PROYECTO

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL INTEGRADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CONTADURIA PBLICA AUTORIZADA

TEMA: PLAN DE MEJORAS PARA LA

REESTRUCTURACION DEL PROCESO DE FACTURACON
Y COBROS

INTEGRANTES:
BRITO AYALA SOFIA
CORNEJO IZURIETA LUIS
FARFAN ANTEPARA LUIS
RODRIGUEZ MOLINA YOLANDA
SORNOZA ENRIQUEZ DAVID
 CONTENIDO

RESUMEN...........................................................................................................................2
CAPTULO 1.......................................................................................................................3
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA............................................................3
1.2. FORMULACIN DEL PROBLEMA.................................................................4
1.3 SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA..........................................................4
1.4. OBJETIVOS..........................................................................................................4
1.4.1. OBJETIVO GENERAL................................................................................4
1.4.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS.......................................................................5
1.5. JUSTIFICACION.................................................................................................5
1.6. ALCANCE.............................................................................................................6
La empresa.................................................................................................................10
Misin..........................................................................................................................11
Visin...........................................................................................................................11
Objetivo.......................................................................................................................11
Anlisis FODA............................................................................................................11
1.10. MARCO LEGAL..................................................................................................12
1.11. MARCO ESTRUCTURAL............................................................................13
Organigrama Estructural.........................................................................................13
Organigrama Funcional............................................................................................13
1.12. MARCO CONCEPTUAL...............................................................................16
1.13. HIPOTESIS......................................................................................................18
1.14. VARIABLES....................................................................................................18
1.14.1. VARIABLE DEPENDIENTE.................................................................18
1.14.2. VARIABLE INDEPENDIENTE.............................................................19

1
 RESUMEN

El presente trabajo est desarrollado con la finalidad de dar solucin y mejoramiento al

rea de facturacin y cobranza de la empresa Selmark S.A.

Por el cual se procedi a desarrollar mediante una justificacin terica temas que

ayuden a despejar dudas e identificar y detectar conceptos y procedimientos que sirvan

para el desarrollo de la presente investigacin, por lo cual se procedio a realizar un anlisis

de los datos en donde interviene toda la recopilacin de informacin tanto de empleados

como de directivos de la entidad, dando como resultado o percepcin la necesidad de

disear una mejora al sistema de facturacin y cobranza de la empresa Selmark, para que

de esta manera de pueda generar un mayor servicio y se tenga un crecimiento en las ventas

con sus respectivos controles.

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 CAPTULO 1

1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La integracin del proceso de facturacin entre clientes y proveedores, permite

alcanzar importantes beneficios a nivel organizativo. Brasil, Chile y Mxico, son los pases

que lideran a nivel mundial la implementacin grandes procesos y sistemas de facturacin

entre ellos el de la facturacin electrnica. Estos tres pases latinoamericanos tienen

desarrollados sus sistemas sobrepasando incluso a los desarrollos logrados en el resto del

mundo.

En los pases nrdicos, el avance en facturacin electrnica manifiesta un crecimiento

constante, pero no alcanzan el nivel logrado por Brasil, Chile y Mxico. En tanto,

Argentina, EEUU, Canad y Europa, poseen regmenes parciales de facturacin

electrnica. En un mundo donde la Responsabilidad Social toma cada vez mayor

importancia, la incorporacin de un sistema de facturacin electrnica tiene un enorme

impacto, especialmente en lo que se refiere a responsabilidad medioambiental.

El volumen de facturacin de una empresa es un condicionante fundamental para el

diseo de este departamento en la empresa. Es necesario estudiar las necesidades de

personal que tendr la empresa y asignar a cada de los integrantes las diferentes tareas,

diferenciando las funciones y responsabilidades de cada uno. En general, en una empresa

pequea una sola persona puede llevar la gestin de cobros y pagos, pero si la empresa es

grande, hay que distinguir a un responsable de clientes (cobros).

La informtica puede ser considerada como una herramienta bsica para conseguir

mayor eficiencia en los departamentos de gestin de facturacin y cobros. Para una

correcta gestin se precisan programas de facturacin, contabilidad, todos ellos

3
relacionados entre s, es decir programas integrados que permiten en cualquier momento

obtener informacin real sobre la situacin financiera de la empresa.

