Documentacin necesaria para realizar

la actividad E1
E2
 UNIDAD 7

Preparacin
de pedidos
Coordinacin:
Juan Ramn Girldez Alonso.

Autores/as:
Ana Isabel Marco Martnez.

Comisin de Seguimiento Tcnico del CIDEAD:

Isabel Lpez Aranguren (Directora).
Juana M Fernndez-Villamil y Luis A. Salcedo Sigenza (Coordinadores).
Jos M Benavente Barreda.
Flix Garca Zarcero.

Diseo y Maquetacin:
Jess Arroyo Bueno.

Fotografas:
Juan Ramn Girldez Alonso.

Cubiertas:
Jess Arroyo Bueno.

Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte

Secretara General de Educacin y Formacin Profesional.
Direccin General de Educacin, Formacin Profesional e Innovacin Educativa.
Centro Nacional de Informacin y Comunicacin Educativa.
Centro para la Innovacin y el Desarrollo de la Educacin a Distancia.

NIPO: 176-03-164-4
I.S.B.N.: 84-369-3725-2
 Preparacin de pedidos

NDICE
PRESENTACIN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

1. EXPEDICIONES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

2. PREPARACIN DE PEDIDOS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
2.1. Conceptos bsicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
U
2.2. Costes asociados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
N
3. OPERACIONES DE LA PREPARACIN DE PEDIDOS. I
METODOLOGA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 D
A
4. CONDICIONANTES ESPECFICOS DE LOS PEDIDOS . . . . . . . . . . . . . 12
D
4.1. Distribucin de tiempos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
4.2. Manutencin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
7
5. CARACTERSTICAS DE LA GESTIN DE PREPARACIN
DE PEDIDOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

6. CMO PROGRAMAR EL PICKING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

6.1. Conceptos comunes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
6.2. Modalidades. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
6.3. Proceso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
6.4. Mtodos de extraccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
6.5. Documentos de operacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

7. SISTEMAS DE CONTROL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

8. FACTORES CLAVE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

3
Logstica comercial

LA PREPARACIN

Conlleva unos se ve afectada por

Costes Condicionantes
especficos

debe seguir una

METODOLOGA Artculo
Surtido
Nmero y
conformacin
compuesta por del pedido
Prioridad

FASES SECUENCIALES

que son

Obtencin de Programacin Instrucciones de Picking / Verificacin y

Muellaje
datos de pedidos preparacin Handling control

sometidas a

SISTEMAS DE CONTROL

4
 Preparacin de pedidos

as funciones que actualmente engloba el Departamento Al finalizar el estudio de

L de Logstica han sido tratadas, tradicionalmente, de forma

independiente y aislada por los distintos departamentos
de las empresas siguiendo sus propios organigramas .

As, como no exista un departamento que planificase y ges-

esta unidad sers capaz de...
Evaluar la necesidad de reorganizar el
sistema de preparacin de pedidos en
tionase de forma productiva los distintos flujos que se producen una empresa.
en toda organizacin empresarial, no se daba importancia a las
distintas fases productivas y comerciales que implican movi- Desarrollar el Planning de accin del
miento, con los consiguientes costes aadidos. Esto es com- proceso de pedidos.
U
prensible si tenemos en cuenta que, hasta los aos 70 en
EE.UU. y hasta los 90 en Espaa, la situacin del mercado era Analizar las causas de costes N
tal que lo que ms beneficios generaba a una empresa era el aadidos. I
aumento de produccin y la ampliacin de mercados. D
Analizar defectos observados y A
Actualmente, la situacin se basa en la urgencia de redu- proponer medidas correctoras.
D
cir costes, y una de las formas ms racionales y al alcance de
cualquier empresa para lograr dicho objetivo reside en la opti- Gestionar el sistema de handling y
mizacin de sus flujos de material: desde el aprovisionamien- picking ptimo para la empresa 7
to hasta la entrega del producto al cliente. utilizando las aplicaciones informticas
adecuadas.
Siguiendo este concepto de contemplar la logstica de pro-
duccin y comercial como un todo, ya no podemos dejar la Ges- Establecer un sistema de preparacin
tin de Pedidos dispersa entre varios departamentos, como de pedidos que pueda ser incluido en
vena sucediendo: ventas, almacn, transporte, encargados de el Manual de Procedimientos de la
planta... empresa.

A lo largo de esta unidad veremos que algo tan sencillo a
primera vista como es la Gestin de Pedidos implica a muchos
agentes en la empresa, y la existencia de una planificacin pre-
via de esos agentes y recursos nos permitir un considerable
ahorro de costes directos e indirectos que afectan a toda la
gestin general de la empresa.
Evaluar los sistemas de control.
Conocer y analizar las interrelaciones
entre las distintas reas implicadas en
la expedicin de mercancas.

5
 Preparacin de pedidos

1. EXPEDICIONES

Como ya vimos en las unidades 1 y 2, la logstica actual, entendida Las expediciones son el
como un proceso de logstica integrada, estudia y analiza el conjunto de flujo de bienes y servicios
flujos que se generan en una empresa a lo largo de todo el proceso pro-
ductivo. Estos flujos generan diversas actividades y situaciones en la em-
presa: aprovisionamiento, almacn, transporte, etc. Pero, dentro de este
esquema,

dnde podemos encuadrar la gestin de pedidos?

