Gestin de Compras

Roger Villar M.
Qu pasara si su restaurant se
queda sin insumos?

Cmo solucionara un requerimiento

de urgencia si Ud. tiene mala relacin
con su nico proveedor?

Qu le sucede al Jefe de Compras de

un lujoso Hotel, si no se percat que
faltaban implementos de aseo personal
en algunas habitaciones?
La Funcin de Compras

Es el proceso de adquisicin de
insumos, repuestos y materiales, en
la cantidad necesaria, calidad
adecuada y precio conveniente,
puestos a disposicin de las reas
en el lugar y momento requerido
El Jefe de Compras

Profesional con alto nivel de negociacin, con

conocimientos en polticas de compras, calidad,
anlisis de precios, inventarios, anlisis de
proveedores, indicadores de gestin y manejo de
contratos, entre otros.

Uno de sus principales objetivos es realizar

alianzas con proveedores que puedan garantizar
abastecimiento continuo con costos realmente
favorables.
Funciones del Jefe de Compras
Estar atento a todas las ofertas de productos nuevos que puedan llegar a beneficiar a
la parte de produccin.
Evaluar permanentemente los costos de los insumos a comprar, mediante anlisis
comparativos tanto de precios como de caractersticas de calidad, a fin de controlar
los costos de produccin del negocio.
Buscar permanentemente proveedores confiables que le permitan llevar a cabo su
trabajo.
Mantener permanente relacin y comunicacin tanto con sus clientes internos (reas
de la organizacin) como con sus proveedores.
Qu es una Negociacin?

Negociar es un proceso racional que pretende llegar a un

acuerdo y resolver as un problema creado por una diferencia de
intereses.
Caractersticas de la Negociacin

Hay siempre, bajo la negociacin, un

conflicto de intereses.

En la negociacin, al igual que en la

venta, deben beneficiarse ambas partes.

Las fases de la negociacin son muy

parecidas a las de la venta; del
conocimiento y dominio de estas fases va
a depender en gran medida el xito o
fracaso en la negociacin.
Fases de la Negociacin

Preparacin

Discusin

Las Seales

Las Propuestas

El Intercambio

EL ACUERDO
Fase 1: La Preparacin

En esta fase hay que definir :

Lo que se pretende conseguir y cmo conseguirlo,

Establecer los objetivos propios.
Qu tipos de descuentos pueden ofrecerse en caso de
necesidad y hasta dnde es posible ceder.
Es muy importante tratar de descubrir los objetivos del
contrario.
Fase 2: La Discusin

Esta fase se llama de conversacin, intercambio o presentacin, donde se

exploran los temas que separan a las partes para conocer sus actitudes e
intereses.
Es muy parecida a la etapa de determinacin de necesidades que se practica en
la venta.
Fase 3: Las Seales

En la negociacin las posiciones van movindose, acercndose, distancindose. La

seal es un medio que utilizan los negociadores para indicar su disposicin a
negociar sobre algo, es un mensaje que ha de ser interpretado por el que lo recibe.
Frecuentemente las afirmaciones son de naturaleza absoluta, del tipo de: no
concederemos nunca el descuento que nos pide, es absolutamente imposible
aceptar esa forma de pago, no podemos considerar esa propuesta.
Fase 4: Las Propuestas

Es aquello sobre lo que se negocia, aunque las

propuestas puedan ser objeto de discusin.
Deben evitarse en las primeras propuestas las
ofertas arriesgadas.
Deben ser stas cautelosas y exploratorias pues, en
todo caso, se desarrollarn ms adelante y es
probable que sean aceptadas.
Fase 5: El Intercambio

Esta fase es la ms intensa de todo el proceso de negociacin y exige una gran

atencin por ambas partes, ya que en ella se trata de obtener algo a cambio de
renunciar a otra cosa.
Cualquier propuesta o concesin debe ser condicional, es decir, por todo lo que
se concede debe obtenerse algo a cambio.
Fase 6: El Acuerdo

Al igual que cuando hablbamos del cierre en la venta, tambin en la negociacin

debe hacerse en forma segura y con firmeza, y para que sea aceptado debe
satisfacer un nmero suficiente de las necesidades de la otra parte.
Algunas preguntas en la Negociacin

1) Cul es el tamao de su empresa o negocio?

2) Cul es su ubicacin geogrfica?
3) Qu productos comercializa?
4) Qu usos se pueden dar a sus productos?
5) Qu precios tienen sus productos?
6) Qu posibilidad hay de realizar descuentos por volumen?
7) Cules son las condiciones de venta?
8) Qu medios de distribucin utiliza?
9) Qu tipos de clientes atiende?
10) Al comprar o adquirir sus productos, hay algn tipo de soporte tcnico?
Ventajas de una Buena Negociacin
Establecer relaciones a largo plazo con los Proveedores.
Establecer Alianzas Estratgicas con los Proveedores
Dependencia mutua: COOPERACIN
El xito de un buen acuerdo, compra o adquisicin depende del xito que
tengamos como negociadores. GANAR - GANAR
Negociar racionalmente significa saber llegar al mejor acuerdo, no a cualquier
acuerdo.
Team Work

Juego de Roles:

Negociacin
 Juego de Roles
EQUIPO 1 LA EMPRESA
Tiene requerimiento de un equipo que ya no existe en el mercado (producto
desfasado), pero es importante para la continuidad de su produccin

EQUIPO 2 EL PROVEEDOR
El proveedor es una empresa que cuenta con la ms alta tecnologa. Pero an
cuenta con el equipo, pero que no es nuevo (usado)

OBJETIVO
Empresa: Realizar una negociacin exitosa para la compra del equipo requerido
Proveedor: Realizar la negacin para la vena exitosa de su equipo
Poltica de Compras

No tener un solo proveedor

Antes de efectuar la compras, revisar calidad, precios,

cantidad de mercadera, tiempos de entrega
Seriedad del proveedor en sus relaciones comerciales y que
brinden excelente servicio
No comprar mercadera que no es necesaria

Evita la rotura de stock

Verifica las existencias

Observa y estudia a la competencia

Siempre cancela puntual a tu proveedor

Seguimiento del Proceso de Compras

Dnde inicia el proceso y dnde termina?

Qued mi cliente satisfecho?

Qued mi proveedor satisfecho?

Qued mi proceso satisfecho?

Fue rentable para la empresa, mi gestin de compra?

Gestin de Proveedores
Roger Villar M.
Categora de los Proveedores

Fabricantes
- Precios bajos

Distribuidores
- Precios ms altos que el fabricante
- Envos mas econmico

Importadores
- Catlogos de materiales importados
Importancia de los Proveedores

Fuente de informacin para evaluar el potencial de nuevos artculos

Darle seguimiento a las estrategias de nuestros competidores
Pueden convertirse en nuestros socios y ayudarnos a reducir costos
Mejorar el diseo de un producto
Alianza para financiar estrategias de mercadotecnia
Indicadores para la Gestin de Compras
Item Criterio de Evaluacin
1 Duracin de los
Inventarios
2 Quiebres de inventario
3 Tiempo de ciclo de
compras
4 Tiempo de despacho de
la orden de compra
Descripcin
Nmero de das en que se consumir los
stocks disponibles de un material a los
niveles de consumo promedio de la
institucin
Frecuencia de casos en que la empresa se
queda sin inventario de un material de
reposicin
Tiempo que transcurre entre la solicitud de
compra hasta el recibo en almacn.
Tiempo que transcurre desde la solicitud
de compra hasta que se enva la orden al
proveedor.
Indicadores para la Gestin de Compras
Item Criterio de Evaluacin
5 Cantidad de cotizaciones
enviadas
6 Cantidad de cotizaciones
recibidas
7 Indicadores de
satisfaccin de usuarios
8 Indicadores de evaluacin
de proveedores
Descripcin
N de cotizaciones que se envan a
proveedores
N de cotizaciones recibidas en un proceso
de compra
Calificacin de calidad de servicio percibida
por los clientes internos de la compaa
Calidad de servicio entregada por los
proveedores.
Fuente de Datos de Proveedores

Fuentes formales
Registros de proveedores de la empresa

Fuentes informales
Avisos en medios periodsticos y/o televisivos
Referenciados
Registro de Proveedores

Para proveedores nacionales:

Contrato
Acta de constitucin del proveedor
Poderes del apoderado legal
DNI del apoderado legal
Registro de Proveedores

Carta de presentacin que contenga:

Nombre o Razn Social.
Domicilio Fiscal.
Domicilio de las oficinas de Ventas.
Domicilio para envo de devoluciones.
Telfonos , correo, pgina Web.
Nombre y puesto de sus ejecutivos y representantes de ventas.
Lista de precios o muestrarios, plazo de pago, descuentos,
condiciones, etc.
Copia del RUC, as como avisos de modificaciones (cambio de
domicilio, denominacin o razn social) ante SUNAT.
Registro de control de sanidad (De ser necesario).
 Para proveedores internacionales adicionalmente se
requiere:

Empresa autorizada en el Per (representante).

Carta de autorizacin de licencia ante la FDA. (Proveedores de
importacin que sean fabricantes).
En el catlogo de Productos:
Descripcin del producto.
Marca.
Cdigo de barras.
Dimensiones del producto.
Contenido neto.
Dimensiones del empaque.
Piezas por empaque.
Pas de origen.
Dimensiones del PALET.
En el sistema de Pago Electrnico:

Convenio de pago electrnico,

precisando:
Nombre del banco
Nmero de plaza
Localidad del banco
Nmero de sucursal
Nmero de la cuenta
Id. del usuario
Clasificacin de Proveedores

Item Industria/Sector Descripcin

1 Comunicaciones Banda ancha, cable
2 Consumo Productos de consumo masivo
3 Educacin Capacitacin, e-learning
4 Transporte Terrestre, Areo, Martimo
5 Finanzas Bancos, financieras
6 Agrcola Productos agroqumicos (fertilizantes, etc.)
7 Ferretera Productos menores de ferretera
Evaluacin de Proveedores

Item Criterio de Evaluacin Cumple

(S/N)
1 Costos de materiales, servicios y transporte
2 Calidad de materias primas
3 Suministro en cantidad y tiempo
4 Capacidad tecnolgica
5 Flexibilidad para adaptarse a cambios del cliente
6 Estabilidad financiera o riesgo futuro
7 Su estilo de gestin concuerda con la organizacin