La problemtica de la empresa Selmark radica en que no existen procesos de control

interno en las reas de facturacin, ni en el rea de cobranzas. Adicional a eso la

facturacin se la lleva de manera tradicional (mediante la forma de pre-impresos) y no de

manera electrnica, lo cual dara ms confiabilidad al proceso de facturacin y se evitaran

caer en inconsistencias al momento de registrar las transacciones, tambin la facturas en

algunos casos salen sin previa autorizacin del SRI y la obsolescencia del sistema no

permite visualizar al inventario de manera actualizada

1.2. FORMULACIN DEL PROBLEMA

De qu manera influyen las falencias en los procesos de facturacin y gestin de

cobranzas en la empresa Selmark?

1.3 SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA

1. Cules son las falencias que existen en los procesos de facturacin y cobranzas?
2. Cmo afecta a nivel empresarial la falta de control interno en las reas de

facturacin y cobranzas?
3. Cul es el proceso a implementar para corregir los errores?
4. Quines son los responsables de las reas involucradas en el problema, fueron

estos capacitados?
1.4. OBJETIVOS
1.4.1. OBJETIVO GENERAL

Disear un plan de mejora para la reestructurar de los procesos de facturacin y cobro

en la empresa Selmark.

1.4.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Conocer y evaluar las falencias que existen en el sistema de facturacin y cobranza

que realiza la empresa Selmark.

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 Determinar la necesidad de desarrollar un sistema de control interno en las reas de

facturacin y cobranza
Identificar la manera en que afecta la carencia de un sistema de control interno en

las reas de facturacin y cobranza

Definir la inversin necesaria para la reestructuracin del sistema de facturacin y

cobranza dentro de la compaa.

1.5. JUSTIFICACION

La justificacin del proyecto se presenta en base a la necesidad inherente que

tienen las empresas de establecer sistemas de control interno que les permita llevar

un seguimiento adecuado de los procesos que se desarrollan dentro del rea de

facturacin y cobranzas. Considerando que por tratarse de una organizacin que se

dedica a las actividades de importacin y comercial de productos, consecuentemente

dichas actividades exigen un mayor control debido al alto flujo de mercaderas

principalmente en el rea de estudio, puesto que de ello depender en gran medida

que la empresa evite cualquier error o riesgo que se podra presentar con respecto a la

informacin financiera.

La justificacin terica se establece de acuerdo al contenido bibliogrfico que se

incluya en el trabajo, en este sentido se deber revisar varias publicaciones,

provenientes de diferentes autores o fuentes oficiales, cuyo material se considera

relevante y de aporte para obtener un mejor entendimiento del sistema estudiado.

Existe una justificacin metodolgica, debido a la lnea de investigacin que se seguir

para obtener la informacin que se requiere. Para ello se desarrolla un proceso sistemtico

que incluye la aplicacin de una investigacin descriptiva y bibliogrfica, de modo que se

trabajar con fuentes primarias y secundarias. As mismo, se establecern las tcnicas de

recopilacin de los datos a utilizar, las mismas que debern ajustarse a la poblacin

5
seleccionada y a las necesidades de informacin. Finalmente, se proceder a realizar el

procesamiento de los resultados, los mismos que le permitirn establecer conclusiones.

La justificacin prctica del proyecto, se determina por la aportacin que se realizara

al desarrollar un plan de mejora para la reestructuracin en las reas de facturacin y

cobranza, la cual le permitir a la empresa desarrollar una mejor gestin financiera de las

reas mencionadas, garantizando a su vez la confiabilidad de la informacin financiera

que obtenga de stas reas.

1.6. ALCANCE

Las limitaciones de la investigacin se rigen netamente al rea de facturacin y

cobranza de la compaa, en este caso se analizar la gestin financiera que realiza,

con el propsito de identificar las falencias existentes y establecer una propuesta que

contribuya a solucionar las mismas, dado que por el tipo de actividades que realiza,

existe un constante movimiento comercial y consecuentemente se encuentran involucradas

las reas mencionadas.

1.7. MARCO REFERENCIAL

Dentro del marco referencial con respecto a la investigacin, se mencionarn estudios

realizados por autores de otras instituciones acadmicas, quienes hayan presentado

temas investigativos similares.