Si seguimos las actuales tendencias de anlisis de flujos, diremos

que la gestin y preparacin de pedidos es una de las fases del captu-
lo de Expediciones, ya que ste se define como el conjunto de acciones
que implican desplazamiento de bienes y servicios desde dentro hacia
afuera de la empresa, y por extensin, la consecuencia lgica de retro-
alimentacin (feed-back) expresada en la atencin al cliente o servicio
post-venta.

El captulo Expediciones se articula alrededor de tres grandes reas:

- Transporte, que se estudia en la unidad 8.
- rea comercial.
- rea de servicio al cliente.

Vamos a analizar brevemente los aspectos que nos afectan directa-

mente, ya que en ellos interviene la preparacin de pedidos.

REA COMERCIAL

El rea comercial de expediciones debe hacerse cargo del anlisis y La informacin proviene
control de todos los aspectos de procedimientos comerciales y su reflejo en del rea comercial
la documentacin administrativa. Toda esta informacin se materializar en
el documento o documentos que empleemos para tramitar los pedidos, y
por tanto, afectar a su diseo y su archivo. Qu informacin es sta de la
U
que estamos hablando? Por no resultar excesivamente exhaustivos, indi-
camos aquella bsica que est presente en todas las empresas: N
- Tipo de cliente de la empresa. I
- Nombre e identificacin completa de los clientes. D
- Formas de pago establecidas con cada uno de ellos. A
- Descuentos.
D
- Promociones.
- Datos bancarios de los clientes.
- Plazos de entrega convenidos. 7
- Puntos de entrega convenidos.
- Tiempo de espera entre pedido y pedido.
- Tamao del lote.
- Referencias.
- Tratamiento de las devoluciones.

Estos datos van a permitir, por un lado, disear nuestra propia docu-
mentacin de pedidos, y por otro, nos permitirn establecer una secuencia
u orden lgico de recogida de pedidos y su posterior envo, sin cometer
errores, pero dnde encontramos dicha informacin?

Todos los datos que hemos expuesto anteriormente se encuentran

en el Departamento Comercial de la empresa, al que tendremos que re-
currir para obtener toda la informacin til y necesaria.

7
Logstica comercial

SERVICIO AL CLIENTE

El servicio post-venta El Servicio de atencin al cliente o el Servicio Post - Venta es un rea

aade valor al producto
fundamental para la preparacin de pedidos, ya que permite detectar
errores para su consiguiente subsanacin, como por ejemplo:
- errores en facturas,
- errores en rdenes de pedido,
- errores en puntos de entrega,
- defectos en el embalaje,

as como poder ofrecer un mayor valor aadido a nuestro cliente,

mediante:
- la oferta de informacin,
- la posibilidad de planificar conjuntamente los pedidos,
- la gestin gil de reclamaciones,
- la gestin ordenada de cobros y pagos.

Para poder ofrecer este servicio existen una serie de medios a nues-
tra disposicin que facilitarn notablemente la tarea, como son:
- los cdigos de barras para la mercanca,
- el uso de materiales reciclables en envases y embalajes,
- la gestin informatizada de pedidos, que se desarrolla en el pun-
to 7 de esta unidad.
RECUERDA

La Logstica Integrada analiza todos los flujos que se producen en la empresa, de cara a
organizar las rutas de la forma ms eficiente y evitar despilfarros en tiempo y recursos, lo que
conlleva a un sustancial ahorro de costes y a ofertar un producto con un mayor valor aadido
para el cliente.

Dentro del captulo de Expediciones es donde podemos incluir la gestin y preparacin de

pedidos, que se ve afectada sobre todo por los aspectos comercial y de servicio al cliente.

2. PREPARACIN DE PEDIDOS

Una vez hemos visto qu factores se incluyen dentro del captulo de

expediciones, dentro del cual se encuentra la fase de preparacin de pe-
didos, y que sabemos cules son los datos bsicos que debemos cono-
cer para poder elaborar una planificacin de servicio de pedidos, vamos
a centrarnos en las variables especficas que se engloban dentro del ci-
clo de preparacin del pedido.

Para una mejor comprensin se han dividido hasta conformar el res-

to de los epgrafes de la unidad, pero ello no quiere decir que sean fases
sucesivas, sino que se presentan de forma simultnea, tal y como mues-
tra el esquema inicial del tema.

8
 Preparacin de pedidos

2.1. CONCEPTOS BSICOS

Hay una serie de conceptos bsicos que van a aparecer de aqu en

adelante, y que conviene fijar antes de continuar:
- Sistemas.
- Productividad.
- Costes.
- Errores.

