banco Santiago, obtenido el 23 de Julio de 2008, muestra una
inconsistencia en la informacin cuando se compara con el mismo reporte del 3 de
noviembre del mismo ao, advirtindose una diferencia de $157.400.

Finalmente, se deja constancia de la

anulacin de 1.145 cheques, cuya emisin corresponde a impresin contina desde el
N4855 al N6000, de la cuenta corriente N 00077867-2 del Banco de Chile. De
acuerdo a lo expresado por el Jefe del Departamento de Contabilidad se pretende
cerrar la mencionada cuenta. Al trmino de la visita qued pendiente un anlisis de
los movimientos contables que registra la citada cuenta, documento que fue solicitado.

CONCLUSIONES:

En mrito de lo expuesto es posible concluir

(\ lo siguiente:
'~
J~
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Respecto de las materias de control interno,

se han adoptado las medidas necesarias para instruir a las unidades y funcionarios
del Servicio con la finalidad de solucionar las observaciones mencionadas en el
Preinforme de Observaciones de este Organismo de Control, considerndose
salvadas gran parte de ellas, a excepcin de las contenidas en los puntos Ns 2.2, 2.3,
2.5 Y 3.4, las que sern validadas en una prxima visita.

En cuanto a la observacin formulada en el

punto 3.6, sobre pago de beneficio al personal por concepto de colaciones, ello ha
significado que la Casa de Estudios efectuara pagos que no corresponden por, al
menos, la cantidad de $11.432.500, en cinco meses del primer semestre del presente
ao.

Por lo tanto, en relacin con el pago anterior,

por constituir un gasto improcedente se ha dispuesto formular un reparo en virtud de
0 0
los artculos 95 y 101 de la Ley N 10.336 Orgnica Constitucional de este
Organismo de Control.

Saluda atentamente,

i ,/
i. I
Por Orden del Contralor General
Subjefe Subrogante
Divisin de Auditora Administrativa