De esta manera se obtendr una base terica que servir como pauta para el

desarrollo de la presente investigacin.

En primer lugar, se toma como referencia el trabajo desarrollado por Montes

(2005) Universidad Iberoamericana Ciudad De Mxico La Administracin Del

Departamento De Crdito Y Cobranzas En Empresas Farmacuticas y adicional a este

trabajo tambin nos basamos en (2015) Implementacin del Sistema De Control Interno

6
en el rea de Facturacin Y Cobranza por el Mtodo MICIL en la Empresa Estuardo

Snchez en la Ciudad de Guayaquil.

1.8. MARCO TEORICO

Con el propsito de apoyar la fundamentacin terica de esta investigacin, se hizo

necesaria la realizacin de una exhaustiva revisin de diversos trabajos de investigacin,

culminados con anterioridad, que se han insertado en la temtica correspondiente a un

sistema de facturacin y cobranzas de una empresa. A parte de lo expuesto se puede citar

los siguientes trabajos de investigacin.

Metodolgicamente el proyecto de anlisis se desarroll en dos fases, la diagnstica se

clasific como descriptiva de campo y en la fase de la elaboracin de la propuesta como

estudio documental. Los resultados evidenciaron que la planificacin, evaluacin,

supervisin, elaboracin de informe y monitoreo.

Como aporte a la investigacin objeto de estudio se realiz la consulta de los aspectos

tericos en relacin a los procesos de facturacin y cobranzas de las empresas

desarrollados por tericos autores expertos en el rea de auditora, lo cual sirvi de

orientacin y gua para el desarrollo de los mismos en el presente trabajo. As mismo, otra

de las investigaciones considerada fue la de Mavares, Rojas y Urdaneta (2011), la cual se

titula Diseo de un programa de los rubros de fracturacin y cobranzas para el

departamento de finanzas de Zulia Towingand Barge CA. En la cual, se utiliz como

fundamento terico lo referido por Whittington y Pany (2005), Defliese (2005) Arens y

otros (2007).

Metodolgicamente la investigacin fue de tipo descriptiva, de campo y desarrollada

como un proyecto factible, tomando una poblacin representada por 3 personas del

departamento de finanzas y contabilidad de la empresa. Los datos obtenidos se analizaron

7
utilizando las estadsticas descritas, calculando las frecuencias absolutas, as como la

interpretacin cualitativa.

Los resultados sealaron que la empresa no cuenta con un programa de adecuado de

facturacin y cobranzas. As mismo, el personal no est capacitado para la realizacin del

mismo dado que no tiene el conocimiento necesario sobre las normas de facturacin.

Finalmente, se desarrollaron los objetivos generales para el sistema y por ltimo se elabor

un cuestionario.

Lo anteriormente expuesto permite a la investigacin reconocer lo valioso que es para

la organizacin contar con un personal capacitado, que maneje la informacin y sepa las

funciones o responsabilidades que le corresponden.

De igual forma se realiz una revisin de trabajos relacionados con el control contable

y administrativo de las cuentas por cobrar. Entre ellas se incluye la investigacin realizada

por Nilyana (2012), titulada Procedimientos de control interno de las cuentas por cobrar

en las empresas de construccin. El objetivo principal de esta investigacin fue

determinar los procedimientos de control interno de las cuentas por cobrar aplicados en las

empresas de construccin de la industria petrolera.

El tipo de investigacin fue descriptiva de campo, aplicada; el diseo fue no

experimental, transaccional descriptivo.

A travs de los resultados obtenidos se pudo identificar los procedimientos

administrativos y contables de control interno aplicados por estas empresas a sus cuentas

por cobrar; concluyendo que stas no le dan adecuada operatividad y cumplimiento, desde

el punto de vista administrativo y contable, a los procedimientos de control interno

existentes, ya que no se dispone de un seguimiento y evaluacin peridica a su ejecucin.

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 Este trabajo es sumamente importante, ya que hace referencia al tema de estudio.

Logrando as, obtener informacin terica de este tipo de cuentas para las empresas y la

forma como deben ser evaluadas y controladas para evitar desviaciones en las mismas.