Sistemas. A la hora de preparar los pedidos nos podemos encon-

trar con que stos se organizan de forma individual o bien conformando
lotes y unificando pedidos, y que a la vez los criterios de unificacin varan
de una empresa a otra (por zona geogrfica, por cliente, por producto, etc.)
Asimismo, cada pedido (unitario o no) puede ser atendido por uno o por
varios preparadores, en funcin del organigrama de la empresa:

Un pedido Un preparador
Un pedido Varios preparadores
Varios pedidos Un preparador
Varios pedidos Varios preparadores

Ejemplo: La empresa de distribucin alimentaria SABECO

organiza lotes de varios pedidos organizados por rea
geogrfica y, dentro de ella, por establecimiento. En su
preparacin intervienen, por una parte el preparador
de zona y por otra, los de establecimientos. Sera un
sistema varios pedidos, varios preparadores.

Productividad. En esta fase de la seccin de expediciones, la pro-

ductividad se mide segn ratios simples que nos den la relacin entre
unidad de pedido/persona-hora, pudiendo ser la unidad un slo pedido,
una caja, un container, una paleta, etc., en funcin de la empresa en la
que estemos trabajando.

Costes. Esta actividad genera una serie de costes que debern

U
ser repercutidos en la misma unidad en la que estudiemos los ratios de
productividad. N
I
Errores. Podemos tipificar una serie de errores de no calidad que D
por una parte van a generar devoluciones y por otra, costes. Es uno de A
nuestros objetivos minimizar los errores, ya que redundan en ineficien-
D
cia en el departamento, y sus consecuencias afectan no slo a expedi-
ciones sino a la imagen misma de la empresa, ya que se implica a los
clientes, a los departamentos de produccin, comercial y compras. Los 7
errores pueden darse en:
- incumplimientos en tiempos,
- el embalaje,
- la toma del pedido,
- los documentos empleados,
- el transporte.

Los errores deben referenciarse, para poder ser estudiados, siempre

en porcentajes, siendo interesante conocer aquellos que se observen:
- sobre lneas manipuladas,
- sobre pedidos totales,
- sobre pedidos de gama,
- sobre referencias,
- sobre departamentos.

9
Logstica comercial

2.2. COSTES ASOCIADOS

Dentro de la contabilidad de cada empresa existen partidas asocia-

das a los costes totales que se generan durante el proceso productivo,
pero conviene agruparlos a la hora de su estudio para poder ver la for-
ma de optimizarlos.

En el caso que nos afecta, y tras haber estudiado los costes en la uni-
dad 4, nos encontraremos con que la categora de costes que nos afec-
ta directamente y sobre la que tendremos que ejercer control son los cos-
tes administrativos de gestin de pedidos: tiempo necesario para cum-
plimentar los documentos de pedido, soportes documentales y personal
necesario.

La preparacin de pedidos implica tener en cuenta una serie de factores bsicos que van a
R E C U E R DA

afectar a todo el rea, y que los definir cada empresa siguiendo su propio organigrama
funcional. Dentro de estos factores nos encontramos con los sistemas de preparacin, la
productividad, los costes y los errores por no calidad.

El capitulo de costes reviste especial inters, ya que de su optimizacin depende el xito de

nuestra gestin en el departamento de logstica. Dentro de estos costes tendremos que evaluar,
dentro del captulo de preparacin de pedidos, los apartados correspondientes a costes de
administracin.

3. OPERACIONES DE LA PREPARACIN DE
PEDIDOS. METODOLOGA

A la hora de preparar los pedidos, el orden secuencial de operacio-

nes que debemos seguir, para realizar el proceso de forma lgica y or-
denada, es el siguiente:

Obtencin de datos

Programacin de pedidos

Preparacin de instrucciones

Picking/Handling

Traslado a zona de preparacin

Verificacin y control

Muellaje en zona de carga

10
 Preparacin de pedidos

1 Obtencin de datos. Es la primera fase de preparacin. Debe- Los datos nos dan
mos organizar las listas de datos que precisemos e indagar de qu de- el perfil del pedido
partamento tenemos que conseguirlos, as como los responsables de fa-
cilitrnoslos. Los datos que obtengamos, siguiendo como orientacin las
listas facilitadas en el punto 2 de la unidad, deben permitir realizar el per-
fil de cada pedido, incluyendo:
- Nombre del cliente (o su codificacin).
- Punto de entrega.
- Condiciones de entrega.
- Plazos previstos.
- Caractersticas especiales.
- Existencias en inventario.

2 Programacin de pedidos. Las fichas de perfil de pedidos son Con el perfil establecemos
las que van a permitir establecer el Planning de envos, y establecer as el planning
una programacin en el tiempo de cada pedido, Planning que deber co-
nocer todo el personal afecto al envo, tanto en almacn como en el res-
to de las secciones.

3 Preparacin de instrucciones. Junto con cada uno de los pedi- Las instrucciones se indican
dos tenemos que adjuntar, siempre por escrito, las instrucciones de ela- en un formulario
boracin del mismo. Para esto, debemos disear un documento tipo (si-
milar a un formulario tipo) en el que figuren, de forma clara y estandari-
zada, todos los condicionantes que afecten a cada uno de los pedidos.

Ejemplo:
- Cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
- Referencia de artculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
- Punto de entrega . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
- Punto de recogida en inventario . . . . . . . . . . . . . . . .
- Fecha envo prevista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
- Transportista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
- Muelle de carga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
- Firma del Jefe del Departamento . . . . . . . . . . . . . . .
- Descripcin de embalaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
U
4 Picking/Handling. Trminos sajones que podramos traducir por Un buen almacn facilita N
recogida y manipulacin hasta la zona de preparacin. Hay que di- el picking y el handling I
sear y organizar el sistema de manipulacin y toma de los artculos ob- D
jeto del pedido, y ello nos vendr dado por el diseo del almacn y su or- A
ganizacin: paletas, cajas, carretillas elevadoras, puentes gra, altura de
D
estanteras, etc. Debemos disear el recorrido ptimo para que cada pe-
dido sea recogido y transportado hacia la zona de carga de la forma ms
razonable en tiempo y espacio. 7

5 Verificacin y control. Antes de introducir el pedido en zona de El control es previo a la

carga es preciso verificar y controlar la correccin de todos los datos que expedicin
deben figurar en la tarjeta de instrucciones, previamente a ser dado co-
mo expedido.

6 Muellaje en zona de carga. Cada pedido debe ser almacenado Cada pedido se sita
en el rea concreta que le corresponde dentro de la zona de carga, pa- en el muelle que le
ra que cada transportista pueda recogerlo sin errores en el momento pre- corresponda
visto. Es el ltimo momento en el que se puede controlar el pedido an-
tes de que salga de nuestras manos.

Siguiendo estas fases ordenadamente, podemos realizar un esque-

ma de planificacin de pedidos de la forma siguiente:

11
 Logstica comercial

ESQUEMA DE PLANIFICACIN DE PEDIDOS

RECOGIDA DE DATOS
Histrico de pedidos
Rotaciones
Composicin de pedidos
Medios existentes
Costes
Transportes
Recorridos y manipulaciones

ANLISIS DE DATOS
Elaboracin de ratios
Puntos fuertes y dbiles
Medidas correctoras

ANLISIS DE ALTERNATIVAS
Planteamiento de alternativas de accin
Seleccin del sistema a seguir

PLAN DE PUESTA EN MARCHA

Elaboracin de las tarjetas y el Manual de
Formacin del personal
RECUERDA

Es imprescindible realizar una recogida de datos exhaustiva para poder establecer cul es la
situacin de partida antes de planificar la nueva organizacin del departamento, y una vez
realizada dicha planificacin, debemos asegurarnos de que todo el personal implicado la conoce,
para poder efectuar de forma correcta las posteriores acciones de verificacin y control.

4. CONDICIONANTES ESPECFICOS DE LOS

PEDIDOS

Como norma general, podemos afirmar que las tareas de expedicin

La expedicin es ms lenta
que el aprovisionamiento
suelen ser ms lentas que las de recepcin y aprovisionamiento. Por ello,
hay que tener en cuenta una serie de condicionantes especficos a los
pedidos que van a afectar a todo nuestro trabajo. Estos condicionantes
sern los que conformarn:
- La organizacin en tiempos del departamento de expedicin.
- El layout (distribucin de la planta) del almacn y zona de carga.
- Los sistemas de manutencin y transporte.

12
 Preparacin de pedidos

Estos condicionantes generales podemos resumirlos en cuatro: el artcu-

lo, el surtido, el nmero y conformacin del pedido y las normas de prioridad.

El artculo. Tendremos aqu en cuenta su naturaleza, el tamao del

lote, si ste es unitario o divisible, etc. Tambin sus propiedades fsicas
y organolpticas (esto es, las cualidades del producto que pueden ser
captadas mediante los sentidos: su olor, color, sabor, grado de humedad,
etc.), as como sus caractersticas de presentacin: si es producto de
consumo, industrial, de lujo, perecedero, etc. Hay grandes diferencias en-
tre trabajar con productos hortcolas frescos o con tornillera general.

El surtido. Nos condiciona el nmero de referencias con que tra-

bajemos, y ste puede variar considerablemente en funcin de nues-
tro sector. Pensemos que las referencias no se limitan a diferenciar
modelos diferentes, sino que llegan a delimitar al mnimo detalle sus
particularidades.

Ejemplo: Una empresa industrial de fundicin puede trabajar

con un nmero de referencias no superior a 20,
pero una ferretera industrial puede llegar a manejar
ms de 10.000 referencias simultneamente.

El nmero y conformacin del pedido. Estos aspectos condicio- Hay que tener en cuenta
nan los procedimientos y medios a emplear en el picking y handling del las caractersticas del
pedido. Aqu incluiremos el peso y volumen de cada pedido en relacin a pedido total
su periodicidad y destino. Tambin condicionan de forma directa el layout
de la planta, por lo cual debemos tener en cuenta, de forma particular:
- La periodicidad de los pedidos.
- El personal del que disponemos y su organizacin.
- El hecho de poder agrupar o no los pedidos.
- La urgencia de los pedidos.
- El medio de carga y transporte a emplear.