Por otra parte Rivas (2011), elabor una investigacin denominada Propuesta de un

diseo de sistema de control interno de las cuentas por cobrar para las empresas

Purificadores Milenium, C.A, el objetivo principal de esta investigacin es una propuesta

de diseo que ayude a mejorar de cierta forma el sistema de control interno de las cuentas

por cobrar para las empresas Purificadores Milenium, debido a que no existe un adecuado

sistema de control, para este rubro que representa el 60% del activo circulante.

Este trabajo de investigacin representa una fuente de informacin terica para el

estudio del sistema de control interno en las cuentas por cobrar en las empresas,

permitiendo a las organizaciones adoptar mtodos y medidas coordinadas de control.

Por su parte, Ortiz (2013), realiz un trabajo titulado Anlisis de los procedimientos

contables aplicables a las cuentas por cobrar en el consorcio Otepi Greystar. Dicho trabajo

estuvo enmarcado en un tipo de investigacin documental y de campo, bajo un nivel

descriptivo, el cual tuvo como objetivo principal analizar los procedimientos contables

aplicables a las cuentas por cobrar.

En el mismo se concluy que las medidas adoptadas por la empresa para la aplicacin

de las polticas de crdito y cobranza son deficientes y no permite obtener datos confiables,

ni promover la eficiencia de las operaciones, debido a que pasan por alto muchos de los

controles determinados por sta. De acuerdo a lo planteado se recomend a la empresa

estudiar los lineamientos formulados en dicho trabajo, a fin de ponerlos en prctica para

agilizar los procedimientos y llevarlos a cabo de forma ms eficiente y eficaz.

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 En cuanto a sus aportes, estos se apoyan en la consulta terica, que representa una

fuente de informacin valiosa para la investigacin, as como de la problemtica objeto de

estudio en poblaciones con caractersticas similares, lo cual permitir la futura

comparacin entre los resultados de la investigacin y lo que se detecta en las empresas.

1.9. MARCO CONTEXTUAL

La Empresa Selmark S.A., se constituy mediante Escritura Pblica otorgada por el

Notario Dcimo del Cantn Quito.

La mencionada escritura fue aprobada por la Superintendencia de Compaas

mediante la Resolucin No. 99.1.1.1.00180 de 29 de enero de 2.000 e inscrita en el

Registro Mercantil.

La empresa

La empresa es una entidad compuesta por capital y trabajo que se dedica a actividades

de produccin, comercializacin y prestacin de bienes y servicios a la colectividad.

En lo que compete a Selmark la misma es una Sociedad Annima constituida en el ao

2000 con un capital de 1.000 dlares de los Estados Unidos de Norteamrica.

Por ende la empresa es una sociedad privada dedicada al comercio y regida bajo todas

las leyes pertinentes a su actividad.

Misin.

Servir a nuestros clientes mediante la importacin y venta de la mayor gama de

productos con niveles de calidad y precios adecuados, apoyando de esta manera el

Desarrollo Econmico y Social del Ecuador, y brindando a la vez puestos de trabajo con

remuneraciones justas para nuestros colaboradores.

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Visin.

Obtener, mediante la continua evaluacin del mercado y de la competencia, el ms alto

nivel de surtido de productos para nuestros clientes, convirtindonos en la empresa lder en

importaciones de Artculos de Bazar, artculos de hogar, juguetes navideos y de

Temporada.

Objetivo.

Comprar y vender productos de buena calidad y bajos costos que satisfagan las

necesidades del consumidor, para lograr abarcar el mercado nacional maximizando

utilidades y minimizando costos.

Anlisis FODA.

Fortalezas

Imagen corporativa
Recuperacin de cartera eficiente y sin problemas de morosidad.
Rentabilidad
Infraestructura
Buena calidad de productos y bajo costos.
Gran variedad de productos.
Poco endeudamiento externo.

Debilidades

Tardanzas en la atencin en horarios pico.

Poca Capacitacin del personal.
No cuenta con tecnologa actualizada.
No posee mercadeo intensivo.
Inexistencia de limitacin de funciones.
Inexistencia de control de inventarios.

Amenazas

Ingreso de nuevos competidores, Existe la posibilidad de que alguien cree una

nueva empresa del mismo tipo y con ms poder econmico.