Este ltimo punto es de vital importancia en la gestin de expedicin

y quiz no se le preste la debida atencin en la prctica. Pensemos, por
U
ejemplo, que no es lo mismo cargar bultos homogneos (como cajas de
zapatos) en una paleta estandar europea sobre camin con apertura la- N
teral que con apertura trasera, y esta decisin vendr tambin delimita- I
da por la puerta de acceso a nuestro almacn. D
A
Ejemplo: Imagina que tenemos que cargar perfiles metlicos
D
de 6 mts. de largo en un camin y no disponemos
de gra, sino de toros o transpaletas normales.
Qu pasara con los perfiles? Pues que, 7
seguramente, los acabaramos deteriorando, ya que
al intentar cogerlos y levantarlos por su centro con
una transpaleta normal, los extremos de los perfiles
se curvaran y los iramos arrastrando por el suelo y
golpeando contra el camin.

Las normas de prioridad. Si no establecemos unas normas de

prioridad para los envos y las hacemos comunes y conocidas a todo el
personal de expediciones, estamos corriendo riesgos de ineficacia debi-
do a que existen ciertas tendencias que, sin una norma contraria clara,
son difciles de evitar, como por ejemplo:
- Preparar antes los pedidos fciles.
- Preparar los menos voluminosos o los ms ligeros.
- Preparar antes los pedidos de clientes ya conocidos.

13
Logstica comercial

Es necesario fijar unas normas de prioridad, que a modo orientativo y

segn el tipo de empresa de la que estemos hablando, podemos establecer
como sigue:
- Prepararlos siguiendo las fechas de recepcin de pedido.
- Seguir la programacin de gestin de stocks.
- Respetar los plazos de entrega pactados con cada cliente.

Los pedidos incompletos En cualquier caso, es conveniente evitar en lo posible el envo de pedi-
suponen costes dos incompletos, ya que generan un coste suplementario salvo en los ca-
suplementarios sos concretos de urgencia en los que sepamos que el cliente admite entre-
gas parciales y aprovechemos rutas programadas de antemano.

Las dos variables que conviene estudiar para el buen funcionamiento de

la gestin de pedidos son:
- Los tiempos
- Los movimientos (manutencin y estanteras).

4.1. DISTRIBUCIN DE TIEMPOS

El tiempo es una variable Es fundamental no olvidar nunca que cada una de las operaciones que
fundamental realizamos cuesta tiempo, y en el rea de expediciones y servicio al cliente
el tiempo se ha impuesto como una variable diferenciadora en casos de xi-
to o fracaso en la gestin de empresas.

En la preparacin de pedidos, se estima que la distribucin de tiempos

por actividad sigue el esquema:
- Preparacin de documentacin, transmisin de rdenes, etc., has-
ta un 25% sobre el tiempo total.
- Recorridos, hasta un 35% sobre el tiempo total.
- Recogida fsica y colocacin final, hasta un 35% sobre el tiempo
total.
- Auxiliares (lectura de documentos, anotaciones, conteos, etc.), has-
ta un 5% sobre el tiempo total.

Qu debemos hacer nosotros?

Debemos realizar un En primer lugar, tener un Planning detallado con los tiempos reales que
anlisis de las cuesta cada operacin y movimiento dentro de nuestra rea, para poste-
operaciones, movimientos riormente comprobar cunto nos alejamos de los parmetros medios esta-
y tiempos blecidos y, por ltimo, analizar las posibilidades de reducir dichos tiempos,
considerando las ventajas e inconvenientes que ello nos supondra, as co-
mo los costes asociados.

4.2. MANUTENCIN

Entendemos por manutencin los sistemas de transporte, recogida y al-

macenamiento de materiales en el rea de expediciones y almacn. Los ele-
mentos de manutencin son los ya vistos en la unidad 5, pero recordemos
que se podan dividir en:

Transporte horizontal: todos aquellos de superficie:carretillas, AGV

(vehculos guiados a travs de la planta sin necesidad de conductor), au-
totransporte, cintas, etc.

Transporte vertical: ascensores, montacargas, elevadores de cangi-

lones, etc.

Transporte mixto: gras (puente, fijas, mviles, prtico, sobre camin).

14
 Preparacin de pedidos

Transporte integrado. Realiza labores de carga, transporte y des-

carga con el mismo elemento: transpaletas, toros, etc.

Igualmente veamos que dichos sistemas pueden ser mviles (aque-

llos que se desplazan por planta) o fijos (aquellos que no se desplazan
por planta). Dentro de los medios mviles recordamos:
- transpaletas,
- toros,
- contenedores,
- carros.

y dentro de los medios fijos no podemos olvidar:

- transportadoras,
- etiquetado, lectura y control de cajas y cubetas,
- frenos, topes y separadores de cajas y cubetas,
- seleccionadores de cintas,
- cadenas,
- estanteras robotizadas.

Todos estos sistemas de manutencin se basaban en la existencia

de tres elementos bsicos:
- los pallets o paletas,
- las cubetas,
- las cadenas.

Aqu debemos recordar lo ya visto en la anterior unidad como ca-

racterstica fundamental de cada uno de ellos:
Las paletas nos permiten transportar mercancas de forma es-
tandarizada.
Las cubetas permiten transportar elementos muy pequeos y
dispersos.
Las cadenas permiten transportar elementos con volmenes y for-
mas difcilmente paletizadas.

Las estanteras son fundamentales en todo almacn, encontrndo-

U
las tanto en la industria como en las superficies de consumo. Ya vimos
que tienen diferentes zonas de distinta accesibilidad, y lo tendremos que N
tener en cuenta a la hora de programar el picking o recogida. I
D
A
RECUERDA

D
Los condicionantes de la preparacin de pedidos son el artculo, el surtido, el nmero y
conformacin de los pedidos y las normas de prioridad. En funcin de estos condicionantes
realizaremos la distribucin de los tiempos; la distribucin de la planta del almacn y de la zona 7
de carga; y definiremos los sistemas de manutencin y transporte.

15
Logstica comercial

5. CARACTERSTICAS DE LA GESTIN DE
PREPARACIN DE PEDIDOS

Cada sistema de En funcin de todos los conceptos que hemos visto hasta ahora, es-
preparacin tiene unas tamos en condiciones de establecer las caractersticas que configuran
caractersticas propias los diferentes sistemas de preparacin de pedidos. Estas caractersticas
son las que hemos de tener en cuenta a la hora de perfilar el sistema
concreto que nos parezca el ms adecuado para nuestro caso, y son las
siguientes:

El almacenamiento (incluyendo expediciones) es un rea vital de

la empresa. De cmo est organizado el almacn depender en gran
medida que se pueda realizar el pedido con una mayor o menor efectivi-
dad, que existan tiempos muertos, que se puedan emplear unos mto-
dos de recogida u otros, etc.

La preparacin de pedidos debe planificarse con unos objetivos.

stos se pueden resumir en reducir costes, aumentar el nivel de servicio
y cumplir escrupulosamente el Planning de entregas.

El encargado de la preparacin de pedidos debe realizar un plan

de accin. Dicho plan de accin debe estudiar, analizar y dar solucin a
los siguientes aspectos:
- Recorridos.
- Manipulaciones.
- Identificacin, control y verificacin.
- Embalajes.
- Picking.
- Informatizacin del sistema.

El resultado de la buena gestin es: reduccin de costes con au-

mento del valor aadido de nuestro producto, lo que significa trabajar en
calidad total.

6. CMO PROGRAMAR EL PICKING

El Picking, esto es, la recogida fsica de los elementos que consti-

tuyen el pedido, es una de las tareas de mayor peso especfico en la
planificacin de pedidos, ya que requiere el mayor tiempo de realiza-
cin y de movimientos, por lo cual conviene detenerse brevemente en
su estudio.

6.1 CONCEPTOS COMUNES

Hay unos factores generales y comunes a todas las modalidades de

picking que debemos tener en cuenta cuando realicemos la programa-
cin del mismo:

16
 Preparacin de pedidos

Clasificacin de pedidos. Antes de comenzar la recogida, clasifi- Los pedidos se clasifican

caremos los pedidos para dividir y agrupar las rutas del picking. Esta cla- segn unos parmetros
sificacin (que deberemos estructurar en la planificacin de pedidos )
puede tener en cuenta los siguientes criterios:
- Urgentes.
- Zonas geogrficas.
- Rutas de reparto.
- Lneas de producto.
- Tipo de cliente.
- Transportista.

La clasificacin que nosotros escojamos nos vendr dada por las con-
diciones de mercado concretas en que se desenvuelva nuestra empresa.

Seleccin. Consiste en establecer el orden de prioridades a la cla-

sificacin que hemos realizado previamente. Hay que tener en cuenta
que no siempre es suficiente con una clasificacin y que no todas las si-
tuaciones se repiten exactamente igual a lo largo del ao.

Ejemplo: Si la empresa est ampliando mercados o

introduciendo nuevos productos puede que en esos
momentos le interese priorizar los pedidos a nuevos
clientes o de producto promocional. Tampoco
tendremos las mismas prioridades en el mes de
marzo o el de octubre si trabajamos en una
empresa de juguetes.

Asignar medios y establecer recorridos. Consiste en optimizar

las rutas de recogida en funcin de nuestros medios humanos y tcnicos.

Timming. Establecemos los tiempos asignados a cada una de las Hay que comprobar los
recogidas. Tendremos que realizar el timming teniendo en cuenta el tiem- tiempos de preparacin
po estimado de preparacin de pedido y la entrega al cliente.

Ejemplo: No cuesta lo mismo preparar un pedido de 15

U
unidades de aspiradores iguales al mismo cliente,
que un pedido de 3 4 unidades de 16 N
medicamentos diferentes para una farmacia. I
D
Una vez elaborado el pedido, una de las primeras tareas que debe- A
mos realizar es la verificacin y comprobacin del timming.
D

6.2. MODALIDADES 7

Existen dos modalidades de picking:

El preparador, al producto. En este caso, el preparador y su me-
dio de manutencin acceden directamente al producto, utilizndose fun-
damentalmente las paletas, transpaletas y carretillas. Conviene que las
estanteras estn colocadas de tal forma que la transpaleta pueda ma-
niobrar durante el picking realizando el menor nmero posible de movi-
mientos, de cara a efectuar recorridos cortos, por lo que hay que organi-
zar de forma lgica la contigidad de las referencias.