Productos sustitutos.

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 Alto impacto de crisis econmicas o inestabilidad poltica con respecto al poder de

compra de los clientes.

Oportunidades

Adquirir nuevas tecnologas.

Calificar y capacitar al recurso humano.
Introducir nuevos productos.
Excelente relacin con proveedores de los cuales se obtienen beneficios

preferenciales en cuanto a precios y promociones.

1.10. MARCO LEGAL

Normas Internacionales de Auditoria (NIA)

Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF)
Interpretaciones de las Normas Internacionales de Informacin Financiera (SIC)
Ley Orgnica de Rgimen Tributario Interno (LORTI)
Reglamento de la ley de Rgimen Tributario Interno
Resoluciones del Servicio de Rentas Internas
COSO Marco Integrado
Cdigo Tributario

1.11. MARCO ESTRUCTURAL

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Organigrama Estructural.

GERENTE
GENERAL

GERENCIA GERENCIA
FINANCIERA OPERATIVA

RECURSOS
CONTABILIDAD LOGISTICA BODEGA
HUMANOS

FACTURACION COBRANZAS VENTAS MARKETING

Ilustracin 1 Organigrama estructural de Selmark

Organigrama Funcional.

Gerente General.

Representar judicial y extrajudicialmente a la compaa

Celebrar a nombre de la compaa todos los actos y contratos permitidos por las

leyes nacionales.
Organizar la contabilidad y todo el aspecto administrativo de la compaa.

Gerencia Financiera

Elaborar, en conjunto con las otras jefaturas que conforman la Empresa para cada

ejercicio fiscal, el presupuesto de ingresos y egresos.

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 Responsable de dirigir, coordinar, gestionar y supervisar, las actividades del

proceso financiero correspondiente a la compaa, en forma integrada e

interrelacionada, velando por el cumplimiento de la normativa legal vigente

Llevar los registros y realizar las operaciones contables derivadas del giro del

negocio

Contabilidad

Preparar Estados Financieros mensuales y presentarlos al Gerente Financiero.

Presentar informacin confiable a la Administracin Tributaria de manera

oportuna.
Mantener actualizados los registros contables, as como la documentacin soporte

de los mismos.

Facturacin

Analizar el estatus de posibles clientes antes de proceder al proceso de facturacin.

Brindar atencin al cliente cuando se comunica para pedir los precios de los

materiales y su disponibilidad.
Envo de cotizacin a los clientes que lo soliciten.
Realizar la venta de materiales a clientes que se acercan a bodega o que solicitan un

pedido va telefnica.

Recursos Humanos

Establecer y actualizar el sistema de reclutamiento y seleccin en funcin de los

requerimientos de los recursos humanos de la compaa.

Mantener actualizados la documentacin y los registros con todos los antecedentes

y la informacin referida al personal.

Calcular, registrar y pagar las remuneraciones del personal.

Cobranzas

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 Realizar los cobros de las ventas de contado.
Entregar los pagos en efectivo o cheque al rea de Tesorera diariamente junto con

las facturas y retenciones.

Elaboracin de reporte diario de ventas donde se incluye la fecha, el nmero de

factura, retencin y el tipo de pago. Este reporte debe ser entregado al Jefe

inmediato.

Gerencia Operativa

Supervisar el personal a su cargo.

Coordinar las actividades de produccin, en cuanto a la entrada y salida del

inventario.

Logstica

Coordinar la carga de la mercadera en los camiones, de acuerdo a las rutas que

deban visitar.
Despachos de mercaderas y recepcin de devoluciones por parte de los clientes.

Venta

Promover, vender y cobrar los productos que la compaa comercializa, as como

expandir el mercado del consumidor.

Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus acciones

y las del Departamento, tomando en cuenta los recursos necesarios y disponibles

para llevar a cabo dichos planes.

Marketing

Establecer comunicacin y coordinacin con otras entidades dedicadas a mejorar la

imagen de la Empresa.

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 Participar en reuniones relacionadas al desarrollo y administracin de la imagen

corporativa de la Empresa.

Bodega

Responsable de la custodia y salvaguarda de la mercadera.

Toma fsica de inventarios peridicos y determinacin d pedidos al proveedor.