El producto al preparador. En este caso, es el producto el que lle-

ga a manos del operario, bien a travs de cintas, cadenas, etc. Puede
ser muy til en situaciones en las que se manejan unidades pequeas
para conformar el lote, por ejemplo, medicamentos.

17
Logstica comercial

Para pedidos por lneas de producto, por ejemplo, pedidos por refe-
rencias, crema solar, after sun, colonia, desodorante etc. o bien si traba-
jamos con un nmero reducido de referencias. Aqu, las unidades robo-
tizadas adquieren una gran importancia.

El proceso de preparacin 6.3. PROCESO

se compone de varias
fases Hay que tener en cuenta que el picking est contemplado dentro de
un proceso de programacin de pedidos general que tiene ms fases, y
estas fases van a influir a la hora de programar la recogida fsica del pro-
ducto. El proceso lgico general que se acostumbra a seguir en una pro-
gramacin de pedidos es el siguiente:
- Solicitud.
- Identificacin y transmisin de datos.
- Picking.
- Verificacin.
- Elaboracin del pedido (etiquetado, pesaje, embalaje, etc.).
- Traslado a expediciones.
- Agrupamiento por rutas.
- Control. Puesta a disposicin del transportista. Carga.

Un esquema general del proceso puede ser el siguiente:

ESQUEMA Solicitud de pedido

GENERAL
DEL
Identificacin = OK
PROCESO

Transmisin de datos

Sistema automtico Sistema manual

Recogida

Picking directo Picking fraccionado

Traslado a zona preparacin

Recogida de
las unidades
necesarias: 1 a n Elaboracin del pedido

Picking directo Traslado a expediciones

Salida

18
 Preparacin de pedidos

6.4. MTODOS DE EXTRACCIN

Los sistemas clsicos de extraccin o recogida son por pedido o en

bloque.

Por pedido. En este caso suele existir un nmero elevado de refe-

rencias distintas por pedido.

Ejemplo: Un pedido de una librera a una editorial de un

ejemplar de cada uno de los ttulos que tienen
publicados en sus diferentes colecciones.

Este tipo de pedidos pueden realizarlo uno o varios operarios. Si lo La extraccin por pedido la
realizan varios, pueden hacerlo de forma simultnea, en cuyo caso de- pueden realizar uno o
be existir una zona de consolidacin posterior, o bien de forma secuen- varios operarios
cial (con lo que habr que tener cuidado con los cuellos de botella, es
decir, con las concentraciones de material en un mismo punto de forma
que frene el ritmo de trabajos posteriores).

EXTRACCIN SIMULTNEA

Ref. 1 a 10 Ref. 11 a 20 Ref. 21 a 30

Preparador 1 Preparador 2 Preparador 3

Consolidacin del pedido

Salida del pedido

U
N
EXTRACCIN SECUENCIAL
I
Ref. 1 a 10 Ref. 11 a 20 Ref. 21 a 30 D
A
D
Preparador Orden Preparador Orden Preparador Orden
Expedicin
1 Prod. 1-10 2 Prod. 1-20 3 Prod. 1-20 7

En bloque. En este caso existe un nmero reducido de referencias Se preparan varios

por pedido. En general, a la hora del picking es conveniente extraer pro- pedidos a la vez
ducto para varios pedidos simultneamente.

Ejemplo: Si una empresa fabrica 10 referencias de

electrodomsticos y recibe 5 pedidos en los cuales
se incluyen 10 batidoras en cada uno, es lgico
recoger las 50 batidoras en un desplazamiento.

Esto, obviamente, implica la existencia de una segunda operacin de

preparacin final del lote. Tambin resulta til en aquellos pedidos en los
que la unidad de lote es mltiplo de la unidad estndar de producto.

19
Logstica comercial

6.5. DOCUMENTOS DE OPERACIN

El boletn de preparacin El picking, como toda operacin que sigue un proceso de ms de un

identifica el picking
movimiento, suele ir acompaado de una serie de documentos adjuntos
al producto. Son los Boletines de Preparacin. Estos boletines deben
estar diseados en la planificacin general del pedido, y sirven para que
el operario verifique la correccin del picking simultneamente a su rea-
lizacin. El boletn suele estructurarse en filas y columnas.

Las caractersticas del
producto se indican en el
boletn
En las filas se ordenan todas y cada una de las operaciones de ex-
traccin, y en las columnas se indican la ubicacin, referencia, descripcin,
color, tamao, etc. (todas las caractersticas del producto a extraer).
Si la extraccin es por pedido, se incluir el nmero del envo y el nombre
o cdigo de cliente.

Deben existir tantos boletines como preparadores simultneos exis-

tan en planta. Si el picking es secuencial habr un boletn por pedido.