1.12. MARCO CONCEPTUAL

Actividades de Control: Proceso de verificar el desempeo de distintas reas o

funciones de una organizacin. Comparacin entre un rendimiento esperado y un

rendimiento observado, para verificar si se estn cumpliendo los objetivos de forma

eficiente y eficaz y tomar acciones correctivas cuando sea necesario.

Administracin: Proceso mediante el cual se disea y mantiene un ambiente en el que

individuos, que trabajan en grupos, cumplen metas especficas de manera eficaz.

Afirmaciones: manifestaciones de la direccin, explcitas o no, incluidas en los

estados financieros y tenidas en cuenta por el auditor al considerar los distintos tipos de

incorrecciones que pueden existir.

Comprobacin: El uso de documentos para apoyar operaciones o montos registrados.

Concordancia: Conformidad de una cosa con otra. Los papeles de trabajo deben

demostrar que el trabajo o examen se ha efectuado en concordancia con las normas de

auditora.

Confidencialidad: Respetar la confidencialidad de la informacin obtenida como

resultado de relaciones profesionales y empresariales y, en consecuencia, no revelar dicha

informacin a terceros sin autorizacin adecuada y especfica

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 Control Interno: El proceso diseado, implementado y mantenido por los

responsables del gobierno de la entidad, la direccin y otro personal, con la finalidad de

proporcionar una seguridad razonable sobre la consecucin de los objetivos.

Dictamen: Opinin tcnica e independiente sobre el grado de razonabilidad con que

se presenta la informacin financiera de una empresa y que se sustenta en el examen de

auditora elaborado por un Contador Pblico Autorizado.

Economa: Administracin recta y prudente de los bienes. A este requisito que debe

tener toda organizacin debe contribuir permanentemente el sistema de control interno y la

auditora interna.

Factores de riesgo: Son los criterios utilizados para identificar la importancia relativa

y la probabilidad de que las condiciones y eventos adversos pudieran ocurrir. Contribuyen

a la formacin de juicios sobre la importancia relativa de las Unidades Organizacionales

por la cantidad de empleados que en ella se desempean, la complejidad de las

operaciones, la cultura de control, el presupuesto, etc.

Informe de auditora: Documento que incluye el dictamen del auditor independiente,

los estados financieros examinados y las notas a los estados financieros.

Normas de auditora: Son los requisitos mnimos de calidad relativos a la

personalidad del auditor y del trabajo que desempea, que derivan de la naturaleza

profesional de la auditora y sus caractersticas especficas.

Opinin: Juicio formado, concepto. Hace parte del dictamen que debe emitir el

auditor.

Riesgo de control: Una medida de la evaluacin que hace el auditor de la probabilidad

de que errores superiores a un monto tolerable en un segmento no se prevengan ni se

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detecten por parte de la estructura de control interno del cliente. Vase tambin, riesgo de

control evaluado.

Sistema: Cualquier conjunto cohesionado de elementos que estn dinmicamente

relacionados para lograr un propsito determinado.

1.13. HIPOTESIS

Si se disea un plan de reestructuracin, mejorar el sistema de facturacin de la empresa

Selmark.

1.14. VARIABLES
1.14.1. VARIABLE DEPENDIENTE

La variable dependiente representa la propuesta, en este caso se Mejorar el sistema de

facturacin, para solucionar inconvenientes encontrados en dicha rea de estudio.

1.14.2. VARIABLE INDEPENDIENTE

Corresponde a la variable sobre la cual se desarrollara la investigacin, es decir, lo que se

busca es conocer la forma en que se desarrollara o se desenvolver el Diseo de un Plan

de reestructuracin.

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 Facturacin de
mercadera que Demoras en el Mal uso del Informacin
no se proceso de sistema que errnea en el
encuentra facturacin al poseen para sistema
disponible en la cliente facturar contable
bodega,

Ilustracin 2 rbol de problemas

DEFICIENCIA EN EL
SISTEMA DE
FACTURACION Y
COBRANZAS
ANEXOS

Sistema de
facturacin Ingreso de
inapropiado y Sistema de datos al
Personal poco
con facturacin sistema sin
capacitado.

19
informacin obsoleto autorizacin
incorrecta y no del supervisor
actualizada