La forma concreta de dicho boletn no est estandarizada, pudiendo

adoptar la forma que se ajuste mejor a las necesidades de la empresa.

Ejemplo de boletn de preparacin de pedido:

Extraccin Ubicacin Cdigo Tamao Color Uds

1 D3-7 4003-L X V 4
2 D12-5 4010-X XL R 2
3 D5-4 5603-D M V 7
4 I3-2 6904-X L A 1
5 I20-1 7006-D XL N 10

CLAVE: X = CONFORME, O= NO CONFORME

Actualmente podemos encontrar sistemas que no dependen de la

transmisin fsica de un papel. Son los sistemas llamados paperless
picking o picking sin papel. Se fundamentan en la existencia de diver-
sos sistemas informatizados de diferentes prestaciones que se inclu-
yen en estanteras o bien en porttiles informticos que lleva el propio
operario y que se conectan directamente con el ordenador central del
Departamento de Pedidos.

El picking implica el mayor nmero de movimientos y tiempos en la preparacin de pedidos, por lo

que debemos planificar con detalle su gestin. Para ello, es preciso clasificar los pedidos y
asignar los medios materiales y humanos ptimos en cada caso.
RECUERDA

Podemos encontrarnos con dos modalidades bsicas de picking: el operario, al producto o el

producto, al operario. Cada una tiene sus ventajas y sus inconvenientes, pero no existe un
modelo mejor que otro; esto depender de las circunstancias particulares en las que se
encuentre nuestra empresa.

Podemos realizar una extraccin por pedido o en bloque: que elijamos un sistema u otro nos
vendr dado, sobre todo, por el nmero de referencias distintas que manejemos por pedido.

El control del picking se puede realizar de forma documental o informatizada, pero en cualquier
caso es fundamental contar con un sistema establecido de control y verificacin de recogida.

20
 Preparacin de pedidos

7. SISTEMAS DE CONTROL

El control que debemos ejercer consiste bsicamente en la verifica-

cin de las rdenes transmitidas y su adecuacin a los datos reflejados
en la planificacin general de pedidos.

El control no sirve para buscar culpables de los fracasos o para ha- Con el control perseguimos
cer sentir a los operarios que se les vigila. El control es la forma lgica la mejora del sistema
de detectar errores y desviaciones para su posterior correccin y mejo-
rar as de forma continua nuestro trabajo. Por ello, tenemos que implicar
a todos y cada uno de los trabajadores en el control del proceso, de for-
ma que sientan que es su propia responsabilidad la que va a evitar pro-
blemas y a mejorar el sistema.

Por lo tanto, debemos controlar todos los ratios que hayamos esta-
blecido y sus objetivos, los tiempos, los movimientos, los errores detec-
tados, los boletines de preparacin, etc.
U
Uno de los aspectos que no debemos olvidar es el seguimiento de N
nuestro producto una vez ha abandonado nuestras instalaciones. Debe- I
mos tener establecido el sistema de informacin que nos permita cono- D
cer, sobre todo, los factores de insatisfaccin de nuestro cliente y consu- A
midor, para poder establecer medidas correctoras.
D
Ejemplo: Si no controlamos la llegada del producto al
consumidor, podemos encontrarnos con que 7
nosotros cumplimos las condiciones con el cliente
(como puede ser una tienda de ultramarinos), pero
ste no almacena correctamente el producto ni lo
saca a la venta en las condiciones deseadas (latas
abolladas, congelados que han roto la cadena de
fro, fechas de caducidad muy prximas, etc.). Esto
redunda en una posible alteracin de las
caractersticas organolpticas del producto y, por
aadidura, en un menor consumo y no es, sin
embargo, culpa de nuestro producto, sino por culpa
de defectos logsticos.

Nuestra compenetracin con el departamento comercial debe ser lo

ms estrecha posible en este punto para evitar desinformaciones.

21
Logstica comercial

8. FACTORES CLAVE

Por ltimo, slo cabe resumir brevemente los puntos clave que de-
bemos recordar a la hora de planificar pedidos. Una buena planificacin:

Aade valor al producto y a la imagen de la empresa.

Colabora en la reduccin de costes generales de la empresa.

Contribuye a fidelizar clientes.

Permite coordinar mejor el trabajo diario del personal de la em-

presa encargados de almacn, contabilidad y departamento
comercial.

Permite un control puntual y exacto de las existencias, pudiendo co-

rregirse las desviaciones en un tiempo reducido.

Se identifica con el mejor servicio al cliente, dando respuesta en

cantidad, lugar, tiempo y calidad.

Dentro del buen funcionamiento del sistema de planificacin de pedidos, debemos realizar todas
aquellas acciones que vayan encaminadas a :

Facilitar el acceso a las referencias ms solicitadas.

RECUERDA

Evitar errores de informacin.

Reducir rotura de stocks.

Agrupar y reducir operaciones.

Optimizar recorridos.

Optimizar la utilizacin de los medios tcnicos y humanos.

Conseguir que el equipo trabaje siguiendo un esquema de calidad total, favoreciendo el

desarrollo personal y la imagen de nuestra empresa.

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